Du kan bruge kalenderen i Outlook til at planlægge aftaler, begivenheder og møder.

Transkript

1 OUTLOOK: Kalender Af Tine Nøhr Stenild Du kan bruge kalenderen i Outlook til at planlægge aftaler, begivenheder og møder. Kalenderen kan fx gøre dig opmærksom på, at du har en aftale inden for den næste halve time, og du kan hurtigt få overblik over, hvad den efterfølgende dag indeholder af aftaler og møder. Det er også let at udfylde kalenderen med oplysninger fra andre dele af Outlook. Modtager du fx en mail, der indebærer, at du skal afsætte tid i din kalender, kan du hurtigt overføre meddelelsen til kalenderen. Du kan angive, hvorvidt du er til stede eller ej, når du fx holder møde. Det gør det let for andre, der har adgang til din kalender, at se, om de fx kan kan lave en aftale med dig. «52 Bliv en haj til Outlook

2 Tilpas visning af kalenderen Du kan tilpasse den måde, kalenderen vises på, ved bl.a. at ændre visningen, angive længden på arbejdsdagen og tilføje helligdage. Størrelsen af navigationsruden, kalenderen, datosøgningen og opgaveblokken kan ændres. Det gør du ved at trække i den kant (lodret eller vandret), der skal flyttes. Datosøgning. De datoer, der markeres her, bliver vist i kalenderen. Klik på pilen i datosøgningen for at skifte måned. Navigationsrude. Selve kalenderen. Her vises aftaler, begivenheder og møder. Opgaveblokken. Bliv en haj til Outlook 53

3 Knapperne Dag, Arbejdsuge, Uge og Måned Knapperne Dag, Arbejdsuge, Uge og Måned giver mulighed for at bestemme, hvor store tidsblokke der skal vises, når en visning af typen Dag/uge/måned er valgt. Her kan du se, hvordan brugen af knapperne kan påvirke visningen af kalenderen: FOTO: Region Midtjylland 54 Bliv en haj til Outlook

4 ... vælger du, hvilke og hvor mange dage der skal vises i kalenderen 1 Klik i datasøgningen på en dato, der skal vises i kalenderen. 2 Klik på en af de viste knapper: eller Hold Ctrl nede, mens du klikker på de øvrige datoer, der skal vises. De valgte dage vises nu i kalenderen. Bliv en haj til Outlook 55

5 OUTLOOK: KALENDER... tilføjer du helligdage, hvis de ikke allerede vises Outlook kan automatisk tilføje helligdage til din kalender. Helligdage noteres som begivenheder, dvs. at de vises lige under den pågældende dato. 1 Vælg Funktioner/Indstillinger Dialogboksen Indstillinger vises. 2 Klik på Kalenderindstillinger på fanebladet Indstillinger. Dialogboksen Kalenderindstillinger vises. 3 Klik på Tilføj helligdage Dialogboksen Føj helligdage til kalenderen vises.... angiver du længden på arbejdsdagen/-ugen I kalenderen vises det tidsrum, som ligger inden for normal arbejdstid, lysere end den øvrige tid. Hvis din arbejdsdag afviger fra det normale, kan du tilpasse Outlook, så det afspejles i kalenderen. Du kan også angive, hvilke ugedage der skal vises, når du vælger visningen Arbejdsuge. 1 Vælg Funktioner/Indstillinger Dialogboksen Indstillinger vises. 2 Klik på knappen Kalenderindstillinger på fanebladet Indstillinger. Dialogboksen Kalenderindstillinger vises: 3 Sæt tjekmærke ud for de dage, som er arbejdsdage. 4 Angiv, hvornår arbejdsdagen starter og slutter. 5 Klik på OK to gange. Kalenderens indstillinger er nu ændret. Påmindelser 4 Sæt tjekmærke ud for Danmark og klik på OK. 5 Luk dialogboksene. Når det tidspunkt, du har angivet for en påmindelse, indtræffer, giver Outlook en påmindelse i form af afspilning af lyd og visning af vinduet Påmindelse. De danske helligdage er nu føjet til din kalender. Hvis de ønskede helligdage allerede er tilføjet, og du tilføjer dem igen, kommer de til at stå to gange ved alle de aktuelle datoer. Her vises emne, tid og sted for det emne, der er markeret i listen. Her vises en liste med aktuelle påmindelser. «56 Bliv en haj til Outlook

6 OUTLOOK: KALENDER... fjerner du en påmindelse 1 Klik på påmindelsens knap på proceslinjen, hvis vinduet Påmindelse ikke er synligt. 2 Klik på det emne, hvis påmindelse du vil tage stilling til. 3 Åbn emnet, afvis påmindelsen eller udsæt påmindelsen et givent tidsrum. 4 Gentag trin 2 og 3, til alle påmindelser er behandlet. Vinduet Påmindelser er nu fjernet. Hvis du ikke arbejder i Outlook, afspilles påmindelsens lyd, og en orange knap vises på proceslinjen. Klik på knappen for at åbne vinduet. Klik her, hvis du vil annullere påmindelserne for alle de viste emner. Klik her for at annullere påmindelsen for det markerede emne. Klik her, hvis du vil åbne det markerede emne for fx at se yderligere oplysninger. Starttidspunkt: 11. marts :00 Sted: Lokale 2 Her kan du fjerne påmindelsen for det markerede emne fra listen og få den gentaget senere. Angiv, om hvor lang tid påmindelsen skal gentages, og klik derefter på Udsæt. Bliv en haj til Outlook 57

7 Aftaler og begivenheder Når du bruger kalenderen, er det vigtigt, at du skelner mellem begreberne aftaler, møder og begivenheder: AFTALER: Aktiviteter, der varer et bestemt tidsrum, fx BEGIVENHEDER: Aktiviteter, der varer mindst 24 timer MØDER: Aktiviteter, der involverer andre personer Aftaler kan være tid, du afsætter til at lave en bestemt opgave, et besøg hos tandlægen, levering af din nye reol, en uforpligtende frokostaftale osv. En aftale er altså en aktivitet, som du reserverer tid til i kalenderen, og som ikke involverer andre personer. Aftaler, som varer hele dagen (døgnet), laves i Outlook om til begivenheder og skrives under den aktuelle dags overskrift. Det er smart, fordi der på den måde stadigvæk er god plads til at notere aftaler og møder i kalenderen, selv om det fx er tante Olgas fødselsdag. Du kan angive, hvordan kalenderen skal vises for andre ved at angive aftalens/begivenhedens varighed som optaget, ledig, foreløbig eller ikke til stede. Den måde, du er til rådighed på, vises som standard med følgende farver til venstre i kalenderen: Hvid - standard for begivenheder Blå - skraveret Blå - standard for aftaler Violet Aftaler Du kan skrive aftaler direkte ind i kalenderen, og du kan oprette dem via et vindue. Hvis du vil have adgang til alle Outlooks muligheder, når du opretter en aftale, skal du benytte vinduet Aftale: 1 Her skal du skrive aftalens betegnelse, og hvor aftalen 2 finder sted. Klik her for at give aftalen en etiket, dvs. en baggrundsfarve. Aftaler med etiketten Vigtig vises med rød baggrund, mens aftaler med etiketten Personlig vises med lysegrøn baggrund. På den måde kan du hurtigt overskue dine aftaler i kalenderen. 58 Bliv en haj til Outlook

8 Anne Tjerrild, Vicekontorchef for Regionssekretariatet, afprøver videokonference. Foto: Region Midtjylland 1 2 on on Ændr evt. aftalens start- og sluttidspunkt. 6 Angiv, hvordan aftalen skal vise, at du er til rådighed på. Det har betydning, hvis din kalender bruges af andre til at planlægge et møde. 4 Fjern tjekmærket, hvis du ikke vil mindes om aftalen. 7 Her kan du skrive uddybende bemærkninger til aftalen. 5 Angiv, hvor lang tid før en aftale du vil mindes om den. 8 Sæt tjekmærke her, hvis du vil kunne skjule aftalen for andre, der har adgang til din kalender. Bliv en haj til Outlook 59

9 ... opretter du en aftale 1 Skift til mappen Kalender. 2 Skift til den dag, aftalen finder sted. 3 Træk musen over det tidsrum, aftalen varer, så tidsrummet bliver markeret. 4 Klik på knappen Ny aftale Dialogboksen Aftale vises, og start- og sluttidspunkt er allerede indsat på baggrund af din markering. 5 Angiv emne, sted, påmindelse og hvordan tidspunktet skal vises i kalenderen. 6 Klik på knappen Gem og luk. Vidste du, at du kan oprette en aftale ved at skrive emnet direkte i kalenderen? Aftalen er nu oprettet og vises i din kalender. «Hvis du har en aftale, som gentages efter et bestemt mønster, fx statusmøde en gang om ugen, kan du få Outlook til at skrive aftalen på alle de relevante datoer. Det gør du via dialogboksen Tilbagevendende aftale: Her vises aftalens start- og sluttidspunkt. Her skal du vælge, hvor tit aftalen skal gentages. Her kan du finindstille det valgte gentagelsesmønster. Mulighederne afhænger af det valgte alternativ. Her kan du vælge, hvornår gentagelsesmønsteret skal starte (normalt dags dato), og hvornår det skal slutte. 60 Bliv en haj til Outlook

10 ... gør du en aftale tilbagevendende, så den fx gentages hver uge 1 Opret en ny aftale og klik på knappen Gentagelse, inden du vælger Gem og luk. eller Dobbeltklik på en aftale for at åbne dialogboksen Aftale og klik på knappen Gentagelse Vidste du, at.. du når du angiver start- og sluttidspunkter med fordel kan bruge funktionen Autodato og indtaste tekst, fx næste tirsdag eller middag, i stedet for at indtaste dato og klokkeslæt? Dialogboksen Tilbagevendende aftale vises. 2 Angiv, hvor tit aftalen skal gentages, og hvornår gentagelsen skal starte og slutte. 3 Klik på OK. 4 Klik på Gem og luk. Aftalen er nu skrevet på alle de relevante datoer i din kalender.... flytter du en aftale Du kan flytte en aftale til en anden dag og/eller et andet tidspunkt ved at dobbeltklikke på aftalen og redigere start- og sluttidspunkt. Du kan også flytte aftalen vha. musen på følgende måde: Påmindelse er slået til. Emne. Sted. 1 Skift til en visning, hvor både aftalens nuværende dato og den dato, aftalen skal flyttes til, er synlige. 2 Placer musemarkøren til venstre for aftalen. Musemarkøren skifter til et pilekryds. Aftalens håndtag. Aftalen gentages. 3 Træk aftalen til en ny dato og et nyt klokkeslæt. Aftalen er nu flyttet. Bemærk, at det kun er den aktuelle forekomst af en aftale, der flyttes. Hvis aftalen er tilbagevendende, og du vil flytte alle forekomster af aftalen, skal du dobbeltklikke på aftalen for at åbne serien, klikke på Gentagelse og derefter redigere gentagelsesmønsteret. Bliv en haj til Outlook 61

11 Begivenheder En begivenhed er en aktivitet, der varer mindst 24 timer, hvilket igen er det samme som en aftale, der varer hele dagen. Nogle begivenheder optager al din tid, fx en ferie eller et seminar, mens det ikke er tilfældet for andre begivenheder, fx fødselsdage.... opretter du en begivenhed Vidste du, at... fødselsdage eller andre mærkedage, som du har indsat i mappen Kontaktpersoner, automatisk indsættes som begivenheder i kalenderen. 1 Dobbeltklik på datooverskriften for den aktuelle dag. eller Vælg Handlinger/Ny aftale Hele dagen. eller Opret/åbn en aftale og sæt tjekmærke ud for Hele dagen. 2 Udfyld dialogboksen på samme måde som for en aftale. 3 Gør evt. begivenheden tilbageven - dende vha. knappen Gentagelse 4 Klik på Gem og luk. Begivenheden vises nu lige under den pågældende dato. Møder Et møde er en aftale, der involverer andre personer og evt. kræver reservering af ressourcer. Ressourcer kan fx være mødelokaler, bærbare computere og lign. Outlooks mødefunktion kan bruges til at vælge de ønskede deltagere og ressourcer, finde et mødetidspunkt, hvor alle er ledige (hvis det er muligt), udsende mødeindkaldelser, reservere ressourcer og holde styr på tilbagemeldingerne. Opret møde Du opretter et møde ved at angive mødets emne og sted og derefter vælge de ønskede deltagere og ressourcer. Når det er gjort, kan du benytte tidsplanen til at finde et egnet mødetidspunkt og derefter udsende de nødvendige mødeindkaldelser. Når du skal oprette et møde, kan du selv skrive navnene på de personer, der skal inviteres til mødet, men det er lettere at bruge dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer: Her skal du vælge den mappe, som indeholder navne og adresser for 1 2 de personer og ressourcer, som skal inviteres/reserveres. Her vises de personer og ressourcer, som findes i den valgte mappe (1). «62 Bliv en haj til Outlook

12 3 4 Klik her for at føje de markerede navne til listen over personer, som skal være til stede ved mødet. Dit eget navn er automatisk blevet tilføjet. 5 Klik her for at føje de markerede ressourcer til listen over ressourcer, som skal bruges til mødet. Klik her for at føje de markerede navne til listen over personer, som skal inviteres til mødet, men hvis tilstedeværelse ikke er nødvendig. 1 Vidste du, at du kan medsende en mødedagsorden og lign. ved at vedhæfte den aktuelle fil? Du skal bare bruge knappen Indsæt fil, når du opretter mødet vælger du deltagere til et møde Vidste du, at du hurtigt kan oprette en begivenhed ved at klikke på datooverskriften og indtaste den ønskede tekst? 1 Vælg Handlinger/Ny mødeindkaldelse. eller Opret/åbn en aftale og klik på knappen Inviter deltagere. Vinduet møde vises. 2 Indtast Emne og Sted. 3 Klik på knappen Til Dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer vises. 4 Angiv de nødvendige deltagere, de valgfri deltagere og de ønskede ressourcer. 5 Klik på OK. Vinduet Møde vises nu med navnene på de valgte personer og ressourcer. Valg af ressourcer kræver Microsoft Exchange Server samt oprettelse af ressourcer. Det er normalt et job for administratoren, da det involverer serveren. Bliv en haj til Outlook 63

13 Tidsplan Hvis du har adgang til kalenderne for de deltagere, du har inviteret til et møde, kan du benytte fanebladet Tidsplan til at finde et mødetidspunkt, hvor alle er ledige: Her vises navnene på de valgte deltagere. Ikonerne angiver, om der er tale om en mødearrangør, en nødvendig deltager eller en valgfri deltager. Klik det sted i kalenderne, hvor du vil placere mødet, eller klik her, hvis du vil have Outlook til at markere det næste relevante mødetidspunkt. 2 Her vises deltagernes kalendere. Felterne uden farve indikerer tidsrum, hvor personen er ledig. Den øverste linje i kalenderen viser summen af deltagernes kalendere. Hvis dette område er frit (mørkegråt), betyder det altså, at alle deltagere er ledige på det pågældende tidspunkt. 4 Det valgte/fundne mødetidspunkt markeres med grøn venstrekant og rød højrekant. Du kan ændre tidsrummets størrelse ved at trække i en af kanterne. 64 Bliv en haj til Outlook

14 ... finder du et egnet mødetidspunkt Når du har valgt deltagere og ressourcer til et møde, kan du finde et egnet mødetidspunkt via fanebladet Tidsplan. 1 Skift til fanebladet Tidsplan i vinduet Møde. Fanebladet Tidsplan vises nu med en liste over alle de angivne deltagere og deres kalendere. 2 Bladr i kalenderen, til du finder et tidspunkt, hvor alle (krævede) deltagere kan komme, og klik på tidspunktet i kalenderen. eller Klik på knappen Næste autotidspunkt for at få Outlook til at markere det næste egnede tidspunkt (som standard en tid, hvor alle deltagere og mindst én ressource er fri). Hvis du ikke har adgang til de andre mødedeltageres kalender, skal du blot vælge et mødetidspunkt, som passer dig, og springe ned til trin 4. På den måde kan du stadigvæk benytte mødefunktionen til at udsende invitationer og holde styr på tilbagemeldingerne. 3 Tilpas evt. mødets sluttidspunkt. 4 Klik på Send. Der sendes nu mødeindkaldelser til alle de valgte deltagere og ressourcer. Hvis du har valgt ressourcer til mødet, får du en meddelelse med besked om, hvorvidt ressourcen er til rådighed (i så fald er den blevet reserveret til mødet). Følg op på mødeindkaldelse Mødeindkaldelser er meddelelser ( s), som er forsynet med knapper, der gør det let at svare på mødeindkaldelsen. Vidste du, at mødeindkaldelsen automatisk slettes fra indbakken og flyttes over i mappen Slettet Post, når du besvarer den? Sender besked til mødeanmoderen og placerer mødet i kalenderen. Sender besked til mødeanmoderen uden at placere mødet i kalenderen. Åbner et vindue med kalenderen, så deltageren kan se, hvordan mødet er placeret, inden vedkommende svarer på mødeindkaldelsen. Sender besked til mødeanmoderen og placerer mødet i kalenderen. Åbner dialogboksen Foreslå nyt tidspunkt med deltagernes kalenderoplysninger (ligner fanebladet Tidsplan), så et passende alternativt mødetidspunkt kan foreslås. Bliv en haj til Outlook 65

15 Når du åbner et møde, efter du har sendt mødeinvitationer, er fanebladet Registrering blevet føjet til mødevinduet. Her kan du se, hvordan de inviterede deltagere har svaret, hvis de har svaret. Det er kun dig, dvs. mødearrangøren, som kan se listen med svar.... ændrer du et møde og sender opdateringer til mødets deltagere Du kan ændre et møde ved fx at tilføje kommentarer eller ændre starttidspunktet. 1 Dobbeltklik på mødet, så det åbnes. 2 Lav de ønskede ændringer. 3 Klik på knappen Send opdatering, hvis du har lavet ændringer, de andre mødedeltagere bør kende. eller Klik på Gem og luk, hvis du har lavet ændringer, som kun er til eget brug, fx tilføjelse af kommentarer. Mødevinduet bliver nu lukket, og mødeopdateringer sendes, hvis du har valgt det. 66 Bliv en haj til Outlook

16 Give andre brugere adgang Outlook giver dig mulighed for at dele dine mapper med andre. Dele private mapper Stedfortræderadgang Du kan give en eller flere personer adgang til at læse, ændre, oprette eller slette oplysninger i dine private mapper. Det kan fx være nyttigt, hvis du vil gøre det muligt for en kollega at kigge i din kalender. Du kan skjule udvalgte emner i disse mapper ved at sætte et tjekmærke ud for Privat i emnets dialogboks. Hvis du fx har en assistent, der hjælper dig med at administrere dine s og din kalender, når du ikke er på kontoret, kan du give ham/hende adgang til at sende meddelelser på dine vegne, acceptere mødeindkaldelser for dig eller administrere oplysninger i dine private mapper. Offentlige mapper Du kan dele oplysninger med en arbejdsgruppe, en afdeling eller hele virksomheden. Din arbejdsgruppe kan fx sende og besvare idéer online i et offentligt forum (en elektronisk opslagstavle). Virksomheden kan også oprette en kalender, hvor alle kan se de seneste helligdage og firmabegivenheder. Som standard har alle brugere automatisk adgang til offentlige mapper. Det er mest hensigtsmæssigt at benytte offentlige mapper, hvis du vil dele oplysninger med en større gruppe. Deling af private mapper og stedfortræderadgang er omvendt mest hensigtsmæssigt at anvende, når du vil dele oplysninger med relativt få personer. Uanset om du deler private mapper, har/ tildeler stedfortræderadgang eller deler offentlige mapper, afhænger dine muligheder af, hvilke tilladelser du har for delte mapper: «Ejer Redaktør Forfatter Korrekturlæser Har tilladelse til alt. Som mappeejer kan man ændre de tilladelsesniveauer, andre har til mappen. Kan oprette, læse, ændre og slette alle emner og filer. Kan oprette og læse emner og filer. Kan tillige ændre og slette emner og filer, man opretter. Kan læse emner og filer Bliv en haj til Outlook 67

17 ... giver du andre brugere rettigheder til din kalender 1 Sørg for, at kalenderen er vist. 2 Klik på Del min kalender i navigation s- ruden under Kalender. 3 Klik på Tilføj. 4 Skriv navnet på den person, du vil give tilladelser t il deling, i boksen Skriv et navn, eller vælg et på listen i dialogboksen Tilføj brugere. 5 Klik på Tilføj under Tilføj brugere. 6 Klik på OK. 7 Klik på navnet på den person, du netop har tilføjet, i boksen Navn. 8 Klik på det ønskede tilladelsesniveau på listen Tilladelsesniveau. 9 Klik på OK. Den valgte person har nu fået de angivne rettigheder til din kalender. Du kan også give en hel gruppe, fx en afdeling eller hele din organisation, adgang til at se din kalender. Vil du fjerne tilladelsen for en person igen, skal du blot vælge Fjern i punkt 5 ovenfor. Stressbuster tilbyder: Foredrag og workshops: Stresshåndtering, sunde arbejdsvaner, sundhedspolitik. Supervision. Afhjælpende samtaler ved udbrændthed. Hjælp til de svære samtaler. ved Ilse Kjær Gaardahl tlf ilse@stressbuster.dk Se mere på Stressbuster samarbejder med Stressforeningen, som er en frivillig forening. Se evt. Har du behov for efter- og videreuddannelse? - så kan HR Efter- og Videreuddannelse måske hjælpe dig HR Efter- og Videreuddannelse i Region Midtjylland har til opgave at designe og planlægge kurser og uddannelser indenfor grund-, efter- og videreuddannelsesområdet, så ansatte i Regionen kan løse deres opgaver optimalt. Vi udbyder derfor en bred vifte af uddannelser og kurser indenfor det sundhedsfaglige område, it, kommunikation og personlig udvikling. Desuden tilrettelægger vi større konferencer og temadage, ligesom vi i samarbejde med rekvirenten udvikler specielt tilrettelagte forløb til institutioner og afdelinger. Du kan se vores kursus- og uddannelsestilbud på HR Efter- og Videreuddannelse, Århus afdelingen, kan kontaktes på tlf og HR Efter- og Videreuddannelse, Holstebro afdelingen, kan kontaktes på tlf Bliv en haj til Outlook

18 Prøv det!» Skift til visningen Arbejdsuge.» Tilpas din arbejdsuge, så den stemmer overens med dine faktiske arbejstider.» Opret en aftale i din kalender. Tilføj evt. en etiket.» Opret en begivenhed, fx din fødselsdag.» Lav en aftale om til et møde.» Send en mødeindkaldelse til dig selv og afvis mødet. Bliv en haj til Outlook 69