November Ny Aftalekalender. Quick guide

Transkript

1 November 2016 Ny Aftalekalender Quick guide

2 Indholdsfortegnelse 1. Velkommen til aftalekalenderen Tider... 5 Opret ny tid... 5 Opret tid uden patient... 7 Find en ledig tid... 7 Højrekliksmenu... 9 Flag Status Find øvrige aftaler for patient Tider fra aftalebogen.dk Standardsvar til patienten Introduktionsvideo Genvejstaster

3 1. Velkommen til aftalekalenderen Aftalekalenderen er den del af WinPLC, der håndterer patienternes aftaler i klinikken. Når WinPLC åbnes, åbner kalenderen op i et særskilt vindue. Ikonet for kalenderen vises på skærmens bundlinje. Kalenderen kan opsættes på mange forskellige måder mht. farver, tidsopsætninger m.m. i forhold til klinikken og den enkelte brugers ønsker. Her vises et eksempel på, hvordan kalenderen KAN se ud (uden patientaftaler). Aftalekalenderen består af forskellige faneblade. Hvert faneblad kan igen bestå af forskellige kalendere (kolonner). Du kan gå til en valgfri dato, komme retur til dags dato samt springe frem og tilbage i kalenderen vha. disse ikoner. Har du en patient aktiv i WinPLC, vises denne patient i venstre hjørne. En tidslinje markerer hele tiden det aktuelle klokkeslæt, når du står på dags dato. De enkelte kalenderkolonner kan være opbygget af forskellige tidsintervaller og aftaletyper. Aftaletyperne kan tildeles hver deres farve for at give et lettere overblik i kalenderen. I næste vindue vises aftalekalenderen med patientaftaler. Du kan på brugerniveau vælge hvilke oplysninger, der skal vises på patienterne. 3

4 Har aktiv patient aftaler i kalenderen, er disse markeret med en kraftig orange streg. Hvis du har dobbeltbooket en tid, vises aftale nr. 2 som en overlappende aftale (med en lilla kant). Da aftale nr. 2 slutter på et skævt tidspunkt i forhold til kalenderens intervaller, så vises sluttidspunktet her i en farvet kasse. Der eksisterer altså to aftaler med start kl. 10. En aftale der slutter som normalt kl og én der slutter kl Hvis du klikker på en aftale, og patienten på denne aftale også har andre aftaler, så markeres disse yderligere aftaler med en kraftig blå kant. Når du placerer musen på en aftale, vises en infoboks med aftalens informationer. 4

5 2. Tider Opret ny tid Der er flere måder, hvorpå du kan oprette en tid til en patient. Hvis patienten er aktiv i WinPLC (står som aktiv patient i øverste venstre hjørne af kalenderen): Klik med musen på den ønskede tid og tryk på i på tastaturet eller højreklik på tidspunktet og vælg Ny aftale til aktiv patient. Vinduet Planlæg aftale kommer frem. Hvis patienten IKKE er aktiv i WinPLC: Klik med musen på den ønskede tid. Hvis du herefter begynder at indtaste et CPR-nummer., kommer patientvælgeren automatisk frem. Du kan også højreklikke på den ønskede tid og vælge Ny aftale. Klik her hvis du ønsker at oprette en ny patient (eller redigere i en kendt patients stamkort). Klik til sidst på Vælg patient (F10). Når patienten er valgt, kommer du videre til vinduet Planlæg aftale. 5

6 Du kan ændre på aftalens tidspunkt og længde. Hvis du har advisering slået til på kalenderen, kan du vælge, at patienten skal advisereres. Hvis du tilføjer/ændrer i mobilnummer og her, gemmes disse på stamkortet, hvis der er flueben i Gem. Du kan vælge, hvilken aftaletype aftalen skal have. De forskellige typer kan have forskellige farver. Hvis klinikken har en velkomststander, kan du skrive en besked, som vises til patienten, når han/hun kører sit sundhedskort igennem læseren. Du kan også vælge imellem de beskeder, der er oprettet i WinPLC under Kartoteker- Standertekster. Klik på Gem (F10) for at oprette aftalen i kalenderen. Privatmarkerede aftaler Hvis du vælger en aftaletype, der er markeret med P, så betyder det, at aftalen er privatmarkeret. Dette vil sige, at der ikke sendes advisering ud for denne aftale, aftalen bliver ikke ankomstmarkeret, og hvis patienten logger på aftalebogen.dk og ser oversigten over sine aftaler, så vises den ikke her. Disse aftaletyper kan bl.a. bruges til interne beskeder i klinikken. 6

