Dagsorden. Møde d. 4. juni 2014 kl Aarhus: , Emdrup: D118. LSU-møde nr. 11 AU Viden

Transkript

1 Møde d. 4. juni 2014 kl Aarhus: , Emdrup: D118 Dagsorden LSU-møde nr. 11 AU Viden Deltagere: Lars Moseholm (fmd.), Jette Hammer, Birgitte Højland, Per Lindblad Johansen, Lisbeth Ramsgaard Carlsen (næstfmd.), Anders Nyegaard Mikkelsen, Isabel Olesen, Anna Mette Morthorst, Bodil Hansen, Gina Bay, Grete Pedersen, Solvejg Gyldenløv, Trine Juel Sørensen, Zbigniew Sobkowicz, Tomas Breddam (HR), Henriette Zinck-Bramsen (ref.) Afbud: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Bemærkninger til referat fra sidste møde 3. Opfølgning på budget 2014 Dato: 28. maj 2014 Sagsnr.: Ref: LM/HZB Side 1/2 3.1 Erfaringsopsamling på økonomiproces 2014 Orientering om høringsproces v/lars Moseholm og Charlotte Richardt Bilag: Svar til rektor 3.2 Orientering om dialogmøder med dekaner v/lars Moseholm Orientering om budgettet v/lars Moseholm Bilag: AU Viden - Forecast 1 Orientering om AUL tilbagegangsstilling v/per Lindblad 4. Psykisk APV 4.1 Status fra alle enheder 4.2 Hvordan kan der tages hånd om de blivende medarbejdere? Drøftelse af tiltag v/per Lindblad 4.3 Status stress-pjecen v/lars Moseholm Bilag: Forebyggelse af stress i AU Viden 4.4 Status Karriereveje v/trine Juel Sørensen, Anders Nyegaard Mikkelsen og Lars Moseholm Aarhus Universitet AU Viden

2 4.5 Status Ledelsesudvikling v/ Lars Moseholm Side 2/2 4.6 Arbejde med psykisk arbejdsmiljø v/lars Moseholm Bilag: AU s arbejdsmiljøudvalg Bilag: Psykisk arbejdsmiljø i AU Viden 4.7 Kaffemøder v/jette Hammer Orientering om forslag fra chefgruppen om en struktur for møder mellem afdelingerne i AU Viden Bilag: Kaffemøder 5. Sammenhæng mellem HSU, ASU og AU Videns LSU Drøftelse af flow af information mellem mødefora v/tomas Breddam, HR 6. Arbejdstidsregler 6.1 Orientering om ny rammeaftale vedtaget af HSU på møde den 20. marts 2014 (og behandlet på møde i ASU den 10. april) v/tomas Breddam, HR 6.2 Drøftelse af arbejdstidsregler i AU Viden v/jette Hammer Bilag: Retningslinjer for arbejdstid 7. Personaleseminar d. 8. oktober 2014 Orientering og udpegning af medlemmer i LSU-kredsen til planlægningsgruppe v/lars Moseholm Bilag: Kommissorium personaleseminar 8. MUS-evaluering Drøftelse af forslag til tiltag og proces v/lars Moseholm Bilag: Opfølgning på MUS-samtaler i AU Viden 9. Nye punkter til kommende dagsorden Forslag til emner til næste ordinære LSU-møde d. 3. september 2014 v/alle 10. Eventuelt

3 AARHUS UNIVERSITET Til Rektor Notat Erfaringsopsamling på økonomiproces 2014 (B14) AU Viden Dette notat beskriver høringsproces og dens resultater i relation til brev fra Rektor af 22. april 2014 til AU lederkredsen, hvor Rektor beder lederkredsen om at gennemføre en erfaringsopsamling i forbindelse med B14. Med udgangspunkt i forslag til spørgsmål, som rektor har medsendt, har vi drøftet processen i AU Viden, primært dækkende aktiviteter i januar AU Viden har som ønsket inddraget LSU- og lederkredsen. Opmærksomheden skal henledes på, at AU Viden gennemførte en række grundige budgetdrøftelser med hovedområderne allerede fra sommeren 2013, hvorefter en række vakante stillinger efterfølgende ikke blev besat. Sammen med besparelser på driften gav dette en samlet planlagt økonomisk besparelse, der gjorde, at AU Viden kunne undgå at skulle gennemføre egentlige afskedigelser i forbindelse med B14. Vicedirektør Dato: 28.maj 2014 Mobil: lm@adm.au.dk Web: m@adm.au.dk Afsenders CVR-nr.: Reference: lm Side 1/3 AU Viden står imidlertid i samme situation som de øvrige VD-områder med nedgang i det samlede personale, når de frivillige fratrædelser indregnes (ca. 8 pct.). Det efterlader huller, der skal lukkes, gennemførelse af yderligere besparelser og effektiviseringer samt at ydelser reduceres. Kort rids af forløbet Rektor indkaldte til en ekstraordinær orientering den 27. nov Herefter indkaldte vicedirektøren for AU Viden til fællesmøde i Aarhus og i Emdrup. Fællestillidsmændene blev i øvrigt blevet orienteret tidligere i november om universitetets økonomiske situation. HSU m.fl. blev inddraget i processen i løbet af december med henblik på diskussion af de organisatoriske/beskæftigelsesmæssige konsekvenser. Den 6./8. januar fik institutledere og vicedirektører udmeldt budget for I løbet af januar måned holdes to ekstraordinære møder i AU Videns LSU, henholdsvis den 14. jan. og den 31. jan. Der holdes orienteringsmøder for AU Videns medarbejdere i Aarhus og Emdrup om B14 hhv. den 17. jan. og 20. jan. 2014, som foruden orientering giver medarbejdere mulighed for at stille spørgsmål til vicedirektør og chefgruppen AU Viden Aarhus Universitet Campus Emdrup Tuborgvej København NV Telefon: viden@au.dk

