Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Fredag den 18. januar 2013 Fremmødte: Formand - Uffe Steffensen (US) Næstformand - Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig - Egon Christensen (EC) Turneringsansvarlig - Peter A. Svendsen (PS) Sportsansvarlig - Peter Bragh (PB) Golfmanager - Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper - Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Afbud: Ingen Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 22. november blev godkendt : Årsafslutning 2012 samt status 2013 Resultatet ser pt. ud til at blive et underskud på kr Dette med forbehold for eventuelle kommentarer fra revisionen. I forhold til det reviderede budget fra 22. november, har der været nogle udsving, hvilket har flyttet det forventede resultat fra et overskud på ca. kr til det forventede underskud på kr Revideret budget Væsentlige ændringer i forhold til det seneste reviderede budget: Diverse manglende kommunal refusion ca. kr Vedligeholdelse - greenkeepergård kr Vedligeholdelse - klubhus kr El - klubhus kr Varme - klubhus kr Drift af Café kr Diverse småjusteringer, positive såvel som negative I alt ca. kr i forhold til seneste reviderede budget. Oprindeligt budget Væsentlige ændringer i indtægter i forhold til det oprindelige budget for 2012: Sponsorater kr Greenfee kr Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 Company Days kr Diverse indtægter kr I alt ændring i indtægter kr Væsentlige ændringer i omkostninger i forhold til oprindelige budget for 2012: Løn banen kr Drift af banen kr Vedligeholdelse af greenkeepergård kr Udgifter til golfspil kr Drift af klubhus kr (primært vedligeholdelse, el, varme og café) Løn sekretariat kr Afskrivninger/afdrag kr Renteudgifter kr I alt ændring i udgifter kr I alt ca. kr i forhold til det oprindelige budget for Klubbens afdrag på gæld i kr Driftens påvirkning på likviditeten - kr Medlemsstatus CL informerede om medlemsstatus i forhold til budget 2013: Budgetteret tab ved årsskiftet i forbindelse med kategoriskift/udmeldelser: kr. Tab pr. 14. januar i forbindelse med kategoriskift/udmeldelser: kr. Erfaringen viser, at der fortsat kommer udmeldelser i løbet af januar og februar, så snart kontingentopkrævningerne bliver sendt ud. Der kan derfor forventes en yderligere reduktion i medlemstallet. Pt. stemmer udviklingen fint i forhold til det budgetterede. Leasing CL informerede om at klubben primo 2013 har leasingforpligtelser på ca. kr årligt. De nuværende leasingaftaler har en løbetid på mdr : Orientering og planer for sæsonen 2013 fra ledelsesteam samt områdeansvarlige Golfmanager: CL informerede om følgende: Der arbejdes i øjeblikket på at skifte leverandør af telefon og internetydelser. Skiftet vil ikke kunne mærkes for medlemmerne. Klubbens nuværende forsikringsselskab har meldt tilbage, at det ikke kan tilbyde dækning af klubbens ledningsnet i jorden og vandingsanlægget. Som følge heraf er der i øjeblikket drøftelser med andet forsikringsselskab. Der vil komme til at ske opdatering af en del af klubbens ældre IT i løbet af sæsonen. Klubben vil udvide samarbejdet med Golf Hotel Viborg i forhold til markedsføring i Danmark. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 Der vil igen i 2013 blive lavet en såkaldt Sweetdeal, på lignende vilkår med den Sweetdeal som kørte i 2012, og som var en succes. CL færdiggør sin diplomuddannelse i januar 2013, og vil derfor ikke være væk på uddannelse i samme omfang som det har været tilfældet i de foregående tre år. Sportsansvarlig: PB og NEH informerede om følgende: Ungdomsudvalg og Talentprojekt Preben Pedersen er valgt til ny formand for ungdomsudvalget. Der laves hold til holdturneringen i slutningen af januar. Vintertræningen i Volstrup er i fuld gang med 18 deltagere, og der opstartes snart udendørstræning. Talentprojektet skal på træningslejr i Himmerland. Træningslejren bliver brugerbetalt. Der vil igen i 2013 blive tilbudt mentaltræning til spillere i Talentprojektet efter et års pause. Elite Martin Quist er valgt til ny formand for eliteudvalget Målsætningen med første- og andetholdet i henholdsvis 2. og 4. division er at spille med om 