Møde afholdt: onsdag den 12. maj 2010 kl

Transkript

1 DET FARMACEUTISKE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET MØDEREFERAT 17. JUNI 2010 Forum: FSU FAKULTETSSEKRETARIATET LEDELSESSEKRETARIAT Møde afholdt: onsdag den 12. maj 2010 kl Referent: Kirsten Breddam UNIVERSITETSPARKEN KØBENHAVN Ø Til stede Medlemmer: Sven Frøkjær, Ulf Madsen, Alice Nørhede, Janne Rømsing, Lennart Jensen, Lars Palmgren, Lene Kaad, Dorte Brix, Erik Riise, Pia Hansen, Marianne Strynbo. Andre: Judith Christiansen (pkt. 1-7), Karsten Kristiansen (pkt. 1-5). Fraværende: Tonnie S. Christiansen. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af sidste møde den 2. marts Gennemgang af sidste mødes beslutninger 4. Orientering fra fakultetsledelsesmøder 5. Økonomi, mundtlig orientering om status for 1. kvartal 6. Status for FLN-udredningen, mundtlig orientering 7. Orientering fra HSU 8. Afrapportering af kompetenceudviklingsaktiviteter i 2009 drøftelse af den rapport, FSU skal udarbejde på baggrund af LSU s indberetninger TLF DIR FAX kib@farma.ku.dk REF: KIB Sag: / Bedes oplyst ved henv.

2 9. Det videre arbejde med de personalepolitiske grundprincipper Introduktionsprogram til nyansatte 10. Det videre arbejde med de personalepolitiske grundprincipper Fælles politik for personalegoder på FARMA 11. Arbejdsmiljøforhold 12. Høring over Arbejdsmiljørådets Handlingsplan for Meddelelser (materiale ligger i mappe i receptionen) 14. Eventuelt SIDE 2 AF 5 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt med den tilføjelse, at status for arbejdsgruppen om effektivisering af hovedprocesserne behandles under pkt Godkendelse af referat af sidste møde den 2. marts 2010 Referatet blev godkendt. 3. Gennemgang af sidste mødes beslutninger Beslutningerne var gennemført bortset fra et mindre punkt. 4. Orientering fra fakultetsledelsesmøder Sven Frøkjær opfordrede igen alle til at følge med i referaterne, men trak nogle få punkter frem fra de seneste fakultetsledelsesmøder: FL har drøftet den videre proces for fagområdet klinisk farmaci, hvor der nu er ansat en professor. FL har drøftet opfølgningen på udviklingskontrakten for 2009, hvor det kun er ph.d.-optaget der halter. Målet for 2010 forventes at blive opfyldt. En medarbejderrepræsentant spurgte, om der er sagt nej til ansættelser i forbindelse med det kvalificerede ansættelsesstop. Sven Frøkjær svarede, at det var der ikke, og forklarede om formålet med, at alle ansættelser bringes op til godkendelse i fakultetsledelsen. For det første skal det sikres, at der er midler til ansættelsen, og for det andet skal det sikres, at der ikke slås stillinger op inden for fagområder, hvor medarbejdere, vi har været nødt til at afskedige, er kvalificerede og kunne varetage stillingen. Sven Frøkjær nævnte også samarbejdet med LIFE og SCIENCE, hvor de tre dekaner har aftalt gensidigt at orientere hinanden om opslag af lektorog professorstillinger (lektorstillinger er dog siden blevet udskudt. Ref.)

3 5. Økonomi, mundtlig orientering om status for 1. kvartal Karsten Kristiansen omdelte et statusnotat. Fra 2010 følger fakultetsledelsen hver måned op på forbruget. Koncernøkonomi har anbefalet, at de kvartalsvise indberetninger fra fakulteterne til Økonomi behandles i fakultetsledelsen inden indsendelsen, og det er sket første gang i april. Dorte Brix spurgte til begrebet kvalificeret dispositionsbegrænsning og efterlyste en vejledning om, hvad større beslutninger er. Judith Christiansen forklarede, at der ikke er dispositionsbegrænsninger på materialer og udstyr, der er nødvendige for driften. Indkøberne behøver ikke bekymre sig, for institutlederne har en fælles forståelse for, hvornår dispositioner skal vendes i fakultetsledelsen. Karsten Kristiansen fortalte om status for økomien i 2010, hvor den største usikkerhed vedrører efterreguleringen af STÅ, som først sker i oktober. Han gennemgik herefter budgetopfølgningen, som alt i alt ser fornuftig ud. Judith Christiansen orienterede om arbejdet med effektivisering af hovedprocesserne, som blev besluttet i I forbindelse med 2009-regnskabet er revisorerne faldet over KU s økonomiorganisation, som er spredt og organiseret forskelligt. Koncernøkonomi nedsatte en styregruppe (med bl.a. Judith) til reorganisering af økonomisøjlen. Styregruppen foreslog tre modeller for organisering, som er behandlet i Ledelsesteam. Det blev besluttet, at FARMA skal bruge fakultetsmodellen, og som en del af gennemførelsen skal FARMA indgå et forpligtende samarbejde med BRIC om ekstern virksomhed og debitorstyring. Økonomifunktionen på FARMA har en kritisk størrelse, der gør det meget vigtigt at samarbejde på tværs mellem Fakultetsservice og institutsekretariaterne. Judith orienterede endvidere om, at der på andre fakulteter også var tilsvarende processer i gang, og enkelte steder betyder det, at medarbejdere flyttes i forbindelse med en ændring i organiseringen af økonomiopgaver. Det kan evt. blive genstand for en drøftelse i HSU. Dorte Brix spurgte, om man kan se effekten af at centralisere indkøbene på KU. Judith Christiansen svarede, at det ikke kan gøres op præcist, om der er hentet besparelser. Men indkøbssektionen har indtryk af, at FARMA køber mere centralt ind og i større portioner, hvilket er billigere. Og ved indkøb af kopimaskiner i 2009 opnåede vi store besparelser ved at bruge de nye indkøbsaftaler. SIDE 3 AF 5 6. Status for FLN-udredningen, mundtlig orientering Sven Frøkjær orienterede om et statusmøde mellem de tre fakulteter og rektor, hvor også SUND deltog, og et møde derefter med de fire arbejdsgrupper (for kemi, plantevidenskab, mikrobiologi og infrastruktur), som skal aflevere indspil til dekanerne i juni. De vil blive drøftet på ekstraordinære møder i Akademisk Råd og FSU i september, inden resultatet forelægges for bestyrelsen.

4 Janne Rømsing, som er med i kemigruppen, fortalte, at gruppen holder en workshop i juni for alle kemimedarbejdere på de tre fakulteter. Prodekanerne har et parallelt forløb med særlig vægt på undervisningsporteføljen på de pågældende områder. Processen går planmæssigt. SIDE 4 AF 5 7. Orientering fra HSU Lars Palmgren fortalte, at der har været holdt seminar, hvor HSU fik en indgående orientering om en ændret budgetproces på KU. HSU bliver nu orienteret løbende og mere detaljeret end tidligere om universitetets økonomi. Erik Riise fortalte, at HSU har drøftet en ekstern rapport, der konstaterede, at KU overadministrerer. Derfor er det nu besluttet at registrere TAP-ansatte på en ny måde, så man kan se andelen af TAP med forskning/undervisning over for andelen af TAP, der arbejder med administration. FSU drøftede herefter VIP/TAP-ratioen og den aftalte relative besparelse på TAP-lønnen. 8. Afrapportering af kompetenceudviklingsaktiviteter i 2009 FSU drøftede de indkomne rapporter fra lokalsamarbejdsudvalgene og aftalte, hvordan FSU s rapport til PPU skal formuleres. 9. Det videre arbejde med de personalepolitiske grundprincipper Introduktionsprogram til nyansatte Christine Holm Pedersen forelagde forslaget. FSU har tidligere aftalt at arbejde med ni personalepolitiske grundprincipper, og her fremlægges to af dem. Ad bilag 1 Velkomstmøde mente Ulf Madsen, at det må afprøves, hvor tit det skal holdes. Dorte Brix foreslog en evaluering efter de første to intromøder, og det blev aftalt. Alle nyansatte inviteres, og programmet skal fremgå af invitationen. Bilag 2 Tjekliste for modtagelse blev godkendt med stor tilfredshed. Tjeklisten skal sendes til lokalsamarbejdsudvalgene med opfordring til at indføre den i praksis, og det blev også aftalt at forelægge den for fakultetsledelsen. FSU ønsker at følge op på praksis for modtagelsen af nye medarbejdere på sit møde i december. 10. Det videre arbejde med de personalepolitiske grundprincipper Fælles politik for personalegoder på FARMA Christine Holm Pedersen forelagde det oplæg, fakultetssekretariatet har forberedt. FSU drøftede oplægget og var enige i indstillingen om, at FARMAs medarbejdere må bruge op til 2 gange 20 minutter om ugen på FARMA-medarbejderforankrede initiativer som f.eks. fysioterapi, massage eller pausegymnastik,

5 at disse initiativer bør være tilgængelige for alle fakultetets medarbejdere, og at FARMA i videst muligt omfang stiller lokale til rådighed til disse initiativer. Dekanen besluttede at følge indstillingerne, og fakultetssekretariatet vil på den baggrund udforme en personalepolitik for personalegoder til godkendelse i FSU. SIDE 5 AF Arbejdsmiljøforhold Ulf Madsen omtalte den evakueringsøvelse, der blev afholdt den 10. maj. Den bliver evalueret på næste FAMU-møde. 12. Høring over Arbejdsmiljørådets Handlingsplan for FSU tilsluttede sig udkastet til handlingsplan. Ulf Madsen indsender høringssvar på vegne af FSU og FAMU. 13. Meddelelser Der var ingen meddelelser. 14. Eventuelt Sven Frøkjær fortalte, at Lunds Universitet har fået tilladelse til at oprette en farmaceutuddannelse, hvor FARMA bidrager med undervisning, så de studerende tilbringer et semester på FARMA. Sven Frøkjær forberedte desuden FSU på, at det vil blive indkaldt til et ekstraordinært møde i september om FLN-rapporten. Ulf Madsen orienterede om byggesagerne. De tidligere gymnastiksale i Universitetsparken 4 bliver indrettet til multisale i sommerens løb, så de bliver klar til 1. september. En ny bygning mellem bygning 13 ( Nordblokken ) og bygning 17 (den tidligere fodterapeutskole) skal bygges inden udgangen af Den skal primært rumme laboratorier og en moderne dyrestald, og bygningskonceptet er ved at blive udarbejdet. Erik Riise spurgte til mulighederne for, at medarbejdere kan overtage udrangerede computere, som er afskrevet i regnskabet. Svaret var, at det vil blive undersøgt i forhold til såvel jura som IT-sikkerhed.