Rengøring og vinduespolering

Transkript

1 Rengøring og vinduespolering I henhold til den medsendte udbudsbeskrivelse tilbyder undertegnede at udføre de beskrevne rengørings- og vinduespoleringsopgaver på de i tilbudslisten angivne vilkår. Virksomhedsnavn: Adresse: Referenceperson: Tlf.: Fax: Dato: Underskrift: side 1

2 1 Formalia Udbudsformen er begrænset udbud med forudgående prækvalifikation i henhold til udbudsbekendtgørelse sendt til EF-tidende den 30. november Tilbudsomfang. a) Tilbudet skal opfylde alle instruktioner og betingelser, som gives nedenfor. b) Tilbudet skal være gældende frem til 1. september c) Tilbudet skal afgives på baggrund af de fælles rengøringsinstruktioner. d) Der kan ikke afgives alternative tilbud. e) Tilbudet skal afgives på baggrund af de individuelle oplysninger i de udleverede Tilbudsspecifikationer Skitser Lokalefortegnelser f) Udbudet omfatter de bygninger, der er beskrevet i adresselisten (Bilag 1). g) Udbudet er opdelt i 6 regioner samt region blandede, hvor de enkelte bygninger udbydes enkeltvis. h) Alene tilbud på den eller de regioner eller bygninger, som den enkelte tilbudsgiver er blevet prækvalificeret til at afgive tilbud på, vil blive taget i betragtning. i) Rengøring skal udføres i tidsrummet Greve Kommune foretrækker synlig rengøring. Tidsrummet skal aftales med den enkelte institution. j) Tilbudet skal omfatte udlægning af toiletartikler og sæbepåfyldning indkøbt af Greve Kommune. k) Greve Kommunes udbudspolitik (Bilag 2) skal respekteres i alle forhold. l) Greve Kommunes indkøbspolitik (Bilag 3) skal respekteres i alle forhold. m) Greve Kommunes personalepolitik og værdigrundlag (Bilag 4) skal respekteres i alle forhold. n) Greve Kommunes krav til miljø/arbejdsmiljø samt rengøringsmidler og metoder (Bilag 5) skal respekteres i alle forhold side 2

3 o) Greve Kommune har udarbejdet en ordbog (Bilag 6) over fortolkninger mv. i forbindelse med rengøring. Ordbogen er gældende i dette udbud. Fremtidige leverandører forpligter sig til at deltage positivt i videreudvikling af ordbogen. p) Arbejdet skal foregå på vilkår svarende til fællesoverenskomsten mellem SBA/RSBA og 3F. q) Samtlige felter på forsiden af tilbudslisten, i tilbudsspecifikationen og prisblad skal udfyldes. Materialet skal afleveres i såvel underskrevet papirudgave som udfyldt regneark. r) Tilbudet skal indeholde en beskrivelse af den påtænkte serviceløsning, herunder organisation, ledelse og kontaktsystem/-adresse. s) Tilbudet skal indeholde en opstarts- og overdragelsesbeskrivelse, herunder: Medarbejderfokus. Kontaktpersonerne på institutionerne. Brugerne. Kommunens centrale kontaktpersoner. t) Kopi af forsikringspolice skal vedlægges. u) Virksomhedens politikker og relevante konceptbeskrivelser vedlægges. v) Eksempel på virksomhedens sædvanlige kvalitetssikring vedlægges. w) Oplysninger om virksomhedens personaleomsætning, sygefravær gennem de seneste 3 år og evt. tiltag for at forebygge nedslidning af personale vedlægges. x) Relevante referencer vedlægges. y) Oplysninger om evne og villighed til at indgå en social kontrakt med henblik på at ansætte personer i jobtræning vedlægges. z) Oplysninger om evne og villighed til at indgå i pilotprojekter omkring INSTA800 vedlægges Tidsplan for aktiviteter. Nedenstående tidsplan angiver de vigtigste tidsrammer for aktiviteter i forbindelse med udvælgelse af leverandører: a) 6. marts 2006 Udsendelse af udbudsmateriale. b) 27. marts 2006 Informationsmøde. c) marts 2006 Fælles besigtigelse side 3

4 d) 30. marts 2006 Spørgemøde. e) april 2006 Individuel besigtigelse efter aftale. f) 18. april 2006 Sidste frist for spørgsmål. g) 21. april 2006 Sidste frist for modtagelse af svar på spørgsmål. h) 27. april 2006 Tilbudsfrist. i) 15. juni 2006 (ca.) Valg af leverandør. j) 1. august 2006 Opstart af nye kontrakter Besigtigelse. a) Greve Kommune påtager sig ikke ansvar for tegningernes korrekthed og målfasthed, idet det forudsættes, at alle tilbudsgivere besigtiger bygningerne. b) Besigtigelse af udvalgte bygninger foregår marts 2006 for alle tilbudsgivere (Bilag 7). Besigtigelsen starter med et introduktionsmøde og afsluttes med et spørgemøde. Der er mødepligt til begge møder. c) Spørgsmål til udbudsmaterialet kan herefter kun rettes skriftligt til Servicebranchens Konsulentbureau, senest den 18. april Relvante spørgsmål/svar og ændringer udsendes efterfølgende, senest 21. april d) Øvrig besigtigelse sker efter aftale med kontaktpersonerne på de enkelte bygninger (Bilag 1) i perioden april Aflevering. a) Tilbudet skal afleveres senest kl den 27. april Der afleveres 4 forseglede tilbud mærket Må ikke poståbnes på nedenstående adresse: Greve Kommune Rådhusholmen Greve Att.: Niels G. C. Isberg samt 1 tilbud på adressen: Servicebranchens Konsulentbureau aps side 4

5 Møllebakken Hinnerup Att.: Jesper Nydam b) Der vil ikke blive mulighed for, at tilbudsgivere overværer åbning/gennemgang af indkomne tilbud Tildelingskriterier. a) Det økonomisk mest fordelagtige bud vurderet på grundlag af: Pris 65% Opgaveløsning 25% Relevant erfaring 10% b) Der kan forventes en afklaring af valg af leverandør(er) ca. 15. juni 2006, hvorefter alle tilbudsgivere informeres om udfaldet. c) Greve Kommune forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af udbudet, hvis saglige grunde tilsiger dette Vederlagsdækning. a) Direkte lønomkostninger b) Indirekte lønomkostninger herunder pensionsbidrag, ferie- og sygeløn. c) Forsikringer. d) Rengøringsmidler, -maskiner og redskaber. e) Plastposer til affaldsspande/-holdere af enhver art. f) Arbejdsbeklædning. g) Ledelse, tilsyn og personaleadministration. h) Afløsning ved sygdom og andet fravær. i) Kontroltagning og rapportering. j) Kontakt til Greve Kommune Betalingsbetingelser. 1 måned fra modtagelse af faktura side 5

6 1.08 Faktura. Elektronisk faktura på hver institution skal fremsendes til kommunens rengøringskoordinator primo den måned, hvor arbejdet udføres. 2 Personale 2.01 Personaleuddannelse. a) Leverandøren skal gennem instruktion sikre sig, at personalet kan håndtere de aktuelle rengøringsinstruktioner, rengøringsmidler og - maskiner, herunder forstå de aktuelle sikkerhedsnormblade og brugsanvisninger (Bilag 5). b) Kommunikationen mellem institutionspersonalet og rengøringspersonalet foregår på dansk. Leverandøren skal sikre, at alle medarbejdere besidder eller bibringes denne kompetence Arbejdsmiljø. Leverandøren forpligter sig til at efterleve den danske arbejdsmiljølovgivning i alle forhold, herunder gennemførelse af arbejdspladsvurderinger m. v. (Bilag 5) Uniformering. Rengøringspersonalet skal bære en af Greve Kommune godkendt identifikation og arbejdsbeklædning 2.04 Virksomhedsoverdragelse. Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse finder anvendelse i udbudet. Omkostninger vedr. virksomhedsoverdragelse skal ikke indregnes i tilbud Børneattest. På lige fod med Greve Kommunes øvrige personale skal leverandørens personale fremvise børneattest i de situationer, hvor dette personale jævnligt omgås mindreårige i kommunens varetægt. 3 Arbejdsledelse side 6

7 3.01 Arbejdsledelse. Arbejdet skal ledes og kontrolleres af kvalificeret inspektionspersonale, som regelmæssigt skal inspicere samtlige lokaliteter for at sikre, at arbejdet udføres i overensstemmelse med udbudsmaterialet og gældende betingelser. 4 Samarbejde Arbejdslederniveau. a) Leverandøren tager initiativ til kontakt med Greve Kommunes kontaktpersoner på arbejdsleder/inspektørniveau. b) Meddelelser om forhold, der er af betydning for rengøringsforpligtelser, skal straks gives til Greve Kommune Driftsleder/-chef niveau. Leverandøren tager initiativ til møder med Greve Kommune på driftsleder/-chef niveau minimum hvert halve år. Undladelse heraf udløser kreditnota kr ,- ex. moms pr. gang Arbejdsplanlægning Leverandøren skal på opfordring udlevere kopier af de gældende områdefordelinger og arbejdsplaner samt den gældende timenormering for det enkelte område Rapportering a) Kvalitetskontrollen skal dokumentere leverandørens kontrol af frekvensernes overholdelse. b) Kvalitetskontrollen skal afspejle de lokale kontaktpersoners tilfredshed med samarbejdet. c) Kvalitetskontrollen skal afspejle de lokale kontaktpersoners tilfredshed med den leverede rengøring. d) De lokale kontaktpersoner skal underskrive kontrolrapport. e) Kontrolrapportering skal ske for alle enheder hver måned. Rapporten skal fremsendes senest d. 5. i efterfølgende måned side 7

8 4.05 Mangler ved ydelsen. a) Der foreligger en mangel ved den leverede ydelse, såfremt den ikke opfylder de afgivne garantier eller i øvrigt ikke svarer til udbudsmaterialet eller det afgivne tilbud. b) I tilfælde af en mangel, påhviler det leverandøren at afhjælpe denne uden ugrundet ophold. Greve Kommune kan i den forbindelse stille krav til måden, som mangelen afhjælpes på og til de skridt, der skal tages for at undgå gentagelser. c) Greve Kommune er berettiget til forholdsmæssigt afslag i tilfælde af mangler. Et sådant krav vil normalt blive fremsat, dersom leverandøren ikke har afhjulpet en mangel inden for 7 arbejdsdage fra det tidspunkt mangelen er konstateret. d) Dersom en mangel ikke afhjælpes, er Greve Kommune berettiget til at opkræve en bod svarende til 4% af det i tilbudsspecifikationen specificerede årlige vederlag. Boden kan opkræves for hver enkelt mangelsag. e) Greve Kommune kan modregne bodsbeløbet i vederlaget til leverandøren Ophør i aftaleperioden/mislighold. a) Hvis leverandøren standser sine betalinger eller træder i likvidation, kan aftalen straks bringes til ophør af Greve Kommune. b) Såfremt det dokumenteres, at leverandøren trods gentagne skriftlige henvendelser og sanktioner ikke opfylder aftalen, kan Greve Kommune vælge at opsige kontrakten med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. c) I tilfælde af opsigelse af kontrakten som følge af mislighold kan den opsagte leverandør pålægges at betale merudgifterne til levering af kontraktmæssig rengøring i den resterende del af kontraktperioden. Greve Kommune skal dog foretage ny udlicitering snarest muligt. 5 Kontraktens gyldighed Ikrafttræden. Denne aftale træder i kraft den 1. august Udløb. Kontrakten gælder indtil 31. juli 2011, hvorefter den udløber uden yderligere varsel, med mindre anden aftale er indgået side 8

