NOTAT HVIDOVRE KOMMUNE

Transkript

1 Oversigt over ændringer af offentlighedsloven Økonomi- og Stabsforvaltningen har udarbejdet oversigten nedenfor over ændringer. Oversigten er udarbejdet med udgangspunkt i en oversigt fra lovforslagets almindelige bemærkninger pkt I oversigten er kun medtaget de ændringer, som har betydning for relationen mellem borgere og kommuner og ikke relationen mellem staten og borgere. Som det fremgår af oversigten, vil de fleste ændringer medføre en udvidelse af åbenheden overfor borgeren/offentligheden i øvrigt. NOTAT HVIDOVRE KOMMUNE Borgmesterkontoret Økonomi- og Stabsforvaltningen Sag: 13/22222 Udvidelser i forhold til den gældende offentlighedslovs princip om åbenhed i den offentlige forvaltning: - Det fremhæves i loven, at myndighederne m.v. skal sørge for, at hensynet til åbenhed i videst muligt omfang varetages ved etablering m.v. af nye itløsninger (lovens 1, stk. 2) - Udvidelse af lovens anvendelsesområde til med visse begrænsninger også at omfatte KL, Danske regioner, elforsyningsvirksomheder, der distribuerer elektricitet ved spænding på 500 v eller mere, selskaber mv. der driver naturgas samt kollektive varmeforsyningsanlæg, som er omfattet af varmeforsyningsloven og med kapacitet på mere end 10 MJ/s (lovens 3) - Udvidelse af lovens anvendelsesområde til at omfatte selskaber, institutioner m.v., i det omfang de træffer afgørelse på statens, en regions eller en kommunes vegne, herunder private aktører, der har opgaver efter sygedagpengeloven, (lovens 5, stk. 1) - Udvidelse af lovens anvendelsesområde til at gælde for ikke-børsnoterede selskaber, hvor det offentlige ejer mere end 75 % af ejerandelene (lovens 4) - Kommunen får pligt til at sikre, at virksomheder, der får overladt opgaver, som efter lovgivningen påhviler det offentlige, herunder organisationer, der varetager introduktionsprogrammer efter integrationsloven samt andre aktører på sygedagpenge og beskæftigelsesområdet, løbende giver kommunen oplysninger om udførelsen af opgaverne (lovens 6) - Ophævelse af kravet i den gamle offentlighedslov om, at aktindsigt var betinget af, at borgeren havde kendskab til dokumentets eller sagens eksistens - Borgere får ret til at få foretaget en sammenstilling/dataudtræk af oplysninger ex. kommunens samlede kørselsudgifter - ved brug af få og enkle kommandoer i myndighedernes databaser - (lovens 11) - Borgerne får ret til at få indsigt i den databeskrivelse, der knytter sig til en database for på den måde at sikre offentlighedens kendskab til, hvordan den enkelte database grundlæggende er opbygget. Det gælder også, selvom databeskrivelsen indgår i et internt dokument. (lovens 12) - Pligt for kommunen til af egen drift at overveje meroffentlighed (dvs. pligt til at overveje at give aktindsigt, selvom der ikke er pligt til at give aktindsigt) og udvidelse af meroffentlighedsprincippet til også at omfatte sager undtaget fra aktindsigt, dog ikke for bl.a. kalendere (lovens 14, stk. 2) - Egentlig lovbestemmelse om pligt til journalisering (lovens 15)

2 - Forsøgsordning, hvorefter justitsministeren efter forhandling med en kommune kan træffe bestemmelse om, at kommunen skal udarbejde en postliste, som skal offentliggøres på hjemmesiden. Forsøgsordningen vil komme til at omfatte mindst en større kommune (lovens 16) - Pligt for myndighederne til løbende at informere om deres virksomhed og fastsætte retningslinjer herfor. Hvidovre Kommune har allerede sådan information på kommunens hjemmeside (lovens 17) - Borgerne får ret til indsigt i den øverste ledelseskontrakt (resultatlønskontrakt) for så vidt angår oplysninger om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed i kommunens øverste direktion, dvs. kommunaldirektør og forvaltningsdirektører (lovens 21, stk. 4) - Økonomi- og indenrigsministeren kan efter forhandling med KL fastsætte regler om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der foreligger i endelig form. Der ses ikke at være vedtaget nogen regler endnu. (lovens 23, stk. 3) - Ret til indsigt i såkaldte praksisoversigter (lovens 26, nr. 5) - Adgang for den aktindsigtssøgende til som udgangspunkt selv at bestemme, hvordan aktindsigten skal gennemføres (lovens 40) - Indførelse af en sagsbehandlingsfrist på som udgangspunkt 7 arbejdsdage hidtil 10 kalenderdage (lovens 36, stk. 2) - Ret til at påklage en aktindsigtsafgørelse m.v. direkte til den øverste klageinstans og sagsbehandlingsfrist på som udgangspunkt 20 arbejdsdage (lovens 37) - Klagevejledningspligt til tilsynsmyndigheden i forhold til kommunale og regionale aktindsigtsafgørelser, når der ikke er en anden klageinstans m.v. (lovens 38) - Ret til særskilt at påklage sagsbehandlingstiden i forbindelse med aktindsigt (lovens 39) Begrænsninger i forhold til den gældende offentlighedslovs princip om åbenhed i den offentlige forvaltning: - Kommunen kan undlade at behandle en anmodning om aktindsigt, i det omfang det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Ifølge bemærkningerne til lovforslaget er det et tidsforbrug på minimum 3 arbejdsdage (lovens 9) - Undtagelse af kalendere fra retten til aktindsigt se nærmere nedenfor (lovens 22) - I forbindelse med, at lovens anvendelsesområde udvides til også at omfatte KL og Danske Regioner, undtages interne oplysninger og dokumenter, der udveksles mellem KL, Danske Regioner, kommunerne og regionerne i forbindelse med bl.a. økonomiske eller politiske forhandlinger med staten (lovens 25) - Kommunen kan nægte at foretage såkaldt ekstrahering af oplysninger fra bl.a. interne dokumenter, i det omfang dette vil indebære et uforholdsmæssigt ressourceforbrug (lovens 28, stk. 2, nr. 1) Side 2 af 5

3 Orientering på hjemmeside om borgmesters udgifter og aktiviteter i stedet for aktindsigt i kalender Økonomi- og Stabsforvaltningen har fundet det uklart, om Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at der fremover skal gives aktindsigt i borgmesterens/direktionens og øvrige medarbejderes kalendere, selvom det følger af offentlighedsloven, at der ikke skal gives aktindsigt heri, og selvom meroffentlighedsprincippet ikke finder anvendelse i forhold til kalendere. Forvaltningen har derfor bedt Justitsministeriet om en udtalelse. Justitsministeriet har oplyst i vedlagte høringssvar, at retten til aktindsigt ikke omfatter kalendere, og at der ikke er en pligt til at overveje meroffentlighed i forhold til kalendere. Men forvaltningsmyndigheder er ikke afskåret fra - ud fra saglige hensyn i konkrete tilfælde - at give aktindsigt i kalendere, så længe andre regler, fx om tavshedspligt eller regler i persondataloven ikke er til hinder herfor. Forvaltningen indstiller imidlertid, at der ikke gives aktindsigt i hverken borgmesterens, direktionens eller øvrige ansattes kalendere. Forvaltningen har lagt vægt på anbefalingen herom fra flertallet af offentlighedslovskommissionen. Kommissionens flertal (Eva Ersbøll, Hans Gammeltoft-Hansen, Ole Hasselgaard, Hans Høj, Poul Dahl Jensen, Thorkild Meedom, Kristian Korfits Nielsen, Mogens Pedersen, Vivian Grønvall Petersen, Steen Rønsholdt, Birgitte Sørensen, Hans B. Thomsen og Vibeke Vinten) har således anført, at der ved vurderingen af undtagelse af kalendere fra aktindsigt, må lægges vægt på, at de hensyn, der ligger bag bestemmelsen om at sikre kalenderen som et nødvendigt praktisk planlægningsredskab samt om at beskytte privatsfæren, gør sig gældende i forhold til alle sager om førelse af en kalender i den offentlige forvaltning. Kommissionsflertallet finder, at der i den forbindelse navnlig må lægges vægt på, at der på samme måde som vedrørende aktindsigt i offentligt ansattes personalesager er risiko for, at anmodninger om aktindsigt i offentligt ansattes kalendere vil blive udnyttet på en chikanøs måde. Flertallet af Kommissionen finder, at det i forlængelse af det anførte også må tages i betragtning, at offentligt ansatte vil kunne føle utryghed og usikkerhed alene på grund af den omstændighed, at der vil kunne begæres aktindsigt i deres kalendere, uanset om det i det enkelte tilfælde må antages, at den konkrete anmodning om aktindsigt har et chikanøst formål. Herudover har flertallet i Kommissionen lagt vægt på, at en undtagelse af alle kalendere, der føres i den offentlige forvaltning, fra retten til aktindsigt, ikke kan antages at udgøre et væsentligt indgreb i offentlighedens adgang til information. Dette skyldes ifølge kommissionen bl.a., at det ikke kan antages, at der forbundet en særlig offentlig interesse i at få aktindsigt i sådanne kalendere, ligesom sådanne kalendere ikke generelt kan antages at indeholde oplysninger af særlig interesse for offentligheden. Flertallet af Kommissionen har bemærket, at det i den sammenhæng også må tages i betragtning, at der i forhold til alle ansatte i det offentliges tjeneste i overensstemmelse med gældende ret vil være aktindsigt i oplysninger om tjenesterejser, ligesom der som i dag vil kunne søges aktindsigt i bilag mv. for konkrete udgifter, der afholdes som led i varetagelsen af det offentlige hverv. På denne baggrund og efter en samlet afvejning af de hensyn, der taler henholdsvis for og imod aktindsigt i de nævnte kalendere finder flertallet i kommissionen, at alle kalendere, der føres i den offentlige forvaltning, bør være undtaget fra Side 3 af 5

4 retten til aktindsigt. Det vil sige, at ikke blot offentligt ansattes kalendere bør være undtaget fra retten til aktindsigt, men også kalendere for regionsrådsformænd, borgmestre, magistratsmedlemmer og udvalgsformænd med delt administrativ ledelse. Der vil heller ikke være aktindsigt i kommunalbestyrelses- og regionsrådsmedlemmers kalendere, der normalt ikke vil være oprettet som led i administrativ sagsbehandling, og derfor allerede efter de gældende regler vil falde uden for offentlighedslovens anvendelsesområde. KL har i vedhæftede notat - i overensstemmelse med kommissionens anbefaling - anbefalet, at der ikke gives aktindsigt i ansattes, herunder direktionens, kalendere overhovedet. KL har lagt vægt på hensynet til de ansattes privatsfære. KL har ikke forholdt sig til, om der skal gives aktindsigt i borgmestres kalendere. Offentlighedskommissionen har overvejet, om der bør gælde en vis informationspligt vedrørende offentligt ansattes udgifter og aktiviteter, i det omfang disses kalendere undtages fra aktindsigt. Det er kommissionens opfattelse, at der i forhold til borgmestre og regionsformænd må lægges vægt på, at de ligesom ministre fungerer som politikere og som forvaltningschefer. Og det er kommissionens opfattelse, at der i forhold til borgmestre og regionsrådsformænd på samme måde som i forhold til ministre må antages at være en almindelig offentlig interesse i oplysninger om, hvilke udgifter de har som led i udøvelsen af hvervet som borgmester eller regionsrådsformand, ligesom der består en interesse i at få kendskab til, hvilke aktiviteter de deltager i som led i varetagelsen af hvervet. Kommissionen finder det på den baggrund nærliggende, at en undtagelse af borgmestres og regionsformænds kalendere fra aktindsigt suppleres af en vis informationspligt i forhold til disses udgifter og aktiviteter. Kommissionen finder således, at kommuner og regioner af egen drift på deres respektive internethjemmesider bør offentliggøre visse oplysninger om borgmestres og regionsformænds udgifter og aktiviteter. Dette fremgår også af lovforslagets bemærkninger. Kommissionen har henvist til åbenhedsordningen vedrørende ministres udgifter og aktiviteter. I 2009 indgik den daværende regering, Dansk Folkeparti, Socialdemokratiet, Socialistisk Folkeparti og Det Radikale Venstre således en aftale om en åbenhedsordning om ministres udgifter og aktiviteter. Aftalen indebærer, at ministerierne senest den 8. hverdag i måneden skal offentliggøre oplysninger om ministres: - Repræsentationsudgifter - Udgifter til tjenesterejser - Modtagne gaver - Arrangementer af officiel repræsentativ karakter - Officielle aktiviteter i indeværende måned Kommissionen finder dog, at det må være op til den enkelte kommune og region at fastsætte de nærmere retningslinjer herom. I forhold til offentligt ansatte, er det kommissionens opfattelse, at offentligheden ikke kan antages at have en sådan særlig interesse i løbende at få oplysninger om disses udgifter og aktiviteter, at det kan begrunde en aktiv informationspligt for den enkelte offentlige myndighed på dette område. Der består således en væsentlig forskel i henseende til offentlighedens interesse i på den ene side løbende at få oplysninger om udgifter og aktiviteter, som ministre, borgmestre og regionsråds- Side 4 af 5

5 formænd har eller udøver, og på den anden side i forhold til offentligt ansattes udgifter og aktiviteter. Kommissionen har i den forbindelse særligt overvejet, hvorvidt der bør indføres en informationspligt i forhold til højtstående offentligt ansattes (f.eks. departementschefers og kommunaldirektørers) udgifter og aktiviteter. Det er imidlertid kommissionens opfattelse, at heller ikke disse personers udgifter og aktiviteter har en offentlig interesse af en sådan karakter, at der er grundlag for at etablere en aktiv informationspligt herom. Det skal i den forbindelse nævnes, at der i forhold til alle ansatte i det offentliges tjeneste i overensstemmelse med gældende ret vil være aktindsigt i oplysninger om tjenesterejser. Herudover vil der som i dag kunne søges aktindsigt i udgiftsbilag mv. Det indstilles, at Udvikling og Kommunikation i Økonomi- og Stabsforvaltningen med udgangspunkt i ovennævnte åbenhedsordning vedrørende ministres udgifter og aktiviteter udarbejder udkast til retningslinjer for offentliggørelse af visse oplysninger om borgmestres udgifter og aktiviteter på kommunens hjemmeside. Retningslinjerne vil blive forelagt for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen i foråret Udarbejdelse af informationsmateriale til borgere og personale Endvidere indstilles det, at Juridisk Afdeling i Økonomi- og Stabsforvaltningen udarbejder en oversigt over den nye offentlighedslovs betydning for de respektive forvaltninger. Økonomi- og Stabsforvaltningen vil herefter vurdere, om der er behov for opfølgende kurser, således at evt. kurser i højere grad tilpasses de behov, der viser sig at være. Side 5 af 5