De grønne pigespejderes pressehåndbog

Transkript

1 PRESSEHÅNDBOG

2 De grønne pigespejderes pressehåndbog - en opslagsbog i pressehåndtering og ekstern kommunikation Indhold: Formål med bogen s. 2 Kommunikationsstrategi s. 3 Hvem kommunikerer om hvad? s. 4 Kontakt pressen s. 5 Den gode historie s. 5 Medievalg s. 6 Pressemeddelelse s. 6 I gang med at skrive sådan gør du s. 7 Debatindlæg s. 8 Når journalisten ringer s. 9 Hold kontakten s. 10 De grønne pigespejderes vision og mission s. 10 Formål med bogen: Denne bog er tænkt som et redskab, der kan hjælpe dig, når du skal kommunikere med pressen om ting, der har med De grønne pigespejdere at gøre. Det er vigtigt, at De grønne pigespejdere er synlige i medierne, da gode historier eller markante holdninger er med til at skabe et billede af De grønne pigespejdere som en stærk forening og en fabelagtig fritidsinteresse. Udover at minde omverdenen om, at korpset eksisterer og være med til at tiltrække nysgerrige forældre, der har lyst til at melde deres døtre ind, er presseprofilering med til at styrke engagementet og følelsen af at være del af noget stort, som andre gerne vil læse om eller se på i fjernsynet: Wow, vi er i avisen! Hvor er vi bare seje. Umiddelbart virker det måske som en smal sag at skrive et debatindlæg, få en historie i avisen eller stille op, når journalisterne ringer. Men det er vigtigt, at man på forhånd har gjort sig nogle tanker om, præcis hvad man vil sige, og hvordan man får det sagt. Pressehåndbogen indgår i De grønne pigespejderes kommunikationsstrategi og giver dig en række gode råd til, hvad du kan gøre for, at De grønne pigespejdere bliver mere synlige i medierne og dermed i samfundet. 2 / 11

3 Kommunikationsstrategi De grønne pigespejderes kommunikationsstrategi handler om, hvordan De grønne pigespejdere skal kommunikeres og kommunikere både internt og eksternt. Målet er, at der sikres en ensartet og sammenhængende kommunikation af De grønne pigespejdere med henblik på at tydeliggøre vores produkt, etablere vores identitet og arbejde for vores mærkesager. Kommunikationsstrategien er bygget op om et pejlemærke (som er vores mission og vision) samt de tre fokusområder EVENTYRER, LEDER I EGET LIV og VERDENSBORGER. Aktiviteterne indenfor de tre fokusområder er hovedfokus i det, som formidles til pressen, dog sådan, at de bagvedliggende tanker om selve vores produkt også indgår: De grønne pigespejderes produkt, skal i vores kommunikations præsenteres, så det hænger sammen med missionen: At gøre piger og kvinder i stand til at udvikle og udnytte deres fulde potentiale. Produktet kan med et andet ord siges at være den fortsatte udvikling, man gennemgår som pigespejder. Måden, vi skaber denne personlige udvikling på fremgår af de tre fokusområder, som ligeledes beskriver produktet hvad man bliver af at købe varen pigespejder. Effekten af produktet kan beskrives som pigespejdereffekten. 3 / 11

4 Hvem kommunikerer om hvad? Overvej, hvem der bedst kan udtale sig og komme igennem med budskabet. En god tommelfingerregel er, at den, der ved mest om en bestemt sag, udtaler sig. Derudover kan dette skema bruges som rettesnor. Hvilken enhed Hvem Hvilke medier Eksempel på historie Korpset formanden, (såfremt hun ikke er tilgængelig en af næstformændene) eller i nogle tilfælde generalsekretæren Landsdækkende medier Regionale medier Ligestillingsministeren efterlyser tiltag, der kan mindske unge pigers selvskadende adfærd. De grønne pigespejdere kommer med et bud på en løsning. Regionen Regionschefen / projektleder Regionale medier Lokale medier En region har arrangeret en stor alkoholfrikoncert for alle egnens unge. Gruppen Enhedslederen for flokken/troppen/patruljen/gruppen Lokale medier Regionale medier En gruppe har arrangeret sommerferieaktiviteter for børn, der ikke har mulighed for at komme på ferie. evt. landsdækkende medier, hvis historien lever op til mange nyhedskriterier Tip: Hvis du er i tvivl om, hvem der skal udtale sig, så ring og spørg korpskontorets konsulent, hvem journalisten skal tale medhusk: Hvis du skal udtale dig til pressen, så gør det klart for dig selv og journalisten, om du udtaler dig på egne eller De grønne pigespejderes vegne. Overvej, om det er dine egne oplevelser eller korpsets officielle holdning, du fortæller om. 4 / 11

5 Kontakt pressen: Har du en god historie om De grønne pigespejdere, som du ønsker at andre skal kende, er der gode muligheder for at få den i enten lokale eller landsdækkende medier. Ofte handler det dog om, at timingen er i orden. Det betyder, at der kan være større chance for at trænge igennem i stille perioder (agurketid), end i tiden omkring en valgkamp eller andre store begivenheder. Hold derfor øje med, hvad der rører sig i pressen. Ellers risikerer man, at historien om De grønne pigespejdere drukner i mængden af historier om andre organisationer og begivenheder. Husk også, at det ikke er sikkert, at journalisten er enig med dig i, at din historie er interessant for andre. Den gode historie For at finde ud af, om din historie egner sig til at blive skrevet i avisen eller blive vist i fjernsynet, kan du bruge journalisternes nyhedskriterier som pejlemærker. Jo flere spørgsmål du kan svare ja til, desto større er chancen, for at journalisten bider på Væsentlighed: Har din historie betydning for mange mennesker og for andre end medlemmer af De grønne pigespejdere eller andre spejdere? Identifikation: Kan læseren/lytteren/seeren tænke bare det var mig eller godt, det ikke er mig? Sensation: Er der overraskende, anderledes eller ekstreme elementer i historien? Aktualitet: Er historien ny eller hænger den sammen med noget, der er oppe i tiden? Konflikt: Er der uenighed i historien, og har De grønne pigespejdere en holdning til sagen? Husk: En god historie kan være alt fra solstrålehistorier og omtale af sjove og anderledes arrangementer til markante holdninger, rørende personlige beretninger eller en festlig fødselsdagsomtale. Når du har en historie eller en sag, der lever op til flere nyhedskriterier og fortjener mere opmærksomhed er der flere måder, du kan prøve at få dit budskab i pressen. Her vil vi først og fremmest koncentrere os om pressemeddelelsen: 5 / 11

6 Medievalg For at få pressemeddelelsen godt i vej, skal du overveje, hvilke medier, du vil satse på. Hvor skal historien ud: Lokalt nationalt regionalt Hvilke medier egner historien sig til: Avis, TV, radio, fagblad, internettet eller måske noget helt sjette? Hvor mange skal have pressemeddelelsen: Sælger du historien solo til et enkelt medie eller satser du på at ramme bredt? Hvem er den journalist, som har dit emne (f.eks fritidsliv, børn og unge, pædagogik, natur og friluftsliv, ledelse) som stofområde: Ring op til redaktionen og spørg eller find journalistens mailadresse i avisen eller på mediets hjemmeside. Pressemeddelelse Vær opmærksom på deadlines på avisen, radio- eller tv-stationen. Mediet skal som regel modtage dit materiale et par dage før deadline, men ikke alt for tidligt, da de færreste arbejder med lang planlægning. En pressemeddelelse giver journalisten de vigtigste oplysninger om en historie eller en sag. Det er en god idé at skrive den på samme måde som en nyhedsartikel. Det vil sige, at det vigtigste skal stå først, mens detaljerne kommer længere nede på siden. En god pressemeddelelse bør højst fylde én A4-side. Hvad er formålet? Gør dig klart hvad formålet med pressemeddelelsen er. Du skal præcisere dit budskab og have det gennemtænkt, ellers kan du ikke sælge historien. Hvis teksten er vigtigere for afsenderen end for modtageren, så fænger det ikke journalisten. Fokuser altid på det positive Budskabet sælges bedst, hvis det er positivt. Desværre har aviserne en kedelig tendens til at fange de negative vinkler. Pigesjov kun for dig der er 7 10 år lyder mere positivt end Hjælp vi mister piger kom og vær med. Skriv i 3. person så teksten kan bruges Undgå at skrive vi, os og jeg, men brug i stedet De grønne pigespejdere og gruppeleder Charlotte Jensen. På den måde vil teksten være lige klar til brug. 6 / 11

7 Vær opmærksom på sproget Det er nemmere at få avisen eller mediets internetredaktion til at bruge teksten, hvis det er skrevet i korrekt dansk og med en nogenlunde tegnsætning. Få gerne en anden til at læse korrektur. Pas på med brugen af fagudtryk, som kun kendes og forstås af spejdere. Skriv korrekt afsender Skriv altid afsender på jeres materialer, og gør tydeligt opmærksom på korpsets korrekte navn. Vi bliver nemt forvekslet med de øvrige spejderkorps. Flot design Skriv klart og enkelt Hvis teksten bliver for lang er det bedre at skære det mindst vigtige fra end at klemme det hele sammen til en kompakt mursten af ord, som ingen orker at kaste sig over. I gang med at skrive sådan gør du: Skriv pressemeddelelsen efter den omvendte nyhedstrekant, det vigtigste skal komme først: Rubrik: En fængende overskrift fortæl historien med få ord (max. 5-6 stykker) Underrubrik: En indledning, der kort fortæller, hvad det handler om. Brødtekst: Selve teksten. Del gerne teksten op i små overskuelige stykker med overskrifter, men husk at holde dig til ét hovedbudskab (vinkel). Læserne er dovne, så skriv det vigtigste først. Det er ikke altid, man læser teksten færdig. Skriv enkelt undgå fagudtryk og fremmedord Citater: Et eller flere citater er altid en god måde at præsentere De grønne pigespejderes holdning på. Det sikrer, at der er mennesker i historien, og at journalisten ikke er i tvivl om, hvem han eller hun skal ringe til for en uddybende kommentar. Husk kontaktoplysninger med mobilnummer på den/dem, der udtaler sig om sagen. Faktaoplysninger, f.eks. medlemstal eller baggrund om korpset eller gruppen, kan med fordel placeres i en faktaboks. Husk også at henvise til Hvis der er plads, kan du også lave en boks med De grønne pigespejderes vision/mission. Tip: Find en skabelon til pressemeddelelsen på under Downloadfanen /PR og Design 7 / 11

8 Vedhæft pressemeddelelsen til en mail, men kopier også teksten fra pressemeddelelsen over i selve mailen, så journalisten med det samme får øje på dit budskab. Fotos: Det er en god ide at sende fotos med pressemeddelelsen. Meget gerne gode situationsbilleder, hvor der er aktivitet. Vær kritisk i udvælgelsen af foto og husk at skrive navne på personerne på fotoet. Brug kun fotos som I har rettighederne til. Mange læser billedtekster før, de læser selve artiklen, så sørg for at skrive en god, forklarende billedtekst. Timing - Send både før og efter Det kan være godt at følge op med endnu en pressemeddelelse, når et arrangement er afholdt. Fortæl gerne i reportageform hvad der sket, hvor mange børn der var med osv. og vedlæg fotos fra arrangementet. Følg op personligt Det kan være en god ide at følge op på en henvendelse. Enten ved at aflevere det personligt eller kontakte avisen, når det er sendt. Så er der en bedre chance for, at de ikke glemmer det igen. Debatindlæg: Et læserbrev eller et debatindlæg er din eller De grønne pigespejderes kommentar til en aktuel sag. Det er vigtigt at gøre det klart, hvad De grønne pigespejderes holdning er og huske, at den skal hænge sammen med korpsets vision og mission. Et markant udsagn eller holdning kan også vække opmærksomhed hos en journalist, der måske har lyst til at gå videre med historien. Overvej, hvor stor en historie, der er tale om. Er det en lokal sag, som gruppen har en mening om, er det gruppelederen eller enhedslederen, der skal udtale sig. Er det i stedet en sag, der har hele landets interesse, skal du overveje, om det er bedre at kontakte formanden og lade hende udtale sig på vegne af korpset. Men husk, at du som grøn pigespejder selvfølgelig altid kan udtale dig om dine personlige holdninger. På mediets hjemmeside kan man ofte se, om der er begrænsning på, hvor langt, man må skrive. Kig under debat, meninger, opinion eller lignende. Tip: Send nyhedsbreve og medlemsblade til mediernes redaktioner. På den måde giver du journalisterne inspiration til historier og sikrer, at de husker, hvem De grønne pigespejdere er næste gang, de skal skrive en artikel eller lave et tv-indslag om børn og unges fritidsinteresser, friluftsliv eller noget helt tredje. 8 / 11

9 Når journalisten ringer: For at give både dig og journalisten en god oplevelse i interviewsituationen kan det være en fordel at tænke over følgende, når du har en journalist i røret: Overvej, om du er den rette til at udtale dig. Hvis ikke, så henvis til en anden. Spørg hvad interviewet skal bruges til, og hvornår journalisten har deadline. Undgå panik. Spørg om du må ringe tilbage, så du får en halv time til at tænke dine svar igennem. Da journalisten har en deadline, der skal overholdes, er det dog vigtigt, at du overholder aftalen og ringer tilbage hurtigt. Hold en god tone, uanset hvad sagen drejer sig om. Lyv aldrig Aftal med journalisten inden interviewet, at du kan få dine citater til godkendelse inden, de bliver trykt. Ved stort tidspres, kan du evt. spørge, om journalisten kan ringe til dig og læse dine citater højt for dig. Det kan gøres i løbet af få minutter. Notér dig journalistens navn. En god kontakt til en journalist kan gøre det nemmere for dig at få en pressemeddelelse igennem en anden gang. Tip: Kontakt korpskontoret, når du har haft kontakt med medierne, for en lokalhistorie kan måske blive en historie i en anden by eller en anden region. 9 / 11

10 Hold kontakten - du skal netværke med journalister. Sørg for at holde kontakten, hvis du én gang har været i kontakt med en journalist. Det gør det nemmere at få hul igennem næste gang. Etabler en kontakt til avisen Ring til avisen og find ud af, hvem der dækker fritidsområdet. Det er godt at få en fast kontakt, som man lærer at kende, og som man altid kan henvende sig til. I kan også få en kontaktperson på de lokale radio/tv-stationer, men vær opmærksom på, at de er meget fokuseret på nyheder. Inviter en journalist og fotograf Til arrangementer og andre aktiviteter som I kontakter pressen med, kan man med fordel invitere en journalist og fotograf til at deltage eller kigge forbi. Presse-plan Hvis I har en tidsplan over arrangementer, som I skal afholde over fx et halvt år, så send listen til avisen. Husk at tilføje navn og telefonnumre på kontaktpersoner. Tip: Hvis du har svært ved at få afsat en god historie til et lokalt eller landsdækkende medie, behøver du ikke at opgive den. Husk, at De grønne pigespejdere har sine egne medier i form af hjemmesiden, nyhedsbrevet og Spejderi og Nektar, der også ind i mellem har brug for stof. Det er vigtigt at al kommunikation fra De grønne pigespejdere underbygger De grønne pigespejderes vision og mission: Mission De grønne pigespejdere gør piger og kvinder i stand til at udvikle og udnytte deres fulde potentiale. Vision De grønne pigespejdere vil være en stærk organisation, der rækker længere ud end egne medlemmer og gør en forskel i piger og kvinders liv. Vi vil sikre kvalificerede ledere på rette poster og udgøre en attraktiv og synlig samarbejdspartner. De grønne pigespejderes strategiske fokusområder 10 / 11

11 EVENTYRER: Nysgerrighed, fysisk aktivitet og udfordrende friluftsliv. LEDER I EGET LIV: Kvindelige rollemodeller, ansvar og godt lederskab. VERDENSBORGER: Menneskerettigheder, kulturmøder og globale venskaber. 11 / 11