7 Imens vinduet Planlæg aftale er åbent (når en bruger er ved at oprette en aftale), markeres aftalen på følgende måde i kalenderen, således at andre kan se, at den er ved at blive tildelt. Opret tid uden patient Du kan også oprette en aftale, uden at en patient er tilknyttet den. Stå på den ønskede tid i kalenderen, og tryk på Enter eller højreklik på tiden og vælg Ny aftale. Vinduet Planlæg aftale kommer nu frem, hvor der ikke er en patient tilknyttet. Find en ledig tid Du kan også søge efter en ledig tid til en patient. Du kan højreklikke på en tid og vælg Find en ledig tid til aktiv patient (F4). Du kan også åbne vinduet Planlæg aftale og her vælge Find en ledig tid (F5). 7

8 Følgende vindue kommer frem. Heri kan der søges efter ledige tider. Vælg hvilke kalendere der skal søges efter ledig tid i. Vælg hvilken periode du ønsker tiden inden for. Eller klik på filterikonet for at vælge imellem følgende muligheder. Vælg hvilke aftaletyper i kalenderen, du ønsker at søge i blandt. Du kan klikke til/fra, om der skal sættes flueben i alle typer. Vælg også hvilken varighed, aftalen som minimum skal have. Hvis patienten har nogle bestemte mødepræferencer, kan du indtaste hvornår patienten kan eller ikke kan. + Klik til sidst på Søg (F5). 8

9 De tider, der passer til søgekriterierne, vises i højre side. Klik på den ønskede tid og derefter på Vælg tidspunkt (F10). Højrekliksmenu Hvis du højreklikker på en aftale, vises en menu med forskellige muligheder for aftalen. 9

10 Genvejstaster som også kan benyttes. Springer til patientens journal i WinPLC. Dobbeltklik med musen kan også bruges som genvejstast. Flyt en aftale. Bemærk at aftalen ikke fjernes fra dens oprindelige placering, før du har indsat den et nyt sted i kalenderen. De flag på aftalen der kan sættes manuelt (uden brug af sundhedskort). Hvis en mødekortsprinter er tilsluttet, kan du udskrive et mødekort til patienten. Flag Med flag kan patienten markeres som ankommet, i gang, afsluttet m.m. Hvis patienten kører sit sundhedskort igennem kortlæseren, markeres patienten automatisk som ankommet. 10 Bemærk at hvis et barn og en forælder er registreret som relaterede i WinPLC, og barnet har en aftale, men forælderen ikke har, kan forælderen, hvis barnets sundhedskort er glemt, i stedet køre sit eget kort igennem. Så bliver barnet registreret som ankommet.

11 Følgende flag kan vises på en patientaftale: Hvis patienten kører sit sundhedskort igennem kortlæseren, får aftalen automatisk denne ankomstmarkering. Hvis du markerer patienten ankommet vha. højrekliksmenuen, vises dette symbol. Hvis patienten har kørt sit sundhedskort igennem, vises dette symbol, når der er lavet en regning på patienten. Hvis du har markeret patienten som ankommet, vises dette symbol, når der er lavet en regning på patienten. Du kan også benytte disse genvejstaster til manuelt at registrere flag på aftalerne. Hvis du registrerer afbud eller udeblivelse på en patient, så vises dette også på aftalevinduet i journalen: Der er registreret afbud på aftalen. Der er registreret udeblivelse på aftalen. Filter Du kan vælge, om aftaler, der er markeret som afbud eller aflyst, skal blive stående i kalenderen, eller om de skal skjules (filtreres fra). Hvis du vælger at filtrere dem fra, så vises markeringen stadigvæk i aftalevinduet på journalen, men tiden vises som ledig i kalenderen og kan nemt tildeles til andre. Klik på filterikonet i øverste højre hjørne. Markér med flueben hvis aftalerne skal skjules. 11

12 Status Du kan markere en aftale med en status i form af et valgfrit bogstav/tal. Du kan markere en aftale med en status vha. Status i aftalens højrekliksmenu, eller du kan benytte genvejstasten S+ det ønskede bogstav/tal. Du kan opsætte, hvilke bogstaver klinikken ønsker at benytte. Så vises de i højrekliksmenuen inkl. deres betydning. Dette kan opsættes via menuen Vis indstillinger i kalenderens øverste højre hjørne. 12

13 Herefter vælger du punktet Statusser. Her kan du indtaste betydningen af de bogstaver/tal, som du ønsker at benytte. Klik herefter på Gem og luk (F10). Find øvrige aftaler for patient Her kan du få vist en liste over patientens tidligere og fremtidige aftaler. Fremtidige aftaler er markeret med fed. 13

14 Du kan vælge, om listen også skal vise aftaler, der har en privatmarkeret aftaletype. Hvis du højreklikker på en aftale, kan du også vælge at se aftalens historik (hvornår den er oprettet, evt. flyttet m.m.). Hvis aftalen er tildelt en aftaletype med en tilhørende farve, så vises farven her. Tider fra aftalebogen.dk Hvis en patient har anmodet om en aftale via aftalebogen.dk, så er dette markeret på tiden i kalenderen. Tiden kan stadigvæk godt tildeles andre, hvis du ønsker det. 14

15 For at se indkomne anmodninger skal du klikke på symbolet for aftalebogen.dk. Tallet i den røde cirkel viser, hvor mange anmodninger der venter. Når du klikker på ikonet for Aftalebogen, så åbnes en bjælke med anmodningerne. Du kan bladre imellem de forskellige anmodninger. Klik her for at gå til den ønskede tid i kalenderen. Du kan vælge at tildele tiden til patienten (husk at gå til tiden først, ellers tildeles patienten den tid, som cursoren står på/har markeret). Hvis du ønsker at afvise tiden klik på dette ikon. Et vindue kommer frem med et svar til patienten. Du kan komme til patientens journal i WinPLC via dette ikon. 15

16 Vælger du at godkende en tidsbestilling, kommer et nyt vindue frem. Her kan du se det svar, som sendes til patienten. Som standard sættes det svar ind, som står under frasen Aftalebog.Godkend i WinPLC. Men du kan selv oprette andre fraser, og så vælge et af disse svar i stedet for. Du kan vælge, om oplysninger vedr. telefon/mobil og fra anmodningen skal gemmes på patientens stamkort i WinPLC. Klik på drop down menuen for at vælge en anden frase som svartekst. Du kan vælge om patienten skal adviseres via eller sms. Bemærk om der er evt. advarsler vedr. aftalen. Klik til sidst på Godkend (F10) for at sende en til patienten. Vælger du i stedet at afvise tidsbestillingen, kommer følgende vindue frem. Her kan du se det svar, som sendes til patienten. Som standard sættes det svar ind, som står under frasen Aftalebog.Afvis. Men også her kan du selv vælge at benytte en anden frase i stedet for. 16

17 Klik på Afvis (F10) for at sende beskeden med afvisning til patienten. Standardsvar til patienten. Ønsker du at ændre i de standardsvar, som der sendes til patienten ved godkendelse eller afvisning af tidsbestillinger, så kan de ændres i WinPLC under pop in menuen Fraser (højre side). Klik på Ret for at rette i det markerede svar (frase) Disse fraser benyttes som standard til svar ved godkendelse/afvisning af tidsbestillinger. Du kan også oprette yderligere fraser, der kan vælges som svar. Klik på Ny for at få mulighed for at oprette en ny frase. 17

18 3. Introduktionsvideo Der ligger i kalenderen links til 2 forskellige instruktionsvideoer vedr. aftalekalenderen og dens funktioner. Disse kan findes via menuen i øverste venstre hjørne. 18

19 4. Genvejstaster Listen over genvejstaster i aftalekalenderen kan altid findes under Vis menu i øverste venstre hjørne. Håndtér aftaler 19

20 Redigér aftaler Navigér i kalenderen 20

21 Navigér i månedskalenderen Find en ledig tid Øvrige funktioner 21