Indkaldelse og dagsorden til 3. møde i styregruppen for Med- Com 9 den 18. september 2014

Transkript

1 Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Enhed: Sundhedsøkonomi Sagsbeh.: DEPSZB Sags nr.: Dok. Nr.: Dato: 11. september 2014 Indkaldelse og dagsorden til 3. møde i styregruppen for Med- Com 9 den 18. september 2014 Der indkaldes hermed til 3. møde i styregruppen for MedCom9 torsdag 18. september kl til i Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, Holbergsgade 6, 1057 København K i mødelokale S. 25. Dagsordenen for mødet er: 1. Godkendelse af referat fra 2. møde i styregruppen den 15. maj Meddelelser 3. Visioner for MedCom 4. Henvendelse fra NSI om bistand til modning af telemedicinsk infrastruktur 5. Prioriteringer for Status på igangværende MedCom projekter og aktiviteter 7. Fælles regionale IT løsninger og MedCom v/danske Regioner 8. MedCom9 Regnskabsstatus 9. Revisorpåtegnet regnskab for Eventuelt 1. Godkendelse af referat fra 2. møde i styregruppen den 15. maj 2014 Bilag: 2. Meddelelser a) Formandsskabet for MedCom v/sum b) Regeringens sundhedspolitiske udspil v/sum c) Anmeldelse af P-Journal til Datatilsynet v/region Midt d) Opfølgning på IT revision af Sundhedsdatanettet v/medcom Bilag 2d: Notat om Deloittes IT revisionserklæring vedr. Sundhedsdatanettet (SDN) e) Evaluering af EU-projektet Antilope v/medcom Bilag 2e: Technical review report f) Opfølgning på EDI-kvalitetssikring (jf. sidste styregruppemøde) g) Status for Governance for MedCom standarder (jf. sidste styregruppemøde) 3. Visioner for MedCom Bilag 3a: Notat om MedComs fremadrettede opgaveløsning Bilag 3b: Kvalitetsstyringssystem for leverandørenes implementering af Med- Coms profiler I ØA15 blev det besluttet at styrke MedComs indsats i forhold til det kommunale område og standarder. Samtidig blev det besluttet, at der inden udgangen af 2014 skal foreligge et revideret arbejdsprogram for MedCom9, med godkendelse af budget og indhold i den Nationale Bestyrelse for Sundheds-IT.

2 Side 2 MedCom har på den baggrund udarbejdet et bud på visioner for fremtidig opgaveløsning. Styregruppen bedes drøfte visionerne med henblik på, at de lægges til grund for det reviderede arbejdsprogram. I ØA2015 blev det med øget basisbidrag på 4. mio.kr./år fra kommunerne til Med- Com besluttet at styrke MedComs indsats i forhold til: Koordinering af udbredelse af tværsektorielle it-projekter på det kommunale område, i almen praksis og vedr. telemedicin. Udvikling og afprøvning af standarder samt certificering af it-systemer, så der sikres bedre rammer til arbejdet med at vedligeholde og videreudvikle Med- Com-standarderne og opgaver vedr. releasestyring, statistik og governance. MedCom har siden etableringen været den sektor-neutrale udførende organisation, der i tæt samspil med især sygehuse, kommuner, lægepraksis, apoteker og deres IT leverandører, har understøttet tværsektoriel sammenhæng med elektronisk datadeling og telemedicin i Danmark. Det praktiske arbejde med ibrugtagning af fælles IT standarder og infrastruktur, har været båret af en løsningsorienteret tilgang til teknologiske muligheder, kombineret med praktisk, forretningsmæssig forståelse. Den øgede specialisering og de eskalerede patientforløb forventes i de kommende år at medføre stadig stigende krav til et effektivt tværsektorielt samarbejde i den danske sundhedssektor, hvor MedComs kompetencer fortsat kan bidrage positivt i både idefase og implementeringsfase. Bilag 3a indeholder et bud på visioner for MedComs fremadrettede opgaveløsning, fordelt på: Tværsektoriel udbredelse Leverandørsamarbejde Standarder Test og certificering Kvalitetssikring og overvågning af tværsektoriel kommunikation Systemforvaltning Internationale aktiviteter Som en væsentlig nyskabelse foreslås MedComs test- og certificeringsfunktion kvalitetssikret via en tilbagevendende certificering af MedComs interne processer, for at matche den stigende professionalisering hos MedComs samarbejdspartnere i den private sundheds IT branche. Med afsæt i resultaterne fra EU projektet Antilope, beskriver bilag 3b på overordnet niveau trinene i opbygningen af et Kvalitetsstyringssystem for leverandørenes implementering af MedComs profiler. Udspillet til visioner for MedComs fremadrettede opgaveløsning drøftes og lægges til grund for en revidering af arbejdsprogrammet for MedCom9 inden udgangen af MedCom i indeværende år iværksætter en konkret beskrivelse af opbygning af et kvalitetsstyringssystem for leverandørenes implementering af MedComs profiler, herunder de økonomiske forudsætninger.

3 Side 3 Videre proces Det reviderede arbejdsprogram indeholdende budget forelægges den Nationale Bestyrelse for Sundheds-IT. 4. Henvendelse fra NSI om bistand til modning af telemedicinsk infrastruktur Bilag 4a: Henvendelse fra NSI vedr. modning af telemedicinsk infrastruktur Bilag 4b: Notat om dansk profilering af HL7 spørgeskemastandard Der er i ØA15 afsat 1 mio. kr. til gennemførelse af initiativ 1.4. De udarbejdede kommissorier og projektoplæg, der først blev færdige parallelt med afslutningen på dette års ØA-forhandlinger, indikerer et økonomibehov, som er en del større. De samlede udgifter estimeres til at blive ca. 6 mio. kr., og det påpeges, at der er brug for midler allerede i NSI har den 2. september 2014 henvendt sig til MedCom med forespørgsel om fagligt og økonomisk bidrag til realiseringen af initiativ 1.4, med særlig vægt på initiativets projektspor 4 (videoinfrastruktur) og 5 (faglige og tekniske forudsætninger). Styregruppen skal tage stilling til, hvorvidt MedCom skal bidrage til initiativ 1.4. I økonomiaftalen for 2014 blev regeringen, Danske Regioner og KL enige om en fælles digitaliseringsstrategi (Digitalisering med effekt). Med henblik på at modne og udbygge den nationale infrastruktur for telemedicin, er der med initiativ 1.4 aftalt en række konkrete indsatser: Projektnær afprøvning af referencearkitekturen for hjemmemonitorering, etablering af model for deling af billeder samt kapacitetsvurdering af og plan for øget brug af video. Projektspor 5 omhandler etablering af faglige forudsætninger for standardiseringen af infrastrukturen. Der indgår bl.a. aktiviteter der sigter på fastlæggelse af regelsæt for OID samt profileringer af standarder aktiviteter som også har høj relevans for MedComs nuværende og fremtidige arbejde med standarder. Konkret er behovet for profilering af HL7 standard for opsamling af borgerrapporterede data undersøgt nærmere, jf. bilag 4b. I forbindelse med fastlæggelsen af arbejdsprogrammet for MedCom9, er MedComs potentielle deltagelse i initiativ 1.4 behandlet i både MedComs styregruppe og den Nationale Bestyrelse for Sundheds IT. Der frigives kr fra reservepuljen, som skal gå til MedComs arbejde med dansk profilering af HL7 standard for opsamling af borgerrapporterede data, som indgår i initiativ 1.4 projektspor 5. Reservepuljen udgør herefter 10,6 mio.kr. Mulighederne for yderligere bistand til realiseringen af initiativ 1. 4 drøftes, med afsæt i henvendelsen fra NSI. 5. Prioriteringer for 2014 Bilag 5a: Oversigt over prioritering af basisopgaver Bilag 5b: Revision af standarden for genoptræningsplan

4 Side 4 Bilag 5c: MedComs aktiviteter omkring EPIC Sundhedsplatformen Som følge af udviklingen i eksisterende udbredelsesaktiviteter og nye nationale tiltag, er der behov for at ændre prioriteringen af MedComs udbredelsesaktiviteter i 2014, indenfor rammerne af det allerede fastlagte basisbudget. MedComs styregruppe tiltrådte på mødet den 27. februar 2014 en model for prioritering af basisopgaver under hovedoverskriften tværsektoriel udbredelse. Modellen skelner mellem 3 grader af udbredelsesindsats minimum, medium og maksimum, hvor sidstnævnte bl.a. indebærer fastsættelse af konkrete udbredelsesmål. Modellens forslag til ny prioritering findes i bilag 5a. Følgende nye nationale tiltag forventes at påvirke MedComs fremadrettede prioritering: Regeringens sundhedsudspil, herunder styrkelse af almen praksis og behov for borger rapporterede data. Modning af telemedicinsk infrastruktur, herunder behov for borger rapporterede data. Samlet set forudses derudover et øget pres på MedComs standardiseringsteam i den resterende del af 2014, som følge af: Revision af standarden for elektronisk genoptræningsplan (uddybet i bilag 5b). Aktiviteter omkring implementering af MedCom standarder i sundhedsplatformen EPIC (uddybet i bilag 5c). Standardiseringsaktiviteter i relation til modning af telemedicinsk infrastruktur, jf. dagsordenens punkt 4. Følgende udbredelsesaktiviteter opprioriteres: o Udbredelse af vaccinationsregistret DDV i almen praksis: Fra medium til maksimum (obligatorisk pr. 1. november 2015) o Genoptræningsplan: Fra medium til maksimum (cirkulære med virkning pr. 1. oktober 2014) Følgende udbredelsesaktiviteter nedprioriteres: o Videotolkning: Fra maksimum til minimum (projekt afsluttet pr. 30. juni 2014) o Labportal: Bedre visning / egne analyser : Fra maksimum til medium (stort set gennemført) o FMK i almen praksis: Fra maksimum til medium (tæt på 100%) o Telemedicinsk landkort: Fra medium til minimum (minimal videreudvikling, men løbende opdatering) o Fælles nummersystem og rekvisitionshotel: Fra medium til minimum (gennemført og del af laboratoriemedicin )

5 Side 5 6. Status for igangværende MedCom projekter og aktiviteter Bilag 6a: MedCom9 sådan går det, september 2014 Monitoreringen af fremdriften i MedCom9 aktiviteterne indeholder som besluttet af styregruppen både status på MedCom9 projekterne og de af styregruppen prioriterede basisaktiviteter. Denne status fremlægges nu til drøftelse i styregruppen. Monitoreringen af fremdriften i MedCom9 aktiviteterne indeholder den samlede status, jf. bilag 6a. Den overordnede projektstatus for Medcom9 projekterne fremgår af nedenstående oversigt. Den overordnede projektstatus for de prioriterede basisaktiviteter fremgår af nedenstående oversigt.

6 Side 6 Status på MedCom9 aktiviteterne tages til efterretning, idet dialogen mellem regionerne og MedCom intensiveres, for at fremskynde udbredelsen af sygehus-praksis pakken. 7. Fælles regionale IT løsninger og MedCom v/danske Regioner Regionerne går i stigende grad sammen om at etablere og drive fællesregionale IT-løsninger. Det omfatter også opgaver, som MedCom har varetaget. Der tegner sig nu et billede af hvilke opgaver, som RSI fortsat ønsker, at MedCom løser inden for basisbevillingen.

7 Side 7 Regionerne går i stigende grad sammen om at etablere og drive fællesregionale IT-løsninger, hvor systemforvaltningsansvaret placeres entydigt i én region. Med systemforvaltning forstås i denne sammenhæng drift, support, vedligehold og videreudvikling. Dette gælder også fællesregionale løsninger, der historisk set er udsprunget af MedCom-samarbejdet og hvor MedCom i naturlig forlængelse heraf løbende og i varierende grad har varetaget en del af systemforvaltningsopgaven. Konkret er det i RSI besluttet at placere systemforvaltningsansvaret for e-journal, laboratoriesvarportal og henvisningshotel entydigt i henholdsvis Region Nordjylland (e-journal og laboratoriesvarportal) og Region Syddanmark (henvisningshotel). I forbindelse med drøftelserne i MedComs styregruppe om budgettet for MedCom9 med tilhørende basisopgaver, blev det på mødet den 27. februar 2014 tiltrådt, at arbejdet med Sundhedsjournalen incl. tilhørende datakilder er en højt prioriteret opgave, indenfor MedComs eksisterende basisbevilling. I takt med konkretiseringen af samarbejdet med de driftsansvarlige regioner og MedCom, tegner der sig et billede af, på hvilke områder RSI fortsat ønsker at nyttiggøre MedComs kompetencer. Og dermed også en konkretisering af de opgaver i relation til den regionale systemforvaltning, som MedCom forventes at løse indenfor basisbevillingen. Det indstilles, At orienteringen om den regionale forankring af e-journal, laboratorieportal og henvisningshotel tages til efterretning. At MedCom typisk kan påtage sig opgaver i relation til: o Brugergruppe og videreudvikling o Udbredelse og monitorering af samme o MedCom standarder, herunder aftestning og teknisk afklaring At disse opgaver løses indenfor det allerede vedtagne budget for basisopgaverne tværsektoriel udbredelse og standarder, test og certificering. At den konkrete arbejdsdeling i øvrigt specificeres i tæt samarbejde mellem den systemansvarlige region og MedCom. 8. MedCom9 Regnskabsstatus Bilag 8a: Regnskabsstatus pr. 31. juli 2014 Budgettet for MedCom9 blev fastlagt på mødet i MedComs styregruppe den 19. december Styregruppen har i forbindelse med budgetdrøftelserne ytret ønsket om en mere proaktiv tilgang til budgetjustering, med hensyntagen til det ledelsesmæssige råderum internt i MedCom. MedCom har på den baggrund udarbejdet en oversigt over udviklingen for de første 8 måneder, som viser afvigelser på enkelte udgiftsposter. Samtidig vil revideringen af arbejdsprogrammet medføre budgetændringer. Styregruppen skal derfor beslutte, om en samlet budgetjustering kan afvente det reviderede arbejdsprogram. I bilag 8a ses den finansielle udvikling i forhold til de første 8 måneder i MedCom 9 projektperioden. Overordnet kan det fastslås, at det samlede forbrug på 9,6 mio.kr. stemmer overens med det forventede forbrug for perioden. Enkelte udgiftsposter udviser dog afvigelser:

8 Side 8 Fælles lønudgifter: Det forholdsvis høje forbrug bunder bl.a. i, at alle lønudgifter fordeles ud på de enkelte projekter/basisopgaver fra denne konto. Fordelingen er retrospektiv i forhold til timeregistreringen og er altid forsinket med ca. en måned. Fremadrettet iværksættes en strammere monitorering af timeregistreringspraksis og intern styring af timeforbruget til fællesaktiviteter. Fælles projektudgifter: Denne konto har fejlagtigt ikke noget budget, hvorved der ikke er taget højde for udgifter til afholdelse af møder i forbindelse med MedCom fælles arrangementer. Eksempelvis MedCom9 Temadag, MedCom koordinationsgruppemøde, MedCom 20 års arrangement. Der bør afsættes midler på denne budgetpost. C projekter: Det forholdsvist lave forbrug har flere forskellige årsager. o Der har hidtil været mindre aktivitet i projekt C1 Sygehus-Praksis pakke end forventet pga. forsinket opstart. Projektet opprioriteres fremadrettet internt. Der henvises iøvrigt til projektmonitoreringen. o Lønudgifterne til projekt C2 Hjemmepleje-sygehusstandarder har i første halvår været afholdt fra resterne af KLs særskilte finansiering af kommune-konsulenter i MedCom. Fremadrettet konteres lønudgifterne på projekt C2. o Igangsætning af projekt C3 psykiatri og socialområdet afventer parternes stillingtagen til den gennemførte analyse af MedCom standarder i psykiatrien, jf. projektmonitoreringen. Nationale datakilder: I denne kontogruppe har der været afholdt udgifter i forbindelse med e-journal, henvisningshotel og og Labsvarportal. Den fremadrettede håndtering afventer afklaring af MedComs opgaver i forbindelse med fælles regionale IT-løsninger, jf. dagsordenens pkt. 7. Med henblik på en proaktiv tilgang til budgetjustering er det ønskeligt at justere MedCom 9 budgettet løbende. Det er planen, at det til enhver tid af styregruppen godkendte budget er retvisende i forhold til det faktiske og projekterede forbrug. Imidlertid er der i forbindelse med revision af MedComs samlede arbejdsprogram tillige behov for budgetrevision i forhold til ændret fokus og prioriteringer. Helt konkret er der justeringer i forhold til det øgede basisbidrag fra kommunerne fra og med Det vurderes derfor, at det er formålstjentligt at foretage en samlet budgetrevision, når det reviderede MedCom arbejdsprogram foreligger ved årsskiftet 2014/2015. : Regnskabsstatus pr. 31. juli 2014 tages til efterretning. Styregruppen forelægges forslag til en samlet budgetjustering, når det samlede reviderede MedCom 9 arbejdsprogram foreligger. 9. Revisorpåtegnet regnskab for 2013 Bilag: 9a: Revisionsprotokollat 2013 Bilag 9b: Årsrapport 2013 Revisionsprotokollat og årsrapport for 2013 forelå fra Deloitte den 30. juni 2014, jf. bilag. Revisionsprotokollatet indeholder udover Deloittes revision også forvaltningsrevision foretaget af Rigsrevisionen. Eneste opmærksomhedspunkt er, at Rigsrevi-

9 Side 9 sionen anbefaler en ændring af kontoplanen. Styregruppen skal på denne baggrund godkende det reviderede regnskab. Deloitte konkluderer, at årsregnskabet giver et retvisende billede af MedCom VIII, i overensstemmelse med årsregnskabsloven, med tilhørende interne forretningsgange og interne kontroller, samt at ledelsesberetningen er i overensstemmelse med årsregnskabet. Rigsrevisionen konkluderer i revisionsprotokollatet, at der er etableret forretningsgange, der understøtter, at MedCom budget/tilskud bliver overholdt, og at der bliver taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet. Rigsrevisionen anbefaler, at MedCom ændrer kontoplanen/konteringerne, således at tilskud til særskilte projekter bogføres efter statens omkostningsbaserede regnskabsprincipper. Det reviderede regnskab for 2013 godkendes og underskrives af Med- Coms formandskab, idet Rigsrevisionens anbefalinger vedr. bogføring efter statens omkostningsbaserede regnskabsprincipper er implementeret af MedCom fra og med Eventuelt