Bestemmelser om udbud og tilbud - BUT Udbud af totalrådgivning VVM vejudbygning Ålbæk - Skagen. Juli 2019

Transkript

1 Bestemmelser om udbud og tilbud - BUT Udbud af totalrådgivning VVM vejudbygning Ålbæk - Skagen Juli 2019

2 2 af 11 BUT - VVM vejudbygning Ålbæk - Skagen - udbud af totalrådgivning INDHOLDSFORTEGNELSE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) Alment Orientering Udbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbud Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 9

3 3 af 11 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om den udbudte opgave, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Ordregiver er Vejdirektoratet. Nærværende udbud omfatter rådgivningsydelser til brug for udarbejdelse af VVM- redegørelse og beslutningsgrundlag for udbygning af ca. 12 km hovedlandevej mellem Ålbæk og Skagen til 2+1-vej. Rådgivningen omfatter alle discipliner knyttet til skitseprojektering og miljøvurdering af udbygningsprojektet. Der henvises til ydelsesbeskrivelsen for en mere detaljeret beskrivelse af opgaven. Redegørelse for opdeling i delkontrakter iht. udbudsloven, 49 Projektets rådgiverydelser er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration. Udbuddet er benævnt Udbud - VVM vejudbygning Ålbæk - Skagen - udbud af totalrådgivning Opmærksomheden henledes på at opgaven udbydes i fast pris, jf. udkast til rådgiveraftale afsnit 6. Opgaven skal udføres i perioden september 2019 til november UDBUD 3.1 Udbudsform Opgaven udbydes i offentligt udbud i henhold til udbudsloven (EU-udbud). Tilbud skal afgives på dansk. 3.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT. De i udkast til rådgiveraftale under Aftalegrundlag nævnte dokumenter, bortset fra punkt b).

4 4 af 11 Tilbudsliste. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD): Vejledning og xml-fil. Udbudsbekendtgørelse. 3.3 Bedømmelsens faser og 2-kuvert system Vejdirektoratet vil gennemføre dette udbud ved anvendelse af to-kuvert systemet. Tilbudsgiveren skal derfor aflevere tilbuddet i to dele som nærmere beskrevet i afsnit 6. Bedømmelsen sker i 3 faser: Tilbud Del 2 - øvrige tilbudsdokumenter åbnes, og der sker en udvælgelse, hvor tilbud fra tilbudsgivere, der ikke opfylder minimumskrav, jf. afsnit 3.4, samt ukonditionsmæssige tilbud forkastes. På baggrund af det øvrige indhold i Del 2 sker der herefter en bedømmelse af de kvalitative underkriterier, som beskrevet i afsnit 3.5. Meddelelse om resultatet af denne evaluering udsendes til tilbudsgiverne. Det skal understreges, at individuel dialog med tilbudsgiverne om evalueringen ikke er tilladt, før kontrakten er tildelt. Tilbud Del 1 - Pris åbnes, og der sker en bedømmelse af underkriteriet Pris. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til tilbudsgiverne. 3.4 Betingelser for deltagelse Dokumentation angående udelukkelse/serviceattest Den tilbudsgiver, med hvem bygherren agter at indgå kontrakt, skal forinden kontrakttildeling fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. 135, stk. 1 3, samt 137, stk. 1, nr. 2, i udbudsloven. Dokumentationen skal opfylde kravene i 153. Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underleverandører), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af minimumskrav og/eller prækvalifikation Minimumskrav til egnethed Minimumskrav til egnethed fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. III.1).

5 5 af Tildeling Generelt Tilbud hvor den samlede tilbudssum i TBL er under 2,2 mio. kr., vil blive afvist som ukonditionsmæssigt. Kriterium for tildeling er det bedste forhold mellem pris og kvalitet Underkriterier Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium A Pris B Projektorganisation og kompetencer C Beskrivelse af opgavens løsning Tildelingsmodel Tildelingsmodellen er af typen prismodeller, og den indebærer, at der for hvert tilbud beregnes en samlet evalueringspris, som er tilbudssummen korrigeret med et fiktivt tillæg eller fradrag for hvert af de kvalitative underkriterier. Disse tillæg/fradrag fastsættes ud fra tilbuddets kvalitet, således at ved middel kvalitet sker der ingen korrektion af tilbudssummen, ved kvalitet over middel gives der et fradrag i tilbudssummen, og ved kvalitet under middel gives der et tillæg til tilbudssummen. Den samlede evalueringspris er fiktiv og kun til brug for evalueringen, og den er således ikke et udtryk for kontraktsummen. Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har opnået den laveste samlede evalueringspris. Kvaliteten af de kvalitative underkriterier bedømmes ud fra følgende karakterskala: Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms) Underkriterium B Underkriterium C 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser Gives for tilbud med særdeles tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med meget tilfreds

6 6 af 11 Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms) Underkriterium B Underkriterium C stillende opfyldelse af underkriteriet 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med lidt over middel opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med lidt under middel opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud med utilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Givet for tilbud med meget utilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) Underkriterium B Projektorganisation og kompetencer Ved vurdering af underkriteriet tillægges følgende forhold betydning: At rådgivers tilbudte organisation er robust og i stand til på et højt niveau at løse de konkrete opgaver som beskrevet i Ydelsesbeskrivelse - VVM vejudbygning Ålbæk - Skagen - udbud af totalrådgivning. At rådgivers projektleder har stor erfaring med skitse- og/eller anlægsprojektering af vejprojekter, samt gode evner til at identificere gode trafikale løsninger. At der bydes ind med ressourcer, der har erfaring med lignende VVMundersøgelser for både skitseprojektering og miljøvurdering. Det gælder særligt projektledelsen og fagprojektledere. Underkriterium C Beskrivelse af opgavens løsning Ved vurdering af underkriteriet tillægges følgende forhold betydning: At rådgivers forslag til opgaveløsning sandsynliggør, at rådgiver på et højt niveau er i stand til at løse de konkrete opgaver, som beskrevet i Ydelsesbeskrivelse - VVM vejudbygning Ålbæk - Skagen - udbud af totalrådgivning. At rådgiver med sit forslag demonstrerer indsigt og forståelse for løsningen af den samlede opgave, bl.a. ved at forholde sig selvstændigt, reflekterende og kritisk til opgaveløsningen og vise forståelse for gennemførsel af de processer, som opgaven kræver. At rådgivers tilbudte tidsplan fremstår hensigtsmæssig og realistisk. At rådgivers udfyldte udkast til de 11 ATR-skemaer for projektets hovedopgaver sandsynliggør en fyldestgørende løsning af den konkrete opgave, jf. Ydelsesopgavebeskrivelse - VVM vejudbygning Ålbæk - Skagen - udbud af totalrådgivning. Her

7 7 af 11 lægges der også vægt på, at der afsat et realistisk timeantal både samlet og fordelt medarbejderkategorierne i forhold til opgavens størrelse og kompleksitet Krav og mindstekrav Såfremt der i udbudsmaterialet er anvendt formuleringer som skal som minimum indeholde, det er et minimumskrav, at og lignende, skal det ikke forstås som mindstekrav i udbudslovens forstand. Fravigelser fra krav håndteres som forbehold iht. afsnit Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4.1 Spørgsmål pr. Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan tilbudsgiveren fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Der gøres opmærksom på at spørgsmål ikke besvares i uge 28 og 29 på grund af ferie. Alle henvendelser skal ske skriftligt via til udbud@vd.dk med kopi til lhp@vd.dk. Vejdirektoratet vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, på > Værktøjer > Leverandørportalen > Aktuelle udbud indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Rettelsesblade/supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af tilbudsgiverne.

8 8 af 11 Ved spørgsmål skal der i mailens emnebeskrivelse skrives følgende: VVM vejudbygning Ålbæk - Skagen - udbud af totalrådgivning Spørgsmål vedr. < > 5. TILBUD 5.1 Alternative tilbud Oplysning om alternative tilbud fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. II Forbehold Opmærksomheden henledes på, at Vejdirektoratet vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at Vejdirektoratet vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.3 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud skal afgives elektronisk i systemet ibinder ved brug af linket i udbudsbekendtgørelsen, pkt. I.3. Tilbud afleveres i 2 dele, hhv. Del 1 - Pris og Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter. Under ovenstående link finder man yderligere et link med henblik på denne opdeling. Vejledning til bydende vedr. brug af tilbudssystemet, ibinder, findes på: Hvis der opstår tekniske problemer i forbindelse med upload af tilbud, kan ibinders support kontaktes på Det bemærkes, at ibinder ikke anvendes til offentliggørelse af udbudsmaterialet. Der henvises til Vejdirektoratets hjemmeside, Der er i ibinder et felt til oplysning af tilbudssum, som ikke kræves udfyldt. Såfremt tilbudsgiver alligevel oplyser tilbudssummen i ibinder, og der er uoverensstemmelse mellem den oplyste tilbudssum og den tilbudssum, der fremgår af den uploadede tilbudsliste, er tilbudssummen i tilbudslisten bindende for tilbudsgiver. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn.

9 9 af 11 Tilbudsgiveren modtager en kvitteringsmail fra ibinder, når tilbuddet er afleveret. Tilbud skal være modtaget senest på tidspunktet anført på > Værktøjer > Leverandørportalen > Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. 5.4 Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud som anført i udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet. Såfremt enkelte oplysninger mangler, vil tilbuddet ikke nødvendigvis erklæres ukonditionsmæssigt, men det kan medføre en lavere vurdering af tilbuddet. Del 1 Pris (Underkriterium A): Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter (Betingelser for deltagelse samt underkriterium B og C): Kontaktoplysninger: Firmanavn, adresse, kontaktperson og adresse. Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud. Bilag vedr. underkriterium B Projektorganisation og kompetencer: Organisationsbeskrivelsen må maksimalt fylde 5 A4-sider plus et organisationsdiagram på maksimalt én A3-side. På organisationsplanen skal udover navn og arbejdsområde også angives medarbejderkategori og henvisning til nr. på CV. Der vedlægges minimum 1 CV for medarbejderkategori A, B, C og D, og maksimalt 10 CV er i alt. Medarbejderkategorier er defineret i aftalen, afsnit 3. CV ers omfang ønskes begrænset til 3 sider pr. CV. Hvis et CV er længere, vil kun de første 3 sider indgå i bedømmelsen. Medarbejderkategori skal fremgå af CV et. CV erne skal indeholde en beskrivelse af relevante opgaver, som medarbejderen har løst, med oplysning om opgavenavn, kunde, periode, de konkrete opgaver medarbejderen har udført i forbindelse med opgaven, opgavens omfang og indhold. Relevante typer af opgaver fremgår af Ydelsesbeskrivelsen. CV er må kun vedlægges, hvis de står til rådighed ved løsning af opgaverne, jf. udfyldte ATR-skemaer. Såfremt der medsendes CV på en medarbejder, der ikke er fastansat hos tilbudsgiver, skal der vedlægges en rådighedserklæring fra medarbejderens arbejdsgiver eller fra medarbejderen selv, hvis medarbejderen ikke har en arbejdsgiver. Der skal vedlægges et skema med en oversigt over de øvrige medarbejdere, der er tilknyttet opgaven. I skemaet skal det fremgå hvilken medarbejderkategori medarbejderen tilhører. Det skal kort beskrives hvorledes medarbejderen bidrager til opgaven og hvilken erfaring medarbejderen har med lignende opgaver.

10 10 af 11 Bilag vedr. underkriterium C Beskrivelse af opgavens løsning Opgaveløsningen må maksimalt fylde 5 A4-sider plus én tidsplan på maksimalt én A3-side. Organisering: Der vedlægges udkast til 11 ATR-skemaer (ét for hver hovedopgave, jf. Ydelsesbeskrivelsen). Der henvises til det i udbudsmaterialet vedlagte paradigme for et ATR-skema. I forbindelse med tilbudsgivningen, så må der i ATR-skemaerne ikke anføres timesatser. Hvert ATR-skema må maksimalt fylde 3 sider. Der skal være overensstemmelse mellem de i ATR-skemaerne anførte personnavne og de personer, der tilbydes, jf. underkriterium C (CV er og oversigt over øvrige medarbejdere. Det samlede timeantal pr. medarbejderkategori opgjort samlet for de 11 ATRskemaer (skema 1 i ATR-skema Total ) skal være i overensstemmelse med det samlede tilbudte timeantal pr. medarbejderkategori i den af tilbudsgiver udfyldte TBL. Tilbudsgiverne opfordres til at sikre, at der er denne overensstemmelse, da uoverensstemmelser kan medføre, at tilbuddet er ukondionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til at sikre, at CV er ikke indeholder følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold og helbredsoplysninger, jf. Databeskyttelsesforordningen, artikel 9, pkt. 1. Ved aflevering af tilbuddet bør CV er afleveres samlet i én særskilt fil adskilt fra resterende tilbudsbilag for at lette Vejdirektoratets mulighed for at slette persondata uden at slette hele tilbuddet, jf. Databeskyttelsesforordningen, artikel 5, pk 1 e, og artikel 17. Bilag vedr. betingelser for deltagelse: Oplysninger om virksomhedens nettoomsætning for det seneste regnskabsår (revisorpåtegnet eller kopi af årsregnskab). For virksomheder, der har været etableret i mindre end 1 år, fremsendes oplysningerne for så lang en periode som muligt. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde minimumskravet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse. Referenceliste med udførte VVM-undersøgelser, der omfatter skitseprojektering af vejanlæg og miljøkonsekvensvurderinger for større infrastrukturprojekter inden for de sidste 5 år. Der skal vedlægges referencer for både opgaver indenfor skitseprojektering af vejanlæg og miljøkonsekvensvurdering for større infrastrukturprojekter. Referencerne kan omfatte opgaver, der dækker en samlet løsning, som i nærværende udbud, men der kan også vedlægges referencer for hhv. skitseprojektering af vejanlæg og miljøkonsekvensvurdering for større infrastrukturprojekter hver for sig. Der skal dog være referencer for både skitseprojektering af vejanlæg og miljøkonsekvensvurdering for større infrastrukturprojekter.

11 11 af 11 Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal der fremsendes referenceliste for hver virksomhed, idet virksomhedernes samlede referencer skal opfylde minimumskravet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Xml-fil til udfyldelse er vedlagt udbudsmaterialet. Hvis flere i forening afgiver tilbud, skal der udfyldes et separat dokument for hver virksomhed. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal der vedlægges separat dokument for hver af disse enheder. Serviceattest, max. 6 mdr. gammel. Tilbudsgiverne opfordres til at vedlægge serviceattest, da ordregiver ikke må tildele kontrakten, før serviceattesten er modtaget fra vinderen, jf. udbudsloven 151, stk. 1. Opmærksomheden henledes på, at ved bestilling af serviceattest, skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i udbudsloven 135, stk. 1 og 2.

12 Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Carsten Niebuhrs Gade København V Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk