Referat bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde Onsdag den 2. april 2014 Kl til På skolen Deltagere: Lene/Ole Kamp, Bodil Kejser, Hanna Lund Petersen, Lisbeth Lausten Bang, Casper Due, Dennis Nielsen, Dorthe Leth, Trine Loft Hjorth, Mette Kusk og Maria Fredberg (referent). 1. Godkendelse af referat (5 min ) Referatet fra det konstituerende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen den 20. marts 2014 blev godkendt. 2. Information til nye bestyrelsesmedlemmer (20 min ) a. Kort gennemgang af forretningsorden, vedtægter, tavshedspligt og kommandovej: Dette blev kort gennemgået og de nye bestyrelsesmedlemmer opfordres til at læse vedtægter og forretningsorden. Tavshedspligten er vigtig og i denne forbindelse skal man være særligt opmærksom på at man ikke må udtale sig om byggesager m.m. b. Bestyrelsesmedlemmer behøver ikke at sidde i et udvalg: Det er et stort arbejde at sidde i bestyrelsen og derfor er det tidligere besluttet at bestyrelsesmedlemmer behøver ikke at sidde i et udvalg. Man må gerne sidde i et udvalg, men det er ikke noget krav. c. Meddelelser sendes rundt pr mail forud bestyrelsesmødet: Meddelelser med information som ikke skal drøftes og diskuteres i dette forum sendes rundt forinden mødet og kommer ikke i referatet. Det kan f.eks. være orientering om personalets deltagelse i kurser, status på udvalg samt opfølgning af emner der tidligere har været på dagsordenen. 3. Finansiering af udlandsture (15 min ) Ole fortæller at omdeling af vejvisere fra Mostrup (telefonbøger) ikke længere er en mulighed, idet Mostrup har givet opgaven til PostDanmark. Herved mister vi en indtjening på tusinde kr. Derudover er det usikkert hvorvidt muligheden for at arbejde med juletræer i en weekend eksisterer, da det tidligere var Henriette der var primusmotor og kontaktperson i denne forbindelse. Derfor skal vi tænke i nye baner mht. at tjene penge til udlandsture. Lene: På nuværende tidspunkt betaler hver elev fra 7. klasse og opefter 150 kr. pr måned til deres udlandstur. Alle elever årligt betaler 200 kr. i rate 10 til lejrskole. Der foreligger flere forskellige muligheder: - Elevbetalingen kan hæves fra 150 kr. til f.eks. 200 kr. - Eleverne kan begynde at indbetale til udlandsture allerede fra 5. klasse - Undersøge om der kan søges penge at lejrskole og/eller udlandsture opgave for Fondsudvalget Side 1 af 5

2 - Finde andet arbejde som elever og forældre deltager i og herved tjener penge, som ved telefonbøger og juletræer - Arbejde med juletræer kan måske stadig være en mulighed. Ole taler med Erling og Stine herom og Lisbeth taler med Per Bang. Der er enighed om at forældrene skal have medindflydelse på hvad vi skal gøre fremover. Derfor skriver Lene i ugebrevet at forældre kan komme med forslag til hvordan vi kan få finansieret udlandsturene fremover. Forslagene skal være indgivet senest 1. maj Legeplads (20 min ) På nuværende tidspunkt har vi ikke en tegning der viser hvor børnehaven skal placeres og inden den foreligger, kan vi ikke få lavet en tegning over legepladsen og beplantningen. Så første skridt er at personalet tager en snak og udarbejder på en plan. Denne plan skal så efter følgende sendes rundt og det kan godt ske pr. mail. Vi hører nærmere fra Lene, Ole og Hanna når der er noget nyt. 5. Kommissorier (15 min ) a. Plan for hvordan vi får tilføjet rettelserne: Hver enkelt person tilføjer sine rettelser i word med funktionen: Registrer ændringer og ny kommentar under fanen gennemse Maria skriver en vejledning, der sendes rundt til alle sammen. Rækkefølgen for rettelserne er: 1. Lene og Ole 2. Dorthe 3. Lisbeth 4. Casper 5. Trine 6. Mette 7. Dennis 8. Maria b. Hvor lang tid skal vi bruge på at sende det rundt mellem os? Det besluttes at vi får 3 dage pr. person til at tilføje vores rettelser og at alle skal have tilføjet deres rettelser inden maj-mødet. Når sidste mand har tilføjet sine rettelser, sendes dokumenter rundt til alle. c. Hvornår skal vi sammen gennemgå rettelserne? Vi gennemgår rettelserne til når der er tid til det. På maj-mødet kan vi aftale nærmere. d. Plan for gennemgang af ændringer i kommissorier til udvalgene. Når alle har skrevet deres rettelser ind og læst dokumentet igennem kan vi fælles foretage de endelige ændringer, hvor én person (Maria) retter dokumentet færdigt. 6. Lokalblad til august (deadline 1. august) (10 min ) Det er bestyrelsen der skal indgive til bladet, som udkommer i september. Forslag til emne: Side 2 af 5

3 1. Sponsor-cykelløb, hvor der skal være billeder fra dagen og evt. nogle interviews med børnene. Hanna foreslå at vi denne gang også bruger børnehavens side, da vi også er bestyrelse for børnehaven og cykelsponsorløbet er både for børnehaven og skolen. 2. Børnehavebyggeri. Hanna skriver noget herom til lokalbladet. Der kan evt. købes en ekstra side hvis det bliver nødvendigt. Casper står for kontakten til midtjyllandsavis og vil gerne skrive artiklen til lokalbladet og Dennis tager billeder til cykelløbet. 7. Cykelløb (25 min ) Friskolen, SFO-en og Børnehaven afholder sponsor-cykelløb onsdag den 4. juni Herunder er hvad vi besluttede: - Cykelløbet er for alle interesserede i Lemming og omegn og dette skal tydeliggøres på planchen og på hjemmesiden - Annoncering: Lene annoncerer cykelløbet på Facebook. Plakater i standerne i Lemming og omegn. - Der skal i år være startnumre til alle deltagere, da vi ellers ikke kan holde styr på de forskellige deltagere. Startnumrene udleveres når deltagerne afleverer deres deltagerkort forinden løbet. (Bodil undersøger om det er noget der kan laves af børnene på skolen) - Præmieoverrækkelse vil være i form af medaljer, som Bodil laver. Alle deltagere i hver gruppe kommer op på podiet samtidig. Mens de står på podiet hædres de for antal kørte kilometer samt det samlede sponserede beløb for gruppen. Herved at alle vindere! - Det besluttes at vi ikke indsamler sponsorgaver i år. - Vi skal opfordre forældre til at følges med deres børn rundt på ruten. - Vi skal uddele foldere omkring cykelløbet i Lemming. (Dennis vil gerne uddele disse foldere i Lemming by) - Det vil være muligt at betale sponsoraterne på dagen. - Spisning lige efter cykelløbet. Dvs. grillen og pølserne skal være klar fra kl Vi fastholder de samme 2 ruter som sidst og overvejer til næste gang om vi skal have en 3. rute på omkring 3 km. - Maria sender info til Gurli (løbeklubben) - Forslag til at der skal være et drikkedepot på ruterne evt. med frugt. - Spørger Peter Grimm om vi igen kan låne den oppustelig port fra Designa - Spørger om Lemming Ifs cykelklub vil cykle med (Dennis). - På næste møde skal vi beslutte hvem der bestiller 2 Spica-snurretoppe og sørger for etableringen af dem. Evt. en opgave for legepladsudvalget. Til næste møde: - Arbejdsplan med hvem gør hvad. - Ende valg af antal ruter Side 3 af 5

4 - Startnumre status - Der skal planchen og deltagerkort være færdig - Bestilling af Spica-snurretoppe 8. Udvalg - orientering m.m. (30 min ) Meddelelser sendes forinden pr. mail. Dorthe: Bus, lejrskole og rengøringsudvalg Mette: Fonde, PR, Arrangement og tombola-scene/drama udvalg Trine: Vedligeholdelses, legeplads og byggeudvalg: Der er møde i byggeudvalget den 7. april. Legepladsudvalget har informeret Trine om at der er noget træværk på borgen der skal udskiftes. Vedligeholdelsesudvalget står for planlægningen af arbejdsopgaver m.m. til arbejdslørdag den 10. maj. a. Fotodame/mand som et udvalg eller del af: Lene: Vi mangler tit gode billeder fra vores arrangementer. Det vil være en god ide, hvis der er 2 personer, som kan tage billeder til diverse arrangementer på skolen. Lene skriver en fotograf efterlysning til ugebrevet. b. Hvilket udvalg skal stå for forældrefesten? Det skal fortsat være arrangements-udvalget som forestår dette arrangement. Mette giver udvalget besked snarrest. Udvalget skal også finde en ny titel til festen, som ikke begrænser sig til forældre, da personale og skolekredsmedlemmer også er velkomne på lige fod med forældrene. c. Dato for forældrefest i september og besked til rette vedkommende. Mette efterspørger en dato fra arrangementsudvalget og vi skal have hurtigst muligt besked senest i slutningen af april. d. Vedligeholdelseshold a la rengøringsholdet Udskydes til næste møde e. Plan for strukturudvalgsformændenes kontakt til udvalgene. Det fremgår af oversigterne for hvert enkelt udvalg. f. Arbejdslørdag. Lisbeth har talt med Jørgen Brun og givet ham en liste med opgaver fra sidste år, som endnu ikke er blevet lavet. Mht. legepladsen skal den udbedres så den kan holde et år frem. Vi arbejder på at gøre det på samme måde som i børnehaven. Fællesspisning er ikke så aktuel i år, som det vil være til næste år, hvor der vil være utrolig mange og spændende arbejdsopgaver i forbindelse med den nye børnehave m.m., hvor vi nærmere for brug for en hel arbejdsweekend! Hanna har orienteret børnehaveforældrene om at der i år ikke er så mange arbejdsopgaver som vanligt og det derfor kan være aktuelt at hjælpe til på skolen denne gang. Vi skal på næste møde beslutte om der skal være fællesspisning om eftermiddagen! g. Busrute ønsker: Side 4 af 5

5 Lene skriver i ugebrevet at ønsker til ændring af busrute skal være indgivet til Dorthe Leth fam.ndleth@gmail.com senest 1. maj. 9. Skrifttype på hjemmesiden (5 min ) Udskydes til næste møde 10. Evt. (5 min ) Trine spørger til hvem der leverer rengøringsmidler og hvilken aftale vi har ang. rabatter. Der kan evt. hentes 35-50% i rabat. Trine tager kontakt til Inger og taler om den nuværende aftale. Vi skal være opmærksomme på at vi i den nuværende aftale også får måtte-rens og der er en fordel. Nye familier hvordan informeres de om udvalgene. Dorthe sørger for at de nye familier kommer i udvalg. Nye familier for en seddel af ledelsen, som ved 1. rengøring selv kontakter Inger. Dorthe spørger til den nye skolereform: Lene og Ole skriver en mail, som sendes rundt omkring den nye skolereform og hvilken betydning det har for vores skole. Hanna: Der afholdes Fremtidsmøde i Lemming & omegn kl den 29. april 2014 og det vil være godt at have en repræsentant med fra skole/børnehave. Lene fortæller at Knud Erik er gjort bekendt med at planen omkring legepladsen og at den er til fri afbenyttelse for alle. Lisbeth tager med til mødet. Lene: Der skal komme en opfordring fra strukturudvalgsformændene om at alle i udvalgene får læst kommissorierne efter de er rettet. Maria: Nu er vi en ny bestyrelse og derfor opfordres alle til at tjekke oplysninger mht. nye mail-adresser, så vi er sikre på at alle er med og de som er trådt ud af bestyrelsen er slettet fra listen. Side 5 af 5