Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 2-16,

Transkript

1 Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Telefon: aau@aau.dk Dato: BTSagsnr.: Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 2-16, EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn (formand) Ann-Hélen Bay (AHB) Mette Davidsen-Nielsen (MDN) Jens Kristian Gøtrik (næstformand) Grimur Lund (GL) Ulla Tofte (UT) INTERNE VIP-MEDLEMMER: Søren Nielsen (SN) Marie Jull Sørensen (MJS) INTERNT TAP-MEDLEM: Jane Bjerregaard (JAB) INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Tsinat Berhane (TB) Michael Sloth Trabjerg (MST) FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Per Michael Johansen (rektor) Inger Askehave (prorektor) Antonino Castrone (universitetsdirektør) Fraværende Til stede Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: 9.00 Mødet sluttede kl.: Referent: Bettina Thomsen Næste ordinære møde: juni 2016 Afdelingschef Yvan Pedersen og revisor Helle Wonge, Rigsrevisionen, samt Jakob B. Ditlevsen, Deloitte, deltog under punkt 3, 4 og 5. Campuschef Anders Schmidt Kristensen deltog under punkt 7.

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsens møde 1-16 d. 8. februar 2016 (Referatet var kun udsendt til faste mødedeltagere) Referatet blev godkendt. 3. Godkendelse og underskrivelse af revisionsprotokollat til årsrapport 2015 (Lukket punkt offentliggøres efter mødet) Bilag A) Sagsfremstilling B) Deloittes revisionsprotokollat til årsrapport for 2015 Institutionsrevisor orienterede om revisionsprotokollatet til årsrapport Den overordnede vurdering er, at universitetets økonomistyring anses for værende betryggende, og at de interne kontroller er af en tilfredsstillende kvalitet og robusthed. Institutionsrevisor fremhævede den systemmæssige funktionsadskillelse, projekter samt økonomistyring som særlige forhold af betydning. Nogle medarbejdere har i økonomisystemerne flere brugerrettigheder end normalt, hvilket kan øge risikoen for besvigelse eller utilsigtede fejl. Universitetet er i gang med at få forholdet nærmere belyst og håndteret, og institutionsrevisor er i kontakt med Økonomi og ITS herom. Institutionsrevisor anbefaler, at universitetet implementerer en forretningsgang med ensartede principper for opgørelse af egenfinansieringen på projekter. Økonomi er i dialog med institutionsrevisor herom med henblik på styrkelse af styringen på længere sigt. Institutionsrevisor kvitterede for det positive årsresultat på 105 mio. kr., hvilket dog er en væsentlig afvigelse i forhold til det budgetterede resultat på 29,6 mio. Universitetet har i 2015 ændret måden, hvorpå feriepengeforpligtelser opgøres, hvilket indebærer en ekstra omkostning i 2015 på knap 12 mio. kr. Beløbet er efter drøftelse med Rigsrevisionen omkostningsført i Såfremt bestyrelsen godkender årsrapporten, vil institutionsrevisor forsyne årsregnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollatet, som offentliggøres efter mødet. 4. Rigsrevisionens afrapportering vedr. årsrevisionen for 2015 (Lukket punkt offentliggøres efter mødet). B) Rigsrevisionens afrapportering af årsrevisionen af Aalborg Universitets regnskab for 2015.

3 Rigsrevisionen indledte med at kvittere for et tilfredsstillende samarbejde med institutionsrevisor og erklærede sig enig i institutionsrevisors betragtninger. Rigsrevisionen gennemgik opfyldelsen af udviklingskontraktens målepunkt 13 om antallet af indgåede økonomisk forpligtende samarbejdsaftaler med private, offentlige og udenlandske partnere, som ifølge målrapporteringen er delvist opfyldt. Universitetsdirektøren orienterede i den forbindelse om en mulig fejlfortolkning ved opgørelsen af antallet af samarbejdsaftaler. Rigsrevisionen orienterede om igangværende undersøgelser i sektoren, herunder vedr. universiteternes investeringer i andre virksomheder, risici i forhold til regeloverholdelse, universiteternes indkøbspolitikker samt udbetaling af større engangsvederlag. Universiteterne modtager redegørelser, når undersøgelserne er afsluttet. Bestyrelsen tog Rigsrevisionens rapport om årsrevisionen for 2015 til efterretning. 5. Godkendelse og underskrivelse af årsrapport 2015, herunder afrapportering på målopfyldelse af udviklingskontrakten, status for indkøring af indkøbs- og disponeringssystemet samt periodeopfølgning (Lukket punkt offentliggøres efter mødet), årsrapport B) Udkast til årsrapport 2015 C) Status for indkøring af indkøbs- og disponeringssystemet D) Sagsfremstilling, 3. periodeopfølgning E) 3. periodeopfølgning 2015 Økonomidirektøren orienterede om årsrapport Universitetet realiserede et overskud i 2015 på 105,2 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 29,6 mio. kr. Overskuddet baseres bl.a. på en negativ afvigelse på det tilskudsfinansierede område samt en positiv afvigelse i salg af varer og tjenesteydelser, i forbrugsomkostninger og i personaleomkostninger. Endelig har en dispositionsbegrænsning medført en negativ afvigelse i statstilskuddet på ca. 20 mio. kr. Rektor erindrede om den ændrede budgetmodel, der medfører, at fakulteterne får øget budgetsikkerhed, samt om en øget tolerance i forhold til hovedområdernes estimater for årsresultatet. Der er endvidere etableret møderækker mellem universitetsdirektøren og de enkelte fakulteter i tilknytning til periodeopfølgningerne med henblik på at styrke evnen til at prognosticere mere nøjagtigt. Bestyrelsen kvitterede for den velfungerende økonomistyring og den positive udvikling i økonomien, som skal være med til at sikre den fremtidige udvikling og implementering af strategien. Samtidig spurgte bestyrelsen ind til, om det positive resultat er udtryk for forsigtighed og pegede på væsentligheden i at finde en balance mellem et positivt økonomisk resultat og investering i universitetet, herunder sikring og udvikling af tværfaglighed og talent. Bestyrelsen drøftede endvidere den rekrutteringsmæssige udfordring, herunder at det fremadrettet skal sikres, at der bliver rekrutteret medarbejdere i det tempo, der er behov for.

4 Det blev aftalt, at grafen på side 30 ændres til en graf over antallet af BFI pr. VIP-årsværk sammenlignet med andre danske universiteter. Økonomidirektøren orienterede om et nyt indkøbs- og disponeringssystem, som er et af de centrale tiltag til forbedring af økonomistyringen. Systemet skal sikre, at stort set alle indkøb håndteres på en ensartet måde fra bestilling til betaling samtidig med, at det sikrer effektiv understøttelse af adgang til universitetets indkøbsaftaler samt håndhævelse af, at én medarbejder foretager bestillingen, mens en anden godkender. Bestyrelsen tog 3. periodeopfølgning 2015 til efterretning og godkendte Årsrapport Status på opdeling af TEKNAT B) Opdeling af TEKNAT Universitetssektoren ser ind i en række markante udfordringer i de kommende år, ikke mindst hvad angår de rammebetingelser, staten udstikker. Der arbejdes i øjeblikket fra ministerielt hold på en bevillingsreform af uddannelsesfinansieringen, et øget fokus på uddannelsernes kvalitet samt relevansen for arbejdsmarkedet, ligesom de forskningsmidler, staten afsætter i den såkaldte konkurrenceudsatte streng, er under stadig pres. Det betyder, at vi som universitet er nødt til at forholde os strategisk til, hvor vækstpotentialerne for vores aktiviteter er, og her er der ingen tvivl om, at det teknisk- naturvidenskabelige samt it-området har et stort uudnyttet potentiale. Det danske samfund står overfor store teknologiske udfordringer i de kommende år. Behovet for ingeniører, naturvidenskabsuddannede og IKT-kandidater er stigende, og universitetet spiller en afgørende rolle i form af at synliggøre disse vigtige fagområder og tiltrække stadig flere studerende til netop disse uddannelser. På AAU er alle disse uddannelser og den tilhørende forskningsindsats for nuværende samlet på Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet, der i dag udgør knap 60 % af universitetets samlede omsætning. Begrundet i ønsket om at frembringe gode og offensive svar på de kommende års udfordringer, et ønske om at skabe en tydeligere og skarpere profil udadtil samt at styrke ledelsen af de faglige aktiviteter på flere og mindre organisatoriske enheder, bad bestyrelsen på møde den 5. februar 2015 rektor om at fremsætte forslag til opdeling af Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet. Rektors forslag til opdelingen er baseret på en række strategiske hensyn i forhold til at skabe de bedste rammer for styrkelse og fortsat udvikling af universitetets kerneaktiviteter samt ønsket om at skærpe universitetets profil i forhold til nuværende og fremtidige samfundsmæssige udfordringer. Ved at opdele Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet i to mindre og mere homogene enheder, øges og fokuseres ledelseskraften betydeligt. Det vil således være nemmere for fakultetsledelsen at agere proaktivt, rettidigt og med overblik, samtidig med at ansvaret for de faglige aktiviteter fordeles på flere og mindre organisatoriske enheder. Opdelingen i to mindre økonomiske enheder vil desuden betyde, at universitetet får større risikospredning og økonomisk mere jævnbyrdige fakulteter. Forslaget er således tillige begrundet i ønsket om en tydeligere og skarpere profil, der kan medvirke til strategisk at positionere de to fakulteter som svar på de store teknologiske udfordringer, som samfundet står overfor.

5 Det fremsendte forslag indebar, at det nuværende fakultet deles op i to fakulteter. Rektor oplyste, at flere scenarier har været drøftet, og at denne opdeling bedst positionerer områderne. Det bemærkes, at de nuværende institutter og skoler, som er den primære ramme for de faglige aktiviteter, bevares i deres nuværende form Rektor lagde vægt på, at den kultur og tradition, som institutterne har haft for samarbejde på tværs af institutterne uanset fakultetstilknytning, skal fortsætte. Rektor oplyste, at der nedsættes en styregruppe, som bærer det overordnede ansvar for den administrative implementering af opdelingen, herunder at behandle og følge op på input fra den interne høring om implementeringen, der igangsættes snarest. Det foreslås desuden, at der i forhold til de to nye fakulteter etableres en midlertidig økonomisk implementeringsmodel med virkning fra 1. januar 2017 og indtil nye budgetprincipper for hele universitetet træder i kraft i Den kommende budgetmodel skal sikre en langsigtet, bæredygtig økonomisk struktur. Bestyrelsen fremhævende nødvendigheden af, at der senest i forbindelse med udarbejdelsen af de nye budgetprincipper for 2019 skabes et bæredygtigt, økonomisk grundlag for de to nye fakulteter, som tilsikrer, at der kun i mindre omfang vil være behov for krydssubsidier. Rektor og den øvrige ledelse var enige heri. Bestyrelsen godkendte forslaget om opdeling af Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet og fastlagde følgende titler for de to fakulteter: Faculty of Engineering and Science og Faculty of ICT and Design Engineering. Den daglige ledelse arbejder videre med processen på baggrund af det fremsendte økonomioplæg, således opdelingen får virkning pr. 1. januar Besøg ved AAU Esbjerg Campuschef Anders Schmidt Kristensen bød velkommen til Aalborg Universitet Esbjerg og orienterede kort om campus, herunder om forskningen og uddannelserne i Esbjerg. Bestyrelsen fik en rundvisning i den nye bygning samt en introduktion til forskningsområderne og laboratorierne på Institut for Energiteknik. Bestyrelsen takkede for rundvisningen. 8. Beslutning om indstilling af kandidat til udpegningsorganet B) Proces- og tidsplan for udpegning af eksternt medlem (godkendt på møde 4-15) C) Fortrolige bilag uddeles på mødet Indstillingsorganet besluttede at indstille Lene Espersen til universitetets udpegningsorgan med henblik på udpegning som nyt eksternt medlem af bestyrelsen for en 4-årig periode pr. 1. juli Bestyrelsen gav formandskabet mandat til at afklare, om den valgte kandidat er indstillet på at indtræde i bestyrelsen samt til at godkende og fremsende indstilling til udpegningsorganet.

