Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Torsdag den 16. juni 2011 Fremmødte: Formand - Uffe Steffensen (US) Næstformand - Marianne D. Jensen (MDJ) Sportsansvarlig - Peter Bragh (PB) Baneansvarlig - Egon Christensen (EC) Turneringsansvarlig - Peter A. Svendsen (PS) Golfmanager - Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper - Per Knudsen (PK) Afbud: Cheftræner - Niels Erik Hansen (NEH) Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 16. maj blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen : Regnskab og budget CL fremlagde saldobalancen og det reviderede budget. Den seneste måned har ikke givet anledning til korrektioner på budgettet. Driften kører som planlagt uden større overraskelser. Der forventes fortsat et resultat som viser et underskud på ca. kr , som det var forventningen på sidste bestyrelsesmøde. CL er opmærksom på enkelte poster som allerede nu har udsving i forhold til budgettet, herunder bl.a. udgiften til varme, idet olieprisen er steget voldsomt det seneste år. CL ønsker dog at se sommeren an, inden der lavet justeringer i budgettet : Medlemsstatus CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation ultimo maj. I forhold til cirka samme tidspunkt i 2010, er vi 21 medlemmer flere totalt. Korrigerer vi for de passive medlemmer, er vi dog 76 flere medlemmer end på samme tidspunkt sidste år. Antallet af prøvemedlemmer er pt. 54. I 2010 nåede klubben 54 prøvemedlemmer den 28. juli, hvilket vil sige at klubben i år er ca. 6 uger foran sidste år. Sommeren er dog traditionelt stille i forhold til nye prøvemedlemmer. Medlemssituationen anses fortsat for at være meget positiv : Meddelelser fra FU, Chefgreenkeeper og Golfmanager FU FU kunne meddele at: FU har afholdt møde den 30. maj. På dagsordenen var arbejdsmiljø, kopimaskine og tilbud fra Visit Denmark. FU behandlede alle punkter, men valgte også at Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 sende alle punkter til behandling i bestyrelsen. Punkterne vil blive behandlet under punkt , og US har haft møde med Viborg Kommune vedr. sag om jordkøb. Der var tale om en uformel indledende drøftelse, som efterfølgende er overgået til Kulturudvalget til yderligere drøftelse. Chefgreenkeeper PK kunne meddele at: Roughen vil blive klippet i nærmeste fremtid. Den nye bunker på hul 22 er snart klar til at blive taget i brug. Der mangler kun den sidste vækst i græsset, inden de blå pæle vil blive fjernet. Opbygningen af det nye backtee på hul 16 er så småt gået i gang. I første omgang skal stien mellem hul 11 og hul 12 ændres en lille smule, så der er plads til at maskinerne kan komme til med jorden. Der blev spurgt til placeringen af teestedmarkeringer, som til tider bliver placeret, så det ikke er muligt at gå to køllelængder tilbage. Dette vil PK præcisere over for banepersonalet. Golfmanager CL kunne meddele at: Et anonymt medlem har ønsket at sponsere 200 stk. lommeaskebægre. US har undersøgt disse lommeaskebægre nærmere, og har fundet ud af at askebægrene sagtens kan bruges flere gange. Bestyrelsen besluttede derfor at anskaffe yderligere 200 stk. lommeaskebægre, foruden de sponserede. Klubben har fået meddelelse om en rentestigning i banken på 0,25 %. Klubben har fået henvendelse fra Storådalen og Hjørring Golfklub om indgåelse af greenfeeaftaler med ½ greenfee alle dage. Derudover har klubben fået mulighed for at indgå aftale med Holstebro Golfklub om 100 kr. rabat på greenfee. Bestyrelsen besluttede at sige ja tak til tilbuddet fra Hjørring Golfklub, samt rette henvendelse til Holstebro Golfklub om at lave en ½ pris aftale. Bestyrelsen besluttede at sige nej tak til tilbuddet fra Storådalen : Meddelelser fra områdeansvarlige Baneansvarlig EC kunne meddele at: Teestederne