Bilag: Ny udvikling på bilag

Transkript

1 Bilag: Ny udvikling på bilag Indhold Kommentar / Historik sektionen... 3 Nye visningsmuligheder... 3 Bilagsindbakke og FBL1N og ZMIR Nye regler for forfaldssymbolerne... 4 Udgiftsbilag... 5 Justering af ledetekster med mere... 5 Forvalg af valgmuligheden Uden godkendelse... 5 Klar til indberetning i Kreditorfeltet... 5 Opret udgiftsbilag nyt felt (Posteringstekst)... 5 Opret udgiftsbilag til flere kreditorer ny facilitet... 6 Udbetalinger fra Ekstern firmakode... 7 Betalingsplan nye faciliteter... 8 Autorisation Ny rolle... 8 Betalingsplaner med Kun kontering uden workflow... 8 Betalingsplaner med Kun kontering mulighed for at lave delvis kontering... 8 Betalingsplaner med Kontering + Godkendelse ny opsætningsmulighed pr. kommune... 8 Søgeskærmbilledet 2 nye kolonner... 8 Detail skærmbilledet 2 nye kolonner... 9 Mulighed for Saml linjer pr. betalingsplan... 9 Mulighed for split kontering nye konteringslinjer pr. betalingsplan Betalings- og fakturaplan Fakturaer sendes til fakturagodkender på planen uanset hvilken beløbsgrænse fakturagodkenderen har Forlæng planer ny facilitet (tilkøb) Bilagskontrol Ændringer til den nye bilagskontrol Muligt at søge på profitcenterknuder (hierarki) Videresende stikprøve Kontrolrapport søg efter stikprøver via status oprettede, gemte, færdigmeldte Autorisation For at udføre kontrollen kræves kun VIS-adgang til profitcenteret Lukning af den gamle bilagskontrol Frame til Ledelsestilsyn Indsætte link på planen og medsende linket i opgaven Søgehjælp til Bevillingsdisposition Ny søgehjælp til Bevillingsdisposition

2 Intern faktura/kreditnota Vedhæftet bilag

3 Kommentar / Historik sektionen Nye visningsmuligheder Når der findes kommentarer/meddelelser til et bilag, en plan eller lignende, så har du nu mulighed for at se kommentarerne/meddelelserne på følgende måde: Alle meddelelser (viser alle meddelelser, som du er vant til) Kun indtastede (viser kun de brugerindtastede kommentarer) Systemmeddelelser (viser kun systemmeddelelserne) Eksempel: Bemærk: Muligheden for kun at se de brugerindtastede kommentarer er KUN gældende for ny indtastede kommentarer (fra d. 13. februar 2017 og fremover). Det er desværre ikke muligt at vise gamle kommentarer (fra før d. 13. februar 2017), som kun brugerindtastede. Hvis du ønsker at se flere linjer end de 5 linjer du kan i dag, så har du nu mulighed for at få vist kommentarerne/meddelelserne i et stort popop vindue ved at klikke på knappen Vis i popop. Eksempel: Bemærk: disse nye visningsmuligheder er ikke muligt i Kontrolrapport i Frame til Ledelsestilsyn Opgaveindbakken i Frame til Ledelsestilsyn Skærmbillederne til behandling af rykker Skærmbillederne til de indkøbsordrebundne bilag 3

4 Bilagsindbakke og FBL1N og ZMIR6 Nye regler for forfaldssymbolerne Eksempel fra Bilagsindbakken: Reglerne for hvornår forfaldssymbolerne vises er ændret til nedenstående, så du fremover kan betale fakturaerne rettidigt baseret på visningen af symbolerne. Forfaldssymbol Beskrivelse af ny regel Bilaget er ikke forfalden til betaling Bilaget er forfalden til betaling (der er 3 eller 4 bankdage til forfald) Bilaget er overforfalden eller kan ikke betales rettidigt Ovenstående betyder, at når den gule klokke vises, så kan du stadig nå at betale fakturaen rettidigt, da der er 3 eller 4 bankdage til forfald. Når lynet vises, så kan du ikke nå at betale fakturaen rettidigt. 4

5 Udgiftsbilag Justering af ledetekster med mere Korrekt placering af ledetekster og input felter gjort større for at forbedre brugervenligheden af Opret udgiftsbilag skærmbilledet. Ligeledes er krævede felter markeret med en stjerne, som andre steder i systemet. Eksempel: Forvalg af valgmuligheden Uden godkendelse Såfremt du har autorisation til oprette udgiftsbilag uden godkendelse, så vil valgmuligheden(radioknappen) Uden godkendelse være valgt automatisk, når du klikker på Opret udgiftsbilag (se skærmbilledet ovenfor) Klar til indberetning i Kreditorfeltet Når du vil oprette et udgiftsbilag står markøren nu i feltet Kreditor. Det betyder at du straks kan indtaste eller søge efter et kreditornummer. Opret udgiftsbilag nyt felt (Posteringstekst) Et nyt felt er introduceret i Opret udgiftsbilag i bilagshovedet. 5

6 Hvis du indtaster en posteringstekst her, så kopierer system den automatisk til linjerne, hvor posteringsteksten på linjerne er blank. Samme facilitet som findes på Opret ompostering. Ligeledes er der indbygget en validering (såfremt din kommune er sat op til at posteringstekst er obligatorisk på godkenderskærmen) at posteringsteksten på linjerne ikke må være blank. Opret udgiftsbilag til flere kreditorer ny facilitet I forbindelse med opret udgiftsbilag har du nu mulighed for at oprette ét udgiftsbilag til flere kreditorer. Det vil sige, udgiftsbilag med de samme konteringslinjer, betalingsbetingelser, vedhæftninger m.m. til flere forskellige kreditorer. I forbindelse med kreditor feltet er der kommet en ny knap, som giver dig mulighed for at vælge flere kreditorer (optil 25 stk.) Når du klikker på knappen fremkommer følgende popop vindue: Her kan du indtaste kreditornumrene direkte eller anvende søgehjælp. Der vises 10 linjer, men der kan indtastes optil 25 kreditorer. 6

7 Når du klikker på Gem, så lukkes popop vinduet og du kan fortsætte med at oprette dit udgiftsbilag på traditionel vis. Når du klikker på Opret, så oprettes et udgiftsbilag pr. kreditor med de samme oplysninger i samtlige udgiftsbilag. En facilitet, som gør det meget nemmere for dig, at oprette den samme type udgiftsbilag til flere kreditorer. Udbetalinger fra Ekstern firmakode Udgiftsbilag oprettet i en ekstern firmakode, vil nu altid blive udbetalt fra den udbetalende enhed i KMD Udbetaling, som hører til den eksterne firmakode. Ved oprettelse af bilaget bliver der lavet en kontrol op mod det EAN-nummer, som I har oprettet i transaktion ZREGELEANFK til den eksterne firmakode. 7

8 Betalingsplan nye faciliteter Autorisation Ny rolle KMD har oprettet en ny rolle Z<KMDWFOK-VIS-BETALINGSPLAN, som giver dig mulighed for at se betalingsplanerne, men uden at kunne rette og oprette dem. Du får adgang til Vis knappen på søgebilledet til Betalingsplaner. Betalingsplaner med Kun kontering uden workflow Fremover vil betalingsplaner oprettet med Kun kontering ikke blive sendt i workflow med henblik på godkendelse. Begrundelsen er at alle bilag, som rammer denne type betalingsplaner altid sendes i workflow og derfor er der ingen grund til at godkende planen. Betalingsplaner med Kun kontering mulighed for at lave delvis kontering Som noget nyt har du mulighed for at oprette betalingsplaner (med typen Kun kontering ) hvor du kun angiver noget af en konteringsstreng. Og hvor den resterende del udfyldes når fakturaen sendes ud til manuel behandling. For eksempel har du mulighed for at oprette en betalingsplan hvor kun artskontoen er angivet på konteringslinjerne uden kostbærer. Kostbæreren skal så sættes på, når bilaget sendes ud til manuel behandling. Betalingsplaner med Kontering + Godkendelse ny opsætningsmulighed pr. kommune Hvis I i kommunen ønsker at fremtidige betalingsplaner oprettet med Kontering + Godkendelse IKKE skal sendes i workflow med henblik på godkendelse, så har KMD mulighed for at ændre denne opsætning. Alle kommuner er automatisk sat op til betalingsplaner skal godkendes før de er aktive. BEMÆRK: Såfremt I ønsker at undertrykke denne godkendelse, så skal I kontakte vores support afdeling og meddele dem at I ønsker at få dette ændret. Ændringen er gratis. Søgeskærmbilledet 2 nye kolonner På søgeskærmbilledet er der tilføjet ny kolonner i betalingsplan oversigten EAN og Fakturagodkender. Disse to kolonner er tilføjet i Standard view og placeret ude til højre. 8

9 Detail skærmbilledet 2 nye kolonner På detailskærmbilledet til en betalingsplan er der tilføjet 2 nye kolonner på de enkelte konteringslinjer Bevillingsdisposition og positionen. Det giver dig mulighed for at oprette en betalingsplan, hvor en bevilling bliver tilknyttet en eller flere konteringslinjer. Når linjen bliver bogført, så vil den enkelte bevilling blive nedskrevet med linjens beløb. Du kan tilføje bevillingen i forbindelse med oprettelse eller rettelse af en eksisterende betalingsplan. Mulighed for Saml linjer pr. betalingsplan Du har nu mulighed for at markere pr. betalingsplan om du ønsker at samle linjerne før systemet sætter konteringsoplysningerne på linjerne. Funktionaliteten er magen til knappen Saml linjer, du kender på godkenderskærmen. Mulighed for split kontering Du har nu mulighed for at lave en split kontering af linjerne. Eksempel: I dette tilfælde vil alle linjer uden moms på fakturaen nu blive fordelt med 20% af beløbet på og de resterende 80% vil blive konteret på En funktionalitet, som giver dig mulighed for at lave en mere korrekt kontering og fordeling af beløbene på dine fakturaer. 9

10 6 nye konteringslinjer pr. betalingsplan Der er tilføjet 6 nye konteringslinjer pr. betalingsplan Foruden incl. og excl. moms kan du nu specificere konteringsoplysninger for omvendt betalingspligt, samt for afdrag, bidrag, rente, gebyr og ydelse. Det vil sige, at hvis en faktura indeholder en linje med ordet gebyr (uanset hvor i posteringsteksten ordet gebyr står og uanset om det er med store/små bogstaver), så påsætter systemet konteringen fra gebyr linjen specificeret i betalingslinjen (under forudsætning af at der er specificeret nogle konteringsoplysninger i betalingsplanen). Så nu har du mulighed for at differentiere dine konteringer og sikre en mere korrekt kontering af linjerne på fakturaerne. 10

11 Betalings- og fakturaplan Fakturaer sendes til fakturagodkender på planen uanset hvilken beløbsgrænse fakturagodkenderen har Hvis du på en betalingsplan eller fakturaplan har indberettet en fakturagodkender så vil fakturaer, der ikke kan automatisk bogføres blive sendt til fakturagodkenderen. Fakturaen vil altid blive sendt til fakturagodkenderen også selv om fakturagodkenderen ikke har den fornødne beløbsgrænse til at kunne bogføre fakturaen. Fakturagodkenderen på betalingsplan: Fakturagodkender på fakturaplan: 11

12 Forlæng planer ny facilitet (tilkøb) En ny facilitet i Opus Økonomi Bilag, der nu gør det muligt at lave en masseændring (for eksempel ændre slutdato) på betalingsplaner og fakturaplaner. Et nyt link Forlæng planer, som resulterer i et søgevindue hvor du kan udsøge betalingsplaner og fakturaplaner. Her kan du markere de planer du enten ønsker at forlænge eller lave en ny periode for. Når du klikker på knappen Forlæng får du et popop vindue: hvor du kan specificere en ny slutdato, evt. ændre plan godkender og faktura godkender. Når du klikker på knappen Forlæng så i gang sættes et batchjob og systemet forlænger nu de valgte planer. Du vil få en , som indeholder resultatet hvilke planer, som er blevet forlænget og hvilke der ikke kunne forlænges (f.eks. på grund af overlap af perioder eller lignende). Alle ændringer bliver logget i historikken på de enkelte planer. Eksempel: 12

13 Hvis du klikker på knappen Ny periode, så får du følgende popop vindue: hvor du kan specificere en ny periode, evt. ændre plan godkender og faktura godkender. Når du klikker på knappen Ny periode så i gang sættes et batchjob og systemet opretter nu en ny periode for de valgte planer. Du vil få en , som indeholder resultatet hvilke planer, som har fået en ny periode oprettet og hvilke der ikke kunne (f.eks. på grund af overlap af perioder eller lignende). Alle ændringer bliver logget i historikken på de enkelte planer. Der er ingen validering af profitcenter, så forlængelserne kan laves på tværs. En facilitet, som gør det meget nemt at forlænge og lave nye perioder for dine betalings- og fakturaplaner. Bemærk: dette er ny facilitet i Opus Økonomi Bilag, som skal tilkøbes. For at få adgang til faciliteten skal du have den nye rolle Z<KMDWFOK-FORLAENG-PLANER, samt en af følgende portal roller: Rolle Rolle-ID Administrativ Assistent dk.kmd.<kundenavn>.administrativ_assistent_bilag_forlaeng_planer - Økonomi Økonomistedfortræder dk.kmd.<kundenavn>.administrativ_stedfortraeder_oekonomi_ forlaeng_planer Økonomileder dk.kmd.<kundenavn>.administrativ_leder_oekonomi_ forlaeng_planer 13

14 Bilagskontrol Ændringer til den nye bilagskontrol Muligt at søge på profitcenterknuder (hierarki) I stikprøveplaner og i søgebilledet for stikprøver har du nu mulighed for at søge på profitcenterknuder (hierarki): Videresende stikprøve Du kan nu videresende en stikprøve til en anden stilling/bruger, som også har autorisation til at udføre stikprøvekontrol. Kontrolrapport søg efter stikprøver via status oprettede, gemte, færdigmeldte I kontrolrapporten kan du nu søge på de statusser, som en stikprøve kan have. Du kan søge på følgende statusser: Oprettet (Stikprøver som er oprettede men hvor brugeren ingen kontrol har foretaget) Gemt (Stikprøve, som brugeren har gemt) Færdigmeldt (Stikprøve, som brugeren har færdigmeldt) 14

15 Autorisation For at udføre kontrollen kræves kun VIS-adgang til profitcenteret Brugeren, der skal udføre stikprøvekontrollen skal nu minimum have VIS-adgang til de profitcentre, som brugeren skal udføre kontrol på. Dermed kræves der ikke længere BOGFØR-adgang for at kunne lave en stikprøvekontrol. Lukning af den gamle bilagskontrol Den gamle bilagskontrol vil blive lukket den 1. maj Det betyder, at der efter denne dato kun kan udføres stikprøvekontrol fra den nye løsning Adgang til rapporterne i den gamle løsning vil stadigvæk være tilgængelige. 15

16 Frame til Ledelsestilsyn Indsætte link på planen og medsende linket i opgaven Når du opretter en opgaveplan er det nu muligt at indsætte et link. Linket medsendes opgaven og brugeren kan fra indbakken trykke på linket og åbne dokumentet/siden, som linket peger på. Opgaveplanen: Her kan du se linket i indbakken: 16

17 Søgehjælp til Bevillingsdisposition Ny søgehjælp til Bevillingsdisposition Du har nu fået en ny og forbedret søgehjælp til felterne Bevillingsdisposition og Position for bevillingen i Rollebaseret Indgang. Når du trykker på F4 eller aktivere søgehjælpen i disse to felter får du følgende søgevindue præsenteret: Her har du mulighed for at vælge blandt forskellige søgemuligheder via feltet Yderligere inputhjælp. Søgemulighederne er magen til dem, som tilbydes i ERP/R3 skærmbillederne. Intern faktura/kreditnota Vedhæftet bilag Når der er vedhæftet et pdf-dokument på en intern faktura, kan bruger nu få vist dette dokument på bilaget. 17