6 9. Valg af næstformand (LUKKET PUNKT) Bilag A) Sagsfremstilling Bestyrelsen genvalgte Jens Kristian Gøtrik som næstformand i perioden 1. juli 2016 til 31. januar 2018, hvor hans udpegningsperiode til bestyrelsen udløber. 10. Orientering fra bestyrelsesformanden Formanden orienterede kort om et kommende uddannelsesmøde den april. Formanden oplyste endvidere, at uddannelsesministeren har udsendt en skrivelse til bestyrelsesformænd og rektorer på de videregående uddannelsesinstitutioner om igangsættelse af et styringseftersyn. 11. Orientering fra rektor B) Orientering fra rektor Rektor orienterede om varslingen af det nye uddannelsesbevillingssystem. Der er nedsat et udvalg af teknikere fra Finansministeriet samt Uddannelses- og Forskningsministeriet, der ser på udmøntningen af kvalitet, relevans og regionalitet. Der arbejdes på en fælles model for universiteter, professionshøjskoler, maritime skoler mv. indeholdende tre elementer: en fast grundbevillig til uddannelse, en aktivitetsbaseret bevilling og en performancebaseret bevilling baseret på kvalitet og relevans. Institutionsakkrediteringsrapporten har været sendt i høring på universitetet, og AAU har afsendt høringssvar. Rapporten indstiller universitetet til en betinget positiv akkreditering. Bestyrelsen roste universitetets håndtering af processen. Prorektor orienterede om, at der i forbindelse med strategiens indsats om robuste uddannelser igangsættes et pilotprojekt på SAMF med henblik på at afprøve et udkast til robusthedsprincipper. Professor Christian Torp-Pedersen, SUND, har modtaget Novo Nordisk Prisen 2016, mens Professor Petar Popovski, TEKNAT, har modtaget EliteForsk-prisen Ved samme lejlighed blev der uddelt EliteForsk-rejsestipendier til tre unge forskere fra AAU. Forskningscenteret CIP lægges sammen med Institut for Mekanik og Produktion. Rektor orienterede om, at universitetet har rykket sig markant på Times Higher Educations rangliste over de 150 bedste universiteter under 50 år. Universitetet er på tre år rykket fra nummer 57 til nummer 31 på ranglisten. Prorektor orienterede om, at der i forlængelse af strategiarbejdet er nedsat et studiemiljøudvalg, der bl.a. skal udarbejde en strategi for studiemiljøet på AAU, herunder studiearbejdspladser, udvikling af

7 undervisning og vejledning, digitalisering af undervisning mv. Der gennemføres i øjeblikket en studiemiljøundersøgelse blandt de studerende med henblik på at få input til strategien. 12. Fastlæggelse af mødeplan for 2017 Bestyrelsen fastlagde følgende mødeplan for 2017: 6. februar 3. april juni 23. oktober 18. december Bestyrelsen indkaldes via Outlook. 13. Meddelelser B) Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen C) Sagsfremstilling, Status for arbejdet med ligestilling D) Ligestillingsstatus 2015 E) Ligestillingsrapport 2016 I relation til status for arbejdet med ligestilling orienterede rektor om, at fastholdelse af kvinder i den videnskabelige streng er en udfordring på alle universiteter. Med henblik på at blive bedre til at identificere udfordringerne etableres der et nyt udvalg, Udvalget for Ligestilling og Diversitet, med reference til direktionen. 14. Eventuelt Ingen bemærkninger.