Administrationens beretning november 2014

Transkript

1 Administrationens beretning november 2014 Helt overordnet vil jeg gerne fremhæve 3 nøgletal fra styringsdialogen, der viser hvordan vi står i forhold til andre sammenlignelige boligselskaber. Vi ser på de 3 hovedfaktorer som der dem Landsbyggefonden og kommunerne ser på. Det er administrationsbidrag, dispositionsfond samt arbejdskapitalen. På administrationsbidraget ligger vi i 2013 på kr Dem vi sammenlignes med betaler kr Gennemsnittet er altså ca. 24% dyrere end os. Dispositionsfonden ( bl. a. vores evne til at stå imod og hjælpe nødstedte afdelinger) er hos os på kr pr. lejemål sammenligningsselskaberne har kr pr. lejemål. Her ligger vi på 203 % - eller ca. det dobbelte af sammenligningsselskaberne. Arbejdskapitalen- de penge vi kan bruge til at udvikle selskabet, er hos op på kr pr. lejemål medens sammenligningsselskaberne har kr. pr. lejemål. I procent bliver det til 169 % altså 69 % mere end gennemsnittet. Vi er altså rigtig godt i gang med at konsolidere os, så man kan sige at vi er kommet i rigtig god form. Det sker dog fejl ind i mellem. Vi prøver at minimere og rette vore procedurer til, når der opstår en fejl. Vi har f. eks. kikset et 5 års eftersyn i afdeling 13. Det manglende eftersyn betyder, at entreprenøren ikke skal betale for udbedring af de skader som vi ellers kunne have forlangt udbedret på hans regning. Vi har haft et ingeniørfirma på sagen, og kan konstatere, at omkostningerne i denne sag ikke bliver himmelhøje. - Men - fejlen må selvfølgelig ikke ske, og vi har derfor klargjort proceduren endnu mere overfor medarbejderne og indprentet, at der ikke må ske fejl i sådanne sager, der kan have meget store økonomiske konsekvenser.

2 Vi ligger ikke helt så fint med vore sammenligningstal, når vi ser på hvor meget vi bruger pr. kvm. På renholdelsen Her ligger vi helt i toppen når vil bliver sammenlignet med øvrige boligselskaber. Som man af jer ved, er der kommet en rapport fra By bolig og landdistrikt ministeriet, udfærdiget på foranledning af finansministeriet, der beskæftiger sig med, hvordan vi kan få nedsat omkostningerne på vores drift. Det falder fint i tråd med, at vi gennem nogle år har set på om der er muligheder for at lave samarbejder mellem afdelingerne om driften. Vi vil gerne selv ind og være med til at lave tingene, så vi ikke får et diktat ovenfra, som vi ikke selv har indflydelse på. Kan vi selv sidde ved bordenden, har vi mulighed for at sikre en bedre proces og sikre, at vi kan behandle vore medarbejdere godt. Jeg tænker her på, at vi kan give garanti for, at vore medarbejdere ikke afskediges fordi vi laver driftsfællesskaber, - at de nuværende medarbejdere ikke sættes ned i løn og så videre. Vi arbejder videre sammen med jer beboerdemokrater om at få dette til at fungere på den bedst tænkelige måde. Fra administrationens side vil vi denne gang prøve at vise hvilke særlige mål der er sat af bestyrelsen for årene 2013 og 2014 Jeg vil prøve at gennemgå de enkelte mål samt fortælle hvordan vi har nået målene. Arbejdsplan (de områder der skal fokuseres på i 2013 og 2014) RØDOVRE BOLIGSELSKAB STADIG LOKAL FORANKRET I RØDOVRE KOMMUNE

3 Synlighed i lokalsamfundet gennem et samarbejde med lokalpressen. Vi har haft presseplads i Rødovre lokalavis med røgalarmer og sjov søndag, Vi har haft en negativ presse på nedtagning af skure i afdeling 13. Der er oprettet en kontakt til redaktøren, så dialog er mulig fremover. Vi har også været i Boligen Samarbejde med Rødovre kommune kvalificering af styringsdialogen. Efter en utilfredsstillende dialog i 2013, har vi en forventning om, at dialogen i 2014 bliver en tand bedre. Kommunen har lovet at informere os om evt. tema og sender dagsorden før mødet afholdes. I kan være med til at gøre dialogen bedre, jo bedre i udfylder skemaet, jo bedre bliver det materiale vi diskuterer på baggrund af. ET VELFUNGERENDE BEBOERDEMOKRATI I RØDOVRE BOLIGSELSKAB Hjemmesiden skal forbedres gøres nemmere. Der skal være gennemgang så afdelingsbestyrelserne kan gå ned i EG-bolig og se egne konti. Adgang fra touchpads og smartphones vil være godt. Hjemmesiden er blevet forbedret/ fornyet, så man nu kan logge ind og se oplysninger om eget lejemål/opnotering, afdeling/ selskab/ økonomi - alt efter hvilken rolle man har i RB. Der er pt. gang i udarbejdelse af en let forståelig vejledning, så afdelingsbestyrelserne selv kan lægge ting på hjemmesiden f. eks tekst og billeder af arrangementer i egen afdeling samt uploade referater af afdelingsbestyrelsens møder. Vejledningen kan hentes bagest i lokalet. At lave hjemmesiden om til at være bedre på Pads og telefoner har været fravalgt fordi prisen har været for høj. Fortsat afholdelse af kurser for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer endvidere kursus i økonomi, råderet og vedligeholdelsesreglementer. Ad-hoc fyraftensmøder om aktuelle emner. Der har været afholdt kurser i økonomi og byggesager sammen med RAB. Der har været afholdt flere kurser om råderet og vedligeholdelsesreglementer. Der har været afholdt fyraftensmøder om bl.a. Målsætningsprogrammet. Der er planlagt fyraftensmøde om ejendomskontorernes arbejde set i forhold til 2 andre selskaber. Temamøde for alle beboere Hvem bestemmer, hvad skal være temaet. Der har været afholdt Sjov søndag En minirapport ligger til udlevering bagest i lokalet. Den store evaluering forventes at være færdig i løbet af februar, når arbejdsgruppen har været samlet i januar måned. Fælles kursus for hovedbestyrelsen for at opnå større viden og professionalisme. Der har været afholdt kursus/temadage med hovedbestyrelsen og administrationen

4 EN VELFUNGERENDE ORGANISATION MED ENGAGEREDE OG KOMPETENTE MEDARBEJDERE, I FORTSAT UDVIKLING. Lave en opgørelse over hvilke administrative opgaver der ligger hos varmemestrene i sammenligning med andre selskaber. Der er igangværende undersøgelse der bliver fremlagt for afdelingsformændene og hovedbestyrelsen den 4. december. Godt samarbejde mellem beboer og administration: Beskrivelse af indhold i driftsplaner Alle beboerne skal have mulighed for at kende den enkelte afdelings serviceniveau. Derfor udfærdiges ydelseskatalog, drifts- og langtidsplan for at sikre en effektiv og ressourcebevidst drift i afdelingen samt minimering af klagesager. Der er udarbejdet ydelseskataloger for de fleste afdelinger. De resterende er der dialog i gang med afdelingerne. Vi forventer, at alle afdelinger har ydelseskataloger inden udgangen af 2014 Have fokus på tilbagemeldinger på f. eks mails og breve. Der er gennemført check om hvorvidt vi besvare mails og breve indenfor 1 uge. Check gennemført som egentlig kontrol af mails og skriveborde.- Vil blive udført ca. 1 gang årligt. TIDSSVARENDE BOLIGSTANDARD MED VEL- VEDLIGEHOLDTE EJENDOMME Lave evalueringer af byggesager inkl. håndværker, rådgiver afdelingsbestyrelse og administrationen. Der er udarbejdet skemaer til evaluering af byggesagerne. Det er skema der ser byggesagen fra afdelingsbestyrelsens- administrationens-,håndværkeres- og rådgivers side. Renovationsprojekt i Rødovre ny affaldsordning Der er indført ny affaldsordning i de fleste afdelinger, der hvor der resterer ny ordning, er der hvor kommunen, enten ikke har kunne levere, eller ikke har været helt klar i kravene til de nedgravede løsninger.

5 Regnvandsafhjælpning, undersøge og evt. etablere et projekt Vi har ikke noget konkret endnu. Vi har dog nu fået et område med afvandingsproblemer med ind i kommuneplanen, således at vi nu kan komme videre derfra. Fremtidssikring herunder sammenlægning af lejemål. Vi har i forbindelse med tagrenovering arbejdet med isolering af klimaskærmen for at få mere energirigtige boliger. Hovedbestyrelsens politik omkring dispositionsfondens understøttelse af energirenovering er dermed ved at blive udmøntet. Det har ikke været muligt at få sammenlægning/udvidelse af lejemålene til at passe ind i sagen. Der er lavet overvejelser om hvorvidt noget at loftrummet kunne inddrages i de øverste lejligheder til en fornuftig pris og med en fornuftig indretning. Bestyrelsen arbejder nu videre med at sætte nye mål for 2015 og 2016, det vil I få at se og få mulighed for at komme med forslag til på næste repræsentantskabsmøde. På næste repræsentantskabsmøde vil vi prøve at få lavet en sag om hjemfaldspligt lavet klar. BL har forhandlet nogle fælles priser hjem for alle omegnskommunerne. Hos os drejer det sig om afdelingerne 1, 2, 5 og 17. Kort sagt skal vi købe grundene en gang til, det er den korte version af hjemfald. Hvis vi ikke gør det kan vi ikke optage lån til nyt tag etc. Så vi har ikke så store muligheder for at sige nej-tak til tilbuddet. I vil høre nærmere om det på næste møde.