1 Godkendelse af referatet fra sidste møde.

Transkript

1 Referat Referat, bestyrelsesmødet den 29. marts 2016 Til stede: Tonny Bech, Sten Pedersen, Christian Sørensen, Linda Henriksson og Bjarne Olesen Fra Boligkontoret: Morten Køhlert Afbud: Asta Blok og Flemming Hansen Udsendt den: 31. marts 2016 Indhold cases/mdr61/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Meddelelse fra bestyrelsesmedlemmer Meddelelse fra forretningsfører Afdelingerne Eventuelt Næste møde Godkendelse af referatet fra sidste møde. Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Bilag: Referatet er tidligere udsendt. Referat fra den 17. februar gennemgået og underskrevet 2 Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Bilag: Revisionsprotokollen medbragt til mødet. Intet til behandling 3 Meddelelse fra bestyrelsesmedlemmer Konstituering af bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerede sig således: Formand: Tonny Bech Næsteformand: Bjarne Olesen Forretningsudvalg: Tonny Bech, Bjarne Olesen og Sten Pedersen side 1/6

2 Byggeudvalg: Tonny Bech, Bjarne Olesen og et medlem fra afdelingen der bygger. Råderetsudvalg: Tonny Bech, Bjarne Olesen og Sten Pedersen. (Bestyrelsen besluttede at der indføres nye retningslinjer/procedure for råderetsudvalget) Bestyrelsen henstilles til på det førstkommende bestyrelsesmøde, at sammensætte de repræsentanter der indgår i Boligkontoret repræsentantskab for I henhold til Boligkontorets vedtægter 3 stk. 8 kan organisationen udpege 5 medlemmer. Navnene bedes meddelt til direktionssekretær Lonny Malmstrøm på loma@bdk.dk eller på tlf senest d. 15. marts Tidligere er navnene indkaldt umiddelbart før det ordinære repræsentantskabsmøde, men det er besluttet at Boligkontoret løbende skal have et fuldt samlet repræsentantskab. Det vil lette tilmeldingen til de kommende møder. Udpegningen gælder for et år, og bestyrelsen vil fremover, en gang årligt, blive bedt om at udpege dens medlemmer. Det indstilles at bestyrelsen drøfter oplægget og indstiller 5 medlemmer til Boligkontoret Danmarks repræsentantskab Bestyrelsen besluttede at udpege følgende til Boligkontoret Danmarks repræsentantskab: Tonny Bech, Bjarne Olesen, Sten Pedersen, Christian Sørensen og Linda Henriksson. MK meddeler dette til Lonny Malmstrøm. 4 Meddelelse fra forretningsfører Boligselskabet Kolding har i dag 3 konti i Frøs Herreds Sparekasse 1 til organisationsbestyrelsen 2 til Skovhuset 3 til afdeling 2 afdelingsbestyrelse. Kontoerne er primært brugt af den tidligere formand samt af kasser i afdeling 2 i forbindelse med udlejning af fælleshuset. (Kontoerne er pt. lukket pga. formandsskifte) Det indstilles at bestyrelsen drøfter og beslutter fremtidig brug af disse 3 konti. Bestyrelsen ønsker ikke at bestyrelsesmedlemmer har disse konti og mener ikke at der er behov for disse 3 konti og besluttede at de derfor lukkes. Fremtidig håndteres de forskellige konti således: 1. organisations bestyrelsen indberetter km. via E pos såfremt der er brug for udlæg, kontaktes kontoret på Haderslevvej for overførelse af beløb hvorefter der afleveres bilag på forbrug. 2. Fælleshuset: fremtidige indbetalinger fra udlejninger i fælleshuset indbetales direkte til Boligkontoret Danmarks fællesforvaltning i Nordea bank indbetalinger mrk Afdelingsbestyrelser indberetter km. via Epos. Såfremt der er afdelingsbestyrelser der har brug for et udlæg følges samme procedure som ved organisationsbestyrelsen. 10 punks programmet Følg eller forklar rapport Det indstilles at bestyrelsen drøfter den udsendte rapport Følg eller forklar. Bilag: Rapporten Følg eller forklar 2015 udsendt til bestyrelsen inden mødet. Bestyrelsen gennemgik rapporten og tog den til efterretning Implementering af konfliktmæglerfunktionen Boligkontoret Danmark tilbyder konfliktmægling i sager mellem beboere, beboere og bestyrelsen og bestyrelsen imellem. Konfliktmægling kan være en effektiv måde at få ændret adfærden hos mennesker, når forståelser og fjendebilleder præger opfattelsen af naboen. Det skal bidrage til at øge trivslen i afdelingerne og samtidig bidrage til sparet tid på afdelingskontoret til behandling af tilbagevendende klager mellem to eller flere parter. Konfliktmægling kan tilbydes, når det ikke længere giver mening at skrive advarsler og klagebreve. Konfliktmægling tilbydes i hele landet. I dag varetages sagerne fra København men fra 1/ varetages sager på Sjælland og øerne fra København og sager i Jylland og på Fyn varetages fra Ribe. Alle sager indledes med en afdækning af konfliktens indhold og parter. Herefter besluttes om der er basis for et mæglingsmøde eller om sagens parter rådgives telefonisk hver for sig. side 2/6

3 En måned efter følges op på om konflikten er løst eller konfliktniveauet nedbragt. Prisen for rådgivning og/eller mægling er jf. prisbladet i kr. inkl. moms pr. time. Et forløb tager fra ca timer, inkl. indledende afdækning og efterfølgende opfølgning. Ved mæglingsmøder tillægges udgifter til transport og evt. tolkebistand. Transportudgiften udgør 566 kr. som er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Det anbefales at mæglingen kun kan rekvireres af boligkontorets ansatte på afdelingskontoret eller af selskabets bestyrelse, og dermed ikke af enkeltbeboere. Det kan drøftes om man lokalt ønsker at kun én af parterne kan rekvirere en mægler og i hvilke situationer. Det indstilles at boligselskabet beslutter hvorvidt udgiften til konfliktmægling pålægges afdelingen eller selskabet eller begge ud fra en fastsat fordelingsnøgle. afsætter et rammebeløb i selskabet- og eller afdelingernes budget til konfliktmæglingssager beslutter hvem der kan rekvirere konfliktmægleren vedtager retningslinjer for, hvornår konfliktmægleren rekvireres Bestyrelsen besluttede følgende: udgiften til konfliktmægling pålægges selskabet. Der afsættes beløb i selskabsbudgettet for 2017/18 da budgettet for 2016/17 er vedtaget i bestyrelsen og ikke ændres Konfliktmægler kan kun rekvireres af organisationsbestyrelsen efter forudgående indstilling på bestyrelsesmøder Bestyrelsen ønsker at behandle sagerne enkeltvis og der vedtages ikke egentlige retningslinjer. Implementering af Råd til husleje Projekt Stop udsættelser blev igangsat i 2011 i 5 af Boligkontorets selskaber. Projektet havde til formål at nedbringe antallet af udsættelser, som har store omkostninger både menneskeligt og økonomisk. Således koster én udsættelse i gennemsnit omkring kr. for boligselskabet. I projektets løbetid er antallet af udsættelser faldet med mere end 60% i de involverede boligselskaber, hvilket har medvirket til betydelige besparelser. På baggrund af den succesrate, blev der på sidste års repræsentantskabsmøde vedtaget en forhøjelse af administrationsbidraget med 30 kr. pr. lejemål til forankring af projekt Stop udsættelser. Det skal sikre at de gode erfaringer og metoder implementeres til gavn for alle vores boligselskaber. Formålet er, før som nu, at hjælpe så mange beboere som muligt, så de kan blive boende i deres bolig, og at undgå unødig tab på udsættelser for boligselskaberne. Tilbuddet forankres under navnet Råd til husleje. Råd til husleje dækker alle BDK s medlemsselskaber, og der tilbydes rådgivningsforløb til beboere i hele landet. I dag varetages sagerne fra København men fra 1/ varetages sager på Sjælland og øerne fra København og sager i Jylland og på Fyn varetages fra Ribe. Råd til husleje dækker også de boligselskaber, der gør brug af ekstern advokat. Det vurderes ikke at medføre en yderligere udgift for boligselskabet. Som led i forankringen er Råd til husleje blevet en integreret del af Boligkontoret Danmarks restancepolitik. Det betyder, at der som en del af Råd til husleje kan indgås afdragsordninger med beboere med restance på boligorganisationens vegne. I særlige tilfælde kan boligorganisationen dog vælge at fastholde ophævelsen af lejemålet, hvis der er øvrige forhold der taler for det. Sagsgangen i Råd til husleje 1. Screening Alle beboere, der modtager en ophævelse, bliver kontakt enten pr. telefon, mail eller brev for at afklare, om beboeren har behov for hjælp til at tackle huslejerestancen. 2. Basisforløb side 3/6

4 De beboere, som ikke allerede selv har en løsning, når rådgiverne kontakter dem, tilbydes rådgivning telefonisk eller pr. mail samt opfølgning efter behov. Rådgivningen kan også bestå i at etablere kontakt til netværk, kommune, bank, indgå afdragsordninger m.m. Screening og basisforløb er indeholdt i administrationsbidraget 3 Udvidet rådgivning Hvis rådgiverne vurderer, at et basisforløb ikke er tilstrækkeligt for at undgå, at beboeren bliver sat ud af sin bolig, eller at der opstår ny restance, så tilbydes beboeren et personligt forløb. Et personligt forløb består af, at beboeren tilbydes fysiske møder med rådgiveren for at få hjælp til at få overblik over lejers økonomi samt finde en løsning på boligsituationen. Udvidede rådgivningsforløb er uden for administrationsbidraget Udvidet rådgivningsforløb koster jf. prisbladet i 2016 kr. 6250,-inkl. moms pr. sag. Hertil kommer transportudgifter. Transportudgiften er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Prisen for transport er 566 kr. Herefter udgør den samlede pris pr udvidet rådgivningsforløb i inkl. moms og transport. Det indstilles at boligselskabet beslutter at Tage BDK s restancepolitik til efterretning, herunder at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje Godkende at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden Godkende at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden Bestyrelsen besluttede følgende: Der kan indgås afdragsordninger, efter gældende retningslinjer, med beboerne i forbindelse med Råd til husleje. Det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden Bestyrelsen ønsker at behandle eventuelle sager sagerne enkeltvis inder der tages beslutning om udvidet rådgivning da Boligselskabet Kolding allerede har et samarbejde med ByLivKolding via helhedsplanen i afdeling 2. Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere Rådgivningsfunktionen blev startet op i marts Det er en støttefunktion for kollegaer og bestyrelser, som har til formål at øge handleberedskabet i sager, hvor udsatte beboere skaber bekymring eller problemer i afdelingerne. Det kan være situationer hvor; der er tydelige tegn på at en beboer eller familie mistrives der er en beboer, der udviser en adfærd som kan skabe utryghed og mistrivsel i boligområdet der gentagne gange er klager over samme beboer/familie Sagerne håndteres som udgangspunkt lokalt i et samarbejde mellem bestyrelser, afdelingskontor, drift og kommunen. Rådgivningsfunktionen fungerer som faglig sparring i håndteringen af sagerne efter behov. Rådgivningsfunktionen tilbyder også at overtage sagerne i tilfælde, hvor man lokalt ikke kan komme længere eller hvor sagen tager mere tid end der kan bruges uden at det går ud over behandlingen af øvrige lejeres sager. I sådanne tilfælde overgives information til den boligsociale gruppe, som herefter vil handle på bekymringen ved at kontakte beboerens netværk og/eller kommunen for at sikre at den rette hjælp ydes. Rådgivningen er uden beregning, men vurderes det at være nødvendigt med et personligt møde, opkræves betaling for transporten. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning side 4/6

5 Rådgivning om at styrke det boligsociale samarbejde med kommunerne Den boligsociale gruppe tilbyder sparring og rådgivning omkring at styrke det strategiske samarbejde med kommunen på det boligsociale område. Formålet er, at blive endnu bedre til at handle på boligsociale problematikker inden de vokser og skader afdelingen både socialt og økonomisk. Rådgivningen er særlig aktuel i forbindelse med udarbejdelse af dokumentationspakken forud for styringsdialogen og i forbindelse med forhandling af flygtningeaftaler eller mere generelle boligaftaler med kommunen. Vi anbefaler derfor boligorganisationerne at drøfte afdelingerne igennem i god tid inden styringsdialogen med henblik på at identificere om der er afdelinger, hvor der er brug for en forstærket boligsocial indsats. Herefter kan den boligsociale gruppe kontaktes for en kort analyse af de udvalgte afdelinger og anbefalinger til, hvilke handlingsforslag, der kan drøftes med kommunen. Boligsocial gruppe kan også tilbyde at deltage i styringsdialogmøder eller øvrige samarbejdsmøder med kommunen på det boligsociale område, hvis selskabet ønsker det. Rådgivningsydelsen er uden beregning for selskabet, men hvis der køres ud til møder faktureres for kørselsudgiften. Der faktureres desuden for evt. udgifter til indhentning af boligsociale nøgletal fra Danmarks Statistik. For at styrke datagrundlaget er vi i gang med udviklingen af en model for monitorering af alle afdelinger med over 100 beboere. Når det er afgrænset til de afdelinger er det fordi det typisk er i de store boligafdelinger vi ser de boligsociale udfordringer koncentrere sig. Modellen er en samling og vægtning af en række data, der hentes såvel internt som hos Danmarks Statistik. Kvantitativ data er ofte et tungtvejende argument for at få et samarbejde i stand, og kan derfor være et meget anvendeligt værktøj for selskaber med én eller flere store afdelinger. Boligselskaberne vil modtage nærmere orientering om modellen og prisen, når den er færdigudviklet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Budgetmøder i afdelingerne for budgetåret Tirsdag den 7. juni, kl Den Gyldne Hane. Asta bestiller den Gyldne Hane 02 Onsdag den 8. juni kl Skovvejen 64 A, Fælleshus Afd. 08 Onsdag den 8. juni kl Skovvejen 64 A, Fælleshus 10 Tirsdag, den 24. maj kl Forsamlingshuset, Vestergade 12, Almind. Forsamlingshus bestilles 11 Onsdag den 18. maj kl. 19:00 Aktivitetscenter, Hechtsvej 5, 6052 Viuf Aktivitetscenter Svinget - Er bestilt 21 Torsdag den 12. maj, kl. 17:00 Fælleshuset Holbergsvej 2, 6000 Kolding 22 Mandag den 13. juni kl. 19:00 Fælleslokalet Baldersvej, 6000 Kolding Aftalt med afdelingsbestyrelsen side 5/6

6 24 Torsdag, den 26. maj kl.14:00 Fælleshuset Holbergsvej 2, 6000 Kolding 25 Tirsdag den 10. maj, kl. 12:00 Fælleshuset Engdalen, 6091 Bjert 5 Afdelingerne Intet til behandling 6 - Eventuelt Bjarne spurgte til om bestyrelsesmedlemmer er forsikret hvis de laver frivilligt arbejde i afdelingerne. MK undersøger dette. Udsættelse af lejer Skovvejen MK orienterede om sagen som er vundet i beboerklagenævnet (med en betinget opsigelse af lejer ved gentagelser) Bestyrelsen besluttede at fastholde sagen mod lejer som køres i boligretten såfremt lejer gør indsigelse mod opsigelsen. 7 Næste møde Næste møde finder sted: Bestyrelsesmøde tirsdag den 3. maj kl , Skovvejen 64 A Bestyrelsesmøde tirsdag den 14. juni kl Skovvejen 64 A Referent: Morten Køhlert side 6/6