Resumé fra informations- og spørgemødet den 17. februar 2014 kl

Transkript

1 20. februar 2014 Søren F. Jensen Juridisk specialkonsulent Direkte tlf.: Resumé fra informations- og spørgemødet den 17. februar 2014 kl I forbindelse med Kulturstyrelsens rammeudbud af delaftaler vedrørende økonomiske og mediefaglige konsulentudtalelser til brug for vurdering af ansøgninger om tilskud fra innovationspuljen, jf. lov nr af 26. december 2013 om mediestøtte, blev der den 17. februar 2014 afholdt informations- og spørgemøde i Kulturstyrelsen. Indledningsvis blev følgende bemærket: Rettet tro- og loveerklæring: Kulturstyrelsen er blevet opmærksom på, at tro og loveerklæringen i bilag I til udbudsbetingelserne ikke indeholder alle tre punkter (1.-3.) fra udbudsbetingelsernes afsnit 3.1. Af denne grund erstatter Kulturstyrelsen tro- og loveerklæringen i bilag I med en ny version, som i parentes ud for erklæringen angives ny og rettet version. Rettelser til udbudsmaterialet i øvrigt: Udbudsbetingelsernes afsnit 3.2, nr. 6 rettes under 1. bullet fra: Relevant omsætning på delaftale 1 skal være omsætning fra opgaver inden for de sidste regnskabsår, der vedrører erfaring med økonomiske udtalelser/konsulentudtalelser, som vedrører en virksomheds økonomiske situation. til: Relevant omsætning på delaftale 1 skal være omsætning fra opgaver inden for de sidste tre regnskabsår, der vedrører erfaring med økonomiske udtalelser/konsulentudtalelser, som vedrører en virksomheds økonomiske situation. Rammekontraktens bilag 4 (procedure for direkte tildeling efter kaskademodellen inkl. flowdiagram), punkt 1, litra a rettes i teksten fra: H.C. Andersens Boulevard 2 DK-1553 København V post@kulturstyrelsen.dk

2 a. Leverandøren som er rangeret, som nr. i på delaftale i eller 2 melder inden for en frist på 24 timer tilbage til ordregiver om denne kan løse opgaven. Leverandøren skal sagligt begrunde, hvis denne ikke er i stand til opgaven inden for den leveringstid, der er fastsat i Kontrakten. til: a. Leverandøren som er rangeret, som nr. i på delaftale i eller 2 melder inden for en frist på 24 timer tilbage til ordregiver om denne kan løse opgaven. Leverandøren skal sagligt begrunde, hvis denne ikke er i stand til at løse opgaven inden for den leveringstid, der er fastsat i Kontrakten. Den tilrettede tro- og loveerklæring, tilrettede bilag 4 samt tilrettede udbudsbetingelser vil blive lagt på Kulturstyrelsens hjemmeside. Der blev stillet følgende spørgsmål og givet følgende svar: Spørgsmål/svar: 1. Hvordan er skønnet for timeforbrug fremkommet? Skønnet er fremkommet på baggrund af det gennemsnitlige forbrug af timer i forbindelse med udtalelser til brug for behandling af ansøgninger efter den tidligere lov om Dagbladsnævnet, hvor der på tilsvarende vis anvendtes konsulentudtalelser både inden for det økonomiske og det mediefaglige område. Skønnet er for økonomiske udtalelser fastsat til 20 timer og for mediefaglige udtalelser til 32,5 timer. Det forventes at være i samme størrelsesorden. 2. Hvordan forløber processen? Tildeling af de under Rammeaftalen omfattede opgaver sker ved direkte tildeling efter kaskademodellen. Det vil sige, at vurderes det, at der til brug for behandlingen af ansøgningerne skal indhentes f.eks. 20 udtalelser af økonomisk karakter, vil den første konsulent på delaftale 1 blive spurgt, hvorvidt konsulenten har kapacitet til at lave 20 udtalelser, og hvorvidt konsulenten er habil i de respektive opgaver. Såfremt konsulenten melder tilbage, at konsulenten har kapacitet til f.eks. 10 udtalelser og er inhabil i 5, vil den første konsulent få opgaven med at udarbejde 10 udtalelser af de 20 dog selvsagt ikke de sager, hvor konsulenten er inhabil. Den anden konsulent på delaftalen vil herefter blive spurgt, hvorvidt denne konsulent har kapacitet til og er habil til at lave de øvrige 10 udtalelser osv. Der henvises til beskrivelsen i bilag 4 inklusiv flowdiagram til Rammeaftalen. 2

3 3. Har Kulturstyrelsen en præference i forhold til, at det er den samme tilbudsgiver, der håndterer de to delaftaler? Nej. Delaftale 1 og delaftale 2 er udbudt som to selvstændige delaftaler under Rammeaftalen. 4. Bliver tilbudsgiver vægtet højere, såfremt tilbudsgiver stiller med seks konsulenter til at varetage opgaverne fremfor tre? Det fremgår af og i udbudsbetingelserne, at tildelingskriteriet bedømmes på grund af følgende oplysninger: Tilbudsgiver skal tilbyde minimum 3 konsulenter og maksimalt 6, som matcher de opgaver, der kan forventes inden for de nævnte områder. Så længe at antallet at tilbudte konsulenter til at løse opgaven ligger mellem 3 og 6, er det underordnet, hvor mange konsulenter der tilbydes. Det centrale er konsulenternes erfaringer, kompetencer m.v., idet det skal sandsynliggøres, at tilbudsgiver med det stillede antal konsulenter kan løfte opgaverne inden for Rammeaftalen. 5. Hvad menes der med relevant omstætning? Det fremgår af afsnit 3.2. under punkt 6 i udbudsbetingelserne, at tilbudsgiverne skal fremkomme med en erklæring om, at tilbudsgiver har haft relevant omsætning inden for enten økonomiske konsulentudtalelser eller mediefaglige konsulentudtalelser i højest de seneste tre disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Videre fremgår det, at relevant omsætning på delaftale 1 skal være omsætning fra opgaver inden for de sidste tre regnskabsår, der vedrører erfaring med økonomiske udtalelser/konsulentudtalelser, som vedrører en virksomheds økonomiske situation. Relevant omsætning på delaftale 2 skal være omsætning fra opgaver inden for de sidste tre regnskabsår, der skal demonstrere erfaring med samt indsigt i og forståelse for det danske mediemarked. Med relevant omsætning på delaftale 1 menes f.eks. omsætning genereret ved udarbejdelse af økonomiske udtalelser, årsregnskaber og revision samt rådgivning inden for det økonomiske område. Med relevant omsætning på delaftale 2 menes f.eks. omsætning genereret ved udarbejdelse af mediefaglige udtalelser, markedsundersøgelser samt kommunikationsstrategier. 6. Kan et firma, som er rekonstrueret efter ophør, konkurs m.v. lægge tidligere oplysninger vedrørende omsætning, referencer m.v. fra det 3

4 forrige firma til grund ved tilbudsafgivelsen? Dette har navnlig betydning ved vurdering af firmaets egnethed. Får firmaet via rekonstruktionen nyt CVR nr. er der tale om et nyt firma, som ikke kan blive bedømt på f.eks. omsætning og referencer, som vedrører det gamle firma. 7. Kan relevant omsætning komme fra en underleverandør? Ja, men det skal tydeligt fremgå af tilbuddet, og tilbuddet skal vedlægges en støtteerklæring fra underleverandøren? 8. Kan referencerne komme fra en underleverandør? Ja, men det skal tydeligt fremgå af tilbuddet, og tilbuddet skal vedlægges en støtteerklæring fra underleverandøren. 9. Vil der blive foretaget en gennemsnitsvurdering i forhold til de tilbudte kompetencer? Kulturstyrelsen forventer, at tilbudsgiverne allokerer konkrete personer til af løfte opgaven. De konkrete personer vil blive vurderet i forhold til de stillede krav i udbudsbetingelserne. 10. Hvornår betragtes en tilbudsgiver/konsulent som inhabil? Tilbudsgiveren skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen underskrive en habilitetserklæring vedrørende generel habilitet. Tilbudsgiveren indestår med sin underskrift på samme måde for den generelle habilitet for de af tilbudsgivers medarbejdere og eventuelle underleverandører, der måtte være beskæftiget med udarbejdelse af opgaven, såfremt tilbudsgiver kommer på Rammeaftalen. På tilsvarende vis skal en tilbudsgiver/konsulent, der er kommet på Rammeaftalen og får tildelt en kontrakt under Rammeaftale bekræfte, at de til opgaven knyttede medarbejdere og eventuelle underleverandører ikke er konkret inhabile i forhold til udarbejdelsen af udtalelsen. Såfremt ordregiver eller tilbudsgiver/konsulenten bliver bekendt med forhold, der kan føre til generelt inhabilitet, skal dette meddeles straks til den anden part ligesom tilbudsgiver/konsulenten ved tildeling af en kontrakt 4

5 under Rammeaftalen med en konkret opgave straks skal meddele ordregiver, såfremt tilbudsgiver/konsulenten er konkret inhabil. Det vil altid bero på en konkret vurdering, hvorvidt inhabilitet foreligger, men som tommelfingerregel kan det siges: er tilbudsgiver/konsulenten i tvivl, så ret henvendelse til ordregiver. I øvrigt henvises til afsnit 3 i Rammeaftalen. 11. Kan det angives mere konkret, hvilke kompetencer der ønskes i forhold til at skulle løfte opgaven? Det er vanskeligt at komme det nærmere udover det allerede nævnte i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver skal med de stillede kompetencer demonstrere erfaring med og indsigt i samt forståelse for det danske mediemarked, ligesom tilbudsgiver skal vise, at tilbudsgiver med de tilbudte medarbejdere i forhold til den udbudte opgave er i stand til samlet set at kunne løfte opgaven til ordregivers tilfredshed. Hvorledes tilbudsgiver sandsynliggøre dette, og hvorledes kompetencerne er sammensat er op til tilbudsgiver at vurdere. 12. Hvad skal der lægges vægt på ved den mediefaglige vurdering? Den mediefaglige vurdering skal tage udgangspunkt i de spørgsmål, som vil blive stillet i forbindelse med opgaven. Det er ikke tanken, at konsulenten skal lave en selvstændig vurdering af nyhedsmediet, men såfremt der foreligger oplysninger, informationer m.v., som ville kunne have relevans ved Medienævnets vurdering af ansøgningen, vil det være hensigtsmæssigt at dette bemærkes i udtalelsen. 13. Er der tiltænkt bestemte paradigmer, som udtalelser skal foregå inden for herunder forskellige revisorerklæringer? Udtalelsen skal indledningsvist indeholde en kort opsummering af konsulentens konklusion og herefter en besvarelse af de stillede spørgsmål suppleret med relevante henvisninger, der understøtter konsulentens besvarelse samt en afsluttende konklusion. Der er ikke umiddelbart tiltænkt yderligere krav til udtalelsen. 14. Skal konsulenten forholde sig til, hvorvidt lovens betingelser er opfyldt? 5

6 Nej. Det er alene Medienævnet, som vurderer, hvorvidt betingelserne i medfør af loven er opfyldt. Det tilføjes, at ansøgninger, som åbenlyst falder uden for lovens område, vil blive afgjort uden inddragelse af konsulenter. 15. Vil udtalelserne være underlagt aktindsigt både efter forvaltningsloven og offentlighedsloven? Kulturstyrelsen vender tilbage med svar på dette spørgsmål inden for svarfristen den 12. marts Skal den økonomiske vurdering indeholde en vurdering af projektets gangbarhed på markedet? Der skal i den forbindelse skelnes mellem en ansøgning om etableringsstøtte og en ansøgning om udviklingsstøtte. Ansøges om etableringsstøtte er det svarende til bestemmelsen i lov om Dagbladsnævnet fortsat et krav, at nyhedsmediet efter støtteperiodens udløb skal være økonomisk selvbærende. Det vil sige, at projektet skal med en vis sandsynlighed kunne resultere i, at nyhedsmediet efter støtteperiodens udløb har en økonomisk rentabel forretningsplan. Ansøges om udviklingsstøtte er der sket en lempelse i forhold til bestemmelsen i lov om Dagbladsnævnet, idet det ikke længere er et krav om den økonomiske selvbærenhed efter støtteperiodens udløb. Dog forventes det, at projektet skal have en vis betydning for nyhedsmediet, idet der skal være en formodning for, at gennemførelsen af projektet vil have en økonomisk og positiv langsigtet effekt på nyhedsmediet ved støtteperiodens udløb. Hvorledes udtalelsen fra den økonomiske konsulent kan underbygge dette vil afspejles i de spørgsmål, som der vil blive stillet til opgaven. 17. Hvilke kompetencer forventes af den økonomiske konsulent? Det forventes, at den økonomiske konsulent har særlig indsigt i det økonomiske område og er i stand til at svare på spørgsmål af såvel generel karakter om nyhedsmediets økonomiske situation og formåen som spørgsmål af konkret karakter til specifikke budgetposter og budgettal, regnskabstal, likviditetstal m.v. Den økonomiske konsulent kan f.eks. være et statsautoriseret revisionsfirma. 18. Det materiale, som ansøger, skal fremsende i forbindelse med ansøgningen, udbedes dette individuelt, eller er det et standardansøgningsskema? 6

7 Der er udarbejdet et ansøgningsskema, som ansøger skal anvende i forbindelse med ansøgning om støtte efter innovationspuljen. Ansøgningsskemaet indsendes elektronisk, og skemaet er udarbejdet således, at ansøger så vidt muligt skal angive alle oplysninger i selve skemaet. Dog er der mulighed for at vedhæfte maksimalt 3 sider med supplerende oplysninger. Ansøger skal samtidig vedhæfte de relevante bilag til ansøgningen, som fremgår af ansøgningsskemaet. Det samlede materiale vil blive sendt til konsulenten i forbindelse med tildeling af opgaven under Rammeaftalen. 19. Hvad er forskellen i forhold til det tidligere ansøgningsskema? Det tidligere skema bestod af to sider med oplysninger om projektet samt et bilag, som angav, hvad projektbeskrivelsen skulle indeholde. Imidlertid har erfaringerne vist, at ikke alle oplysninger om projektbeskrivelsen blev medsendt. Ansøgningsskemaet er derfor blevet tilrettet og udspecificeret i forhold til projektbeskrivelsen, således at grundlaget gerne skulle være mere fyldestgørende ved vurdering af ansøgningens oplysninger om projektet. 20. Skal den økonomiske konsulent kontrollere oplysninger af mere almen karakter om ansøger herunder om projektet har ændret karakter siden indgivelsen af ansøgningen? Nej, konsulenten skal som alt overvejende forholde sig til de stillede spørgsmål. Såfremt der foreligger oplysninger og informationer af mere almen karakter, som vil være hensigtsmæssig for Medienævnet at blive orienteret om, bør konsulenten bemærke dette i udtalelsen. I øvrigt er ansøger forpligtet til at straks at underrette Kulturstyrelsen, hvis der sker ændringer i relevante forhold for ansøgningen. 7