ISO9001:2015 Konsekvenserne Nyhedsbrev: August 2015

Transkript

1 ISO9001:2015 Konsekvenserne Nyhedsbrev: August

2 Nu varer det ikke længe ISO9001:2015 er lige på trapperne. Final Draft blev udgivet den 9. juli 2015 og medio september 2015 udgives både 9001 og endeligt. Det betyder ikke, at vi straks skal i gang med at opgradere vores system til de nye krav. Vi har hele 3 (tre) år til det. Så først medio september 2018 udgår ISO9001:2008 standarden. Hvorfor bekymre os om det på nuværende tidspunkt? Vi skal heller ikke bekymre os, men måske var det en idé mentalt og måske på nogle områder overveje at se nærmere på nogle af de vigtigste nye krav. Fordi disse krav indfører man ikke over en weekend.. Eller i sidste øjeblik som der er tradition for!. Vi kommer ikke til at bruge tid på at udarbejde nogle nye procedurer eller forretningsgange. Snarere et spørgsmål om at vurdere, om vi skulle overveje at undvære nogen af dem og om der er behov for at kigge nærmere på virksomhedskulturen. Jeg vil i dette skrift August nyhedsbrevet - pege på nogle af de ændringer, som vi kan forvente muligvis vil tage lidt tid og nogen overvejelse. Ved at nærlæse FDIS er jeg ikke i tvivl om, at vi er ved at fjerne os fra kvalitetssikring, kvalitetsstyring, kvalitetsledelse, Business Management til et Risikoledelsessystem Risk Management System. Eller hvad vi nu skal kalde det. TC176 SG2 teknisk komité under ISO - har ansvaret for ISO9001 standarden. På et meget tidligt tidspunkt i revisionsarbejdet fik komiteen pålagt at følge den retning, man i Australien allerede havde indført ved udgivelsen af AZ/NZS 4360:2 004 RISK MANAGEMENT. Den røde tråd i den standard er Risici og var inspireret af Japans tilgang til ledelsessystemer. Dette medført igen udgivelsen af ISO31000 om Risikostyring, som jeg ikke er et øjeblik i tvivl om, vil få stor betydning, når vi skal i gang med ISO9001:2015. Derfor fokus på risici i ISO9001:2015. Konsekvensen blev, at man fjernede kravet til forebyggende handlinger 2

3 Nu skal der tænkes. Risk Based Thinking er det nye ord. Uddybes i mit næste nyhedsbrev. Ledelsens repræsentant er også fjernet. Men det er ikke forbudt at have en LR! I stedet har man skærpet kravet til lederskab. Risiko eller forebyggende handling? Mere: Kundeperspektivet er også udvidet med interessenter. Det er ikke nok at opfylde kundernes krav og forventninger. Men ALLE interessenters krav og forventninger. Og det er ledelsen, der han ansvaret for, at det sker. Derfor er der ikke brug for en ledelsens repræsentant! ISO9001 har ej heller nogensinde stillet krav til en kvalitetschef Men jeg er ikke et øjeblik i tvivl om, at der nu bliver der brug for dem! Lederskab skal vises i gerning. Være troværdig og have ansvaret for systemet i forhold til at opfylde interessenternes krav og forventninger. De fleste læsere vil nok mene og med rette at dette ikke er noget nyt. Men i forhold til f.eks. de certificerende organer og også internt skal ledelsen nu vise lederskab med stor overbevisning og det kan kun gøres ved at dokumentere det. Jeg vil belyse dette nærmere i mit næste Nyhedsbrev Kunden har som tidligere nævnt altid været den vigtigste interessent og det bliver den også ved med at være. Det er jo dem, der betaler vores løn. Udover kunder, er der andre interessenter som myndigheder/samfundet, leverandører, medarbejdere mm. Konsekvensen bliver, hvorvidt interessenterne er omfattet af virksomhedens målsætninger, politikker og er de også målbare..? Og medens vi er ved det; Er virksomhedens såkaldte ISO system et certifikat-system som bestyres af en kvalitetsafdeling eller ER det også en del af virksomhedens øvrige systemer: Finans, HR, mm? Eller er der tale om et integreret system, der indeholder alle de forpligtelser virksomheden skal leve op til? 3

4 Det her er - som nævnt - ikke noget man indfører over en weekend eller skriver en procedure om. Lidt mere: Krav til en kvalitetshåndbog er bortfaldet og krav til dokumentationens omfang er virksomhedens egen beslutning. Hvad skal dokumenteres? Spørgsmålet vil blive belyst i et Nyhedsbrev. Men kravet til de 6 dokumenterede procedurer i ISO9001:2008 er ikke længere et krav. Hov, hvad sker der?? Hvis virksomhederne gør alvor af dette får auditorerne (de fleste) problemer med at auditere, da de ikke får En konsulent kom forbi udleveret de procedurer ol, som de plejer at få under deres audits. De findes jo ikke! De systemansvarlige får bestemt nogle udfordringer i fremtiden: hvem skal afgøre, hvad der skal dokumenteres udover myndigheder og måske nogle kunder? Forestillingen om, at man blot skal dokumentere arbejdsgange, som der stod i de tidligere udgaver af ISO9001 standarderne for at opfylde kvalitetskravene, er væk. Det er ikke fordi ISO9001:2015 er blevet uansvarlig og overladt tingene til tilfældigheder. Over forfattere har medvirket ved udgivelsen af denne standard og forfattere kan umuligt have taget fejl. Der er adskillige krav i standarden, hvor man skal gøre andet end blot at dokumentere og dokumentere og dokumentere Jeg kan pege på eet centralt og nyt krav: (g) som er vand på vores mølle og som vi har påpeget i rigtig mange år: og som burde være en del af alle systemer: Den menneskelige faktor. Standarden skriver i Produktion og service tilvejebringelse: (g) Implementering af handlinger for at forhindre menneskelige fejl. 4

5 Dette krav er en naturlig del i en række brancher som levnedsmiddel, farmaceutisk, luftfart - uagtet at man her også dokumenterer i lange baner. Men fakta er, at over 90 % af alle såkaldte afvigelser skyldes den menneskelige faktor. Hvordan har virksomhederne tænkt sig at opfylde dette krav? Det hjælper ikke at dokumentere sig ud af Den menneskelige faktor. Indføre endnu flere procedurer! Med andre ord: udsagn som Det var en menneskelig fejl dur ikke længere. Hvad vi I gøre ved det? I 2009 udgav ISO en rigtig god standard Guideline ISO9004: Ledelse af en virksomhed frem mod vedvarende succes. Alle, der skal være involveret i indførelsen af ISO9001:2015 vil jeg anbefale at skaffe denne guideline. Så vil du forstå ISO9001:2015. Stort set alle krav i ISO9001:2015 er behandlet i ISO9004:2009 Vi har allerede haft 6 år til at sætte os ind i den! Inden jeg slutter dette nyhedsbrev vil jeg runde af med Procestilgangen. Nu er det ikke længere en anbefaling men et krav at virksomheden skal være procesorienteret. Det stod der også i ISO9001:1987. For 28 år siden! Og utrolig mange kæmper stadig med dette begreb uagtet at en virksomhed uden et ledelsessystem eller processer er ikke-eksisterende. ISO9001:2015 pkt har ligefrem skåret det ud i pap, hvad proceskravet betyder. I 8 underpunkter (der er faktisk langt over 30 forudsætninger, der skal opfyldes) er anført, hvad standarden forstår ved et procesorienteret system. Vel at mærke en virksomhedsproces og ikke alt muligt andet! Og hvad er så en proces i en virksomhedssammenhæng? Lad os tage et simpelt eksempel: Processen: En festmiddag. Omfang: Fra indbydelse til afsked. 5

6 Det triggers af et behov. Har vi det, vi skal bruge? Har vi forstand på det? Hvem er ansvarlig? Planlæg hvad der skal laves. Køb ind. Lav maden. Dæk bordet og til sidst vask op. Tag afsked med gæsterne. Lav maden er ikke en proces. Det er en opgave eller snarere en aktivitet i processen. Var der brug for en procedure (opskrift)? Huskede vi at tage højde for risici?: Det er ikke proceduren, der udfører festmiddagen. Det er processen, der gør det! Er det virkelig så svært? En teknik jeg ville bruge i dette eksempel, er at dele hele processen op i 3 afsnit: Planlægning Madlavning Borddækning og servering. Hver har sit formål. Med hver sin procesejer. Her står mange virksomheder over for nogle udfordringer: At de fastholder det traditionelle hierarkisk Organigram Siloer med hver deres bestyrer budgetter og myndighed. Og ikke en procesorienteret organisation Standarden kræver, at man skal sikre, at ansvar og beføjelser er fastlagt m h t at processerne leverer det, de skal. (Altså på tværs af alle afdelinger) Festmiddagen Kommentar: hvem er procesejere og hvem er afdelingsledere?? Hvorfor er dette krav ret vigtigt og hvor underbygges det andre steder i standarden? Det første krav i standarden pkt Virksomhedens kontekst (Rammer) dvs. forståelse for virksomheden og dens rammer: Med andre ord: Hvad er virksomhedens formåen? Hvilke krav skal opfyldes for at leve op til virksomhedens mål? Svar: Det, som processerne skal bruge Ikke hvad en afdeling frembringer. Virksomheden skal sikre, at ressourcer, materialer, metoder, miljø, kompetencer osv. osv. er til stede og der er derfor efter min mening og erfaring - ikke megen plads til silo tankegangen. Så væk med den traditionelle organisation. Uanset hvor mange, der nu vil pive! 6

7 Altså hvis man bibeholder silo holdningen ville jeg som auditor tage min ISO9001:2015 standarden frem og pege på pkt Lederskab og forpligtelse: pkt g) at Topledelsen skal sikre, at kvalitetsledelsessystemet opfylder sine mål.. Spørgsmål: Hvordan gør du det? ISO9001:2015 er meget mere end det, jeg har her har taget hul på. At ISO har besluttet, at standarden skal have lov til at leve i fred i de kommende 10 år, er ganske forståeligt. Der er nok at tage fat på. Min tese er, at der er nok nogle, der vil sove uroligt i de kommende år og sandsynligvis springe over hvor gærdet er lavest. Og der er sikkert også mange bl.a. de certificerende organer der vil lukke øjnene. Den største skuffelse ved den nye standard - og i strid med at organisationen skal opfylde interessenternes interesser, er at man stadig adskiller eller rettere udgiver - selvstændige standarder 9001, , (OHSAS), , osv. og virksomhederne opretter selvstændige afdelinger, der administrerer hver sin standard... Auditeringsmæssigt sker dette også op i mod de enkelte standarder. Hver for sig. Dobbelt arbejde! Ressourcespild! Her er det svært at få øje på eet ledelsessystem men flere subsystemer. Man burde overveje at beskatte disse systemer! Næste Nyhedsbrev: september 2015: - Lederskab - Risk Based Thinking - Den menneskelige Faktor. Venlig hilsen Mogens Larsen ISO-Academy/ISO-Consult kontakt@iso-academy.dk 7