Referat til bestyrelsesmøde den 3. juni 2013 kl

Transkript

1 Formalia: 1. Dirigent: LK 2. Referent: Julie 3. Til stede: Lars (LK), Christoffer (CH), og Michael (MNN), Julie (suppleant) 4. Fraværende: Enver (EP) og Maria (suppleant) Næste bestyrelsesmøde: 1. Mandag den 1. juli 2013 kl (referent: Maria) Vagtperioder: 1. Se Google-kalenderen på Nye sager (Skriv i rødt): 1. Godkendelse og upload af referater fra marts, april og maj. De skal være gennemlæst inden næste bestyrelsesmøde. MNN får overblikket over hvilke referater der ligger på hjemmesiden Vicevært (ML): 1. Højtvandslukker. Michael laver research på firmaerne. Michael indhenter tilbuddet igen fra dcc service og 1-tilbud mere fra nyt firma og sammenligner og sender via mail til bestyrelsen. Det skal besluttes i uge 6 eller 7 via mail. Deadline for at projektet er afsluttet er den 1. April. Der er kommet to nye tilbud. De nye tilbud er billigere end de forgående pga. projektet har ændret karakter. Martin anbefaler DCC, da ATZ virkede usikker og DCC har allerede lavet syn på skråning. Martin tjekker op på, hvornår projektet starter og slutter. DCC svarer 8 dage og kan starte fra den Bestyrelsen har besluttet, at Martin skal prøve at få rottesikring med i prisen fra ATZ og DCC, hvis ATZ godkender så vælger bestyrelsen ATZ. Der skal forelægge kontrakt med start- og sluttidspunkt. DCC har erfaret, at der skal udføres omfattende arbejde for at kunne etablere toilettet i beboerlokalet. Bestyrelsen har besluttet at toilettet skal etableres mod en forventet meromkostninger på kr ex moms. Højtvandsslukker er installeret og arbejdet betragtes som udført. Der mangler dog godkendelse af højtvandslukkerne fra kommunen. Bestyrelsen fremsender fuldmagt til DCC til at håndtere godkendelsesprocessen hos hos kommunen. Side 1 af 9

2 2. Skrald: Martin tager billede af affald/effekter på trapper og i kældre/lofterne. Billederne sammen med adresse sende til bestyrelsens mail, hvorefter bestyrelsen afgør om der skal sendes en regning. Effekter som ikke er affald, skal Martin opbevare i 14 dage, med adresse på. EP laver et udkast til ophæng i opgangene, samt tjekke op GF fra EP laver opslag bliver i løber af uge 49. Enver sørger for at ML får adgang til ophæng. Beboers bagtrappe er fyldt op. Han får sendt en advarsel og derefter bliver det fjernet og regningen bliver trukket fra huslejen. ML har taget de første billeder og fortsætter. Bestyrelsen er enig om, at forkorte og opdatere teksten om henstillet affald (LK) opdatere tekst og sender den til (CH). Martin har tekst inden mandag d. 11/ Beslutter desuden at have ringbind med advarsler. Bestyrelsen har besluttet, at dette fremadrettet skal være et fokusområde. 3. Kælder/loftsrum: Martin er bedt fortsætte tømning samt lave optegning over antal kælder (er sket) og loftsrum, ledige og i brug. Procedure for at nye selv vælger loftsrum og beder Martin låse op. Optegninger er færdige af kælder og luftrum 4. Etablering af cykelkælder og tømme kælder/loftrum (ML+EP) Bestyrelse godkender plan om at bruge 3 rum 25-27, og Fortsætter. Orientering af arbejdsdag skal skrives færdig og sendes til Thomas. Brevet er omdelt til alle andelshavere personligt igennem brevsprækken hvis muligt, eller postet i deres postkasse, hvis brevsprækken var lukket. Opslag om arbejdsdagen hængt op ved fortrappe og bagtrappe. Arbejdsdag bliver den 22 juni. EP udarbejder et opslag, med henblik på at få budskabet helt ud omkring dagen, med mødetid og sted. EP laver en fuld plan for dagen, og sender den rundt på mail, til bestyrelsen og Martin. Så kan alle give deres mening til kende. 5. Hjørnelofter (ML+EP) Forsætter. Det eneste brugte hjørneloftrum er på BA/BP. Afventer 6. Tilbud på vaskemaskiner, jf. mail d. 15/1-13. Inden vi tager imod tilbud om vaskemaskiner vil Martin og Lars spørge Dorit om hun kan give et tal på, hvor mange vaske der er om måneden. Tager problemstillingen op på generalforsamling: Om det skal leases eller om man skal købe ny vaskemaskine. Der skal tage højde for lydisolering. Vi har fået 2 tilbud. a. Printeboks er gået i stykker samt gasregulator. Bestyrelsen har besluttet, at Martin får lavet gasregulator. Printboks og gasregulator er repareret. 7. vandskade i loft. Det har ikke været muligt at lokalisere kilden til skaden. Det er aftalt, at der foretages maling af loftet. Martin indhenter tilbud på udførsel af arbejdet. Hvilke tilbud er indhentet og kan vi godkende et og sætte arbejdet i gang? Vi sætter husets maler til at male loftet. 8. Anmodning om at bestyrelsen igangsætter arbejde med henblik på at få løst gener med røglugt i lejligheden. Arkitektens forslag lægger i EP s dueslag, i mappen med vindues renovering. Martin skriver til en skorstensfejer. Skorstensfejeren har vejledt, at Side 2 af 9

3 lugtgenerne bedst kan udbedres ved at foretage vådrumssikring (maling). Martin tager fat i beboer og får en status på lugtgenerne. 9. Tjek pumperne på nr. 142 og de andre. Vaskekælder døren skal også rettes. Martin indhenter tilbud på tvangslukker. Enver indhenter tilbud på lister. 10. Martin kigger efter tvangsparkering pinde. Martin har etableret tvangsparkerings pinde i de opgange, hvor han vurderede at det var nødvendigt. Opsættelse vil ske, hvis det viser sig at være et problem i flere opgange. 11. John Olsen har gjort opmærksom på, at der igen er duer på loftet og lokaliseret adgangen til at være sket gennem vinduet i loftsrummet. John opfordrer til, at det meldes ud, at det ikke er tilladt at efterlade loftsvinduerne åbne. Martin klipper låsen og sætter en seddel på døren om, at de skal kontakte Martin hvis de skal have den åbnet. Martin vil sætte hængelås på eller bore døren fast igen. Økonomi: 1. (CH) Overtager Canon faktura (fortsætter). Det er lidt noget rod, men jeg prøver at forklare hvad der er sket. Efter min henvendelse på printeren, har de nu mailet til mig, at det slet ikke er dem vi skal have fat i, men et helt andet firma, der køre service for Canon. Dem ringede jeg til, og forklarede min sag, men det kendte de ikke noget til, så de sendte mig vider til nogen det hedder infocare.dk. Det er umiddelbart dem vi skal have fat i, men de køre ikke ud til kunder(det kræver noget der hedder on-site service, som vi ikke har), så vi skal selv køre printeren ud til dem. Jeg ved ikke om Martin har mulighed for det? Det ligger i Ballerup på Telegrafvej 4, 2750 Ballerup. Det var den sidste kontakt jeg havde med dem. I den sidste bestyrelser var vi ved at arrangere om Martin kunne køre ud med printeren, men så kom fakturaren på forgæves kørsel, der ikke alene er en fejl fra deres side, men (som Thomas også understreger) er ALT for høj. Hvis man søger på Canon i vores mail kan I se hele korrespondancen, ellers er i velkommen til at ringe til mig. Christoffer skriver til Thomas om at vi ikke har bestilt arbejdet. CH har d. 1/6 rykket Thomas for svar på mail fremsendt d. 9. april. (FORTSÆTTER) 2. (CH) opdatering af pc samt kobling på printer, samt køb af ny bærbar + router. CH undersøger hvad router og computer koster. Afventer modtagelse af (formands)kreditkort så køb af IT-udstyr på foretages. CH og LK skal bare aftale hvornår de laver reinvesteringen (fortsætter) Vi mødes den 8 juni (LK) Dankort i stedet for formandskassen. LK kontakter Thomas om hævekort i stedet for formandskassen. LK har snakket med Thomas og han sætter i gang med et kort til formanden. Thomas informere om vigtigheden om kvitteringer og at man skal undgå at hæve kontant fordi det er svært at dokumentere hvad pengene er brugt til. Thomas undersøger om der er andre kort i omløb. Mangler underskrifter og skal sendes retur til Side 3 af 9

4 Grubbe. Er underskrevet og sendt retur (fortsætter). Dokumenter er underskrevet og fremsendt til Grubbe. Vi afventer at modtage Dankort retur fra Grubbe. Dankort og kode er modtaget 29/ (AFSLUTTET) 4. (LK) Har snakket med Asbjørn og han er med på at ordne vores hjemmeside, han siger en pris på 350 kr. pr. time før skat, bestyrelsen godkendte dette, LK og CH finder en dato for planlægning af formøde. LK og CH har afholdt møde med Asbjørn, og det er vurderet, at det er mest hensigtsmæssigt, at udarbejdelsen af ny hjemmeside udføres fuldstændigt af Asbjørn. Vi afventer prisoverslag på arbejdet. Deadline 1. april. Asbjørn har sagt han skal bruge 20 timer til at lave ny hjemmeside til ny skabelon dvs. i alt kr ,- for ny hjemmeside. Asbjørn starter på hjemmesiden fra uge 8. Hjemmeside er underopbygning og den tager form, kommentar skal skrives til LK hvis man har ønsker eller rettelse. Hjemmesiden er tæt på at være færdig. Lars aftaler med Grubbe vedr. betaling til Asbjørn. Det tog ekstra til og med oplæring af systemet til LK så Asbjørn får for 30 timer som også rummer ekstra support hvis nødvendigt. Bestyrelsen afholder et møde, hvor Lars fortæller om hjemmesiden. (FORTSÆTTER) 5. Beslutning gammel bestyrelse har truffet. Grubbe har efterfølgende modtaget en stævning. Vil ikke betale regning så sagen vil ende i fogedretten og vi ønsker heller ikke at indgå et forlig, da vi ikke har bestil ydelse fra hans virksomhed (fortsætter) Vi er gået med til rettens anmodning om forlig. (Fortsætter) 6. (LK) Omlægning af lån. Etablering af lån til altanprojekt. Vi burde undersøge om vi kan få vores egen bankrådgiver, så vi slipper for at skulle bruge Thomas, i økonomiske spørgsmål. Nordea tilbyder det til andelsforeninger har EP set i en reklame i andelsbladet, mon ikke også Danske Bank gør. Thomas har bedt tre realkredit foreninger om nyt lån og de vil gerne samle det hele inklusiv altan. Lånet vil kunne omprioriteres pr 1. okt og skal opsiges ved udgangen af juli måned. Lars kontakter Thomas hvornår lånet til altanerne skal optages ifht processen. Deadline 1. juli. (FORTSÆTTER) Ejendom & vedligeholdelses sager: 1. (MNN) Brosten og vandskade: Brosten er udbedret og TV inspektion viser at der ikke er nogen skade på kloakken. Thomas er kontakt og har bedt os om at indsende dokumentation for inspektionen. Vi venter på svar fra Thomas om opfølgning overfor kommunen ifm. Hvem der skal betale for udbedringen af brostenene. AMS ringer til Grube (Har snakket med Helene, hun undersøger sagen og vender tilbage) (Jeg har ringet til Helene igen, hun har ikke gjort noget endnu, men jeg rykkede hende i sagen, og hun vil gå Side 4 af 9

5 videre med den til Thomas. Hun skriver til så snart hun har svar.) Bestyrelsen ønsker dagens dato denne sag afsluttet hurtigst muligt. MNN har fulgt op med Thomas den 28 maj, han har ikke vendt tilbage. (FORTSÆTTER) 2. (LK) har overblikket over alle de dokumenter som skal lægges ind på hjemmesiden sammen med Helena. Det eneste dokument der skal laves er salgsproceduren. Jeg har lavet et forslag som ligger i google drev. Det sidste dokument der mangler er husorden + Indflyttermappen. Husorden er opdateret og publiceret på foreningens hjemmeside. Indflyttermappen er revideret og mangler endelig godkendelse. CH og LK har et møde hvor de gennemgår indflyttermappe og husorden. (FORTSÆTTER) 3. (LK) Altanprojekt, problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Altaner, der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. (fortsættes) 1. Beboerne skal tilbydes gennem Altan.dk om dør skal åbnes indad, samt nyt valg hvilken side døren skal åbnes først. Vvs skal ligeledes sende tilvalg ud af radiatorer ønsker, størrelser, beliggenhed mm. (FORTÆSTTER) 4. Konklusion for møde med Jørgen Friis: Ny rengøringsassistent, som skal afløse Martin. Bliver iværksat når Jørgen Friis har udarbejdet ny kontrakt. Gennemse Martins kontrakt så den er opdateret med henblik på åbningstider, faktura mm. Det er gavnligt for samarbejde, at Martin deltager i bestyrelsesmødet i to times tid. Bestyrelsen beslutter, at Jørgen Friis kan anmode bestyrelsen om møde, hvis der opstår behov for det. Opstår der samarbejdsproblemer kan Jørgen Friis skrive til bestyrelsen med administrator som CC (Thomas R. Rasmussen, Helena) Vi afventer stadig på den nye vicevært kontrakt. Kontrakten ligger på hjemmesiden og sagen er nu afsluttet, der skal nok tilføjes årlig tjek af højtvandslukker ind i kontakten (AFSLUTTET) 5. (MNN) Tegninger over bygningens originale butiksfacader. Plantegninger lægges på foreningens hjemmeside. Tegninger over kabling (internet) i kælderen lægges tillige på foreningens hjemmeside. Lars bistår i sorteringen af dokumenterne. Er scannet pris ca. 1600,- dokumenterne er sendt retur til Grubbe og de scannet tegninger ligger på hjemmesiden samt i mappe i drev i info.aagade@gmail.com. (AFSLUTTET) Side 5 af 9

6 6. (CH) Bestyrelsesansvarsforsikring: Skal vi skifte forsikring, evt. indhente 3 tilbud. CH undersøger forsikring. Adspurgt Thomas om hans vurdering af behovet for at forøge dækningssummen for foreningens bestyrelsesansvarsforsikring. Afventer besked tilbage fra Thomas. Grubbe er i øjeblikket i kontakt med foreningens forsikringsmægler. Grubbe afventer respons fra forsikringsselskab om tilbud på forhøjet sum. 7. (CH) Bygningsforsikring: Vi vil anmode om at præmien nedsættes som følge af installation af højtvandslukkere. Vi skal undersøge om vi også er dækket for følgeskader fra rørskader. Den nye glasdør i BoligOne skal også dækkes. 8. Kloaktegninger. Godkend regning samt om david fra DCC skal køre sagen med kommunen. Vi godkender DDC kloaktegning. Gård: 1. (LK+IJK) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5- årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Vi har konstatereret på tegning af skraldesug at der er monteret en svanehals. Inge undersøger. Erhverv: 1. (LK) Renovering af facader for butikker: Vores nye frisør og caféen har begge fået mundtlig tilsagn om at måtte opføre skilte, men kun midlertidigt. Der er dog også blevet malet ved butik. Lejer har fået at vide at det skal der søges om. Han vil søge snarest. Plan for ny facade diskuteres senere. (LK) skaffer tilbud på hvad det koster at rive facade ned + nyt skilte. Fremlægger tilbud næste møde 3. februar. Tilbud på maling af butiksfacader, jf. mail d. 31/1-13 fra Martin. Det vil komme til at koste = moms for de 6 butiksfacader. Martin undersøger det nye tilbud for 6 butiksfacader i stedet for 4 butiksfacader. Der er skrevet til om tilbud om fremstilling af 6 stk. skilte. Bestyrelsen har besluttet, at der etableres skilte (med belysning) for alle seks butikker, til en samlet pris på kr inkl. moms (nedrivning af eksisterende facade, maling af facader, opsætning af skilte med belysning, etablering af elektriske installationer til lys. (FORTSÆTTER) Der skal følges op på om arbejdet er lavet ordenligt, inden vi betaler. Indtil videre er det ikke særlig kønt, de nye lister rundt om vinduerne er ikke skåret i vinkel, og malerarbejdet er heller ikke for kønt. (FORTSÆTTER) 2. (LK) Mangler at indsende ansøgning på ombygning (blænding af dør) og fremlejekontrakt på erhvervslejemålet. Lars har skrevet til beboer om etableringen af blænding af dør er Side 6 af 9

7 lovlig. Koordinering af malerarbejde med de pågældende butikker, mail fra beboer om at arbejde er fortaget uden de har været informeret (FORTSÆTTER) 3. (CH) Madaffald i skraldeskur fra butik. CH skriver til Grubbe at de skal henvende sig til butikken. Beboer sager: 1. (MNN) Overbo har lavet hul i loft til badeværelse. Vil vide om de overhovedet har tilladelse til at bygge om og hvordan han skal forholde sig ift. Skaderne på hans loft. Michael skriver til overboen om at de er ved at lave bad. Vi kan ikke se at vi har modtaget ansøgning om ombygning og derfor skal de indsende ansøgning. Vi vil også gerne vide hvilke håndværkere de benytter, så vi kan tjekke deres autorisation. Vi afventer dokumentation fra lejer. (MNN) kontakter beboer, Mangler dokumentation (afløb+rør) fra VVS-mand, undersøger godkendelse fra kommune herunder om vådrumssikring: beboer har kvittering. brev indeholder tidsfrist. Beboer har senest indsendt et dokument fra kommunen uden underskrift. Michael sender dokumentet tilbage til ham, og afventer fra kommunen. Michael rykker lejer. Afventer tilbagemelding fra Københavns Kommune. (FORTSÆTTER) 2. (LK+IJK) 20% dækning af udgifter til væv samt afståelse af foreningens krav om godtgørelse af forbedringen af gulv ved salg. Thomas fremsender referat til bestyrelsen. Vi afviser forliget med mindre nye informationer kommer frem. Afventer stadig referat. Inge har henvendt sig om hvorvidt sagen betragtes som afsluttet. Inge er sat på sagen og der afventes en telefonmøde. LK kontakter IJK. IJK er med til retsagen sammen med Thomas. Vi godkender rettens afgørelse om opsætning af flisekant på omkring 3000 kr. Thomas besvarer rettens skriftlige tilkendegivelse. Beboers advokat har tilkendegivet godkendelse af beløb af 3000,- og den skulle gerne være betalt, modtaget rykker i uge 22 (fortsætter) 3. (LK+IJK) Nadia har i samarbejde med Inge givet tilladelse til diverse ombygninger og lovliggørelse af installationer. Nadia har givet Inge lov til at følge op overfor Thomas. LK kontakter Inge. Se mail fra 23. november fra Lena. Se mail fra Lena d. 4. januar vedrørende anmeldelse af badeværelse til Københavns kommune. Videresend til IJK. Sælger ønsker at sælge lejligheden. (FORTSÆTTER) 4. (EP) Flere klager modtaget med vedlagt billede dokumentation. EP fulgte op på klagen. 5. (LK) Fyrværkeri i gården. Bord er blevet skadet, Martin har taget billeder. Lars tager kontakt til beboer og beder dem om at ordne skaden på bordet (FORTSÆTTER). 6. (CH) Underbo har klaget over støjgener i nattetimerne og henviser samtidig til tidligere klage fremsendt direkte til Grubbe (som han dog ikke har modtaget respons på). (AFSLUTTET) Side 7 af 9

8 7. Vandskade. Michael kontakter Nadia. Martin har besigtiget skaden. Skaden er anmeldt til forsikringsselskabet. Der er opstillet en affugter. MNN følger op med Martin vedr. afslutning af sagen. (FORTSÆTTER) 8. (CH) klage over fester uden for tilladte tidsrum, langvarige huspetakler og højlydt sex. Dette er endnu en klage i en række af mange klager over denne beboer. Bør vi opsige lejemålet? CH skriver til Thomas om der er belæg for at der bliver startet en eksklusions sag. 9. (EP) Henvendelse fra beboere, idet de har modtaget en opkrævning for at have hensat affald i gården. Martin fremlægger dokumentation for arbejde som er udført. EP fremlægger klagers argumenter. Bestyrelsen har beslutter om der skal sende en regning og i så fald størrelsen af denne. Bestyrelsen besluttede, at beboeren ikke skal betale regningen. Enver giver beboer besked. 10. (LK) skriver til Thomas om personlig samtale om kattegrus samt sender Vvs erens udtalelse om det. Husk billede. ÅGADE 1. (CH) ÅG 140, 4.tv BORUPS ALLE 1. (EP) BA 25, 4th. Afventer at der findes en køber. Sat til salg ved ejendomsmægler (FORTSÆTTER) 2. (LK) BA 27 1 tv opsigelse af lejelejlighed pr. 1.december Har snakket med Thomas og han lovede en mail omkring hvordan vi skal forholde os. Men kort sagt ved vi hvad vi kan få ud af lejligheden nu men ved ikke hvad fremtiden bringer, her tænkes på den kommende offentlige vurdering. LK og AMS kigger på lejligheden for at se om det er muligt at lave forbedringer. Der kan muligvis bruges af vedligeholdelseskontoen. Bestyrelsen har besluttet at sælge lejligheden. Lars sætter salg i gang. Lejligheden er overdraget til Boligone, pris for salg inkl. fremvisning kr ,- Lejligheden er meget dårlig stand intet køkken eller bad, der er bestilt EL-tjek. Boligone har efterspurgt prisoverslag på bad. Thomas indhenter det. Lejligheden er solgt til kr ,- til overtagelse pr. 15/ (AFSLUTTET) 3. (EP) BA 31, 3.th. Salg af foreningens lejelighed BA 31 3 th. Skal vi benytte boligone igen, til ca eller skal vi bruge Emil Ellekilde til ca (selv salg, EP vil gerne stå for det). EP står for salget. EP indhenter tilbud inklusive alt med fremvisning. Hvis vi får et godt Side 8 af 9

9 tilbud fra anden mægler, kan Enver fremvise det til Boligone, så de kan komme med et bedre tilbud. BORUPS PLADS 1. (EP) Restance på indbetaling af husleje. Lejlighedsvurdering modtaget. Kræver en opfølgning hos Gruppe om huslejen er blevet betalt. 2. (EP) BP5, 1. sal. Solgt. Overdragelse: 1/ SKOTTERUPGADE 1. (EP) SK 16, 2tv. Salget overdraget fra Nadia. Afventer fra sælger. Sat til salg ved ejendomsmægler. Køber godkendt af EP (Fortsætter) 2. (EP) SK 22, 3.th fortsætter. Måske stadig til salg. (fortsætter) 3. (CH) SK 16, 3th. Sælger har henvendt sig til bestyrelsen med oplysning om, at hans andelsbolig er sat til salg ved ejendomsmægler. Sælger er blevet henvist til foreningens salgsprocedure. Sælger har fået lejlighedsvurdering samt eltjek. Solgt med overdragelse 15/ EP har godkendt køber. 4. (EP) SK 16, 4th. Andel er sat til salg pr. 1. maj. Solgt. Køber godkendt af EP. 5. SK 18, st.th Andel sat til salg pr. 22. maj. Evt.: Side 9 af 9