9 5.03 Forlængelse. Greve Kommune kan forlænge den indgåede aftale to gange med ét år på uændrede vilkår. Greve Kommune meddeler leverandøren sin beslutning senest 6 måneder før kontraktens udløb Overdragelse. Denne kontrakt eller heraf flydende fordringer kan ikke overdrages, sælges eller belånes, uden at leverandøren i hvert enkelt tilfælde forud har indhentet Greve Kommunes skriftlige tilladelse Tvister. a) Skulle der opstå uenighed om forståelsen af nærværende aftale eller i det hele taget som følge af de ved aftalen skabte forhold, påhviler det parterne at søge uenigheden fjernet ved indbyrdes imødekommende forhandlinger, idet parterne skal efterleve kontrakten, indtil afgørelse foreligger ved forhandling eller voldgift. b) Fører disse forhandlinger ikke til enighed, kan stridsspørgsmålet ikke indbringes for domstolene. 6 Ændringer i kontraktperioden Ændring af kontrakten. Nærværende kontrakt kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem kontraktens parter og skal være i overensstemmelse med udbudsmaterialet. Udgangspunkt for ændringer er prisbladets reguleringspriser Force majeure. a) I tilfælde af force majeure - herunder også strejke eller lockout, som forhindrer arbejdets udførelse, bortfalder parternes forpligtelser så længe force majeure virker. b) Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeuren konstateres og ved denne meddelelse orientere om force majeurens forventede varighed. c) Greve Kommune er i forbindelse med force majeure berettiget til at kræve en forholdsmæssig refusion i vederlaget, svarende til betalingen for den manglende ydelse side 9

10 6.03 Lukning. a) Ved midlertidig lukning af lokaler er Greve Kommune berettiget til en forholdsmæssig reduktion i prisen, der dog kun kan anvendes til special- eller ekstra rengøring. Meddelelse om lukning skal gives leverandøren skriftligt med mindst 7 dages varsel b) Ved permanent lukninger af lokaler anvendes prisbladets reguleringspriser. Varslingsfrist iht. gældende overenskomst. c) Ferielukning varsles i januar for et år frem Prisreguleringer. a) Vederlaget reguleres én gang årligt pr. 1. januar. b) Prisen reguleres på grundlag af Danmarks Statistiks nettoprisindeks. c) Vederlaget reguleres første gang pr. 1. januar år Leverandørens ansvar Tavshedspligt. a) Leverandørens ansatte har samme tavshedspligt vedrørende forhold, de på arbejdsstedet måtte blive bekendt med, som kommunen har (jfr. Udbudspolitik). b) Leverandøren påtager sig at forpligte rengøringspersonalet til at overholde tavshedspligten Nøgler og adgangskort. a) Greve Kommune udleverer mod kvittering det nødvendige antal nøgler og adgangskort. b) Hvert nøglebundt skal forsynes med et af leverandøren leveret skilt med angivelse af leverandørens adresse og tlf. nr.. c) Leverandøren erstatter bortkomne nøgler/chips og betaler nødvendig omkodning af låsesystem. d) Fejlalarmer, udløst af leverandørens personale, betales af leverandøren Forsikring side 10

11 Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler for person- og tingskader, som måtte opstå i forbindelse med arbejdets udførelse, og der skal være tegnet forsikring, som dækker minimum 1,5 mio. kr. pr. forsikringsbegivenhed. Kopi af forsikringspolice bedes vedlagt tilbudet Metoder m. v.. Arbejdets udførelse skal ske under anvendelse af de til enhver tid mest tidssvarende metoder - teknisk og ergonomisk, ligesom der skal anvendes rengøringsmidler og metoder, som følger SPT-normordningen og som respekterer de til enhver tid gældende politikker i Greve Kommune Affaldshåndtering. Greve Kommunes til enhver tid gældende regler for affaldshåndtering skal overholdes af alle leverandørens ansatte Ved kontraktophør. Leverandøren er forpligtet til at udlevere oplysninger om medarbejdernes: Stilling og ansættelsesvilkår Aflønning og anciennitet Ferie- og pensionsforhold Øvrige forhold af betydning for en evt. overtager af opgaverne side 11