er blevet topdresset og eftersået for første gang i mange år. Herrernes teested på hul 5 er blevet drøftet i baneudvalget. Der er meget dårlige vækstbetingelser, og det blev besluttet at udvide teestedet mod øst, for at gøre det muligt at flytte rundt på teestedmarkeringerne for at skåne teestedet mest muligt. Placering af to nye bunkers på hul 9 er fortsat ikke helt på plads. Efter sommerferien vil der blive afmærket to nye områder som en eventuel placering. Sportsansvarlig PB kunne meddele at: PB og NEH har haft møde med DGU s juniorlandstræner. Klubben finder det kritisabelt, at der placeres en træningstur til Sverige i en weekend hvor spillerne skal repræsentere klubben i Danmarksturneringen. US har i den forbindelse sendt et brev til DGU s direktør Morten Backhausen, for at få DGU s officielle holdning til sagen. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 Med titlen som årets idrætsforening 2010 fulgte kr fra Nordea Fonden. Bestyrelsen besluttede på et tidligere bestyrelsesmøde at pengene skulle gå til et ekstra arrangement i Ungdomsafdelingen. Ungdomsudvalget har meldt tilbage, at man ønsker pengene skal gå til ekstra aktiviteter i forbindelse med den næste Short Game Challenge. Nærmere informationer følger fra Ungdomsudvalget. Turneringsansvarlig PS kunne meddele at: KaffeKop pen var en stor succes med 120 deltagere. Girls Only Tour og Carlsberg Viborg Open var ligeledes store succeser, hvor der blev vist flot golfspil. Carlsberg Viborg Open blev vundet i 3 slag under par efter 36 huller. Tilslutningen til Sommerturneringen er den samme som i Ca. 60 deltagere er meldt til. Der vil være grill i gården og levende musik som tidligere år. Dog vil der i år ikke være telt i gården : Revision af arbejdsmiljøpolitik i Viborg Golfklub FU gennemgik klubbens arbejdsmiljøpolitik på seneste møde i FU, jfr. punkt fra bestyrelsesmødet den 14. april Der er kommet nye regler på området siden den seneste arbejdsmiljøpolitik blev udarbejdet. FU havde lavet udkast til ny arbejdsmiljøpolitik, til drøftelse i bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte udkastet fra FU uden bemærkninger. Arbejdsmiljøpolitikken kan ses på klubbens hjemmeside. CL sørger for at der bliver gennemført valg til medarbejderrepræsentant blandt de ansatte, samt sørger for at indkalde arbejdsmiljøgruppen til møde i efteråret. CL informerede bestyrelsen om resultatet af Arbejdspladsvurderingen, som er blevet lavet i foråret. Der var enkelte tilbagemeldinger fra de ansatte. Som følge af tilbagemeldingerne, er der nu blevet indkøbt tre nye sæder til henholdsvis semiroughklipperen samt de to fairwayklippere. De gamle sæder gav ikke tilstrækkelig stødabsorbering. Den nuværende maskine som bruges til at klippe bunkerkanter, har en meget uhensigtsmæssig arbejdsstilling. Oprindelig var maskinen også købt til at klippe bunkerkanterne længere ned. Det er ikke længere ønsket. Maskinen står samtidig overfor en større vedligeholdelse. PK har fået tilbud på køb af en ny maskine, som er mere velegnet til at klippe bunkerkanter samt har en væsentlig bedre arbejdsstilling. Prisen på den nye maskine er ca. kr , hvis den nuværende maskine gives i bytte. Samtidig spares vedligeholdelsen på den nuværende maskine Bestyrelsen besluttede at købe den nye maskine og afskrive maskinen over 4 år : Rabatordning via Visit Denmark Viborg Golfklub har medlemskab af Visit Denmark, herunder Golf Denmark, som kvalitetsmærket golfbane. Visit Denmark introducerer en rabatkupon som kan benyttes af alle medlemmer af de kvalitetsmærkede golfklubber og på tilknyttede overnatningssteder. Det betyder, at alle klubbens medlemmer (der har betalt fuldgyldigt Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 kontingent) får adgang til at spille på ca. 50 kvalitetsmærkede golfbaner under Golf Denmark med en rabat på kr. 100,- på i forvejen ikke rabatterede greenfeepriser. Ca. 60 hoteller er også tilknyttet denne ordning, og her kan man ligeledes benytte en rabat på kr. 100,- pr. overnatning, til brug i baren eller noget helt andet. Det er helt op til det enkelte medlemshotel at definere deres rabat. For begge kuponer gælder at der kan benyttes en kupon per person per dag. Bestyrelsen besluttede at gå med i ordningen. Øvrig information vil blive sendt ud via nyhedsmail på et senere tidspunkt : Strategi for kopimaskine Canon er kommet med et tilbud om at skifte den nuværende kopimaskine ud med en nyere model, som de kan garantere service på til udgangen af Maskinen er billigere i drift end den nuværende, og Canon kan derfor tilbyde en billigere serviceaftale end den nuværende. Klubbens nuværende leasingaftale på kopimaskinen udløber i oktober Derefter er kopimaskinen klubbens, og vil derefter være billig i drift og service, såfremt den er funktionsdygtig efterfølgende. Canon garanterer service på den nuværende kopimaskine til og med 2012, og sandsynligvis også i Derefter er det uvist om der kan tegnes en serviceaftale på kopimaskinen. Bestyrelsen besluttede at sige nej tak til tilbuddet fra Canon, og beholde den nuværende kopimaskine, som fungerer til alles tilfredshed : Renovering af lockerrum Klubbens lockerrum trænger efterhånden til en renovering. Flere steder er træet ved at rådne. Bestyrelsen var positiv stemt for at starte en løbende renovering af lockerrummene med fibercement, som er et vedligeholdelsesfrit materiale som kan erstatte det nuværende træværk. Bestyrelsen besluttede at medtage punktet på først kommende bestyrelsesmøde efter sommerferien, med henblik på at starte renoveringsarbejdet i efteråret. Vinduerne på klubhuset trænger også til renovering. Bestyrelsen besluttede at starte renovering med det samme : Saltning af parkeringsplads i vinterperioden De sidste to vintre har været lange og hårde med masser af sne og frost. I den forgangne vinter var der et medlem som gled på parkeringspladsen og slog skulderen. Sagen er anmeldt til forsikringsselskabet, i tilfælde af at medlemmet får gener i fremtiden. I den forbindelse bad CL bestyrelsen om at tage stilling til i hvilken grad parkeringspladsen og de øvrige udenoms arealer skal være ryddet om vinteren. Bestyrelsen besluttede at spærre en del af parkeringspladsen af i tilfælde af endnu en hård vinter, og så kun sørge for snerydning og grusning på en lille del af parkeringspladsen samt i gården. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 11-054: Fastsættelse af datoer for bestyrelsesmøder - 2. halvår 2011 Bestyrelsen fastsatte datoer for bestyrelsesmøder i 2. halvår Torsdag den 1. september Tirsdag den 6. september - bestyrelsesaften med konsulent fra DGU Torsdag den 22. september Torsdag den 27. oktober Torsdag den 24. november - budget og kontingentfastsættelse Fredag den 20. januar heldagsmøde kl Tirsdag den 6. marts Generalforsamling kl Mødetid til de enkelte møder er som udgangspunkt 17.30, medmindre andet fremgår eller aftales : Eventuelt PK nævnte havemøblerne som står på terrassen ud mod puttinggreen. Havemøblerne er meget lette og dermed sårbare overfor vind. Det vælter og går nemt i stykker. Bestyrelsen besluttede at skifte havemøblerne ud når de går i stykker, men fortsætte med at have den type havemøbler på terrassen. PS informerede om European Business Award, som klubben blev opfordret til at stille op til i 2010, men som aldrig blev til noget. Arrangementet i 2011 har tilmeldelsesfrist i slutningen af juni måned. Bestyrelsen besluttede ikke at stille op til arrangementet. Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub