Orienteringsskrivelse 3/2016 samt Varsling af ekstraordinær GF

Transkript

1 Orienteringsskrivelse 3/2016 samt Varsling af ekstraordinær GF Torsdag d. 10. november 2016 Kære andelshavere Denne orienteringsskrivelse fungerer både som orienteringsskrivelse og som en varsling af en ekstraordinær generalforsamling d. 25. januar Varsling af ekstraordinær generalforsamling Der afholdes ekstraordinær generalforsamling i i Beboerlokalet Hostrups Have 60, onsdag, d. 25. januar 2017 kl. 19:00 Dagsorden udsendes iht. vedtægternes bestemmelser. Formålet med den ekstraordinære generalforsamling er at bekræfte den ordinære generalforsamlings vedtagelse af vedtægtsændringerne til 11 stk 3 bortfald af bestyrelsens godkendelse af lejen ved fremleje af en andelsbolig Tillæg til 11 vedrørende udlejning via airbnb og tilsvarende 2.0. Drift, vedligeholdelse, andelshaver ansvar mv. 2.1 Ny driftschef Bestyrelsen orienterede i foråret 2015 om de tanker og idéer, der var om den fremtidige organisationsstruktur i bestyrelse og driftsorganisation. Konkretiseringen medførte dels at foreningen skiftede administrator til CEJ, og at der blev igangsat et projekt, hvis opgave det var at finde en permanent drifts- og administrationschef til afløsning af midlertidig driftschef Lars Schjerlund og midlertidig administrationschef Allan Andersen. Der kom mange gode ansøgninger. Efter en længere udvælgelses procedurer faldt valget på Jens Holm Fife. Jens Holm Fife er 59 år og kommer fra en stilling i bl.a. Holbæk Boligselskab, hvor han var driftschef for ca lejemål. Privat bor Jens med sin kone i Birkerød, med hvem han har fire døtre der på nær en alle er fløjet fra reden. Jens startede 8. november og kan træffes på Driftskontoret i den normale åbningstid. Vi byder Jens velkommen og ser frem til et godt og forhåbentligt langvarigt samarbejde. 2.2 Igangværende vedligeholdelsesprojekter

2 Bestyrelsen godkendte for et par måneder siden tre vedligeholdelsesprojekter, som efter en udbudsrunde nu er sat i gang. Den samlede pris for projekterne er ca. 2 mill. kroner. De tre projekter er: Understrygning af taget. Der vil i den kommende tid blive foretaget understrygning af taget plus diverse øvrige arbejder, der kan gennemføres, når der alligevel er en lift til stede. Diverse dækker over fastgørelse af løse tagsten og mursten, eftersyn/reparation af udluftningskanaler, oprensning af tagrender, rensning af det store ur med mere. Grundet understrygningen skal der være adgang til loftsrummene. I takt med arbejdets fremdrift vil der blive hængt opslag i de relevante opgange, så I kan se, hvornår I såfremt I har et loftrum skal sikre fri adgang til loftsrummet Rensning af faldstammer. Der er et stort behov for rensning af faldstammerne. Vi kan konstatere at nogle vandskader kunne være undgået, såfremt faldstammerne havde været renset. Det bliver de nu. I første omgang vil der blive renset et mindre antal rundt omkring i ejendommen. Dette sker for at vi og håndværkerfirmaet kan få en idé om, hvorvidt de 80 års gamle faldstammer kan holde til en rensning eller ej. Hvis der er for mange følgeskader, skal faldstammerne håndteres anderledes Udskiftning af kviste. Fem kviste er i så dårlig forfatning, at de skal udskiftes. Driftskontoret har derfor brugt en del tid på at finde ud af, hvordan det kan ske mest hensigtsmæssigt for beboeren og foreningen. Løsning rækker fra opbygning af den nye kvist fra bunden til udskiftning af kvisten efterfulgt af inddækning med videre. Prisforskellen er også vurderet, men vigtigst har været kvalitet og holdbarhed. Beslutningen er blevet, at kvistene udskiftes med moduler tilpasset den enkelte kvist, hvorefter der foretages inddækning. Dette vil for beboeren være den løsning, der indebærer de mindste gener og foreningen den mest økonomisk rentable Dokumentation af vinduer. Driftskontoret har påbegyndt en dokumentation af samtlige vinduer i ejendommen. Dokumentationen skal anvendes til at prioritere den løbende udskiftning. De vinduer, der er i en meget slem forfatning, indstilles allerede nu til udskiftning.

3 På nuværende tidspunkt er der en del vinduer, der grundet op til 8 ugers leveringstid bliver udskiftet, forhåbentlig inden jul. Men det kan desværre ikke garanteres Fastgørelse af potteplanter, altankasser mv. Som tidligere informeret om ved ophæng i opgangene mv. er det andelshavernes ansvar at potteplanter, altankasser og andre ting der står på altaner er forsvarligt fastgjort. Er dette ikke tilfældet skal tingene fastgøres eller fjernes omgående. Der konstateres jævnligt nedfaldne effekter (inkl. potteplanter) som bringer forbipasserende i livsfare. Dette gælder året rundt, men er særligt relevant nu når efteråret og vinteren melder sig, med storme og kastevinde. Så for dem der endnu ikke har fået bragt dette i orden opfordrer vi på det kraftigste til at få dette gjort dette med det samme! 2.5. Opsætning af stativ/hønsenet på altanerne Jf. foreningens husorden er det med undtagelse af altankasser ikke tilladt at fastmontere ting på altanerne, som kan ses ude fra. Der kan pt. ses flere større stativer/hønsenet opsat på altanerne. Hvis du har fastmonteret, et stativ/hønsenet eller andet på din altan, vil vi derfor bede dig om at afmontere dette, så altanen kommer til at fremstå original og i overensstemmelse med foreningens husorden Varsling af servicering og gennemgang af lejligheder I forbindelse med gennemførslen med dokumentationen af vinduerne (punkt 2.3.) vil driftskontoret komme forbi alle lejligheder. Som en del af dette besøg vil de udover at se på vinduerne gennemgå hvorvidt ovenstående forhold vedrørende fastgørelse af altankasser, opsætning af stativer på altaner samt maling af disse, er forhold der skal udbedres I den pågældende lejlighed. Se også punkt Er dette tilfældet vil du som andelshaver blive bedt om at udbedre det, og gøres dette ikke inden en fastlagt deadline vil driftskontoret udføre det på andelshaverens regning. Vi håber at alle vil være behjælpelige med at give driftskontoret adgang til lejlighederne, samt udbedre de forhold det er krævet på eget initiativ Status på skift af administrator Som bekendt overgik administrationen af Hostrups Have til CEJ Ejendomsadministration d. 1. august CEJ har en stor organisation til servicering af Hostrups Have med Rasmus Sørensen som primær kontakt. Så selvom Hostrups Have er en stor og kompliceret andelsboligforening udtrykker driftsorganisationen stor tilfredshed med CEJ s arbejde.

4 Der var en del parametre i spil ved valget af ny administrator. En af dem var et online system, hvor bestyrelse og driftsorganisation nemt kunne få adgang til al relevant information om andelshaverne, økonomien med meget mere. Allerede på nuværende tidspunkt kan vi konstatere, at systemet er en stor hjælp i dagligdagen. Samtidig oplever vi CEJ som fleksible, proaktive og professionelle i deres daglige håndtering af vores ejendom. Et af de andre kriterier i udvælgelsen af CEJ var, at den fremtidige administrator ikke måtte være inhabil i forhold til Nykredit. Derfor er det også med ærgrelse at bestyrelsen har modtaget besked om at CEJ nu har valgt en ny bestyrelsesformand, der samtidig er medlem af Nykredits bestyrelse. Bestyrelsen er I første omgang gået i dialog med CEJ for at se om der kan findes en acceptabel løsning på problemet Ny elevator serviceleverandør, VVS-firma og skadeservicevirksomhed Som led i bestyrelsens arbejde med at optimere driften i foreningen, har vi hen over sommeren skiftet elevator service leverandør, så det allerede nu er Dansk Elevator Service der varetager dette. Skiftet er sket gnidningsfrit og det forventes at dette vil nedbringe omkostningerne til servicering af vores elevatorer. Derudover har bestyrelsen efter en indhentning af flere VVS tilbud, valgt at opsige samarbejdet med Gravesen & søn VVS. Gravesen har været tilknyttet AB Hostrups Have i mange år, og bestyrelsen takker Michael Gravesen for det langvarige samarbejde. Fremadrettet varetages foreningens VVS behov af Christoffersen og Knudsens eftf. Vagttelefonen som Gravesen også har stået for i mange år blev per 1. oktober overtaget af skadeservicevirksomheden SSG, som en del af aftalen med CEJ Julearrangement Nu til noget potentielt og forhåbentligt lidt festligere. Som sædvanlig opstilles der et juletræ af kommunen i vores have. Juletræet skal som sædvanlig tændes den første søndag i advent, som i år falder søndag den 27. november. Bestyrelsen vil meget gerne bevilge et mindre beløb til godteposer, sodavand, øl med mere. Derfor søges der interesserede andelshavere, som sammen med et bestyrelsesmedlem kan stå for arrangementet lige fra planlægning over gennemførelse til afslutning. Interesserede kan sende en mail til bestyrelsesmedlem Birger Püschl på mail adressen birger@puschl.dk senest d. 15. november Uden interesserede andelshavere vil julearrangementet ikke blive gennemført Bestyrer til foreningens biblioteket søges Ken Haugaard, vores mangeårige bestyrer af foreningens velassorterede og velholdte bibliotek, ønsker at stoppe. Bestyrelsen ønsker først og fremmest at takke Ken for hans store indsats og arbejde til gavn for os alle i foreningen.

5 Ken vil I en kort periode endnu kunne varetage biblioteket, så dette overdrages bedst muligt til en evt. efterfølger. Skulle du have lyst til at varetage biblioteket fremadrettet må du gerne skrive til bestyrelsen@hostrupshave.dk hurtigst muligt. Varetagelsen består primært I at holde orden og sortere indkommende bøgers relevans for biblioteket Bestyrelseskandidater Som nævnt tidligere kan vi altid bruge nye kræfter i bestyrelsen. Vi er glade for nu at være oppe på tre kvinder i bestyrelsen, så der her er en god balance mellem kønnene. Aldersmæssigt er vi også rimeligt fordelt, om end gennemsnitsalderen de sidste par år er faldet en del. Det er jo altid godt med unge kræfter, men vil gerne opfordre beboere med lidt flere grå hår og måske en livssituation der giver mulighed for at påtage sig nogen af de større projekter til at melde sig. Alle kandidater er dog meget velkomne. Skulle man have lyst til at komme forbi og hilse på bestyrelsen forud for et bestyrelsesmøde er man velkommen til det. Det giver mulighed for at vurdere om det kunne være noget man selv har lyst til at deltage i. Selv syntes vi ikke vi er så farlige, og vi hygger os ganske godt når vi er samlet. Skriv på bestyrelsen@hostrupshave.dk hvis du vil høre mere, forud for generalforsamlingen i slutningen af april Nykredit status Efter den ekstraordinære generalforsamling i oktober meddelte bestyrelsen Nykredit via vores eksterne rådgivere, at det fremsendte finansieringstilbud var blevet forkastet af et overvældende flertal og at samme flertal samtidig havde tilbageført boligafgiften til 645 kroner per m 2. Nykredit har endnu ikke reageret på meddelelsen. Referat fra både den ekstraordinære generalforsamling og det forudgående infomøde er udsendt tidligere. I forlængelse af ovenstående er retsmæglingen med Nykredit som modpart formelt afsluttet. Som en konsekvens heraf forsætter SWAP retssagen alt andet lige med en forventet første instans afgørelse ved Københavns byret om ca. et år. Bestyrelsen i AB Hostrups Have