Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Tirsdag den 20. august 2013 Fremmødte: Formand - Uffe Steffensen (US) Næstformand - Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig - Egon Christensen (EC) Turneringsansvarlig - Niels Kiil (NK) Sportsansvarlig - Kai Jørgensen (KJ) Golfmanager - Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper - Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 27. juni blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen : Regnskab og budget CL gennemgik saldobalancen pr. 31. juli. På indtægtssiden ser det godt ud mht. sponsorindtægter, greenfee og Company Days. På alle tre områder forventes budgettet at blive realiseret. Med hensyn til kontingenter er budgettet endnu ikke realiseret, så det er derfor et spørgsmål om antallet af nye medlemmer resten af året, samt hvor mange som får banetilladelse. På udgiftssiden er der mindre udsving på flere konti, men samlet set forventes de budgetterede udgifter fortsat at holde. Der budgetteres fortsat med et mindre overskud på ca kr : Medlemsstatus CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation. Klubben har netop rundet medlemmer, hvoraf de 148 dog er passive. I forhold til samme tidspunkt i 2013, er vi 34 flere medlemmer totalt. Antallet af prøvemedlemmer er dog 40 flere, og antallet af passive er 7 færre, hvilket betyder at antallet af medlemmer med banetilladelse er status quo sammenlignet med samme tid sidste år. Antallet af indmeldelser i juli og august måned ligger desværre noget under antallet i samme måneder i Det hænger sammen med, at klubbens nye tilbud på prøvemedlemskab startede i juli 2012, hvilket gav et stort antal nye indmeldelser i den periode sidste år. Total set over hele året, har klubben dog fået flere indmeldelser end i Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 Efter orientering om økonomi og medlemsstatus, fortsatte bestyrelsesmødet som et innovationsmøde, hvor der blev drøftet forskellige konkrete problemstillinger samt kigget på klubbens udvikling i et mere langsigtet perspektiv : Baneblokeringer Punktet omhandlede reservationer på banen. Flere medlemmer har givet udtryk for, at der er mange reservationer på banen i ugens løb, hvilket gør det svært at komme ud og spille golf, hvis ikke man deltager i de forskellige klubber i klubben. På denne baggrund diskuterede bestyrelsen forskellige problemstillinger. CL præsenterede et uddrag fra tidsreservationer i GolfBox i en typisk uge i maj og juni måned, og bestyrelsen diskuterede om der kan laves tiltag som kan øge muligheden for at medlemmer som ikke deltager i klubber i klubben kan komme ud og spille golf. Bestyrelsen besluttede følgende: Tidsreservation på ugens 9-huls bane gøres permanent fra og med sæsonen 2014, og udvides til alle ugens syv dage, således at hver anden tid er boldrende og hver anden tid er tidsreservation. Tider som ikke er reserveret er fortsat boldrendetider. Junior prøvemedlemmer starter ud på ugens 9-huls bane om mandagen kl mod nuværende 17.00, gældende fra sæsonstart Der indskærpes overfor grupper/medlemmer med blokbookinger, at endelig deltagerantal skal meldes senest 7 dage før et arrangement, mod nuværende 3 dage. Girls Only Tour vil ikke blive afviklet i 2014, set i relation til det stadig faldende deltagerantal samt at banen skal lukkes en hel lørdag i juni måned : Greenfeepolitik Enkelte klubber har besluttet at sætte deres greenfee ned med op til 50 %, og samtidig opsige alle klubbens greenfeeaftaler med andre klubber. Andre klubber har besluttet at lave gratis greenfee ordninger med andre klubber. Over halvdelen af de danske klubber er med i TeeTime kortet og GolfHäftet, som giver mulighed for at spille til halv pris. Endelig begynder flere og flere klubber at tilbyde billigere greenfee på tidspunkter af ugen hvor deres bane i forvejen er ledig. Hvad skal vi i fremtiden? Gå efter differentierede greenfeepriser? Sætte prisen ned/op? Være en del af GolfHäftet? Være en del af TeeTimekortet? Hvad med de klubber som opsiger deres aftaler og sætter prisen ned skal deres medlemmer fortsat kunne spille til reduceret pris i Viborg? Bestyrelsen besluttede at bringe punktet op på de kommende regionalmøder, med henblik på at diskutere det med DGU og andre klubber i fællesskab. Efterfølgende vil bestyrelsen bringe punktet op på et møde i de samarbejdende klubber, hvorefter det vil blive drøftet i bestyrelsen igen. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 13-060: Greenfeehåndtering - NETS NETS har informeret alle landets golfklubber om, at det ikke er lovligt at anvende selvbetjente automater til modtagelse af greenfee, med mindre disse automater opfylder en række specifikke krav, og at man derudover har en indløsningsaftale med NETS omkring selvbetjente automater. Pt. har klubben ingen af ovenstående, hverken en automat som opfylder NETS krav eller en indløsningsaftale til selvbetjente automater. I dag fungerer betaling af greenfee primært inde i shoppen, hvor klubben har egen betalingsterminal. Når greenfeegæster betaler med kort, bruger de klubbens terminal, selvom de betaler i shoppen. Udenfor åbningstid sættes terminalen ud i inforummet, hvor greenfeegæster så selv kan betjene den. Det er denne situation hvor vi ikke overholder NETS krav til selvbetjening, idet vores nuværende terminal ikke er godkendt til selvbetjening. Der er i princippet tre løsninger Vi kan vælge: kun at modtage kontanter udenfor shoppens åbningstid at fuldtidsbemande greenfeehåndtering at investere i en godkendt selvbetjent automat Bestyrelsen besluttede at fjerne dankortautomaten fra inforummet udenfor shoppens åbningstid med virkning fra 1. september. Resten af sæsonen vil det derfor kun være muligt at betale med kontanter uden for åbningstiden. Bestyrelsen vil bruge efteråret på at undersøge de forskellige modeller på markedet, samt diskutere fremtidig greenfeehåndtering, med henblik på at have en løsning klar til sæsonstart : Golfens Dag 2014 Golfens Dag 2014 afvikles søndag den 27. april i alle landets golfklubber. Tidligere år har Golfens Dag i Viborg Golfklub været et ekstra åbent hus arrangement, uden de store ændringer i forhold til klubbens normale åbent hus arrangementer. Nogle klubber har haft stor succes med Golfens Dag, med over 200 fremmødte. Det har krævet et klart koncept, en stor frivillig indsats og masser af markedsføring. DGU har lavet et Idekatalog på baggrund af erfaringer fra succeser fra klubber, til inspirations for andre klubber. Bestyrelsen diskuterede om der skal laves en større målrettet indsats frem mod Golfens Dag Der var bred enighed i bestyrelsen om at satse på et større arrangement i 2014, dog ikke på bekostning af klubbens åbent hus arrangement i marts måned, som fortsat skal afholdes. Bestyrelsen besluttede at nedsætte et arbejdsudvalg bestående af US, KJ, NEH og CL. Udvalget arbejder videre med planlægningen af Golfens Dag : Indskud/Kontingent Bestyrelsen diskuterede hele indskudsbegrebet og procedure for opkrævning af kontingent. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 Der blev argumenteret for og imod betalingen af indskud, uden at bestyrelsen kom frem til nogen konklusion, og det blev derfor besluttet at tage punktet op igen i forbindelse med budgetmødet i november måned. Proceduren for opkrævning af kontingent blev ligeledes diskuteret. De sidste mange år er kontingentet blevet opkrævet i én rate med forfald i februar måned. Flere og flere medlemmer giver dog udtryk for, at de gerne vil have kontingentet delt op i flere rater, fordelt over året, og bestyrelsen diskuterede derfor fordele og ulemper ved at dele betalingen op i flere rater. Bestyrelsen besluttede at tilbyde mulighed for ratevis betaling af kontingent fra og med sæsonen 2015, for de medlemmer som måtte ønske det. Kontingentet vil blive delt op i 4 lige store rater med forfald 1/11 (året før), 1/2, 1/4 og 1/6. Ønskes kontingentet delt op i flere rater, kræves tilmelding til PBS, og der vil blive pålagt et gebyr pr. rate. Der vil også fortsat være mulighed for at betale det fulde kontingent i februar måned som hidtil. Kontingentet for 2014 vil fortsat blive opkrævet i én rate med forfald i februar måned. Forfaldsdatoen fremrykkes fra 15. februar til 1. februar : Årsskrift Bestyrelsen diskuterede klubbens årsskrift. Det tager mange ressourcer at lave årsskriftet, og ca. 80 % er det samme fra år til år, bortset fra ændringer i datoer mm. Årsskriftet er fortsat en overskudsforretning rent økonomisk. Der er udgifter for ca kr., og indtægter fra annoncesalg på ca kr. Markedet for annoncesalg er dog presset, og mange af annoncerne er gengangere år efter år. Årsskriftet er et rigtigt vigtigt aktiv når klubben skal præsenteres, idet det er et flot magasin som præsenterer klubbens på en professionel måde. Bestyrelsen diskuterede en anden form for magasin, som præsenterer klubben mere generelt, så det ikke behøver blive opdateret hvert år. Mht. til annoncer, kunne man tilbyde en logoannonce, som ikke behøver blive ændret hvert år. Som tillæg kunne man tilbyde en annoncekampagne på en infoskærm i klubhuset. Hensigten er at lave det nye magasin hver tredje år. Det år magasinet bliver produceret vil udgifterne være omkring status quo med nuværende udgiftsniveau, hvorimod udgifterne de følgende to år udelukkende vil være i form af nye oplag, og der vil dermed være en besparelse de år, som vil kunne finansiere en infoskærm samt spare klubben for nogle penge. Samtidig vil der blive sparet mange ressourcer fra sekretariatets side de år hvor magasinet ikke skal produceres. Bestyrelsen besluttede at lade CL arbejde videre med det nye koncept, specielt omkring annoncesalg i magasinet kombineret med salg af annoncer på en infoskærm i klubben. CL tilstræber at have et oplæg klar omkring infoskærm til næste bestyrelsesmøde : Honorær sekretær Bestyrelsen drøftede muligheden for at tilføre en honorær sekretær til klubbens administration, med henblik på at frigive nogle ressourcer i administrationen. Der blev diskuteret forskellige potentielle arbejdsområder for en honorær sekretær, og bestyrelsen Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 blev enige om at arbejde videre med ideen, samt tage kontakt til potentielle medlemmer med henblik på yderligere drøftelser : Indretning af gård/klubhusområde Bestyrelsen drøftede området omkring gården og klubhuset med henblik på at lave en langsigtet fremtidsplan for udviklingen af områderne. Årsagen til drøftelsen var til dels udsprunget af generalforsamlingen i marts 2013, hvor medlemmer kom med ønsker om en fornyelse af gårdmiljøet. EC havde skitseret et forslag omkring udviklingen og fremlagde en 10-punkts plan i uprioriteret orden. PK er desuden blevet kontaktet uopfordret af en indretningsarkitekt, som gerne vil komme med forslag til indretning af området omkring klubhuset, uden at det skal koste klubben noget. Bestyrelsen besluttede at tage imod tilbuddet fra indretningsarkitekten om at komme med et forslag til indretning af området omkring klubhuset, og bad PK om at tage kontakt til arkitekten. Derudover besluttede bestyrelsen at iværksætte tre punkter fra EC s udviklingsplan værende: Indkørslen nærmest klubhuset lukkes med en hæk som de øvrige hække for at minimere den megen trafik nærmest klubhuset. Her skal der dog være indkørsel for cykler Udjævne parkeringspladsen på græsarealet, ved den gamle indspilsgreen. Etablere en trappe fra nuværende parkeringsplads til græsparkeringspladsen ud for de øvrige huller i hækkene, for at lette den gående adgang til græsparkeringen og for at signalere at området er beregnet til parkering Bestyrelsen besluttede at fortsætte arbejdet med at lave en endelig fremtidsplan for udviklingen af hele klubhusområdet : Eventuelt Leje af golfbil til 9 huller Flere medlemmer har rettet henvendelse til sekretariatet med ønske om at kunne leje en golfbil for 9 huller til reduceret pris. I øjeblikket kan der købes et 20-turs kort til halv pris af den normale pris for leje af golfbiler for 18 huller. Bestyrelsen diskuterede prispolitikken på området, og besluttede at fastholde beslutningen om kun at tilbyde rabat på klippekort til leje af golfbil til 18 huller. Bestyrelsen begrundede beslutningen med, at det i forvejen er billigt at leje en golfbil for 18 huller, hvis man har købt et 20-turs kort, idet der så er tale om halv pris, 125 kr., i forhold til normal udlejningsbeløb. Ønsker man så kun at spille 9 huller, har man i princippet fået det til halv pris af en normal udlejningspris, men ikke yderligere reduktion. Hvis der er to spillere i bilen, vil det i princippet betyde en pris på 62,50 kr. pr. person, hvilket bestyrelsen vurderer til at være særdeles rimeligt. Ved at udleje biler til kun 9 huller, kan der desuden være et potentielt tab på udlejning, til spillere som gerne vil spille 18 huller, idet klubben kun råder over et begrænset antal udlejningsbiler. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

6 Bestyrelsen besluttede samtidig at arbejde videre med planer for udvidelse af pladser til golfbiler, således medlemmerne i fremtiden kan tilbydes opbevaringsplads til egne golfbiler, såfremt der skulle være interesse i at anskaffe sig biler selv. Deltagelse i turneringer for Fleks-basis medlemmer Fleks-basis medlemskabet i klubben indeholder to gratis runder på den store bane. Øvrige runder kan spilles ved at betale normal greenfee. Fleks-basis medlemmer kan dog ikke deltage i klubbens turneringer eller turneringer arrangeret af klub-i-klubberne. Sekretariatet er blevet kontaktet af et Fleks-basis medlem som dog gerne vil bruge sine to årlige runder i forbindelse med onsdagsherrernes turneringer, og bestyrelsen diskuterede på den baggrund fordele og ulemper ved at tillade Fleks-basis medlemmer at kunne deltage i klubturneringer og turneringer arrangeret af klub-i-klubberne. Bestyrelsen besluttede at tillade Fleks-basis medlemmer at kunne deltage i klubturneringer fremadrettet, dog maksimalt to turneringer pr. år. Dette for at tilgodese ønsket om turneringsdeltagelse, men samtidig fastholde princippet om at begrænset kontingent også giver begrænset muligheder. Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub