INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 6. januar 2015 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 8. januar 2015, kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl. 17:00 18:40 a. Status på forvaltningsrevisionens mål i 2014 (O) * b. Revision af forvaltningsrevisionens mål for 2015 (B) * c. Status på strategiperioden (O) * d. Bestyrelsesseminar den januar (O) * e. Redegørelse fra styringsdialog 2014 (O) * f. Styringsdialog Favrskov Kommune den 20. januar 2015 (O) * g. Orientering fra udvalgene (O) * 2. Afdelinger kl. 18:40 18:50 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Revideret tidsplan tagetage afdeling 61 Chokoladen (B) * 3. Administration kl. 19:00 19:15 a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering kl. 19:15 19:20 5. Kommende møder kl. 19:20 19:25 a. Emner til næste møde, der holdes den 5. februar 2015 (B) b. Dialogmøde den 19. januar (O) * c. Mødeplan 2015 (O) * d. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Realisering af forvaltningsrevisionens mål i 2014 DATO 5. januar 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Målepunkt Mål 2014 Udmøntning Bem. Kvalitet af nybyggeri Antal nybyggerier, der ved etårseftersynet har kategori 3-fejl eller som har kategori 2-fejl på mere end to overordnede bygningsdele (niveau 2 i forvaltningsklassifikationen). Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje 3,0 3,0 3,0 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Underfinansiering af vedligeholdelsesplaner Anden kapitalfremskaffelse over en ti års periode kr. pr. m 2 A Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager - - 3,3 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Høj deltagelse 44% 52% 59% 40% Andel af beboerne der angiver at have deltaget i en eller flere beboerdemokratiske aktiviteter. Beboeres tilfredshed med beboerdemokratiet ,0 Årlig tilfredshedsundersøgelse B Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen 2,9 2,8 2,9 3,0 Årlig tilfredshedsundersøgelse blandt beboervalgte, skala 0-4. C Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær 3,3 3,4 3,2 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Kundetilfredshed med service fra administration 3,2 3,1 3,1 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Kundetilfredshed med information 3,1 3,2 3,2 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4.

3 Kundetilfredshed ved indflytning 3,2 3,2 3,3 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Kundetilfredshed ved fraflytning 3,3 3,2 3,2 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Hurtig genudlejning 72% 73% 56% 67% Andel af opsagte boliger, der er sendt i tilbud senest arbejdsdagen efter modtagelsen af opsigelsen. D Hurtig ekspedition af flytteopgørelser 62% 70% 61% 67% Andel, hvor gennemsnitlig tid fra synsdatoen til fremsendelse af endelig flytteopgørelse er maks. 5 uger. E Medarbejdertilfredshed 3,8 3,6 3,7 3,2 Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Sygefravær 7,5 7,1 7,9 8,0 Samlet gennemsnitligt antal sygedage. Score for God ledelse 3,3 3,3 3,3 3,0 Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. De ikke-realiserede mål kommenteres med følger: A. Niveauet for lånefinansiering af vedligeholdelsesplanerne er trods arbejdet med fremtidssikringsstrategier steget klart. Det skyldes, at der sideløbende er sket en kvalitetssikring af vedligeholdelsesplanerne, således at alle større arbejder på klimaskærm og installationer nu fremgår af alle vedligeholdelsesplaner. Samlet set er det erkendte renoveringsbehov altså steget markant, mens behovet for låneoptagelse i kraft af fremtidssikringsstrategierne er steget betydelig mindre. Det må forventes, at niveauet kan yderligere nedbringes i de kommende år. B. Spørgsmålet blev glemt i forbindelse med beboerundersøgelsen. Det skal dog påpeges, at det er svært at se målestokken og validiteten af spørgsmålet, hvorfor det næppe ville have været særlig produktivt alligevel. Det indstilles andetsteds, at målepunktet udgår fremover. C. Selv om niveauet er højere end nogensinde før, er bestyrelsens målsætning fortsat ikke opnået. Der er dog håb om at de igangsatte initiativer ifbm. fx afdelingsmøderne og i forlængelse af visionsdagen i Ree Park vil føre til yderligere forbedringer i de kommende år. Bestyrelsen bør andetsteds drøfte hensigtsmæssigheden i fortsat at lave denne måling set i lyset af den meget lave svarandel. D. Målet er ikke nået. Som bestyrelsen tidligere er orienteret om, synes det ensidige fokus på hurtigt at sende boliger i tilbud at være i strid med at yde byens bedste service. Derfor har administrationen i det forgangne år som bekendt nedprioriteret dette mål for i stedet at satse på god information til de boligsøgende og den hurtigst mulige genudlejning altså bedst mulig effekt, til forskel fra fokus på alene at sende det første tilbud hurtigt ud. 2/3

4 Målet foreslås ændret tilsvarende fremover. E. Målet om hurtig ekspedition af flytteopgørelser er ikke nået som følge af dels barselsorlov, dels opsigelsen af en nøglemedarbejder på funktionen. Tallene for november og december viser dog, at ekspeditionstiden nu er endnu kortere end ultimo INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. 3/3

5 NOTAT TIL PKT 1.a Resultat af kunde- og medarbejderundersøgelser 2014 DATO 5. januar 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Hvert år følger det som en del af konceptet for forvaltningsrevision, at der gennemføres undersøgelser af tilfredsheden hos henholdsvis beboere, afdelingsbestyrelser og medarbejdere. I det følgende præsenteres og drøftes disse resultater. 1. Beboere Som tidligere år er der udvalgt ca. 250 tilfældelige beboere, som har modtaget et spørgeskema på papir. I år er der dog to væsentlige forandringer: Dels har beboerne haft mulighed for at svare digitalt vha. en påtrykt QR-kode. Og dels har vi ved en sporing på spørgeskemaet haft mulighed for at rykke målrettet dem, der ikke har svaret. Samlet har det betydet en pænt forøget svarandel fra 21 pct. sidste år til 30 pct. i år. Det er et lidt lavt tal for den slags kundeundersøgelser, og det gør undersøgelsen mindre valid. Dog er der fortsat flere besvarelser end fx for afdelingsbestyrelsernes vedkommende, og det vil være muligt at bruge undersøgelsen, herunder ikke mindst tekstbemærkningerne, som fingerpeg om beboernes holdning til Boligkontoret Århus service. Der var som sidste år udlovet en gave blandt de indkomne svar. Stort set alle besvarelser deltog i lodtrækningen. 38 afdelinger var repræsenteret blandt svarene i år mod 27 sidste år, og med en rimelig repræsentativ fordeling, således at afdelinger med mange svar alle var relativt store afdelinger. For første gang var der besvarelser fra alle afdelinger med mere end 150 lejemål. Der måles generelt på fire parametre: Oplevet boligkvalitet ift. pris, tilfredshed med service fra administrationen, tilfredshed med service fra ejendomsfunktionærerne samt tilfredshed med information fra Boligkontoret Århus.

6 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1, ,0 0,5 0,0 Boligkvalitet vs. pris Service administration Service ejendomsfunktionær TIlfredshed med information Bortset fra administrationen er der tale om et marginalt fald fra sidste år, men ikke mere end der må siges at være statistisk usikkerhed på en undersøgelse som denne. Alle ligger således på eller over de mål, organisationsbestyrelsen har sat på 3,0 (skala 0-4) på alle parametre. Dertil kommer mange gode konkrete kommentarer og rigtig mange roser til specielt ejendomsfunktionærerne. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Boligkvalitet vs. pris Administrationens service Ejendomsfunktionærs service Information fra Boligkontoret Århus Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds 2/8

7 I år spurgtes der tillige til, om man ville anbefale Boligkontoret Århus til andre, hvilket hele 99 pct. svarede ja til! Endelig spørges til, om beboeren efter en vurdering har deltaget i én eller flere beboerdemokratiske aktiviteter det seneste år. I 2014 angiv 59 pct. dette mod 52 pct. i 2013 og 44 pct. i Det er dog et tal, der må tages med ganske mange forbehold. 2. Afdelingsbestyrelser Medlemmer af afdelingsbestyrelser og udvalg er blevet spurgt til forskellige aspekter af deres oplevelse af servicen fra administrationen. Undersøgelsen er annonceret på BKÅ Portalen, og alle formænd og udvalgsansvarlige er kontaktet med anmodning om at opfordre medlemmer af bestyrelse hhv. udvalg til at deltage i undersøgelsen. For det flertal af afdelingxx@bkaa.dk-adresserne, hvor der automatiske videresendes til alle afdelingsbestyrelsens medlemmer, har disse fået direkte besked. Der er tillige udsendt en rykker midtvejs i forløbet. Besvarelsen er anonym, og det kan derfor ikke afgøres, fra hvilke afdelinger der er afgivet besvarelser, eller for den sags skyld om personer har afgivet flere besvarelser. Det kan ses af visse af besvarelserne, at der også er tidligere men ikke længere medlemmer af afdelingsbestyrelserne, der har afgivet besvarelser. En del af besvarelserne afslører, at det ikke er administrationen, men fx udvalg, organisationsbestyrelse eller AARHUSbolig, der evalueres. Samlet set er der afgivet 70 besvarelser (svarende til lige godt ¼), hvilket er et klart fald fra de tidligere år, hvor svarprocenten har ligget over 30. Selv ikke de pct. har været særlig imponerende, når det tages i betragtning, at det er en veldefineret målgruppe, der er udpeget til et særligt hverv. Pålideligheden af undersøgelsen er derfor ringe, og det må formodes, at der er en systematisk skævhed ift. dem, der har oplevet problemer i samarbejdet. Bestyrelsen bør derfor overveje alternative metoder til at afdække holdninger og ønsker til servicen blandt de beboervalgte og at følge op på disse. Det kunne fx ske ved at etablere en fokus- eller følgegruppe af engagerede beboervalgte, som med jævne mellemrum drøftede udviklingen i Boligkontoret Århus i en mere dialogorienteret form. I det omfang, der fortsat skal gennemføres spørgeundersøgelser, kan det overvejes at gøre det fx hvert andet år for på den måde at undgå at træthed over undersøgelsen betyder færre besvarelser. Tolker man alligevel på besvarelserne, viser de en samlet tilfredshed på godt 2,9 (skala 0-4), hvilket er højere en tidligere år, men stadig ikke på det niveau på 3,0, som bestyrelsen har fastsat i relation til forvaltningsrevisionen. Svarene for 2014 (orange) og 2013 (blå) fordeler sig således på kategorier: 3/8

8 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Der ses pæne forbedringer på ganske mange områder, men specielt ift. medarbejderes deltage på afdelingsmøderne er der iflg. besvarelserne behov for forbedring. Dette stemmer imidlertid godt overens med de initiativer, der allerede er besluttet, hvor der som udgangspunkt tilknyttes en medarbejder (alternativt et bestyrelsesmedlem) til hvert afdelingsmøde, så flere møder dækkes af medarbejdere, og så de pågældende i god tid kan forberede sig på afviklingen af mødet. Der afstemmes til næste år også tydeligere forventninger med afdelingsbestyrelsen ift. fx dirigentrollen og fremlæggelse af budget, hvilket ses af kommentarerne er en problemstilling flere steder. Endvidere ses der af nogle af kommentarerne, at der ønskes arbejde med kommunikation særligt i relationen mellem inspektør og afdelingsbestyrelse, hvilket i forvejen er en del af udløberne af visionsdagen i Ree Park. I år blev der til yderligere belysning af holdningerne spurgt til en række udsagn med følgende resultat: 4/8

9 Administrationen får forslag og ønsker fra beboervalgte omsat til virkelighed Beboervalgte får for meget information fra Boligkontoret Århus Beboervalgte får for lidt information fra Boligkontoret Århus Jeg har en god dialog med min afdelings nøglemedarbejdere i administrationen Meget enig Enig Hverken enig eller uenig Uenig Meget uenig Af disse besvarelser ses flere ting. Dels er det en meget lille del af de adspurgte der oplever problemer med dialogen med nøglemedarbejderne i administrationen. Det ses også, at flere oplever succes end fiasko med omsætning af ønsker og ideer til virkelighed. Men den sidste pointe illustrerer måske meget godt vanskeligheden i dette, nemlig at ønsker og ideer blandt afdelingsbestyrelsernes medlemmer er vidt forskellige: Selv om undersøgelsen peger på, at der er en svag overvægt af respondenter, der ønsker mere information fra Boligkontoret Århus, er der også en del, der mener, man får for meget information. Handlingsrettet bør der fortsat arbejdes efter et højt informationsniveau til de beboervalgte, men det må også erkendes, at ønsker og behov er meget forskellige. Endelig spurgtes der i undersøgelsen også til, hvor de beboervalgte særligt oplevede, at Boligkontoret Århus har udviklet sig positivt på siden fusionen i Her blev der særlig peget på fremtidssikring som et vigtigt punkt, men også dialog og beboerdemokrati samt på en tredjeplads kommunikation. Det tyder på, at der også ift. de negative af ovenstående bemærkninger har været et fokus på at udvikle organisationen i den rigtige retning. 5/8

10 Medarbejdere Alle medarbejdere har fået tilsendt en opfordring til at deltage i en tilfredshedsundersøgelse. Svarandelen er som tidligere på ca. ¾, hvilket er ganske tilfredsstillende. Undersøgelsen er anonym dog identificeres den pågældendes nærmeste leder, da der samtidig gennemføres en lederevaluering af denne. Overordnet set fastholdes det overordentlig høje tilfredshedsniveau, idet den samlede tilfredshed med at være ansat i Boligkontoret Århus er 3,7 (skala 0-4). Til sammenligning var niveauet 3,6 i 2013 og 3,7 i ,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0, /8

11 Samtidig fastholdes vurderingen af nærmeste leder på 3,3, nøjagtig som i 2012 og I undersøgelsen spørges tillige til tilfredshed med arbejdsopgaver, som også fastholdes på 3,3. Der er mindre variationer mellem medarbejdergrupperne. 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 Arbejdsopgaver Ledelse Samlet tilfredshed 1,0 0,5 0, Ejendomsfunktionær Administrationen Boligsocial medarbejder Overordnet set underbygger undersøgelsen, at bestyrelsens ambition om at være en attraktiv arbejdsplads, i høj grad er opnået. Der følges nærmere op på undersøgelsen i virksomhedsnævnet. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. Det indstilles, at der følges op på undersøgelserne på følgende måde: Resultatet af beboerundersøgelsen og undersøgelsen vedr. afdelingsbestyrelser omtales på BKÅ Portalen. Beboerundersøgelsens overordnede resultater omtales i en artikel i Kvarteret. De (mange) konkrete medarbejdere, der bliver rost skal have direkte besked. Alle bemærkninger i beboerundersøgelsen om fysiske forhold sendes til den relevante inspektør og varmemester med kopi til afdelingsbestyrelsen. Øvrige tiltag af fx social karakter i den enkelte afdeling sendes til afdelingsbestyrelse med kopi til varmemester. 7/8

12 Resultaterne af alle undersøgelser drøftes i virksomhedsnævn med særlig vægt på medarbejderundersøgelsen. Der arbejdes videre med indsatserne vedr. kommunikation og samarbejde, som blev udviklet på baggrund af visionsdagen om samarbejde mellem folkevalgte og medarbejdere. Der arbejdes videre med initiativerne vedr. afdelingsmøder. Det indstilles endelig, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om i hvilken form man fremover ønsker at afdække og følge op på afdelingsbestyrelsernes og udvalgenes oplevelser af og ønsker til service fra administrationen (samt organisationsbestyrelse og udvalg). 8/8

13 NOTAT TIL PKT 1.b Revision af forvaltningsrevisionens mål for 2015 DATO 5. januar 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I overensstemmelse med årshjulet skal organisationsbestyrelsen justere målsætningerne for forvaltningsrevisionen for 2015 for at have et redskab til løbende at følge op på de strategiske indsatser i løbet af året. Målsætning Parameter Mål 2014 Mål 2015 Målepunkt Bem. Kvalitet af nybyggeri Antal nybyggerier, der ved etårseftersynet har kategori 3-fejl eller som har kategori 2-fejl på mere end to overordnede bygningsdele (niveau 2 i forvaltningsklassifikationen). A Din fremtidssikrede bolig Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Lånefinansiering i vedligeholdelsesplaner 2015 Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager 3,0 3,0-3,0 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala Anden kapitalfremskaffelse over ti års periode kr. pr. m ,0 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Varmeforbrug i afdelingerne Gennemsnitligt samlet graddagekorrigeret varmeforbrug i afdelingerne (hvor relevant) kwh/m 2. B Fællesforbrug i afdelingerne Gennemsnitligt elforbrug i fællesarealer i afdelingerne (hvor relevant) - konto Indeks 2012 = 100. C

14 Målsætning Nytænkning af beboerdemokratiet Byens bedste service Attraktiv arbejdsplads Parameter Mål 2014 Mål 2015 Målepunkt Høj deltagelse Antal deltagende personer på ordinære afdelingsmøder. Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Kundetilfredshed med service fra administration Kundetilfredshed med information Kundetilfredshed ved indflytning Kundetilfredshed ved fraflytning Hurtig genudlejning Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Medarbejdertilfredshed 2,9 2,8 2,9 3,0 3,0 Årlig tilfredshedsundersøgelse blandt beboervalgte, skala ,3 3,4 3,3 3,0 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala ,2 3,1 3,1 3,0 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala ,1 3,2 3,2 3,0 3,0 Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala ,2 3,2 3,3 3,0 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala ,3 3,2 3,2 3,0 3,0 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala ,1 34,1 33,2-33,0 Gennemsnitligt antal dage fra opsigelse til modtagelse af kontrakt. 62% 70% 61% 67% 67% Andel, hvor gennemsnitlig tid fra synsdatoen til fremsendelse af endelig flytteopgørelse er maks. 5 uger. 3,8 3,6 3,7 3,2 3,2 Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Sygefravær 7,5 7,1 7,9 8,0 8,0 Samlet gennemsnitligt antal sygedage må ikke overstige 8. Score for God ledelse 3,3 3,3 3,3 3,0 3,0 Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Bem. D E F De forskellige mål ovenfor, der er ændret, kommenteres herunder: A. Der bliver ingen 1-årsgennemgang af nybyggeri i /3

15 B. Der opstilles et mål for, hvor meget det samlede varmeforbrug i afdelinger med fællesmåler højest skal være på pr. m 2, korrigeret for årets graddage. Her skulle beboeradfærd samt forbedring af installationer og isolering m.m. vise sig. C. Der opstilles et mål for, hvor meget det samlede elforbrug i fællesarealer i afdelinger, hvor dette er relevant, højest skal være. Her skulle forbedringer af fælles belysning osv. vise sig. D. Der har hidtil været målet på, om beboerne i beboerundersøgelsen selv oplevede, at de har deltaget i en beboerdemokratisk aktivitet. Det er en måling med rigtig mange usikkerhedsfaktorer, men fra 2014 er der lavet en optælling på afdelingsmøderne, så fremover vil der være tale om en faktisk optælling af antallet af fremmødte personer på afdelingsmøderne. E. Det bør drøftes, om målet for de beboervalgtes tilfredshed med servicen fra administrationen skal opretholdes ud fra en række indvendinger: Selv om det er en veldefineret målgruppe, er der meget få og stadig færre der besvarer undersøgelsen, som dermed er meget lidt valid. En del af besvarelserne afslører, at det ikke er administrationen, men fx udvalg, organisationsbestyrelse eller AARHUSbolig, der evalueres. Spørgsmålet er, om beboervalgtes tilfredshed i det hele taget er et validt mål for nytænkning af beboerdemokratiet. Alternativt kunne det overvejes, at man i stedet afdækkede og agerede på afdelingsbestyrelsernes holdninger og ønsker ved at etablere en fokus- eller følgegruppe af engagerede beboervalgte, som med jævne mellemrum drøftede udviklingen i Boligkontoret Århus i en mere dialogorienteret form. F. Målet ændres fra at være et mål for, at opsagte lejemål sendes hurtigt i tilbud (proces) til at de lejes hurtigt ud (resultat). Det afspejler også, at der indimellem er brug for lidt længere tid til fx at afgøre den præcise genudlejningsdato afhængig af fx behov for istandsættelsestid. Derudover udgår målet for beboernes tilfredshed med beboerdemokratiet, da det er svært af se validiteten af dette mål. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og vedtager de tilpassede mål for forvaltningsrevisionen i Det indstilles derudover, at målene evt. justeres, når det strategiske fokus for de kommende år er fastlagt. 3/3

16 NOTAT TIL PKT 1.c Evaluering af strategi DATO 30. december 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Tilblivelsen Organisationsbestyrelsen vedtog primo 2012 et strategisk grundlag for Boligkontoret Århus for perioden Det strategiske grundlag bestod af fire dele: En formulering af boligorganisationens mission en beskrivelse af virksomhedens kerneopgave relativt uafhængigt af tid og sted: Boligkontoret Århus bygger og udlejer tidssvarende boliger i gode lokalmiljøer med højt serviceniveau og aktivt beboerdemokrati En gentagelse af værdigrundlaget fra fusionsmaterialet: Attraktiv fordi den muliggør gode hjem med et højt serviceniveau i attraktive boliger Demokratisk fordi den prioriterer inddragelse, deltagelse og reelle handlemuligheder Social fordi den prioriterer det boligsociale arbejde og det sociale liv i afdelingerne Fremtidsorienteret fordi den prioriterer energi, miljø, sundhed og tryghed i boligerne Kompetent fordi den er en fagligt velfunderet arbejdsplads med tilfredse og engagerede medarbejdere Der blev ikke formuleret et egentligt langsigtet mål eller vision for Boligkontoret Århus. Der blev derimod udpeget tre sideordnede strategiske indsatsområder: 1. Byens bedste service 2. Nytænkning af beboerdemokratiet 3. Din fremtidssikrede bolig Inden for disse tre indsatsområder blev der udpeget et særligt fokus år for år: 1. Byens bedste service Udvikling af og opfølgning på servicemål

17 Forbedret information til beboere og boligsøgende Forbedring af organisationens brugervenlighed, fx ift. tilgængelighed, onlineservices mv. 2. Nytænkning af beboerdemokratiet Retænkning af beboerdemokrati en ny definition på og målsætning for succesfuldt beboerdemokrati, herunder pilotprojekter om nye deltagelsesformer Branding af beboerdemokratiet information om mulighederne og deling af succeshistorier Afdelingsmødet nytænkning af afdelingsmødet, bl.a. vha. IT m.m. 3. Din fremtidssikrede bolig Bæredygtighed energistrategi, indeklima og miljø Renovering plan for opgradering af den gamle boligmasse Visioner for nye boligtyper råderet, sammenlægning af boliger m.m. Det strategiske grundlag (minus værdierne) blev på bestyrelsens seminar i februar 2012 sammenfattet med følgende figur(der efterfølgende blev justeret af bestyrelsen til ovenstående): 2/8

18 Dette strategiske grundlag blev senere godkendt på repræsentantskabsmødet i maj Det strategiske grundlag var en videreudvikling af visionen for administrationsselskabet Boligkontoret Århus vedtaget i 2011 som lagde vægt på: Attraktive boliger til konkurrencemæssige priser Byens bedste service Bedst på initiativer til at holde en lav flytteandel Understøtter og arbejder udviklende med beboerdemokratiet Har forhold for medarbejderne som er attraktive socialt og fagligt. Implementeringen Implementeringen af det strategiske grundlag blev på målniveau knyttet op på boligorganisationens nye koncept for forvaltningsrevision, således at der blev sat mål og konkrete målsætninger målemetoder, som skulle følge op på, om de overordnede mål blev nået. Målene er som hovedregel effekt- eller resultatmål, som altså måler om et givet ønsket resultat er opnået, snarere end proces- eller indsatsmål, som er mål for at der er et eller andet, der skal gøres, og hvor der således styres på indsatser og implementering snarere end på mål og strategi. Det var en naturlig følge af bestyrelsens implementering af god almen ledelse, hvorefter bestyrelsen hovedsagelig skal sætte mål for, hvor man gerne vil ende, og følge op på deres realisering, mens de konkrete initiativer for at realisere målene som hovedregel udvikles af de relevante fagpersoner i den professionelle organisation. Bestyrelsen har som minimum i august og januar hvert år fulgt op på realiseringen af de løbende mål i forvaltningsrevisionen, og de er hvert år i januar justeret en anelse, således at målemetoder i få tilfælde er ændret og enkelte mål er tilføjet eller fjernet fra opfølgningsværktøjet. Udover de generelle mål hvor der blev fulgt op pr. kalenderår blev der jf. figuren ovenfor sat ét særligt mål hvert år for hver af de tre indsatsområder, som gjaldt for perioden mellem repræsentantskabsmøderne, således at der var to forskellige cykler med opfølgning og afrapportering og to forskellige tidshorisonter. Det står ikke helt klart, om realiseringen af disse mere procesorienterede mål i virkeligheden ville være opnået alligevel med forfølgelsen af de generelle resultatmål. Implementeringen af en strategi er en meget kompleks proces, som både handler om at udvikle de konkrete initiativer baseret på den relevante faglige viden, og at skabe en naturlig, fælles forståelse blandt alle medarbejdere og folkevalgte for hvad der er vigtigt at prioritere. Der har således pågået en stærk kulturformende proces i hele boligorganisationen med de tre indsatsområder som omdrejningspunkt, hvor der til stadighed er rettet ledelses-, kommunikations- og ressourcemæssig fokus på de strategiske mål. Det er en langvarig proces at flytte menneskers bevidsthed og arbejdsprocesser, men som det ses nedenfor, er arbejdet begyndt at bære frugt. Derudover er der iværksat utallige initiativer i samarbejde mellem administrationen, ejendomsfunktionærerne, organisationsbestyrelsen, udvalgene og eksterne samarbejdspartnere som har skullet underbygge realiseringen af de tre overordnede mål. Der er alene oplistet et udsnit at disse, som dog illustrerer, at det har været nødvendigt at investere betydeligt af både tid, penge, medarbejderressourcer og opmærksomhed i beboerdemokratiet i disse. 3/8

19 Din fremtidssikrede bolig Frikøb af ni afdelinger fra hjemfaldsklausuler til Aarhus Kommune Information og efteruddannelse af afdelingsbestyrelser vedr. fremtidssikring Udarbejdelsen og vedtagelsen af fremtidssikringsstrategier for 90 pct. af afdelingerne Udarbejdelse af strategi for nybyggeri Udarbejdelsen og vedtagelsen af energistrategi for Boligkontoret Århus Gennemførsel af energisyn og implementering af energisynsrapporternes anbefalinger i hovedparten af Boligkontoret Århus afdelinger Tilpasning af beslutningsforslag til afdelingsmøder, så energikonsekvenserne belyses og der opstilles alternativer, hvor dette er meningsfuldt Løbende rådgivning i Kvarteret om energioptimerende adfærd Indkøb og implementering af energiaflæsnings- og optimeringssystemet MinEnergi Efteruddannelse af medarbejdere vedr. energioptimering PCB-screening af alle relevante afdelinger i Boligkontoret Århus i samarbejde med Teknologisk Institut Gennemgang, systematisering og kvalitetssikring af alle vedligeholdelsesplaner, således af alle større fornyelser af installationer og klimaskærm fremgår løbende i al fremtid Udarbejdelse af informationssite på websiden om råderet Næsten alle afdelinger med finansieret råderet har nu ensartede vilkår og den bredest mulige adgang til finansiering af råderetsarbejder i afdelingens egne midler Langt flere afdelinger har nu givet adgang til lån i egne midler til råderetsarbejder Byens bedste service Introduktion af butleren Bo som symbol og konstant påmindelse om ambitionen for både medarbejdere og kunder Ombygning af kundeserviceområde i administrationsbygningen med henblik på den bedst mulige serviceoplevelse Udarbejdelse og vedtagelse af kommunikationsstrategi for Boligkontoret Århus Implementering af kommunikationsstrategi blandt medarbejderne i Boligkontoret Århus Omlægning af Boligkontoret Århus websider med fokus på service, flere selvbetjeningsmuligheder, brugervenlighed og kommunikationsstrategiens målsætninger Gennemgang af alle standardskrivelser fra Boligkontoret Århus i lyset af kommunikationsstrategien Udvikling og implementering af tegninger, ikoner og piktogrammer til brug i serviceorienteret kommunikation Gennemførsel af omfattende analyse af indflytningssituationen med dybdegående interviews med en række indflyttere med henblik på optimering af serviceoplevelsen Udarbejdelse af koncepter for løbende kundeundersøgelser ved indflytning, fraflytning, renoveringssager og råderetssager samt indarbejdelse af rutiner i bl.a. chefgruppe og virksomhedsnævn for fokus og opfølgning herpå Udvikling af servicekodeks for håndværkere i Boligkontoret Århus Gennemførsel af to medarbejderdage om service for alle ansatte Udvikling af servicemål og principper for god service under medvirken af medarbejderne Fornyelse af hele kommunikationen med indflyttere, herunder det skriftlige materiale, der udleveres Implementering af NemID ifbm. dokumentation for studieaktivitet Efteruddannelse af frontmedarbejdere til at kunne yde en langt bredere service af kunderne i Boligkontoret Århus 4/8

20 Indkøb og implementering af nyt telefonsystem for at mindske ventetid m.m. Arbejde med telefon- og kundeservicekultur i administrationen Offentliggørelse af alle medarbejderes telefonnumre Indkøb og implementering af SMS-service Udrulning af digitaliseringsstrategi Gennemførsel af projekt ivarmemester i samarbejde med EG DataInform og Aarhus Universitet og efterfølgende implementering af mobil it-platform til ejendomsfunktionærer Nytænkning af beboerdemokratiet Omlægning af al den væsentligste kommunikation ifbm. afdelingsmøderne indkaldelser, budget, vedligeholdelsesplan, regnskab og forslag med henblik på størst mulighed enkelhed, forståelighed og fokus på det væsentlige Øget support til afdelingsbestyrelser, der selv ønsker at gennemføre møderne bl.a. med indførsel af dirigentmappe, dirigentkursus og livlineordning Nyt koncept for udarbejdelse af forslag til afdelingsmøderne tydeligere formulering af afstemningstema, bedre belysning af konsekvenserne, klarere oplistning af huslejekonsekvenser m.m. Udvikling af informationssite om beboerdemokrati Udarbejdelse af informationsfolder om beboerdemokratiet Deltagelse i udviklingsprojekter med Aarhus Universitet om IT-anvendelse i beboerdemokratiet Visionsforløb om samarbejde mellem professionelle og beboervalgte Målopfyldelsen Det kan være vanskeligt at svare entydigt på, i hvor høj grad de strategiske målene er nået. Det hænger i høj grad sammen med, hvor klart disse mål er formuleret. Din fremtidssikrede bolig Resultaterne i målingerne iht. forvaltningsrevisionen peger tydeligt på, at der opnået klare resultater vedr. fremtidssikringen, ligesom der er iværksat en række temmelig banebrydende initiativer. På alle parametre er der i årene opnået tilfredsstillende resultater, som har været stabile eller er blevet løbende forbedret over strategiperioden: Parameter Målepunkt Resultat 2014 Kvalitet af nybyggeri Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Antal nybyggerier, der ved etårseftersynet har kategori 3-fejl eller som har kategori 2-fejl på mere end to overordnede bygningsdele (niveau 2 i forvaltningsklassifikationen). Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala ,0 1 Underfinansiering af Opgørelse anden kapitalfremskaffelse pr. m 2 ultimo værdi for 2014 kendes pt. ikke. 2 Værdi for 2014 kendes pt. ikke. 5/8

21 Parameter Målepunkt Resultat 2014 vedligeholdelsesplaner 2015 Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager Vedtagelse af fremtidssikringsstrategier 2014 Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala ,3 Andel afdelinger, hvor der ultimo 2014 er vedtaget fremtidssikringsstrategi 90 pct. De gode resultater skal ses i relation til de relativt klare mål og den store fokusering på området fra såvel den politiske som den administrative ledelse. Byens bedste service Også vedr. byens bedste service er der opnået klare resultater som har været stabile eller voksende over strategiperioden og der er en tydelig sammenhæng med de Parameter Målepunkt Resultat 2013 Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Kundetilfredshed med service fra administration Kundetilfredshed med information Kundetilfredshed ved indflytning Kundetilfredshed ved fraflytning Hurtig genudlejning Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Udvikling af servicemål Uddybende information til boligsøgende på afdelingernes hjemmesider, herunder link til AAR- HUSbolig Forbedret kommunikation omkring selve modtagelsen af den nye beboer i afdelingen. Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Årlig kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Løbende kundetilfredshedsundersøgelse, skala 0-4. Andel tilbud udsendt senest dagen efter modtagelse af opsigelse Andel flytteopgørelser fremsendt senest frem uger efter synsdatoen. 3,4 3,1 3,2 3,2 3,2 73% 70% Gennemført Gennemført Gennemført Også vedr. servicemålsætningen har der været klare mål og klar ledelsesmæssig prioritering og ydermere er der løbende indkommet målinger og synspunkter, som har kunnet bidrage til stadig forbedring af servicen og et stadigt fokus fra ledelsens og medarbejdernes side. 6/8

22 Nytænkning af beboerdemokratiet Resultaterne vedr. nytænkning af beboerdemokratiet er også udmærkede, men er noget mere varierende end de to øvrige områder. Parameter Målepunkt Resultat 2013 Høj deltagelse Beboeres tilfredshed med beboerdemokratiet Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen Informationssite om beboerdemokrati Mindst 40 % af beboerne angiver at have deltaget i en eller flere beboerdemokratiske aktiviteter. Årlig tilfredshedsundersøgelse blandt beboervalgte, skala 0-4, november måned. 52% - 2 2,8 Gennemført Det hænger formodentligt meget nært sammen med, at det ikke er lykkedes at opstille noget i nærheden af en klar definition på, hvad det er for et beboerdemokrati, der skal nytænkes, og hvad succeskriteriet for nytænkning er. Der er både i udvalg og organisationsbestyrelse et væld af forskellige holdninger til succeskriterier bl.a.: Deltagelse i afdelingsmøder Deltagelse i andre aktiviteter Styrkelse af netværk i afdelingen Information Viden om beboerdemokrati Dialog og debat Graden af konsensus Gennemsigtighed i beboerdemokratiet Tilfredshed blandt medlemmer af afdelingsbestyrelser og udvalg Mulighed for at stille forslag Hvem der faktisk tager initiativ Samtidig er implementeringen af dette indsatsområde (på nær web og afdelingsmøder) i vid udstrækning lagt i beboerdemokratiet snarere end i administrationen, hvilket er naturligt set i lyset af emnefeltet, men som alt andet lige giver et mere ujævnt fokus. Hvor implementeringen af din fremtidssikrede bolig og byens bedste service således er nået ganske langt, er det mere uklart, hvor succesfuld implementeringen af nytænkning af beboerdemokratiet har været. Formen Inden organisationsbestyrelsen beslutter det strategiske fokus for den kommende periode er der en række andre erfaringer, der vil være væsentlige at holde sig for øje: 7/8

23 Det er godt med forankring i forvaltningsrevision, som giver mulighed for løbende at få overblik over fremskridtet i implementeringen. Modellen er blevet fremhævet særdeles positivt af såvel Boligkontoret Århus revisor som af Aarhus Kommune, og konceptet er stillet til rådighed for flere andre boligorganisationer, som har taget det til sig. De årlige strategiske mål har været svære at håndtere sammenlignet med de løbende mål i forvaltningsrevisionen. De gør det sværere at bevare overblikket. I stedet kunne der iværksættes særlige initiativer i de enkelte år disse bør måske besluttes i forbindelse med den årlige strategiopfølgning på januarmødet. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager oversigten og analysen til efterretningen og lade ajourføringen af Boligkontoret Århus fokus for den kommende strategiperiode tage udgangspunkt heri. 8/8

24 Velkommen til den januar 2015 i helikopteren med fokus på mål og veje til målene 17. december 2014

25 Kære bestyrelse Program: Vi vil gerne invitere jer til to spændende dage, hvor vi sammen skal tage temperaturen på den strategi, som vi har styret ud fra gennem de sidste par år vi skal have et fælles sprog og en holdning til, hvad vi mener, når vi fx siger byens bedste service, og vi skal have lavet en vision og et overordnet mål og det skal vi nå på to dage. Vi glæder os til en dejlig dag med god energi i jeres selskab. Dagen faciliteres af PrimusMotor, der også har assisteret os, da vi udarbejdede strategien sidst. Eventuelle afbud til Mette senest den 8. januar Mange hilsner Søren og Morten Fredag den 23. januar Kl Kl Kl Kl Kl Kl Kl Ankomst og check in Hotel Sabro Kro Viborgvej 780, 8471 Sabro Opstart Morten og Søren i den varme stol hvad er der sket siden sidst? trends og tendenser Hvad siger fremtiden om boligformer, selvbetjening, familiemønstre, frivillighed og service v/fremtidsforsker Anne Skare Nielsen Spørgsmål og en debat af det vi har hørt ifht. de nuværende strategiske indsatser Der arbejdes med visionen og det overordnede mål Opsamling og opvarmning til lørdagen Lørdag den 24. januar Kl Kl Kl Vi mødes i plenum Der arbejdes med strategien ud fra visionen og målet (fredagens arbejde) Afrunding og evaluering hvad er næste step? PrimusMotor ejes og drives af Malene Stub Selmer, som stiftede firmaet i Malene har en baggrund både som leder og direktionsassistent - hun er igangsætter, netværker og en vedholdende driver. Hun lever og ånder for at skabe projekter, der kommer ud over rampen, og kan hjælpe til at gøre mennesker myndige og tage ejerskab i sit professionelle virke indenfor innovation, konceptudvikling, turisme og oplevelsesøkonomi. Malene har bl.a. en uddannelse som proceskonsulent og en master i design og ledelse af kreative processer. Strategi taktik praktisk Overblik, vision, værdier, retning, de hensigter vi har. Værktøjer, styring, fokusområder, sådan gør vi det. Detaljen, passionen, ydelsen/produktet til kunden, vi gør det.