1. pladsen i puljen, og dermed komme ud og spille om oprykning. Dameholdet bliver til et ungt pigehold, som udtages fra Talentprojektet. Holdet er blevet rykket op i den nye 3. division, og målsætningen er at fastholde pladsen i divisionen. Generationsskiftet på klubbens herrehold bliver speedet lidt op, således at de unge vil få en mere fremtrædende plads på klubbens hold i Eliten har en stor udfordring i forhold til holdudtagelse, idet der ikke spilles udtagelse samme dag. Ungdomsspillerne spiller primært om mandagen mens de lidt ældre spillere deltager med onsdagsherrerne om onsdagen. Eliteudvalget ønsker derfor at få 6-8 faste starttider om torsdagen fra kl Bestyrelsen besluttede at følge op på dette ønske på et kommende bestyrelsesmøde. Turneringsansvarlig: PS informerede om følgende: Turneringskalenderen for 2013 er næsten på plads i forhold til datoer. Der mangler fortsat at blive sat turneringsledere på enkelte turneringer, men dette sker i nærmeste fremtid. Synoptik Cup fortsætter i Der afvikles to Spil golf med en ven i 2013, mod normalt en enkelt. Der arrangeres en ny turnering - Kvikgolf. Denne turnering vil starte lidt tidligere på morgenen og have fokus på at blive afviklet lidt hurtigere end en normal klubturnering. Turneringen er affødt af ønsker fremsagt i forbindelse med medlemsundersøgelsen. Nærmere information tilgår på et senere tidspunkt. Ungdomsudvalget bliver taget ud af rotation som turneringsansvarlig for en fællesturnering. Til gengæld vil Morgenfruerne og Old Boys fremover indgå i rotationen sammen med Seniorerne, Tirsdagspigerne og Onsdagsherrerne. Turneringsudvalget har besluttet, at deltagere i klubbens turneringer, herunder klub i klubben, fremover skal have EGA-handicap for at kunne deltage. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 Den årlige BestMan turnering afvikles fredag den 31. maj. Nærmere informationer følger. Baneansvarlig og Chefgreenkeeper: EC og PK informerede om følgende: Sæsonen kommer primært til at gå med drift. Med en medarbejder mindre i perioden fra april til november, vil der være fokus på at få ændret arbejdsrutinerne og vagtplanerne, således at medlemmerne kommer til at mærke den mindre bemanding mindst muligt. Den nye miljølovgivning bliver en udfordring og kommer til at tage noget tid rent administrativt. DGU vil fremføre et forslag på Repræsentantskabsmødet til marts om at skære i midlerne til forskning. PK mener dette er et helt forkert signal at sende, samtidig med at kravene til brugen af pesticider bliver skærpet. Ifølge PK burde forskningen intensiveres. Begynderudvalg: NEH informerede om følgende: Der afvikles åbent hus lørdag den 23. marts og lørdag den 20. april. Den 14. april afholdes Golfens Dag. Begynderudvalget er uændret i forhold til Cheftræner: NEH informerede om følgende: Jonas er udlært til marts. Indtil videre ansættes han som assistent, således at bemandingen er uændret i forhold til : Mulighed for elev / rotationsmedarbejder CL har undersøgt muligheden for at klubben kan gøre brug af ordningen om rotationsmedarbejder, og eventuelt kombinere det med ansættelsen af en elev. Når en medarbejder, som højst besidder en erhvervsuddannelse, deltager i uddannelse med løn, har virksomheden ret til jobrotationsydelse fra jobcenteret, såfremt virksomheden samtidig ansætter en ledig som rotationsmedarbejder. Vedkommende skal have været uden arbejde i minimum 3 måneder. Kommunerne fortolker rotationsprincippet forskelligt. Desværre tolkes reglerne i Viborg på en sådan måde, at ordningen ikke umiddelbart er noget klubben kan få så meget ud af. Det er dog værd at have i overvejelserne, hvis vi på et tidspunkt påtænker at efteruddanne vores greenkeepere over længere tid, så de eksempelvis er væk fra klubben i sæsonen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning : Langtidsbudget herunder investeringsstrategi for maskiner Langtidsbudgettet blev gennemgået sammen med investeringsstrategien for maskiner. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 I løbet af et par år, bliver der behov for udskiftning af nogle af de dyre maskiner, herunder fairwayklipperne. Pt. er der i afsat henholdsvis kr , kr , kr , kr og kr til leasingforpligtelser. Disse beløb stemmer dog ikke overens med det behov for finansiering der vil være, såfremt investeringsstrategien for maskiner skal følges. Bestyrelsen bad CL og PK om at tilrette investeringsstrategien og langtidsbudgettet således, at beløbet i langtidsbudgettet stemmer overens med investeringsstrategien for maskiner : Model for kontingentopkrævning I fitnessbranchen havde man indtil for få år siden et opkrævningsprincip, som minder meget om et typisk opkrævningsprincip i en golfklub. Medlemmer betalte for 12 mdr. af gangen forud. I dag har fitnessbranchen ændre princip, således at kontingentet nu opkræves månedsvis via pbs. Ifølge fitnessbranchen har det givet flere medlemmer. Spørgsmålet er om noget lignende kunne overvejes i en golfklub. Eksempelvis at opkræve kontingentet pr. måned over 12 måneder eller noget lignende. CL fremlagde en oversigt over den likviditetsmæssige påvirkning det ville have haft, såfremt klubben havde valgt at opkræve kontingentet over 12 mdr. i sæsonen Bestyrelsen besluttede at tage punktet op igen på et senere tidspunkt, med ønsket om at belyse eventuelle fordele og ulemper endnu mere : Yield Management - differentieret priser på greenfee Yield Management modulet fra GolfBox tilbyder klubben løbende, hurtigt og let at kunne tilbyde fleksible priser. Derved kan der uden besværlig administration tilbydes gode priser på tider, der er mindst populære i en given uge eller til de morgenfriske, der gerne vil spille tidligt (Early Birdie) eller til dem der gerne vil satse på en sen runde i skumringstid (Twilight). De tider som erfaringsmæssigt er meget populære kan derved måske sælges til en højere pris end de bliver i dag. CL anmodede bestyrelsen om at købe modulet, således at sekretariatet så småt kan begynder at blive bekendt med de forskellige mekanismer som gør sig gældende i forbindelse med at lave differentierede priser på greenfee. Modulet koster kr årligt. Bestyrelsen besluttede at købe modulet i Bestyrelsen diskuterede desuden muligheden for at indføre begrænset tidsbestilling på ugens 9-huls bane. Erfaringerne viser at flere medlemmer booker en tid på ugens 18-huls bane, selvom de blot ønsker at gå 9 huller. På den måde er de sikker på at komme ud på den ønskede tid, men samtidig blokerer de en tid, som kunne være reserveret af spillere som ønsker at gå 18 huller, som egentlig er meningen. Ved at indføre tidsbestilling på begrænsede tidspunkter på ugens 9-huls bane, kunne der måske frigives nogle tider på ugens 18-huls bane. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

6 Bestyrelsen besluttede at tage punktet op igen på førstkommende bestyrelsesmøde i februar måned : Opdatering af Ordens- og Etiketteregler Bestyrelsen gennemgik klubbens Ordens- og Etiketteregler. Der var enkelte småjusteringer. Ordens- og Etikettereglerne rettes til og foreligger til godkendelse på kommende bestyrelsesmøde : Opdatering af Virksomhedsplan Bestyrelsen besluttede at vente til første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen med at revidere virksomhedsplanen, hvilket også er i henhold til selve virksomhedsplanen : Model for begyndermedlemskab Der eksisterer i øjeblikket tre forskellige former for medlemskab til begyndere. I løbet af 2012 har der været flere eksempler på forvirring blandt de nye medlemmer i forhold til de forskellige former for medlemskab, og CL og NEH vurderer at der er behov for en forenkling af medlemskaberne for begyndere. CL præsenterede et forslag, som CL, NEH og Søren Petersen har udarbejdet i fællesskab. Forslaget går ud på at der fremover kun tilbydes én form for begyndermedlemskab, mod nuværende tre, og indeholder følgende: Forslag til nyt begyndermedlemskab (prøvemedlemmer): o Betaler 995 kr. ved indmeldelse o Medlemskabet indeholder følgende: Medlemskab resten af indmeldelsesåret frem til 31. december 4 x individuel undervisning 2 x fællestræning 2 x regelundervisning Frit spil på Viborg Golfklubs Pay & Play bane i medlemskabets løbetid Fri brug af træningsbane inkl. træningsbolde i medlemskabets løbetid Mulighed for deltagelse i begynderturneringer på den store 27 huls bane Mulighed for deltagelse i lørdagsturneringer på Pay & Play banen Løbende regulering af handicap o Ved opnåelse af banetilladelse i indmeldelsesåret: Betales et gebyr på 300 kr. uanset hvornår på året det er. Til dækning af DGU-kort, kontingent til DGU mm. Betales indskud på kr. Herefter er der fuld spilleret resten af året Efterfølgende år opkræves normalt kontingent o Ved manglende banetilladelse pr. 31. december i indmeldelsesåret: Medlemskabet ophører - medlemmet informeres herom primo december Medlemmet tilbydes at fortsætte som Par 3 medlem pr. 1. januar Hvis ja til at fortsætte - medlemmet opkræves normalt Par 3 kontingent (2.400 kr. i 2013) Ikke benyttede undervisningslektioner overføres til det nye år Når banetilladelse opnås, krediteres resterende Par 3 kontingent, og seniorkontingent opkræves for resten af året med 17 kr. pr. dag. Ved opnåelse af banetilladelse betales indskud på kr. Bestyrelsen drøftede de forskellige former for nuværende begyndermedlemskaber, samt mulige forenklinger af medlemskaberne, med udgangspunkt i det fremlagte forslag. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

7 Bestyrelsen godkendte det fremlagte forslag med virkning fra : Planlægning af generalforsamling 2013 Dagsordenen for generalforsamlingen blev gennemgået. Tre bestyrelsesmedlemmer er på valg. De tre er Uffe Steffensen, Peter Bragt og Peter A. Svendsen, hvoraf de to sidstnævnte ikke ønsker genvalg. Bestyrelsen diskuterede kandidater til indstilling som nye bestyrelsesmedlemmer, samt eventuelt nye suppleanter. Generalforsamlingen afholdes onsdag den 6. marts 2013 kl i Golf Caféen i Viborg Golfklub : Samarbejde gennem turistforeningen Bestyrelsen diskuterede de forskellige nye tiltag omkring markedsføring af Viborg egnen som er dukket op den seneste tid, samt situationen i Turistforeningen for Viborg & Omegn, efter fyringen af turistchef Britta Leth. I forbindelse med CL s hovedopgave på diplomstudiet, har CL lavet en undersøgelse af markedet for golfturneringer, hvor der spilles på flere forskellige baner, samt Viborg Golfklubs medlemmers interesse for sådanne turneringer. Der har vist sig at være stor interesse blandt klubbens egne medlemmer. Sådan en turnering kunne eventuelt arrangeres i samarbejde med Turistforeningen og/eller Viborg Kommune, idet der viser sig at være stor interesse i at tiltrække og udvikle forskellige events. Bestyrelsen afventer ansættelsen af ny turistchef, hvorefter CL undersøger de forskellige muligheder nærmere : Fastlæggelse af datoer for bestyrelsesmøder i 2013 Datoerne for bestyrelsesmøder i første halvår af 2013 blev fastlagt til følgende datoer: Torsdag 7. februar kl Onsdag 6. marts kl (forud for generalforsamlingen) Torsdag 18. april kl Torsdag 23. maj kl Torsdag 20. juni kl : Eventuelt Repræsentantskabsmøde i DGU DGU holder repræsentantskabsmøde 23. marts i Middelfart, med temamøde dagen inden. US repræsenterer klubben begge dage, og CL deltager i selve repræsentantskabsmødet den 23. marts. Afrapportering fra Regeludvalget Regeludvalget har spurgt hvordan bestyrelsen ønsker at modtage årets beretning. Bestyrelsen opfatter regeludvalgets indlæg til årsskriftet som den årlige beretning. Nyt DGU-kort DGU har fået ny hovedsponsor, GE-Money Bank. Som del af den nye aftale, skal alle aktive medlemmer i DGU have et nyt DGU-kort. Medlemmer vil blive tilbudt et Mastercard, udstedt af GE-Money Bank, i kombination med deres DGU-kort, men det er Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

8 frivilligt. Ønsker medlemmer et Mastercard, vil dette være gratis i 2013, og herefter koste et årligt gebyr til GE-Money Bank. Mastercardet får titlen Golfers Only kort. Klubberne og andre samarbejdspartnere vil i den forbindelse have mulighed for at tilbyde forskellige fordele for DGU medlemmer, som har et Golfers Only kort, herunder eksempelvis rabatter på greenfee. Administrationen af disse fordele, forbundet med Golfers Only kortet, er dog særdeles tidskrævende, og CL ønskede derfor ikke at tilbyde fordele for indehavere af et Golfers Only kort. Bestyrelsen bakkede op om denne beslutning. Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub