Bestyrelsesmøde tirsdag den 6. november 2018 kl Deltagere: Næstformand Bendt E. Nielsen

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 6. november 2018 kl Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen Henning Winther Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Repræsentantskabsmøde 22. november Indstilling til dispositionsfonden: a) Dækning af omkostninger til advokat ifm. krav om tilbagebetaling af leje b) Skæring Bæk etape 2 mellemfinansiering af visse arbejder c) Tilskud til udgifter til projektudvikling i forbindelse med nybyggeri d) Afholdelse af omkostninger til udskiftning af MgO-plader på havesiden af blokkene i afd Udvalg 8. Nyt fra administrationen a) 3. kvartalsregnskab** 9. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Fra mødet den blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Bestyrelsen gennemgik revisionsprotokollatet af siderne vedr. risikovurdering, revisionsstrategi og-plan samt revision i årets løb Der var spørgsmål til side 696 punkt Direktøren svarede på spørgsmålene

2 Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollatet af Byggeri Dan Christensen gennemgik status over igangværende projekter, projekter under forberedelse og mulige kommende projekter. Afd. 35 Trillegården Dan Christensen orienterede om møde med afdelingsbestyrelsen om døre og karme samt øvrige problemer. Afd. 65 Beslutningsgrundlag om overgang til fjernvarme forventes at foreligge i løbet af november Afd. 66 Skæring Bæk Der planlægges 1 spadestik på et af flg. 2 tidspunkter Den kl 11,00 eller den kl Projektudsender invitationer og inviterer rådmand Bünyamin Simsek Afd. 100 Bindesbøll Der er en problemstilling omkring bevogtning af bygningerne særligt i den tid, hvor de står tomme og inden ombygningen begynder. Region Midt har døgnvagt på bygningerne indtil 31. januar 2019, hvorefter ansvaret overgår til AAB. Der arbejdes på at finde en løsning, der bedst muligt sikrer bygningerne mod indbrud og hærværk m.v. Der er indhentet tilbud på forskellige løsninger, som drøftes på internt møde i AAB d , hvorefter der vil blive truffet beslutning. Afd. 4 Århus kommunes sagsbehandler ønsker, at de nye tårne skal gøres smallere. MST arbejder videre med at få den fornødne dispensation. Der indhentes bla Tilsynets godkendelse af projektet, så den sammen med planafdelingens tilkendegivelse kan bruges i argumentationen. Der planlægges et møde med Byggesags kontorets ledelse om sagen. Afd. 37 Fjældevænget Dan Christensen orienterede om tilstandsrapporten Afd. 21 og 22 tagboliger Det er byggeudvalgets indstilling, at der arbejdes frem mod afholdelse af ekstraordinære afdelingsmøder i hhv. afd. 21 og 22, hvor projektet sættes til afstemning med bindende beslutning om at igangsætte planproces med henblik på realisering Afd. 48 Brohaven Der laves et idekatalog til afdelingsbestyrelsen 5. Repræsentantskabsmøde den 22. november

3 Bestyrelsen gennemgik dagsorden. Der opfordres til at kontaktpersonerne, om at tage kontakt til afdelingsbestyrelserne mhb. på opstilling til 5. kreds 6. Indstilling til dispositionsfonden Indstilling om: Dækning af omkostninger til advokat ifm. krav om tilbagebetaling af leje Sagen advokaten har ført for AAB omhandlede fugt- og skimmelproblemer i lejemålet beliggende Viborgvej 33, 2 tv., 8000 Aarhus C i perioden fra 15. november 2007 til den 31. december Lejeren har reklameret flere gange i lejeperioden over mangler i boligen. Reklamationerne blev fremsat mundtligt overfor afdelingens varmemester, og der blev et par gange i perioden fra 2008 til 2012 opsat fugtmålere i lejligheden, hvorefter COWI udarbejdede en skimmelrapport. Udfordringerne i lejemålet blev dog ikke løst, og igen i 2012 blev der opsat fugtmålere og bestilt en skimmelrapport fra Goritas. På baggrund af denne rapport blev det besluttet, at lejemålet skulle skimmelsaneres, og at lejer måtte genhuses i et par måneder. Skimmelforekomsterne skyldtes formentlig en kombination af bygningens forhold samt manglende udluftning og opvarmning fra lejers side. I praksis er det svært, at vurdere hvor stor en del af problemerne der skyldes noget byggeteknisk, og hvor stor en del der skyldes lejers forhold, og på baggrund heraf blev lejer tilkendt en huslejenedsættelse på 50 % i Boligretssagen blev anlagt den 5. maj 2015 og afsluttet med endelig dom den 18. juni Lejer havde sagsøgt AAB for i alt kr , men fik kun medhold i en huslejenedsættelse på 50 % i 2013 kr procesrenter kr ,46, lejer blev dog idømt, at skulle betale sagsomkostninger kr til AAB, da lejer havde tabt hovedparten af sagen. Sagen har været trukket i langdrag, så AABs advokatudgifter er desværre noget højre end kr Samlet opgørelse: AAB dømt til at betale huslejenedsættelse kr ,00 AAB dømt til at betale procesrenter kr ,46 Advokatregning til Holst Advokater kr ,00 Lejer dømt til at dække sagsomkostninger kr ,00 Samlet udgift for afdelingen kr ,46 Til dækning af omkostningerne ved ovenstående retssag ansøges Dispositionsfonden om at dække udgiften for afdelingen på kr ,46. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Bestyrelsen godkendte indstillingen

4 Indstilling om: Skæring Bæk etape 2 - mellemfinansiering af visse arbejder 2. etape af afd. 66 omfatter i alt ca etm² med en forventet samlet anskaffelsessum på ca. 190 mio. kr. 2. etape igangsættes efter ibrugtagningen af første etape, det vil sige tidligst i løbet af I forbindelse med forberedelse af 2. etape er der behov for dels mellemfinansiering af forberedende arbejder (gennemførelse af konkurrence og udarbejdelse af ny lokalplan), og dels mellemfinansiering af arbejder der udføres som en del af entreprisearbejderne i 1. etape, men som skal betales af 2. etape. Det drejer sig om følgende: Udførelse af fælleshus (skal betales med ca. 50% i hver etape) Udførelse af bro over Skæring Bæk (skal betales med ca. 50% i hver etape) Etablering af regnvandsbassin og støjvold mod Grenaavej (skal betales 100% af 2. etape) Gennemførelse af konkurrence og lokalplan for 2. etape (skal betales 100% af 2. etape) Fælleshus: Der etableres et fælleshus på 342 m 2 og en samlet anskaffelsessum på ca. kr Heraf skal ca. 50% afholdes af rammebeløbet for 1. etape, mens de resterende ca. 50% skal betales rammebeløbet for 2. etape. Der er således behov dækning af 50% af anskaffelsesprisen for fælleshuset, svarende til kr Bro over Skæring Bæk: Der skal etableres en bro over Skæring Bæk til en samlet anslået pris på ca. kr. 4,5 mio. Heraf skal ca. 50% afholdes af rammebeløbet for 1. etape, mens de resterende ca. 50% skal betales rammebeløbet for 2. etape. Der er således behov dækning af 50% af anskaffelsesprisen for broen, svarende til kr Etablering af regnvandsbassin og støjvold: Der er indgået aftale med Plantorama om, at Plantorama og AAB deler omkostningen til udgravning af regnvandsbassin på AABs grundareal ved Grenaavej. Bassinet er nødvendigt for 2. etape, men etableres nu, da det ligger en besparelse i at udføre det sammen med Plantorama. Samtidig kan jorden for udgravning anvendes til etablering af en støjvold, hvilket er både billigere og bedre end etablering af et støjhegn i forbindelse med opførelse af 2. etape. AABs samlede omkostning til udgravning af regnvandsbassin og etablering af støjvold anslås at udgøre kr , der skal betales af rammebeløbet for etape 2. Konkurrence og lokalplan: Udvidelsen af grundarealet for 2. etape - med den senere tilkøbte matrikel 16a ved Grenaavej og dermed en udvidelse af byggemuligheden med ca m² nødvendiggør udarbejdelse af en ny lokalplan. Som grundlag for udarbejdelse af denne gennemføres en konkurrence om udformningen af 2. etape en konkurrence som samtidig håndterer en del af AABs udbudspligt i forbindelse med indkøb af rådgivning til 2. etape. Den samlede omkostning til gennemførelse af konkurrencen og udarbejdelsen af lokalplan anslås til kr konkurrencerådgivning, præmier og lokalplankonsulent m.v. Med baggrund i ovenstående anmodes bestyrelsen om stille et beløb på i alt kr til rådighed til mellemfinansiering af omkostninger henhørende til afd. 66, 2. etape. Ved godkendelse af Skema A for byggeriet af 2. etape tilbageføres beløbet til Dispositionsfonden.

5 Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Bestyrelsen godkendte indstillingen Indstilling om: Tilskud til udgifter til projektudvikling i forbindelse med nybyggeri I forbindelse med forberedende arbejder til beslutning om evt. nybyggeri, kan der være behov for at afholde udgifter til rådgivere og i mindre grad interne ydelser. Af igangværende/aktuelle arbejder kan eksempelvis nævnes undersøgelse af muligheder for etablering af tagboliger i afd. 21 og 22 og indledende arbejder vedr. Amtssygehuset. Det kan forventes, at der fremover løbende vil opstå nye projektudviklingsmuligheder. Organisationsbestyrelsen ansøges om at stille en bevilling på op til kr til rådighed for projektudvikling. Når projektudviklingen resulterer i, at et projekt realiseres, tilbageføres de afholdte udviklingsomkostninger fra projektet til Dispositionsfonden. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Bestyrelsen godkendte indstillingen Indstilling om: Afholdelse af omkostninger til udskiftning af MgO-plader på havesiden af blokkene i afdeling 24 I forbindelse med renoveringen af afd. 24, har entreprenøren leveret MgO-plader som vindspærre. Det er efterfølgende blevet konstateret, at denne pladetype ikke er velegnet til at anvende udendørs, da de op fugtes og nedbrydes af fugt i luften. Der er indgået et forlig med entreprenøren, der indebærer, at denne for egen regning udskifter MgOpladerne på indgangsfacaden og gavlene, mens pladerne på havefacaden overvåges udskiftes vederlagsfrit af entreprenøren, hvis de viser tegn på nedbrydning. Byggeskadefonden har efterfølgende meddelt, at også MgO-pladerne på havefacaden skal udskiftes, og sagen kan ikke afsluttes økonomisk med Landsbyggefonden, før dette er sket. Der pågår forhandlinger med entreprenøren om dette, men det vurderes, at disse ikke står umiddelbart foran afslutning. Med henblik på en afslutning af sagen i forhold til Byggeskadefonden og Landsbyggefonden og med henblik på at undgå unødige gener for beboerne ved at skulle genoptage renoveringen af havefacaderne på et senere tidspunkt, ønskes udskiftningen gennemført hurtigst muligt. Hvis der ikke forinden er opnået aftale med entreprenøren, kan der efterfølgende rejses sag med krav om refusion af udgifterne i forbindelse med udskiftningen. Udskiftningen vurderes overslagsmæssigt at beløbe sig til kr Bestyrelsen anmodes om at stille et beløb på kr fra Dispositionsfonden til rådighed for arbejder i forbindelse med udskiftningen af MgO-pladerne, idet beløbet efterfølgende tilbagesøges fra entreprenøren. I det omfang dette lykkes, tilbageføres beløbet til dispositionsfonden.

6 Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Bestyrelsen godkendte indstillingen 7. Udvalg AARHUSbolig Dan Christensen orienterede om bestyrelsesmøde Tabt arbejdsfortjeneste og kørsels godtgørelse Anmodning om godtgørelse indsendes senest den Afd. 8 Peter Kragballe orienterede om ekstraordinært afdelingsmøde. Vedligeholdelses- og råderetsbestemmelser Dan Christensen orienterede om ekstraordinære afdelingsmøder. Afd. 11 er udskudt til primo Administrationen kommer med køreplan for øvrige afdelinger. Afd. 28 fælleshus Rundhøj Dan Christensen orienterede. Vi understøtter fortsat fælleshuset med kr årligt. Debatmøde 5. kreds Dan Christensen orienterede om debataften den på Scandic. Repræsentantmøde 5. kreds Dan Christensen orienterede. AAB Arkiv Peter Kragballe orienterede. IT strategi Anders Nielsen orienterede om mødeaktivitet. På bestyrelsesmødet i december præsenteres IT strategien. 100 års jubilæum Dan Christensen orienterede. Aarhus Varmecentral Dan Christensen orienterede om bestyrelsesmøde. Kursusudvalg Bendt Nielsen orienterede om evalueringsmøde vedr. repræsentantskabsweekend i Grenå samt fremtidige kurser.

7 Fritidsudvalg Karin Jørgensen orienterede om Afd. 52 Henning Winther orienterede. Beboernyt Bettina Grumsen orienterede om 2 nye medlemmer i redaktionen for beboernyt. 8. Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: 3. kvartalsregnskab Anders Rønnebro gennemgik kvartalsregnskab 3. kvartal ERP Projektet kører uden problemer. IT udvalget indkaldes med en højere frekvens. Afd. 24 Kommende møde med afdelingsbestyrelsen. Stillingsannoncer Der søges efter ny driftschef efter Chano Sauer, der fratrådte. Projektafdelingen Der ansættes en controller. Beboerundersøgelser Undersøgelsen viser stor tilfredshed med servicecentrene. Afd. 12 Afgørelse fra tilsynet om regnskab 2017 og budget Eventuelt 5. kreds opstilling af kredsdelegerede Karin Jørgensen efterlyste mere information om opstilling og valg til kredsen.

8 Næste møde i bestyrelsen er den 4. december 2018 Peter Kragballe Referent