26 Mødereferat Aarhus Kommune Børn og Unge Styringsdialog 2014, Boligkontoret Århus Mødedato: 2. december 2014 Mødetid: Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra Boligorganisationen: Formand Søren Høgsberg Næstformand Henrik Autzen Direktør Morten Homann Økonomichef Carl Danielsen Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Trine Birk Camilla Maria Nielsen Claus Bo Jensen MTM-CBM/Grundsalg og Støttet Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Sagsnr. 13/ Journalnr. Sagsbeh. Claus Bo Jensen Telefon Direkte telefon Fax cbj@aarhus.dk På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale 1. Baggrund I 2014 er der for fjerde år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune.

27 Som et led i styringsdialogen skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Pr. 1. januar 2012 er der sket en fusion mellem administrationsorganisationen Boligkontoret Århus, Boligforeningen Vesterbo, Boligforeningen BO83 og Boligforeningen Højbo med det fortsættende navn Boligkontoret Århus, i det følgende benævnt BKÅ. Grundlaget for dialogen var derfor årsregnskab 2013, som er organisationens 2. regnskabsår. Drøftelserne tog i øvrigt udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, diverse notater, årsregnskab 2013, årsberetning, spørgeskema, protokollat, boligforeningens hjemmeside mv. Den årlige redegørelse er et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil der derfor kun være den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet: 2. Økonomi, drift og administration 2.1 Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Årsregnskab 2013 Årsregnskab 2012 Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål Egenkapital kr. pr. lejemål Den likvide del af dispositionsfond og arbejdskapital overstiger benchmark i styringsrapporten. Egenkapitalen vurderes at være på et pænt gennemsnitligt Aarhus-niveau. Årsregnskabet udviser et overskud på 2,9 mio. kr. Beløbet er tilgået arbejdskapitalen.

28 Driftsresultatet, der i forhold til budget 2013 overrasker positivt, har baggrund i større gebyrer, byggesagshonorarer end budgetteret. Arbejdskapitalen er fuld likvid. Den samlede dispositionsfond er i 2013 forøget med ca. 3,2 mio. kr. Den likvide del af dispositionsfonden er på 34,2 mio. kr. - et uændret niveau i forhold til Der er bevilget tilskud på 6,6 mio. kr. finansieret af dispositionsfonden (8,9 mio. kr. i 2012). Der er i 2013 ydet tilskud til såvel frikøb af hjemfaldsklausuler såvel som forbedringsarbejder i afdelingerne. Der er i regnskabsåret realiseret et lejetab på 543 t.kr. i (643 t.kr. i 2012), som finansieres over dispositionsfonden. Lejetabet der er fordelt på 16 afdelinger, skyldes primært ledige erhvervslokaler (90%). Med virkning fra 2014 skal afdelingerne af tab på fraflytning kun dække 316 kr./m2 pr. lejemålsenhed af egne henlagte midler. Dispositionsfonden dækker hvad der ligger derudover. Det yderligere træk på dispositionsfonden forventes i 2014, at blive omkring 1 mio. kr. Tilgangen (brutto) til dispositionsfonden som følge af udamortiserede lån var i 2013 på 17,9 mio. kr. (mod 14,9 mio. kr. i 2012). Stigningstaksten forventes de kommende år at være på samme niveau. Det tilstræbes at undgå at komme under minimumskravet til dispositionsfonden. Kravet til likvid dispositionsfond er fra 2013 forhøjet til kr. pr. lejemålsenhed. Kommer BKÅ under dette niveau skal afdelingerne betale bidrag til dispositionsfonden. Dette kan undgås ved at bevilge tilskud fra arbejdskapitalen i stedet for dispositionsfonden eller finansiere via egen trækningsret. Generelt anses organisationens nuværende konsolidering for passende. Som følge af udamortiseringen af visse afdelingers oprindelige lån vil der de kommende år være en nettotilvækst til dispositionsfonden på ca. 1 mio. kr. om året. I forbindelse med kommende budgetlægninger vurderes, om der konkret kan være behov for tilskud fra dispositionsfonden til afdelingerne. Der kan være tale om: Tilskud til vedligeholdelsesplan (i vurderingen indgår lejens størrelse, afdelingens beliggenhed mv.) energitilskud Driftstilskud (kun undtagelsesvis)

29 Revisors likviditetskontrol udviser overskydende likviditet på 23 mio. kr. BKÅ foretager ikke udlån af egenkapitalen men afdelingerne låner af egne midler (henlæggelser) i det omfang der er overskydende likviditet i afdelingernes vedligeholdelsesplanlægning. Der fastlægges konkrete lånegrænser for de enkelte afdelinger. Der var overvejelser også om udlån af organisationens egenkapital. BKÅ er bevidst om, at såvel udlån af egne midler som udlån af organisationens egenkapital belaster likviditeten. Der har været foretaget en analyse af BKÅ s pengestrømme og arbejdsgange og der er peget på en række områder hvor der kan hentes besparelser hjem til afdelingerne. Når besparelserne er fuldt indfasede vil de udgøre en halv mio. kr. om året. Boligorganisationen har i årets løb forrentet afdelingernes mellemregninger med 1,3% BKÅ oplyste, at 257 mio. kr. er overladt tre kapitalforvaltere, Danske Bank, Nordea og Sydbank. Det oplystes, at de tre kapitalforvaltere havde mandat til at agere indenfor en varighed (som risikobegreb) fra 1 til 5. BKÅ havde ved udgangen af 2012 en bankbeholdning 3,3 mio. kr. 2.2 Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed (styringsrapport) Årsregnskab 2013 Årsregnskab 2012 Administrationsbidrag kr. pr. lejemål (netto)administrationsudgift kr. pr. lejemål Administrationsbidraget svarer til benchmark i styringsrapporten. Afvigelse mellem administrationsbidraget som opgjort i budgettet skyldes flere indtægter i form af byggesagshonorarer mv. end forventet. 2.3 Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Punktet var et tema i styringsdialog Ved brev af 24. maj 2013 har BKÅ udførligt redegjort for status på henlæggelser. I afdelinger med årlige henlæggelser under Aarhus-gennemsnit var der en del ek-

