Høring over bekendtgørelse om tekniske krav og forskrifter for tinglysningssystemet

Transkript

1 Justitsministeriet Slotsholmsgade København K Att. Lennart Houmann Høring over bekendtgørelse om tekniske krav og forskrifter for tinglysningssystemet Den finansielle sektor har modtaget udkast til bekendtgørelse om tekniske krav og forskrifter for tinglysningssystemet i høring med frist for bemærkninger senest 2. september Sektoren har nedenstående kommentarer til det forelagte udkast. 31. august 2009 Finansrådets Hus Amaliegade København K Telefon Fax Tidsmæssige og tekniske udfordringer Det bemærkes ligesom i vores seneste høringssvar, at det ikke kan forventes, at ændringer modtaget så tæt på opstart af digital tinglysning kan nå at blive tilrettet i systemer og dokumenter inden 8. september Det har endvidere været en udfordring at gennemføre tilfredsstillende høring hos medlemmer, da de færreste har haft ressourcer til at se ordentligt på udkastet til bekendtgørelsen så tæt på opstart både pga. den korte høringsfrist, og fordi de netop nu har rigeligt travlt med implementeringsopgaver relateret til digital tinglysning. Vi tager derfor forbehold for, at der kan komme yderligere kommentarer til både den tekniske bekendtgørelse og bekendtgørelsen om tinglysning i tingbogen, hvor vi i sidstnævnte især havde udfordringer med bilagene. mail@finansraadet.dk Kontakt Tine Brynjulfsson Direkte tib@finansraadet.dk Journalnr. 722/22 Dok. nr v1 Generelle kommentarer: Vi har behov for afklaring af følgende, som ikke fremgår af bekendtgørelsen. Hvordan man får rettet fejl i tingbogen (se dog kommentar til 30 nedenfor). Hvor hurtigt Tinglysningsrettens motor er forpligtet til at sende meddelelser (hvad er retsvirkningen fx hvis abonnementsmeddelelse om berammet tvangsauktion ikke sendes før 1 uge efter auktionen, fordi det har været nedprioriteret af DSS). Hvordan ekspeditioner prioriteres i tilfælde af et delvist systemnedbrud m.m. Vil træk af tingbøger blive prioriteret på lige fod med anmeldelser, tvangsabonnementer osv. Det er afgørende for den finansielle sektor, at vi kan trække tingbogsoplysninger, idet det er starten på enhver boligsag. Vi skal jo kende aktuel prioritetsstilling, før vi kan gå i gang med at lave nye pantebreve, påtegninger på bestående etc. Præcist hvornår vi taler om og hvornår vi taler om system-til-system opkoblingen, og/eller hvornår vi taler om

2 begge dele samtidig. Dette kunne måske løses ved en generel kommentar i retning af, at detailbestemmelserne i bekendtgørelsen er de vilkår, som gælder for men der kan være aftalt andre tekniske specifikationer og vilkår for brugere, som er opkoblet til Tinglysningsrettens system via en system-til-system opkobling. Abonnementsordningen bør fremgå, herunder hvilke pligter afsender og modtager har. Side 2 Ad 2, stk. 1: Det fremgår, at Tinglysningsretten foretager kontrol af de tilknyttede digitale signaturer. Det ønskes præciseret, om tilknyttede betyder, at alle signaturer kontrolleres, uanset om de er nødvendige eller ej for tinglysningen. Vi har fået oplyst af Domstolsstyrelsen, at alle signaturer kontrolleres, men at der skelnes mellem, om signaturerne er relevante for tinglysningen, i forbindelse med godkendelsen, jf. stk. 2. Se kommentarer nedenfor. Ad 2, stk. 2: Det fremgår af bestemmelsen, at kan den digitale signatur tilknyttet et anmeldt dokument ikke godkendes, kan der ikke ske tinglysning. Det ønskes præciseret, at dokumentet vil blive tinglyst, hvis alle tinglysningsrelevante rollers signaturer er valide, og at evt. invaliditet af signaturer, som ikke er tinglysningsrelevante, alene medfører en bemærkning, hvilket vil være i overensstemmelse med Domstolsstyrelsen anvisninger af, hvordan systemet kommer til at fungere. De ikke tinglysningsrelevante roller er fx ægtefælle og kautionist. Med hensyn til ændringen i formuleringen fra "valideres" til "godkendes" i hhv. første og anden version af udkastet, skal vi anmode om at få følgende bekræftet. At det skal forstås således, at hvis den digitale signatur var valid på det tidspunkt, hvor dokumentet blev signeret, så skal der foretages en reel prøvelse, således at tinglysning ikke afvises, alene fordi den digitale signatur ikke er valid på anmeldelsestidspunktet. Ad 3: Der står, at man ikke må ændre dokumentet, efter der er sket digital signering. Der mangler en henvisning til, at man skal kunne ændre det, der er angivet i 13, stk. 1. Ad 4, stk. 1: Det bør præciseres, at "Tinglysningsrettens meddelelser" dækker tinglysningssvar til anmelder, kopi af tinglysningssvar til separatadresserne (modtager af mail), abonnementssvar og tvangsabonnementer. Som det står nu, kan det tolkes i retning af, at det kun er Tinglysningssvaret. Vi formoder i øvrigt, at sætningerne "Meddelelsen signeres med rettens digitale signatur. Rettens signatur skal opfylde kravene i 1, stk. 1", medfører, at tinglysningssvaret låses med en digital OCES-signatur, som henvist

3 til i 1, stk. 1, og at det sikrer, at tinglysningssvar gives i et format, som er låst, og tekst dermed ikke kan ændres efterfølgende. Side 3 Ad 4, stk. 2: Af bestemmelsen fremgår det, at Tinglysningsretten vil sende meddelelse om tinglysning med almindelige post i tilfælde, hvor Tinglysningsretten af tekniske grunde ikke har mulighed for at sende meddelelsen elektronisk. Generelt er det en noget overraskende udmelding i forhold til, at vi taler om et i øvrigt 100 procent digitalt projekt. Det giver anledning til en række spørgsmål og udfordringer, som ikke tidligere har været relevante i forhold til den rent digitale løsning. Vi går ud fra, at det gælder ALLE typer af meddelelser fra Tinglysningsretten jf. ovenstående definition - og ikke kun tinglysningssvar. Hvordan vil Tinglysningsretten sende et fysisk brev, når man på "supplerende mailmodtager" alene kan oplyse en mailadresse? Der er ikke mulighed for at indtaste en postadresse. Hvis supplerende mailadressemodtager alligevel skal have tinglysningsrettens meddelelse pr. mail, bør det være muligt også at sende en e- mail til anmelder. Ved at bruge almindelige post frem for stiller man kunder, der bliver ramt af en teknisk fejl i Tinglysningsrettens system dårligere end kunder, hvis tinglysning kører igennem. Det skyldes, at forsendelse med postvæsenet forsinker sagen - og dermed fx tidspunktet for frigivelse af provenu, garantiprovisionens størrelse o.s.v. Hvis et brev ikke kommer frem til modtageren, så vil dette ikke blive identificeret, før modtageren efterspørger svaret. En mail, som bliver afvist hos modtageren, vil altid give en systemmeddelelse tilbage fra modtagerens postserver til afsender om, at mailen af den ene eller anden grund ikke er nået frem til modtager. Vi går ud fra, at tinglysningssvaret fra Tinglysningsretten forsynes med stempler og underskrifter eller anden formel identifikation, så vi kan sikre, at det reelt er et originalsvar fra Tinglysningsretten, når vi i Finanssektoren modtager et tinglysningssvar på papir fra en kunde/formidler. Ad 5: Vi gør opmærksom på, at skabeloner på Tinglysningsrettens portal er en ting, og de konkret definerede XML-skemaer i løsningen er noget andet. Der sker det, at det strukturerede skærmbilledeforløb (skabelon) på udfylder et/flere definerede XML-skemaer i takt med, at det gennemløbes automatisk. Det bør fremgå, at dokumenterne skal udfærdiges i henhold til de snitflader, som DSS udstiller, og de deri definerede XML-skemaer. XML er uden yderligere specifikation et meget bredt begreb, som kan give indtryk at, at man stort set kan gøre, hvad som helst. Ad 11, stk. 2: Det ønskes præciseret, hvor meddelelse om, hvilken længste periode Tinglysningsretten eventuelt har fastsat for kladder i etl, skal fremgå.

4 Side 4 Ad 12, stk. 1: Det fremstår, som om digital signering kun kan ske i underskriftsmappen på portalen. Vi skal anmode om også at kunne aflevere digitalt signerede dokumenter direkte via system-til-system løsningen. Dette kunne gøres ved at tilføje et "kan", så ordlyden bliver: "Den digitale signering af et dokument, der skal anmeldes til tinglysning, kan foretages i underskriftsmappen." Ad 12, stk. 2: Det anføres, at "Personnumre og CVR-numre for personer og virksomheder, der skal kunne underskrive dokumentet, skal angives." Det forekommer uklart, om det samtidig er et helt nyt krav om, at der på dokumentniveau for en virksomhed, som skal signere via tegningsberettigede, altid skal angive både CVR-nr. på virksomheden PLUS CPR-numre på den/de medarbejderes, som kan tegne firmaet. Hidtil har det været muligt i løsningen, enten at angive de konkrete CPR-nr., som skal underskrive eller blot angive, antal mulige tegningsberettigede uden at anføre CPR-nr. på de pågældende. Begge muligheder ønskes fastholdt. Ad 13, stk.1: Ifølge testversionen af tinglysningssystemet kan man også ændre hvem, der skal modtage meddelelse om tinglysningen pr. mail. Det skal indarbejdes som et punkt 3 under 13, stk. 1, da det er afgørende for sektorens setup i forhold til modtagelse af svar fra andre end pengeinstitutter. Vi savner endvidere angivelse af, at også afgiftskasse og -erklæringer er supplerende oplysninger, som efterfølgende kan tilknyttes et dokument i underskriftsmappen. Ofte vil oplysningen om tinglysningsafgiftens faktiske størrelse ikke være kendt på det tidspunkt, hvor realkreditpantebrevet dannes og placeres i underskriftsmappen. Der er derfor behov for at kunne anføre denne oplysning efterfølgende. Det bør indarbejdes som et punkt 4. Denne mulighed er vital for den finansielle sektor og er allerede teknisk mulig i system-til-system løsningen. Ad 15, stk. 2: Det fremgår, at et dokument slettes automatisk 6 måneder efter det er lagt i Underskriftsmappen. Det bør tilføjes, at der forinden skal være sendt en advisering til anmelder/udfærdiger af dokumentet. Der har tidligere været talt om en advarselsadvisering til anmelder/udfærdiger 14 dage før 6 måneders fristen udløber. Ad 16: Med den nuværende formulering antages det, at alle bilag kan lægges i bilagsbanken. Vi er dog bekendt med, at der har været et udkast til en liste, som omhandler, hvilke bilag der må lægges i bilagsbanken, og hvilke der skal fremsendes i original. Hvis denne liste skal anvendes, bør den opdateres og vedlægges denne bekendtgørelse som bilag. I modsat fald går vi ud fra, at alle bilag kan lægges i bilagsbanken.

5 Side 5 Ad 18, stk. 1: Det har hele tiden været meldingen, at der foretages en prøvelse af dokumentet, som om der skulle foretages en tinglysning, og at anmelder får besked om, hvad resultatet ville være blevet, såfremt der var foretaget en egentlig anmeldelse. Dette er hele formålet med prøvetinglysningen. Det harmonerer imidlertid ikke med angivelsen i 3. punktum om, at det ikke fremgår af tilbagemeldingen, hvorvidt dokumentet ville have fået retsanmærkninger. Vi formoder derfor, at angivelsen i 3. punktum er fejlagtig, og at den slettes. Tilsvarende gælder stk. 2, hvor det fremgår, at en prøvetinglysning ikke tager højde for, at der p.t. er et anmeldt dokument, som er udtaget til manuel prøvelse. Det burde blive oplyst i en prøvetinglysning. Hvis reglen i stk.2 fastholdes, vil den, der prøvetinglyser et dokument få en formodning om, at dokumentet umiddelbart kan tinglyses uden problemer. Det betyder endvidere, at vedkommende afskæres mulighed for at kontakte Tinglysningsretten for at få oplyst, hvad der ligger i køen og potentiel vil spærre for tinglysning. Det dokument, som er udtaget til manuel prøvelse og derfor udløser kø for yderligere tinglysninger, kunne fx. være et salgsog pantsætningsforbud. Denne vigtige information vil i så fald først blive modtaget, når dokumentet fremsendes til endelig tinglysning. Både Tinglysningsretten og den finansielle sektor vil kunne spare megen tid, hvis dette sker allerede ved prøvetinglysning. Ad 19, stk 1: Det fremgår, at "Systemopkoblingen skal godkendes af retten." Det bør fremgå, hvilke formelle krav der stilles. Alternativt kunne der henvises til, hvor man som potentiel system-til-system bruger kan finde de regler, som skal opfyldes for at blive godkendt som system-til-system bruger af tinglysningssystemet. Ad 20 stk. 3: Da e-nettet ikke er storkunde hos SKAT, vil e-nettet ikke kunne blive godkendt til systemopkobling. Dette er særdeles kritisk, da det betyder, at hele finanssektoren ikke kan kobles op til tinglysningssystemet, da transaktioner går via e-nettes system. Vi foreslår, at det løses ved en tilføjelse til paragraffen. Noget i stil med, at "operatører af systemer, på vegne af...ligeledes kan godkendes", da e-nettet alene administrerer en fælles gennemstillingsløsning for den finansielle sektor. De enkelte institutter er selv storkunder og opfylder således kriteriet. Det er et problem, når en formidler som e-nettet skal leve op til dette krav, e-nettet jo ikke selv tinglyser, ikke selv har brug for at håndterer egne afgiftsbetalinger og derfor heller ikke noget behov for at være registreret som storkunde. Det samme kunne gælde en række øvrige ITsystemleverandører/netværksservices, som kunne komme til at optræde i en tilsvarende rolle nu eller i fremtiden.

6 Side 6 Ad 21, stk. 2: Det fremgår, at administrator har adgang til hos Tinglysningsretten at registrere de medarbejdere i virksomheden, som skal kunne benytte systemopkoblingen. Vi har behov for en præcisering af, hvad det egentlig betyder. Hvis der tænkes på system-til-system-løsningen, så giver det set fra vores side ikke umiddelbart mening, at der kan/skal registreres medarbejdere hos Tinglysningsretten, da det vil være institutternes interne retningslinier og legaliseringer, der styrer, hvem der har/får adgang til at benytte system-tilsystem-løsningen på det pågældende instituts vegne. Er der fortsat behov for bestemmelsen bør det præciseres, at der er tale om en mulighed man KAN benytte. Ad 21, stk. 4(5): Der er to stk. 4. Det fremgår af den, som burde hedde stk. 5, at Tinglysningsretten fastsætter regler om de tekniske krav, som systemopkoblingen skal opfylde. Det bør tilføjes, hvor og hvornår kravene offentliggøres. Ad 25: Domstolsstyrelsen har givet tilsagn om, at de er villige til at håndtere og kontrollere dokumenter påført digitale signaturer for ægtefælle og kautionist/er, selv om disse ikke er tinglysningsrelevante roller. Det er specielt på sigt meget væsentligt for sektoren, at denne rettighed bevares, hvilket også er hjemlet i adgangsbekendtgørelsen. Vi har derfor den holdning, at 25 bør afspejle denne mulighed evt. via en henvisning til den konkrete i adgangsbekendtgørelsen Ad 28, stk. 2 & 3, punkt 4: Det ønskes præciseret, hvilke af institutternes egne data institutterne må koble sammen med tingbogsoplysninger. Ad 29, 2. punktum: Hvis personnumre aldrig kan videregives, bør det overvejes, om der skal vendes om på rækkefølgen af angivelsen af personnumre og adresser. Således at det sikres, at bestemmelsen ikke læses således, at det kun er personnumre, hvor der er navne- og adressebeskyttelse, der ikke må videregives. Generelle bemærkninger til kapitel 6 ( 30-37): Det virker som om loven primært forsøger at beskrive sikkerheden indenfor rammerne af Tinglysningsretten/Domstolsstyrelsen/CSC, uden hensyn til, at løsningen for digital tinglysning indgår i en noget større sammenhæng. Det bør derfor tages stilling til, om der skal stilles krav til web-opkoblinger til portalen, opkobling fra system-til-system brugere ud over den formelle godkendelse. Dette kunne eventuelt ske ved en henvisning til, hvor sådanne regler vil kunne findes.

