Lønkørsel. Indholdsfortegnelse

Transkript

1

2 Indholdsfortegnelse Guide til Fremtidig lønseddel Registrerede lønoplysninger Registrerede fraværsoplysninger Kvittering på indlæste eskattekort Efterregulering Dispositionsdato Kør lønkørsel Afvis enkelte medarbejdere Tilbageførsel af hele lønkørslen Kontrol af lønkørsel før godkendelse Godkend lønkørsel Godkend afregning TeleService Internet (Nets) eindkomst kvitteringsliste... 8 Side 2 af 8

3 1. Guide til Inden du starter din lønkørsel, er det en god idé at tjekke de lønoplysninger, der er indtastet til lønkørslen samt se, om der er noget, som skal efterreguleres. 2. Fremtidig lønseddel Har du enkelte medarbejdere, hvor resultatet af lønkørslen ønskes kontrolleret inden lønkørslen sættes i gang, kan der køres en fremtidig lønseddel. Dette gøres på følgende måde: 1. Vælg menuen Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. Angiv evt. arbejdsgiver og medarbejder 3. Klik på Find 4. I højremenuen vælges Fremtidig lønseddel 5. Angiv kørselsordre 6. Klik på OK 3. Registrerede lønoplysninger Du kan danne en rapport for at se de registrerede lønoplysninger. Rapporten indeholder de faste og variable lønoplysninger, som er aktuelle på hver medarbejder, samt hvad der er aktuelt i personlige satser. Rapporten dannes ved at gå i menuen: 1. Vælg Rapporter og Rapporter 2. I højremenuen vælges Reg. lønoplysninger 3. Angiv evt. medarbejder interval, lønarts interval eller datoen for gyldig pr. 4. Registrerede fraværsoplysninger Du kan danne en rapport for at se de registrerede fraværsoplysninger. Rapporten indeholder fraværsoplysninger, som er aktuelle på hver medarbejder, men kan også bestilles for fravær der har været med i en tidligere lønkørsel. Rapporten dannes ved at gå i menuen 1. Vælg Rapporter og Rapporter 2. I højremenuen vælges Reg. Fraværsoplysninger Side 3 af 8

4 3. Angiv evt. medarbejder interval, fraværskode interval eller inkludér anvendt fravær. 5. Kvittering på indlæste eskattekort Du kan danne en rapport for at se om cpr.nr. er validt på de oprettede medarbejdere du har foretaget til denne lønkørsel: 1. Vælg Rapporter og Rapporter 2. I højremenuen vælges Kvitt. på indlæste eskattekort 3. Angiv i periode et dato interval. Er cpr.nr. ikke validt vil der på rapporten stå en fejl meddelelse. Ret cpr.nr. og foretag en genrekvirering af skattekortet. 1. Vælg Medarbejder og Medarbejder stamopl. 2. Angiv evt. arbejdsgiver og medarbejder. 3. Klik på Find 4. I højremenuen vælges Genrekvirer eskattekort 5. Angiv Type, hovedkort eller bikort samt en startdato 6. Klik på OK 6. Efterregulering Det er muligt at få efterreguleret løn og fravær i lønsystemet, såfremt der er ændret på oplysninger tilbage i tiden. Du kan også se i vejledningen Efterregulering. OBS!! Efterregulering kan kun foretages såfremt der har været godkendt en lønkørsel i Visma Løn. Efterregulering startes ved at vælge menuen 1. Vælg Lønadministration, Efterregulering og Start efterregulering 2. Klik på OK Herefter starter et job. Når jobbet er kørt, vil rapporten, som hedder Efterreguleringsspec. kunne ses i skærmbilledet Rapporter og Vis job. Side 4 af 8

5 Denne rapport skal åbnes og kontrolleres for indhold. Det er meget vigtigt, at denne rapport gennemgås nøje, da det ikke er muligt at fortryde, hvis efterreguleringen er godkendt. Såfremt du får godkendt, som ikke skulle godkendes skrive til Customer Care via det vil kunne hjælpe dig med at fortryde din godkendelse. 1. Når efterreguleringsspecifikationen er gennemgået 2. Vælg Lønadministration, Efterregulering og Godkend/slet/annuller 3. Vælg enten annullere eller godkende efterreguleringen. Godkendes efterreguleringen vil reguleringen komme med i næst kommende lønkørsel. Sletning af efterregulering Såfremt efterreguleringsspecifikationen ikke er i orden, kan den slettes. Ved en sletning fjerner du alle linjerne på efterreguleringsspecifikationen, men du sletter ikke permanent. Det betyder, at såfremt der bliver sat en dato på en af medarbejderne igen, vil det 'gamle' - som tidligere blev slettet - komme med igen. 7. Dispositionsdato Det er muligt at ændre i dispositionsdatoen i kørselsselektionen, hvis den fraviger disp.dato fra stillingskategorien. 1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion 2. Angiv den ønskede kørselsordre 3. Klik på Find 4. Find den kørselsselektion, det vedrører 5. I feltet Disp.dato angives dispositionsdato på lønsedlen HUSK at ændre for alle aflønningsformer (selektionsnummer). 8. Kør lønkørsel En lønkørsel startes ved at vælge menuen 1. Vælg Lønadministration og 2. I højremenuen vælges enten Start lønkørsel (med rapporter) eller Start lønkørsel (kun lønsedler) 3. Angiv kørselsordre Side 5 af 8

6 Det er nu muligt at gennemgå alle lønsedlerne, inden lønkørslen godkendes. Vælger du at afvikle lønkørslen uden rapporter, er det stadig muligt at se resultatet af udvalgte rapporter via menupunktet Rapporter og Rapporter på den aktuelle lønkørsel, hvis du får behov for det. 9. Afvis enkelte medarbejdere Såfremt det registrerede løn på den enkelte medarbejdere, ikke er korrekt, er det muligt at tilbageføre løn på udvalgte medarbejdere. 1. Vælg Lønadministration og Tilbagefør/godkend 2. Klik på Vis alle 3. Marker medarbejderen, som skal afvises 4. Klik på Skift status medarbejder 5. Gentag punkt 3 og 4, hvis flere medarbejdere skal afvises 6. Klik på OK 7. Klik på OK til den dialogboks, som popper op. Når en medarbejder er afvist, er det muligt at Rette data i skærmbilledet Medarbejder og Medarbejder stamopl. Rette data i skærmbilledet Medarbejder og Ansættelsesforhold, herunder fratræde en medarbejder Oprette eller slette variable lønarter Oprette eller stoppe faste lønarter Oprette eller slette fravær Efter du har rettet medarbejderens løn, starter du en omkørsel 1. Vælg Lønadministration og 2. I højremenuen vælges start omkørsel 3. Klik på OK OBS! Det er ikke muligt at køre efterregulering, fremtidig lønseddel eller rette i resultattabeller, når en medarbejder eller arbejdsgiver er afvist. En omkørsel er kun kørsel af lønsedler. Ønsker du at kontrollere en rapport, kan du selv danne rapporten: Side 6 af 8

7 1. Vælg Rapporter og Rapporter 2. Vælg den ønskede rapport i højremenuen 3. Angive kørselsnummer OBS! Afregningslisten kan ikke trækkes ad hoc med rettede data, men dannes, når lønkørslen godkendes. 10. Tilbageførsel af hele lønkørslen 1. Vælg Lønadministration og Tilbagefør/godkend 2. Klik på Vis alle 3. Klik på Afvis alle 5. Klik på OK til den dialogboks, som popper op. 11. Kontrol af lønkørsel før godkendelse Du kan sammenligne indeværende periodes lønkørsel med sidste periodes lønkørsel på både Bruttoløn og Nettoløn: 1. Vælg Lønadministration, Overførsel og Afvigelsesliste løn 2. Angiv kørselsordre 3. Angiv evt. en bestemt Arbejdsgiver 4. I feltet Datafil output kan vælge Ja, for at se rapporten i Excel 5. Klik på OK 12. Godkend lønkørsel Såfremt lønsedlerne kan godkendes: 1. Vælg Lønadministration Tilbagefør/godkend 2. Klik på Vis alle 3. Klik på Godkend alle 5. Klik på OK til den dialogboks som popper op. Side 7 af 8

8 13. Godkend afregning Når en lønkørsel er godkendt, skal overførsel af løn godkendes. Dette gøres ved at godkende afregning. 1. Vælg Lønadministration, Overførsel og Godkend afregning 2. Marker den kørsel, som skal godkendes 3. Klik på Godkend Er det valgt, at der skal være 2 godkendere til lønkørslen, skal 2. godkender igennem samme procedure. Husk! Der skal, i Godkend afregning være tidsstemplet i alle 3 kolonner afregningen skal være stemplet: inden kl. 11:00, ved anvendelse af Reg./Kontonr. inden kl ved anvendelse af NemKonto, hvis lønnen skal være til disposition den efterfølgende bankdag. 14. TeleService Internet (Nets) Når afregningen er godkendt, skal du se at Nets har modtaget overførslen af din løn samt at medarbejderens bankoplysninger er korrekte. Gå via dette link: og Log på. 15. eindkomst kvitteringsliste Når lønnen er godkendt, vil der i Visma Løn komme en kvittering fra eindkomst på at de har modtaget din indberetning. Denne kvitteringsliste bør tjekkes om alt er indberettet korrekt. Rapport vises i Rapporter, Vis job på den pågældende dag hvor lønne er kørt kl. ca. 20. Såfremt der på rapporten er bemærkninger, skal ændringer tilpasninger foretages hos eindkomst ( Side 8 af 8