4 AARHUS UNIVERSITET Høringsproces i AU Viden Af logistiske årsager blev høringsprocessen i AU Viden indledt med et møde den 19. maj mellem tillidsmænd og chefgruppe, hvorefter resultatet blev sendt i høring blandt LSUkredsens medlemmer. Sideløbende hermed indsamles bidrag fra AU Videns ledergruppe. Side 2/3 Resultater af høringsprocessen Overskrifter fra erfaringsopsamlingen: Ordentlighed/rettidighed, legitimitet, åbenhed, processer, roller/ansvar, kommunikation og APV Ordentlighed dækker for nogle over, at der er reelle forhandlingsmuligheder i forbindelse fritstilling og frivillige fratrædelser. I den forbindelse er det oplagt, at roller/ansvar (grænsedragningen) mellem, hvad der kan forhandles og hvilke elementer, som nødvendigvis må tage udgangspunkt i fælles principper, da universitetet ikke kan leve med at behandle sine afgående medarbejdere forskelligt, skal være skarpere og fastlagt på forhånd. Det skaber stor usikkerhed, når der ændres undervejs i processen. Et læringspunkt er, at de nødvendige grænsedragninger ligger klar før opgaven overdrages til TR og ledere. Rettidighed/ordentlighed dækker for andre over, at administrative enheder bliver taget med på råd i god tid, da det giver mulighed for at finde gode /bedre løsninger, og mere sammenhængende løsninger. Et læringspunkt er, at legitimiteten ved vanskelige beslutninger øges, når den nødvendige tid og inddragelse af det administrative og faglige niveau prioriteres. Der var en oplevelse af åbenhed i begyndelsen af processen, som blev afløst af en fornemmelse af en mere mudret proces i takt med at kompleksiteten, antallet af aktører, etc. øges. Der er en opfattelse af (mis)kommunikation mellem rektors udmelding om nødvendigheden af besparelser og bestyrelsesformandens udtalelser i pressen om, at universitetsledelsen i flere år har haft kendskab til det truende underskud. Der er en fornemmelse af, at de nødvendige analyser for at iværksætte processen ikke var på plads. Det handler om at inddrage de relevante kompetencer og at arbejde rationelt for at nedbryde silotænkning med henblik på at skabe en sammenhængende administration, som understøtter universitetets strategiske indsats. Et læringspunkt er, at processen vedr. spareforslag fremadrettet bør håndteres på en anden mere gennemsigtig facon. Undervejs i forløbet blev forslag til besparelser og effektiviseringer igangsat, og der er velvilje og energi til at finde nye løsninger blandt medarbejdere, som kan få øje på effektiviseringsmuligheder, hvis de - vel og mærke - bliver inddraget.

5 AARHUS UNIVERSITET Hullerne efter de frivillige fratrædelser er ikke alle lukket, da dette også er bestemt af B15-processen. Det giver en træls mellemperiode, hvor de enkelte funktionsområder ikke kan afslutte B14-processen. VD-området er således ikke herre i eget hus, og kan ikke tilrettelægge arbejdet på den mest hensigtsmæssige måde i forhold til de opgaver, der skal løses. Et fælles læringspunkt er, at processen vedr. budget 2015 og frem ( ) gennemføres på en væsentlig anderledes måde, som levner mulighed for at finde holdbare og innovative løsninger på de økonomiske udfordringer, og som gennemføres efter mere transparente processer, som respekteres af alle parter. Side 3/3 Det er vanskeligt, at besvare spørgsmålet om betydning og effekt af, at tiden mellem udmelding af besparelser i november og den endelige udmøntning er kort, lang eller tilstrækkelig. Der har været stor uro blandt medarbejdere, som frygtede for deres job hen over juleferien og længere endnu. Et læringspunkt er, at den øverste ledelse maner eventuelle negative formuleringer omkring fx administrationen til jorden i samme øjeblik, som de opstår. Det er vigtigt konstant at arbejde for at kommunikation og gensidig respekt mellem de forskellige dele af universitetet reetableres/udbygges. Det er en besværlig proces for TR, men den er ikke ubehagelig. TR har lagt vægt på at videregive informationer til kollegaer så tidligt som overhovedet muligt. Samtidig har der været fokus på at forberede, at der i andre enheder er kollegaer, som er knap så heldige, så det er prioriteret at fremme omtanke og respekt for de kollegaer, som er i farezonen, og som i sidste ende blev afskediget. Et læringspunkt er, at god takt og tone, samt gensidig respekt på tværs af VDområder, i det store hele blev opretholdt. Der er en opfattelse af, at der venter et stort arbejde forude for at understøtte de tilbageblevne medarbejdere og have fokus på det psykiske arbejdsmiljø, da talen om besparelser er forsat også efter at afskedigelsesrunden er tilendebragt. Et læringspunkt er, at arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø skal opprioriteres på alle niveauer, også de øverste ledelsesmiljøer. Lars Moseholm

6 AU Viden Print: /14:43 AU Viden - Forecast 1 Budget Korrektion (apr.) Forecast 1 AU Viden - total VID BO AU Viden ramme VID BO Library Ledelse VID FO Library Arts Emdrup VID FO Library Arts Aarhus VID FO Library BSS VID FO Library Health VID FO Library ST VID FO EVU Arts VID FO EVU BSS VID FO EVU Health VID FO Karriere Arts VID FO Karriere BSS VID FO Karriere Health VID FO Alumni BSS /1 Bilag pkt Forecast 1

7 Lidt om stress og trivsel.. Mere information og kontaktoplysninger AU AU Forebyggelse af stress i AU Viden Stress er ikke en sygdom men Læs mere om stress på en tilstand af anspændthed og ulyst, der viser sig som en række fysiske, psykiske og adfærdsmæssige reaktioner Stress kan være hensigtsmæssig i passende doser - når bare man har mulighed for at falde ned igen Det er ledelsens opgave at: sikre rammerne for god trivsel på arbejdspladsen ved bl.a. at bidrage og opfordre til anerkendende kommunikation, prioritering af opgaver og god håndtering af konflikter administration/hr/arbejdsmiljoe/ psykiskarbejdsmiljoe/stress/ Hvor du også kan downloade pjecen Forebyggelse og håndtering af stress Få overblik over ledelse, lokalt samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg i AU Viden på auviden/ledelse-organisation/ Læs om tilbud På AU om psykologisk rådgivning på administration/hr/arbejdsmiljoe/ psykiskarbejdsmiljoe/psykologiskraadgivning/ AU har en aftale med Prescriba der tilbyder psykologisk rådgivning. Prescriba kan kontaktes på tlf au@prescriba.com I AU Viden vil vi fremme trivsel og forebygge stress ser vi stress som en fælles udfordring og et fælles ansvar har vi en kultur, der giver plads til forskellighed er det legitimt at sige til og fra i forhold til arbejdsopgaver Det er alles ansvar at: begrænse og forebygge stress på Aarhus Universitet

8 Vigtige tegn på stress Hvad gør du som medarbejder hvis Hvad gør du som leder når Fysiske tegn Hovedpine og svimmelhed Hjertebanken og rysten på hænder Mavesmerter, diarre og kvalme Forværring af infektioner og kronisk sygdom Nedsat seksuel interesse Lavere smertetærskel Psykiske tegn Hukommelsesbesvær og koncentrationsproblemer Irritabilitet, kort lunte og følelseslabil Træthed og følelse af udmattelse Indre uro og restløshed Angst og bekymring Nedsat humoristisk sans Depressive symptomer Følelse af ulyst Adfærdsmæssige tegn du føler dig stresset Undgå at isolere dig og del dine tanker med andre feks.: din nærmeste leder, eller en anden du har tillid til i ledelseskredsen din tillidsrepræsentant din arbejdsmiljørepræsentant en kollega du har tillid til din kollega virker stresset Tal med: den pågældende kollega om det din nærmeste leder din tillidsrepræsentant din arbejdsmiljørepræsentant du bliver kontaktet af en kollega, der føler sig stresset Lyt til din kollega Prøv at overtale vedkommende til at kontakte nærmeste leder, tillidsmand eller arbejdsmiljørepræsentant. Tilbyd eventuelt din hjælp hertil du oplever at en medarbejder virker stresset, eller du bliver kontaktet af en der føler sig stresset Gå i dialog med medarbejderen Vurdér sammen med medarbejderen, hvad der skal ske, feks, omlægning af arbejdsopgaver, nedsat arbejdstid eller en sygemelding Inddrag eventuelt Tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant og AU HR i løsningen en medarbejder vender tilbage efter en stress-sygemelding Giv klare udmeldinger om arbejdstider og vilkår til medarbejderens kolleger Giv ligeledes klare udmeldinger om ønsker og behov fra den stressramte medarbejder Aftal med den stressramte medarbejder hvad og hvor meget der informeres om til kollegaerne Hold faste statusmøder med medarbejderen Søvnbesvær Følelsesmæssig og social tilbagetrækning Vrede gg aggressivitet Nedsat præstationsevne Ubeslutsomhed Øget brug af stimulanser Appetitforstyrrelser Øget sygefravær du vender tilbage efter en stressbetinget sygemelding: Besøg arbejdspladsen inden du starter igen Aftal med din leder, hvad og hvor meget der skal informeres til kollegaer Start på nedsat tid og tag det med ro i starten Begynd med overskuelige arbejdsopgaver Vær opmærksom på de fysiske rammer måske har du brug for fred og ro

9 HAMU Auhr HAMU Hovedarbejdsmiljøudvalget vejleder ledelsen om arbejdsmiljø på AU Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU) er universitetets øverste arbejdsmiljøorgan. Rådet rådgiver og støtter universitetets ledelse om arbejdsmiljø. Hovedarbejdsmiljøudvalget er en vigtig aktør, da det fastlægger den overordnede linje i universitetets arbejdsmiljøindsats og koordinerer og igangsætter aktiviteter på tværs af hovedområderne. Hvem er med i Hovedarbejdsmiljøudvalget? Udvalget består af en formand, en arbejdsmiljørepræsentant og en arbejdslederrepræsentant fra hvert af de fire hovedområder og AU Administration og en til to studenterrepræsentanter. Hvis udvalget ønsker det, kan antallet af udvalgsmedlemmer udvides. Arbejdsmiljørepræsentanterne i udvalget vælges af og blandt medlemmerne i de enkelte fakultetsarbejdsmiljøudvalg. Arbejdslederne i de enkelte fakultetsudvalg vælger ligeledes en repræsentanter mellem sig. Udvalget kan således først sammensættes, når fakultetsarbejdsmiljøudvalgene er dannede. Medlemmerne af hovedarbejdsmiljøudvalget bidrager til at løfte universitetets samlede arbejdsmiljøarbejde med afsæt i deres kendskab til fakulteternes vilkår og deres erfaringer med fakulteternes arbejdsmiljøarbejde. Beslutningsdygtig formand Formanden for udvalget er udpeget af rektor og den øvrige universitetsledelse. Rektor har uddelegeret sin beslutningskompetence til formanden, hvorved formanden kan handle på rektors vegne i arbejdsmiljøspørgsmål. Eksempler på hovedarbejdsmiljøudvalgets opgaver: Udarbejde den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse for Universitetet Udarbejde en årlig status for arbejdsmiljøarbejdet Deltage i fastsættelse af størrelsen af Universitetets arbejdsmiljøorganisation Udarbejde og fastlægge AU s politikker, handlingsplaner og målsætninger på arbejdsmiljøområdet. Fastlægge overordnede regler og retningslinjer for arbejdsmiljøarbejdet Sikre, at retningslinjer og procedurer i forbindelse med arbejdspladsvurderinger (APV), undervisningsmiljøvurderinger (UMV), kemikalieregistrering mv. følges og fungerer hensigtsmæssigt Iværksætte tværgående projekter og udredninger efter behov AARHUS UNIVERSITET

10 Varetage løsning af arbejdsmiljømæssige spørgsmål, som ikke kan løses af de lokale arbejdsmiljøorganer Udarbejde oplæg vedrørende arbejdsmiljø som fx universitetetskontrakter, afsnit i personalepolitik mv. Vurdere arbejdsskadestatistikker og igangsætte fælles tiltag ved tværgående problemer. VIL DU VIDE MERE kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

11 FAMU Auhr FAMU/AAMU Fakultets/-administrationsarbejdsmiljøudvalg sikrer systematikken Fakultets-/administrationsarbejdsmiljøudvalget (FAMU/AAMU) planlægger og koordinerer fakultetets/administrationens arbejdsmiljøarbejde. Udvalget fastlægger målsætninger for indsatsen og sørger for, at beslutninger bliver ført ud i livet på hele fakultetet/administrationen. Udvalget rådgiver fakultets-/ administrationsledelsen om arbejdsmiljøspørgsmål og med til at sikre, at arbejdsmiljøarbejdet er systematisk, forebyggende og effektivt. Fakultetsarbejdsmiljøudvalget refererer til hhv. fakultetets/administrationens ledelse og hovedarbejdsmiljøudvalget på AU. Hvem er med i fakultets-/administrations arbejdsmiljøudvalget? Fakultets-/administrations arbejdsmiljøudvalgene består af en formand, to arbejdsmiljørepræsentanter og to arbejdslederrepræsentanter og eventuelt en studenterrepræsentant. Hvis ledelsen ønsker det, kan antallet af udvalgsmedlemmer udvides. Arbejdsmiljørepræsentanterne i udvalget vælges af og blandt medlemmerne af lokalarbejdsmiljøudvalgene eller blandt institutternes/enhedernes arbejdsmiljøgrupper, hvis der ikke er oprettet lokalarbejdsmiljø-udvalg. Arbejdslederne i arbejdsmiljøgrupperne vælger ligeledes to repræsentanter mellem sig. Udvalget kan således først sammensættes, når arbejdsmiljøgrupperne og lokalarbejdsmiljøudvalgene er etableret. Medlemmerne af fakultets-/administrations arbejdsmiljøudvalget bidrager til at løfte og koordinere fakultetets/administrationens arbejdsmiljøarbejde med afsæt i deres kendskab til institutternes/enhedernes vilkår og deres indsigt i og erfaring med det lokale arbejdsmiljøarbejde. Det anbefales derfor, at medlemmerne repræsenterer fakultetets/administrationens arbejdsområder og faggrupper bredt. Beslutningsdygtig formand Formanden for udvalget er som udgangspunkt fakultetets dekan/universitetsdirektøren. Udpeger denne en anden som formand, skal vedkommende kunne træffe beslutninger om arbejdsmiljømæssige forhold i samme omfang som dekanen/universitetsdirektøren. Eksempler på fakultets-/administrations arbejdsmiljøudvalgets arbejdsopgaver: Udarbejde den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse for fakultetet AARHUS UNIVERSITET

12 Fastlægge målsætninger for fakultetets/administrationens arbejdsmiljø og arbejdsmiljøarbejde Medvirke til at AU s overordnede arbejdsmiljøstrategi bliver realiseret på fakultetet Planlægge, koordinere og følge op på fakultetets/administrationens APV- og UMVarbejde Integrere arbejdsmiljøhensyn i fakultetets fysiske drifts- og planlægningsopgaver fx bygningssyn og arbejdsmiljøgranskning ved byggesager Sikre, at der bliver udpeget en daglig arbejdsmiljøleder på institut- og fakultetsniveau, såfremt en sådan ønskes Koordinere og prioritere arbejdsmiljøarbejdet og sikre, at udvalgets beslutninger implementeres på institut-/enhedsniveau Iværksætte tværgående initiativer på fakultetet/administrationen og samarbejde og videndele med AU s øvrige fakulteter, AU HR og samarbejdsorganisationen om fælles arbejdsmiljøforhold (fx APV, UMV, GMO, kemikalieregistrering mv.) Sikre, at studerende modtager relevant instruktion i arbejdsmiljøforhold og sikkerhed Rejse relevante problemstillinger for hovedarbejdsmiljøudvalget VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

13 LAMU Auhr LAMU Lokale arbejdsmiljøudvalg planlægger, rådgiver og løser konkrete arbejdsmiljøproblemer På institutter og enheder med mange arbejdsmiljøgrupper kan grupperne få hjælp og opbakning til deres arbejde via lokalarbejdsmiljøudvalget (LAMU), hvis rolle er at planlægge, lede og koordinere instituttets/ enhedens arbejdsmiljøarbejde. Udvalget analyserer arbejdsmiljøindsatsen, rådgiver om løsning af konkrete arbejdsmiljøproblemer og følger op på, om arbejdsmiljøarbejdet er effektivt og forebyggende. Lokalarbejdsmiljø-udvalg refererer til institutledelsen/ Vicedirektørerne og fakultets-/administrations-arbejdsmiljøudvalget. Hvem er med i lokalarbejdsmiljøudvalget? Lokaludvalgene består i udgangspunktet af en formand, to arbejdsmiljørepræsentanter og to arbejdslederrepræsentanter og eventuelt en studenterrepræsentant. Hvis fakultetets/administrationsledelsen ønsker det, kan antallet af udvalgsmedlemmer udvides. Når arbejdsmiljøgrupperne på et institut/en enhed er etableret bliver lokaludvalget sammensat. Arbejdsmiljørepræsentanterne til udvalget vælges af og blandt instituttets/enhedens arbejdsmiljørepræsentanter. Arbejdslederne i arbejdsmiljøgrupperne vælger ligeledes to repræsentanter mellem sig. Udvalget kan således først sammensættes, når arbejdsmiljøgrupperne er etableret og det anbefales, at medlemmerne repræsenterer instituttets arbejdsområder og faggrupper bredt. Udvalget har en beslutningsdygtig leder Når institutlederen/ enhedens leder er formand for udvalget er, får arbejdsmiljøarbejdet mere fokus og en højere prioritet blandt ledelsen og blandt medarbejderne. Personale- og ressourcemæssige spørgsmål kan lettere behandles, når institutlederen selv er en del af arbejdsmiljøudvalget, hvilket har en afsmittende effekt på instituttets arbejdsmiljøarbejde. Lederen kan dog udpege en anden som formand, hvis formanden har mandat til at kunne handle på institutlederens vegne i arbejdsmiljøspørgsmål. Eksempler på arbejdsopgaver for lokalarbejdsmiljøudvalg: Udarbejde den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse for instituttet/enheden, samt forebygge arbejdsmiljøproblemer Rådgive arbejdsmiljøgrupperne og understøtte deres arbejde Sikre, at arbejdsmiljøgrupperne har ressourcer til at udføre deres opgaver Sikre, at instituttet overholder arbejdsmiljølovgivningen og AU s interne regler og retningslinjer AARHUS UNIVERSITET

14 Sikre, at arbejdsmiljøgruppernes medlemmer gennemfører den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse Sikre, at AU HR Arbejdsmiljøenheden løbende bliver opdateret om organisationen på instituttet/enheden Udarbejde handlingsplaner og følge op på arbejdet med APV, herunder samarbejde med det lokale samarbejdsudvalg om trivsel Sikre, at der laves arbejdsmiljøgranskninger i forbindelse med byggesager Sikre, at lovgivningsmæssige krav er kendte, opdaterede og indført (fx kemikalieregistrering, godkendelse af røntgen, isotop og laboratorier) Deltage i arbejdet med undervisningsmiljøvurdering (UMV) Sørge for at undersøge årsager til ulykker og sikre, at de ikke kan ske igen Synliggøre og informere om arbejdsmiljøarbejdet og arbejdsmiljøorganisationen på instituttet/enheden Sikre, at der bliver udpeget en daglig arbejdsmiljøleder, såfremt instituttet vælger at have en Rejse problemstillinger for fakultets- /administrationsarbejdsmiljøudvalget, hvis der er forhold, som lokaludvalget ikke kan løse på egen hånd VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

15 Auhr AMG ARBEJDSMILJØGRUPPEN Hjælper kollegerne i hverdagen Alle institutter og vicedirektørområder på AU har en eller flere arbejdsmiljøgrupper (AMG). Det er arbejdsmiljøgruppen, der står for det daglige arbejdsmiljøarbejde på instituttet/enheden. En succesfuld arbejdsmiljøgruppe kræver opbakning fra kolleger, ligesom gruppen skal sørge for at synliggøre deres resultater og løbende håndtere og udbedre de arbejdsmiljøproblemer, som kollegerne rejser. Vær synlige og tilgængelige Fortæl jeres kolleger, hvem der sidder i gruppen, hvad gruppens opgave er, og hvor de kan finde yderligere information om universitetets arbejdsmiljøarbejde. Alle medarbejdere skal vide, hvem de kan gå til, og hvilken hjælp de kan forvente, hvis de har et arbejdsmiljøproblem. Arbejdsmiljøgruppen skal tage fat på relevante opgaver og problemer i arbejdsmiljøarbejdet, så kollegerne kan føle betydningen af arbejdsmiljøgruppens arbejdsindsats. Store som små fremskridt i det lokale arbejdsmiljø bør fremhæves. Der kan blandt andet skabes fokus på resultaterne på personalemøder, ved opslag, i nyhedsbreve eller i UNIvers. Får medarbejderne kendskab til, at der er sket konkrete fremskridt på arbejdsmiljøområdet, er der større sandsynlighed for, at de vil bede arbejdsmiljøgruppen tage mere krævende arbejdsmiljøudfordringer op. Hvem er med i arbejdsmiljøgruppen? Arbejdsmiljøgruppen består af en eller flere medarbejdervalgte arbejdsmiljørepræsentanter, en ledelsesudpeget arbejdslederrepræsentant og evt. to studenterrepræsentanter. På AU er antallet af arbejdsmiljøgrupper fastlagt under hensyntagen til de lokale arbejdsmiljøforhold. Nogle institutter har flere grupper, hvis de har mange medarbejdere, er spredt geografisk eller har forskellige arbejdsmiljømæssige belastninger. På andre institutter dækker en arbejdsmiljøgruppe hele instituttet. En arbejdsmiljøgruppe skal fx tage sig af følgende opgaver: Skabe fokus på og kontrollere det daglige arbejdsmiljø Finde nødvendige løsninger på uacceptable arbejdsmiljø-, sikkerheds- og sundhedsforhold Informere og rådgive medarbejdere om arbejdsmiljøspørgsmål. Deltage i arbejdet med APV og samarbejde med det lokale samarbejdsudvalg om trivsel. Deltage i arbejdsmiljøgranskning af byggesager Følge op på eventuelle gener i forbindelse med byggesager AARHUS UNIVERSITET

