Rødovre Boligselskab, Brandholms Alle 11, Rødovre - bestyrelseslokalet. Vor ref.: BL Indkaldelse udsendt den: 13. maj 2015

Transkript

1 INDKALDELSE Brandholms Allé Rødovre Tlf Fax Til: Mødetype: Samtlige medlemmer af hovedbestyrelsen Hovedbestyrelsesmøde Mødetid: Onsdag den kl Mødested: Rødovre Boligselskab, Brandholms Alle 11, Rødovre - bestyrelseslokalet Vor ref.: BL Indkaldelse udsendt den: 13. maj 2015 Øvrigt: - Afbud: Dagsorden: 1. Bestyrelsesforhold: Bestyrelsen består den 20. maj 2015 af følgende: Valgt af Afgår Birgitte Pedersen (formand) Repræsentantskabet December 2015 Susanne M. Voigt Repræsentantskabet December 2016 Sanne Sørensen Repræsentantskabet December 2015 Dan Norén Repræsentantskabet December 2016 Niels Viuf Repræsentantskabet December 2015 Trygvi Streymnes Repræsentantskabet December 2016 Grethe Kujack Repræsentantskabet December 2015 Jan Hansen Medarbejderne December 2015 Lene Due Unold Rødovre kommune December 2017 Bent Lyngsig er ansat som direktør. Revisionsprotokollat var fremlagt. Indstilling: at bestyrelsen tager punktet til efterretning. 2. Udsendte referater/opfølgning: Udsendte referater: 3. Igangværende sager: Affaldsordning i Rødovre: Kontortid: Mandag-Fredag Torsdag tillige

2 4. Beretning: Formand: Direktør: Fællesrepræsentationen RødovreNet Beboermøder Driftssamarbejder Repræsentantskabsmødet den 21. maj Temamødet om god ledelsesskik Hjemmeside Personale Ny udlejningsaftale 5. Fremtidig politik for anvendelse af dispositionsfonden og egen trækningsret i landsbyggefonden Emnet er behandlet tilbage i 2012, hvorfor det skønnes nødvendigt, at vi tager disse vigtige op til fornyet overvejelse og ser om vores anvendelse af de fælles midler fortsat lever op til det vi gerne vil. Hvad er formålet med fondene i den almene lovgivning? Helt overordnet kan man udtrykke det således, af vi først skal undersøge om en afdeling selv kan klare sine udgifter uden støtte fra fondene. Hvis en afdeling ikke kan klare sig selv, skal vi se om det lokale fællesskab, dispositionsfonden i selskabet, kan klare udgifterne. Hvis det lokale fællesskab ikke kan klare udgifterne, må vi gå videre til det centrale fællesskab i landsbyggefonden for at søge hjælpen her. Det giver dog ikke mening, at selskabet sparer for meget op i fondene, idet midlerne kan udnyttes langt bedre, hvis midlerne i fondene arbejder for beboerne. Målet må derfor være, at vi lader så mange penge som muligt arbejde for afdelingerne. Politisk vil det være et godt udgangspunkt, at vi arbejder så meget med vore penge som muligt, dog således, at vi til enhver tid har så mange penge i dispositionsfonden, at vi ikke skal opkræve særskilt bidrag til den. Den nedre grænse for hvor mange penge vi skal have i dispositionsfonden er pt kr. Der kommer pt. ca. 5 mio. kr. i dispositionsfonden hvert år som følge af indbetalingerne fra de udamortiserede lån. Vores disponible del, som vi kan råde over uden at skulle opkræve er kr. Med hensyn til egen trækningsret i landsbyggefonden, vil et godt bud være, at vi kun trækker på de midler som vi har opsparet i forvejen. Derved sikrer vi, at vi ikke binder fremtidige bestyrelser ved at bruge pengene på forskud. For at få en bedre udnyttelse og en mere retfærdig udnyttelse af de fælles midler, der er til rådighed i selskabet, er det nødvendigt, at vi ser på hvilke parametre der spiller ind, når der bliver ansøgt om midler fra de 2 puljer med fælles midler.

3 Tilskud kan således eksempelvis ydes til: Installation af centralvarme eller anden tidssvarende opvarmningsform Tidssvarende boligforbedring af toilet- og badeforhold. Arbejder, der udføres i forbindelse med brandsikring. Isoleringsarbejder og andre energibesparende foranstaltninger. Forbedring af køkkener. Renovering af facader, altaner, tag m.v. ("Klimaskærmen") Etablering og forbedring af vaskerier og andre fælleslokaler. Forbedring af bebyggelsens omgivelser, f.eks. omlægning af gårdsplads og øvrige friarealer, etablering af lege- og opholdsarealer eller lignende arbejder, hvorved bebyggelsens omgivelser forbedres væsentligt. Tilskud kan kun ydes til egentlige forbedringer, der hæver bygningens og boligens standard og tilfører ejendommen eller dens omgivelser og dermed boligerne en øget brugsværdi for beboerne. Dog kan tilskud tillige ydes til større og særligt udgiftskrævende opretningsarbejder. Midlerne kan udbetales til alle afdelinger uanset om og hvor meget de har indbetalt til fondene. En afdeling kan ikke tildeles så store midler, at de øvrige afdelinger afskæres fra af få midler. Midlerne i trækningsretten skal ydes som tilskud, medens midlerne i dispositionsfonden kan ydes både som lån og tilskud. Dispositionsfonden Når disse overordnede regler er fulgt, giver det os selv mulighed for at prioritere, hvilke kriterier vi skal gå frem efter når vi yder hjælp fra fondene. Det er vanskeligt at opstille helt firkantede kriterier, men følgende emner vil altid indgå i politikken. Lån eller tilskud Afdelingens huslejeniveau Afdelingens egen opsparing Udlejningsvanskeligheder Typen af arbejde der skal udføres Vores forventede indbetalinger til dispositionsfonden fremgår af vedlagte tabel.

4 Det foreslås, at vi fortsat forsøger at planlægge forbruget således, at vi aldrig skal opkræve særskilt til dispositionsfonden, men alene klarer og med indbetalingerne fra de udamortiserede lån og tilbagebetalingerne af de udlånte midler. Lån eller tilskud? Som udgangspunkt foreslås det, at der fra dispositionsfonden alene ydes lån til afdelingerne. Kun i de tilfælde, hvor en afdelings økonomi er truet, kan der ydes tilskud. Yder vi som lån over 10 år, vil pengene med en minimal forrentning komme tilbage i fonden, med de muligheder det giver for med tiden at finansiere større projekter. Et eksempel på et køkken til kr. i en afdeling vil med den nuværende belåning over 20 år betyde en ydelse på kr. 358 pr. måned med en samlet betaling over 20 år på kr ,- Financierer vi det via dispositionsfonden over 10 år, vil prisen blive 525 kr. pr. måned eller i alt ker over hele perioden. Der er altså kr. eller ca. 26,67 %, at spare ved at bruge dispositionsfonden (der tages ikke højde for eventuel inflation, renteændringer m.v.) Det vil blive billigere og lettere for beboerne, at forstå de beløb, som de betaler for deres køkken. Skal der ydes tilskud, er følgende parametre i spil: Afdelingens huslejeniveau Udlejningsvanskeligheder Afdelingens egen opsparing Typen af arbejde der skal udføres Kort sagt parametre der dels siger noget om hvorvidt afdelingen er i økonomisk fare, og om det den skal have lavet, er vigtigt for bygningerne. Ud over ovenstående kan dispositionsfonden for eksempel benyttes til andre ting som f. eks. Enkeltsager til principielle advokatomkostninger, hvor omkostningen overstiger et vist niveau. Dækning af dobbelte lønudgifter ved sygdom blandt afdelingernes personale. Sager om skimmelsvamp hvor det ikke skyldes at afdelingen hænger lidt på grund af for lave henlæggelser til istandsættelse. Enkeltsager inden for fraflytning, hvor omkostningen overstiger et vist niveau. (Er ikke en del af det, som bestyrelsen allerede har besluttet.) Her ud over kan der ydes hjælp til generelle ordninger i hele selskabet, hvor selskabet betaler for alle afdelinger. Endelig vil midlerne i dispositionsfonden også kunne bruges til kortvarige lån f eks byggekreditter i større projekter. Egen trækningsret

5 Egen trækningsret kan som sagt kun ydes som tilskud Det er muligt at beslutte, at der altid gives tilskud til bestemte arbejder. Der vil være tale om planlagte arbejde, hvilket betyder, at vi har muligheden for gennem langtidsplanerne at forudse hvornår og hvor mange penge vi skal bruge i de næste mange år. Det foreslås derfor, at vi her koncentrerer os om, hvilke typer af arbejde der skal ydes hjælp til, og så at sige giver tilskuddet uanset afdelingens økonomi. Det kan være: Tagudskiftning, vinduesudskiftning, energibesparende foranstaltninger. Hvis vi former vores politik ud fra de ovenstående forslag, vil vi kunne bruge dispositionsfonden og egen trækningsret, således at flest mulige beboere får nytte af de fælles økonomiske midler. Indstilling: Det indstilles, at dispositionsfondens midler fortsat ydes som udlån til afdelingerne. Kun hvor der er fare for en afdelings økonomiske overlevelse, ydes som tilskud. Her ud over ydes tilskud til følgende poster, som bestyrelsen har besluttet, uanset økonomien: Vikardækning ved langvarig sygdom, Principielle advokatomkostninger, Skimmelsvamp omkostninger i visse tilfælde. I helt særlige tilfælde, hvor en afdelings økonomi er i fare, kan der ydes tilskud til enkelte projekter og poster. Ekstraordinære energibesparende tiltag, -ydes som tilskud Større fælles udgifter i alle afdelinger f. eks fugtmålere og lignende Tilskud til større ekstraordinære energirenoveringer, hvor der renoveres til en generelt højere energistandard. Udlån ydes til badeværelser med en løbetid på 20 år. Ønsker prioriteres hver år i november/december måned. Det indstilles endvidere, at der ydes tilskud fra egen trækningsret til følgende: Nyt tag, Nye vinduer, Nyt varmeanlæg Større energibesparende foranstaltninger, herunder etablering af solceller til elektricitet. Nye stigstrenge/faldstammer Alle bevillinger og udlån fra fondene skal som hidtil behandles i hovedbestyrelsen. 6. Digitalisering af lejekontrakter m.v. I forbindelse med at vi er overgået til at have alle dokumenter skannet ind på alle lejere siden 2012, har vi et behov for nu at få digitaliseret alle de gamle lejesager i kælderen. Når disse bliver digitaliseret, kan vi tilgå alle sager direkte fra computerne.

6 Det vil give en mere sikker sagsbehandling fremover, idet vi så kan behandle sagerne ens. Sagerne i kælderen har for meste delens vedkommende været udsat oversvømmelse. Dokumenterne blev frosset og renset, men mange er stadig ildelugtende, hvilket ikke er godt for arbejdsmiljøet. Vi har ud fra de sager vi har indscannet, en forventning om, at det vil svare til en medarbejders timer i et halvt år. Den anslåede udgift til løn, pension m.v. forventes at blive ca ,- kr. Det indstilles, at der bevilges kr fra selskabets arbejdskapital til digitalisering af gamle lejesager. 7. Eventuelt 8. Godkendelse af referat Med venlig hilsen Rødovre Boligselskab Birgitte Pedersen