7 Derudover er det flere steder vanskeligt at vurdere, om der er tale om en instruktion, som kun gælder internt i Tinglysningsretten/Domstolsstyrelsen, eller om det er nye og måske ukendte krav til løsningen. For eksempel fremstår 36 som en ren intern statistik, medens 37 synes at kunne anvendes både ind og eksternt. Det er således flere steder vanskeligt præcist at læse, om en given bestemmelse er ren internt eller om det også er noget, som vi i sektoren skal forholde os til. Dette bør fremgå tydeligt. Side 7 Samtidig bemærkes, at der i bekendtgørelsen står, at der skal fastsættes instrukser, skal fastsættes retningslinjer, skal indgås en skriftlig aftale osv. Det ønskes oplyst, om dette betyder, at de aftaler og kontroller, der skal sikre sikkerheden i driften af tingbogen, endnu ikke er aftalt og/eller beskrevet og dermed heller ikke etableret inden igangsætningen. Ad 30: Denne bestemmelse beskriver fysisk sikkerhed og nævner nogle elementer for disse. Der kan imidlertid stilles spørgsmålstegn ved, om der mangler bestemmelser for sikring af den videre drift ved nedbrud fx 2 center drift, backup system mm. I denne relation kan det være relevant at tænke opkoblede systemer ind, da et IT-angreb kan ske via disse eller få afledt effekt på disse. Ad 31, stk. 2: Følgende fremgår "Oplysninger, der viser sig urigtige, skal, i det omgang, der er mulighed herfor efter tinglysningsloven eller andre tinglysningsforskrifter, snarest muligt berigtiges eller slettes". Det bør beskrives, hvordan man anmoder om dette. Ofte vil sådanne fejl blive opdaget i forbindelse med nye tinglysninger på den pågældende ejendom og så haster det normalt med at få rettet sådanne fejl. Der ønskes samtidig en angivelse af, hvilken mailadresse, der skal skrives til. Der bør stilles krav til, hvor hurtigt Tinglysningsretten skal gennemførelse sådanne rettelser. Endelig ønskes det præciseret, om det vil være muligt at få rettelse gennemført, hvis man anfører ønsket om rettelse i procesinstruktionen på den nye anmeldelse. Der er udpræget brug for en pragmatisk og funktionel løsning her, og der er ubetinget brug for, at den etableres i tæt samarbejde med den finansielle sektor - både teknik og forretning. Ad 34, stk. 1: Det fremgår, at der skal ske registrering (logning) af alle anvendelser af tinglysningssystemet, som foretages af Tinglysningsretten, og at registreringen skal opbevares i mindst 6 måneder. Dette forekommer som en meget kort periode henset til risikoen for, at det først er på et senere tidspunkt, der konstateres fejl eller uhensigtsmæssigheder. Eksempelvis findes der stadig pantebreve med halvårlige eller mindre terminer pr. år, hvorfor svig vil tage væsentlig længere at opdage. Hvis oplysninger slettes allerede efter 6 måneder, vil det være umuligt at opdage, hvis en tinglysningsmedarbejder har fejlet eller begået svig. Der er derfor behov for at revisionsspor/hændelsesorienteret registreringer gemmes i længere tid.

8 Domstolsstyrelsen har tidligere oplyst, at der føres et fuldstændigt revisionsspor, som vi indtil nu har forventet bliver gemt uendeligt eller i det mindste indtil den facilitet i tingbogen, som revisionssporet vedrører, har været slettet i en årrække. Side 8 Endvidere ønskes alle anvendelser logget - også dem, der foretages af udefrakommende, så der er et revisionsspor i hele systemet (fx hvilken medarbejdercertifikat har slettet en anmeldelse, anmeldt til tinglysning osv.). Ad 36: Det ønskes oplyst, hvad statistikken skal benyttes til og hvor længe, den skal opbevares. Sektoren står naturligvis til rådighed, såfremt høringssvaret giver anledning til spørgsmål. Med venlig hilsen Tine Brynjulfsson og Thomas Nørby Dahl Direkte tib@finansraadet.dk