Kay Åge Petersen, Flemming Jørgensen (Albertslund Kommune)

Transkript

1 Albertslund Boligselskab 2. maj 2012 Referat fra selskabsbestyrelsesmøde 16. april 2012 kl Deltagere: Adm.: Afbud: Karl Neumann, Lars Bremer, Kirsten Poulsen, Jeannette Nauta-Ridderstrøm, John Christiansen, Per Mogensen, Hans Holm, Dorte Nejrup, Kim Corlin, samt 1. suppleant Bent Henriksen. Annesophie Hansen og Tina Jepsen. Kay Åge Petersen, Flemming Jørgensen (Albertslund Kommune) Økonomichef Kenn E. Hansen deltog under punkt 1 9 Birthe Lauridsen, Etagehusene deltog under punkt 1 Revisor Jesper Jørn Pedersen deltog under punkt 1-9 Dagsorden 1. Drøftelse af procedure for afvikling af overskud og underskud 2. Formandens orientering 3. Administrationens orientering 4. Opfølgning siden sidste møde 5. Godkendelse af afdelingernes regnskaber 6. Evaluering af regnskabsprocessen 7. Godkendelse af selskabets regnskab Revisorprotokollat 9. Godkendelse af selskabets budget Dispositionsfonds tilskud til ABC 11. Godkendelse af økonomisk beretning til årsberetningen 12. Valg af repræsentant til beboerklagenævnet og integrationsrådet 13. Grundlag for honorar og telefonpenge 14. Drøftelse af repræsentantskabsmøde den 22. maj Valg til bestyrelsen 16. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen 17. Punkter til næste møde 18. Eventuelt Til drøftelse og beslutning 1. Drøftelse af procedure for afvikling af overskud og underskud Birthe Lauridsen og Kenn E. Hansen vil fremlægge overvejelser over AB Etagehusenes afvikling af afdelingens overskud for regnskab Det indstilles, at bestyrelsen drøfter procedurerne for afvikling af overskud i Etagehusene. AB s forretningsgang for afvikling af overskud og underskud vedlægges. 1

2 Birthe Lauridsen redegjorde for, hvorfor Etagehusene ønsker at anvende afdelingens overskud til vedligeholdelsesarbejder fremfor til dækning af underfinansiering. Økonomichef Kenn E. Hansen og revisor redegjorde for lovgivningen, som ikke umiddelbart åbner mulighed herfor. Kenn E. Hansen oplyste, at det er resultatkontoen der viser, om afdelingens regnskab viser overskud eller underskud. Ved overskud er der ofte flere underfinansierede konti, hvoraf nogle kan dækkes. Kenn understregede, at afdelingsbestyrelsen tages med på råd om, hvilke konti der skal dækkes først. Alle underfinansierede konti skal som udgangspunkt dækkes, før et overskud kan anvendes til andet formål. Bestyrelsen drøftede procedurerne for afvikling af overskud og underskud generelt. Bestyrelsen pålagde administrationen at undersøge mulighederne for at anvende overskuddet i Etagehusene til andet end underfinansiering til brug for bestyrelsens drøftelse på næste bestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen henledte opmærksomhed på at Etagehusenes afdelingsbestyrelse kan ansøge om dispensation hos Albertslund Kommune/By, Bolig og Landdistrikter ministeriet. Bestyrelsen bad administrationen undersøge om underfinansiering i forbindelse med de råderetsordninger, hvor afdelingerne låner af egne midler, er omfattet af de nye regler for overskudsafvikling. 2. Formandens orientering v/ Formand Karl Neumann - Evaluering af bestyrelseskonferencen - Orientering om arbejdet med at udarbejde strategi for BO-VEST - AB s deltagelse i Kreds 9 valgmøde torsdag den 19. april Det indstilles, at bestyrelsen tager formandens beretning til efterretning. Bestyrelsen tilkendegav tilfredshed med bestyrelseskonferencen og tog formandens beretning til efterretning. 3. Administrationens orientering v/ Annesophie Hansen Status på ledige lejemål i AB Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Lejeledigheden er p.t. følgende: Boliger: 0 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 2

3 Godkendelse af råderetsordninger Råderetsordningerne for AB Nord, Miravæget og Eskebuen forelægges for Kommunalbestyrelsen til godkendelse på mødet den 6. juni B-ordning forsøg i TMG afd. 1 Boliggruppen har i samarbejde med TMG afdeling 1 Tranehavnen udsendt et informationsbrev til alle beboere, der har kr. eller mere stående på deres vedligeholdelseskonto. Brevet informerer beboerne om muligheden for brug af vedligeholdelseskontoen blandt andet få at imødegå dyre fraflytningsboliger. Beboermagasinet Beboermagasinet er uddelt til alle beboere i BO-VEST. Legionella i VA afd. 4 Nord En beboer i VA afd. 4 Nord har fået konstateret legionella i starten af februar. Straks samme dag blev igangsat diverse tiltag og undersøgelser. Med hensyn til bakterieforekomsten viste en laboratorieprøve, at indholdet af legionella var 60 bakterier pr. liter vand, hvilket er langt under grænseværdien, der er bakterier pr. liter vand. Varmtvandstemperaturen på boligens vandanlæg var lige under de foreskrevne 50 grader, og anlægget blev herefter straks opjusteret. Det kan oplyses, at alle driftsledere og varmemestre for et år siden var til en temadag om legionella på Malervangen, så driftsledere og varmemestre er orienteret om, hvad der skal gøres i forbindelse med forekomst af legionella. Derudover vil der blive udarbejdet en Legionella-pakke til ejendomskontorerne med klare anvisninger på, hvordan legionella håndteres. Inddækning af indgangspartier i gårdene på Damgårdsarealet Albertslund Kommune har den 7. april 2009 (sags nr. 08/4343) returneret et eksemplar af Grundejerforeningen Damgårdslunden 1 Gårdene med kommunalbestyrelsens godkendelse. Godkendelsen omfatter tre grundtyper af indgangspartier i forskellige varianter samt dybde. Som udgangspunkt skal Grundejerforeningen betragtes som en højere myndighed i forhold til afdelingsmødet, men naturligvis kun i de forhold som Grundejerforeningen har bemyndigelse til at behandle jfr. vedtægten for Grundejerforeningen. Det er afdelingernes repræsentanters ansvar at sørge for, at afdelingsmødet orienteres vedrørende de forhold, der diskuteres i Grundejerforeningen, således at repræsentanterne kan få tilkendegivet afdelingsmødets holdning til de forskellige emner, der behandles i Grundejerforeningen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager administrationens beretning til efterretning. 3

4 Forvaltningskvalifikation Der skal være ens kontoplaner i hele den almene boligsektor. Det er et krav, at den nye kontoplan skal anvendes fra Det er dog ikke muligt, at nå at have kontoplanen færdig til udarbejdelse af budgettet. Administrationen laver en tidsplan og afholder informationsmøder med afdelingerne i efteråret. Beboermagasinet Bestyrelsen evaluerede beboermagasinet, som tilfredsstillende med mulighed for forbedring, og tog administrationens orientering til efterretning. 4. Opfølgning siden sidste møde - Aktionsliste vedlægges Det blev foreslået, at FU drøfter bestyrelsesevaluering og kursus i god ledelsesskik. Godkendelse af afdelingernes regnskaber Status på afdelingernes regnskaber vedlægges. Afdelingernes regnskaber vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes regnskaber. Økonomichef Kenn E. Hansen gennemgik afdelingernes regnskaber og regnskabsprocessen. Kenn redegjorde særligt for processen i Nord og Etagehusene, hvor processen ikke har været udfordret af fejl i materialet. Kirsten Poulsen fra AB Nord supplerede. Der er fra afdelingsbestyrelserne et ønske om ensretning af regnskabsmaterialet på tværs af afdelinger. Kenn lovede at tage dette ønske med til næste års proces. Punkt 5 og 6 blev behandlet samtidigt. 5. Evaluering af regnskabsprocessen Bordet rundt. Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer regnskabsprocessen. Punktet blev drøftet under punkt Godkendelse af selskabets regnskab 2011 Regnskabet udviser et underskud på kr. 4

5 Rentemarginalen for 2011 er fuldt fordelt af ny lovgivning og indgår i afdelingernes regnskab for Årsregnskab 1. januar december 2011 for Albertslund Boligselskab vedlægges. Kommentarer til regnskabet vedlægges. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender det fremlagte regnskab. Kenn E. Hansen gennemgik selskabets regnskab, som bestyrelsen godkendte. 7. Revisionsprotokollat Revisor vil gennemgå protokollatet på bestyrelsesmødet. Revisionsprotokollatet af 11. april 2012, til årsregnskaberne for perioden 1. januar december 2011 vedlægges. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager gennemgangen af revisionsprotokollatet til efterretning. Revisor gennemgik revisionsprotokollatet. Annesophie Hansen orienterede om bilagssagen. På sidste AB s organisationsbestyrelsesmøde og på et BO-VEST bestyrelsesmøde er det besluttet, at stillingtagen til dækning af et eventuelt tab afventer sagens afslutning. Protokollettet blev taget til efterretning. 8. Godkendelse af selskabets budget 2013 Kenn E. Hansen vil gennemgå udkast til selskabets budget Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender selskabets budget Budgettet blev godkendt, med den rettelse, at bestyrelseshonoraret sættes op til maksimum. Administrationen kommer med et forslag til fordeling af honoraret. 5

6 9. Dispositionsfonds tilskud til ABC Annesophie Hansen vil give en redegørelse på mødet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. ABC har ansøgt Landsbyggefonden om prækvalifikation til en 5-årig periode. Landsbyggefonden har meldt tilbage, at der gives tilsagn for en 4-årig periode, og at Etagehusene ikke er omfattet. Der har været afholdt møde med Landsbyggefonden om fordeling af midlerne. Desuden pågår forhandlinger om en budgetudvidelse, der kan omfatte Etagehusenes deltagelse i projektet. Det forventes, at der kommer en ansøgning fra ABC, om at AB støtter med det beløb, som egentlig var afsat til en 5-årig periode, såfremt kommune og afdelinger ligeledes støtter med det oprindelige beløb. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. 10. Godkendelse af økonomisk beretning til årsberetningen Kenn E. Hansen vil gennemgå Økonomisk Beretning for AB, som vil indgå i beretningen 2011/2012. Bilag vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender Økonomisk Beretning til årsberetningen. Bestyrelsen godkendte Økonomisk Beretning til beretningen med enkelte ændringer. 12. Valg af repræsentant til beboerklagenævnet og integrationsrådet Beboerklagenævnet John Christofferen har meddelt, at han stiller sit mandat i beboerklagenævnet til rådighed. Per Larsen (VA) har fungeret som suppleant i en årrække. VA ønsker at indstille Per Larsen som repræsentant til beboerklagenævnet. Er AB indforstået hermed, skal bestyrelsen indstille en suppleant til beboerklagenævnet. Det skal drøftes, om bestyrelsen ønsker at indstille en ny repræsentant eller suppleant til beboerklagenævnet. Kort beskrivelse af beboerklagenævnet vedlægges. 6

7 Integrationsrådet Administrationen har modtaget en henvendelse fra Albertslund Kommune om udpegning af repræsentant til Integrationsrådet. Lisa Wiese (fra AB), der har været medlem af Integrationsrådet gennem flere år, ønsker ikke at forsætte. VA ønsker at indstille Gertrud Gelting, Blokland til Integrationsrådet. Kort beskrivelse af integrationsrådet vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter om der skal indstilles nogen repræsentanter fra AB til Beboerklagenævnet og Integrationsrådet. Bestyrelsen drøftede valg af repræsentanter til Beboerklagenævnet og Integrationsrådet. Bestyrelsen støtter VA s indstillede repræsentanter og indstiller Per Mogensen som suppleant til Beboerklagenævnet. 13. Grundlag for honorar Bestemmelserne om det samlede årlige vederlag til organisationsbestyrelsen findes i 13, stk. 1, i Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. nr af 18. december 2009 med senere ændringer. Det fremgår heraf, at det samlede årlige vederlag til bestyrelsen i et regnskabsår ikke må overstige 69,86 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og 41,91 kr. pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. Bestyrelsen kan beslutte, at disse beløb hvert år reguleres i overensstemmelse med det af Danmarks Statistik beregnede sæsonkorrigerede lønindeks for den private sektor. Ovennævnte 69,86 og 41,91 kr. bliver ved regulering i overensstemmelse hermed til henholdsvis 78,00 og 45,00 kr. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august AB bestyrelse kan med dette udgangspunkt i 2013 udbetale honorarer for i alt ca kr. Det er tidligere i AB besluttet, at medlemmer af FU modtager kr. i honorar, mens øvrige bestyrelsesmedlemmer modtager kr. 1. suppleant modtager kr. Der disponeres således for kr., hvormed der er mulighed for at disponere yderligere kr. i Det indstilles, at bestyrelsen drøfter bestyrelseshonorarer og fastsætter honorar for 2013 til brug for budgettet. 7

8 Bestyrelsen drøftede bestyrelseshonorarer. Bestyrelsen besluttede, at administrationen laver et endeligt oplæg, hvor honoraret hæves til det lovgivningen giver mulighed for. Bestyrelseshonorar behandles og godkendes på næste bestyrelsesmøde. Orientering om telefonpenge gives på næste møde. 14. Planlægning af AB s repræsentantskabsmøde den 22. maj På valg til AB s bestyrelse er: Formand Karl Neumann Næstformand Lars Bremer har valgt at trække sig. Der skal vælges en ny næstformand for resten af perioden (1 år) Bestyrelsesmedlemmer Kay Åge Petersen (genopstiller ikke), John Christiansen og Kirsten Poulsen Bestyrelsessuppleant Bent Henriksen Det indstilles, at bestyrelsen drøfter planlægningen af AB repræsentantskabsmøde. Valg til AB s bestyrelse blev drøftet. AB bestyrelse indstiller Karl som formand. Per Mogensen som næstformand Som bestyrelsesmedlemmer opstilles: Birthe Lauridsen Lars Andersen Kirsten Poulsen John Christiansen Bent Henriksen Bestyrelsen drøftede planlægning af AB s repræsentantskabsmøde. 15. BO-VESTs repræsentantskab Ifølge BO-VESTs vedtægter udpeger hver boligorganisation et medlem til BO-VESTs bestyrelse. Repræsentantskabet vælger: - Formand (er ikke på valg i år) - Næstformand (BO-VESTs bestyrelse har indstillet Dorthe Larsen) - 5 bestyrelsesmedlemmer (på valg er Lars Bremer og Hugo Thuge) - 2 suppleanter (på valg er Jeanette Nauta-Ridderstrøm og Helle Winkel) 8

9 Indstilling Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager stilling til valg af to medlemmer og to suppleanter til BO-VESTs bestyrelse. Bestyrelsen drøftede valg til BO-VEST repræsentantskab. Det indstilles, at Per Mogensen og Jeannette Nauta-Ridderstrøm vælges til BO-VEST repræsentantskab. 16. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Ingen. Henvendelse fra Etagehusenes afdelingsbestyrelse. Henvendelsen blev drøftet under planlægning af repræsentantskabsmødet. 17. Punkter til næste møde - Telefonpenge - Underfinansiering i forhold til råderet 18. Eventuelt 9