Vejledning: Guide til feriesystemet

Transkript

1 Vejledning: Guide til feriesystemet

2 Feriesystemet I MultiLøn Erhverv er det muligt at administrere: optjent ferie i dage eller timer afholdt ferie i dage eller timer ferie med løn, udbetaling af ferietillæg og overført ferie løbende afregning af feriepenge til FerieKonto løbende afregning af feriepenge til feriekort ingen Ferie Opsætning af feriesystemet sker via den stillingskategori, som den enkelte medarbejder er tilknyttet. Vi anbefaler, at ændringer/tilretninger af ferieopsætningen altid sker den 1. januar i et givet år. Ferieår Feriesystemet kan arbejde med tre ferieår samt overført ferie. Nedenfor kan du se et eksempel, som tager udgangspunkt i 2015: Indeværende ferieår Optjeningsår til Ferien skal holdes i perioden til Sidste ferieår Optjeningsår til Ferien skal holdes i perioden Forrige år Optjeningsår til Ferien skal holdes i perioden til Efter vil evt. restferie blive vist som overført ferie. Feriepengehensættelse Ferie med løn Efter hver lønkørsel kan ferieregnskabet hentes. Ferieregnskabet indeholder følgende oplysninger for medarbejdere, der har ferie med løn: Feriedage og bruttoferiepenge, der er optjent i indeværende år. Opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige bruttoferiepenge fra sidste år. Opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige bruttoferiepenge fra forrige år. Side 2 af 29

3 Overført ferie, opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige bruttoferiepenge fra tidligere år. Ferietillæg, der er optjent i indeværende år og evt. sidste år. Løbende beskatning Ferieregnskabet indeholder følgende oplysninger for medarbejdere med løbende beskatning af feriepenge til feriekort (feriepengene beholdes hos kunden) eller FerieKonto. Feriedage og nettoferiepenge, der er optjent indeværende år. Opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige nettoferiepenge fra sidste år. Opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige nettoferiepenge fra forrige år. Overført ferie, opsparede feriedage og restferiedage samt skyldige nettoferiepenge fra tidligere år. Skat af løbende optjente feriepenge I hver lønkørsel beregnes skat af feriepengene til FerieKonto eller feriekort. Har du valgt en stillingskategori, hvor en del af skattefradraget bruges på feriepengene, sker følgende beregning af skattefradraget: Månedslønnede der bruges 3,25 dagsfradrag eller et frikortsbeløb 14-dagslønnede - der bruges 1,5 dagsfradrag eller et frikortsbeløb Ønsker du ikke at bruge en del af skattefradraget på feriepengene, skal du oprette Stillingskategorilønart 8349 Stop bundfradrag lb.f.skat På den relevante stillingskategori. 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg en stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld 7. Klik på OK Hensættelse til Feriepulje Du kan hver måned opspare en procentdel af et valgfrit grundlag til en feriepujle. Når en medarbejder afholder ferie med løn eller ferie egen regning, bliver feriepuljen nedskrevet med en procentdel. Lønartstype 9870 oprettes i samarbejde med en konsulent fra Bluegarden. Resultattabel 9870 oprettes med en procent, som der skal hensætte til feriepuljen Resultattabel 9871 oprettes med en procent, som feriepuljen skal nedskrives med i forbindelse med afholdelse af ferie Side 3 af 29

4 På den pågældende stillingskategorien oprettes stillingskategorilønart 9870 I bogføringen skal lønart 9870 og 9871 oprettes i både debet og kredit. Feriepengeinfo På borger.dk findes en digital løsning for feriepenge, hvor medarbejderne ét sted kan se og søge om deres feriepenge. Alle arbejdsgivere har pligt til at indberette ferieoplysninger i eindkomst. Du kan læse mere på Virk.dk. Indberetning til feriepengeinfo I venstremenupunkterne Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger findes der to felter til indberetning af oplysninger til feriepengeinfo. Feriekort indberetning - indeholder 3 valgmuligheder: o 1 Arbejdsgiver CVRnr skal udfyldes, hvis du har FerieKonto eller feriekort ikke ACF o 2 Ingen indberetning skal udfyldes, hvis du har feriekort og indberetter til ACF du kan læse mere om ACF i Guide til indberetning i ACF eller Horesta. o 3 Feriekasse/koncern skal udfyldes, hvis du indberetter til særlige feriekasse- eller koncernordninger jf. SKAT s hjemmeside skat.dk Registrerede feriekasser. Bemærk, at hvis du bruger både FerieKonto og feriekort - ACF på samme arbejdsgiver, skal feltet udfyldes med 2 Ingen indberetning. Feriekasse/koncern - udfyldes med CVR-nummer, hvis du i feltet Feriekort indberetning har udfyldt med 3 Feriekasse/koncern. Indberetninger bliver dokumenteret på rapporterne: Afstemningsliste (eindkomst) Sumtotal (eindkomst) Optjening af feriepenge Lønsystemet optjener standard 12,5 procent i feriepengegodtgørelse af al ferieberettiget løn. Du har mulighed for at ændre optjeningsprocenten for en løngruppe. Resultattabel Feriepengeprocent Side 4 af 29

5 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld Gyldighedsperiode 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppen og skriv procentsats for aflønningsformen 10. Klik på Gem Ønsker du at ændre feriepengeprocenten for enkelte medarbejdere, kan du gøre det på: Personlig sats lønart 9907 Personlig sats feriepenge 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. I højremenuen vælges Personlige satser 3. Klik på Ny 4. Udfyld periode og lønart 5. Klik på OK Optjening af feriepenge af valgfrit grundlag Det er muligt, at beregne en procent af et valgfrit grundlag som tillægges feriepengene. Grundlaget kan sættes op i samarbejde med en konsulent fra Bluegarden. Procent oprettes på resultattabel EKSFER, for den pågældende løngruppe På stillingskategorien oprettes lønart Særlige feriepenge I stedet for at gøre det for en bestemt stillingskategori og løngruppe, kan du oprette en variabel lønart, hvor de angiver grundlaget, der skal beregnes feriepenge procent af Lønart Særlige feriepenge, oprettes på den pågældende medarbejder Det beregnede særlige feriepenge beløb tillægges til de beregnede feriepenge, som afregnes via FerieKonto, Horesta, feriekort eller kontant. Husk at oprette lønarten i din kontoplan. Optjening af feriedage Lønsystemet optjener standard 25 feriedage på et fuldt kalenderår. Du har mulighed for at ændre antallet af optjente feriedage i en lønperiode for en løngruppe. Side 5 af 29

6 Resultattabel 4005 Feriedage 1. Vælg menupunkterne Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld Gyldighedsperiode 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og angiv feriedage pr. lønperiode for aflønningsformen 10. Klik på Gem OBS! Ansættelsesperioden kan have indvirkning på optjening af feriedage: For 14-dageslønnede opspares feriedage forholdsmæssigt Ved ansættelse eller fratrædelse midt i en lønperiode optjenes 0,07 feriedage pr. ansættelsesdag i lønperioden. Ved deltid optjenes fuld ferie, svarende til 25 feriedage pr. kalenderår. Optjening af feriedag for løsarbejdere Medarbejdere der kun arbejder få dage i en virksomhed, kan optjene ferie i henhold til det antal arbejdstimer medarbejderen har arbejdet i lønperiode. Arbejdstimerne vil blive omregnet i forhold til 0,07 feriedag pr. ansættelsesdag. Resultattabel 4005 oprettes for den pågældende løngruppe med værdien 12,99** Resultattabel 4015 skal yderligere for 14 dages lønnede oprettes med værdien 1,04 Du kan i stedet for opsætning af resultattabel 4005, ved registrering af timer oprette en variabel lønart med antal arbejdsdage. Disse dage vil blive ganget med 0,07 og summen vil blive indberettet til eindkomst. Variabel lønart Antal arbejdsdage/feriedage **Beregningen af feriedage, hvis værdien i resultattabel 4005 er 12,99: Periodens timer x 0,01299 Afregning af feriepenge Feriepenge kan afregnes for grupper af medarbejdere til følgende ordninger: FerieKonto Feriekort ACF Feriekort ingen indberetning til ACF Side 6 af 29

7 Feriepenge til Horesta Feriepenge afregnes manuelt til anden ferieordning Feriepenge til FerieKonto Stillingskategorien og en fratrædelseskoden styrer afregning af feriepenge til FerieKonto. På relevant stillingskategori skal følgende være oprettet: Eller Stillingskategorilønart Kvartalsferiepenge til FerieKonto. Stillingskategorilønart Ferie med løn (timer) Stillingskategorilønart Ferie med løn (dage) Derudover skal Resultattabel 4009 Afregning af feriepenge Indeholde værdien 0 ud for de relevante løngrupper og aflønningsformer. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel 1. Vælg resultattabel Klik på Find 3. Klik på Ny periode 4. Udfyld Gyldighedsperiode 5. Klik på OK 6. I højremenuen vælges Resultattrin 7. Klik på Ny 8. Vælg løngruppe og 0 (nul) for aflønningsformen 9. Klik på Gem Feriepenge til feriekort Stillingskategorien og fratrædelseskoden styrer afregning af feriepenge til feriekort. På den relevante stillingskategori skal følgende være oprettet: Eller Stillingskategorilønart 4010 Feriekort timeløn og månedsløn Stillingskategorilønart 4017 Ferie med løn (timer) Stillingskategorilønart 4019 Ferie med løn (dage) Derudover skal Resultattabel 4009 Afregning af feriepenge Indeholde værdien 0 ud for de relevante løngrupper. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel Side 7 af 29

8 1. Vælg resultattabel Klik på Find 3. Klik på Ny periode 4. Udfyld Gyldighedsperiode 5. Klik på OK 6. I højremenuen vælges Resultattrin 7. Klik på Ny 8. Vælg løngruppe og 0 (nul) for aflønningsformen 9. Klik på Gem Feriepenge til Horesta Der indberettes feriepengeoplysninger til Horesta for medarbejdere med løbende beskatning af feriepenge (timelønnede). Indbetaling af feriepengene sker på en opkrævning fra Horesta. Opsætning af Horesta: Feriekort indberetning skal indeholde værdien 2 Ingen indberetning 1. Vælg venstremenupunkterne Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger 2. I højremenuen vælges Tilmelding 3. Klik på Ny 4. Udfyld Serviceydelse 22 og startdato 5. Klik på OK På relevante stillingskategorier vælger du følgende: Ved stillingskategorilønart 4009 Kvartalsferiepenge til FerieKonto. 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. Vælg stillingskategori 5. Klik på Find 6. I højremenuen vælges Lønoplysninger 7. Klik på Ny 8. Udfyld periode og lønart 9. Klik på OK Ved resultattabel 4009 Afregning af feriepenge skal du vælge værdien 1 ud for de relevante løngrupper. 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode Side 8 af 29

9 5. Udfyld Gyldighedsperiode 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og 1 for aflønningsformen 10. Klik på Gem Manuel afregning af feriepenge for en løngruppe Hvis feriepengene skal afregnes til en af de registrerede feriekasser, der findes på skal du lave en manuel afregning af feriepengene, hvor du skal tilknytte følgende på den relevante stillingskategori: Stillingskategorilønart 4009 Kvartalsferiepenge til FerieKonto 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. Vælg stillingskategori 5. Klik på Find 6. I højremenuen vælges Lønoplysninger 7. Klik på Ny 8. Udfyld Periode og lønart 9. Klik på OK Derudover skal Resultattabel 4009 Afregning af feriepenge indeholde værdien -1 ud for de relevante løngrupper. 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld Gyldighed 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og -1 for aflønningsformen 10. Klik på Gem NB! Feriepenge bliver indberettet til eindkomst. Manuel afregning af feriepenge for én medarbejder Skal feriepengene afregnes manuelt i forbindelse med en fratrædelse, skal du bruge Side 9 af 29

10 Variabel lønart 8486 Feriekonto manuel afregning I den lønkørsel, hvor feriepengene skal beskattes. På rapporten Ferieafregningsliste vil der stå, at feriepengene afregnes manuelt. Feriepengene bliver indberettet til eindkomst. Oprunding af feriedage, timelønnede medarbejdere Ved årets afslutning bliver feriedagene afrundet til halve/hele dage. Det forudsætter, at der på stillingskategorien for timelønnede er oprettet følgende: Stillingskategori lønart 4029 Oprunding feriedage (25) 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld Lønart og periode 7. Klik på OK Lønarten må kun bruges til timelønnede medarbejdere. For funktionærer sker det automatisk ved årets sidste lønkørsel. Medarbejderens lønseddel På medarbejderens lønseddel vises følgende saldi felter nederst: Ferieberettiget løn Restferiedage/timer Optjente nettoferiepenge for indeværende år (for medarbejdere med løbende beskatning) Optjent ferietillæg for indeværende år (for medarbejdere, der har ferie med løn. Det kan variere, hvad der vises på lønsedlen alt efter hvilken lønseddeltype, der er valgt på den konkrete stillingskategori. Det betyder, at medarbejdere uden optjening af ferie kan undgå at få den ferieberettigede løn vist, hvis der på stillingskategorien er valgt lønseddel 7. Du kan se de øvrige lønseddeltyper under Hjælp på skærmbilledet Stillingskategori. 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. Udfyld Lønseddel med 0 (Eller anden lønseddeltype) Side 10 af 29

11 5. Klik på Gem Ferierækkefølge på ferie og feriefridage I flere overenskomster samt lokalaftaler hos virksomheder, er der regler for hvilken slags ferie der skal afholdes først Rækkefølgen kunne være 1: Afholdelse af optjent ferie hos tidligere arbejdsgiver 2: Afholdelse af feriefridage 3: Afholdelse af optjent ferie hos nuværende arbejdsgiver Der er nu mulighed for via hjælp fra en konsulent fra Bluegarden at opsætte denne rækkefølge specifikt efter hvordan reglerne er i virksomheden. Fraværet indtastes på fraværskode 50 og så vil Multiløn Erhverv selv finde ud af hvilken saldi der skal tages af først. Optjening af ferietillæg Lønsystemet optjener som standard 1 procent i ferietillæg af al ferieberettiget løn. Du har mulighed for at ændre ferietillægsprocenten for en løngruppe. Resultattabel Ferietillæg procent 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld Gyldighed 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen 10. Klik på Gem Ønsker du at ændre feriepengeprocenten for den enkelte medarbejdere, kan du gøre det på: Personlig sats lønart 9908 Personlig sats ferietillæg 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. I højremenuen vælges Personlige satser 3. Klik på Ny 4. Udfyld Periode og lønart 5. Klik på OK Side 11 af 29

12 For at opspare ferietillæg skal en af følgende lønarter være tilknyttet den relevante stillingskategori. Stillingskategorilønart Ferietillæg med reduktion Lønarten udbetaler ferietillæg opsparet i sidste kalenderår og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge Stillingskategorilønart Ferietillæg uden reduktion Lønarten udbetaler ferietillæg opsparet i sidste kalenderår, men reducerer IKKE i de opsparede feriepenge 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld Lønart og periode 7. Klik på OK Udbetaling af ferietillæg årligt Som standard sker udbetalingen af ferietillægget med april-lønnen. Udbetalingen aktiveres ved at vælge ikrafttrædelseskode T på den relevante kørselsselektion. Hvis du ønsker, at udbetalingen skal ske på et andet tidspunkt, kan du ændre det på følgende måde: Tilpas kørselsordre, hvor ferietillægget ikke ønskes udbetalt i april. 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og kørselsselektion 2. Tast den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 5. Dobbeltklik på T, og klik på Slet Tilpas kørselsordren, hvor ferietillægget ønskes udbetalt. 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og kørselsselektion 2. Tast den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld Ikrafttrædelseskode 'T' 7. Klik på OK Husk at lave tilpasningen på alle kørselsselektioner. Side 12 af 29

13 Udbetaling af ferietillæg ved afholdelse af ferie Ønskes ferietillægget udbetalt i portioner, når ferie holdes, skal følgende variable lønart oprettes med antal feriedage ved udbetaling: 3930 Udbetaling Ferietillæg Lønarten udbetaler ferietillæg opsparet i sidste kalenderår og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge. Der kan ikke afregnes ferietillæg pro rata, når ferien administreres i timer. Ekstra ferietillæg I flere overenskomster indgår muligheden for at opspare et ekstra ferietillæg. For at kunne opspare, afregne og vise ekstra ferietillæg særskilt på lønsedlen, bruger du følgende på de relevante stillingskategorier: Stillingskategorilønart Opsparing ferietillæg ekstra Skriv procentsatsen til opsparing af ekstra ferietillæg på de enkelte medarbejdere eller i en resultattabel for en løngruppe. 'Personlige satser' lønart 9912 Ekstra ferietillæg procent 'Resultattabel' Ekstra ferietillæg sats Resultattabellen oprettes med procentsats for ekstra ferietillæg til relevante løngrupper. 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld Gyldighed 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen 10. Klik på Gem Hvis enkelte medarbejdere skal have en anden procentsats, kan du oprette Personlig sats lønart Ekstra ferietillæg % egen sats 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. I højremenuen vælges Personlige satser 3. Klik på Ny 4. Udfyld Periode og lønart 5. Klik på OK Side 13 af 29

14 Opsparing af ekstra ferietillæg af overtid Ekstra ferietillæg kan opspares af overarbejde på følgende lønarter: , , , og Opsparing af et ekstra ferietillæg kræver, at stillingskategori lønart 4039 er oprettet. 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld Lønart og periode 7. Klik på OK Herefter skal du oprette den ekstra ferietillægsprocent, som skal opspares af overarbejdet. 'Resultattabel' 4012 Procent af overarbejde 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld Gyldighed 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen 10. Klik på Gem Udbetaling af ekstra ferietillæg, årligt Ekstra ferietillæg kan udbetales sammen med det lovpligtige ferietillæg. Stillingskategorilønart udbetaler ekstra ferietillæg opsparet i sidste kalenderår og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge. Stillingskategorilønart udbetaler ferietillæg opsparet i sidste kalenderår, men reducerer IKKE i de opsparede feriepenge. Opsætning af det ekstra ferietillæg på stillingskategorien. 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger Side 14 af 29

15 5. Klik på Ny 6. Udfyld Lønart og periode 7. Klik på OK Udbetalingen aktiveres via kørselsselektion, hvor du vælger ikrafttrædelseskoden 'T'. 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og kørselsselektion 2. Tast den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld Ikrafttrædelseskode 'T' 7. Klik på OK Udbetaling af ekstra ferietillæg ved afholdelse af ferie Ekstra ferietillæg kan udbetales i portioner ved afholdelse af ferie på lønart 3935, som registreres under variable lønoplysninger. Lønart udbetaler ekstra ferietillæg opsparet i sidste kalenderår pro rata og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge. Lønarten oprettes med antal dage og en dato, som ligger inden for lønperioden. Der kan ikke afregnes ferietillæg pro rata, når ferien administreres i timer. Regulering af ferietillæg Følgende variable lønarter bruges til regulering af ferietillæg (+/-) Lønart Funktion Type 601 Saldoændring af ferietillæg i år Dage og ferietillæg FØR skat. År = optjeningsår. Dage bruges kun ved pro rata udbetaling. Bruges feltet ikke, skriver du 0 Dage og ferietillæg FØR skat. 602 År = optjeningsår. Dage bruges kun ved pro rata udbeta- Saldokorrektion af ekstra ferietillæg i år ling. Bruges feltet ikke, skriver du 0 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld Dato, medarbejder og lønart 4. Klik på OK Side 15 af 29

16 Administration af 30 feriedage Optjening af ferie med løn - 30 feriedage Hvis der optjenes 30 feriedage pr. ansættelsesår, skal resultattabellen ændres til 2,5 feriedage pr. ansættelsesmåned: Resultattabel Feriedage pr. måned 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld Gyldighed 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og skriv antal dage pr. måned for aflønningsformen 10. Klik på Gem Fratrædelse af medarbejdere med 30 feriedage Når én medarbejder, der har optjent 30 feriedage, fratræder, sker der en omregning til 25 dage. Omregningen foretages på følgende formel Opsparede feriedage x ferielovsdage (2,08) Værdi fra resultattabel 4005 = feriedage til afregning. Feriedagene vil blive afrundet til halve eller hele dage. På lønsedlen dokumenteres omregningen ved at angive feriedagene i 2 kolonner, hvor kolonnen enheder svarer til de optjente feriedage, og kolonnen resultat viser de omregnede feriedage. Reduktion af den ferieberettigede løn Når en medarbejder holder ferie med løn, optjenes der ikke feriepenge af lønnen i ferieperioden. Derfor reduceres den ferieberettigede løn med 4,8 procent af månedslønnen for hver feriedag. Ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats kan du bruge Resultattabel Feriesats pr. dag (4,8 %) 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel Klik på Ny periode 5. Udfyld Gyldighed Side 16 af 29

17 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen 10. Klik på Gem Ønskes ferien reduceret med en anden procentsats for enkelte medarbejdere, oprettes Lønart 9909 Personlig dagssats ferie pct. 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. I højremenuen vælges Personlige satser 3. Klik på Ny 4. Udfyld periode og lønart 5. Klik på OK Regulering af feriepenge og feriedage Følgende lønart bruges til regulering af feriesaldi (+/-) Lønart Funktion Type Saldoændring feriedage/kroner fra tidligere ferieår Saldoændring feriedage/kroner fra indeværende ferieår Dage og feriepenge FØR skat. År = optjeningsår. Bruges feltet ikke, skriver du 0 Dage og feriepenge FØR skat. Bruges feltet ikke, skriver du 0 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld Dato, medarbejder og lønart 4. Klik på OK Overført feriedage Ved skift af ferieår (1. maj) ændrer forrige års ferieopsparing status til overførte feriedage. Restferiedage overføres automatisk til nyt ferieår. Nulstil ikke afholdte feriedage Restferiedage, som ikke ønskes overført til næste ferieår, kan nulstilles for en gruppe af medarbejdere ved at oprette Stillingskategorilønart Nulstil ikke afholdt ferie Side 17 af 29

18 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på Ny 6. Udfyld Lønart og periode 7. Klik på OK Lønarten aktiveres med ikrafttrædelseskode N på kørselsselektionen. 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og kørselsselektion 2. Tast den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld Ikrafttrædelseskode 'N' 7. Klik på OK For en enkelt medarbejder oprettes Variabel lønart Nulstil ikke afholdt ferie 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld Dato, medarbejder og lønart 4. Klik på OK Lønarten aktiveres med ikrafttrædelseskode N på kørselsselektionen. 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og kørselsselektion 2. Tast den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld Ikrafttrædelseskode 'N' 7. Klik på OK Tilbageførsel af nulstillede feriedage Nulstillede feriedage kan tilbageføres, hvis feriedagene er nulstillet i samme lønkørsel eller i en tidligere lønkørsel. Dette kan gøres primo lønbehandlingen eller ultimo lønbehandlingen. Tilbageførsel primo lønbehandlingen, hvis ferien er nulstillet i en tidligere lønkørsel: Variabel lønart Overfør ikke afholdt ferie Tilbageførsel ultimo lønbehandlingen, hvis ferien er nulstillet i samme lønkørsel: Side 18 af 29

19 Variabel lønart Overfør ikke afholdt ferie 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld Dato, medarbejder og lønart 4. Klik på OK Opgørelse af overførte feriedage ved fratrædelse Overført ferie, som ikke er afholdt ved fratrædelsen, skal udbetales kontant på lønsedlen. Overført ferie beregnes ud fra værdien af sidste års feriepenge, som skal ligge til grund for beregningen af værdien af forrige års overførte feriedage. Det betyder, at overført ferie i 2016, som er optjent i 2014, får værdien fra Eksempel: Der er i 2015 optjent 25 feriedage til en værdi af kroner. Dette svarer til, at værdien af en feriedag er kroner pr. dag. Overføres der 2 feriedage fra 2014, vil disse feriedage få en værdi på kroner pr. dag, i alt kroner, uanset deres tidligere værdi. Rapporten Ferieregnskab viser altid værdien af overført ferie efter denne metode. Udbetaling af overført ferie i forbindelse med fratrædelse kan også beregnes med 4,8 procent af den aktuelle månedsløn. Hvis dette ønskes, skal Resultattabel OVERFE Oprettes med værdien 1 = Ja for en gruppe af medarbejdere. 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Resultattabel 2. Vælg resultattabel OVERFE 4. Klik på Ny periode 5. Udfyld Gyldighed 6. Klik på OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på Ny 9. Vælg løngruppe og 1 for aflønningsformen 10. Klik på Gem Udbetaling af ikke afholdte feriedage/overført ferie I forbindelse med restferie, som ikke er overført, kan det være aktuelt at udbetale restferien. For at kunne udbetale restferien til den optjente værdi skal lønnen for april måned gemmes. Systemet gemmer lønnen automatisk, men den også kan oprettes på Variabel lønart Månedsløn, normtid april Gemmes lønnen for april ikke, bruges den aktuelle løn på udbetalingstidspunktet, og den udgør 4,8 procent af den aktuelle løn. Side 19 af 29

20 Følgende lønarter kan bruges til udbetaling af overført ferie: Lønart Funktion Type 4290 Dage * sats Dage og sats oprettes 4295 Dage Dage oprettes. Sats hentes i systemet som 4,8 procent af aprilløn eller - hvis denne er = 0 - aktuel løn Dage Dage oprettes. Sats hentes i systemet efter formlen: opsparede feriepenge afregnede (forbrugte) feriepenge / antal dage til gode. Følgende lønarter kan bruges til udbetaling af feriedage: Lønart Funktion Type 4070 Dage Dage oprettes, og satsen hentes fra ferieregnskabet. Lønart Funktion Type 4071 Dage Dage oprettes, og satsen hentes fra ferieregnskabet indgår i grundlaget for fritvalgskonto Administration af ferie i timer Optjening af ferie med løn i timer (15,41) På den relevante stillingskategori tilknyttes Stillingskategorilønart Ferie med løn (timer) Med denne opsætning på stillingskategorien vil medarbejderne ved hver lønkørsel optjene 15,41 timer pr. ansættelsesmåned. Antallet af timer reduceres ved ansættelse eller fratrædelse midt i lønperioden. Ved deltid beregnes der en forholdsmæssig tildeling af ferietimer ud fra normtiden. Optjening af ferie med løn med andet end 15,41 timer Optjenes ferietimer pr. ansættelsesmåned til andet end 15,41 ferietimer for en gruppe af medarbejdere oprettes Resultattabel Ferietimer pr. måned Ferie i timer optjenes i forhold til dage og arbejdstidsprocent. Side 20 af 29

21 Eksempel Hvis en medarbejder har en arbejdstidsbrøk på 50 procent, så optjenes der 185 * 50 / 100 = 92,5 ferietimer til ferie afholdelse. Fratrædelse af medarbejdere med ferie i timer Ved fratrædelse sker der en automatisk omregning til feriedage (timer * arbejdstidsprocent / 7.4) Eksempel Hvis en medarbejder fratræder, så beregnes 185 ferietimer * 100% / 7.4 = 25 feriedage til afregning. Reduktion af den ferieberettigede løn Når en medarbejder holder ferie med løn, optjenes der ikke feriepenge af lønnen. Derfor reduceres den ferieberettigede løn med timesatsen for hver ferietime der afholdes. Bemærk En timelønnet medarbejder, som har ferie med løn, og som aflønnes pr. arbejdstime, vil ikke blive reduceret i den ferieberettiget løn ved afholdelse af ferie. Derfor er det vigtigt, at den løn, en timelønnede får under ferie, bliver udbetalt på en lønart, som ikke er ferieberettiget: Variabel lønart 1160, 1161 eller 1162 Regulering af feriepenge og ferietimer Følgende lønart bruges til ændring (+/-) af feriesaldi Lønart Funktion Type Saldoændring ferietimer/kroner fra tidligere ferieår Saldoændring ferietimer/kroner fra indeværende ferieår Timer og feriepenge FØRskat. År = optjeningsår. Bruges feltet ikke, skriver du 0 Timer og feriepenge FØRskat. Bruges feltet ikke, skriver du 0 Overført ferietimer Ved skift af ferieår (1. maj) ændrer forrige års ferieopsparing status til overførte/gemte ferietimer. Nulstil ikke afholdte ferietimer Restferietimer, som ikke skal overføres til næste ferieår, kan nulstilles for en gruppe af medarbejdere ved at oprette Stillingskategorilønart Nulstil ikke afholdt ferie Side 21 af 29

22 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Stillingskategori 2. Vælg stillingskategori 4. I højremenuen vælger du Lønoplysninger 5. Klik på OK 6. Udfyld Lønart og periode 7. Klik på OK Lønarten aktiveres med ikrafttrædelseskode N på kørselsselektionen. 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og kørselsselektion 2. Tast den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælger du Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld Ikrafttrædelseskode 'N' 7. Klik på OK For enkelte medarbejdere oprettes Variabel lønart Nulstil ikke afholdt ferie 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld dato, medarbejder og lønart 4. Klik på OK Lønarten aktiveres med ikrafttrædelseskode N på kørselsselektionen. 1. Vælg venstremenupunkterne Lønadministration og kørselsselektion 2. Tast den ønskede kørselsordre 4. I højremenuen vælger du Ikrafttrædelseskode 5. Klik på Ny 6. Udfyld Ikrafttrædelseskode 'N' 7. Klik på OK Tilbageførsel af nulstillede ferietimer Nulstillede ferietimer kan tilbageføres, hvis ferietimerne er nulstillet i samme lønkørsel eller en tidligere lønkørsel. Dette kan gøres primo lønbehandlingen eller ultimo lønbehandlingen. Vælg tilbageførsel primo lønbehandlingen, hvis ferietimerne er nulstillet i en tidligere lønkørsel: Variabel lønart Overfør ikke afholdt ferie Side 22 af 29

23 Vælg tilbageførsel primo lønbehandlingen, hvis ferietimerne er nulstillet i samme lønkørsel: Variabel lønart Overfør ikke afholdt ferie 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld Dato, medarbejder og lønart 4. Klik på OK Udbetaling af ikke afholdte ferietimer I forbindelse med restferie, som ikke er overført, kan det være aktuelt at udbetale restferien. I så fald bruger du den aktuelle timeløn. Følgende lønarter kan bruges til udbetaling af ferietimer: Lønart Funktion Type 4293 Timer * sats Timer og sats oprettes 4297 Timer Timer oprettes Sats hentes i systemet som aktuel timeløn Timer Timer oprettes Sats hentes i systemet efter formlen opsparede feriepenge afregnede (forbrugte) feriepenge / antal timer til gode Tilbageførsel af afregnet ferie Tilbageførsel af delvist afregnet beløb fra Feriekonto - fratrådt Skal feriepengene helt eller delvist skal tilbageføres fra FerieKonto på en fratrådt medarbejder, skal fratrædelseskoden ikke slettes på Ansættelsesforholdet. Variabel lønart 510 Saldokorrektion feriedage/kroner fra tidligere ferieår Variabel lønart 511 Saldokorrektion feriedage/kroner fra indeværende ferieår Feriedage/-beløb oprettes med minus for tilbageførsel. Rettelsen indberettes til eindkomst. FerieKonto skal kontaktes direkte for returnering af for meget afregnede feriepenge. Tilbageførsel af afregnet beløb til Feriekonto - ophævelse af fratrædelse Hvis feriepengene helt eller delvist skal tilbageføres fra FerieKonto på en medarbejder, som har ferie med løn, og som ikke skulle fratrædes alligevel, skal fratrædelseskoden slettes på Ansættelsesforholdet. Ferie, som er beskattet og afregnet til FerieKonto, tilbageføres på en af disse lønarter: Variabel lønart 412 Feriedage tidligere ferieår Side 23 af 29

24 Variabel lønart 413 Feriedage sidste ferieår Variabel lønart 440 Indeværende ferieår Feriedage og bruttoferiepenge oprettes uden fortegn for tilbageførsel. Rettelsen indberettes til eindkomst. FerieKonto skal kontaktes direkte for returnering af for meget afregnede feriepenge. Afregnet kontant i forbindelse med fratrædelse Hvis feriepenge, som er blevet udbetalt kontant til medarbejderen, der havde ferie med løn, skal tilbageføres, opretter du en af følgende lønarter: Variabel lønart 428 Overførte feriedage Variabel lønart 415 Feriedage tidligere ferieår Variabel lønart 416 Feriedage sidste ferieår Variabel lønart 445 Indeværende ferieår Feriedage og bruttoferiepenge oprettes uden fortegn for tilbageførsel. Rettelsen indberettes til eindkomst. Tilbageførsel af ferie udbetalt på lønart ferie med løn Ferie, som er udbetalt til medarbejderen på lønart og vist på lønsedlen med lønarterne 4080 og kan tilbageføres med følgende lønarter: Variabel lønart 428 Overført ferie (vist på lønsedlen på lønart 4080) Variabel lønart 470 Alle øvrige ferieår (vist på lønsedlen på lønart 4090) Feriedage og bruttoferiepenge oprettes uden fortegn for tilbageførsel. Rettelsen indberettes til eindkomst. Tilbageførsel af ferie udbetalt på lønart ferie med feriekort Ferie, som er udbetalt til medarbejderen på lønart og vist på lønsedlen med lønarterne 4005 og kan tilbageføres med følgende lønarter: Variabel lønart 475 Overført ferie (vist på lønsedlen på lønart 4005) Variabel lønart 476 Alle øvrige ferieår (vist på lønsedlen på lønart 4006) Korrektioner med ovenstående lønarter indberettes automatisk til ACF. Der skal ske en manuel korrektion hos ACF og dermed Feriepengeinfo.dk, hvis de bruges. Side 24 af 29

25 Ferieregistreringer Afholdelse af ferie registreres via 'Fraværsregistrering', hvor der angives en Startdato, Slutdato og Varighed på medarbejderen. Registrering af ferie på månedslønnede Registrering af ferie på medarbejdere der er ansat med ret til afholdelse af ferie med løn, skal registreres på Fraværskode 40 Afholdt ferie MultiLøn Erhverv vil nedskrive i den optjente feriesaldo. Såfremt medarbejdere ikke har en feriesaldo vil der blive trukket 4,8% af månedslønnen pr. feriedage. Ikke opsparet ferie Registreres fraværskode 40 på en medarbejder der ikke har flere tilgodehavende feriedage med løn, vil Multiløn Erhverv automatisk reducere lønnen med de aktuelle feriedage. Lønnen kan reduceres med beregning af arbejdstimer. Resultattabel DAGTIM skal markeres med 1 for relevante løngrupper. Antal timer pr. dag er automatisk 7,4 hvis ikke andet timeantal angives for relevante løngrupper på Resultattabel TRTIM Hvis der er én eller få medarbejdere der har en anden arbejdstid end 7,4 timer pr dag, oprettes timer pr. dag på personlig sats Grundlaget for satsen der trækkes pr. feriedage, kan ændres så det ikke kun er månedslønnen (Lønart 9900, resultattabel RTLØN1, resultattabel RTLØN2, som er standard) der danner det grundlag. Angiv på resultattabel MDLØN en af følgende værdier og de lønarter vil indgå i beregningen: 1 = Lønart 9900, 9901, 1520, 1522, 1524, 1526, 1528, 1530, 1532, 1534, 1550, 1552, 1554, 1556, 1558, 1560, 1562, 1564, 1566, = 9900, 9901, 1520, 1522, 1524, 1526, 1528, 1530, 1532, 1534, 1550, 1552, 1554, 1556, 1558, 1560, 1562, 1564, 1566, 1568, 1065, 1066, 1067, 1068, = Lønart 9900, 9901 Side 25 af 29

26 Registrering af ferie ved skift af ferieår Ved registrering af ferie tager systemet udgangspunkt i den registrerede Startdato ved nedskrivning af ferie. Derfor skal registrering af ferie hen over skift af ferieår (eksempelvis 29/4 1/5) altid deles i 2 registreringer: 29/4 30/4 samt 1/5 1/5. Registrering af ferie for timelønnede medarbejdere med feriekort Antal feriedage/-timer, som oprettes, nedskriver medarbejderens feriesaldo. Det betyder, at feriesystemet viser antallet af restferiedage/-timer med tilhørende feriepenge. Ved afholdelse af ferie vises de oprettede dage/timer på medarbejderens lønseddel. Udbetaling af feriepenge i lønperioden for timelønnede med feriekort Hvis der skal udbetales opsparet nettoferiepenge til feriekort via lønsystemet, samtidig med at medarbejderen holder ferie i samme periode som lønkørslen og desuden skal have udbetalt nettoferiepenge samt nedskrevet feriesaldoen og skattedagene, kan du bruge følgende fraværskode: 41 Afholdt ferie uden løn fra feriekort fraværslønart 4004 Skal nettoferiepenge udbetales til en fratrådt medarbejder, skal du oprette denne lønart: Variabel lønart 4076 Udbetaling af feriedage feriekort - uden reduktion af skattefradrag Udbetaling af feriepenge, før ferie holdes - med reduktion af skattedage Hvis medarbejderen opsparer nettoferiepenge til feriekort, som skal udbetales, før ferien holdes, og du ønsker at registrere ferien, kan du oprette følgende fraværskode: 47 Afholdt ferie uden løn fra feriekort fraværslønart 3814 Nettoferiepenge udbetales på en variabel lønart: Feriekort udbetaling. Benyttes der fradrag i feriepengene, vil lønart 4075 reducere skattedagene i lønnen. Udbetaling af feriepenge, før ferie holdes - uden reduktion af skattedage Hvis medarbejderen opsparer nettoferiepenge til feriekort, som skal udbetales, før ferien holdes, og du ønsker at registrere ferien, kan du oprette følgende fraværskode: 47 Afholdt ferie uden løn fra feriekort fraværslønart 3844 Side 26 af 29

27 Nettoferiepenge udbetales på en variabel lønart: Feriekort udbetaling. Benyttes der fradrag i feriepengene, vil der på fraværstidspunktet IKKE blive reduceret skattedage i lønnen. Timelønnede ferie med løn, reduceres i den ferieberettiget løn Timelønnede der er ansat med ret til ferie med løn, skal reduceres i den ferieberettigede løn, når de afholder ferie. Dette kræver at ferierækkefølge benyttes, samt at resultattabel DAGTIM er udfyldt med 1 på relevante løngrupper. Ferierækkefølgen sættes op med hjælp fra Bluegarden. Lønarter, som behandler feriefravær Nedenstående lønarter kan du ikke indrapportere på, da de skal bruges sammen med en fraværskode i opsætning af fraværskoden. Lønart Funktion Type 1579 Ferie fravær dage * sats Ferie uden løn 1587 Ferie fravær i dage Ferie med løn 3813 Ferie fravær i timer Ferie med FERIEKORT 3814 Ferie fravær i dage Ferie med FERIEKORT 4000 Ferie fravær i dage Ferie med løn 4001 Ferie fravær i dage Ferie med løn 4004 Ferie fravær i dage Ferie uden løn FERIEKORT 4015 Ferie fravær i timer Ferie med løn Kombination af fraværskode og lønart: Fraværskode Lønart til fravær Lønart på stillingskategori , , Fraværskode Lønart til fravær Lønart på stillingskategori , 1597 (res 4011) 4019, , , For eksempel kan kode 40 tilknyttes lønart 4000, hvis lønarten på stillingskategorien er 4009 eller Side 27 af 29

28 1. Vælg venstremenupunkterne Opsætning og Stillingskategori 2. I højremenuen vælges Tilladte fraværskoder 3. Klik på Ny 4. Udfyld Fraværskode og lønart. Enhed udfyldes automaisk afhængig af den valgte lønart. 5. Klik på OK Ændring af medarbejders arbejdstid med mere end 20 procent I ferieloven står der, at hvis en medarbejders gennemsnitlige arbejdstid ændres med mere end 20 procent, reguleres lønnen under ferieafholdelse forholdsmæssigt. I MultiLøn Erhverv er håndteringen af dette opsat som standard på Resultattabel 4000 Ændret arb.tid min. grænse Resultattabel 4001 Ændret arb.tid max. grænse Ved afholdelse af ferie, hvor arbejdstidsprocenten er steget med mere end 20 procent, vil der automatisk ske et løntræk, og hvis arbejdstidsprocenten er faldet med mere end 20 procent, vil der ske en udbetaling af feriepenge samtidig med ferieafholdelsen. Hvis du ikke ønsker at bruge denne funktionalitet, skal du rette resultattabellerne til 100 for de enkelte løngrupper. Arbejdstidsprocenten for tidligere ferieår kan korrigeres manuelt med Variabel lønart Arbejdstid faktor tidligere år Vær opmærksom på at løanrt 650 ikke overskriver tidligere registreringer, men summeres. Har du behov for at rette en tidligere registrering, skal du derfor tage højde for dette. Fratrædelse af en medarbejder Når en medarbejder fratræder, skal der afregnes restferiepenge med tilhørende dage for alle ferieår. Afregningen sker ved at indberette en fratrædelseskode samt fratrædelsesdato, hvorefter lønsystemet automatisk udløser feriepenge for henholdsvis indeværende, sidste og forrige ferieår samt udbetaler overført ferie kontant på lønsedlen. Det betyder, at alle dage/timer samt feriepenge afregnes uden yderligere administration. Hvis ferien administreres i timer, omregnes disse til dage. Side 28 af 29

29 Ferietillæg for indeværende og sidste år nulstilles automatisk ved fratrædelse, men nulstillingen vil ikke blive vist på bogføringen. Dette sker af hensyn til en eventuel genansættelse. Fratrædelseskoder Nedenstående fratrædelseskoder bruges i forbindelse med fratrædelse, hvor der skal tages højde for, hvad der skal ske med feriepengene. Fratrædelseskode Stillingskategorilønart Funktion , 4017, 4019 Feriepenge kontant på lønseddel , 4010, 4019 Feriepenge på feriekort , 4017, 4019 Feriepenge til FerieKonto Feriepenge kvt.afregning, FerieKonto, timeløn 8 Alle former (ingen afregning) Medarbejder uden ferie 9 Alle former (ingen afregning) Fratrådt i tidligere system 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Ansættelsesforhold 2. Udfyld fratrådt dato og fratrædelseskode 3. Klik på Gem Udbetaling af ferietillæg ved fratrædelse Ved fratrædelse er der mulighed for at afregne ekstra ferietillæg på følgende lønarter. Denne lønart afregner ekstra ferietillæg kontant sammen med lønnen uden modregning i feriepengene: Variabel lønart Ferietillæg ekstra afregning Denne lønart afregner ekstra ferietillæg kontant sammen med lønnen med modregning i feriepengene: Variabel lønart Ferietillæg ekstra afregning Denne lønart lægger det ekstra ferietillæg til feriepengene og afregnes sammen med feriepengene: Variabel lønart Ferietillæg ekstra afregning 1. Vælg venstremenupunkterne Medarbejder og Variable lønoplysninger 2. Klik på Ny 3. Udfyld Dato, medarbejder og løanrt 4. Klik på OK Side 29 af 29