30 sempler på, at vedligeholdelsesplanerne ikke var fuldt finansierede af henlæggelser. Henlæggelserne til planlagt vedligeholdelse er derfor hævet med ca. 10% i gennemsnit i både 2013 og Beboerdemokratiet har i det forløbne år arbejdet med området i overensstemmelse med øverste myndigheds vedtagne mål om at fremtidssikre boligerne. Vedligeholdelsesplanerne er bearbejdet siden dialogmødet Dette arbejde er sket i tæt samarbejde mellem administration og afdelinger, således at beboerdemokratiet har været inddraget i prioriteringer af hvilke arbejder, der skal udføres og hvornår. Oversigt over henlæggelserne, udarbejdet af BKÅ viser henlæggelsernes udvikling i perioden 2015 til De årlige henlæggelser for samtlige afdelinger er jævnt stigende indtil I dialogmødet 2013 fremlagdes oversigter over vedligeholdelsesplanernes samlede arbejder indtil Disse oversigter er yderligere bearbejdet i Samlede byggeudgifter er steget med 304 mio. kr. fra 2013 til oversigten mens der kun har været behov for ca. 35 mio.kr. yderligere realkreditlån. Dette skyldes, at der i planperioden er indregnet jævnt stigende henlæggelser indtil BKÅ oplyste, at der fortsat er udfordringer i nogle afdelinger og, at afdelingsbestyrelserne søges inddraget mest muligt i det videre arbejde. Kommunen bemærkede i denne sammenhæng, at det fremgår af afdelingsskemaerne, at enkelte afdelingers opsparede henlæggelser kun består af årets henlæggelser. Kommunen havde ikke yderligere bemærkninger til punktet men bemærkede, at BKÅ har haft en professionel tilgang til udfordringen omkring henlæggelser. 2.4 Forvaltningsrevision BKÅ har i forbindelse med fusionen udarbejdet et nyt koncept for forvaltningsrevisionen. I dette koncept for forvaltningsrevisionen er indarbejdet det nye strategiske grundlag for organisationen, der omfatter følgende indsatsområder: Byens bedste service Din fremtidssikrede bolig Nytænkning af beboerdemokratiet.

31 Med udgangspunkt heri er der udarbejdet nye forretningsgange og målsætninger i BKÅ. Der er i 2013 udarbejdet rapport om opfyldelse af en lang række målsætninger for organisationen. Rapporten er behandlet af foreningsbestyrelsen i overensstemmelse med reglerne herom. Den udførte forvaltningsrevision har ikke fra revisors side givet anledning til bemærkninger. Kommunen bemærkede, at forvaltningsrevision forekommer velintegreret i organisationen. 2.5 Årsregnskab 2013 Årsregnskabet for Boligkontoret Århus, er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati BKÅ oplyste, at der strategisk er fokus på at udvikle og styrke demokratiet. Dette er ikke en opgave, der kan færdiggøres indenfor et tidsrum men er et punkt, der kontinuerligt må arbejdes med. Generelt set er det målet at øge interessen for beboerdemokratiet. I den forbindelse, er der taget initiativer bl.a. i forhold til information og kommunikation. For at højne den beboerdemokratiske deltagelse er der arbejdet med at tiltrække flere beboere til afdelingsmødet. Senest er udført følgende tiltag: Indkaldelser til afdelingsmødet gjort mere levende og nærværende Forenklet budget/vedligeholdelsesplan med bl.a. grafiske virkemidler Forkortet og revideret dirigentmappe, der anvendes som køreplan for det gode afdelingsmøde Indarbejdet forenklinger i forhold til det materiale, der udarbejdes til det årlige afdelingsmøde og kursusudvalget har afviklet dirigentkursus. Der er 7 aktive udvalg, der udover det rent faglige sigte, har til formål at aktivere flest mulige beboere i beboerdemokratiet

32 Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder relevante mødereferater fra såvel repræsentantskabsmøder som hovedbestyrelsesmøder. Det bemærkedes i øvrigt, at referaterne udmærker sig ved en stor grad af læsevenlighed og derfor giver beboerne reel mulighed for at gøre sig bekendt med de beslutninger, der tages på organisationsbestyrelsesniveau. Det er fortsat målet fra foreningsbestyrelsens side er, at afdelingerne bliver selvkørende på afdelingsmøderne dvs. uden tilstedeværelse fra foreningsbestyrelse eller administration - men der er samtidig forståelse fra BKÅ s side for, at dette kræver en længere indkøringsproces. Generelt set er beboerdemokratiet ifølge oplysningsskemaerne velfungerende. Det fremgår af oplysningsskemaerne, at der p.t. er 5 afdelinger uden afdelingsbestyrelser. Det fremgår endvidere, at 8 afdelinger har et mindre velfungerende beboerdemokrati. 3. Renoveringer 28 afdelinger er omfattet af større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer. Afd. 23 og 44 er omfattet af fysiske helhedsplaner støttet af Landsbyggefonden. Det fremgår af oplysningsskemaerne for afdelingerne, at vedligeholdelsesstanden er rimelig i langt de fleste afdelinger. Det fremgår af oplysningsskemaerne, at 6 afdelinger har væsentlige vedligeholdelsesmæssige problemer. Afdelingerne er omfattet af igangværende initiativer. 4. Diverse BKÅ indgår aktuelt i tre boligsociale helhedsplaner: Herredsvang, Frydenlund og Vandtårnsområdet. BKÅ oplyste, at de boligsociale helhedsplaner finansieres via tilskud fra hovedorganisationen men, at indsatsen i Møllevangen historisk set