16 Registrere, analysere og forebygge arbejdsulykker Forebygge arbejdsmiljøproblemer fx foreslå nye arbejdsrutiner og indkøbe hjælpemidler og værnemidler Inddrage ledelsen ved behov, hvis arbejdsmiljøgruppen fx har behov for yderligere beføjelser Deltage i arbejdsmiljøudvalgs-arbejde og møder på fx institut- eller hovedområdeniveau Rejse problemstillinger over for institut- eller fakultetsarbejdsmiljøudvalget, hvis der er forhold arbejdsmiljøgruppen ikke kan løse Tilstræbe et godt samarbejde i gruppen og med den øvrige arbejdsmiljøorganisation Giv arbejdsmiljøarbejdet status Kulturen på instituttet, og ikke mindst signalerne fra den øverste ledelse, spiller en vigtig rolle for arbejdsmiljøarbejdets status og resultater. Arbejdsmiljøgruppens egen entusiasme og indsats for det lokale arbejdsmiljø vil også bidrage til, at interessen for at skabe et godt og sikker arbejdsmiljø spredes blandt kollegerne. Motivere frem for at belære De færreste har lyst til at spille politimand over for deres medarbejdere eller kolleger. Arbejdsmiljøgruppen bør sigte efter, at motivere deres medarbejdere eller kolleger til at interessere sig for arbejdsmiljøet ved at gøre opmærksom på, hvad gruppens opgaver går ud på, og hvilket ansvar de ansatte selv har for at påvirke og bidrage til et godt og sikkert arbejdsmiljø. VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

17 LR Auhr LEDELSESREPRÆSENTANT Ledelsesrepræsentanten har en særlig rolle En lang række medarbejdere udfylder rollen som arbejdsmiljørepræsentanter på AU. Men også repræsentanter fra ledelsen skal være repræsenteret i arbejdsmiljøarbejdet, for at sikre AU som en attraktiv og velfungerende arbejdsplads. Hvad laver en arbejdslederrepræsentant: Arbejdslederrepræsentanten spiller en vigtig rolle i universitetets arbejdsmiljøarbejde og kan blandt andet varetage følgende opgaver: Skabe fokus på og kontrollere det daglige praktiske arbejdsmiljø-, sikkerheds- og sundhedsarbejde Registrere, analysere og forebygge arbejdsulykker Deltage i lokalt APV-arbejde (fx løse kortlagte problemer igennem handlingsplans- og opfølgningsarbejde) Motivere, kontrollere og holde øje med arbejdsmiljøet i dagligdagen Arbejdsmiljøgranskninger af byggesager Arbejdsmiljøudvalgs-arbejde og møder på fx institut- eller hovedområdeniveau Arbejdsmiljøgruppen En arbejdsmiljøgruppe består af en eller flere medarbejdervalgte arbejdsmiljørepræsentanter, en ledelsesrepræsentant og evt. en studenterrepræsentant. Arbejdet i arbejdsmiljøgruppen er en af krumtapperne i at sikre det gode arbejdsmiljø i din og medarbejdernes hverdag. Arbejdsmiljøorganisationen på Aarhus Universitet indrettes efter universitetets nye struktur og vil omfatte over 100 arbejdsmiljøgrupper. Antallet af arbejdsmiljøgrupper er fastlagt under hensyntagen til de lokale arbejdsmiljøforhold. Nogle institutter har flere grupper, hvis de har mange medarbejdere, er spredt geografisk eller har forskellige arbejdsmiljømæssige belastninger. På andre institutter dækker en arbejdsmiljøgruppe hele instituttet. Sådan bliver du arbejdslederrepræsentant Institutlederne (eller vicedirektørerne i AU Administration) udpeger arbejdslederrepræsentanter til instituttets arbejdsmiljøgrupper. Har du interesse i arbejdsmiljø skal du derfor kontakte din institutleder. Arbejdslederrepræsentanten er normalt den arbejdsleder, der har den direkte ledelse og dermed det direkte tilsyn med arbejdet indenfor arbejdsmiljøgruppens område. Institutlederen kan således selv være arbejdslederrepræsentant. Dine rettigheder og pligter Som arbejdsleder, der indgår i arbejdsmiljøorganisationen, må du ikke stilles ringere på grund af de aktiviteter, der er forbundet her- AARHUS UNIVERSITET

18 med. Du skal medvirke til, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige inden for arbejdsmiljøgruppens område. I kraft af din position som ledelsens repræsentant har du et særligt ansvar for, at arbejdsmiljøgruppen fungerer og arbejder effektivt og forebyggende, så de foranstaltninger, der træffes for at fremme sikkerhed og sundhed, virker efter hensigten. Medarbejdere og studerende skal være bekendt med risici ved arbejdet, få den fornødne instruktion, arbejde under sikre arbejdsforhold og udføre arbejdet på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde. Som arbejdslederrepræsentant spiller du således en vigtig rolle i det daglige arbejde for mange omkring dig, og du signalerer til dine medarbejdere, at arbejdsmiljøarbejdet er vigtigt. Arbejdsmiljøuddannelse Bliver du udpeget som arbejdslederrepræsentant, skal du gennemgå AU s obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse senest 3 måneder efter udpegelsen, medmindre du har gennemført arbejdsmiljøuddannelsen tidligere. Selv om du ikke har erfaring med arbejdsmiljøområdet, vil du igennem denne tredages arbejdsmiljøuddannelse hurtigt få kendskab til generelle arbejdsmiljøregler og AU s arbejdsmiljøforhold. Hvert år er der desuden mulighed for supplerende uddannelse inden for arbejdsmiljøområdet. Du vil kort efter din tiltræden som arbejdslederrepræsentant blive indkaldt til et temamøde, hvor du får mere at vide. Derudover kan Arbejdsmiljøenheden ved AU HR give generel arbejdsmiljøfaglig sparring og kan hjælpe med visitering, hvis en medarbejder har brug for psykologisk bistand. VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

