Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Tirsdag den 22. oktober 2013 kl.16:30 Fremmødte: Formand Uffe Steffensen (US) Næstformand Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig Egon Christensen (EC) Turneringsansvarlig Niels Kiil (NK) Sportsansvarlig Kai Jørgensen (KJ) Golfmanager Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) - indtil kl. 18:30 Honorær sekretær Peter A. Svendsen (PS) Afbud: Ingen Før mødet var der en fremvisning af betalingsløsning af ProBox24 i inforummet. Bestyrelsen fortsatte diskussionen under eventuelt. Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 16. september blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen : Regnskab og budget 2013 CL gennemgik saldobalancen og det reviderede budget pr. 30. september. På indtægtssiden er der ingen væsentlige ændringer. På udgiftssiden er der ingen væsentlige ændringer. Der budgetteres med et overskud på kr ,00 Saldobalancen som fremlagt kræver ingen ændringer til budget Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med det forventede årsresultat Budget 2014 Til mødet havde CL udarbejdet det første udkast til budget, hvori der ikke er foretaget regulering af kontingentindtægter og lønudgifter. US forklarede indledende den normale fremgangsmåde for bearbejdelsen af budgetudkastet, nemlig at bestyrelsen først drøfter hovedtræk, herunder muligheder for besparelser og indtægtsforøgelser. Herefter arbejder FU med detaljerne og forelægger den samlede bestyrelse et nyt udkast til revision og endelig godkendelse i næstkommende bestyrelsesmøde. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 US fremhævede det budgetterede underskud på kr , der er i budgetudkastet. Det vil kræve en indsats for at forøge indtægterne og/eller reducere udgifterne til at eliminere dette underskud samt imødegå udgiftsstigninger. Følgende indtægtsområder blev diskuteret: o Kontingent o Sponsorindtægter, hvor der arbejdes med ekstern hjælp for at forbedre dette område. o Erhvervsklub. NK spurgte til udviklingen i sponsorindtægter og CL oplyste, at indtægterne har været faldende siden finanskrisen satte ind. CL omtalte problematikken omkring beregning af indskud. Dette affødte en generel diskussion omkring indskud og kontingent som konkurrence parametre. En beslutning om emnet træffes i forbindelse med den endelige budgetvedtagelse. Det blev også diskuteret en opdeling af kontingentet i rater. Dette er ikke planlagt implementeret før tidligst i 2015, men medlemmer, som har behov for at opdele kontingentet for 2014 i rater, kan henvende sig til kontoret for at træffe aftale herom. Det vil være en betingelse, at der betales et fakturerings gebyr, samt at betaling gennemføres over Betalingsservice. Nærmere information om medlemmernes muligheder for betaling af kontingent, vil blive meldt ud i forbindelse med den endelige kontingentfastlæggelse. KJ efterlyste behovet for kritisk gennemgang af udgifterne og det blev oplyst, at det gør bestyrelsen hvert år. Det har i 2013 resulteret i besparelser på lønsiden for banen, idet der er sparet en deltidsansat greenkeeperassistent. EC ønsker at greenkeeper staben kommer på samme niveau som tidligere, hvis banen skal vedligeholdes i henhold til Pasningsplanen ellers daler banekvaliteten langsomt. Det har været nødvendigt at skære ned på indsatsen i visse områder for at kunne opretholde god stand på fairway og greens. Noget arbejde er blevet udført af frivillige, men situationen er ikke holdbar på sigt. CL gjorde opmærksom på at maskinparken kræver opmærksomhed og er en væsentlig udgift i de kommende år, idet blandt andet fairwayklippere og roughklipper trænger til udskiftning. Leasingudgifterne omtaltes, og en udskydelse af udskiftning af materiel (store maskiner) kan holde udgifterne nede. CL og PK påpegede, at der må forventes forøgede udgifter til reservedele, hvis de store maskiner ikke snart udskiftes med nyt materiel, som er billigere i vedligeholdelse. Hvis alt nødvendigt materiel blev udskiftet ville det totale leasingbeløb være omkring kr årligt. Det er opfattelsen, at man har sparet det mulige på banens drift, og at man måske skal se på andre udgiftsområder. CL gjorde bestyrelsen opmærksom på at drift af klubben i sig selv er sund. Resultatet før afskrivninger er budgetteret til kr i det nuværende udkast, og det er afskrivningerne og renteudgifterne der er den største byrde. Klubben er dog fortsat Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 begunstiget af en meget lav rente. Når renten stiger igen, vil det være en større økonomisk belastning for klubben. Budgettet behandles videre i FU : Medlemsstatus CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation. Medlemsudviklingen er grundlæggende fornuftig. I alt er der nu 19 flere aktive sammenlignet med samme tid sidste år, heraf er 13 seniorer. Der kalkuleres stadig med ca. 9 % afgang ved årsskiftet : Meddelelser fra FU, Golfmanager, Chefgreenkeeper og Cheftræner FU (US) Møde med Bridgeklubben. Et møde med Bridgeklubben, som ønskede en ændring af medlemsbetingelserne, har været afholdt. FU forklarede baggrunden for de nuværende betingelser og der blev aftalt, at de nuværende fortsætter uændret. Honorær Sekretær. Bestyrelsen har tidligere drøftet muligheden for at tilføre en honorær sekretær til klubbens administration med henblik på at frigive nogle ressourcer i administrationen. Formanden og Golfmanageren har haft møde med tidligere bestyrelsesmedlem Peter A. Svendsen (PS) med henblik på at påtage sig opgaven som honorær sekretær, hvilket PS har indvilget i, i første omgang til at varetage opgaven som referent til bestyrelsesmøder og på anden måde assistere Golfmanageren. Leje af Golfbiler. I forbindelse med en konkret sag, er det blevet indskærpet, at golfbiler ikke må føres af personer under 18 år. Regionalmøde. US og MDJ deltager i Regionalmødet i Vejle hvor man forventer en diskussion omkring Tee Time kortet, Golfhäftet og eventuelt greenfee aftaler. Viborg Idrætsråd. US deltager i et møde i Viborg Idrætsråd vedrørende talent og elite udvikling. Spørgsmål til kommunen. US har efterlyst svar fra kommunen vedrørende spørgsmål tidligere fremsendt gennem Viborg Idrætsråd i anledning af kommunens behandling/afskaffelse af tilskud til klubben. Golfmanager (CL) Ændring af banekombination på KPF Combibane. En medlemsundersøgelse viste et flertal for at ændre banekombinationen således Rød sløjfe bliver for-ni og kombinationen af Gul og Blå sløjfe bliver bag-ni når KPF Combinane indføres i år. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 Ny formand for Handicapudvalget. Den nuværende formand ønsker at fratræde, og bestyrelsen bør overveje emner til formandsposten Begyndere på stor bane i vinterperioden. 119 seniorer er prøvemedlemmer og et incitament til at fastholde disse kunne være at tillade prøvemedlemmer at benytte stor bane i stille perioder i en begrænset tid. CL laver et udkast til hvordan dette kan implementeres. Advarsler i GolfBox. Ved Gunstart blokeres der tider før selve turneringsstarten, og disse er dermed ikke til rådighed for vore medlemmer. I GolfBox bliver man informeret om at ringe til kontoret, hvor man bliver informeret om at man evt. kan spille de første 9 huller, hvorefter man kan færdiggøre runden på ugens 9-huls bane. CL foreslår at implementere et nyt system i GolfBox hvor det bliver muligt at bestille disse tider. Man får en tydelig advarsel om at færdiggøre runden på 9-huls banen på grund af gunstarten. Bestyrelsen vedtog at det nye system indføres i forbindelse start af sæson DGU Miljøpris. CL orienterede om DGU s nystiftede Miljøpris, som klubben bør søge. Med alle de tiltag som klubben har gennemført, bl.a. miljøcertificering under GEO, anbefalede bestyrelsen, at CL kontakter Ole Riger-Kusk og Svend Bichel for at bede om hjælp til udformning af ansøgning til DGU. Chefgreenkeeper (PK) PK orienterede om at banen behandles mod svamp, og luftning af fairways på Gul sløjfe forventes færdig i uge 44. Det blev foreslået og vedtaget at udskyde overgang til KPF Combibane så længe vejrforholdene tillader brug af alle tre 9-huls sløjfer. I uge 45 er 3 mand på kursus vedrørende pesticider etc. Der er planlagt deltagelse i flere kurser indenfor de næste uger. Udskiftning af vinduer i klubhuset skrider planmæssigt frem, og der er allerede konstateret forbedrede forhold i Cafeen som følge af de nye vinduers stærkt forbedrede isolationsevne. Vinterarbejdet på banen er nu påbegyndt. Cheftræner (NEH) Ingen information, idet NEH var nødt til at forlade mødet kl. 18: : Meddelelser fra områdeansvarlige Sportsansvarlig (KJ) Den vedtagne beslutning om tidligere turneringsstart om mandagen for juniorer på ugens 9-huls bane er trukket tilbage af hensyn til hjælpere og forældres mulighed for kørsel af de unge mennesker til klubben efter arbejdstid. Forslag om at Talentprojektet flyttes ud af Ungdomsudvalget og ind i Eliteudvalget. KJ er i dialog med træner og formand for Eliteudvalget. Den økonomiske adskillelse Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 mellem Talent og Elite skal bibeholdes eller omdefineres, og KJ arbejder videre med de berørte personer vedrørende afklaring af de videre forløb. Turneringsansvarlig (NK) Klubmesterskaberne blev omtalt i Viborg Stifts Folkeblad og i Viborg Nyt. Der er desværre ved mesterskaberne en beskeden deltagelse på kvindesiden, og det blev besluttet, at NK med turneringsudvalget drøfter, hvordan vi tiltrækker flere kvinder til klubmesterskaberne. Turneringskalenderen for 2014 er snart færdig, der mangler kun at blive sat personer på som turneringsledere/turneringshjælpere. Vedr. Udvalgsturneringen blev der enighed om at bordreservationer ved den efterfølgende spisning er et uheldigt tiltag, der ikke bør foretages fremover. Baneansvarlig (EC) Referat af sidste møde i Baneudvalget er udsendt. Bunker bag hul 13 nedlægges. Bestyrelsen godkendte dette. Tidligere vedtaget forslag om at lukke indkørslen nærmest klubhuset skal revurderes. Lukning vil skabe problemer i nogle situationer, og der er forslag om i stedet som forsøgsordning at indføre indkørsel forbudt, men udkørsel tilladt. Det overvejes nærmere. Skovfoged Inger Astrup fra Viborg Kommune har udtrykt tilfredshed med den oprydning af gravhøjen ved hul 25, som greenkeeperne har gennemført. Skovfoged Inger Astrup vil udlægge to vandreruter i området, hvorefter vi kan justere på de eksisterende stier som er blevet os pålagt af kommunen. Det er blevet foreslået Inger Astrup, at klubbens brug af pesticider følger den nye miljølovgivning, så der ikke løbende skal søges dispensation. Hvis dette accepteres vil det lette på administrationen af dette område. Vi afventer en afgørelse. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der skal etableres en trappe fra den grusbelagte parkeringsplads til græsparkeringspladsen. Prisen for etablering af trappen blev oplyst, men bestyrelsen vedtog, at udførelsen skulle afvente færdiggørelsen af budgettet : Medlemsmøde Emner til Medlemsmøde blev diskuteret og det blev besluttet ikke at afholde et medlemsmøde i år på grund af mangel på egnede emner : Eventuelt Demonstration af Probox24 blev foretaget af Peter Selmer (indehaver) og Steen Claudi før det egentlige bestyrelsesmøde. Denne demonstration viste ProBox24 s funktioner vedrørende køb af ydelser og betaling af greenfee. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

6 ProBox24 er beregnet på kun at blive brugt af greenfee gæster og flex medlemmer der har behov for at købe greenfee. ProBox24 samarbejder med GolfBox, således at f.eks. køb af greenfee til bestilte tider automatisk bliver bekræftet i GolfBox. Klubmedlemmer skal stadig bekræfte tider på GolfBox og kan ikke bruge ProBox24 til dette. ProBox24 printer automatisk scorekort med bagtag og statistikker som der må være behov for til klubben. Bestyrelsen diskuterede dagens demonstration og fik af CL en generel orientering omkring ProBox24 og den næste demonstration fra CompuPartner, som vil finde sted ved næste bestyrelsesmøde. Der var fremsat ønske om nye gardiner til Cafeen, idet de gamle er slidte og ikke passer til de nye vinduer, som er monteret. CL indhenter tilbud på nye gardiner (plissegardiner eller lignende). Beslutning udskudt til det kommende budgetmøde. Mødet sluttede kl. 22:15 Referent: Peter A. Svendsen [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub