Kortlægning og måling af administrative opgaver i Ungdommens Uddannelsesvejledning.

Transkript

1 Kortlægning og måling af administrative opgaver i Ungdommens Uddannelsesvejledning. Finansministeriet, Undervisningsministeriet og KL April 2009 Revision.Skat.Consulting.Financial Advisory.

2 Copyright Deloitte Business Consulting A/S. All rights reserved. Rapportens anvendelse Denne rapport er alene udarbejdet til Deloittes opdragsgiver ud fra det givne opdrag. Deloitte påtager sig intet ansvar for andres anvendelse af rapporten. Hel eller delvis kopiering af rapporten må i hvert enkelt tilfælde kun foregå med følgende tydelige kildeangivelse Finansministeriet, Kortlægning og måling af administrative opgaver i Ungdommens Uddannelsesvejledning, Deloitte, april Kontakt Spørgsmål til denne rapports indhold kan stiles til: Morten Ry, partner, telefon Andreas Nikolajsen, manager, telefon Om Deloitte Business Consulting Fra idé til virkelighed Deloitte Business Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i et politisk miljø. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idéstadie til implementering. Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte af ydelser og kombinerer konsulentrollen i Deloitte Business Consulting med Deloittes kompetencer inden for revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unik mulighed for at få integrerede løsninger, som er skræddersyet til de enkelte opgaver. Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu med medarbejdere på verdensplan. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande. Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs af landegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Det er forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan fremstå som en attraktiv og værdiskabende rådgiver. Deloitte Business Consulting A/S Telefon Fax [email protected] Besøgsadresse Weidekampsgade København S Postadresse Deloitte Business Consulting A/S Postboks København C

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Resumé Medarbejdernes typiske hverdag Fokusområder Kortlægning af UU-området Tidsmåling Oplevelse af arbejdsopgaver Regulering, opgaver og tidsanvendelse. 46 Bilag Bilag A. Om undersøgelsen Bilag B. Opgavekatalog Bilag C. Tidsmåling Bilag D. Oplevelsesmålingen Bilag E. Regulering, opgaver og tidsanvendelse

4 1. Indledning Deloitte har for Undervisningsministeriet, KL og Finansministeriet gennemført en kortlægning og måling af administrative opgaver i Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU). Resultaterne af denne kortlægning og måling præsenteres i denne rapport. Kortlægningen og målingen i Ungdommens Uddannelsesvejledning er baseret på den såkaldte AKVA-metode til kortlægning og måling af administrative opgaver (Afdækning og Kvantificering af Administrative opgaver). Undersøgelsen har indgået som pilotprojekt sammen med projekter på ældreområdet (plejeboligbebyggelser), dagtilbudsområdet og jobcentrenes arbejde med integrationskontrakter i udviklingen af metoden. Se mere herom på Baggrund og formål Kortlægningen og målingen af administrative opgaver i Ungdommens Uddannelsesvejledning er iværksat som en del af regeringens afbureaukratiseringsprogram på det kommunale område, der gennemføres i samarbejde med KL. Formålet med kortlægningen og målingen er at tilvejebringe fakta om: Hvilke administrative opgaver medarbejderne løser. Hvor meget tid medarbejderne bruger på de administrative opgaver. Hvilke administrative opgaver der udspringer af henholdsvis statslig og lokal regulering. Hvilke opgaver, medarbejderne mener, har et forenklingspotentiale. Projektet skal således skabe et vidensgrundlag, der kan indgå i arbejdet med at identificere, prioritere og iværksætte konkrete afbureaukratiseringstiltag. Projektet er på den baggrund gennemført i tre faser: 1. Kortlægning af medarbejdernes arbejdsopgaver og områdets organisering samt kobling mellem opgaverne og statslig og lokal regulering. 2. Måling af tidsforbruget på de enkelte arbejdsopgaver og medarbejdernes oplevelse af opgaverne. 4

5 3. Analyse af resultaterne med udgangspunkt i identifikation af muligheder for afbureaukratisering og regelforenkling. Deloitte har gennemført alle dele af projektet. Undervisningsministeriet, KL og Finansministeriet har løbende fulgt projektet gennem en faglig arbejdsgruppe, der dels har givet faglig sparring undervejs i kortlægningen, dels har drøftet og valideret resultaterne af målingen og analysen heraf. 1.2 Forståelse af administrative opgaver Kortlægningen og målingen af administrative opgaver omfatter forskellige typiske medarbejderes samlede opgaveportefølje, som inddeles i tre overordnede typer af opgaver: Direkte brugerrettede opgaver Indirekte brugerrettede opgaver Direkte brugerrettede opgaver: De direkte brugerrettede opgaver omfatter selve leveringen af ydelsen til brugerne. På UU-området omfatter det for eksempel vejledningssamtaler, klasseundervisning eller forældrekontakt. Interne opgaver Indirekte brugerrettede opgaver: De indirekte brugerrettede opgaver omfatter opgaver, der ikke er direkte brugerrettede opgaver og heller ikke indebærer en traditionel back-office - funktion. Opgaverne knytter sig således til udførelsen af de direkte brugerrettede opgaver (for eksempel forberedelsestid eller dokumentation af ydelsen) eller relaterer sig til forbedring eller forandring af ydelsen (for eksempel fagspecifik uddannelse). På UU-området omfatter de indirekte brugerrettde opgaver for eksempel forberedelse og dokumentation af vejledningen og samarbejde med skoler og uddannelsesinstitutioner. Interne opgaver: Interne opgaver omfatter opgaver, der ikke har direkte eller indirekte relation til borgeren, og som er relateret til at drive en organisation uanset ydelsesområde (for eksempel personaleforhold og pauser). På UU-området omfatter de interne opgaver for eksempel personalemøder, planlægning og pauser. De to sidstnævnte kategorier kan generelt betegnes som administrative opgaver. I denne undersøgelser er fokus imidlertid på de indirekte brugerrettede opgaver, der vurderes at være afgørende for leveringen af de direkte brugerrettede opgaver, men hvis konkrete indhold og omfang typisk kan være bestemt af statslig eller kommunal regulering, og hvor der vurderes at kunne være grundlag for en afbureaukratiseringsindsats. 5

6 1.3 Undersøgelsens indhold og omfang Ti UU-centre har deltaget i undersøgelsen. Følgende ti UU-centre har deltaget i undersøgelsen: UU Herning UU Nordvestjylland UU Kolding Undervisningsministeriet har i samarbejde med KL udvalgt de centre, som har deltaget i projektet. Centrene er udvalgt, så de repræsenterer forskellige størrelser og organiseringer og har forskelligt demografisk underlag. Undersøgelsen har så vidt muligt dækket alle ansatte på de enkelte UU-centre fordelt på følgende medarbejdergrupper: UU København UU-centerledere UU Køge Bugt UU Roskilde UU Odder Skanderborg UU Sønderborg UU Center Syd UU Aalborg Øvrige ledere Vejledere Personale i støttefunktioner. Kortlægningen af medarbejdernes arbejdsopgaver er primært foretaget gennem interview og workshopper med udvalgte ledere og medarbejdere på tre UU-centre. Den efterfølgende måling er foregået ved, at medarbejderne har angivet deres tidsanvendelse i et spørgeskema, hvori de opgaver, der var identificeret i forbindelse med kortlægningen, var oplistet. Deltagerne har dels angivet deres daglige tidsanvendelse gennem det seneste skoleår, august 2007 til juli 2008 (den retrospektive måling), dels angivet deres forventede tidsanvendelse i det kommende skoleår, august 2008 til juli 2009 (den prospektive måling). Endvidere har deltagerne angivet deres oplevelse af de indirekte brugerrettede opgaver. Præsentationen af medarbejdernes tidsanvendelse i rapporten tager udgangspunkt i den retrospektive måling. Resultaterne er, hvor ikke andet er angivet, præsenteret som gennemsnitligt antal timer per år. Der er i denne forbindelse taget udgangspunkt i et normalårsværk på timer, ekskl. ferier og helligdage. I alt 264 UU-medarbejdere har gennemført målingen, hvilket svarer til en samlet svarprocent på cirka 74 procent. Der blev efter målingen gennemført en række valideringsaktiviteter, som omfattede interview og fokusgruppeworkshopper. De deltagende UU-centre har endvidere modtaget deres egne resultater med mulighed for kommentering. På baggrund af antallet og sammensætningen af respondenterne i forhold til center og medarbejdergrupper er det Deloittes opfattelse, at 6

7 den samlede mængde respondenter udgør en tilstrækkelig stikprøvestørrelse i forhold til gennemførslen af en valid måling. Det skal bemærkes, at der på UU-området per 1. august 2008 trådte ny lovgivning i kraft. Dermed havde centrene kun fungeret under den nye lovgivning i få måneder, da tidsmålingen blev gennemført. Lovændringerne indebærer blandt andet en udvidelse af centrenes opsøgende vejledningsforpligtelse til også at omfatte 19- til 25-årige, nye tiltag til kvalitetssikring af centrets ydelser og formalisering af samarbejdet med eksterne interessenter. Deloittes vurdering fra kontakten med UU-centrene er, at mange af de nye tiltag i lovgivningen allerede var en del af centrenes virke. Samtidig er det dog Deloittes vurdering, at centrene særligt i forhold til den udvidede opsøgende forpligtelse har haft svært ved at vurdere, hvor meget denne opgave vil fylde i det kommende skoleår. 1.4 Rapportens indhold og struktur Rapporten er opdelt i tre overordnede dele: Centrale resultater, kortlægningen og målingen samt bilag. Centrale resultater Kapitlerne 2-4 omfatter en gennemgang af kortlægningen og målingens centrale resultater og fokusområder. I kapitel 2 gives et resumé af kortlægningen og målingens resultater. Kapitel 3 introducerer begrebet personas og anvender det til at beskrive forskellige vejlederes hverdag. I kapitel 4 belyses de opgaver, der på baggrund af den gennemførte tids- og oplevelsesmåling enten har vist et forenklingspotentiale, eller udgør en væsentlig del af den samlede opgaveportefølje. Kortlægningen og målingen I kapitel 5-9 gennemgås kortlægningen og målingens resultater. I kapitel 5 gennemgås området med udgangspunkt i projektets kortlægning af medarbejdergrupper og organisering. Kapitel 6 afrapporterer resultaterne fra tidsmålingen fordelt på de forskellige medarbejdergrupper og på forskellige opgavetyper. Desuden undersøges tendenserne i spredningen af tidsforbruget på udvalgte opgaver på tværs af de deltagende centre. 7

8 I kapitel 7 analyseres resultaterne fra undersøgelsens måling af medarbejdernes oplevelse af opgaverne. Kapitel 8 fokuserer på sammenhængen mellem opgaver, regulering og tidsanvendelse. Bilag I bilag A præsenteres de nærmere detaljer om undersøgelsens indhold, omfang og gennemførelse. Bilag B indeholder en oversigt over de kortlagte og målte opgaver på området. Bilag C indeholder de samlede resultater fra tidsmålingen. Bilag D omfatter resultaterne fra målingen af medarbejdernes oplevelse af opgavernes vigtighed og forenklingspotentiale. Bilag E indeholder en oversigt over reguleringen på området og sammenhængen mellem opgaver, regulering og tidsanvendelse. 8

9 2. Resumé I det følgende gives et resumé af de væsentligste resultater af kortlægningen og målingen samt af de fokusområder, der ifølge analysen er interessante i et afbureaukratiseringsperspektiv. 2.1 Centrale opgaver og tidsforbrug Nedenstående figur viser en oversigt over de enkelte medarbejdergruppers tidsanvendelse fordelt på de tre overordnede opgavetyper. Figur 2.1 Det relative tidsforbrug på opgavetyper for forskellige medarbejdergrupper, timer per år UU-center leder Vejleder 10% 160 timer 52% 853 timer 48% 797 timer 42% 689 timer 49% 801 timer Støttefunktion 4% Øvrige ledere 1% 69 timer 15 timer 64% timer 32% 521 timer 47% 776 timer 52% 860 timer Af figur 2.1 fremgår det, at de direkte brugerrettede opgaver stort set udelukkende udføres af vejlederne, der til gengæld anvender en relativ lille del af deres tid på interne opgaver. Som vist ovenfor anvender en gennemsnitlig vejleder knap halvdelen af sin tid eller 801 timer årligt på direkte brugerrettede opgaver bestående af vejledning og forældrekontakt. 9

10 Vejlederne anvender dog også en del af deres tid på indirekte brugerrettede opgaver såsom forberedelse og dokumentation af vejledningen og samarbejde med skoler og uddannelsesinstitutioner (689 timer årligt). Vejledernes tidsforbrug fordelt på de væsentligste opgavekategorier fremgår af nedenstående figur: Interne opgaver, f.eks. personalesamtaler, fordeling af opgaver, frokost, pauser m.v. 9,7% Faglig udvikling, koordination af centrets opgaver og transport 10,9% Samarbejde med skoler, uddannelsesinstitutioner, faglige samarbejdsparter i kommunen m.v. 10,3% Vejledning og forældrekontakt 48,6% Registrering/ dokumentation af aktiviteter 6,9% Forberedelse af vejledningen og udarbejdelse af materialer 6,8% Opsøgende vejledning, initiativer for udsatte unge, brobygning m.v. 6,9% Vejlederne udgør cirka 80 procent af medarbejderne på et gennemsnitligt UU-center, hvilket betyder, at cirka 40 procent af den samlede arbejdstid på et UU-center bliver brugt sammen med brugerne på vejledning af de unge og samtaler med forældre. I modsætning til vejledernes tidsforbrug er ledernes opgaver fordelt mellem indirekte brugerrettede opgaver og interne opgaver. Centerlederen er ansvarlig for UU-centrets daglige drift, men varetager primært administrative opgaver og tager således ikke del i den direkte brugerrettede kontakt. Centerlederne bruger lidt over halvdelen (52 procent) af deres tid på interne opgaver, hvilket omfatter personaleforhold, planlægning og fordeling af arbejdsopgaver m.v. De øvrige 48 procent anvendes på indirekte brugerrettede opgaver, hvilket blandt andet omfatter kontakt til faglige samarbejdspartnere, centrets faglige udvikling, evaluering og kvalitetssikring af centrets ydelser m.v. 10

11 De øvrige ledere på UU-centret anvender en lidt større del af deres tid på indirekte brugerrettede opgaver (52 procent) og lidt mindre på interne opgaver (47 procent), end centerlederne gør. Der vil typiske være tale om en person, der varetager en souschef- eller teamlederfunktion. Vedkommende bruger således mere tid på centrets budgetter og regnskab og mindre tid på eksempelvis personaleforhold, end centerlederne gør. Gruppen af medarbejdere i støttefunktioner bruger langt størstedelen af deres tid på interne opgaver. Gruppen omfatter blandt andet HK ere, administrative medarbejdere og it-medarbejdere. Denne gruppe bruger 64 procent af deres tid på interne opgaver, mens 32 procent anvendes på indirekte brugerrettede opgaver. De interne opgaver består primært af opgaver knyttet til økonomi og administration og praktiske opgaver som it-support. De indirekte opgaver er i vidt omfang forberedelse af brobygning, introduktionskurser og praktik. 2.2 Fokusområder Der er i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelsen og analysen af resultaterne identificeret en række fokusområder. Et fokusområde dækker en eller flere opgaver, som deltagerne har peget på har et forbedringspotentiale, som fylder relativt meget i medarbejdernes opgaveportefølje, eller som ellers er relevante i en overordnet afbureaukratiseringskontekst. I denne undersøgelse er der alene fokus på de indirekte brugerrettede opgaver. Overordnet viser målingen af medarbejdernes oplevelse af deres opgaver, at de mener, at langt de fleste af opgaverne er vigtige for at levere en høj kvalitet i vejledningen. Vejlederne peger imidlertid også på, at en række opgaver kan løses nemmere og hurtigere. På den baggrund er der på UU-området udpeget tre fokusområder. Områderne omfatter registrering og dokumentation af aktiviteter, kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen samt tilrettelæggelse af særlige vejledningsinitiativer. Disse opgaver optager ca. 13,4 procent af vejledernes samlede tid og har derfor også et omfang, der gør, at man med fordel kan sætte fokus herpå. De tre fokusområder er yderligere aktualiseret af, at opgaverne især fylder meget inden for vejledningen af unge uden for uddannelsessystemet. Denne del af vejledningen må i kraft af den seneste lovændring på UU-området forventes fremover at udgøre en større del af vejledningsindsatsen. I det følgende vil fokusområderne kort blive præsenteret, mens de vil blive behandlet uddybende i afsnit 4. 11

12 Dokumentation og registrering Det er et statsligt krav, at der fra 8. klassetrin arbejdes med en uddannelsesplan for hver elev i grundskolen. Det er UU-centrenes ansvar, at uddannelsesplanen ajourføres og påføres oplysninger om vejledningsindsatsen over for den enkelte elev og påføres begrundelser for en eventuel særlig indsats (lov om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv 2, litra a-d og bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv 6-10). Herudover er det et statsligt krav, at UU-centrene skal have et system til kvalitetsudvikling og kvalitetssikring, som kommunalbestyrelsen fastlægger efter udtalelse eller forslag fra centrets ledelse (lov om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv 10, stk. 2, og bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv 24-26). Både statslige og kommunalt fastlagte krav har således betydning for omfanget af dokumentation og registrering på det enkelte center. Kortlægningen har vist, at der blandt centrene er forskel på, hvordan kravene udmøntes i praksis. I nogle centre registreres typisk al kontakt med eleverne eller de unge, eksempelvis samtaler eller telefonopkald, mens andre centre kun registrerer kontakt med den unge, såfremt der skal ske en opfølgning herpå. Forskellen i praksis betyder også, at der i enkelte centre bruges noget mere tid på registrering og dokumentation end gennemsnittet for centrene. I de fleste centre ligger vejledernes tidsforbrug dog på gennemsnittet eller lidt derunder. En gennemsnitlig vejleder anvender 115 timer om året på opgaven, hvilket vil sige 7 procent af vejlederens samlede arbejdstid. Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen UU-centrene har et omfattende samarbejde med en række aktører. For at sikre en sammenhængende og koordineret vejledningsindsats skal centrene indgå i et samarbejde med de regionale vejledningscentre (Studievalg), ungdomsuddannelsesinstitutioner og andre uddannelsesinstitutioner, jobcentre, erhvervslivet, arbejdsmarkedets parter samt skoler og institutioner, der udbyder folkeoplysende aktiviteter. Herudover skal UU-centrene samarbejde med institutioner, der udbyder uddannelse og undervisning til unge med særlige behov, pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR), socialforvaltningen, den nationale videns- og specialrådgivningsorganisation (VISO) samt UU-centre i andre geografiske områder, hvor dette samarbejde er relevant. Endelig skal vejledningen selvfølgelig tilrettelægges i samarbejde med folkeskolen (bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv 19, 22 og 23). 12

13 Samlet set anvender vejlederne i gennemsnit 170 timer årligt på forskellige former for eksternt samarbejde, herunder anvendes 40 timer om året (2,4 procent) på kontakten til faglige samarbejdspartnere i kommunen. Disse vil typisk være kommunale jobcentre, socialforvaltningen eller andre myndigheder, der også har kontakt med den unge. Samarbejdet med de faglige samarbejdspartnere i kommunen vedrører typisk unge, der har svært ved at komme videre i uddannelsessystemet, og som også har kontakt til for eksempel jobcentret eller socialforvaltningen. Målingen har desuden vist, at især for vejledere med særligt fokus på unge, som har forladt grundskolen eller 10. Klasse, fylder samarbejdet med de faglige samarbejdspartnere i kommunen meget i hverdagen. Undersøgelsen viser, at vejlederne generelt oplever, at kontakten til de faglige samarbejdspartnere i kommunen kan foregå nemmere og hurtigere. Vejlederne efterlyser derfor, at der bliver lagt klarere retningslinjer til grund for samarbejdet. Udfordringerne på området kan formodentlig henføres til den lokale organisering samt det faktum, at indsatsen vedrørende de unge er reguleret i flere parallelle lovkomplekser, hvilket øger kompleksiteten i opgavevaretagelsen. Det gælder for eksempel vejlednings- og uddannelseslovgivningen på den ene side og beskæftigelseslovgivningen på den anden side. Tilrettelæggelse af særlige vejledningsinitiativer UU-centrene varetager en række særlige vejledningsinitiativer. Særligt tre af disse opgaver skiller sig ud i en afbureaukratiseringssammenhæng. Det gælder opgaverne vedrørende: Opsøgende vejledning Brobygning, introduktionskurser og praktik Ungdomsuddannelse for unge med særlige behov. Samlet set bruger en vejleder 71 timer årligt på at planlægge og forberede disse opgaver, eller cirka 4 procent af sin tid pct. af vejlederne vurderer, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. De opsøgende vejledningsinitiativer følger af statslige krav om, at UUcentrene skal tilbyde unge under 25 år, der ikke er i gang med eller ikke har fuldført en ungdomsuddannelse eller en videregående uddannelse, vejledning om valg af uddannelse og erhverv. Det betyder, at centrene skal identificere og opsøge de unge med henblik på at iværksætte vejledningsaktiviteter for dem. Da udvidelsen af opsøgningsfor- 13

14 pligtelsen på undersøgelsestidspunktet var forholdsvis ny, kan data fra denne undersøgelse ikke præcist vurdere den faktiske belastningsgrad i centrene. I andre undersøgelser vedrørende afbureaukratisering har vejlederne særligt fremhævet behovet for, at de sikres adgang til eksterne data, som grundlag for opgavevaretagelsen. Dette er en udfordring som både stat og kommuner kan bidrage til. Introduktionskurser og brobygningsaktiviteterne retter sig mod elever i klasse, samt unge, som har afsluttet 9. klasse, og endnu ikke er fyldt 19 år. Fra statens side er aktiviteterne reguleret overordnet i forhold til varighed, indhold og tilrettelæggelse i relation til elevernes undervisning. Opgaverne omhandler blandt andet koordinering med uddannelses- og praktiksteder, og en række praktiske gøremål som eksempelvis håndtering af tilmeldinger, der knytter sig til at iværksætte disse aktiviteter. Her tyder undersøgelsen på, at er forskelle på praksis i de enkelte centre, og at en del af udfordringen kan løses her. Endelig giver UU-centrene vejledning til unge, som er berettiget til ungdomsuddannelsen for unge med særlige behov. Det drejer sig om unge udviklingshæmmede og andre unge med særlige behov, der ikke har mulighed for at gennemføre en anden ungdomsuddannelse. På baggrund af vejledningen udarbejder UU-centrene en uddannelsesplan og indstilling til kommunen om uddannelsestilbud. Vejledningen og udarbejdelsen af uddannelsesplanen sker typisk i samarbejde med PPR, socialforvaltning og/eller jobcentre og er overordnet reguleret i bekendtgørelse om ungdomsuddannelse til unge med særlige behov. I sideløbende projekter med fokus på afbureaukratisering er det blevet påpeget, at ansvarsfordelingen i den kommunale administration kan gøres mere klar, så udvekslingen mellem sagsbehandlere, forvaltningerne og UU-centrene lettes. Samtidig er der også en opgave for staten i forhold til at sikre sammenhæng mellem flere forskellige lovgivningskomplekser, fx den sociale lovgivning, beskæftigelseslovgivningen og Undervisningsministeriets lovgivning. 14

15 3. Medarbejdernes typiske hverdag Med udgangspunkt i den gennemførte kortlægning (feltbesøg og interview) og tidsmåling samt deltagernes vurdering af opgavernes vigtighed og forbedringspotentiale kan resultaterne samles til beskrivelser af en typisk hverdag for de forskellige medarbejdergrupper på UUområdet. Beskrivelserne tager udgangspunkt i begrebet personas. Begrebet anvendes til at definere en fiktiv, men typisk, medarbejder baseret på de indsamlede data. Beskrivelserne nedenfor skal derfor opfattes som en præsentation af data, der er indsamlet fra flere forskellige kilder. Tilrettelæggelsen af arbejdet varierer mellem UU-centrene, og nedenstående skal derfor opfattes som eksempler på, hvordan vejledernes arbejde i et givet center kan være tilrettelagt. Nedenstående præsentation af medarbejdernes typiske hverdag vil fokusere på vejlederne. Det skyldes, at vejlederne udgør langt den største medarbejdergruppe i UU-centrene, og at vejlederne varetager næsten al direkte brugerrettet kontakt i forbindelse med vejledningen. I nedenstående er præsenteret en række af de opgaver, som vejlederne udfører. Et detaljeret indblik i den samlede opgaveportefølje for vejledere og øvrige medarbejdere i et UU-center fremgår af det udarbejdede opgavekatalog, som er præsenteret i bilag B. 3.1 Forskellige typer af vejledere Kortlægning af området har vist, at vejledningsarbejdet grundlæggende består af to overordnede opgaver, nemlig grundskolevejledning og ungevejledning. De to vejledningsopgaver er defineret ved, at de er rettet mod to forskellige målgrupper. Derudover er de karakteriseret ved, at der kan knyttes forskellige direkte og indirekte aktiviteter til de to vejledningsopgaver. Kortlægningen viser, at nogle UU-centre har organiseret opgavevaretagelsen af vejledningen ud fra en brugerorienteret opgavevaretagelse, hvor vejlederen følger brugeren fra 6. klasse og frem til det 25. år og dermed varetager både grundskolevejledning og ungevejledning. Andre UU-centre har organiseret vejledningen ud fra en ydelsesorienteret vejledning, hvor vejlederen specialiserer sig inden for et ydelsesområde, for eksempel grundskolevejledning eller ungevejledning. 15

16 Med udgangspunkt i de to overordnede vejledningsopgaver og de forskellige organiseringer i centrene er der i forbindelse med denne undersøgelse identificeret følgende tre typiske vejledere: Klientorienterede vejledere: Vejledere, som følger de samme unge i hele vejledningsforløbet. Grundskolevejledere: Vejledere, som hovedsageligt yder vejledning i grundskolen og 10. klasse. Ungevejledere: Vejledere, som hovedsageligt yder vejledning til unge, der har forladt grundskolen eller 10. klasse. De tre grupper af typiske vejledere er alle typer, som vejlederne i kortlægningsbesøgene selv har identificeret og omtalt med ovenstående benævnelser. Undersøgelsen viser, at grundskolevejlederne og ungevejledernes tidsanvendelse i forhold til de indirekte brugerrettede opgaver er meget forskellig. De klientorienterede vejlederes tidsanvendelse og hverdag ligger mellem grundskolevejledernes og ungevejledernes, da de yder både grundskolevejledning og ungevejledning. I forbindelse med de aktiviteter, der er knyttet til den direkte vejledning, gælder det, at grundskolevejlederne anvender mere tid på forberedelse og udarbejdelse af vejledningsmateriale, mens ungevejlederne anvender mere tid på registrering og dokumentation. I forbindelse med samarbejdet med parter uden for UU-centret har grundskolevejlederne primært samarbejde med skolen, mens ungevejlederne primært har kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen. UU-vejledernes hverdag er i høj grad præget af cykliske opgaver, som er bestemt af skoleåret. Det gælder i særlig grad grundskolevejlederne, idet der i vejledningsbekendtgørelsen er specifikke krav til vejledningen på de enkelte klassetrin, for eksempel introduktion til ungdomsuddannelser i 8. klasse og brobygning i 9. klasse. Ungevejlederne er på samme måde afhængige af ansøgningsfristerne til ungdomsuddannelserne, hvor der i perioden herop til er en særlig arbejdsbelastning. I det følgende beskrives de tre vejledertyper. Vejledernes anvendte tid er opgjort som timer om året for at tage højde for, at en række opgaver primært gennemføres i en kortere perioder om året. 16

17 Klientorienterede vejledere 3.2 Klientorienterede vejledere 40% 10% 50% Direkte brugerrettede opgaver Indirekte brugerrettede opgaver Den klientorienterede vejleder 1 er karakteriseret ved, at vejlederen følger de unge i hele vejledningsforløbet. Vejlederen følger således sine elever fra grundskolen og, såfremt der er behov for det, frem til, den unge fylder 25 år. Vejlederen yder således både vejledning i grundskolen og til unge uden for uddannelsessystemet. Interne opgaver En typisk arbejdsdag for en klientorienteret vejleder er præget af: Klassevis vejledning og elevsamtaler i grundskolen Individuelle vejledningsaktiviteter for unge, der ikke er i gang med en uddannelse Registrering og dokumentation af aktiviteter Intern koordinering og faglig udvikling. Eksempel på opgave for en klientorienteret vejleder: Registrering af vejledning Opgaven omfatter registrering af de gennemførte vejledningsaktiviteter og opdatering af elevernes uddannelsesplaner. Desuden registrerer vejlederen eventuelt sine noter og overvejelser i forbindelse med de forskellige aktiviteter. Registreringen finder typisk sted i it-systemet UV-vej. Den klientorienterede vejleders hverdag er meget skiftende og omfatter både klassevis vejledning og elevsamtaler på de skoler, som vejlederen er tilknyttet, samt en række mere individuelle vejledningsaktiviteter med den gruppe af unge, som vejlederen har vejledningsansvar for. Overordnet er det dog grundskolevejledningen, den klientorienterede vejleder anvender mest tid på, idet denne vejledningsopgave fylder 472 timer årligt (svarende til 29 procent af den samlede arbejdstid), mens vejledning af unge fylder godt det halve svarende til 275 timer om året (svarende til 17 procent). Det karakteristiske ved den klientorienterede vejleder er, at vejlederen vil have et stort kendskab til ikke bare den unge, som modtager vejledningen, men også til den unges omgangskreds og familie. Dermed vil skellet mellem grundskolevejledning og ungevejledning være mindre, og den unge vil ofte mødes med vejlederen på sin tidligere skole, fordi det er her, man har været vant til at mødes. Derudover ligner den personorienterede vejleders hverdag i høj grad både grundskolevejlederens og ungevejlederens, afhængig af hvilken vejledningsopgave den personorienterede vejleder løfter. 1 Klientorienterede vejledere er defineret ved, at de anvender mere end 5 procent af deres samlede tid til vejledning i grundskole og 10. klasse og mere end 5 procent af deres samlede tid på vejledning af unge. Betegnelsen klientorienterede vejledere anvendes i UU-centrene, men den skarpe statistiske afgrænsning er en analytisk definition, som anvendes i denne undersøgelse. 17

18 3.3 Grundskolevejleder Grundskolevejledere 9% Direkte brugerrettede opgaver En grundskolevejleder 2 er som nævnt karakteriseret ved at varetage vejledning i grundskolen og 10. klasse. Grundskolevejledere udgør omkring en fjerdedel af den samlede gruppe af vejledere blandt de deltagende centre. 47% 44% Indirekte brugerrettede opgaver Interne opgaver Grundskolevejlederen har ansvaret for vejledningen på 2-3 skoler og vil i vidt omfang selv tilrettelægge sin tid i forhold til variationer henover skoleåret. En typisk arbejdsdag for grundskolevejlederen er præget af: Klassevis vejledning og elevsamtaler Forberedelse og registrering af vejledning Faglig udvikling og intern koordinering. Eksempel på opgave for en grundskolevejleder: Intern koordinering og faglig udvikling Opgaven omfatter den interne mødeaktivitet og dialog på UU-centret. Opgaven omfatter dels den planlægning og koordinering, som finder sted på UU-centret og mellem vejlederne, og dels orientering og debat om vejledningsfaglige temaer og problemstillinger. Den interne mødeaktivitet er typisk organiseret som møder i fagteams, centermøder eller møder i ledelsesgruppen. Endelig er den løbende kollegiale sparring omfattet af den opgave. En stor del af grundskolevejlederens hverdag er optaget af direkte vejledningsaktiviteter. Disse aktiviteter er dog meget ujævnt fordelt hen over skoleåret, men samlet anvender grundskolevejlederen 733 timer årligt (svarende til 44 procent af den samlede arbejdstid) herpå. De direkte vejledningsaktiviteter foregår i skoletiden ude på de enkelte skoler, hvor vejlederen har et kontor stillet til rådighed. De typiske vejledningsaktiviteter for grundskolevejlederen omfatter dels klassevis vejledning i Klasse, særligt i forbindelse med praktik og præsentation af de forskellige ungdomsuddannelser, dels individuelle elevsamtaler. De individuelle elevsamtaler gennemføres i 8. og 9. klasse for alle elever en til to gange om året, men herudover vil vejlederen løbende have mere dybtgående samtaler med enkelte fokuselever, det vil sige unge, som uden en særlig vejledningsindsats har eller vil få vanskeligheder ved at vælge, påbegynde eller gennemføre en uddannelse eller vælge et erhverv. Dette kan være som følge af den unges forhold og forudsætninger, herunder psykiske eller fysiske funktionsnedsættelser, utilstrækkelige skolekundskaber, uregelmæssigt fremmøde, misbrug af rusmidler, isolation eller anden adfærd, der udspringer af faglige, personlige og/eller sociale forhold. På hver skole har vejlederen desuden 1 til 2 timers kontortid om ugen, hvor eleverne kan henvende sig uden aftale, eksempelvis i forhold til 2 Grundskolevejledere er defineret ved, at de anvender mere end 15 procent af deres samlede tid til vejledning i grundskole og 10. klasse og mindre end 5 procent af deres samlede tid på vejledning af unge. Betegnelsen grundskolevejledere anvendes i UUcentrene, men den skarpe statistiske afgrænsning er en analytisk definition, som anvendes i denne undersøgelse. 18

19 udarbejdelse af de uddannelsesplaner, som alle elever i grundskolen og 10. klasse skal udarbejde. Grundskolevejlederen anvender en stor del af sin tid på aktiviteter, der direkte understøtter de egentlige vejledningsaktiviteter. Det drejer sig især om forberedelse af vejledningen (83 timer om året svarende til 5 procent), udarbejdelse af materiale (50 timer eller 3 procent) og registrering af vejledningen (92 timer eller 6 procent). Herudover står vejlederen for at arrangere en række særlige vejledningsaktiviteter såsom introduktionskurser til ungdomsuddannelserne, brobygning til ungdomsuddannelserne og praktik (78 timer om året svarende til 5 procent). I denne forbindelse har vejlederen en meget koordinerende rolle, og vejlederens arbejde består primært i at indsamle tilmeldinger fra eleverne samt at koordinere med ungdomsuddannelser og praktiksteder. Tiden på skolen anvender vejlederen desuden til at foretage løbende planlægning med de forskellige lærerteams. Denne planlægning foregår ofte i frokostpausen, hvor vejlederen har mulighed for at tage fat i lærerne på lærerværelset. I forbindelse med årsplanlægning, bistand til UEA-undervisning 3 og drøftelse af fokuselever vil vejlederen dog have mere planlagte møder med de pågældende lærerteams. Vejlederne anvender 94 timer om året (svarende til 6 procent) på samarbejdet med skolerne. Efter almindelig skoletid kører vejlederen ind på det centrale UUcenter eller til et områdekontor for at forberede sig til næste dags aktiviteter eller deltage i møder og andre centrale aktiviteter. I nogle perioder ofte i begyndelsen af skoleåret deltager vejlederen desuden i forældremøder på skolerne om aftenen. Dermed anvender grundskolevejlederne en betydelig del af deres tid på transport (3 procent af deres samlede tidsanvendelse svarende til cirka 50 timer om året). En del af grundskolevejledernes tid anvendes endvidere på intern koordinering og faglig udvikling. Grundskolevejlederen anvender således 182 timer om året (svarende til 12 procent) på intern koordinering og faglig udvikling. Dette arbejde består for eksempel af interne møder i fagteams, centermøde og kollegial sparring samt deltagelse i eksterne kurser. 3 UEA står for Uddannelses-, Erhvervs-, og Arbejdsmarkedsorientering. UEA er et timeløst obligatorisk emne i folkeskolen lige som for eksempel færdselsundervisning. Undervisningen skal blandt andet sikre, at eleverne bliver i stand til at forstå sammenhængen mellem og søge information om uddannelse og erhverv, give eksempler på erhvervsmuligheder lokalt, nationalt og internationalt m.v. UU-centrene er i henhold til de statslige krav forpligtet til bistå skolerne ved UEA-undervisningen. Det er imidlertid skolernes opgave at afholde selve undervisningen. En række skoler køber dog UU-centrene til også at afholde undervisningen. 19

20 Grundskolevejlederens omfattende kursusaktivitet hænger sammen med, at vejledningsområdet som fagligt felt er relativt nyt. Samtidig har området stor politisk bevågenhed, som blandt andet medfører ny lovgivning og nye opgaver, som betyder, at vejlederen generelt skal bruge noget tid på at holde sig opdateret med udviklingen på området. I forlængelse heraf deltager grundskolevejlederen ligeledes i eksterne projekter, eksempelvis i regi af Undervisningsministeriet eller regionale udviklingsprojekter. Grundskolevejlederen anvender cirka 21 timer om året på deltagelse i projekter på kommunalt, regionalt, nationalt eller EU-plan samt deltagelse i kommercielle projekter og projekter med erhvervssamarbejdspartnere. 3.4 Ungevejleder Ungevejledere 10% Direkte brugerrettede opgaver Ungevejlederen 4 er karakteriseret ved at varetage vejledning af unge i alderen 16 til 25 år. Ungevejledere udgør knap en tiendedel af den samlede gruppe af vejledere blandt de deltagende centre. 40% 50% Indirekte brugerrettede opgaver En typisk arbejdsdag for en ungevejleder er præget af: Individuelle vejledningsaktiviteter Interne opgaver Registrering og dokumentation af aktiviteter Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen. Eksempel på opgave for en ungevejleder: Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Opgaven omfatter kontakt til UU-centrets kommunale samarbejdspartnere, for eksempel jobcentre. Desuden omfatter opgaven kontakt til forvaltningsniveauet i kommunen og deltagelse i forvaltningsudvalg vedrørende for eksempel tilrettelæggelse af erhvervsgrunduddannelse (EGU). Ungevejlederne har ansvaret for vejledning af en relativt lille gruppe af unge. Ungevejledernes målgruppe er unge mennesker, som enten ikke er kommet i gang med en ungdomsuddannelse, eller som er frafaldet. I mange tilfælde tilhører de unge svage grupper med sociale problemer. Dermed er ungevejlederens målgruppe relativt tidskrævende, da uddannelsesovervejelser ofte vil være knyttet til andre problemer. De individuelle vejledningsaktiviteter fylder meget i ungevejlederens hverdag, idet ungevejlederen anvender 705 timer årligt (svarende til 43 procent af den samlede arbejdstid) herpå. Disse aktiviteter er ofte meget forskelligartede, da aktiviteterne afhænger af den unges behov. Aktiviteterne består primært af vejledningssamtaler, men også af en lang række andre aktiviteter, eksempelvis at ledsage den unge til dennes første dag på en ungdomsuddannelse eller til et møde i kommunen. 4 Ungevejledere er defineret ved, at de anvender mere end 15 procent af deres samlede tid til vejledning af unge og mindre end 5 procent af deres samlede tid på vejledning i grundskolen og 10. klasse. Betegnelsen ungevejledere anvendes i UU-centrene, men den skarpe statistiske afgrænsning er en analytisk definition, som anvendes i denne undersøgelse. 20

21 Ungevejlederen anvender cirka 79 timer om året (svarende til 4,8 procent) til kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen, jf. tekstboksen til venstre. Kontakten skal bl.a. sikre, at vejledningen koordineres med andre kommunale vejledningstilbud, der retter sig mod målgruppen, herunder vejledning, som udgår fra kommunale jobcentre, socialforvaltningen eller andre myndigheder, der er beskæftiget med den unge. Vejledningen tilrettelægges og prioriteres, så den opsøgende og opfølgende indsats især rettes mod unge, der skønnes at have behov for en særlig vejledningsindsats, og som ikke i forvejen modtager vejledning fra kommunale jobcentre, socialforvaltningen eller andre myndigheder, der beskæftiger sig med unge. Endvidere samarbejder vejlederne med skoler og institutioner, der udbyder folkeoplysende aktiviteter, institutioner, der udbyder uddannelse og undervisning til unge med særlige behov, og pædagogisk psykologisk rådgivning. Endelig deltager ungevejlederen i opsøgende vejledningsaktiviteter, som der anvendes 42 timer om året (svarende til 3 procent) til. Ungevejlederen forventer dog, at denne opgave kommer til at fylde mere i fremtiden, da den opsøgende forpligtelse er udvidet med unge i aldersgruppen 19 til 25 år. Opsøgende vejledning indebærer, at Ungdommens Uddannelsesvejledning gennem en opsøgende og opfølgende indsats skal tilbyde unge under 25 år, der ikke er i gang med eller ikke har fuldført en ungdomsuddannelse eller en videregående uddannelse, vejledning om valg af uddannelse og erhverv. Vejledningen tilrettelægges og prioriteres, så den opsøgende og opfølgende indsats især rettes mod unge, der skønnes at have behov for en særlig vejledningsindsats. Vejledningen omfatter individuel vejledning samt bistand til at løse praktiske problemer i forbindelse med den unges bestræbelser på at begynde på en uddannelse eller komme i beskæftigelse. Vejledningen skal tilbydes løbende, indtil den unge er fyldt 25 år, er kommet i en ordinær uddannelse eller følger en uddannelsesplan, der fører til ordinær uddannelse. Det betyder, at vejlederne, hvor det ikke er muligt at komme i kontakt med den unge skriftligt, elektronisk eller telefonisk, skal sørge for, at der rettes personlig henvendelse til den unge. Ungevejlederen bruger en del tid på aktiviteter, der direkte understøtter selve vejledningsaktiviteterne. Dette gælder forberedelse af vejledningen samt registrering og dokumentation af den gennemførte vejledning, som ungevejlederen anvender henholdsvis 80 og 220 timer til om året (svarende til henholdsvis 5 og 13 procent). Ungevejlederen opfatter registreringen som et nødvendigt og anvendeligt redskab for at yde en god og kontinuerlig vejledning. For at finde den rigtige uddannelse til den unge er det nødvendigt, at ungevejlederen er meget velorienteret om indhold og muligheder i de 21

22 forskellige ungdomsuddannelser. Ungevejlederen må endvidere i nogle tilfælde hjælpe med at gøre uddannelsesinstitutionen opmærksom på særlige behov hos den unge. Ungevejlederen samarbejder derfor løbende med ungdomsuddannelser, erhvervsrettede uddannelser og produktionsskoler. Ungevejlederen anvender årligt 65 timer (svarende til 4 procent) herpå. Mange af ungevejlederens unge er jobsøgende og har sociale problemer, og derfor fylder samarbejde med blandt andet jobkonsulenter og socialrådgivere i kommunen en del (79 timer årligt svarende til 5 procent). Samarbejdet giver dog anledning til en vis frustration, fordi vejlederen føler, at der mangler en entydig ansvarsfordeling mellem sig selv og det sociale system, og fordi vejlederen oplever, at den kommunale sagsbehandler ikke i tilstrækkelig grad har fokus på den unges (uddannelsesmæssige) behov. Endelig bruger ungevejlederen i lighed med grundskolevejlederen en del af sin tid (76 timer årligt svarende til 5 procent) på faglig udvikling og intern koordinering. Endvidere bruger ungevejlederen 18 timer årligt på deltagelse i eksterne projekter. Endelig indgår ungevejlederen i vejledernetværk med vejledere fra øvrige UU-centre i regionen samt vejledere på uddannelsesinstitutioner, hvilket vejlederen anvender 17 timer på årligt. 22

23 4. Fokusområder Der er i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelsen og analysen af resultaterne identificeret tre fokusområder, som er interessante i et afbureaukratiseringsperspektiv. På baggrund af undersøgelsens overordnede fokus er der alene fokus på de indirekte brugerrettede opgaver. Fokusområderne er identificeret på baggrund af medarbejdernes oplevelser af opgaverne, medarbejdernes tidsforbrug på opgaverne eller relevans i en overordnet afbureaukratiseringskontekst. Kortlægningen og målingen har overordnet vist, at vejlederne mener, at de fleste opgaver på UU-området er vigtige for at levere en høj kvalitet i vejledningen. I forbindelse med de validerende fokusgruppeinterview har vejlederne endvidere givet udtryk for, at de generelt ikke mener, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. Dette kan henføres til, at de oplever, at de selv tilrettelægger en stor del af deres opgaver. Målingen og de validerende fokusgruppeinterview har dog også vist, at en del af medarbejderne peger på, at enkelte opgaver kan tilrettelægges bedre for at opnå en bedre faglig opgavevaretagelse og en nemmere gennemførelse af opgaverne. Det drejer sig særligt om: Registrering og dokumentation af aktiviteter Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Tilrettelæggelse af særlige vejledningsinitiativer. Disse opgaver optager ca. 13,4 procent af vejledernes samlede tid, og det må forventes, at den øgede indsats i ungevejledningen som følge af den seneste lovændring betyder, at tidsforbruget på disse opgaver vil være stigende. 4.1 Registrering og dokumentation af aktiviteter Registrering og dokumentation omfatter opdatering af elevernes uddannelsesplaner samt registrering af de gennemførte vejledningsaktiviteter. Nogle vejledere gennemfører registrering af gennemførte aktiviteter umiddelbart efter aktiviteternes gennemførelse, mens andre samler op på dagens aktiviteter om eftermiddagen eller den følgende morgen. Endeligt oplever nogle vejledere, at det kan være svært at finde tid til registreringen, og denne gennemføres derfor i et begrænset omfang, eksempelvis sidst på ugen. 23

24 I nogle centre registreres typisk al kontakt med eleverne eller de unge, eksempelvis samtaler eller telefonopkald, mens andre centre typisk registrerer kontakt med den unge, såfremt der skal ske en opfølgning herpå. I forlængelse heraf er der stor forskel på, hvordan de enkelte aktiviteter dokumenteres. Således registrerer nogle en samtale som samtale gennemført, det blev aftalt at, mens andre mere udførligt beskriver forskellige omstændigheder vedrørende den unge, planlagte aktiviteter, øvrige opmærksomhedspunkter m.v. De statslige krav til dokumentation og registrering omfatter kravene til uddannelsesplanerne, som følger af lov om vejledning om uddannelse og erhverv 2, litra a-d, og bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv Her beskrives det, hvordan der fra 8. klassetrin skal arbejdes med en individuel uddannelsesplan i vejledningen af den enkelte elev. Det er UU-centrenes ansvar, at uddannelsesplanen ajourføres og påføres oplysninger om vejledningsindsatsen over for den enkelte, samt at der gives en begrundelse for en eventuel særlig indsats. Derudover er der, jf. lovens 10, stk. 2, og bekendtgørelsens 24-26, krav om, at centrene skal have et system til kvalitetssikring og kvalitetsudvikling af deres aktiviteter. Systemet skal blandt andet belyse vejledningens omfang, resultater og effekter og samarbejdet mellem UU-centret og ungdomsuddannelsesinstitutioner, jobcentre, erhvervslivet og øvrige kommunale samarbejdspartnere. Det medfører ligeledes et vist niveau af registrering af centrenes aktiviteter. Endelig er der en relativ specifik regulering af, hvilke vejledningsaktiviteter der skal foretages, særligt i grundskolen. Det kan give anledning til, at man på nogle centre føler en forpligtigelse til at registrere fyldestgørende vedrørende alle aktiviteter. Forskellen på registreringspraksis betyder, at der i enkelte centre bruges noget mere tid på registrering og dokumentation end i gennemsnittet af centrene. I de fleste centre ligger vejledernes tidsforbrug dog på gennemsnittet eller lidt derunder. En gennemsnitlig vejleder bruger 115 timer om året på opgaven, hvilket vil sige godt 7 procent af vejlederens samlede arbejdstid. UU-centrenes forskellige registreringspraksis kan efter Deloittes opfattelse henføres til en række forskellig forhold, herunder. Historisk brug af registrering Opfattelse af, hvordan registrering kan anvendes som en aktiv del af opgavevaretagelsen Forskelligt ledelsesmæssigt fokus på registrering 24

25 Kendskab til anvendte systemer og deres muligheder. Det er Deloittes opfattelse, at ovenstående forhold blandt andet kan henføres til implementeringsgraden af UV-vej, som er bredt anvendt på UU-området, men som på en række centre først er blevet indført i løbet af Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen UU-centrene har et omfattende samarbejde med en række aktører, herunder skoler, ungdomsuddannelser og samarbejdspartnere i kommunen, for eksempel jobcentret og socialforvaltningen. Samlet set anvender vejlederne i gennemsnit 170 timer årligt på forskellige former for eksternt samarbejde. Heraf anvender den gennemsnitlige vejleder 40 timer om året (2,4 procent) på kontakten til faglige samarbejdspartnere i kommunen (for eksempel jobcenter og socialforvaltning). Målingen har desuden vist, at især for ungevejlederne fylder samarbejdet med faglige samarbejdspartnere i kommunen meget i hverdagen (79 timer årligt). Samarbejdet med de faglige samarbejdspartnere i kommunen vedrører typisk unge, der har svært ved at komme videre i uddannelsessystemet, og som også har kontakt til for eksempel jobcentret eller socialforvaltningen. Samarbejdet med kommunen omfatter en række aktiviteter, herunder særligt løbende korrespondance om de unge, typisk ved telefonisk kontakt eller diverse mails. I mindre omfang deltager vejlederne i møder med forvaltningen i forbindelse med koordinering af indsatser samt i diverse kommunale arbejdsudvalg vedrørende eksempelvis erhvervsgrunduddannelser (EGU). Kontakten og samarbejdet skal, jf. vejledningen om valg af ungdomsuddannelse og erhverv 19, 22 og 23, blandt andet sikre, at vejledningen koordineres med andre kommunale vejledningstilbud, der retter sig mod målgruppen, herunder vejledning, som udgår fra kommunale jobcentre, socialforvaltningen eller andre myndigheder, der er beskæftiget med den unge. Vejledningen tilrettelægges og prioriteres, så den opsøgende og opfølgende indsats især rettes mod unge, der skønnes at have behov for en særlig vejledningsindsats, og som ikke i forvejen modtager vejledning fra kommunale jobcentre, socialforvaltningen eller andre myndigheder, der beskæftiger sig med unge. Endvidere samarbejder vejlederne med skoler og institutioner, der udbyder folkeoplysende aktiviteter, institutioner, der udbyder uddannelse og undervisning til unge med særlige behov og pædagogisk psykologisk rådgivning. 25

26 Målingen viser, at vejlederne generelt opfatter samarbejdet med kommunen som vigtigt for at levere høj kvalitet i servicen til borgerne. Samtidig viser den dog, at samarbejdet med kommunen var en af de få opgaver, som ifølge vejlederne kan gøres nemmere og hurtigere. De efterfølgende interview og drøftelser med forskellige vejledere bekræftede, at vejlederne mener, at opgaven er mindre hensigtsmæssigt tilrettelagt. I forhold til samarbejdet med kommunen forklarede vejlederne, at de i samarbejdet ofte bliver mødt af manglende forståelse for, hvilken rolle uddannelsesvejlederne spiller i forhold til den unge. Endvidere påpegede vejlederne, at der en række strukturelle forhold, som besværliggør samarbejdet med for eksempel jobcentrene. Der er særligt i den løbende dialog/korrespondance med kommunens øvrige medarbejdere om den unge, herunder typisk sagsbehandlere, at vejlederne oplever udfordringer. Herunder peger vejlederne på, at de har en anden uddannelsesmæssig baggrund og en anden indgang til de unge end ansatte i jobcentrene og socialforvaltningen. Vejlederne forklarer nærmere, at de har en anden opfattelse af deres ansvar over for den unge og dennes muligheder for at få en uddannelse og være selvforsørgende fremadrettet. Det er et krav ifølge vejledningsbekendtgørelsens 19, 22 og 23, at vejlederne skal samarbejde med andre dele af kommunen om den enkelte unge, men selve samarbejdet er ikke reguleret af staten. Samarbejdet med for eksempel jobkonsulenter og socialrådgivere i kommunen påvirkes dog af reguleringen på andre ressortområder, herunder særligt beskæftigelses- eller socialområdet. Overordnet kan det dog være svært at opfylde flere forskellige formål i forskellige statslige lovgivningskomplekser (for eksempel vejlednings- og uddannelseslovgivningen på den ene side og beskæftigelseslovgivningen på den anden side). Konkret kan det betyde, at nogle unge kan blive mødt med krav om straksaktivering på tidspunkter, hvor det ikke er muligt at påbegynde en relevant uddannelse. Resultatet er, at vejlederne bruger en del tid på samarbejde med den kommunale forvaltning, og at der ofte opstår tvivlsspørgsmål om, hvilken rolle de involverede parter skal spille i forhold til den unge. Dette medfører frustration for den enkelte vejleder. Kortlægningen og målingen peger således generelt på, at det kan føre til en forbedring af vejledernes arbejdsbetingelser, hvis der bliver lagt klarere retningslinjer til grund for det faglige samarbejde med andre kommunale aktører. Dette gælder særligt en klarere forståelse af ansvarsfordelingen mellem UU-centre og øvrige kommunale aktører i forhold til gruppen af unge uden for uddannelses- og arbejdsmarkedet. En mere koordineret og sammenhængende lovgivning i forhold til 26

27 denne gruppe af unge vil ligeledes kunne medvirke til et enklere og bedre samarbejde mellem vejlederne og andre kommunale forvaltninger. 4.3 Tilrettelæggelse af særlige vejledningsinitiativer UU-centrene varetager en række særlige vejledningsinitiativer. Særligt tre af disse opgaver skiller sig ud i en afbureaukratiseringssammenhæng. Det gælder opgaverne vedrørende: Opsøgende vejledning Brobygning, introduktionskurser og praktik Ungdomsuddannelse for unge med særlige behov. Samlet set bruger en vejleder 71 timer årligt på at planlægge og forberede disse opgaver, eller cirka 4 procent af sin tid pct. af vejlederne vurderer, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. De opsøgende vejledningsinitiativer følger af statslige krav om, at UUcentrene skal tilbyde unge under 25 år, der ikke er i gang med eller ikke har fuldført en ungdomsuddannelse eller en videregående uddannelse, vejledning om valg af uddannelse og erhverv. Det betyder, at centrene skal identificere og opsøge de unge med henblik på at iværksætte vejledningsaktiviteter for dem. Da udvidelsen af opsøgningsforpligtelsen på undersøgelsestidspunktet var forholdsvis ny, kan data fra denne undersøgelse ikke præcist vurdere den faktiske belastningsgrad i centrene. I andre undersøgelser vedrørende afbureaukratisering har vejlederne særligt fremhævet behovet for, at de sikres adgang til eksterne data, som grundlag for opgavevaretagelsen. Dette er en udfordring som både stat og kommuner kan bidrage til. Introduktionskurser og brobygningsaktiviteterne retter sig mod elever i klasse, samt unge, som har afsluttet 9. klasse, og endnu ikke er fyldt 19 år. Fra statens side er aktiviteterne reguleret overordnet i forhold til varighed, indhold og tilrettelæggelse i relation til elevernes undervisning. Opgaverne omhandler blandt andet koordinering med uddannelses- og praktiksteder, og en række praktiske gøremål som eksempelvis håndtering af tilmeldinger, der knytter sig til at iværksætte disse aktiviteter. Her tyder undersøgelsen på, at er forskelle på praksis i de enkelte centre, og at en del af udfordringen kan løses her. Endelig giver UU-centrene vejledning til unge, som er berettiget til ungdomsuddannelsen for unge med særlige behov. Det drejer sig om unge udviklingshæmmede og andre unge med særlige behov, der ikke har mulighed for at gennemføre en anden ungdomsuddannelse. På baggrund af vejledningen udarbejder UU-centrene en uddannelsesplan 27

28 og indstilling til kommunen om uddannelsestilbud. Vejledningen og udarbejdelsen af uddannelsesplanen sker typisk i samarbejde med PPR, socialforvaltning og/eller jobcentre og er overordnet reguleret i bekendtgørelse om ungdomsuddannelse til unge med særlige behov. I sideløbende projekter med fokus på afbureaukratisering er det blevet påpeget, at ansvarsfordelingen i den kommunale administration kan gøres mere klar, så udvekslingen mellem sagsbehandlere, forvaltningerne og UU-centrene lettes. Samtidig er der også en opgave for staten i forhold til at sikre sammenhæng mellem flere forskellige lovgivningskomplekser, fx den sociale lovgivning, beskæftigelseslovgivningen og Undervisningsministeriets lovgivning. 28

29 5. Kortlægning af UUområdet UU-området er organiseret i 45 centre på landsplan med i alt cirka medarbejdere. Oprettelsen af UU-centrene fandt sted i forbindelse med vejledningsreformen i 2004, hvor centrene fik ansvaret for at vejlede i overgangen mellem grundskolen og ungdomsuddannelserne. Området er et politisk indsatsområde og dermed genstand for stor politisk bevågenhed. Særligt kan 95 procent-målsætningen 5 fremhæves. Det betyder, at UU-centrene ofte bliver konfronteret med nye krav og mål fra politisk side. Senest er lovgrundlaget på området ændret med ikrafttræden den 1. august Her blev centrenes vejledningsforpligtelse i forbindelse med introduktionen til ungdomsuddannelserne i grundskolen ændret, og centrenes forpligtelse til at yde opsøgende vejledning blev udvidet. Nedenfor i afsnit 5.3 redegøres nærmere for de seneste lovændringer. UU-centrene er således karakteriseret ved at være en relativt ny konstruktion, som samtidig står over for løbende implementering af nye tiltag. Derfor er tilrettelæggelse af vejledningsaktiviteter, arbejdsprocesser, it-understøttelse og medarbejderkompetencer fortsat under udvikling. Eksempelvis har mange UU-centre i løbet af deres første leveår gennemgået en markant udvikling på medarbejdersiden. Man er således gået fra at have en høj andel af deltidsvejledere, der samtidig underviste i folkeskolen, til nu at have et klart overtal af fuldtidsvejledere. Kortlægningen har i denne sammenhæng givet indtryk af, at udviklingen på de enkelte centre har fundet sted i forskellig hastighed og med forskelligt fokus. Hertil er centrene kendetegnet ved at fungere under forskellige geografiske og demografiske forhold, hvilket har givet sig udtryk i forskellige organisatoriske strukturer på centrene. Dette har været forstærket af, at centrene i opbygningsfasen kun i mindre grad har været underlagt styring fra den kommunale forvaltning, hvilket blandt andet kan tilskrives, at en del centre dækker flere kommuner. Det er derfor Deloittes indtryk på baggrund af kortlægningen, at der er markante forskelle mellem de enkelte centre, hvilket også er kommet 5 95 procent-målsætningen er en del af regeringens globaliseringsudspil og er en målsætning om, at 95 procent af en ungdomsårgang i 2015 gennemfører en ungdomsuddannelse. 29

30 til udtryk i målingen. I det følgende præsenteres nogle af de særlige kendetegn ved området, som har haft indflydelse på undersøgelsen. 5.1 Medarbejdergrupper Kortlægningen og målingen har omfattet alle medarbejderne i de deltagende UU-centre. Medarbejderne er i forhold til målingen og efterfølgende analyser blevet inddelt i følgende fire medarbejdergrupper: Vejledere Centerledere Øvrige ledere Støttefunktioner. Vejledere Gruppen af vejledere udgør langt den største andel af medarbejderne i UU-centrene (cirka 77 procent), og denne gruppe udgør derfor også undersøgelsens primære fokus. Vejlederne er en uddannelsesmæssigt sammensat gruppe, hvor mange erfarne vejledere har baggrund som folkeskolelærere, mens en nyere gruppe af vejledere, ofte med vejledningsfaglig eller akademisk baggrund, udgør en fortsat stigende andel. På nogle centre har der været stor udskiftning i gruppen af vejledere siden centrenes etablering, mens andre centre fortsat har en stor andel af vejledere med baggrund som folkeskolelærere. En stor andel af vejlederne følger en vejlederuddannelse på diplomeller masterniveau. Dette betyder i forhold til tidsmålingen, at den anvendte tid til uddannelse forventeligt vil falde over de næste par år. Centerleder Til hvert UU-center er der tilknyttet en centerleder, som er overordnet ansvarlig for centrets opgavevaretagelse og økonomi. Centerlederen varetager typisk kontakten til den relevante forvaltningsledelse og til det politiske niveau samt kontakten til eksterne samarbejdspartnere i erhvervslivet og uddannelsesverdenen. Internt på UU-centret består en vigtig del af centerlederens arbejde i at koordinere samarbejdet og den faglige udvikling på centret. Disse opgaver involverer en omfattende intern mødeaktivitet. 30

31 Centerlederen har i forhold til målingen gennemført et særskilt spørgeskema med fokus på både indirekte brugerrettede opgaver og de interne opgaver. Øvrige ledere Kortlægningen har peget på, at der med fordel kan identificeres en øvrig ledergruppe bestående af eksempelvis souschefer, afdelingsledere, teamledere eller tilsvarende. Gruppen er kendetegnet ved, at de typisk ikke udfører direkte vejledning, men er ansvarlige for et geografisk område, et fagområde eller en del af centrets administration. Disse medarbejdere er typisk en del af centrets ledelse. I forhold til tidsmålingen er gruppen defineret ved respondenter, der ikke er defineret som støttepersoner eller centerledere, men som har mindre end 10 procent anvendt tid til direkte vejledning. Støttefunktioner Kortlægningen har vist, at der udføres en række relevante opgaver af sekretariatsmedarbejdere. Disse medarbejdere omfatter blandt andet sekretærer, it-supportere, konsulenter, projektmedarbejdere og medarbejdere, der primært varetager telefonisk screening af forskellige målgrupper (især unge med vejledningsbehov). Denne gruppe af medarbejdere har på de besøgte centre udgjort cirka procent af den samlede medarbejdergruppe. Medarbejdergruppen har deltaget i målingen, fordi der således måles på centrets samlede opgaveudførelse. Dermed sikres et ensartet målegrundlag på tværs af centrene uafhængigt af anvendelsen af sekretariatsfunktioner, som antages forholdsmæssigt at være mindre i små UUcentre. 5.2 Organisering De enkelte UU-centre dækker ofte flere kommuner og har derfor forskellige betingelser i forhold til den kommunale styring og samarbejdet med de kommunale forvaltninger. Desuden har kortlægningen vist, at UU-centrene også internt er organiseret relativt forskelligt i forhold til udførelsen af selve vejledningsopgaven. Organisering i forhold til kommunal styring og samarbejde I forhold til det kommunale niveau er UU-centrene etableret i regi af én af følgende fire styringsrelationer: Én driftskommune: I denne model har én kommune ansvaret for driften af UU-centret. Hvis centret dækker flere kommu- 31

32 ner, betaler de øvrige kommuner, der dækkes af centret, for de leverede ydelser. Fælles samarbejdsaftale mellem flere kommuner: I denne model er ansvaret for centret delt mellem kommunerne. Kommunalt fællesskab, jf. 60 i den kommunale styrelseslov: I denne model er en del af kommunalbestyrelsernes kompetence over for centret blevet delegeret til et selvstændigt styringsorgan. Centrets ressourcer bestemmes dog stadig af kommunalbestyrelserne i fællesskabet. Én kommune, ét center: En række kommuner har et UUcenter, som kun dækker denne kommune, og som er direkte underlagt den kommunale forvaltning. Styringsrelationen synes primært at have betydning for UU-ledernes og medarbejderes betjening af det politiske niveau. I de tilfælde, hvor der er delt ansvar mellem flere kommuner, kan det medvirke til en øget arbejdsbyrde i forhold til betjening af det politiske niveau i flere kommuner. Kortlægningen har desuden vist, at der for UU-centrene generelt er et vist råderum til den overordnede tilrettelæggelse af opgaveudførelsen i forhold til kommunernes politiske niveau og den relevante forvaltningsledelse. Omvendt er UU-centrene i den daglige opgaveudførelse i højere grad præget af kontakten til øvrige relevante kommunale enheder som socialforvaltningen, børne-/ungeforvaltningen, jobcentret m.v. Organisering i forhold til opgaveudførelsen I forhold til forskelle i den interne organisering er det relevant at fremhæve anvendelsen af områdekontorer som supplement til centrenes centrale kontorer samt tilrettelæggelsen af vejledningen ud fra enten en brugerorienteret tilgang eller en ydelsesorienteret tilgang. Det er Deloittes vurdering, at anvendelse af områdekontorer medfører, at vejlederne i høj grad dagligt benytter områdekontoret og derfor i relativ høj grad løser en række faglige opgaver/spørgsmål i dagligt samarbejde med kolleger. Dette vurderes dog ikke at have affødt en afgørende bias i forhold til tidsmålingen. I forhold til vejledernes faglige opgavevaretagelse kan der skelnes mellem brugerorienteret opgavevaretagelse (hvor vejlederen følger brugeren fra 6. klasse og frem til det 25. år) og ydelsesorienteret vejledning (hvor vejlederen specialiserer sig inden for et ydelsesområde, for eksempel vejledning af specialklasser, vejledning i grundskolen osv.). 32

33 5.3 UU-centrenes rammebetingelser I forhold til UU-centrenes rammebetingelser kan det i relation til projektets fokus være særligt relevant at pege på tilstedeværelsen og implementeringsgraden af it-værktøjer samt på ny lovgivning på vejledningsområdet. It-værktøjer på UU-området It-understøttelsen på UU-området finder primært sted i forbindelse med vejledernes registrering af kontakt og vejledningsaktiviteter med den unge Det primære it-værktøj i vejledernes arbejde er et journaliseringssystem, hvor vejlederne registrerer vejledningsaktiviteter og kontakt med den unge. Værktøjet opdateres løbende med data fra eksempelvis uddannelsesinstitutionerne om de unges uddannelsesforløb og Folkeregistret i forbindelse med tilflytninger til kommunen. Alle UU-centre anvender i denne sammenhæng it-værktøjet UV-vej. Der er imidlertid forskel på, hvor langt de deltagende UU-centre er med henblik på at implementere UV-vej, og kortlægningen har vist, at centre, der havde anvendt værktøjet over en længere periode, tydeligvis er langt mere fortrolige med it-værktøjet og dets muligheder. UV-vejs funktionalitet bliver positivt fremhævet af vejlederne over en bred front, idet de giver udtryk for, at alle informationer om den unge, herunder alt fra oplysninger om uddannelsesforløb og personlige problemer til egne noter og kontaktoplysninger, kan registreres i værktøjet. Dermed er værktøjet dels nyttigt i understøttelsen af vejlederens eget arbejde, dels et nyttigt redskab til vidensdeling, for eksempel i tilfælde af sygdom eller medarbejderudskiftning. Ny lovgivning Siden august 2004 er bestemmelserne på vejledningsområdet blevet ændret fire gange (to gange i 2005, én gang i 2007 og én gang i 2008). Ændringerne har eksempelvis betydet, at vejledningens formål er blevet præciseret, blandt andet for at adressere målsætningerne om, at 95 procent af alle unge opnår en ungdomsuddannelse, og 50 procent opnår en videregående uddannelse i I forhold til undersøgelsen skal det bemærkes, at de to seneste ændringer fra henholdsvis 2007 og 2008 trådte i kraft 1. august Dermed havde centrene kun fungeret under den nye lovgivning i få måneder, da tidsmålingen blev gennemført. Lovændringen fra 2007 blev fremsat primo 2006 og indeholdt blandt andet en udvidelse af UU-centrenes opsøgende forpligtelse, således at de årige også var omfattet af denne. Herudover medførte lovændringen en tidlig indsats i 6. klasse, frivillig brobygning i 9. klasse, 33

34 præcisering af kravene i uddannelsesplanen, indførelse af uddannelsesplan i 10. klasse., indførelse af obligatorisk brobygning samt obligatoriske præsentationskurser i 10. klasse. Endelig blev der også etableret en mulighed for unge for at få bistand fra en mentor allerede i 9. klasse, og der blev indført krav til vejledernes uddannelse. Lovændringen i 2008 indebar etablering af et kvalitetssikringssystem, der kunne bidrage til at udvikle kvaliteten i den vejledning, som aktørerne leverer, samt give beslutningstagerne på alle niveauer mulighed for at få overblik over omfanget af resultater og effekter af vejledningen. Lovændringen indebar, at ungdomsuddannelserne skulle informere grundskolen og UU-centrene om elevernes forudsætninger for at få udbytte af undervisningen. Desuden indeholdt lovændringen en præcisering af målgruppen af unge med særlige behov for vejledning. Deloittes vurdering fra kontakten med UU-centrene er, at mange af de nye tiltag i lovgivningen omkring kvalitetssikring af centrets ydelser og formalisering af samarbejdet med eksterne interessenter allerede er en del af de centrenes virke. Eftersom arbejdet på UU-området følger en årscyklus, der blandt andet er bestemt af tidsfrister for ansøgning om optagelse, havde UU-centrene dog ikke fuldt overblik over effekten af den nye lovgivning på tidspunktet for undersøgelsens gennemførelse. I den forbindelse er det Deloittes vurdering, at centrene særligt i forhold til den udvidede opsøgende forpligtelse havde svært ved at vurdere, hvor meget denne opgave vil fylde i fremtiden. 5.4 Opgavekatalog og regulering Kortlægningen resulterede i en liste over opgaver på området med cirka 100 opgaver. På baggrund af denne liste blev der udarbejdet et såkaldt opgavekatalog. Opgavekataloget har været udgangspunktet for målingen af medarbejdernes tidsforbrug og oplevelse af opgaverne. Opgavekataloget er udarbejdet, så opgaverne så vidt muligt er udtømmende beskrevet og genkendelige for respondenterne. Samtidig skal opgavekataloget være overskueligt og begrænset i omfang og fokuseret på de indirekte brugerrettede opgaver, som er undersøgelsens fokus. Dette resulterede i et konsolideret opgavekatalog med i alt 35 opgaver. En række af opgaverne blev for overskuelighedens skyld inddelt i en række kategorier. Opgavekataloget fremgår af bilag B. Den efterfølgende validering af resultaterne af målingen har givet anledning til en række bemærkninger til opgavekataloget. Disse fremgår af bilag A. De indirekte brugerrettede opgaver er endvidere, hvor det er relevant, blevet koblet til statslig regulering, og det er vurderet, hvornår en opgave typisk er omfattet af lokal regulering. Dette er nærmere behandlet i kapitel 8 og bilag E. 34

35 6. Tidsmåling I dette afsnit gennemgås resultaterne fra tidsmålingen. Beskrivelsen tager udgangspunkt i den retrospektive måling, hvor respondenterne har angivet deres tidsforbrug gennem det seneste skoleår (juli 2007 til august 2008). Hvor ikke andet er angivet, præsenteres resultaterne som gennemsnitligt antal timer per år. Der er taget udgangspunkt i et årsværk, ekskl. ferie og helligdage, på timer. Først gennemgås resultaterne for en gennemsnitlig vejleders tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver, mens resultater for øvrige medarbejdergrupper samt udtømmende resultater for tidsmålingen findes i bilag C. Herefter præsenteres den samlede tidsanvendelse i et gennemsnitligt UU-center. 6.1 Vejledernes tidsanvendelse I den følgende beskrivelse af vejledernes tidsforbrug fokuseres på de indirekte brugerettede opgaver, som udgør 42 procent af medarbejdernes samlede tidsforbrug. Vejleder 10% 160 timer Vejledernes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver Vejlederne anvender en betydelig andel af deres tid på indirekte brugerrettede opgaver. Årligt anvender en vejleder 689 timer herpå. Tidsanvendelsen på indirekte brugerrettede opgaver kan overordnet fordeles på tre kategorier: 42% 689 timer 49% 801 timer Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen: En vejleder anvender årligt 225 timer på dette. Samarbejde, kommunikation, udvikling og intern koordinering: En vejleder anvender årligt 300 timer på dette. Planlægning og forberedelse af særlige vejledningsinitiativer: En vejleder anvender årligt 114 timer på dette. Hertil kommer 50 timer om året, som en vejleder gennemsnitligt anvender på transport. Nedenfor beskrives tidsforbruget på de tre kategorier. Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen Aktiviteter knyttet til den direkte vejledning udgøres hovedsageligt af registrering og forberedelse af vejledning, jf. figuren nedenfor. 35

36 Figur 6.1 Vejledernes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver knyttet direkte til vejledningen, timer per år Samarbejde, kommunikation, udvikling og intern koordinering Faglig udvikling og intern koordinering er en afgørende del af vejledernes arbejde og en opgave, som fylder meget i hverdagen, hvilket fremgår af figur 6.2 Desuden er der på UU-centrene et betydeligt tidsforbrug på samarbejde med en lang række aktører og interessenter, der omgiver UU-centrene. Det handler især om samarbejdet med eksterne aktører herunder faglige samarbejdspartnere i kommunen samt samarbejde med grundskoler og uddannelsesinstitutioner, jf. nedenstående figur. Figur 6.2 Vejledernes tidsanvendelse på opgaver relateret til samarbejde, kommunikation, udvikling og intern koordinering, timer per år Det skal bemærkes, at det var indtrykket i de validerende fokusgruppeinterview, at den kollegiale sparring, som også er indeholdt i denne kategori, kan være en smule undervurderet. 36

37 Planlægning og forberedelse af særlige vejledningsinitiativer Den sidste kategori af indirekte brugerrettede opgaver er planlægning og forberedelse af særlige vejledningsinitiativer. Denne kategori omfatter blandt andet opsøgende vejledningsinitiativer, brobygning og praktik samt særlige initiativer for udsatte grupper. Det er dog ikke enkeltstående opgaver i denne kategori, der her driver et markant tidsforbrug hos vejlederne på UU-centrene, men den samlede mængde af forskellige vejledningsinitiativer. Brobygning, introduktionsforløb og praktik er den enkeltstående opgave, hvorpå der anvendes mest tid blandt de særlige vejledningsinitiativer med gennemsnitligt 37 timer årligt. Figur 6.3 Vejledernes tidsanvendelse på planlægning og forberedelse af særlige vejledningsinitiativer, timer per år Forskelle i tidsforbruget blandt UU-centrene I dette afsnit gennemgås spredningen i tidsanvendelse mellem de enkelte centre. Spredningen kan være et udtryk for en række forskellige forhold, for eksempel statistisk usikkerhed, forskellig opgavetilrettelæggelse, forskellige fokusområder og forskellige demografiske forhold. I nedenstående figurer fremgår et spredningsmål, der tager udgangspunkt i vejledernes gennemsnitligt anvendte tid i hvert af de deltagende ti center. I figurerne er angivet den anvendte tid for det center, der anvender mindst tid, øvre og nedre kvartil samt anvendt tid for det center, der anvender mest tid på den givne opgave eller opgavetype. I bilag B vises spredningen på alle opgaver, ligesom der vises tal for en række andre spredningsmål. 37

38 Spredning på opgavetyper Resultaterne viser en relativt stor spredning i vejledernes overordnede tidsanvendelse mellem UU-centrene. På de indirekte brugerrettede opgaver varierer den gennemsnitlige tidsanvendelse blandt vejlederne mellem centrene fra 538 timer per år til 928 timer per år, jf. nedenstående figur 6.4. Figur 6.4 Spredningen i vejledernes tidsanvendelse på overordnede opgavetyper mellem UU-centrene, maks./min. værdi samt øvre/nedre kvartil, timer per år Direkte brugerrettede opgaver Indirekte brugerrettede opgaver Ikke brugerrettede opgaver For alle tre opgavetyper er der relativ stor spredning mellem det center, hvor vejlederne gennemsnitligt bruger mest tid, og det center, hvor de bruger mindst tid. Spredningen er dog noget mere begrænset, når der ses på de to midterste kvartiler. Spredning for de indirekte brugerrettede opgaver For alle de indirekte opgaver er spredningen mellem det center, hvor vejlederne gennemsnitligt bruger mest tid, og det center, hvor de bruger mindst tid, markant. Spredningen inden for de to midterste kvartiler varierer dog for de enkelte indirekte brugerrettede opgaver. Spredningen for specifikke vejledningsaktiviteter, der ikke indebærer borgerkontakt, er markant, hvilket til dels kan forklares med, at det øvrige personale på centrene ofte bidrager i varetagelsen af disse opgaver. Spredning i tidsforbruget på registreringen og dokumentationen af aktiviteter er værd at bemærke. Spredningen går fra 94 til 173 timer. De fleste centre ligger dog lige omkring eller under gennemsnittet på 115 timer. Valideringsaktiviteterne har vist, at de centre, som anvender meget tid på registrering, er nået knap så langt med implementeringen 38

39 af it-understøttelsen (UV-vej) som centre med et mere begrænset tidsforbrug på registrering. Figur 6.5 Spredningen i vejledernes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver mellem UU-centrene, maks./min. værdi samt øvre/nedre kvartil, timer per år Specifikke vejledningsinitiativer som ikke indebærer direkte kontakt med borger Forberedelse af vejledning og udarbejdelse af materialer Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler, uddannelsesinstitutioner og eksterne aktører Faglig udvikling og intern koordinering Den forholdsvis store spredning i tidsanvendelsen mellem det center, hvor vejlederne gennemsnitligt bruger mest tid, og det center, hvor de bruger mindst tid, afspejler formodentlig, at UU-centrene er nye institutioner, som derfor stadig er i gang med at indrette sig i forhold til for eksempel intern organisering og tilrettelæggelse af arbejdsopgaver. Endvidere er UU-centrene karakteriseret ved betydelige frihedsgrader til at tilrettelægge den lokale indsats, hvilket har givet centrene mulighed for at indrette sig efter de specifikke udfordringer, de står over for. 6.2 Tidsanvendelsen på et gennemsnitligt UU-center I dette afsnit beskrives det samlede tidsforbrug i et gennemsnitligt UUcenter. Beskrivelsen er baseret på gennemsnittet af ni af de ti deltagende UU-centre (resultaterne fra UU København indgår ikke, da centret adskiller sig væsentlig i størrelse fra de øvrige centre). Det skal dog bemærkes, at UU-centrene er relativt nyoprettede og i deres første leveår har fungeret i et meget foranderligt klima som følge af den store politiske bevågenhed på området. Derfor er centrene fortsat i gang med en opbygningsfase, hvilket vil give anledning til forskelle mellem centrene. Hertil er centrene til dels kendetegnet ved 39

40 forskellige organisatoriske strukturer, hvilket er forstærket af den frihed, som centrene i opbygningsfasen har nydt i forhold til den kommunale forvaltning. Disse forskelle er dog vanskelige at påpege og datamæssigt behandle i en stikprøve med ti centre. Indtrykket er samtidig, at UU-centrene generelt løser samme opgave under en række relativt ensartede ydre vilkår. Nedenstående figur viser medarbejdersammensætningen på et gennemsnitligt UU-center. Figur 6.6 Medarbejdersammensætning, procent støttefunktion 8% leder 4% øvrig leder 5% Vejleder 83% Det fremgår, at vejlederne udgør cirka 83 procent af medarbejderne, og at støttefunktioner, ledelse og øvrige ledere udgør henholdsvis 8 procent, 4 procent og 5 procent af medarbejderne. Dette svarer til i alt cirka 27 medarbejdere fordelt på cirka 22 vejledere, 2 støttefunktioner, 1 leder og 1-2 øvrige ledere. Nedenstående figur 6.7 viser den samlede fordeling af tid til indirekte og direkte brugerrettede opgaver samt til interne opgaver i det gennemsnitlige UU-center. 40

41 Figur 6.7 Relativ fordeling af et UU-centers anvendte tid på opgavetyper, årsværk og andel 5,0 18% 10,4 39% Direkte brugerrettede opgaver Indirekte brugerrettede opgaver 11,6 43% Ikke brugerrettede opgaver Som det fremgår af figuren, anvendes i gennemsnit 39 procent af tiden på direkte brugerrettede opgaver, 43 procent på indirekte brugerrettede opgaver og 18 procent på interne opgaver. Med cirka 27 medarbejdere på at gennemsnitligt UU-center anvendes således årligt cirka 10 årsværk på direkte brugerrettede opgaver, cirka 12 årsværk på indirekte brugerrettede opgaver og cirka 5 årsværk på interne opgaver. Denne fordeling har ikke givet anledning til særlige bemærkninger i forbindelse med valideringen, og det vurderes, at den udgør et retvisende billede af et UU-centers samlede tidsanvendelse. De indirekte brugerrettede opgaver er i vid udstrækning sammenfaldende med den anvendte tid for vejlederne, idet disse udgør langt den største del af centrenes medarbejdere. Det er i særlig grad samarbejdet med grundskoler, 10. klasser, uddannelsesinstitutioner og eksterne aktører, der fylder i UU-centrets tidsanvendelse. Et UU-center anvender mere end fire årsværk på disse opgaver. Endvidere er det værd at bemærke, at et UU-center i gennemsnit anvender 1,7 årsværk på registrering og dokumentation af aktiviteter. Det samlede årlige antal årsværk på indirekte opgaver på et UU-center er vist i nedenstående figur. 41

42 Figur 6.8 Antal årsværk anvendt på indirekte brugerrettede opgaver på et UU-center Faglig udvikling og intern koordinering 2,0 årsværk Specifikke vejledningsinitiative r som ikke indebærer direkte kontakt med borger 2,1 årsværk Samarbejde grundskoler, udd. institutioner og eksterne aktører 2,3 årsværk Forberedelse af vejledning og udarbejdelse af materialer 1,9 årsværk Registrering/dokum entation af aktiviteter 1,7 årsværk Som det fremgår af figuren, anvender UU-centrene mest tid på eksternt samarbejde (2,3 årsværk). Herefter kommer forberedelse af vejledning, intern mødeaktivitet og dialog samt brobygning, introkurser og praktik (2,1 årsværk). Endeligt skal det bemærkes, at UU-centrene anvender 1,7 årsværk alene på registrering og dokumentation af aktiviteter. Generelt er billedet således, at de opgaver, som der generelt anvendes mest tid på, i høj grad kan knyttes tæt til den direkte vejledning. 6.3 Prospektiv måling På UU-området er der per 1. august 2008 trådt en ny lovgivning med en række nye bestemmelser i kraft. Det indebærer blandt andet en styrket opsøgende indsats for unge under 25 år. Disse nye initiativer er ikke afspejlet i resultaterne ovenfor, der bygger på den retrospektive måling, hvor vejlederne er blevet spurgt om deres tidsanvendelse i perioden fra august 2007 til juli For at indkredse et eventuelt ændret tidsforbrug som følge af den nye lovgivning er vejlederne tillige blevet bedt om at foretage en fremadrettet tidsangivelse af deres forventede tidsforbrug, efter at den nye lovgivning er trådt i kraft. 42

43 Det er imidlertid ikke muligt at identificere markante forskydninger fra den retrospektive til den prospektive måling, jf. nedenstående figur 4. Figur 6.9 Vejledernes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver vurderet henholdsvis retrospektivt (august 2007 til juli 2008) og prospektivt (august 2008 til juli 2009), timer per år Faglig udvikling og intern koordinering Samarbejde med eksterne aktører Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Aktivitter knyttet direkte til vejledningen Specifikke vejledningsinitiativer som ikke indebærer direkte kontakt med borger Retrospektiv måling Prospektiv måling En nærliggende forklaring på fraværet af markante forskydninger er, at respondenterne har svært ved at forholde sig til de konkrete konsekvenser af den nye lovgivning. Samtidig bør det fremhæves, at UUcentrene i høj grad er på forkant med de ting, som betones i den nye lovgivning omkring for eksempel samarbejde med interessenter og kvalitetssikring af centrets ydelser. Endelig vil en øget forpligtelse i forhold til for eksempel ungevejledning som følge af den nye lovgivning ikke nødvendigvis blive afspejlet i den prospektive måling. Det skyldes, at en øget opgavemængde kan blive fulgt af ansættelse af nye vejledere til at varetage de nye opgaver, hvilket vil få den samlede tid anvendt på opgaven til at stige, men det vil ikke nødvendigvis påvirke de nuværende vejlederes tidsanvendelse på opgaven. 43

44 7. Oplevelse af arbejdsopgaver Som en del af målingen er medarbejderne blevet spurgt om deres oplevelse af de indirekte brugerrettede opgaver. Medarbejderne er dels blevet spurgt, om de oplever, at opgaverne er vigtige for at levere en høj kvalitet i servicen til borgerne, dels er de blevet spurgt, om de oplever, at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere. I dette kapitel præsenteres og kommenteres resultaterne af denne måling. På baggrund af en kombination af de to spørgsmål kan medarbejdernes besvarelser inddeles i fire kategorier fra A til D, jf. nedenstående figur 7.1. Opgaver, hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori C og D, kan på den baggrund betragtes som opgaver, hvor medarbejderne peger på et potentiale for afbureaukratisering. Omvendt kan opgaver, hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori A og til dels kategori B, opfattes som opgaver, der ifølge medarbejderne har et mindre potentiale for afbureaukratisering. Figur 7.1 Kategorisering af opgavernes forenklingspotentiale baseret på medarbejdernes oplevelser med udførelse af opgaverne Hvor vigtig oplever du opgaven i forhold til at levere en høj kvalitet i servicen til borgeren? 1=Slet ikke vigtig, 5=Meget vigtig A B D C Oplever du, at opgaven kan løses nemmere og hurtigere? 1=Nej, slet ikke, 5=Ja, i meget høj grad A: Vigtig opgave, men ikke potentiale for forenkling. Vær opmærksom på, at opgaven fortsat kan løses nemt og hurtigt. B: Mindre vigtig opgave, men ikke potentiale for forenkling. Ikke i fokus for forenkling, men overvej eventuelt om opgaven helt kan fjernes. C: Mindre vigtig opgave med potentiale for forenkling. Overvej om opgaven kan forenkles eller fjernes. D: Vigtig opgave med potentiale for forenkling. Igangsæt forenklingsinitiativer! Stigende potentiale for forenkling På UU-området er der generelt stor enighed om, at de udførte opgaver er vigtige for at kunne levere en ordentlig vejledning. Samtidig er vejlederne overordnet tilfredse med tilrettelæggelsen af størstedelen af opgaverne på området. Den store tilfredshed med tilrettelæggelsen af opgaverne hænger som det også blev pointeret af vejlederne i for- 44

45 bindelse med valideringen af målingen sammen med, at vejlederne oplever, at de i høj grad selv tilrettelægger deres arbejde. Det er dog ikke alle opgaver, som vejlederne helt selv kan tilrettelægge. Dels er vejlederne i nogle tilfælde afhængige af en række samarbejdspartnere, dels er der nogle statslige krav og institutionelle retningslinjer, som vejlederne skal følge, for eksempel i forbindelse med registrering og dokumentation. I figuren nedenfor er fremhævet i alt seks opgaver, hvor målingen og den efterfølgende validering har peget på mulighed for forbedringer. Figur 7.2 Resultaterne af oplevelsesmålingen A B C D Evaluering og kvalitetssikring af UU-centerets ydelser 48,7 10,0 16,0 25,3 Intern mødeaktivitet og dialog 63,2 2,03,4 31,4 Deltagelse i netværk og lignende 66,2 5,7 1,9 26,1 Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen 31,9 3,3 4,4 60,4 Registrering/dokumentation af aktiviteter 33,9 11,6 26,5 28,0 Brobygning, introduktionskurser og praktik 54,1 2,2 6,0 37,7 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Først og fremmest er det kontakten til de faglige samarbejdspartnere, som er interessant i denne sammenhæng, idet mere end halvdelen af respondenterne har angivet, at de opfatter denne opgave som en vigtig opgave, der kunne tilrettelægges bedre. Dette billede er i vidt omfang blevet bekræftet i forbindelse med de afholdte fokusgruppeinterview, hvor især ungevejlederne har påpeget, at dette samarbejde var unødvendigt tidskrævende og ofte uklart i forhold til ansvarsfordeling m.v. Hernæst er det brobygning m.v., som flest respondenter har angivet som både vigtig og mindre godt tilrettelagt. Endelig er der et flertal af respondenterne, der mener, at registrering kan gøres nemmere og hurtigere omtrent halvdelen af disse mener desuden ikke, at registrering er en vigtig opgave. Valideringsaktiviteterne har vist, at der er store forskelle på, hvordan de enkelte centre har grebet registreringsopgaven an. For det første er der forskel på, hvor langt centrene er med implementeringen af it-understøttelsen i forbindelse med registreringen, og for det andet er der stor forskel på, hvilke krav de enkelte centre har til omfanget af registrering og dokumentation. 45

46 8. Regulering, opgaver og tidsanvendelse I dette kapitel præsenteres reguleringen på UU-området, og den kobles til opgaverne og tidsforbruget herpå. I det første afsnit gives et overblik over henholdsvis den statslige og den lokale regulering på området. I de følgende afsnit beskrives reguleringen af de væsentligste opgaver mere indgående. Endelig kobles tidsforbruget på de indirekte brugerrettede opgaver med reguleringen. Bilag E indeholder en oversigt over de enkelte indirekte brugerrettede opgavers kobling til reguleringen samt en kort beskrivelse af metoden til kobling mellem tidsforbruget på de indirekte brugerrettede opgaver og reguleringen. 8.1 Overblik over reguleringen på området Statslig regulering UU-området er overordnet karakteriseret ved, at der er opstillet nationale mål og krav for området, og den statslige regulering udgør derfor det primære regelgrundlag for centrenes ydelser. Den statslige regulering af UU-området udgøres af: Lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008). Bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008). Lov om ungdomsuddannelse for unge med særlige behov (LOV nr. 564 af 06/06/2007). Bekendtgørelse om ungdomsuddannelse for unge med særlige behov (BEK nr. 974 af 19/07/2007). Bekendtgørelse om brobygning og introduktionskurser til ungdomsuddannelserne (BEK nr. 196 af 26/03/2008). Lov om produktionsskoler (LBK nr. 785 af 06/07/2006). Mens vejledningsloven (LBK nr. 630 af 20/06/2008) sætter de overordnede mål og rammer, fastsætter bekendtgørelsen om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) Ungdommens Uddannelsesvejlednings forpligtelser nærmere. 46

47 Lovgivningen er ændret en række gange inden for de seneste år, hvilket er uddybende beskrevet i afsnit 5.3. Den statslige regulering på UU-området er karakteriseret ved, at der er opstillet meget klare krav til, hvilke vejledningsaktiviteter UUcentrene skal gennemføre. I forlængelse heraf vil flere af de indirekte brugerrettede opgaver, som ifølge målingen fylder meget, være direkte afledt af og nødvendige for at gennemføre den direkte vejledning, som er fastsat i den statslige regulering. Eksempelvis omfatter den lovbestemte opgave "elevsamtaler" i forbindelse med vejledning i 6. klasse de indirekte brugerrettede aktiviteter forberedelse, opsamling, registrering og transport. Samtidig viser både tidsmålingen og kortlægningsaktiviteterne, at gennemførelsen af disse aktiviteter er præget af stor lokal frihed i selve opgaveudførelsen. Dette resulterer eksempelvis i relativt store forskelle på, hvor meget tid de enkelte UU-centre anvender på registrering og dokumentation af aktiviteter. Lokal regulering Den lokale (eller kommunale) regulering er enten en udmøntning af rammelovgivning eller omfatter de driftsansvarlige kommuners egne tiltag for eksempelvis dokumentation eller registreringer. I nogle tilfælde har UU-centrene også selv fastlagt retningslinjer. Som det fremgår ovenfor, kan en del af den lokale regulering også følge af krav i den statslige regulering. 8.2 Beskrivelse af reguleringen af de direkte brugerrettede opgaver og interne opgaver Nærværende rapport har gennemgående fokuseret på indirekte brugerrettede opgaver, og dette kapitel fokuserer ligeledes på reguleringen heraf. Udførelsen af direkte brugerrettede opgaver og interne opgaver er imidlertid i mindst lige så høj grad underkastet statslige, lokale og institutionelle former for regulering. De direkte brugerrettede opgaver på UU-området er omfattet af lov om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv. Denne lov indeholder meget specifikke krav til, hvilke elementer vejledningsindsatsen skal indeholde, eksempelvis hvilke vejledningsaktiviteter der skal gennemføres på hvert klassetrin i forhold til grundskolevejledningen. Hovedparten af de interne opgaver, der løses i et typisk UU-center, er derimod knyttet til det ledelsesmæssige ansvar samt den daglige drift af UU-centret og er således enten lokalt eller institutionelt reguleret. 47

48 Endvidere er de interne opgaver reguleret af krav til kommunal regnskabsførelse, overenskomstfastsatte krav til pauser og efteruddannelse med videre. 8.3 Beskrivelse af reguleringen af de indirekte brugerrettede opgaver De indirekte brugerrettede opgaver har enten kilde i statslig regulering eller ingen regulering defineret i forhold til de anvendte principper i denne kortlægning Statsligt regulerede indirekte brugerrettede opgaver Statslig regulering af de indirekte brugerrettede opgaver omfatter på UU-området en række opgaver, hvor der i bekendtgørelsen om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv er krav om, at opgaven skal udføres. Der er dog som udgangspunkt ikke fastsat nærmere krav til opgavens udførelse. Derudover følger de statsligt regulerede opgaver primært af de meget specifikke krav til de direkte brugerrettede opgaver, der nødvendiggør en række indirekte brugerrettede opgaver. De statsligt regulerede indirekte brugerrettede opgaver, der tidsmæssigt fylder mest i UU-centrenes tidsanvendelse, er: Registrering/dokumentation af aktiviteter: Det er et statsligt krav, at centrene dokumenterer vejledningen i elevernes uddannelsesplaner, jf. lov om vejledning om uddannelse og erhverv 2, litra a-d, samt bekendtgørelse om vejledning om valg af ungdomsuddannelse og erhverv Herudover skal centret, jf. lovens 10, stk. 2, og bekendtgørelsens 24-26, have et system, som understøtter kvalitetssikring og -udvikling, der er fastlagt af kommunalbestyrelsen. Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen: UUcentrene har et omfattende samarbejde med en række aktører, herunder skoler, ungdomsuddannelser og samarbejdspartnere i kommunen, for eksempel jobcentret og socialforvaltningen. Dette er reguleret i vejledningen om valg af ungdomsuddannelse og erhverv 19, 22 og 23. Brobygning, introduktionskurser og praktik: Dette handler om tilmelding af elever til brobygning og praktik og koordinering med uddannelses- og praktiksteder. Opgaverne er reguleret i bekendtgørelse om brobygning og introduktionskurser til ungdomsuddannelserne. 48

49 8.3.2 Lokalt regulerede og ikke-regulerede indirekte brugerrettede opgaver I forbindelse med kortlægningen er der identificeret én opgave, som i et typisk UU-center kun er omfattet af lokal regulering. Det drejer sig om samarbejdet med interessentråd, repræsentantskab, UU-råd eller lignende. En del af de statsligt regulerede opgaver er imidlertid også omfattet af lokal regulering. Det gælder for eksempel registrering og dokumentation af aktiviteter. Derimod er der en række indirekte brugerrettede opgaver, som hverken er statsligt regulerede eller omfattet af lokal regulering. Disse opgaver omfatter hovedsageligt forskellige former for forberedelse samt internt og uformelt samarbejde, for eksempel: Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Intern mødeaktivitet og dialog Projektdeltagelse Øvrig mødeaktivitet på skoler Transport. Det skal fremhæves, at ovenstående opgaver både vurderes som nødvendige og veltilrettelagte i oplevelsesmålingen. 8.4 Sammenhæng mellem tidsforbrug, regulering og opgaver på UU-området Som det fremgår ovenfor, er en række af de indirekte brugerrettede opgaver koblet til reguleringskilder. Disse reguleringskilder kan overordnet inddeles i to kategorier: statslig regulering og lokal regulering. De opgaver, som ikke er omfattet af enten statslig regulering eller lokal regulering, kan placeres i en tredje kategori: ikke reguleret. Bilag E indeholder en oversigt over fordelingen af de enkelte indirekte brugerrettede opgaver på disse tre kategorier. Tidsforbruget på de statsligt regulerede opgaver er derudover inddelt i to kategorier for at tage højde for det lokale rum til implementering af opgaverne. Den tidsanvendelse på de enkelte opgaver, som svarer til tidsforbruget i medianen af de deltagende UU-centre, betegnes således statsligt reguleret. Det antages, at dette tidsforbrug svarer til det tidsforbrug, der skal til for at opfylde kravene i den statslige regule- 49

50 ring. Det tidsforbrug, der ligger over mediancentret, betegnes statsligt reguleret med lokal frihed, da det antages, at dette tidsforbrug følger af lokal implementering og prioritering (men stadig anvendes på opgaver, som overordnet er statsligt regulerede). Fordelingen af tidsforbruget på de to kategorier er således ikke baseret på en vurdering af den enkelte kommunes strukturelle forudsætninger. Det skal bemærkes, at en statslig opgave også kan være omfattet af lokal regulering. Tidsforbruget på opgaven fordeles dog på de to statslige kategorier, da den statslige regulering har forrang for den lokale regulering. Nedenfor fordeles tidsforbruget på indirekte brugerrettede opgaver på ovenstående kategorier. Tidsforbruget på de indirekte brugerrettede opgaver udgør 42 procent af det samlede tidsforbrug i et typisk UUcenter, der har deltaget i undersøgelsen. Et typisk UU-center består af cirka 27 medarbejdere fordelt på cirka 22 vejledere, 2 støttefunktioner, 1 leder og 1-2 øvrige ledere. Metoden til fordelingen af tiden på de fire kategorier er beskrevet nærmere i bilag E. Tidsforbrug på statsligt regulerede opgaver Indirekte brugerrettede opgaver, der er statsligt regulerede, udgør 22 procent af et typisk UU-centers samlede tidsanvendelse. Denne tidsanvendelse fordeler sig på de to kategorier inden for den statslige regulering på følgende vis: Statsligt reguleret 18 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, og som det antages skal anvendes for at opfylde de statslige krav til opgavens udførelse. Statsligt reguleret med lokal frihed 3 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, men som det må antages kan tilskrives lokal prioritering og tilrettelæggelse af opgaverne. De statsligt regulerede opgaver omfatter især: Registrering og dokumentation af aktiviteter (5,5 procent af centrets samlede tidsanvendelse). Brobygning, introduktionskurser og praktik (2,4 procent af centrets samlede tidsanvendelse). Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen (2,2 procent af centrets samlede tidsanvendelse). 50

51 Tidsforbrug på lokalt regulerede opgaver og ikke-regulerede opgaver Den resterende del af tidsforbruget på indirekte brugerrettede opgaver udgøres af: Lokalt reguleret 2 procent. Dette er tid, som bruges på opgaver, som enten kommunerne eller UU-centrene har fastsat retningslinjer for. Dette omfatter samarbejdet med interessentråd, repræsentantskab, UU-råd eller lignende. Ikke-regulerede opgaver 19 procent af det samlede tidsforbrug. Dette er tid, der anvendes på opgaver, som ikke er underlagt statslig regulering eller lokale retningslinjer. De ikkeregulerede opgaver omfatter særligt forhold internt på UUcentret såsom mødeaktivitet og dialog, jf. ovenfor. Regulering og tidsforbrug på indirekte brugerrettede opgaver I figur 8.1 er vist den samlede fordeling af tidsforbruget på indirekte brugerrettede opgaver i et typisk UU-center fordelt på de fire reguleringskategorier. Som det fremgår af figuren, er hovedparten af tidsforbruget på de indirekte brugerrettede opgaver i et UU-center omfattet af statslig regulering, hvoraf størstedelen ligger i kategorien statsligt reguleret. En anden stor del af tidsforbruget på de indirekte brugerrettede opgaver er imidlertid ikke reguleret. Figur 8.1 Regulering af indirekte brugerrettede opgaver på et typisk UUcenter 51

52 Bilag A. Om undersøgelsen I dette bilag præsenteres rammerne for samt indholdet og omfanget af den gennemførte kortlægning og måling af administrative opgaver i Ungdommens Uddannelsesvejledning. A.1 Baggrund og formål Kortlægningen og målingen af administrative opgaver i Ungdommens Uddannelsesvejledning er iværksat som en del af regeringens afbureaukratiseringsprogram på det kommunale område, der gennemføres i samarbejde med KL. Formålet med kortlægningen og målingen er at tilvejebringe fakta om: Hvilke administrative opgaver medarbejderne løser Hvor meget tid medarbejderne bruger på de administrative opgaver Hvilke administrative opgaver der udspringer af henholdsvis statslig og lokal regulering Hvilke opgaver, medarbejderne mener, har et forenklingspotentiale. Projektet skal således skabe et vidensgrundlag, der kan indgå i arbejdet med at identificere, prioritere og iværksætte konkrete afbureaukratiseringstiltag. Undersøgelsens fokus har været rettet mod de typiske medarbejdere på området, det vil først og fremmest sige vejledere. Undersøgelsen har endvidere omfattet alle medarbejdernes opgaver, jf. afsnit 1.2. A.2 Undersøgelsens indhold og gennemførelse Kortlægningen og målingen i Ungdommens Uddannelsesvejledning er baseret på den såkaldte AKVA-metode til kortlægning og måling af administrative opgaver (Afdækning og Kvantificering af Administrative opgaver). Undersøgelsen har således indgået som pilotprojekt sammen med projekter på ældreområdet (plejehjem/plejeboliger m.v.), dagtilbudsområdet og jobcentrenes arbejde med integrationskontrakter 52

53 i udviklingen af metoden. Se mere herom på Undersøgelsen har taget udgangspunkt i de typiske medarbejdere på området og de opgaver, som disse medarbejdere løser. Undersøgelsen har på den baggrund omfattet: UU-centerledere Øvrige ledere Vejledere Personale i støttefunktioner. Deloitte har gennemført alle dele af projektet. Undervisningsministeriet, KL og Finansministeriet har løbende fulgt projektet gennem en faglig arbejdsgruppe, der dels har givet faglig sparring undervejs i kortlægningen, dels har drøftet og valideret resultaterne af målingen og analysen heraf. Projektet er gennemført i tre faser i perioden august til december 2008: 1. Kortlægning 2. Måling 3. Analyse. Kortlægning Kortlægningen har omfattet en kortlægning af medarbejdernes arbejdsopgaver og områdets organisering samt kobling mellem opgaverne og statslig og lokal regulering. Kortlægningen er baseret på besøg i og dialog med tre UU-centre. Afdækningen af reguleringskilder er endvidere baseret på desk research. Kortlægningen resulterede i en liste over opgaver på området med cirka 100 opgaver. På baggrund af denne liste blev der udarbejdet et såkaldt opgavekatalog. Opgavekataloget har været udgangspunktet for målingen af medarbejdernes tidsforbrug og oplevelse af opgaverne. Opgavekataloget er udarbejdet, så opgaverne så vidt muligt er udtømmende beskrevet og genkendelige for respondenterne. Samtidig skal opgavekataloget være overskueligt og begrænset i omfang og fokuseret på de indirekte brugerrettede opgaver, som er undersøgelsens fokus. 53

54 Dette resulterede i et opgavekatalog med i alt 35 opgaver. Opgaverne blev for overskuelighedens skyld inddelt i en række kategorier. Opgavekataloget fremgår af bilag B. De indirekte brugerrettede opgaver er endvidere, hvor det er relevant, blevet koblet til statslig regulering, og det er vurderet, hvornår en opgave typisk er omfattet af lokal regulering. Dette er nærmere behandlet i kapitel 8 og bilag E. Kortlægningen blev gennemført i perioden juli til september Måling Målingen har omfattet en måling af tidsforbruget på de enkelte arbejdsopgaver og medarbejdernes oplevelse af opgaverne. Dette er sket gennem en indledende prøvemåling med deltagelse af et begrænset antal medarbejdere og en efterfølgende måling blandt samtlige medarbejdere i 10 UU-centre. I alt har 264 ledere og medarbejdere deltaget. Der blev efter målingen gennemført en række valideringsaktiviteter, som omfattede interview og fokusgruppeworkshopper. De deltagende UU-centre har endvidere modtaget deres egne resultater med mulighed for kommentering. Målingen er nærmere beskrevet nedenfor i afsnit A.4. Målingen blev gennemført i uge 43 og 44 i Analyse Resultaterne fra kortlægningen og målingerne er efterfølgende blevet analyseret og kvalificeret med henblik på identifikation af muligheder for afbureaukratisering og regelforenkling. A.3 Udvælgelse af UU-centre Af de 45 UU-centre på landsplan er de 10 UU-centre til kortlægning og måling udvalgt på grundlag af en række baggrundsfaktorer for så vidt muligt at sikre en repræsentativ udvælgelse. Selv om der kun er 45 UU-centre på landsplan, og en stikprøve på 10 af centrene derfor må betragtes som forholdsvis dækkende, er der alligevel en række faktorer, der har været nødvendige at tage i betragtning for at sikre en vis spredning i de udvalgte UU-centre. KL og UVM har i samarbejde udvalgt de deltagende centre. Der er taget højde for UU-centrenes forskellige organisatoriske struktur, således at både UU-centre, der er organiseret som 60-selskaber (eksempelvis UU Center Syd), UU-centre, hvor én kommune fungerer som driftskommune og har en betjeningsoverenskomst med tilknyttede 54

55 kommuner (eksempelvis UU Aalborg), og UU-centre i enkeltkommuner (eksempelvis UU Sønderborg) er inkluderet blandt de 10 udvalgte UU-centre. En anden baggrundsfaktor er, hvorvidt UU-centret er tilknyttet beskæftigelses-/arbejdsmarkedsforvaltningen eller børne- og ungdomsforvaltningen i kommunen. UU Køge Bugt er eksempelvis organisatorisk placeret i Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, mens UU København er placeret i Børne- og Ungdomsforvaltningen. Centrenes geografiske placering er taget i betragtning, således at der er sikret en repræsentativ fordeling nationalt fordelt med fire UU-centre øst for Storebælt og seks vest for Storebælt. Der er også taget højde for spredningen mellem UU-centre placeret i primært bymæssigt opland og UU-centre, der er placeret i en landzone, som eksempelvis UU Nordvestjylland. I udvælgelsen af UU-centre er centrenes bemanding også inddraget i overvejelserne, således at både UU-centre med få og mange ansatte er inkluderet i stikprøven. UU København er landets største UU-center med omtrent procent af det samlede antal ansatte i Ungdommens Uddannelsesvejledning på landsplan, mens eksempelvis UU Sønderborg er et forholdsvist lille UU-center med under 20 ansatte. A.4 Om målingen Målingens indhold Målingen er foregået ved, at medarbejderne har angivet deres tidsanvendelse i et spørgeskema, hvori de opgaver, der var identificeret i forbindelse med kortlægningen, var oplistet. Deltagerne har dels angivet deres daglige tidsanvendelse gennem det seneste skoleår, august 2007 til juli 2008 (den retrospektive måling), dels angivet deres forventede tidsanvendelse i det kommende skoleår, august 2008 til juli 2009 (den prospektive måling). Endvidere har deltagerne angivet deres oplevelse af de indirekte brugerrettede opgaver. Rapporten er baseret på resultaterne fra den retrospektive måling. Resultaterne af den prospektive måling er kommenteret i afsnit 6.3. Samtidig med tidsmålingen blev der gennemført en oplevelsesmåling, hvor medarbejderne blev spurgt til deres oplevelse af de indirekte brugerrettede opgaver. De blev stillet to spørgsmål for hver opgave: Hvor vigtig oplever du opgaven i forhold til at levere en høj kvalitet i servicen til borgeren? Oplever du, at opgaven kan løses nemmere og hurtigere? 55

56 Begge spørgsmål kunne besvares på en skala fra 1 til 5, hvor 1 var Slet ikke vigtig, henholdsvis Nej, slet ikke, og 5 var Meget vigtig, henholdsvis Ja, i meget høj grad. Målingens validitet I alt 264 UU-medarbejdere har gennemført den retrospektive måling svarende til en svarprocent på cirka 74 procent. Det er på den baggrund Deloittes opfattelse, at den retrospektive måling giver et tilstrækkeligt validt grundlag for at vurdere den anvendte tid på UUområdet i forhold til målingens fokus og deraf krav til præcision. Det antages herunder, at de udvalgte centre har udgjort en repræsentativ og tilstrækkelig andel af landets UU-centre. I forhold til den prospektive måling er der tilknyttet en række udfordringer, og det er derfor Deloittes opfattelse, at den prospektive måling har været præget af nogen usikkerhed og generelt kun i mindre omfang er anvendelig i forhold til en vurdering af eventuel opgaveforskydning på UU-området. I forhold til vurdering af målingens præcision i øvrigt er der i der nedenfor anført en række usikkerhedspunkter vedrørende den anvendte metode samt en række konkrete forhold vedrørende selve målingen og de derfra indsamlede data. Metodisk usikkerhed Den retrospektive måling medfører en række udfordringer for respondenterne. De fleste har eksempelvis vanskeligt ved at huske, hvad de foretog sig det foregående år, og den tilbageskuende angivelse af tidsforbrug kan være præget af usikkerhed og af medarbejderens oplevelse af målingens sigte. Flere respondenter har påpeget udfordringen i at skulle vurdere tidsforbruget for et helt år. Det elektroniske spørgeskema har dog givet respondenterne mulighed for at justere op og ned på tidsangivelserne for de enkelte opgaver, og de efterfølgende valideringsaktiviteter har vist, at respondenterne mener, at deres besvarelser udgør en rimelig fordeling af den anvendte tid. Det har dog i denne sammenhæng også vist sig, at en del af respondenterne generelt har overvurderet den tid, der er anvendt til de direkte brugerrettede opgaver, som de på mange måder føler burde fylde meget i deres hverdag. Der kan til den prospektive måling knyttes en række af de samme udfordringer som ved den retrospektive måling, hvor usikkerheden i forhold til respondenternes evne til bagudrettet at angive tidsforbrug dog er erstattet af usikkerhed vedrørende fremadrettede forventninger til opgaveudførelse. Flere af respondenterne har peget på, at de har en 56

57 forventning om, at tyngden af deres opgaver vil ændre sig, men at de har meget svært ved at angive i hvilken grad. Dette har umiddelbart resulteret i, at flere respondenter enten ikke har gennemført den prospektive måling, eller at de ikke har kunnet angive væsentlig forskydning i deres anvendte tid. Datamæssig validitet Den datamæssige validitet kan overordnet knyttes til antallet og sammensætningen af respondenterne samt til respondenternes evne til korrekt at udfylde spørgeskemaet. I alt 264 UU-medarbejdere har gennemført den retrospektive måling, hvilket svarer til en svarprocent på cirka 74. På baggrund af antallet og sammensætningen af respondenterne i forhold til center og medarbejdertype, er det Deloittes opfattelse, at den samlede mængde respondenter udgør en tilstrækkelig stikprøvestørrelse i forhold til gennemførelsen af en valid måling. Flere respondenter har givet udtryk for, at de i flere tilfælde har været i tvivl om, til hvilken opgave en række af deres aktiviteter skal knyttes. Eksempelvis kan en oprigning til kommunen knyttes til både samarbejde med kommunen eller til forberedelse af vejledningen. En række af respondenterne har således peget på, at der et vist overlap mellem en række af de forskellige opgaver i spørgeskemaet. På baggrund af de gennemførte valideringsaktiviteter er det dog Deloittes opfattelse, at dette kun i begrænset omfang har været et problem, og at eventuelle forskelle i opgaveopfattelse udlignes mellem de deltagende respondenter. I forbindelse med afgrænsningen af opgavekataloget kan der dog peges på en række forhold, der bør medtages i vurderingen af tidsmålingens resultater: Opgaven projektdeltagelse er defineret bredt og omfatter alle interne og eksterne projekter. Det er på denne baggrund vanskeligt at vurdere, i hvilken grad den anvendte tid kan henføres til en given reguleringskilde. Opgaven intern mødeaktivitet og dialog er defineret bredt til både at indeholde interne møder samt den løbende dialog og faglige sparring vejlederne i mellem. De efterfølgende valideringsaktiviteter har vist, at mange respondenter nok har undervurderet den løbende faglige sparring eller i hvert fald ikke har anført den under denne opgave. Opgaven forberedelse af vejledning er ikke defineret entydigt til enkelte aktiviteter, og den kan derfor være vanskelig at 57

58 afgrænse fra en række øvrige opgaver som eksempelvis kontakt til socialforvaltningen, faglig sparring med kolleger m.v. En række af de meget vejledningsnære indirekte opgaver som opsøgende vejledningsinitiativer, særlige initiativer for udsatte unge m.v. omhandler aktiviteter, der ligger meget tæt op af vejledningen, og som derfor kan være svære at skelne for respondenterne fra den direkte vejledning. 58

59 Bilag B. Opgavekatalog Opgavetype Opgavekategori Opgave Beskrivelse af opgave Eksempler på aktiviteter Direkte brugerrettet Vejledning (grundskolen og 10. klasse) Vejledning i grundskolen og 10. klasse Vejledning af elever i grundskolen og 10 klasse. Dvs. den tid, der anvendes i direkte kontakt med en eller flere elever. >Elevsamtaler >Gruppevis undervisning >Klassevis undervisning >Telefonisk kontakt Ungevejledning (op til 25 år) Vejledning af unge Vejledning af unge, dvs. tid anvendt i direkte kontakt med den unge. Eksempelvis ved henvendelser, henvisninger eller vejledning på produktionsskoler. >Individuelle samtaler >Telefonisk kontakt >SMS >Ledsagelse til uddannelsesinstitution Indirekte brugerrettet Forældrekontakt Forældrekontakt Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejledningsinitiativer Direkte kontakt med forældre. Eksempelvis ved forældremøder. Opsøgende vejledning af unge uden for tilfredsstillende uddannelsesforløb. >Forældremøder >Uddannelsesaftener >Forældresamtaler >Hjemmebesøg >Forældrehenvendelser >Identificere unge i målgruppen >Indledende kontakt per brev eller telefon >Kontakt på bopæl Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Tilrettelæggelse af særlige indsatser for elever, der er i risiko for ikke at påbegynde en ungdomsuddannelse. F.eks. mentorordning i 9. klasse. >Kontakt til lærerteamet >Koordinerende aktiviteter ift. mentorordning >Afrapportere/evaluere igangsatte initiativer Brobygning, introduktionskurser og praktik Tilmelding af elever til brobygning og praktik. Koordinering med uddannelses- og praktiksteder. >Kontakt til ungdomsuddannelser og praktiksteder >Kontakt til forældre >Indtaste elever til aktiviteter Ungdomsuddannelse for unge med særlige behov Tilrettelæggelse af uddannelsesforløb for unge med særlige behov. Typisk i samarbejde med skole, PPR, socialforvaltning og/eller jobcenter. >Korrespondance med skolen, PPR, kommunal sagsbehandler, jobcenter m.v. >Skrive indberetning om beslutning >Udarbejdelse af uddannelsesplan 59

60 Opgavetype Opgavekategori Opgave Beskrivelse af opgave Eksempler på aktiviteter Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Udarbejdelse af målgruppevurderinger i forbindelse med optagelse på produktionsskoler og VUC (for unge <18 år). >Gennemførelse af samtaler >Formidling af beslutninger >Opfølgning på uddannelsesforløb Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v. Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser og andre arrangementer afholdt i samarbejde med ungdomsuddannelser, andre vejledningscentre og arbejdsmarkedets parter. >Samarbejde om praktiske forhold i forbindelse med arrangementet >Forberedelse af fagligt input >Deltagelse Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale til vejledning Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Generel forberedelse af individuelle samtaler, gruppesamtaler, klassevis undervisning eller forældrekontakt Udarbejdelse af generelt vejledningsmateriale, herunder info om uddannelser, undervisningsmateriale m.v. >Indsamling af materiale >Forberedelse af samtaler >Forberedelse af præsentationer >Øvrig forberedelse >Udarbejdelse af undervisningsmateriale >Udarbejdelse af pjecer >Udarbejdelse af skabeloner til præsentationer og lignende Registrering/dokumentation af vejledning Registrering/dokumentation af aktiviteter Registrering af gennemførte aktiviteter og opdatering af uddannelsesplaner. Registreres typisk i UV-vej. >Registrering af elev-/ungekontakt >Opdateringer af elevprofiler >Tilretning af uddannelsesplaner >Indlæsning af uddannelsesplaner på optagelse.dk Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Samarbejde med lærerteams Løbende og årlig koordinering af vejledningsaktiviteter med lærerteams, herunder identificering af fokuselever. >Deltagelse i møder med lærerteams >Egen planlægning UEA-undervisning Gennemgang af UEA-undervisning med lærere i forhold til planlægning, inspiration og udlevering af materiale. >Udvælge og finde materiale til lærerne >Møder med lærerteamet >Opfølgning Øvrig mødeaktivitet på skolen Pædagogiske rådsmøder, præsentationer for skolebestyrelsen og møder med skoleledelsen. >Forberedelse >Deltagelse >Opfølgning Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Løbende kontakt med ungdomsuddannelser i forhold til koordinering af vejledningsindsatsen. >Telefonisk kontakt >Læse/skrive mails >Deltagelse i møder 60

61 Opgavetype Opgavekategori Opgave Beskrivelse af opgave Eksempler på aktiviteter Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Løbende kontakt med uddannelsesinstitutioner i forhold til koordinering af vejledningsindsatsen. >Telefonisk kontakt >Læse/skrive mails >Deltagelse i møder Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Løbende kontakt med uddannelsesinstitutioner i forhold til koordinering af vejledningsindsatsen. >Telefonisk kontakt >Læse/skrive mails >Deltagelse i møder Samarbejde med eksterne aktører Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med interessentråd/repræsentantskab/uu-råd eller lignende Samarbejde/kontakt med kommunale samarbejdspartnere som f.eks. jobcentre og forvaltningsniveauet i kommunen. Deltagelse i forvaltningsudvalg vedrørende f.eks. erhvervsgrunduddannelsen og uddannelse for unge med særlige behov. Øvrige koordinerende aktiviteter med kommunen. Forum for diskussion af UU-centrets overordnede strategi/retningslinjer for opgaveudførelse. Medlemmer er typisk UU-centrets samarbejdspartnere: kommunen, ungdomsuddannelser, jobcentre, virksomheder m.m. >Løbende korrespondance (telefon, mail, brev m.v.) >Deltagelse i møder >Deltagelse i kommunale arbejdsudvalg >Forberedelse af møder >Deltagelse i møder >Opfølgning på møder Deltagelse i netværk og lignende Deltagelse i netværksdage, UUlederarrangementer, vejledningsfaglige fora m.v. >Forberedelse af arrangementer >Deltagelse i arrangementer >Opfølgning på arrangementer Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Deltagelse og koordinering af møder mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere vedrørende underretning om udbytte af undervisningen. >Forberedelse af møder >Deltagelse i møder >Opfølgning på møder Projektdeltagelse Deltagelse i projekter på kommunalt, regionalt, nationalt eller EU-plan samt deltagelse i kommercielle projekter og projekter med erhvervssamarbejdspartnere. >Udarbejdelse af projektansøgninger >Møder i projektregi >Udarbejdelse af materiale i forbindelse med projektdeltagelse >Udarbejdelse af afrapportering i forbindelse med projektdeltagelse >Evaluering af projekt 61

62 Opgavetype Opgavekategori Opgave Beskrivelse af opgave Eksempler på aktiviteter Faglig udvikling og intern koordinering Intern mødeaktivitet og dialog Intern mødeaktivitet og dialog. Typisk for at planlægge og koordinere vejledningen og diskutere vejledningsfaglige temaer eller praktiske problemstillinger. Eksempelvis møder i fagteams, centermøder, møder i ledelsesgruppe samt daglig faglig sparring med kommunen >Forberedelse af møder >Deltagelse i møder >Opfølgning på møder (referat, memo osv.) >Uformelle faglige samtaler >Læse/skrive mails Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning Orientering via materiale udsendt fra ledelsen i forbindelse med fællesmøder, orientering via retsinfo.dk. >Orientering via fremsendt materiale >Orientering via nyhedsbreve >Orientering via internettet >Videreformidling af ny viden Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Deltagelse i kurser og konferencer, som er specifikt møntet på faglige aspekter af vejledning eksempelvis specialområdet. >Kursusforberedelse >Kursusdeltagelse Kompetenceudvikling efteruddannelse Gennemførelse af vejlederuddannelsen på diplom- eller masterniveau. >Kursusforberedelse >Kursusdeltagelse Evaluering og kvalitetssikring af UUcentrets ydelser Løbende evaluering af UU-centrets ydelsesområder. >Opstilling af mål og rammer >Gennemførelse af brugerundersøgelser >Gennemførelse af selvevaluering >Udarbejdelse af rapport i forbindelse med kvalitetsudvikling Transport Transport Tid anvendt til transport til og fra skolerne, uddannelsesinstitutioner, møder i forvaltning, hjemmebesøg og andet. >Transporttid Interne opgaver Planlægning og øvrige aktiviteter Kontakt til forvaltningsledelse og det politiske niveau Afrapportering og løbende kontakt til det kommunale styringsled. Deltagelse i relevante politiske udvalg og udarbejdelse af materiale på baggrund af henvendelser fra det politiske niveau. >Møder med forvaltningsledelsen >Møder i politiske udvalg >Udarbejdelse af materiale til det politiske niveau. f.eks. statistik Planlægning og fordeling af vejledningsopgaverne Fordeling af opgaver mellem vejledere. Dvs. fordeling af normalklasser, specialklasser, øvrige vejledningsmæssige opgaver m.v. >Planlægningsarbejde Kompetenceudvikling værktøjskurser Deltagelse i ikke-vejledningsfaglige kurser, eksempelvis kursus i UV-vej, kurser i ledelse, kurser i personlig udvikling m.v. >Kursusforberedelse >Kursusdeltagelse 62

63 Opgavetype Opgavekategori Opgave Beskrivelse af opgave Eksempler på aktiviteter Afholdelse af kurser for lærere Afholdelse af kurser for skolelærere vedrørende eksempelvis sammenhæng mellem fagområder og erhvervsmuligheder. >Afholdelse af kurser >Informere om kurser Henvendelser fra ministerier, KL m.v. Udarbejdelse af notater, statistik og andet materiale til f.eks. benchmarks på baggrund af henvendelser fra UVM, KL m.v. >Løbende kontakt >Udarbejdelse af materiale Synliggørelse af UU-center Virksomhedsplan/årsrapport Udarbejdelse af virksomhedsplan og/eller årsrapport. >Udarbejdelse af hovedrapport >Udarbejdelse af bidrag til årsrapport Repræsentation Synliggørelse af UU-center ved deltagelse i receptioner, jubilæer m.v. >Deltagelse Kommunikation om centrets ydelser m.v. Synliggørelse af UU-centret gennem ekstern kommunikation via presse, internet eller andet. >Udarbejdelse af pressemeddelelser >Kontakt til medier >Udarbejdelse af materiale til hjemmeside >Opdatering af hjemmeside >Udarbejdelse af artikler om vejledning >Udarbejdelse af nyhedsbreve til eksterne interessenter Personaleforhold Medudvalg og sikkerhedsgruppe Møder i medudvalg, sikkerhedsgruppe m.v. >Deltagelse i møder >Opfølgning MUS Gennemførelse af MUS-samtaler. >Samtaler >Forberedelse >Opfølgning Lønforhandling med fagforeninger Daglig personaleledelse Forhandling af lønforhold med relevante fagforeninger. Løbende kontakt mellem leder og det øvrige personale. >Møder med medarbejderrepræsentanter >Forberedelse >Opfølgning >Ad hoc-møder med medarbejdere >Løbende korrespondance med medarbejdere (mail, telefon) Håndtering af sygefravær Gennemførelse af sygefraværssamtaler i forbindelse med længere tids sygdom. >Samtaler >Opfølgning Ansættelser Udarbejdelse af stillingsopslag og gennemførelse af ansættelsessamtaler. >Udarbejdelse af opslag >Formidling af opslag >Samtaler >Henvendelser i forbindelse med afslag >Koordinering af opstart 63

64 Opgavetype Opgavekategori Opgave Beskrivelse af opgave Eksempler på aktiviteter It-administration og -support Tid anvendt til it-administration m.v. F.eks. i forbindelse med opkobling på kommunale netværk, forberedelse, opsætning og support af pc'er, udlevering af telefoner osv.). >Opsætning, udlevering, opdatering af pc'er >Henvendelse til itmedarbejdere i forbindelse med it-problem Praktiske forhold Fysiske rammer Varetagelse af forhold vedrørende centrets fysiske rammer. >Praktisk arbejde ift. husleje, el, vand, rengøring osv. >Kontakt til kommune vedrørende vedligehold >Daglig varetagelse af vedligehold APV-vurdering Gennemførelse af APV. >Møder med sikkerhedsrepræsentanter >Gennemgang af resultater >Evaluering Økonomi og administration Registrering af udlån Administration af centrets udlånsaktiviteter (bøger, sikkerhedssko m.m.). >Registrering af udlån >Indsamling og vedligehold af materiale Udarbejdelse af budget Udarbejdelse og præsentation af budgetforslag. >Udarbejdelse af budget >Kontakt til samarbejdspartnere Budgetopfølgning Løbende budgetopfølgning. >Udarbejdelse af opfølgning >Løbende prognosearbejde Godkendelse og betaling af regninger m.v. Kørselsregnskab Godkende og betale regninger, udlæg m.v. Administrativt arbejde i forbindelse med kørselsregnskab. >Udarbejdelse af kørselsregnskab >Godkendelse af kørselsregnskaber Fleksregnskab Administrativt arbejde i forbindelse med flekstidsordninger. >Udarbejdelse af fleksregnskab >Godkendelse af fleksregnskab Øvrig tid Øvrig tid Øvrig tid, diverse mails, telefonopkald m.v., der ikke relaterer til konkrete opgaver i kataloget (øvrige opgaver må meget gerne beskrives i nedenstående tekstfelt) >Øvrige aktiviteter >Øvrige mails >Øvrige telefonsamtaler Frokost og pauser Frokost og pauser Frokost og pauser >Frokostpauser >Øvrige pauser 64

65 Bilag C. Tidsmåling Bilaget indeholder følgende tabeller: Tabel 1: Prospektiv måling, gennemsnitligt antal timer om året. Tabel 2: Retrospektiv og prospektiv måling, antal timer om året i gennemsnit og for vejledere. Tabel 3: Personas (tre typer af vejledere), prospektiv måling, antal timer om året. Tabel 4: Spredning mellem UU-centrene, gennemsnitligt antal anvendte timer om året (kvartiler). Tabel 5: Spredning mellem UU-centrene, vejledernes gennemsnitlige antal anvendte timer om året (kvartiler). Tabel 6: Spredning mellem UU-centrene, gennemsnitligt antal anvendte timer om året (20/80 percentil). Tabel 7: Spredning mellem UU-centrene, vejledernes gennemsnitlige antal anvendte timer om året (20/80 percentil). Tabel 8: Vejledernes anvendte tid på de omfattede opgaver sorteret efter spredning per opgave og kategori, vist på alle centre. 65

66 Tabel 1: Retrospektiv måling, gennemsnitligt antal timer om året UU-leder Vejleder Øvrige ledere Støttefunktion Gennemsnit Direkte brugerrettede opgaver Vejledning (grundskolen og 10. klasse) Ungevejledning (op til 25 år) Forældrekontakt Indirekte brugerrettede opgaver Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejledningsinitiativer Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Brobygning, introduktionskurser og praktik Uddannelsesforløb for unge med særlige behov Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Samarbejde med lærerteams UEA-undervisning Øvrig mødeaktivitet på skolen Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Samarbejde med eksterne aktører Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med interessentråd/repræsentantskab/uu-råd eller lignende Deltagelse i netværk og lignende Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Projektdeltagelse Faglig udvikling og intern koordinering Intern mødeaktivitet og dialog Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Kompetenceudvikling efteruddannelse Evaluering og kvalitetssikring af UU-centrets ydelser Transport Interne opgaver Planlægning og øvrige aktiviteter Kontakt til forvaltningsledelse og det politiske niveau Planlægning og fordeling af vejledningsopgaverne

67 Tabel 1: Retrospektiv måling, gennemsnitligt antal timer om året UU-leder Vejleder Øvrige ledere Støttefunktion Gennemsnit Kompetenceudvikling værktøjskurser Henvendelser fra ministerier, KL m.v Intern administration m.v Virksomhedsplan/årsrapport Repræsentation Kommunikation om centrets ydelser m.v Personaleforhold Medudvalg og sikkerhedsgruppe MUS Lønforhandling med fagforeninger Daglig personaleledelse Håndtering af sygefravær Ansættelser Praktiske forhold It-administration og -support Fysiske rammer APV-vurdering Økonomi og administration Udarbejdelse af budget Budgetopfølgning Godkendelse og betaling af regninger m.v Kørselsregnskab Fleksregnskab Øvrig tid Frokost og pauser

68 Tabel 2: Retrospektiv og prospektiv måling, antal timer om året i gennemsnit og for vejledere Retrospektiv Prospektiv Gennemsnit Vejleder gennemsnit Vejleder Direkte brugerrettede opgaver Vejledning (grundskolen og 10. klasse) Ungevejledning (op til 25 år) Forældrekontakt Indirekte brugerrettede opgaver Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejledningsinitiativer Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Brobygning, introduktionskurser og praktik Uddannelsesforløb for unge med særlige behov Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Samarbejde med lærerteams UEA-undervisning Øvrig mødeaktivitet på skolen Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Samarbejde med eksterne aktører Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med interessentråd/repræsentantskab/uu- råd eller lignende Deltagelse i netværk og lignende Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Projektdeltagelse Faglig udvikling og intern koordinering Intern mødeaktivitet og dialog Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Kompetenceudvikling efteruddannelse Evaluering og kvalitetssikring af UU-centrets ydelser Transport Interne opgaver Planlægning og øvrige aktiviteter Kontakt til forvaltningsledelse og det politiske niveau Planlægning og fordeling af vejledningsopgaverne Kompetenceudvikling værktøjskurser

69 Retrospektiv Prospektiv Tabel 2: Retrospektiv og prospektiv måling, antal timer om året i gennemsnit og for vejledere Gennemsnit Vejleder gennemsnit Vejleder Henvendelser fra ministerier, KL m.v Intern administration m.v Virksomhedsplan/årsrapport Repræsentation Kommunikation om centrets ydelser m.v Personaleforhold Medudvalg og sikkerhedsgruppe MUS Lønforhandling med fagforeninger Daglig personaleledelse Håndtering af sygefravær Ansættelser Praktiske forhold It-administration og -support Fysiske rammer APV-vurdering Økonomi og administration Udarbejdelse af budget Budgetopfølgning Godkendelse og betaling af regninger m.v Kørselsregnskab Fleksregnskab Øvrig tid Frokost og pauser Note: I ovenstående tabel er kun medtaget respondenter, som har gennemført både den retro- og prospektive måling. Dette betyder, at der kan være afvigelser i forhold til den prospektive måling præsenteret i tabel 1, hvor alle respondenter er medtaget. 69

70 Tabel 3: Personas, prospektiv måling, antal timer om året Klientorienterede vejledere Ungevejledere Vejledere i grundskolen Direkte brugerrettede opgaver Vejledning (grundskolen og 10. klasse) Ungevejledning (op til 25 år) Forældrekontakt Indirekte brugerrettede opgaver Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejledningsinitiativer Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Brobygning, introduktionskurser og praktik Uddannelsesforløb for unge med særlige behov Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Samarbejde med lærerteams UEA-undervisning Øvrig mødeaktivitet på skolen Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Samarbejde med eksterne aktører Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med interessentråd/repræsentantskab/uu-råd eller lignende Deltagelse i netværk og lignende Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Projektdeltagelse Faglig udvikling og intern koordinering Intern mødeaktivitet og dialog Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Kompetenceudvikling efteruddannelse Evaluering og kvalitetssikring af UU-centrets ydelser Transport Interne opgaver Planlægning og øvrige aktiviteter Kontakt til forvaltningsledelse og det politiske niveau

71 Tabel 3: Personas, prospektiv måling, antal timer om året Klientorienterede vejledere Ungevejledere Vejledere i grundskolen Planlægning og fordeling af vejledningsopgaverne Kompetenceudvikling værktøjskurser Henvendelser fra ministerier, KL m.v Intern administration m.v Virksomhedsplan/årsrapport Repræsentation Kommunikation om centrets ydelser m.v Personaleforhold Medudvalg og sikkerhedsgruppe MUS Lønforhandling med fagforeninger Daglig personaleledelse Håndtering af sygefravær Ansættelser Praktiske forhold It-administration og -support Fysiske rammer APV-vurdering Økonomi og administration Udarbejdelse af budget Budgetopfølgning Godkendelse og betaling af regninger m.v Kørselsregnskab Fleksregnskab Øvrig tid Frokost og pauser

72 Tabel 4: Spredning mellem UU-centrene, gennemsnitligt antal anvendte timer om året Minimum Nedre kvartil Øvre kvartil Maksimum Direkte brugerrettede opgaver Vejledning (grundskolen og 10. klasse) Ungevejledning (op til 25 år) Forældrekontakt Indirekte brugerrettede opgaver Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejledningsinitiativer Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Brobygning, introduktionskurser og praktik Uddannelsesforløb for unge med særlige behov Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Samarbejde med lærerteams UEA-undervisning Øvrig mødeaktivitet på skolen Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Samarbejde med eksterne aktører Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med interessentråd/repræsentantskab/uu-råd eller lignende Deltagelse i netværk og lignende Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Projektdeltagelse Faglig udvikling og intern koordinering Intern mødeaktivitet og dialog Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Kompetenceudvikling efteruddannelse Evaluering og kvalitetssikring af UU-centrets ydelser Transport

73 Interne opgaver Planlægning og øvrige aktiviteter Kontakt til forvaltningsledelse og det politiske niveau Planlægning og fordeling af vejledningsopgaverne Kompetenceudvikling værktøjskurser Henvendelser fra ministerier, KL m.v Intern administration m.v Virksomhedsplan/årsrapport Repræsentation Kommunikation om centrets ydelser m.v Personaleforhold Medudvalg og sikkerhedsgruppe MUS Lønforhandling med fagforeninger Daglig personaleledelse Håndtering af sygefravær Ansættelser Praktiske forhold It-administration og -support Fysiske rammer APV-vurdering Økonomi og administration Udarbejdelse af budget Budgetopfølgning Godkendelse og betaling af regninger m.v Kørselsregnskab Fleksregnskab Øvrig tid Frokost og pauser

74 Tabel 5: Spredning mellem UU-centrene, vejledernes gennemsnitlige antal anvendte timer om året Minimum Nedre kvartil Øvre kvartil Maksimum Direkte brugerrettede opgaver Vejledning (grundskolen og 10. klasse) Ungevejledning (op til 25 år) Forældrekontakt Indirekte brugerrettede opgaver Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejledningsinitiativer Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Brobygning, introduktionskurser og praktik Uddannelsesforløb for unge med særlige behov Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Samarbejde med lærerteams UEA-undervisning Øvrig mødeaktivitet på skolen Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Samarbejde med eksterne aktører Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med interessentråd/repræsentantskab/uu-råd eller lignende Deltagelse i netværk og lignende Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Projektdeltagelse Faglig udvikling og intern koordinering Intern mødeaktivitet og dialog Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Kompetenceudvikling efteruddannelse Evaluering og kvalitetssikring af UU-centrets ydelser Transport Interne opgaver Planlægning og øvrige aktiviteter Kontakt til forvaltningsledelse og det politiske niveau Planlægning og fordeling af vejledningsopgaverne Kompetenceudvikling værktøjskurser

75 Tabel 5: Spredning mellem UU-centrene, vejledernes gennemsnitlige antal anvendte timer om året Minimum Nedre kvartil Øvre kvartil Maksimum Henvendelser fra ministerier, KL m.v Intern administration m.v Virksomhedsplan/årsrapport Repræsentation Kommunikation om centrets ydelser m.v Personaleforhold Medudvalg og sikkerhedsgruppe MUS Lønforhandling med fagforeninger Daglig personaleledelse Håndtering af sygefravær Ansættelser Praktiske forhold It-administration og -support Fysiske rammer APV-vurdering Økonomi og administration Udarbejdelse af budget Budgetopfølgning Godkendelse og betaling af regninger m.v Kørselsregnskab Fleksregnskab Øvrig tid Frokost og pauser

76 Tabel 6: Spredning mellem UU-centrene, gennemsnitligt antal anvendte timer om året Minimum 20 procent percentil 80 procent percentil Maksimum Direkte brugerrettede opgaver Vejledning (grundskolen og 10. klasse) Ungevejledning ( op til 25 år) Forældrekontakt Indirekte brugerrettede opgaver Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejledningsinitiativer Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Brobygning, introduktionskurser og praktik Uddannelsesforløb for unge med særlige behov Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Samarbejde med lærerteams UEA-undervisning Øvrig mødeaktivitet på skolen Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Samarbejde med eksterne aktører Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med interessentråd/repræsentantskab/uu-råd eller lignende Deltagelse i netværk og lignende Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Projektdeltagelse Faglig udvikling og intern koordinering Intern mødeaktivitet og dialog Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Kompetenceudvikling efteruddannelse Evaluering og kvalitetssikring af UU-centrets ydelser Transport Interne opgaver Planlægning og øvrige aktiviteter Kontakt til forvaltningsledelse og det politiske niveau Planlægning og fordeling af vejledningsopgaverne

77 Kompetenceudvikling værktøjskurser Henvendelser fra ministerier, KL m.v Intern administration m.v Virksomhedsplan/årsrapport Repræsentation Kommunikation om centrets ydelser m.v Personaleforhold Medudvalg og sikkerhedsgruppe MUS Lønforhandling med fagforeninger Daglig personaleledelse Håndtering af sygefravær Ansættelser Praktiske forhold It-administration og -support Fysiske rammer APV-vurdering Økonomi og administration Udarbejdelse af budget Budgetopfølgning Godkendelse og betaling af regninger m.v Kørselsregnskab Fleksregnskab Øvrig tid Frokost og pauser

78 Tabel 7: Spredning mellem UU-centrene, vejledernes gennemsnitlige antal anvendte timer om året Minimum 20 procent percentil 80 procent percentil Maksimum Direkte brugerrettede opgaver Vejledning (grundskolen og 10. klasse) Ungevejledning (op til 25 år) Forældrekontakt Indirekte brugerrettede opgaver Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejledningsinitiativer Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Brobygning, introduktionskurser og praktik Uddannelsesforløb for unge med særlige behov Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Samarbejde med lærerteams UEA-undervisning Øvrig mødeaktivitet på skolen Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Samarbejde med eksterne aktører Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med interessentråd/repræsentantskab/uu-råd eller lignende Deltagelse i netværk og lignende Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Projektdeltagelse Faglig udvikling og intern koordinering Intern mødeaktivitet og dialog Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Kompetenceudvikling efteruddannelse Evaluering og kvalitetssikring af UU-centrets ydelser Transport Interne opgaver Planlægning og øvrige aktiviteter Kontakt til forvaltningsledelse og det politiske niveau Planlægning og fordeling af vejledningsopgaverne

79 Tabel 7: Spredning mellem UU-centrene, vejledernes gennemsnitlige antal anvendte timer om året Minimum 20 procent percentil 80 procent percentil Maksimum Kompetenceudvikling værktøjskurser Henvendelser fra ministerier, KL m.v Intern administration m.v Virksomhedsplan/årsrapport Repræsentation Kommunikation om centrets ydelser m.v Personaleforhold Medudvalg og sikkerhedsgruppe MUS Lønforhandling med fagforeninger Daglig personaleledelse Håndtering af sygefravær Ansættelser Praktiske forhold It-administration og support Fysiske rammer APV-vurdering Økonomi og administration Udarbejdelse af budget Budgetopfølgning Godkendelse og betaling af regninger m.v Kørselsregnskab Fleksregnskab Øvrig tid Frokost og pauser

80 Tabel 8: Vejledernes anvendte tid på de omfattede opgaver sorteret efter spredning per opgave og kategori Center Direkte brugerrettede opgaver Vejledning (grundskolen og 10. klasse) Ungevejledning (op til 25 år) Forældrekontakt Indirekte brugerrettede opgaver Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejlednings initiativer Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Brobygning, introduktionskurser og praktik Uddannelsesforløb for unge med særlige behov Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Samarbejde med lærerteams UEA-undervisning Øvrig mødeaktivitet på skolen Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Samarbejde med eksterne aktører Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med interessentråd/repræsentantskab/uu-råd eller lignende Deltagelse i netværk og lignende Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Projektdeltagelse Faglig udvikling og intern koordinering Intern mødeaktivitet og dialog

81 Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Kompetenceudvikling efteruddannelse Evaluering og kvalitetssikring af UU-centrets ydelser Transport Interne opgaver Planlægning og øvrige aktiviteter Kontakt til forvaltningsledelse og det politiske niveau Planlægning og fordeling af vejledningsopgaverne Kompetenceudvikling værktøjskurser Henvendelser fra ministerier, KL m.v Intern administration m.v Virksomhedsplan/årsrapport Repræsentation Kommunikation om centrets ydelser m.v Personaleforhold Medudvalg og sikkerhedsgruppe MUS Lønforhandling med fagforeninger Daglig personaleledelse Håndtering af sygefravær Ansættelser Praktiske forhold It-administration og -support Fysiske rammer APV-vurdering Økonomi og administration Udarbejdelse af budget Budgetopfølgning Godkendelse og betaling af regninger m.v Kørselsregnskab Fleksregnskab Øvrig tid Frokost og pauser

82 Bilag D. Oplevelsesmålingen Nedenfor ses oplevelsesmålingen fordelt på medarbejdertyper. Bogstaverne A-D refererer til kategoriseringen til venstre. rad A: Vigtig opgave, men ikke potentiale for forenkling. Vær opmærksom på, at opgaven fortsat kan løses nemt og hurtigt. B: Mindre vigtig opgave, men ikke potentiale for forenkling. Ikke i fokus for forenkling, men overvej eventuelt om opgaven helt kan fjernes. C: Mindre vigtig opgave med potentiale for forenkling. Overvej om opgaven kan forenkles eller fjernes. D: Vigtig opgave med potentiale for forenkling. Igangsæt forenklingsinitiativer! Stigende potentiale for forenkling Vejledere Opgave/oplevelse A B C D Procent Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejledningsinitiativer Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Brobygning, introduktionskurser og praktik Uddannelsesforløb for unge med særlige behov Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v Aktiviteter knyttet direkte til vejledningen Forberedelse af vejledning Udarbejdelse af materiale Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler og 10. klasse Samarbejde med lærerteams UEA-undervisning Øvrig mødeaktivitet på skolen Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med eksterne aktører Samarbejde med interessentråd/repræsentantskab/uu-råd eller lignende Deltagelse i netværk og lignende Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Projektdeltagelse Faglig udvikling og intern koordinering Intern mødeaktivitet og dialog Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning 77 0, 1 22 Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Kompetenceudvikling efteruddannelse Evaluering og kvalitetssikring af UU-centrets ydelser Transport

83 Bilag E. Regulering, opgaver og tidsanvendelse E.1 Opgaver, regulering og tidsforbrug Kortlægningen i denne undersøgelse viser, at de indirekte brugerrettede opgaver på UU-området er reguleret af følgende kilder: Reguleringskilder på UU-området Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) Bekendtgørelse af lov om produktionsskoler (LBK nr. 785 af 06/07/2006) 1, stk. 6 Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 2, stk. 2 Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 2b, stk. 1-3 Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 5, stk. 2 Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 10f Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 12b Bekendtgørelse om brobygning og introduktionskurser (BEK nr. 196 af 26/03/2008) Bekendtgørelse om ungdomsuddannelse for unge med særlige behov (BEK nr. 974 af ) 1-11 Lov om ungdomsuddannelse for unge med særlige behov (LOV nr. 564 af 06/06/2007) Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 4 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 6-10 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 15 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 22 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 28 Folkeskoleloven (LBK nr af 28/08/2007) 7 Folkeskoleloven (LBK nr af 28/08/2007) 9, stk. 4, og 33, stk. 4-7 Persondataloven (LOV nr. 429 af 31/05/2000) Nedenfor er en oversigt over alle indirekte opgaver på området samt den regulering, hvori opgaven har sit udspring. Opgaverne er kategoriseret som henholdsvis statsligt reguleret, lokalt reguleret eller ingen regulering. For alle statslige opgaver er angivet, hvor stor en andel af tidsforbruget der henføres til statslig regulering. Den øvrige del af tidsforbruget henføres til statslig regulering med lokal frihed baseret på beregninger af spredningen i tidsforbruget på tværs af kommuner. Metoden til opgørelse og fordeling af tidsforbruget er beskrevet nedenfor i bilagsafsnit E.2. 83

84 Opgave Specifikke vejledningsinitiativer, som ikke indebærer direkte kontakt med borgeren Opsøgende vejledningsinitiativer Særlige initiativer for udsatte elevgrupper Brobygning, introduktionskurser og praktik Uddannelsesforløb for unge med særlige behov Målgruppevurdering (produktionsskoler og VUC) Organisering af og deltagelse i uddannelsesmesser m.v. Forberedelse af vejledning Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) Bekendtgørelse om brobygning og introduktionskurser (BEK nr. 196 af 26/03/2008) Bekendtgørelse om ungdomsuddannelse for unge med særlige behov (BEK nr. 974 af ) 1-11 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 15 Regulering Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 5, stk. 2 Persondataloven (LOV nr. 429 af 31/05/2000) Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 5, stk. 2 Folkeskoleloven (LBK nr af 28/08/2007) 9, stk. 4, og 33, stk. 4-7 Bekendtgørelse af lov om produktionsskoler (LBK nr. 785 af 06/07/2006) 1, stk. 6 Lov om ungdomsuddannelse for unge med særlige behov (LOV nr. 564 af 06/06/2007) Reguleringstype Andel af tidsforbrug i typisk UUcenter i procent Andel af tidsforbruget der henføres til statslig regulering Statslig 0,1 80 % Statslig 1,0 86 % Statslig 1,1 74 % Statslig 2,6 90 % Statslig 0,8 43 % Statslig 0,5 83 % Ingen regulering Ingen regulering 0,6-3,8 - Udarbejdelse af materiale Ingen regulering 2,3-84

85 Registrering/dokumentation af aktiviteter Samarbejde med grundskoler og 10. klasse (opgavekategori) Samarbejde med lærerteams UEA-undervisning Øvrig mødeaktivitet på skolen Samarbejde med ungdomsuddannelser (gymnasier, HF m.v.) Samarbejde med erhvervsrettede uddannelser (EUC, AMU, tekniske skoler m.v.) Samarbejde med øvrige uddannelsesinstitutioner (produktionsskoler, højskoler m.v.) Kontakt til faglige samarbejdspartnere i kommunen Samarbejde med interessentråd/ repræsentantskab/uu-råd eller lignende Deltagelse i netværk og lignende Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 6-10 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 4 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 4 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 22 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 22 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 19, stk. 2-3 Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 2b, stk. 1-3 Folkeskoleloven (LBK nr af 28/08/2007) 7 Folkeskoleloven (LBK nr af 28/08/2007) 7 Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 10f Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 22 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 22 Statslig 6,2 89 % Statslig 0,2 87 % Lokal 1,3 - Statslig 1,0 89 % Ingen regulering 0,6 - Statslig 1,1 83 % Statslig 1,4 84 % Statslig 0,8 65 % Statslig 2,3 93 % Lokal 0,2 - Ingen regulering 0,9-85

86 Tværgående mødeaktivitet mellem ungdomsuddannelsesinstitutioner, grundskoler og 10. klasseudbydere Projektdeltagelse Ingen regulering Intern mødeaktivitet og dialog Kompetenceudvikling løbende faglig orientering og orientering via ny lovgivning Kompetenceudvikling fagspecifik kursusaktivitet Ingen regulering Kompetenceudvikling efteruddannelse Evaluering og kvalitetssikring af UUcentrets ydelser Transport Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 12b Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) 28 Bekendtgørelse om vejledning af valg af ungdomsuddannelse og erhverv (BEK nr. 704 af 30/06/2008) Bekendtgørelse af lov om vejledning om uddannelse og erhverv (LBK nr. 630 af 20/06/2008) 2, stk. 2 Statslig 0,5 80 % Ingen regulering Ingen regulering 1,4-3,8-1,4-1,0 - Statslig 1,1 75 % Statslig 0,8 99 % Ingen regulering 2,8 - E.2 Metode til opgørelse af tidsforbrug fordelt på reguleringstyper Der er ikke umiddelbart en entydig kobling mellem statslig regulering af en opgave og tidsforbruget på denne opgave. Tidsforbruget er således i et vist omfang også afhængig af for eksempel lokal implementering af reguleringen, lokal prioritering eller forskellige strukturelle vilkår. Det kan således ikke umiddelbart konkluderes, at al tidsforbrug på en opgave, der er statsligt reguleret, kan henføres til den statslige regulering af opgaven. På den baggrund fordeles tidsforbruget på statsligt regulerede opgaver på to kategorier af regulering/tidsforbrug: Statsligt reguleret Statsligt reguleret med lokal frihed 86

87 Tidsforbrug Kortlægning og måling af administrative opgaver i Ungdommens Uddannelsesvejledning Den første kategori (statsligt reguleret) er udtryk for det tidsforbrug på en opgave, som det vurderes, der skal til for at opfylde kravene i den statslige regulering. Princippet for fordeling mellem de to kategorier er, at tidsforbruget i median-kommunen på en opgave betragtes som den tid, der skal til for at opfylde den statslige regulerings krav til udførelsen af denne opgave. Med dette princip betragtes det tidsforbrug, som ligger under tidsforbruget i mediankommunen, som direkte henførbart til statslig regulering og defineres som statsligt reguleret. Det tidsforbrug, som ligger over tidsforbruget i mediankommunen, defineres som statsligt reguleret med lokal frihed, da tiden bruges på en statsligt reguleret opgave, men antages at udspringe af lokal implementering/prioritering. Denne definition kan illustreres som i figuren nedenfor: Opgave X Statsligt reguleret med lokal frihed Median Statsligt reguleret Kommuner Konkret kobling mellem statslig regulering og tidsforbrug Tidsforbruget på alle opgaver, som er omfattet af statslig regulering, er altså for den enkelte opgave fordelt på to kategorier: Statsligt reguleret Statsligt reguleret med lokal frihed Tiden er fordelt i et variabelt forhold på de to kategorier (ud fra median-kommunen i målingen). Det variable forhold er baseret på spredningen mellem kommunerne for den største medarbejdergruppe på området (Vejledere). 87

88 Tidsforbruget på de øvrige opgaver, som ikke er statsligt regulerede, er fordelt på én af følgende tre kategorier: Lokalt reguleret Overenskomstreguleret Ikke reguleret Opgaver, som er både statsligt og lokalt regulerede, er altså alene fordelt i de to første kategorier ( statsligt reguleret og statsligt reguleret med lokal frihed ), da den statslige regulering har forrang for den lokale regulering, og dermed i første række må betragtes som bestemmende for, om opgaven udføres. Såfremt den lokale regulering (eller implementering) påvirker tidsforbruget, afspejler dette sig i fordelingen mellem de to nævnte kategorier. Beregningen af tidsforbrug på de enkelte reguleringskilder er gennemført for en typisk institution. Beregningen af tidsforbruget og fordelingen på reguleringskilder for en typisk institution bygger på fordeling af tidsforbruget for de enkelte medarbejdergrupper og den relative fordeling af medarbejdergrupper i en typisk institution. 88