har dags dato indgået aftale om rådgivning og bistand i forbindelse med gennemførelse af ovennævnte sag.

Transkript

1 Aftale om teknisk rådgivning og bistand ved indsamling af historiske oplysninger om ca. 945 adresser i Sønderjylland til brug for V1-kortlægning i Region Syddanmark 1 Aftalens parter Undertegnede: Region Syddanmark Damhaven Vejle Tlf og medundertegnede rådgiver har dags dato indgået aftale om rådgivning og bistand i forbindelse med gennemførelse af ovennævnte sag. Som rådgiverens projektleder er udpeget Kontaktperson hos regionen er Kristoffer Schrøder (tlf ), Alice Ulstrup (tlf ) og Anita Hjørringgaard (tlf.nr ). 2 Øvrige parter Yderligere parter kan blive inddraget efter aftale med regionen. 3 Aftalegrundlaget 3.1 Aftaler i prioriteret rækkefølge Dette aftaledokuments bestemmelser Følgende dokumenter, udarbejdet af parterne: Udbudsmateriale af 10. januar 2011 fra Region Syddanmark: annonce og arbejdsbeskrivelse vedr. indhentning af historiske oplysninger for ca. 945 adresser i Haderslev, Vejen, Sønderborg og Tønder kommuner til brug for vurdering af en evt. V1- kortlægning. Tilbud fra rådgiveren dateret...

2 3.2 Yderligere bestemmelser Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand (ABR 89), herunder ydelsesbeskrivelse for miljø, fra F.R.I. januar Projektledelse og kontaktpersoner Rådgiver tilknytter følgende medarbejdere: Projektansvarlig: Projektleder: Projektmedarbejdere: Rådgiver må ikke uden accept fra Region Syddanmark ændre bemanding af opgaven, som beskrevet i tilbud af dato. Kontaktpersonerne hos Region Syddanmark Områdechef: Karsten Baisgaard Projektleder: Kristoffer Schrøder Projektleder/back up: Anita Hjørringgaard Projektleder/back up: Alice Ulstrup 5 Ydelser 5.1 Rådgiverens ydelser: Udførelse af opgaven som beskrevet i udbudsmaterialet dateret: 10. januar 2011 samt herunder: 1. Arkivsøgning på de ca. 945 kendte adresser, der mangler historiske oplysninger på i Haderslev, Vejen, Sønderborg og Tønder Kommuner. Adresseliste udleveres. 2. De indsamlede historiske oplysninger indtastes i Regionens database JAR, der er en database over regionens oplysninger om forurenede grunde eller muligt forurenede grunde. 3. Alt det indsamlede materiale afleveres endvidere for hver enkelt lokalitet i en separat pdf-fil. 4. Materialet indleveres til regionen i faser f.eks. svarende til de tidligere kommuner. På den måde kan regionen straks påbegynde vurderingen af, om de enkelte lokaliteter skal kortlægges efter jordforureningsloven. De historiske oplysninger forventes indsamlet med udgangspunkt i vedlagte arbejdsmanual Kortlægning af arealer på Vidensniveau 1. Indsamling af baggrundsmateriale. Region Syddanmark vil på baggrund af det indsamlede materiale vurdere, om lokaliteten skal kortlægges efter Lov om forurenet jord. 5.2 Region Syddanmarks ydelser omfatter: Sørger for rådgivers adgang til indtastning af lokaliteter i JAR (herunder udlevering af JAR-manual) Adresselister for lokaliteter i Haderslev, Vejen, Sønderborg og Tønder Kommuner.

3 Indledende orientering af de berørte kommunale myndigheder mv. om den forestående indsamling. 6 Tidsfrister 6.1 Aftalte frister Opstartsmøde hos Region Syddanmark Indsamling og levering af historisk materiale samt levering af oplysninger i JAR: o Fase 1 o Fase 2 o Fase 3 o Osv. Der ønskes ikke en samlet afrapportering af materialet. Overskridelse af tidsfristen må kun ske efter skriftlig godkendelse af Region Syddanmark. 6.2 Sanktioner Såfremt rådgiveren ikke overholder en aftalt tidsfrist skal rådgiveren betale Region Syddanmark en dagbod på 500 kr. pr. arbejdsdag. Dagboden modregnes i det fakturerede rådgiverhonorar. Dagboden skal dog ikke betales, hvis forsinkelsen skyldes forhold, der ikke kan tilskrives rådgiveren, eller hvis der er truffet skriftlig aftale med klientens sagsbehandler om forlængelsen. Den samlede bod kan dog max. udgøre 50% af vederlaget for leverancen. 7 Det økonomiske grundlag for opgavens løsning Følgende budget er aftalt for opgavens løsning. Beløbene er eksklusiv moms. De enkelte beløb kan ikke overskrides uden forudgående skriftlig godkendelse af Region Syddanmark. 8 Udbetaling af honorar og udlæg 8.1 Fakturering - rådgiver Rådgivers honorar bliver opgjort efter faste priser jf. tilbuddet af.. Fakturering foretages månedsvis specificeret på de forskellige delposter jf. det angivne pristilbud. Sammen med den månedlige faktura vedlægges budgetstatus over rådgiverens honorarforbrug og udlæg (uden administrationstillæg). Fakturaen skal altid sendes elektronisk, og skal have påført: EAN-lokationsnummer: (Jordforurening) Personreference: Region Syddanmarks journalnummer 10/18631 Opgavetitel: Indsamling af historiske oplysninger, Sønderjylland 2011

4 Rådgiverens egne udlæg til rejser, kørsel, trykning og lignende bliver refunderet uden tillæg. Region Syddanmark betragter antal kørte kilometer i forbindelse med besigtigelse og indhentning af arkivmateriale indenfor Region Syddanmarks grænser som udlæg. Afregning sker efter statens gældende takster lav takst. Regionen betaler eventuelle udlæg til nødvendige færgebilletter indenfor regionen. Kørsel udenfor Region Syddanmarks grænser betales ikke af regionen. Så snart et eventuelt overforbrug i forhold til de enkelte rammebeløb kan forudses, skal dette meddeles regionen. Regionen vil herefter tage stilling til om overskridelsen af budgettet kan accepteres. 8.2 Anvisning af eksterne udlæg Eksterne fakturer stiles og sendes til Region Syddanmark. Kopi af fakturaer sendes til rådgiver. Fakturaen skal altid sendes elektronisk, og skal have påført: EAN-lokationsnummer: (Jordforurening) Personreference: 90000xxxx Region Syddanmarks journalnummer 10/18631 Opgavetitel: Indsamling af historiske oplysninger, Sønderjylland 2011 Rådgiver kontrollerer og godkender fakturaerne til betaling og sender en mail til regionens sagsbehandler vedhæftet kopien af den elektroniske regning. 8.3 Overskridelser af budgettet: Budgettet kan kun overskrides, såfremt dette forinden er accepteret af Region Syddanmark. Rådgiveren iværksætter ikke nye aktiviteter uden forudgående skriftlig accept fra Region Syddanmark. 9 Ansvar 9.1 Rådgiverens er ansvarlig efter ABR 89. Rådgivers ansvar er begrænset beløbsmæssigttil 2 mio. kr. pr. skade/forsikringsbegivenhed. 10 Forsikring Rådgiver har tegnet ting- og personskade forsikring og rådgiveransvarsforsikring i Forsikringsselskabet.. Rådgiveren er til enhver tid forpligtet til at underrette Regionen, såfremt der sker ændringer i de i henhold til udbudsbekendtgørelsen fremlagte forsikringsvilkår eller forsikringssummen

5 11 Tvister Tvister skal søges løst i mindelig overenskomst. Er dette ikke muligt afgøres disse ved de almindelige domstole med værneting i Region Syddanmark. 12 Fejl og forsømmelser Rådgiveren garanterer, at rådgivning og bistand til indsamling af historiske oplysninger og adresseindsamling i henhold til denne rammekontrakt er fri for fejl og forsømmelser af enhver art. Fejl og forsømmelser ved rådgivning og bistand til indsamling af historiske oplysninger og adresseindsamling foreligger, såfremt rådgivningen ikke opfylder de i nærværende rammekontrakt eller de i ordrebekræftelsen fastsatte krav, eller såfremt rådgivningen eller bistanden ikke svarer til, hvad Regionen med føje kunne forvente. Rådgiverens garanti er gældende i 24 måneder fra resultatet af indsamling af historiske oplysninger og adresseindsamling er overgivet til Regionen. Regionen skal afgive skriftlig reklamation til Rådgiveren inden rimelig tid efter, at Regionen har konstateret, at der er fejl eller forsømmelser ved indsamling af historiske oplysninger og adresseindsamling. Rådgiveren skal uden ugrundet ophold efter modtagelsen af skriftlig reklamation afhjælpe fejlen eller forsømmelsen. Såfremt Rådgiveren ikke uden ugrundet ophold og senest inden 14 Arbejdsdage har draget omsorg for, at leverancen er kontraktmæssig, er Regionen berettiget til et forholdsmæssigt afslag i vederlaget. Såfremt regionen vurderer, at rådgiver gentagne gange ikke leverer en kontraktmæssig leverance, betragtes dette som misligholdelse, således at regionen er berettiget til at ophæve kontrakten uden varsel. I en sådan situation afregnes for arbejde leveret tilfredsstillende indtil ophævelsestidspunktet. Følgende betragtes som misligholdelse: Relevante arkiver er ikke gennemset for materiale Inddatering i JAR er mangelfuld Ikke alt indsamlet materiale fremgår af den Indscannede pdf-fil ved aflevering 13 Myndighedsforskrifter Rådgiveren garanterer, at alle leverancer udført af Rådgiveren opfylder lovgivningens krav og alle relevante myndighedsforskrifter, således som disse foreligger på tidspunktet for afgivelsen af ordrebekræftelsen. 14 Særlige bestemmelser Resultaterne af opgaven tilhører alene Region Syddanmark. Rådgiveren må ikke - uden Region Syddanmarks skriftlige tilladelse over for tredjemand gøre brug af de oplysninger, der kommer til firmaets kendskab.

6 Region Syddanmark kan til enhver tid kræve ændringer i opgavens omfang og udførelse, herunder begrænsning af rådgiverens indsats. Region Syddanmark kan til enhver tid uden erstatning bringe aftalen til ophør mod betaling for allerede udført arbejde samt andre omkostninger, som rådgiveren har ved aftalens ophør. Til aftalen hører følgende bilag: 1. Udbudsmateriale af 10. januar 2011 fra Region Syddanmark: annonce og arbejdsbeskrivelse med bilag vedr. indhentning af arkivmateriale for 945 adresser i Sønderjylland til brug for vurdering af en evt. V1-kortlægning. 2. Tilbud fra rådgiveren Liste over kendte adresser i Sønderjylland 4. Arbejdsmanual Kortlægning af arealer på Vidensniveau 1. Indsamling af baggrundsmateriale fra december Dato Region Syddanmark (evt. firmastempel og underskrift) Dato Rådgiver (evt. firmastempel og underskrift)