De implicerede afdelingsformænd skal snarest indkaldes til et fællesmøde, hvor fælles retningslinjer skal aftales.

Transkript

1

2 11. Orientering fra kursusudvalget. 12. Orientering om Tranemosegårdkursus Orientering om Forsikringsåret Fællesdatabase over dårlige betalere. 15. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen. 16. Orienteringssager BIB v/ Dorthe Larsen. 17. Orienteringssager BL v/ Allan Nielsen. 18. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme v/ Hugo Thuge. 19. Orienteringssager fra administrationen. 20. Næste møde. 21. Eventuelt. 1. Orientering om Helhedsplan fase 4 i afdeling 13 Silergården Det indstilles, at bestyrelsen under forudsætning af afdelingsbestyrelsens godkendelse godkender forslaget om: - at godkende næste fase af bygningsgennemgangene, som gerne skulle opstartes nu (lavhuse samt eventuelt installationer i rækkehuse) til den beskrevne økonomiske ramme. De implicerede afdelingsformænd skal snarest indkaldes til et fællesmøde, hvor fælles retningslinjer skal aftales. 2

3 2. P-pladser afdeling 13 Silergården Det indstilles, at bestyrelsen under forudsætning af beboermødets godkendelse, godkender forslaget om etablering af P-pladser med den beskrevne økonomi. Administrationen bedes lave nye udregninger hvori indgår beregningen af tabte renteindtægter og undersøge, om ydelsen kan gøres billigere end de 7,2%, der er en for høj ydelse. Sagen blev godkendt så billigste alternativ vælges. Er de lige billige vælges "lånemodellen". 3. Godkendelse af dagsordenen Bestyrelsen startede med en besigtigelsestur, hvor renoveringerne i Dyringparken 6 og Kisumparken 12 blev fremvist. Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. Efter besigtigelsesturen blev det besluttet, at rykke punkt 1 og 2 til efter punkt 8. Dagsordenen blev herefter godkendt. 4. Orientering om muligheder for andre kapitalplaceringer Det indstilles, at bestyrelsen drøfter mulighederne for kapitalplacering. Det blev besluttet at lade BO-VEST undersøge muligheden for at forvalte pengene sammen med VA og AB, for at få mest muligt ud af organisationernes penge. 5. Opgørelse af dispositionsfond og arbejdskapital Det indstilles, at bestyrelsen tager opgørelserne til efterretning. Administrationen bedes undersøge max-beløbet for indbetaling til arbejdskapitalen, samt lave nye beregninger på, hvor meget hver afdeling har lov til at trække på trækningsretten. 3

4 6. Godkendelse af Tranemosegårds årsregnskab for 2011 Det indstilles, at bestyrelsen godkender Tranemosegårds årsregnskab for Revisor gennemgik regnskabet samt revisionsprotokollatet og kunne konstatere, at der er penge til gode hos Brøndby Kommune for tab på fraflyttere. Der er udbetalt for meget i bestyrelsesvederlag. Administrationen bedes finde ud af, hvordan denne fejl er opstået. Årsregnskabet samt revisionsprotokollatet blev godkendt med følgende aftale ændringer: I Revisionsprotokollatet side 232 er huslejen i Tranevænget 644 og ikke 656. Til afsnittet side 238 om for meget udbetalt bestyrelsesvederlag, tilføjes en beskrivelse af årsagen til det for meget udbetalte vederlag. (Senere er det blevet konstateret, at der var fejl i revisionsprotokollatet omkring bestyrelsesvederlaget, dette er blevet rettet). 7. Godkendelse af afdelingsregnskaber 2011 for afdeling 1 Tranevænget, afdeling 3 Maglelund, afdeling 4 Tranehaven, afdeling 6 Moserne, afdeling 12 Gillesager/ Lindeager, afdeling 13 Silergården og afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingsregnskaberne for 2011 for samtlige afdelinger. Afdelingernes regnskaber blev godkendt. 8. Godkendelse af budget for 2013 for afdeling 3 Maglelund Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet for 2013 for afdeling 3 Maglelund. Budgettet blev godkendt. 9. Udlejning af lejlighed i afdeling 4 Tranehaven Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til endelig efterretning. Bestyrelsen besluttede, at beboeren i Tranehaven, skal have en kompensation på 1000 kr., som svarer til de 8 dage, hvor han ikke har haft adgang til vand i lejligheden (hverken køkken og bad/toilet). 4

5 BO-VEST skal udarbejde en procedure, så der fremover ved indflytning ikke bliver renoveret bad og køkken på samme tid. 10. Tab på fraflyttere Det indstilles, at bestyrelsen diskuterer tab på fraflyttere i afdelingerne. Bestyrelsen diskuterede tabene på fraflyttere i afdelingerne og bad administrationen om at lave en statistik over indskud pr. m2, inden der evt. skrives ud til de afdelinger hvor det kan være en god idé at sætte indskuddet op. 11. Orientering fra kursusudvalget Der afholdes beboerkursus den september 2012 i Rørvig Centret. Som noget nyt, skal det prøve at tiltrække yngre familier, gerne med børn. Hovedemnet vil omhandle vand, vandafledning, klimatilpasning med besøg på Brøndby Vandværk og Avedøre Spildevandscenter. 12. Orientering om Tranemosegårdkursus 2012 Der afholdes Tranemosegårdkursus den oktober 2012 i Rørvig Centret. Det planlægges at starte lørdagen med en rundtur i Brøndby for at se på renoveringsprojekter, bla. T13, Lunden, Brøndby Nord, Tranevænget og Brøndbyparken. Eftermiddagens emne vil omhandle grøn renovering af tage, herunder solceller. Søndag vil der være nyt fra afdelingerne samt nyt fra BO-VEST, hvor direktør Ulrik Brock Hoffmeyer vil være inviteret. 13. Orientering om Forsikringsåret

6 Ikke alle tallene passer fordi det tager lang tid før pengene kommer ind. Tranemosegårds afdelinger er ikke dækket af en erhvervs- og produktansvarsforsikring, som bla. dækker erstatningskrav ved legionellaforekomst. Denne er nu tilkøbt til alle afdelinger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte tilkøbet af erhvervs- og produktansvarsforsikringen. 14. Fællesdatabase over dårlige betalere Det indstilles, at bestyrelsen diskuterer artikel fra Vi Lejere. Tranemosegård bør ikke have en database over dårlige betalere, da alle har ret til en bolig, men hvis andre boligselskaber begynder at lave sådanne databaser, kan det ende med, at vi får alle dårlige betalere. Bestyrelsen besluttede at afvente og se hvor stort problemet bliver og tager emnet op igen, hvis andre boligselskaber i Brøndby eller på landsplan begynder at lave databaser over dårlige betalere. 15. Orienteringssager BO-VEST, v/ Allan Nielsen Allan Nielsen gennemgik det sidst møde i BO-VESTs bestyrelse. I forbindelse med repræsentantskabsmødet den 24. maj, vil Dorthe Larsen fremlægge den nye kursusbrochure fra kursusudvalget og Hugo Thuge vil fremlægge det nye fælles beboerblad. 16. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 6

7 17. Orienteringssager BL, v/ Allan Nielsen Der er kredsvalgsmøde den 19. april Tranemosegård tilmelder 14 personer til mødet. BL afholder igen et Åbent Hus arrangement i løbet af efteråret. Hugo Thuge tager op på næste møde i De9 om og hvordan de ønsker at deltage i arrangementet. 18. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge Nye takstberegningsmodeller viser, at der er besparelser på 15% på fjernvarme for nogle og tilsvarende omvendt merudgift på 15% for andre afdelinger. Særligt afdelinger med murstensbyggeri rammes negativt. Hugo Thuge retter henvendelse til Brøndby Fjernvarme desangående BIB bør inddrages, da det omhandler mange boligafdelinger i Brøndby. 19. Orienteringssager fra administrationen Ydelseskatalog og antal møder under standardpakken På møde i Tranemosegårds bestyrelse den 9. februar 2012, blev administrationen bedt om at finde ud af hvor mange organisationsbestyrelsesmøder der er til rådighed inden der skal betales for tillægsydelser. I ydelseskataloget side 4 står følgende som en del af det BO-VEST leverer for administrationsbidraget: Forberedelse og gennemførelse af organisationsbestyrelsesmøder Forberedelse, deltagelse og opfølgning i forbindelse med normalt 4-5 møder i organisationsbestyrelse (og FU), herunder udarbejdelse af kommenterede dagsordener og mødereferater. Omfatter dels direktionens og ledelsens medvirken, dels sekretariatsbistand. Dvs. fra og med 6. møde inden for et kalenderår opkræves tillægsydelse. Strategisk indkøb BO-VESTs bestyrelse godkendte på bestyrelsesmødet i februar, at der igangsættes et indkøbsprojekt i BO-VEST, der fokuserer på strategisk indkøb. Strategisk indkøb vil sige indkøb, der sigter mod den mest fordelagtige ordning, hvilket ikke i alle situationer 7

8 nødvendigvis er fælles indkøb, f.eks. kan internethandel være mest fordelagtigt ved nogle varer. Indkøbsprojektet indledes med strategisk indkøb af kontorartikler, brændstof, arbejdstøj, salt/grus/urea samt oprettelse af systematisk videndeling om internet-handel. Afdeling 12 Gillesager/Lindeager På møde i Tranemosegårds bestyrelse den 9. februar 2012 blev lejetab i afdeling 12 Gillesager/Lindeager, diskuteret. Administrationen blev bedt om at undersøge følgende: 1. Får vi de beløb på lejetab fra Kommunen, som vi skal have? Ja. 2. Er det muligt at lave en ordning, således at alle afdelinger i Tranemosegård, solidarisk hæfter for tab på fraflyttere i alle afdelinger? Ja, men ikke pr. automatik. Ved årsregnskabet kan den enkelte afdeling søge organisationsbestyrelsen og pengene tages af dispositionsfonden. 3. Administrationen vil lave en indsats om orientering omkring b-ordning. Herunder inddragelse af varmemestrene, beskrivelse af B-ordning i Tranemosegårdbladet, kursus til beboerdemokraterne samt brev til beboerne, som oplyser, hvad pengene på B-ordningen kan bruges til. Dette er iværksat - udkast til brev vedlægges. I afdeling 1 Tranevænget, er der udsendt brev til 64 lejere, hvor B-ordningssaldoen var over kr Afventer resultatet af dette. Endvidere er vedlagte udkast sendt til afdelingsbestyrelsen samt varmemestrene i afdeling 12 Gillesager/Lindeager, til brug for eventuel imødegåelse af fraflytningstab. 4. Administrationen holder øje med fraflytningerne og udsættelserne og følger situationen nøje, for at se hvilke tiltag der kan gøres. Udlejningen tager dette til efterretning og vil kvartalsvis orientere organisationsbestyrelsen. Afslag på prækvalifikation til støtte til Boligsocial Helhedsplan, Brøndby En række boligafdelinger i Brøndbyøster bl.a. Gillesager har på initiativ af Brøndby Kommune indsendt en Prækvalifikationsansøgning for et boligsocialt projekt i Brøndbyøster. Projektet var målrettet udsatte børn og unge. Landsbyggefonden har ved brev af 27. marts i år givet afslag på prækvalifikationen. Bolind Administrationen undersøger den nøjagtige aktiepost i Bolind og fremlægger det på mødet den 12. april Status på ledige lejemål i Tranemosegård Antal ledige lejemål Boliger: 1 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 8

9 Kommentarer til lejemål: Kisumparken 114, 3.th.: Lejetab: 1. marts marts 2012: 3.891,50 kr. Lejetab pga. udlejningsproblemer Opsigelses- og fraflytningsstatistik Vedlagt er statistik for januar og februar 2012 Til- og fratrædelser Tiltrædelser Administrationen: Ingen Boligafdelingerne: Ingen Fratrædelser Boligafdelingerne: Ingen Administrationen: Ingen Det indstilles, at bestyrelsen tager administrationens beretning til efterretning. Bestyrelsen besluttede at afholde det korte bestyrelsesmøde i forbindelse med repræsentantskabsmødet uden administrativ deltagelse, for at holde sig de til 5 bestyrelsesmøder, der er inkluderet i ydelseskataloget. Alternativt at der findes en anden ordning, hvor tillægsydelsen afledes af administrationens ydelser i forbindelse med repræsentantskabsmødet. Der var et ønske om, at administrationen laver et tjek på håndværkerpriser og sammenligner priser afdelingerne i mellem og derved undersøger, om det er muligt at lave standard-priser, for det samme stykke arbejde, som en håndværker udfører i alle afdelinger. Emnet om solidarisk hæftning for tab på fraflyttere skal med som selvstændigt punkt til næste møde. Administrationen skal finde ud af, hvordan man løbende kan holde øje med udviklingen af tab på fraflyttere. Der skal arbejdes videre med et brev til de beboere, der har mange penge stående på deres B-ordningskonto. Administrationen bedes undersøge hvor Tranemosegård har andre aktieposter, herunder bla. Kooperationen. 9

10 19. Næste møde Næste møde er mandag den 21. maj repræsentantskabsmøde. Til repræsentantskabsmøde vil Kenn E. Hansen fremlægge regnskabet og Ulrik Brock Hoffmeyer vil fremlægge administrationens mundtlige beretning. Det blev besluttet, at mødet tirsdag den 18. september 2012 rykkes til tirsdag den 25. september Eventuelt Et bestyrelsesmedlem i Maglelund er afgået ved døden. Det blev besluttet, at Tranemosegård sender en krans til begravelsen. Hugo Thuge orienterede om at Forstadsmuseet laver "Køge Bugt på banen" med udstillinger og events, den samme weekend, som der afholdes Kulturweekend i Brøndby Strand. Glostrup den 17. april 2012 Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Lars Jensen 10