19 AuhR AMR ARBEJDSMILJØREPRÆSENTANT Vil du være arbejdsmiljørepræsentant for dine kolleger og præge arbejdsmiljøarbejdet? Vil du være med til at sikre en velfungerende og attraktiv arbejdsplads, så opfordres du til at stille op til valget som arbejdsmiljørepræsentant til den nye arbejdsmiljøorganisation på AU. Hvad laver en arbejdsmiljørepræsentant? Arbejdsmiljørepræsentanter spiller en vigtig rolle i universitetets arbejdsmiljøarbejde og kan blandt andet varetage følgende opgaver: Skabe fokus på og kontrollere det daglige praktiske arbejdsmiljø-, sikkerheds- og sundhedsarbejde Deltage i og informere om det daglige praktiske arbejdsmiljø-, sikkerheds- og sundhedsarbejde Deltage i lokalt APV-arbejde (fx udarbejde handlingsplaner og løse kortlagte problemer) Motivere, kontrollere og holde øje med arbejdsmiljøet i dagligdagen Registrere, analysere og forebygge arbejdsulykker Arbejdsmiljøgranskninger af byggesager Arbejdsmiljøudvalgs-arbejde og møder på fx institut- eller hovedområdeniveau Arbejdsmiljøgruppen En arbejdsmiljøgruppe består af en eller flere medarbejdervalgte arbejdsmiljørepræsentanter, en ledelsesrepræsentant og evt. en studenterrepræsentant. Arbejdet i arbejdsmiljøgruppen er en af krumtapperne i at sikre det gode arbejdsmiljø i din og dine kollegers hverdag. Arbejdsmiljøorganisationen på Aarhus Universitet skal tilpasses den nye struktur og vil omfatte over 100 arbejdsmiljøgrupper. På AU er antallet af arbejdsmiljøgrupper fastlagt under hensyntagen til de lokale arbejdsmiljøforhold. Nogle institutter har flere grupper, hvis de har mange medarbejdere, er spredt geografisk eller har forskellige arbejdsmiljømæssige belastninger. På andre institutter dækker en arbejdsmiljøgruppe hele instituttet. En arbejdsmiljørepræsentant vælges af medarbejderne i det område, som medarbejderen hører under, og som arbejdsmiljøgruppen dækker fx et mindre institut. Hvis det ikke lykkes at få valgt en arbejdsmiljørepræsentant, fungerer arbejdslederen og formanden alene, indtil de ansatte på et senere tidspunkt har valgt en repræsentant. Sådan bliver du arbejdsmiljørepræsentant Er du interesseret i arbejdsmiljø, og vil du have indflydelse på området, kan melde dig som kandidat til medarbejderrepræsentantskabet ved at udfylde og indsende opstillingsblanketten til arbejdsmiljo@au.dk. Blanketten findes bl.a. på AU s arbejdsmiljøhjemmeside. AARHUS UNIVERSITET

20 Du kan herefter blive valgt til en arbejdsmiljøgruppe, der dækker dit område. En arbejdsmiljørepræsentant bliver valgt af og blandt alle ansatte såvel VIP som TAP uden personaleansvar inden for arbejdsmiljøgruppens område. Alle ansatte omfatter også deltidsansatte, løst ansatte, afløsere, vikarer, mv. Du kan blive valgt uanset dit faglige tilhørsforhold eller faglige organisering. Ledelsen har ikke stemmeret. Dine rettigheder og pligter På AU vælges arbejdsmiljørepræsentanterne for en treårig periode. Din leder skal sørge for, at du får den fornødne tid til at varetage arbejdsmiljøarbejdet indenfor din normale arbejdstid. Som arbejdsmiljørepræsentant kan du ikke blive væltet eller tvunget væk fra dit hverv. Du er beskyttet mod afskedigelse eller anden forringelse af dine arbejdsforhold i valgperioden på sammen måde som tillidsrepræsentanter inden for dit fagområde. Du har som alle ansatte pligt til at medvirke til og samarbejde om, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige på dit arbejdssted. Derudover skal du være med til at skabe et godt samarbejde i arbejdsmiljøgruppen. Du kan formelt set ikke stoppe som arbejdsmiljørepræsentant midt i en valgperiode medmindre, du forlader arbejdspladsen, arbejdsområdet eller er fraværende i minimum fire måneder fx pga. orlov eller sygdom. Arbejdsmiljøuddannelse Bliver du valgt som arbejdsmiljørepræsentant, skal du gennemgå AUs obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse senest 3 måneder efter udpegelsen, medmindre du har gennemført arbejdsmiljøuddannelsen tidligere. Selv om du ikke har erfaring med arbejdsmiljøområdet, vil du igennem denne tredages arbejdsmiljøuddannelse hurtigt få kendskab til generelle arbejdsmiljøregler og AU s arbejdsmiljøforhold. Hvert år er der desuden mulighed for supplerende uddannelse inden for arbejdsmiljøområdet. Du vil kort efter din tiltræden som arbejdsmiljørepræsentant blive indkaldt til et temamøde, hvor du får mere at vide. Derudover kan Arbejdsmiljøenheden ved AU HR give generel arbejdsmiljøfaglig sparring og kan hjælpe med visitering, hvis en medarbejder har brug for psykologisk bistand. VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

21 SR Auhr STUDENTERREPRÆSENTANT Studenterrepræsentant i AU s arbejdsmiljøorganisation Studiemiljøet og universitetets arbejdsmiljø har en stor påvirkning på din studietid, og der er flere måder, hvorpå du kan få indflydelse på de fysiske rammer på dit studiested. AU ønsker at videreudvikle et attraktivt studiemiljø og et af universitetets mål er, at de fysiske rammer for et godt studiemiljø udvikles i takt med ændrede behov. De studerende er derfor en naturlig del af AU s arbejdsmiljøorganisation. Bliver du valgt som studenterrepræsentant på dit institut eller for hele universitetet, skal du varetage de studerendes interesser og være med til at forbedre miljøet på dit studiested og. AU arbejder med arbejdsmiljø på tre niveauer: på institutniveau, på fakultetsniveau og på det øverste koordinerende niveau i Hovedarbejdsmiljøudvalget. Studerende kan og bør være repræsenteret på alle niveauer og evt. med to repræsentanter i hvert udvalg. Sådan bliver du studenterrepræsentant: Arbejdsmiljøgruppen: de studerende til arbejdsmiljøgruppen bliver oftest valgt gennem de studerendes lokale fagråd på det område, gruppen dækker. Der kan være to studenterrepræsentanter i hver arbejdsmiljøgruppe. Lokalarbejdsmiljøudvalg (LAMU): her bliver studenterrepræsentanterne valgt af og blandt de studerende i arbejdsmiljøgrupperne. De studerende har minimum én plads i hvert udvalg. Fakultetsarbejdsmiljøudvalg (FAMU): her bliver studenterrepræsentanterne valgt af og blandt de studerende, der er medlemmer af fakultetets institutarbejdsmiljøudvalg/-grupper. Er der ingen studerende i de lokale udvalg, kan studenterrepræsentanterne vælges af de studerendes råd på de enkelte fakulteter. De studerende har minimum én plads i udvalget. Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU): her bliver studenterrepræsentanter valgt af og blandt de studerende i fakultetsarbejdsmiljøudvalgene. Er der ingen studerende i disse udvalg, vælger Studenterrådet på AU repræsentanter til udvalget. Der bliver mindst valgt én repræsentant. Som studenterrepræsentant er du typisk valgt for to år ad gangen på alle niveauer i arbejdsmiljøorganisationen. AARHUS UNIVERSITET

22 Eksempler på studenterrepræsentantens opgaver: Inddrage studerendes arbejdsmiljøproblematikker i arbejdsmiljøorganisationens arbejde Deltage i arbejdet med undervisningsmiljøvurdering (UMV) hvert 3. år Bidrage med de studerendes input til det fysiske undervisningsmiljø i forbindelse med byggesager fx indretning af undervisningslokaler, fælles arealer, kantiner. Være med til at skabe et godt samarbejde i arbejdsmiljøgruppen og med den øvrige abejdsmiljøorganisation. Arbejdsmiljøuddannelse Bliver du valgt som studenterrepræsentant, har du ret til gratis at deltage i den arbejdsmiljøuddannelse, som er lovpligtig for arbejdslederog arbejdsmiljørepræsentanter. Den tager 3 dage, hvor du får grundig indsigt i arbejdsmiljøregler og AU s arbejdsmiljøforhold. VIL DU VIDE MERE - kontakt Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR eller se mere på: arbejdsmiljoe/

23 Hvad AU Viden er lykkes med som VD-område Vi har konsolideret os og består med alle relevante funktionelle organer AU Library er lykkes med reorganiseringen ift. SB og nye serviceydelser Vi har styr på drift, personale og økonomi. Alle funktionsområder har styr driften og arbejder også med strategi og udvikling Alle funktionsområder har en tæt dialog med hovedområder (ikke alle/alle områder) Vi har været afgørende ift. universitetsledelsens diskussioner om AU s udvikling på især EVU og erhvervsområdet Vi er generelt respekteret for vores indsats Der er forståelse for det sårbare i at være et nyt VD-område på et ikke prioriteret strategisk sigtelinjeområde, men dog en AU-kerneaktivitet Vi har været og er synlige ifm. AU-events Vi har kun virket i lidt over 2 år.

24 Udfordringerne for i AU Viden irt. de psykiske arbejdsmiljø (PAM) Forskellige enheder med meget forskellige opgaver Mange tjenestesteder og mange kulturer Svært at mødes fysisk i ledelsesgruppen Organisationens opbygning svær at forstå Manglende kendskab til de øvrige enheder To herrer både en administrativ leder og hovedområdernes ledelser Matrix-organisering giver forhøjet konfliktpotentiale Fundamentet er ikke solidt primært som følge af uenighed blandt dekanerne

25 De hidtidige rammer for arbejdet med PAM Handleplaner i de enkelte enheder (LAMU) Løbende Q-opfølgning (LAMU) Korrelerede overordnede temaer fra MUS (LSU) Lederudvikling (funktions-, afdelings-, teamledere) Kaskadeorganisering i administrationen (HSU-ASU-LSU; HAMU-AAMU- LAMU-LAMG). Ringe sammenhæng, dog Psykisk APV Handleplan for AU Stressfolder til alle medarbejdere

26 Tværgående analyse af de eksisterende handleplaner for PAM Specifikke elementer, der håndteres lokalt: Fællesskabesfølelse, kontakt til de faglige miljøer, anerkendelse, møder - struktur og kultur, det sammenhængende liv, deling af kontaktområder og procedurer, det sociale fællesskab, kompetenceafklaring, samarbejdsflader mv. Fælles elementer, der håndteres på tværs: Ledelse og organisation, strategi og faglige handleplaner, stress Problemstillinger som kræver opmærksomhed fremadrettet: Kommunikation, fælles kultur og værdier, optimering/prioritering/ håndtering af arbejdsopgaver, indflydelse på systemer, organisationsudvikling, ledelsesudvikling, arbejdspres

27 Nye rammer for arbejdet med PAM i AU Viden Skabe mere sammenhæng mellem, hvad der foregår på de forskellige niveauer ex. review lokale psykisk APV-handleplaner ift. AU-handleplan; sikre info-flow med HR. dækning af huller Skabe mere sammenhæng mellem, hvad der foregår i de forskellige bodies : LSU LAMU ledegruppe ex: sammenhængen mellem MUS-temaer og psykisk APVhandleplaner)

28 Eksempel 1 relation til AU handleplan 14 siders dokument, der sammenfatter AU Videns indsats i hver enhed under overskrifterne: Klar ledelsesstruktur med afklarede roller og ansvar En nærværende ledelse Større anerkendelse af hinanden kollegialt og mellem leder og medarbejdere Reducere individuelle stress-symptomer Skabe konsolidering gennem sikker drift, varetagelse af kerneopgaver samt god IT-understøttelse

29 Eksempel 2 relation til MUS Elementer fra MUS-samtalerne, der (også) relaterer sig til det psykiske arbejdsmiljø: Opgaveportefølje i lyset af nedskæringer, organisatorisk usikkerhed mv. Kompetenceudvikling og karriereveje i AU-administrationen? Balancen mellem drift og udvikling? Balancen mellem opgaver og ressourcer (vakante stillinger mv.) De administrative systemers kompleksitet Arbejdsgange og samarbejdsflader til andre VD-områder/HO Distanceledelse Stress, arbejdspres og arbejdsglæde

30 Vi skal i gang med. Opgavepaletten deles i følgende grupper: Det som alene berører LAMU Det som alene berører LSU Det som alene berører ledelsesgruppen = det, som en god leder løbende skal tage sig af Det som er fælles til behandling primært relateret til fælles tankesæt (værdier og kultur) samt udvikling og strategi

31 AARHUS UNIVERSITET Modtager(e): Ledergruppen i AU Viden Notat Angående kaffemøder I forlængelse af diskussioner i ledergruppen omkring øget kendskab til hvem-gørhvad mellem AU Viden afdelinger, har vi udarbejdet nedenstående forslag til en struktur for kaffemøder mellem afdelinger. Ideen er, at værtsafdelingen inviterer medarbejdere fra den besøgende afdeling til at komme til kaffe for at høre om værtsafdelingens arbejde og udfordringer. Besøget vil typisk vare ½-1 time, og skal naturligvis afpasses med de øvrige driftsopgaver afdelingerne har. Der kan være særlige udfordringer, hvor mødet skal ske mellem f.eks. Emdrup og Aarhus og vi henstiller til, at møderne planlægges i sammenhæng med andre rejser og/eller videolinks selvom det sandsynligvis ikke giver samme effekt. Jette Hammer Funktionschef Dato: 22. maj 2014 Side 1/2 Målet er, at vi alle får en større viden om dels, hvad der foregår i de forskellige afdelinger i AU Viden, og dels, hvor vi kan samarbejde/understøtte hinandens arbejde. Vi opfordrer til, at alle værts afdelinger har taget initiativ til og fået aftalt møderne senest ved udgangen af august måned, således at alle kaffemøder kan foregå inden udgangen af Når I har aftalt et møde, så meld gerne tilbage til Henriette Zinck-Bramsen på hzb@au.dk. Venlig hilsen Lars, Per, Birgitte og Jette AU Viden Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Aarhus C

32 AARHUS UNIVERSITET Værts afdeling Besøgende afdeling Dato AU Alumni AU Career AU Alumni AU EVU Executive AU Alumni AU Library BSS AU Alumni AU EVU BO og HE AU Alumni AU EVU Arts Emdrup AU Alumni AU Library Arts Aarhus AU Alumni AU Library Arts Emdrup+BO AU Alumni AU Library ST AU Career AU Alumni AU Career BSS +BO AU EVU Executive AU Career BSS +BO AU Library BSS AU Career BO+AR AU Library Arts Aarhus AU Career BO+AR AU Library Arts Emdrup AU Career BO+AR AU EVU Arts Emdrup AU Career BO AU EVU BO + HE AU Career BO AU Library ST AU EVU Executive AU Alumni AU EVU Executive AU Career BSS+BO AU EVU Executive AU Library BSS+BO AU EVU BO+HE AU Alumni AU EVU BO+HE AU Career BO+AR AU EVU BO+HE AU Library Arts Aarhus AU EVU BO+HE AU Library Arts Emdrup AU EVU BO+HE AU Library ST AU EVU Arts Emdrup AU Career Arts+BO AU EVU Arts Emdrup AU Alumni AU EVU Arts Emdrup AU Library Arts Emdrup AU Library BSS AU Career BSS+BO AU Library BSS AU Alumni AU Library BSS AU EVU Executive AU Library Arts Aarhus AU Career Arts+BO AU Library Arts Aarhus AU EVU BO+HE AU Library Arts Aarhus AU Alumni AU Library Arts Emdrup AU Career Arts+BO AU Library Arts Emdrup AU EVU Emdrup AU Library Arts Emdrup AU Alumni AU Library ST AU Career BO AU Library ST AU Alumni AU Library ST AU EVU BO+HE Side 2/2

33 UDKAST AU Viden den 28. maj 2014/chri Retningslinjer for arbejdstid, ferie og fravær i AU Viden I AU Viden er der fokus på brugere og opgavevaretagelse. Det er lederens ansvar, at mængden af arbejdsopgaver matcher den tid, der er til rådighed. AU Viden ønsker at fremme en arbejdstilrettelæggelse og et arbejdsmiljø, hvor der er balance mellem arbejde og fritid. Dermed skabes de bedste forudsætninger for trivsel og bæredygtig opgavevaretagelse på lang sigt. Den generelle indgangsvinkel til praksis i AU Viden er: - Ansvarlighed - Fleksibilitet - Rummelighed Nedenstående retningslinjer for arbejdstid, ferie og fravær i AU Viden er godkendt af AU Videns samarbejdsudvalg (LSU). Retningslinjerne er udarbejdet ud fra princippet om frihed under ansvar. Som udgangspunkt er der vide rammer for at nærmeste leder og den enkelte medarbejder kan lave individuelle aftaler indenfor de mål og rammer, der er skitseret. De særlige aftaler må ikke medføre ringere forhold for medarbejderen end generelle aftaler og retningslinjer foreskriver eller overtræde AU s generelle regler indenfor området. Der bør være størst mulig åbenhed om individuelle aftaler mellem medarbejdere og ledere. Individuelle aftaler kan f.eks. gøres tilgængelige for kollegerne i afdelingen via det fælles kalendersystem. Der henvises i øvrigt til Aarhus Universitets generelle personalepolitiske retningslinjer (se: samt gældende overenskomster. Ved eventuelle spørgsmål kan AU HR kontaktes. På de følgende sider findes retningslinjer for følgende områder (se indholdsfortegnelse): Indholdsfortegnelse 1) Arbejdstid, registrering og flex ) Hjemmearbejde ) Overarbejde og nødsituationer ) AU Videns interne fælles mødeaktiviteter ) Rejser, kursusdeltagelse og konference ) Tjenestefri til efteruddannelse ) Ferie ) Fravær - ikke planlagt (dvs. sygdom, barns sygedag, omsorgsdage) ) Særlige fridage (trådt i kraft 1. jan. 2013)

34 UDKAST AU Viden den 28. maj 2014/chri Mål: 1) Arbejdstid, registrering og flex - AU Viden skal med sine kompetencer og ydelser kunne understøtte de studerende, de faglige miljøer og eksterne samarbejdspartnere (tilgængelighed/åbningstider). - Fuldtidsansatte forventes at arbejde gennemsnitligt 37 timer/uge, dette gælder også specialkonsulenter og chefkonsulenter. - Bemanding skal sikres og koordineres i ferier og ved sygdom eller andet fravær. AU Videns medarbejdere udfører som hovedregel deres opgaver på arbejdspladsen. Kravet om tilstedeværelse har til formål at sikre tilgængelighed i forhold til den enkelte medarbejder, at fastholde og udvikle samarbejde med kolleger og samarbejdspartnere samt sikre medarbejderens kendskab til, hvad der foregår på arbejdspladsen. Den enkelte medarbejder kan i begrænset omfang afholde hele hjemmearbejdsdage eller vælge at arbejde uden for flextiden (fx tidlig morgen eller aften) på arbejdspladsen med det formål at løse afgrænsede opgaver. Denne form for fravær fra arbejdspladsen aftales forud med nærmeste leder og kollegerne inden for området. - Der er som udgangspunkt flextid. Det er til fordel for såvel medarbejder som arbejdssted at sikre en fleksibel arbejdstilrettelæggelse. Tidsregistrering skal danne grundlag for eget flextidsregnskab. - Registrering og opgørelse af tidsforbrug på konkrete opgaver og projekter skal ske i samarbejde med lederen efter behov. Retningslinjer/Principper: - Medarbejdere skal markere møder, aftaler og planlagt fravær i deres kalender og angive fravær ved hjælp af autosvar, hvis man ikke er i stand til at besvare mails i mindst en dag. - Enheder skal være bemandet og funktionsdygtige indenfor kontortid ( )/åbningstid. - Medarbejdere kan frit tilrettelægge deres arbejdstid indenfor tidsrummet mandag til fredag ( flextiden ), dog med tilstedeværelse mellem kl. 9 og 15 ( fixtiden ), medmindre andet aftales med nærmeste leder, eller enheden har aftalt andre fixtider af hensyn til åbningstid mm. Flextiden tilrettelægges under hensyntagen til brugernes behov og den daglige varetagelse af den samlede opgavemængde. Der er mulighed for individuelle aftaler med nærmeste leder. - Særlige tidsrammer aftales for aftenevents og kurser mv. - Alle medarbejdere er omfattet af flextid, hvis ikke andet er aftalt. - Deltidsansatte aftaler fixtiden med nærmeste leder. - Tid skal registreres som aftalt med lederen. - Alle medarbejdere skal kunne dokumentere sit flexregnskab ifølge aftale med sin leder. 2