Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Torsdag, den 7. maj 2015 kl.17:00 Fremmødte: Formand Niels Kiil (NK) Næstformand Marianne D. Jensen (MDJ) Sportsansvarlig Kai Jørgensen (KJ) Turneringsansvarlig Jannik Wulff (JW) Golfmanager Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Honorær sekretær Peter A. Svendsen (PS) Afbud: Baneansvarlig Svend Bichel (SB) Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 25. marts 2015 blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen : Regnskab og budget CL gennemgik saldobalancen pr. 30. april 2015 og det reviderede budget pr. 1. maj I budgettet på indtægtssiden er kontingentet, grundet øget medlemstilgang i forhold til forventet, opjusteret med kr , hvorimod sponsorindtægterne er nedjusteret med kr , hovedsagelig fordi sponsorerne har ændret fokus. Det er beklageligt men desværre en tendens, som også ses andre steder. Det er vanskeligt at skaffe erstatninger for de afgående sponsorer, men der arbejdes fortsat intenst på at øge disse indtægter ved tegning af nye sponsorater. Medlemstilskuddet fra Viborg kommune er nedjusteret med kr svarende det faktisk modtagne tilskud i år. En ændring i lovgivningen om udlodning af midler fra gevinstgivende spilleautomater, har medført en reduktion på kr i klubbens indtægter fra disse. Dette modvirkes dog samtidig af en tilsvarende reduktion af udgifterne til vintertræning. På udgiftssiden forventes en besparelse på udgifter til el på kr , som i høj grad skyldes skifte til LED pærer i cafeen og spikebaren, samt at en gammel kølecontainer er fjernet i forbindelse med skift af forpagter af cafeen. Yderligere forventes en mindre stigning af enkelte andre udgiftsposter. Der budgetteres nu med et overskud på kr mod oprindeligt kr Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 Regnskab pr. 30. april 2015 ser bedre ud end på tilsvarende tidspunkt i Der udestår dog periodiseringer mv., men det overordnede billede er, at regnskabet og likviditeten udvikler sig fornuftigt i forhold til det forventede : Medlemsstatus CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation. Tilgangen af nye medlemmer er som forventet. Der er en stigning i det overordnede tal som hovedsagelig er genaktiverede medlemmer, dvs. medlemmer som i nogle år har været passive eller været indplaceret i andre kategorier. Der er også en stigning i senior medlemmer på par-3 banen, som er overvintrene prøvemedlemmer. Dermed er der i forhold til 2014 flere potentielle fuldgyldige medlemmer i løbet af Der er i alt medlemmer pr. 3. maj : Meddelelser fra FU, Golfmanager og Cheftræner FU Der har været afholdt et møde i FU den 21. april 2015 til planlægning af dagsorden for dette bestyrelsesmøde. NK har haft et konstruktivt møde med Viborg Kommune omkring forskellige emner. CL orienterede om en klageskrivelse til Landsskatteretten som følge af SKATs afslag på klubbens begæring om ændring i ejendomsvurderingen. Klageskrivelsen er blevet udarbejdet med hjælp fra Uffe Steffensen. Klagen til Landsskatteretten fremsendes til Skatteankestyrelsen. NK har deltaget i Ung Sportsmesterarrangementet. Golfmanager CL forelagde virksomhedsplanen efter revideringen på seneste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen godkendte og underskrev virksomhedsplanen. CL oplyste om et uanmeldt besøg af kemikalieinspektion den 16. april 2015 som forløb godt, idet der ikke var nogen anmærkninger. CL har forhandlet med Sydbank om en rentesænkning på klubbens lån og kassekredit. CL spurgte om bestyrelsesmedlemmerne modtager mails ang. Nyt fra Viborg Idrætsråd. Dem der endnu ikke modtaget dette vil blive tilmeldt. Vedr. Introduktionskortet fra DGU som er udleveret til bestyrelsen er der nu i GolfBox indarbejdet de gældende regler for brug af dette. Åbningstider på sekretariatet om torsdagen blev diskuteret. Det viser sig, at der ikke er behov for forlænget åbningstid. Fremover vil sekretariatet derfor reducere åbningstiden til kl. 16:30 om torsdagen og de sparede timer vil blive brugt på anden måde. CL informerede om workshop hos KPF/FORMSPROG d. 20. april 2015, med henblik på at få lavet en masterplan for udviklingen af Viborg Golfklubs faciliteter. Der er lavet en opsamling på workshoppen, som vil blive offentliggjort på hjemmesiden. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 CL informerede om en generel betragtning blandt ansatte og frivillige angående sprogbruget brugt af utilfredse medlemmer. Tonefaldet opfattes som værende mere hårdt overfor vore ansatte og frivillige, når der er uenighed om trufne beslutninger. Det har en negativ effekt på det psykiske arbejdsmiljø. CL anerkender, at medlemmer ikke kan være enige i alle beslutninger, og det er helt i orden af være kritisk overfor trufne beslutninger, så længe kritikken er konstruktiv og kommunikeret i en god tone. Bestyrelsen besluttede at udarbejde en skrivelse til klubbens medlemmer, hvor problematikken påtales. Cheftræner NEH udtrykte tilfredshed med starten af Danmarksturneringen for alle vore tilmeldte hold. Klub 37 er en succes og forløber tilfredsstillende. Regelundervisning for begynderne blev diskuteret med henblik på at få lavet nogle retningslinjer som sikrer, at begynderne ikke begrænses i deres mulighed for at deltage i begynderturneringen, når de kommer ned i hcp. 60, selvom de ikke har gennemført de to regelundervisninger. CL tager kontakt til regeludvalget, som står for regelundervisningen, med henblik på udarbejdelse af retningslinjer : Meddelelser fra Chefgreenkeeper og baneansvarlig Chefgreenkeeper PK orienterede om banens tilstand, der betegnes som tilfredsstillende. Banen skal GEO re-certificeres i år. Der udarbejdes et indlæg til hjemmesiden vedr. indsatsen mod gåsebiller til orientering til medlemmerne. Baneansvarlig Ingen meddelelser, idet SB havde meldt afbud, idet han deltog som Viborg Golfklubs repræsentant i et møde vedr. Viborg Naturpark : Meddelelser fra øvrige områdeansvarlige Sportsansvarlig KJ orienterede omkring Regionsgolf, om status og erfaringer indtil nu. KJ foreslog at der arrangeres regelundervisning til medlemmer som en brush-up. Regeludvalget vil tage udfordringen op. KJ har fået henvendelse fra nogle spillere i hcp. 5-10, som føler de mangler en mulighed for at spille i holdturneringer som f.eks. kvalifikationsrækken i Danmarksturneringen eller et ekstra hold i A- rækken i regionsgolf. Desværre er der p.t. ikke lignende muligheder og det eneste alternativ er individuelle turneringer som f.eks. klubbens egen Carlsberg Viborg Open. NK prøver at tage emnet op på et møde i XL fritspilsordning regi. Turneringsansvarlig JW har været på Turneringslederkursus med tilfredsstillende resultat. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 15-043: Inviter ven med på Pay & Play banen i 2015 I 2014 havde klubben et tilbud til sine medlemmer, om at de kunne tage en gæst gratis med på Pay & Play banen. Medlemmet kunne tage én gæst med af gangen, og kun den samme gæst én gang. For at komme med på Pay & Play banen, var det et krav at gæsten udfyldte en seddel med kontaktoplysninger ved indtjekning. Status efter sæsonen var, at vores medlemmer havde haft 157 gæster med på banen i alt. Ud af dem var der 2, som var blevet fuldgyldige medlemmer og 3 som var blevet prøvemedlemmer (juniorer). 80 % af gæsterne kom fra postnumre udenfor Viborg, og det var forholdsvis tydeligt, at der var tale om en stor del familie på besøg i Viborg. Bestyrelsen vedtog at beholde tilbuddet til medlemmerne som et tidsbegrænset tilbud i juli måned : Retningslinjer for Long Distance medlemskab I 2007 blev der indført en regel ift. Long Distance medlemskab i klubben. Reglen var at det krævede et fuldgyldigt medlemskab af en anden klub, og at denne klub skulle have minimum 18 ratede huller. Siden 2007 er der sket mange ting, blandt andet må en klub nu maksimalt udstede 100 DGU kort pr. hul de råder over og dermed er det måske på tide vi revurderer vores regel for Long Distance medlemskab. Bestyrelsen besluttede, at reglen for Long Distance ændres til at det ikke længere er nødvendigt af hjemmeklubben har 18 ratede huller for, at man kan opnå Long Distance medlemskab i Viborg Golfklub : Retningslinjer for gæstegrupper i weekenden Sekretariatet får flere og flere henvendelser fra grupper, som ønsker at lave en reservation i weekender og på helligdage. Med grupper menes antal 20+. Det er naturligvis positivt, at der er efterspørgsel, men udfordringer består i, at det er tider, som er meget eftertragtede af klubbens egne medlemmer. Som udgangspunkt skal sekretariatet derfor lade det gå gennem bestyrelsen, når der kommer en henvendelse fra en gruppe. Ofte er der tale om grupper fra samarbejdsklubber, med greenfee aftaler, og indtægten fra en sådan gruppe er derfor ca. halv greenfee generelt. CL efterspurgte nogle generelle retningslinjer, som sekretariatet kan agere ud fra i hver enkel situation. Bestyrelsen er generelt positiv indstillet overfor grupper udefra kan booke tider i weekenden, men er tilbageholdende omkring at fastlægge for mange faste retningslinjer. CL vil lave er forslag til retningslinjer til bestyrelsens godkendelse : Retningslinjer for reservationen til klub-i-klubben i vinterperioden På bestyrelsens møde den 19. februar 2015 fik daværende turneringsansvarlige Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 (NK) til opgave at gå i dialog med klubber-i-klubben om fra vinterhalvåret 2015 hver uge at anvende GolfBox som tilmeldingssystem til de ugentlige turneringer, således at uforbrugt tid i forhold til blokreservationerne kan fjernes og dermed komme klubbens øvrige medlemmer til gode. Medlemmer, der gerne ville ud at spille i vinterhalvåret, havde oplevet, at klubberne-i-klubben ikke havde udnyttet deres reservationer og at den manglende fjernelse af uforbrugte tider i blokreservationen, havde resulteret i, at de ikke var kommet ud at spille eller havde haft lysmæssige dårlige spillemuligheder i vinterhalvåret. Alle klubber-i-klubben, bortset fra Old Boys, har tilsluttet sig forslaget om at benytte GolfBox i vinterhalvåret. NK, KJ og CL tager et møde med bestyrelsen for Old Boys. Bestyrelsen diskuterede ved samme lejlighed reservationer til klubber-i-klubben i sommerperioden, og udnyttelsen af de blokerede tider. CL informerede om at alle klubber-i-klubben udnytter deres tider, med undtagelse af tirsdagspigerne, som sjældent er nok til at benytte alle deres tider. Bestyrelsen besluttede at CL tager kontakt til tirsdagspigerne med instruktion om, hvordan de laver startlisterne mest hensigtsmæssigt, for at undgå unødige blokeringer i GolfBox : Klubtøj CL har i samarbejde med JW og NEH undersøgt mulighederne for klubtøj til rimelige priser og orienterede om det der nu foreligger og som er udarbejdet i samarbejde med shoppen. Udvalget vil fortsat være en polo og en sweatshirt med tryk. Sweatshirten vil være sort mens poloen vil skifte farve fra år til år. Sekretariatet vil stå for administrationen, og bestillinger vil foregå igennem GolfBox sammen med betalingen : Hjælpetrænere til juniortræning DGU kursus som hjælpetræner kan tilbydes til vore medlemmer i det omfang som klubben finder, at der er behov. Interesserede godkendes af bestyrelsen til kursus efter indstilling fra den sportsansvarlige og golftræneren.. De, som har gennemgået kurset, skal være til rådighed for Golftræneren og kan kun arbejde som hjælpetræner under hans vejledning og ansvar : Eventuelt Ingen emner under eventuelt Mødet sluttede kl. 20:20 Referent: Peter A. Svendsen Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub