Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Fredag, den 23. januar 2015 kl Fremmødte: Formand Uffe Steffensen (US) Næstformand Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig Svend Bichel (SB) Sportsansvarlig Kai Jørgensen (KJ) Turneringsansvarlig Niels Kiil (NK) Golfmanager Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Honorær sekretær Peter A. Svendsen (PS) Afbud: Ingen Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 26. november blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen : Årsafslutning 2014 samt medlemsstatus 2015 CL gennemgik saldobalancen og det reviderede budget pr. 31. december 2014 og oplyste bestyrelsen om kommentarer, som er kommet fra den eksterne revisor. Årets resultat er et underskud på kr En præcisering af afskrivningsprincipperne for mindre anskaffelser vil blive taget op senere efter konsultation med den eksterne revisor. Saldobalancen som fremlagt blev taget til efterretning. CL kommenterede likviditets oversigten som blev taget til efterretning af bestyrelsen. CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation. Medlemstallet er faldet i forhold til samme tidspunkt sidste år. Medlemsstatus viste en total nedgang af antallet af medlemmer på 103 i forhold til samme tid sidste år. Heraf er de 74 dog prøvemedlemmer, så den reelle nedgang er på 29 medlemmer i forhold til samme tid sidste år. Medlemsudviklingen er på nuværende tidspunkt lidt bedre end forventet i forhold til budgettet, men når kontingentopkrævningerne sendes ud, kommer der typisk nogle flere ændringer. Bestyrelsen tog medlemsstatus som fremlagt til efterretning : Orientering fra ledelsesteam og områdeansvarlige samt drift af banen 2015 FU Klubben har fået et foreløbigt afslag fra SKAT ang. begæring om genoptagelse af ejendomsvurderingen. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 US fremsender nyt brev om at klubben er uenig heri, med henblik på at få en endelig afgørelse. Renten på klubbens kassekredit anses for værende for høj. FU vil undersøge markedet nærmere og vil iværksætte forhandling om fastsættelse af en mere fordelagtig rente. CL tager kontakt til klubbens bank. Golfmanger (CL) Overdækning af udslagssteder er begyndt og skrider planmæssigt frem. Arbejdet forventes færdigt ultimo februar. Ølautomaten flyttes ud af cafelokalet til gangen, hvilket har krævet at brandskabet er flyttet til indersiden af cafelokalet. Fritspilsordningen med Hammel, Ikast og Randers er indført og der er p.t. ca. 20 tilmeldte fra Viborg Golfklub. Der forventes flere i takt med at sæsonstarten nærmer sig. Fritspilsordningen har også potentiale for sponsorater og der arbejdes for at skaffe en sponsor. Det er klubbernes hensigt at udvide antallet af klubber i samarbejdet på sigt. Vedrørende cafeen er der stadig enkelte mindre udestående med den tidligere forpagter, men det skrider planmæssigt frem med hensyn til klargøring af lokalerne og opstart for den nye forpagter. CL ønsker en præcisering af sygefraværspolitik i løbet af 2015, herunder regler for sygdom i forbindelse med afspadsering. CL laver udkast til drøftelse i bestyrelsen. Viborg Golfklub har behov for en ny moderne hjemmeside, som er tilpasset de forskellige PC er, smartphones og tablets som findes i dag. Den nuværende hjemmeside er for gammel til de seneste opdateringer som findes i f.eks. tablets. CL omtalte omkostningerne for udvikling af en ny hjemmeside efter oplæg fra vores hjemmesideudbyder. Bestyrelsen bad CL om at arbejde videre med udviklingen af en ny og mere moderne hjemmeside. Vedrørende indførelse af en elektronisk greenfeebog arbejdes der på forbedringer i samarbejdet med GolfBox. Brug af betalingsmodulet i GolfBox til betaling af turneringsfee blev diskuteret. Det er muligt at tilkøbe et modul i GolfBox som integrerer GolfBox med DIBS (Dansk Internet Betalings System). CL informerede omkring omkostninger forbundet med løsningen. Bestyrelsen besluttede at indføre online betalinger ved tilmelding til klubturneringer fra starten af 2015 sæsonen. Cheftræner (NEH) Der vil være samme personale i shoppen og på trænersiden som i Der planlægges Åbent Hus den 21. marts og 12. april. Eventuelt bliver der også et Åben Hus i forbindelse med Made in Denmark golfturneringen på en hverdag. Golfens Dag er den 19. april. Par 3 bane medlemmer tænkes tilbudt en fællestræning om lørdagen i forbindelse med lørdagsturneringen mod betaling af et mindre gebyr. Hen over vinteren har der været tilgang af nogle nye spillere, som umiddelbart vil forstærke klubbens førstehold med det samme. Målsætning for 1. divisionsholdet i 2015 er at slutte i den øverste halvdel i puljen. Målsætningen for både 3. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 divisionsholdet og kval. holdene for både damer er herrer er at vinde puljen og spille om oprykning. Der er ikke de store forventninger til store resultater i 2015 for talentprojektet. Året vil i høj grad være et opbygningsår, især fordi nogle af de eksisterende unge mennesker i talentprojektet overgår til ynglinge eller rejser på skole udenfor Viborg. NEH forventer at et nyt kuld spillere er klar til at lave resultater i Det er tanken at spillere i talentprojektet skal være hjælpere til mandagsturneringen, og at nogle af de nuværende mandagshjælpere skal hjælpe til om fredagen. Der søges stadig en udbygning af samarbejde med skolerne. Shoppen vil forsøge med et modeshow i 2015 i samarbejde med den nye forpagter. Chefgreenkeeper (PK) Orienterede om deltagelse i forskellige kurser som relaterer til banepleje og som miljøstyrelsen støtter. Kurserne er i samarbejde med DGU. Rapporten vedr. forbrug af pesticider blev diskuteret og indberetningen for 2014 ser godt ud med grønne tal under den samlede belastning. PK mangler fortsat nogle få tal til det grønne regnskab. På baggrund af mødereferat fra bestyrelsesmøde den 26. november, pkt , fremlagde PK en oversigt over timeforbrug på banen. Bestyrelsen diskuterede om der er budgetmæssigt råderum til at øge forbruget af timer på banen for at få tid til en ekstra indsats på greens, samt investering i materiel til slibning af klippeskær og en tromle. Frivilligt arbejde på banen blev også inddraget i diskussionen. Bestyrelsen udtrykte bekymring omkring de økonomiske konsekvenser, men tillægger banens vedligeholdelse høj prioritet. Bestyrelsen vil arbejde videre med problemstillingen. Emnet tages op igen på bestyrelsesmødet i februar. Baneansvarlig SB og PK har udarbejdet et udkast til Strategi- og Pasningsplan som tilsendes bestyrelsen på et senere tidspunkt. SB fremlagde tanken om at integrere Miljøudvalget i Baneudvalget. Bestyrelsen var positiv overfor tanken. Bestyrelsen vil i denne forbindelse diskutere en eventuel ny sammensætning af udvalget. Tanken er at Baneudvalget vil bestå af 4 som har en funktion i klubben og bestyrelsen vil derudover udpege 3 som har særlig interesse og indsigt i baneforholdene. Sportsansvarlig Der arbejdes på etablering af et nyt ungdomsudvalg. KJ har deltaget i forskellige møder rundt i landet omkring rekruttering og fastholdelse. Regionsgolf er der nu styr på og Viborg Golfklub stiller med 9 hold med næsten 90 deltagere. Turneringsansvarlig Turneringsplanen 2015 er klar på nær enkelte punkter som kræver at blive finpudset, bl.a. omkring Trekantsturneringen. Der er mange nye navne som Turneringsledere og det er positivt. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 15-004: Opfølgning på åbne emner fra bestyrelsesmøder i 2014 Bestyrelsen gennemgik listen og flere emner er blevet lukket og andre vil genopstå i ny form : Udvikling og Vision, herunder langtidsbudget NK fremlagde en skitse til fremtidig udviklingsstrategi for Viborg Golfklub som beskriver visionen for 3 hovedområder: Klubben Banen Klubfaciliteter Uffe Steffensen foreslog, at der i VG s vision også indarbejdes et punkt om fremme af miljøet gennem ansvarlig naturforvaltning, og han foreslog også, at Naturpark Viborg indarbejdes i strategien, idet Viborg Golfklub kan få en central placering i Naturparken. CL foreslog at klubben involverer udviklingskonsulenter fra DGU, som er til rådighed for et sådant arbejde, for at få ekstern sparring. Der arbejdes videre med udviklingsstrategien i en gruppe bestående af NK, CL og KJ. I forbindelse med klubfaciliteterne var bestyrelsen enig i betragtningerne om, at der bør udarbejdes en helhedsplan for udviklingen af klubfaciliteterne og nærmiljøet omkring klubhuset, med hjælp fra eksterne konsulenter. CL tager initiativ til at få et overblik omkring de økonomiske omkostninger ved at inddrage eksterne konsulenter i arbejdet omkring klubfaciliteterne. Bestyrelsen drøftede muligheder for at lave en eller flere fundraising events som andre foreninger har haft stor succes med. Det kunne, sammen med bidrag fra erhvervsklubben, være med til at skabe det fornødne økonomiske fundament til helt eller delvist at opfylde målsætningerne i udviklingen af klubfaciliteterne og nærmiljøet. CL arbejder videre med mulighederne for at lave fundraising events : Frivillige + rekruttering og fastholdelse CL orienterede bestyrelsen om status for Klub 37, som har første træningsdag den 8. april. Oprettelsen af 200 meter teesteder som allerede er vedtaget, udarbejdes i samarbejde med Baneudvalget. Bestyrelsens holdning til at tillade spillere i handicap med banetilladelse tidligere start i weekender og på helligdage blev diskuteret. Bestyrelsen besluttede, at der for alle i Viborg Golfklub med banetilladelse gælder ensartede rettigheder, dvs. der vil ikke længere være restriktioner vedrørende starter i weekender og på helligdage. Yderligere blev det besluttet at der skal være en hurtigere adgang til ugens 9-huls bane for prøvemedlemmer og juniorer. Dette medfører at: ugens 9-huls bane åbnes for medlemmer uden banetilladelse i handicap 60 og derunder, i weekender efter kl juniorer uden banetilladelse i handicap 60 og derunder vil ligeledes have adgang til ugens 9-huls bane i weekenden efter kl , når de spiller med en voksen med banetilladelse. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 Der kræves tidsreservation i GolfBox så der kan følges med i omfanget af det nye tiltag. CL sørger for at der bliver åbnet for ovennævnte i GolfBox og for at der bliver udsendt en nyhedsmail herom. Yderligere tiltag til gavn for klubben og medlemmers tilknytning til klubben blev omtalt og i den forbindelse blev mulighederne for frivillige til veldefinerede opgaver grundigt diskuteret. PK har allerede en liste af opgaver som i 2014 blev varetaget af frivillige hjælpere. Følgende 4 områder blev defineret og ansvarlige tilknyttet: Banefrivillige/Klubhus SB + PK Turneringer NK + MDJ Ungdom KJ + NEH Begyndere PS + CL + NEH Ovennævnte laver et uprioriteret katalog som skal være klar til bestyrelsesmødet den 26. marts : Golfspilleren i Centrum Der er p.t. udarbejdet to rapporter som resultat af de besvarelser man har modtaget fra medlemmerne og gæsterne. Det drejer sig om en rapport omhandlende Bane & Anlæg og en rapport målrettet Bestyrelse- og Manager. CL bad bestyrelsen tage stilling til, om rapporterne eller dele deraf skal gøres tilgængeligt for medlemmerne.. Bestyrelsen var fortsat af den holdning at Golfspilleren i Centrum primært er et arbejdsredskab for bestyrelse og ansatte. Bestyrelsen besluttede dog også at konklusioner på forskellige områder gøres tilgængelig for medlemmerne. Eventuelt kan en udvidet form bruges til medlemsmødet til efteråret. På baggrund af rapporterne blev alle opfordret til at komme med indspark til US som derefter vil udarbejde et forslag til en Power Point præsentation forud for næste bestyrelsesmøde den 19. februar, med henblik på præsentation til medlemmerne på generalforsamlingen den 11. marts : Naturpark Viborg SB orienterede omkring Naturpark Viborg og han var enig i og arbejder for at Viborg Golfklub er og forbliver en væsentlig del af projektet. Projektoplæg fra komiteen og embedsmændene fremlægges til politikernes beslutning i marts Dette blev efterfulgt af en diskussion og udveksling af ideer for området, som et multifunktionel rekreativt område der er en del af Naturpark Viborg : Viborg Kommune På et møde med Viborg Kommune, Viborg Idrætsråd og US + CL, var kommunen fortsat ikke i stand til at redegøre for, hvorfor klubbens brugsaftale er blevet opsagt når den udløber i Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

6 For at komme videre i sagen vil US nu forberede en skrivelse til kommunen med anmodning om at annullere den tidligere tagne beslutning. Pasningstilskuddet som nu er bortfaldet kan eventuelt tages op igen i forbindelse med Naturpark Viborg projektet, idet dette vil medføre at golfbaneområdets stier m.v. vil blive brugt af offentligheden i endnu højere grad end hidtil. Det er allerede konstateret en øget brug i forhold til tidligere. Lokaletilskud er et emne som måske kan tages op på et senere tidspunkt. Vedrørende ejendomsskatter vil man anmode Viborg Idrætsråd om at arbejde for at idrætsforeninger fritages for betaling af ejendomsskat som det er tilfældet i nogle kommuner i Danmark. Man vil dog afvente det endelige udfald i klubbens begæring om ændring i ejendomsvurderingen hos SKAT : Opdatering af Ordens- og Etiketteregler Bestyrelsen havde udover enkelte redaktionelle ændringer ikke yderligere kommentarer. Bestyrelsen godkendte revisionen af Ordens- og Etikettereglerne : Fastlæggelse af datoer for bestyrelsesmøder i 2015 Bestyrelsen fastlagde følgende mødedatoer for første halvår 2015: Torsdag d. 19. februar kl Onsdag d. 11. marts kl (forud for generalforsamlingen) Torsdag d. 26. marts kl Torsdag d. 7. maj kl Torsdag d. 25. juni kl BestMan turnering afvikles fredag d. 19. juni kl : Planlægning af generalforsamling 2015 Forslag til afvikling af Generalforsamling 2015 blev godkendt som forelagt : Eventuelt Viborg Golfklub har modtaget tilbud om at medvirke til salg af billetter til Made in Denmark som afvikles i august. Hvis vi er i stand til at opnå et salg af en nærmere bestemt størrelse vil vi modtage præmiepakker som kan bruges til egne turneringer. Mødet sluttede kl Der er Repræsentantskabsmøde i DGU i Middelfart d. 21. marts. NK, MDJ og CL vil deltage. NK og MDJ vil ligeledes deltage i temamødet fredag d. 20. marts. Referent: Peter A. Svendsen [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub