REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 10. marts 2014, 18:00 København N. Lars Kristoffersen (LK), Christoffer Halken (CH), Sussi Askler (SA)

Transkript

1 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 10. marts 2014, 18:00 København N Formalia Til stede: Fraværende: Dirigent: Referent: Lars Kristoffersen (LK), Christoffer Halken (CH), Sussi Askler (SA) LK SA Vicevært 1. Etablering af cykelkælder med cykelstativer og et arbejdsrum til cykler. Det skal være de billigste cykelstativer. Martin indhenter to tilbud og laver tegning over stativer. Martin har indhentet to tilbud. Bestyrelsen har besluttet at acceptere tilbud fra Hista-Hejls A/S. Tilbuddet indeholder levering af cykelstativer til 69 cykler samt 8 espaliere. Tilbuddet er ekskl. montering. Martin vil forestå arbejdet omkring montering. Beløbet henføres til det på tidligere generalforsamling afsatte beløb. Grundet levering af forkerte espaliere. Levering af korrekte espaliere er nu sket mod en merpris på kr (MN har godkendt). Brædder til montering er indkøbt og malet. Espalierer og cykelstativer forventes etableret ultimo marts. Indkøb af udstyr til cykelværksted (i kælderen mellem BA 25 og 27); kroge til loft, etablering af belysning. (Fortsættes) 2. Martin indhenter tilbud på tilslutning af tre ekstra kameraer til overvågning af skraldesug. Grundet travlhed hos leverandøren afventer vi fortsat det efterspurgte tilbud. CH kontakter Thomas (Grubbe) vedr. redegørelse for håndtering af evt. videomateriale. Tilbud modtaget fra leverandør. Beslutning om eventuel accept af tilbud udsættes til efter afholdelse af ekstraordinær generalforsamling. Vær opmærksom på, at installation først foretages efter altaner er blevet etableret. 3. Installation af BEKEY-enheder (se særskilt punkt under afsnittet Ejendom, vedligeholdelsessager ). Martin koordinerer arbejdet omkring installation af enhederne. 4. Indbrudssikring af port. LK har informeret Martin. 5. Indkøb af ca. 170 lithium-batterier til røgalarmer. Bestyrelsen sender accept til Martin om indkøb heraf jf. tilbud fremsendt 14/ Nuværende batterier vil løbende blive udskiftet med ny type efter behov. (AFSLUTTET) 6. Se Erhverv pkt. 2. Referat af bestyrelsesmøde 10. marts 2014 Side 1 af 6

2 7. (SA) Reparation af gulv fortrappe BA 27. Bestyrelsen beslutter at indhente tilbud fra Jørgen Friis på at en mand fra Jørgen Friis polerer gulvet op så godt det lader sig gøre. Økonomi 1. Det besluttes at størrelse af tilbageholdt beløb ifm. salg ændres til Bente Alsig (Grubbe) har oplyst, at bestyrelsen kan træffe beslutning om stigning, såfremt det nuværende beløb ikke er vedtaget på en generalforsamling. Bestyrelsen har vedtaget stigningen. Ejendom, vedligeholdelsessager 1. (LK) Altanprojekt, problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Altaner, der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. Opdateringer på hjemmesiden. Møde med Grubbe og Altan.dk torsdag den 10. oktober kl Mødet er afhold mellem Per fra Altan.dk og Martin, Thomas og LK. Uoverensstemmelserne mellem Altan.dk og LK er nu afklaret. Produktionen er sat i gang og monteringen forventes at starte op i januar Der er ikke planlagt en første byggemøde endnu. Thomas rykker Altan.dk. (FORTSÆTTER) Skattemæssig konsekvens af korrigeret ejendomsvurdering fra SKAT? CH beder Grubbe om redegørelse. Vi afventer fortsat svar fra Grubbe. LK og Martin gennemgår de foreløbige skader i forbindelse med altanprojektet og dokumenterer skader overfor både Grubbe og Altan.dk. Lars undersøger, hvordan altan gulvet skal vedligeholdes fremover, med oliebehandling mv. (fortsætter) 2. LK har hørt Asbjørn om at han kan lave en fejlmelding link på hjemmesiden så beboerne kan fejlmelde lys, røgalarmer, rengøring eller andet evt. fra hjemmesiden pris kr ,- (3 timer). Der skal også udarbejdes link til det nye vaskeri. Bestyrelsen godkender, at det bliver gjort. Der er nogle tekniske problemer med hjemmesiden, når siden forsøgs tilgået via en smartphone. LK beder Asbjørn om at udbedre fejlen. LK har d.d. anmodet Asbjørn om, at Referat af bestyrelsesmøde 10. marts 2014 Side 2 af 6

3 han udbedrer fejlen på mobiludgaven af hjemmesiden. 10/3 LK har stadig ikke hørt fra Asbjørn (FORTSÆTTER) 3. Trækvogn til ejendommen. Bestyrelsen har godkendt indkøb af trækvogn til i alt kr inkl. moms. plus evt. leveringsomkostninger. CH har udarbejdet vilkår for udlån af vogn til beboere. Martin forestår håndtering af udlån af trækvogn. Trækvogn er nu indkøbt. Vilkår for lån af trækvogn er vedtaget og hænges i porten og lægges på hjemmesiden. (AFSLUTTET) 4. Endelig godkendelse af arbejdet med tætning af dørene. Tilbuddet er nu delt op og det er rettet til. EP sætter arbejdet i gang når han bliver bedt om det, yderligere sørger han for at arbejdet er udført korrekt, evt. i samarbejde med Martin. Bestyrelsen godkender den del af tilbuddet, der vedrører tætning af døre. Når listerne om en måneds tid har sat sig, vil bestyrelsen vurdere behovet for installation af tvangslukkere på dørene (se hertil tidligere fremsendte tilbud fra Jørgen Friis). LK beder Jørgen Friis fremsende udspecificeret tilbud på 18 stk. Dictator dørlukkere. Beslutning om køb træffes på et tidspunkt efter afholdelsen af den ekstraordinære generalforsamling. Vedr. arbejdet udført af Tetschner & Kjær A/S På baggrund af grundig gennemgang (gennemført af CH og LK) af det udførte arbejde har vi konstateret, at det udførte arbejde er behæftet med så omstændige mangler, at vi har set os nødsaget til at tilbageholde det skyldige beløb. I samråd med Bente Alsig (Grubbe) har bestyrelsen besluttet, at tømrerfirmaet på ny tilbydes mulighed for at foretage udbedring. Denne udbedring sker på baggrund af en af bestyrelsen udarbejdet mangelliste. Så snart manglerne er udbedret, og godkendt af viceværten, vil det skyldige beløb blive betalt. 5. Henvendelse fra BEKEY vedr. installation af elektronisk lås til brug for omdeling af reklamer og gratis aviser mm. BEKEY præsenterede på bestyrelsesmødet d. 2/12-13 deres gratis løsning, hvor deres installeres en automatisk oplåsningsenhed, således at omdelere af lokalaviser, reklameomdelere, bude fra Årstiderne samt Københavns Kommunes hjemmehjælp kan få adgang til foreningens opgange uden brug af nøgle. Flere leverandører tilføjes løbende, dog kun med bestyrelsens eksplicitte accept. Systemet fungerer ved hjælp af digitale nøgler, der fremsendes til mobiltelefonen og kun er brugbare i et begrænset tidsrum og er beskyttet med meget høj digital kryptering. Bestyrelsen har accepteret installationen BEKEY-produktet. Martin koordinerer arbejdet omkring installation af enhederne (se særskilt punkt under afsnittet Vicevært ). Jf. mail af 27. feb. fra Bekey forventes installationen påbegyndt ultimo april. 6. Da de bærende bjælker under vaskeriet er gennemtæret, skal vi have ingeniørfirmaet A4 til at vurdere tilstanden og udarbejde rapport for eventuelle tiltag, der bør gennemføres. I samme omgang skal der kigges på at ændre lyskassen (vinduet) under vaskeriet da der kommer vand ind. Evt. kan denne muligvis ændres til en låge til levering af vaskeri materialer (sæbe o.a.). Denne opgave skal prioriteres af bestyrelsen i følgende år. tages op på næste bestyrelsesmøde. 7. (LK) Bestyrelsen har godkendt, at der indkøbes fire blomsterkasser (inkl. beplantning samt materialer til fæstning), som skal opstilles på Borups Alle på stykkerne mellem butikkerne, Referat af bestyrelsesmøde 10. marts 2014 Side 3 af 6

4 hvor der ikke er opsat espalierer. Forventet pris ca kr. Viceværten og IJK tager stilling til beplantning på et senere tidspunkt. (Fortsætter) Gård 1. (LK+IJK) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5- årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Vi har konstatereret på tegning af skraldesug at der er monteret en svanehals. Inge undersøger Inge og Martin har udarbejdet en plan for gården og reetablering af planter, svanehalse mv. se mail, bestyrelsen skal godkende planen. Det fremsendte referat/plan fra Inge og Martin godkendes. Bestyrelsen godkender at der bruges de anslået ca på arbejdet med genplantning, bestyrelsen ønsker at godkende den endelige genbeplantningsplan, når den er færdig og prisen er fastlagt. Bestyrelsen godkender, at der laves dræn fra græs og rundbedet i alt kr inkl. moms. Vi kontakter Inge med hensyn til at hun skal deltage i næste uge. Bestyrelsen forhåndsgodkender foreløbigt tilbud fra Envac til udarbejdelse af svanehalse, renovering af skraldetanke (indvendig container) samt tætning af gruber, i alt kr inkl. moms. (FORTSÆTTER). 2. DCC har gjort opmærksom på, at der bør etableres rottespær i kloakledning fra fællesbad/- WC. IJK vurderer om dette bør udføres (evt. U/B hvis arbejdet burde have været udført jf. kontrakt). Bestyrelsen afventer fortsat svar fra IJK. Erhverv 1. (LK) Renovering af facader for butikker: Vores nye frisør og caféen har begge fået mundtlig tilsagn om at måtte opføre skilte, men kun midlertidigt. Der er dog også blevet malet ved Ivan M s butik. Han har fået at vide, at det skal der søges om. Han vil søge snarest. Plan for ny facade diskuteres senere. (LK) skaffer tilbud på hvad det koster at rive facade ned + nyt skilte. Fremlægger tilbud næste møde 3. februar. Tilbud på maling af butiksfacader, jf. mail d. 31/1-13 fra Martin. Det vil komme til at koste = moms for de 6 butiksfacader. Martin undersøger det nye tilbud for 6 butiksfacader i stedet for 4 butiksfacader. Der er skrevet til om tilbud om fremstilling af 6 stk. skilte. Bestyrelsen har besluttet, at der etableres skilte (med belysning) for alle seks butikker, til en samlet pris på kr inkl. moms (nedrivning af eksisterende facade, Referat af bestyrelsesmøde 10. marts 2014 Side 4 af 6

5 maling af facader, opsætning af skilte med belysning, etablering af elektriske installationer til lys. Der skal følges op på om arbejdet er lavet ordenligt, inden vi betaler. Indtil videre er det ikke særlig kønt, de nye lister rundt om vinduerne er ikke skåret i vinkel, og malerarbejdet er heller ikke for kønt. LK følger op med Martin om status på udbedring af farve. Butikkerne er nu malet igen og derfor godkendes malerarbejdet. NU mangler der kun at sætte belysning og blomsterkummer. Der er ankommet en lampe som bestyrelsen skal kigge på til næste møde. Forslaget bliver taget op på GF den 8/ Montering af lamper er gennemført. Murerarbejde efter elektrikkeren afventer. Arbejdet skrider frem og nu mangler bare mureren færdiggøre arbejdet. Renovering omkring dørene skal der påpeges at der skal være rengjort efter muren. Mureren mangler endnu at udskifte enkelte mursten samt øverste del af indgangsport på BA 29, jf. aftale. Martin og LK gennemgår det udførte arbejde. (FORTSÆTTER) 2. (CH) BA 33, St.tv, (Oliver) mangler at indsende ansøgning på ombygning (blænding af dør) og fremlejekontrakt på erhvervslejemålet. Lars har skrevet til Sara om etableringen af blænding af dør er lovlig. Koordinering af malerarbejde med de pågældende butikker, mail fra Sara om at arbejde er foretaget uden de har været informeret. Martin har fortalt Oliver at han selv skal betale for vedligeholdelse af toilettet der løber, Martin taler med Oliver om han har udskiftet det. (FORTSÆTTER) 3. (CH) Genudlejning af lejemålet BA 31 pr. 28/ Erhvervslejer Jens (BA 27, st.th) har en bekendt der muligvis kunne være interesseret i at leje erhvervslejemålet. Lejemålet er genudlejet pr. 1. marts 2014 til Tomas Downes. Lejemålet skal benyttes dels som kontor, dels som atelier. (AFSLUTTET) Beboersager -- FJERNET FRA EKSTERNT REFERAT -- Salg Ågade 1. (CH) ÅG 138, st.tv Sælger: Morten Pries Strandby. Køber: Stine Buch Iven. Overdragelse pr. 1/ (AFSLUTTET) 2. (CH) ÅG 138, 1. th. Sælger: Jesper Agerskov. Borups Alle 1. (SA) BA 25, 2. tv. Sælger: Aske Jansson. Referat af bestyrelsesmøde 10. marts 2014 Side 5 af 6

6 2. (LK) BA 25, 4th. Dødsbo efter (andelshaver) Brian Mortensen. Afventer at der findes en køber. Der er blevet rykket for den. Familiemedlem til Brian Mortensen er flyttet ind for ca. 14 dages siden. Han henviser til arvingen Camilla tlf.: LK kontakter Thomas i morgen med henblik på at informere Thomas om, at lejligheden er blevet bosat samt at lås skal udskiftes snarest muligt. Sat til salg ved ejendomsmægler. Andelen er solgt og der er nu ved at blive bygget om. 3. (SA) BA 31, 1. TV. Sælger: Anton Hartwich Olsen. Køber: Martin Thomas Johnsen. Overdragelse pr. 15/4-14. Kælder-/loftrum tømt? 4. (CH) BA 31, 2.th. Sælger: Camilla Troskie. Køber: Anne Holm Koch. Overdragelse pr. 1/ Kælderrum er tømt. Skotterupgade 1. (SA) SK 20, 1.th. Sælger: Nina Vedel Sørensen. Køber: Pauline Schultz og Jeppe Troels Berger. Overdragelse pr. 01/02/2014. (Afsluttet). 2. (CH) SK 22, st.th. Sælger: Enver Pedersen. Vurderingsrapport modtaget. Ingen krav om tilbagehold. Overdragelse pr. 1/ (SA) SK 22, st.tv. Sælger: Tanja Olsson & Julie K. Jensen. Lejlighed fortsat til salg. Køber: Inge-Lise Bertram Hansen og Peter Boy Hansen. Overdragelse pr. 1/4-14. Køber godkendt af CH d. 26/2-14. Handel annulleret. Borups Plads 1. (CH) BP 1, 4.tv. Sælger: Sarah Maj Lauridsen. 2. (CH) BP 7, 3. sal. Sælger: Christine Schmidt Nielsen. Køber: Mads Buhl Hendriksen og Søren Hendriksen. Overdragelse pr. 1/ (SA) BP 7, 4.tv. Sælger: Signe Højgaard Nielsen. Køber: Nikolaj Lægaard Simonsen overdragelse pr. 1/ Næste bestyrelsesmøde Dato: Tirsdag d. 18. Marts. 2014, 18:00 Referat af bestyrelsesmøde 10. marts 2014 Side 6 af 6