Generelt og Satser. Udarbejdet af ProLøn A/S, Randers

Transkript

1 Udarbejdet af ProLøn A/S, Randers ATP GRATIALE? KØRSEL SKAT ATP DAGPENGE PERSONALEGODER ATP Hensigten med denne håndbog er at beskrive de mere generelle rutiner i forbindelse med indrapportering af løn m.v. Desuden indeholder hæftet oplysninger om de aktuelle ATP-satser, dagpengesatser samt Statens takster for kørsel m.v. Håndbogen giver dog svar på alt. ProLøn A/S Tronholmen 3, Postboks 59, 8960 Randers SØ. Tlf: Fax: [email protected] Er der ubesvarede spørgsmål, er I altid velkomne til at kontakte ProLøn A/S på Lønindberetning via Internet er beskrevet i håndbogen ProLøn- Internet. Generelt og Satser Side 1

2 Indholdsfortegnelse HVEM GØR HVAD?... 5 LØNARTSOVERSIGT... 6 OPRETTELSE AF MEDARBEJDER UDFYLDELSE AF STAMBILAG ÆNDRING AF MEDARBEJDER INDRAPPORTERING AF LØN (PROLØN PAPIR) INDSENDELSE AF MATERIALE UDFYLDELSE AF LØNGRUNDLAG PÅ DEN ENKELTE MEDARBEJDER ÆNDRINGER AF STAMOPLYSNINGER FOR MEDARBEJDER ÆNDRING AF LØNARTSTEKSTER OG LØNARTSSATSER GENERELT TIDSFRISTER HELLIGDAGE FOR SENT AFLEVERET LØNMATERIALE ÆNDRINGER TIL INDSENDT LØNMATERIALE KONTROL AF GENNEMFØRT LØN INDRAPPORTERING AF LØN (PROLØN INTERNET) INDRAPPORTERING AF LØN TIDSFRISTER HELLIGDAGE MULIGHED FOR UDSÆTTELSE ÆNDRINGER TIL INDSENDT LØNMATERIALE KONTROL AF GENNEMFØRT LØN LØNREGULERING VED LØNSTIGNING SKAT REGULERING AF A-SKAT BRUTTOSKAT SKATTEOPLYSNINGER SKATTEFRADRAGSDAGE SKATTEFRI GODTGØRELSE SKATTEFRI KØRSELSGODTGØRELSE PERSONALEGODER REGLER FOR BESKATNING OG INDBERETNING AF PERSONALEGODER DEN SKATTEMÆSSIGE BEHANDLING OVERSIGT OVER PERSONALEGODER HÅNDTERING I PROLØN Generelt og Satser Side 2

3 ATP-BIDRAG ATP-BIDRAG AF LØN FINANSIERINGSBIDRAG TIL ATP SYGDOM - FUNKTIONÆRER SYGDOM - TIMELØNNEDE ANSÆTTELSE UNDER 8 UGER ANSÆTTELSE OVER 8 UGER OVERENSKOMSTBESTEMT SYGELØN (ANSÆTTELSE OVER 6 ELLER 9 MDR.) SYGEDAGPENGESATSER SYGEFERIEPENGE LEDIGHEDSDAGE/G-DAGE AFSKEDIGELSE HJEMSENDELSE ARBEJDSFORDELING FRATRÆDELSESGODTGØRELSE GODTGØRELSE OP TIL 8000 KR GODTGØRELSE OVER 8000 KR JUBILÆUMSGRATIALE GRATIALE OP TIL 8000 KR GRATIALE OVER 8000 KR TINGGAVE GAVEVÆRDI OP TIL 8000 KR GAVEVÆRDI OVER 8000 KR JUBILÆUMSGRATIALE/FRATRÆDELSESGODTGØRELSE INDBETALT TIL PENSION AFSPADSERINGSREGNSKAB FAGFORENINGSKONTINGENT ELEVFORSIKRING DA/LO UDVIKLINGSFONDEN UDBETALING FRA FERIEKORT UDBETALINGSKODER INDBERETNING TIL ACF OG EFERIEKORT UDSKRIVNING AF FERIEKORT BETALINGSTRANSAKTIONER VIA NETS Generelt og Satser Side 3

4 BANKSKIFTE / SKIFT AF CVR-NR KONTERINGSBILAG CSV-FIL TIL INDLÆSNING I BOGFØRINGSPROGRAM UKONTROLLABEL ARBEJDSTID Generelt og Satser Side 4

5 Hvem gør hvad? For at lønbehandlingen bliver korrekt, kræver det et godt samarbejde mellem virksomheden og ProLøn A/S. Visse oplysninger må virksomheden nødvendigvis selv indmelde, mens der er andre oplysninger som ProLøn A/S automatisk kan ajourføre. For at give et overblik over hvem, der gør hvad, har vi udfærdiget nedenstående skema: Pensioner: S/H-ordning: Virksomheden Virksomheden kontakter ProLøn A/S og aftaler, hvordan den enkelte ordning skal håndteres. Virksomheden kontakter ProLøn A/S og aftaler, hvordan den enkelte ordning skal håndteres. ProLøn A/S ProLøn A/S kan ved en lang række af de pensionsordninger, som har tilknyttet en overenskomstkode, tilbyde automatisk ajourføring af %- satserne. Hvis I kører løn via en af vores brancheløsninger, vil tilsvarende skema være at finde i jeres branche-lønhåndbog, hvor indholdet af skemaet vil være mere specifik omkring de ordninger, der kører netop i jeres branche. Generelt og Satser Side 5

6 Lønartsoversigt Nedenfor findes en oversigt over de lønarter du oftest kommer til at anvende. De lønarter, som er markeret med en *, er nærmere beskrevet på de følgende sider. Hvis du kører løn via en af vores brancheløsninger, vil vi anbefale dig, at anvende den lønartsoversigt, der findes i din branche-lønhåndbog. Den er mere specifik omkring de lønarter, som anvendes lige netop indenfor din branche. Ferieberettiget løn: Tillæg 1001 Timer: Tillæg 1002 Overarb. tillæg 50%: Overarb. tillæg 100%: Skattefri godtgørelse: * Kmgodtgørelse: * Sygeløn (ferieberet.): * Sygeløn (ej ferieberet.): * Tillæg 2301 Tillæg 2302 Tillæg 7240 Tillæg 7200 Tillæg Tillæg Anvendes til indberetning af medarbejderens timer og ferieberettigede løn. Her er også tale om ferieberettiget løn. Anvendes hvis man ønsker, at medarbejderens timeløn skal fremgå af lønsedlen. Kan benyttes, hvis overarbejdstimerne indgår i normal løn, men overarbejdstillægget ønskes opgjort særskilt. Antal timer og sats pr. time (kun 50% tillægget) udfyldes. Kan benyttes, hvis overarbejdstimerne indgår i normal løn, men overarbejdstillægget ønskes opgjort særskilt. Antal timer og sats pr. time (kun 100% tillægget) udfyldes. Skal udfyldes med baggrund i statens takster. Se afsnittet Skat. Anvendes i forbindelse med kørselsgodtgørelse efter statens takster. Der indmeldes kun antal kilometer. Satsen findes automatisk. Se afsnittet Skat. Hvis medarbejderen ifølge overenskomsten skal aflønnes til en sats, der er større end den maksimale dagpengesats, skal timerne registreres som løn. Se nærmere beskrivelse under afsnittet sygdom. De aktuelle dagpengesatser findes i afsnittet Sygedagpenge. Generelt og Satser Side 6

7 Sygedagpenge: * Sygedagpenge: * Sygeferiepenge: * Tillæg 3146 Tillæg 3131 Tillæg 9385 eller Løn barsel: Tillæg 3161 Barns 1. sygedag: Ledighedsdage/ G-dage: * Tillæg 3311 Tillæg 2061 eller 2066 Hvis medarbejderen skal aflønnes til en sats, svarende til den maksimale dagpengesats eller mindre, skal timerne registreres som dagpenge. Dagpenge indgår normalt i ferieberettiget løn og pensionsgivende løn. I disse tilfælde anvendes lønart De aktuelle dagpengesatser findes i afsnittet Sygedagpenge. Se også afsnittet om Sygeferiepenge. Hvis medarbejderen skal aflønnes til en sats, svarende til den maksimale dagpengesats eller mindre, skal timerne registreres som dagpenge. Dagpenge indgår ifølge visse overenskomster i såvel ferieberettiget løn som pensionsgivende løn. I disse tilfælde anvendes løn anvendes lønart De aktuelle dagpengesatser findes i afsnittet Sygedagpenge. Se også afsnittet Sygeferiepenge. Medarbejdere, der har ret til fuld løn under sygdom, har ret til sygeferiepenge fra 2. sygedag. Se afsnittet Sygeferiepenge. Anvendes til aflønning under barsel. Anvendes til aflønning under fravær pga. barns 1. sygedag. Antal udfyldes med antal kalenderdage. Sats udfyldes med sats pr. dag. Se nærmere beskrivelse i afsnittet Ledighedsdage/G-dage. Lønart 2061 anvendes, hvis der skal beregnes pension af ledighedsdagene. Lønart 2066 anvendes, hvis der skal beregnes pension af ledighedsdagene. Generelt og Satser Side 7

8 Lønregulering: * Skattefradragsdage: * Regulering A-skat: * Udbetalt a conto: Tillæg 2790 eller 8999 Fradrag 9003 Fradrag 9350 Varekøb: Fradrag 9351 Refusion af omkostninger: Tillæg 7250 Ferie med løn: Tillæg 1121 med antal timer Anvendes f.eks. i forbindelse med lønstigning. Se nærmere beskrivelse i afsnittet Lønregulering. Anvendes hvis det normale antal skattefradragsdage for lønperioden skal fraviges. Se nærmere beskrivelse i afsnittet Skat. Betaling af ekstra skat: Positivt beløb. Skat tilbage: Negativt beløb. Se nærmere beskrivelse i afsnittet Skat. Skal normalt fratrækkes medarbejderens nettoløn og derfor udfyldes positivt, d.v.s. uden fortegn. Skal normalt fratrækkes medarbejderens nettoløn og derfor udfyldes positivt, d.v.s. uden fortegn. Tillæg efter skat. med den totale løn Anvendes ved afholdelse af ferie med løn. Lønnen i ferieperioden er ferieberettiget og skal derfor specificeres for sig. Anvendes f.eks. i forbindelse med elevers og funktionærers ferie, hvis disse er oprettet med feriekode = 0. Generelt og Satser Side 8

9 Udb. Ferietillæg (med pension): Tillæg Tillæg 8830 / / Lønarten kan anvendes på 2 måder. Enten udfyldes ferietillægsbeløbet i beløbskolonnen. Eller, hvis der er kørt løn hos ProLøn i hele optjeningsåret, kan den indlagte automatik anvendes. Antal udfyldes med 1, og systemet finder selv ferietillægget udfra optjeningsårets ferieberettigede løn. Lønart 8829 anvendes kun, hvis der er tale om udbetaling af ferietillæg optjent år -2 (forrige år). Udb. Ferietillæg (uden pension) Tillæg Tillæg 8835 / / Anvendes på samme vis som lønart 8830 (beskrevet ovenfor). Lønart 8835 indgår dog i pensionsberegningen. Lønart 8834 anvendes kun, hvis der er tale om udbetaling af ferietillæg optjent år -2 (forrige år). Værdi fri tlf. m.m.: * med det beløb, som skal beskattes i lønperioden. Se nærmere beskrivelse under afsnittet Personalegoder. Generelt og Satser Side 9

10 Oprettelse af medarbejder (Bemærk! Hvis du kører løn via en af vores brancheløsninger, vil vi anbefale dig, at læse afsnittet Oprettelse af medarbejder i din branche-lønhåndbog. Den beskrivelse er mere målrettet netop din branche end den beskrivelse, du finder nedenfor.) Foretager du lønindberetning via ProLøn Internet, er det også på Internettet du opretter en ny medarbejder. Oprettelsen sker under menupunktet Medarbejder via knappen Opret ny. Foretager du derimod lønindberetning via telefon eller ved at sende papirer til os, har du ved opstart modtaget nogle stambilag, som skal anvendes ved oprettelse af nye medarbejdere. Bagsiden af bilaget anvendes, hvis medarbejderen skal have løn i samme periode som oprettelsen sker. Bemærk vedr. ferieopsparing samt eventuel opsparing til S/H-ordning (søgnehelligdage og feriefridage) og pensionsopsparing: Her er det for virksomheden vigtigt at den enkelte medarbejder er oprettet med de rigtige koder. ProLøn har ved oprettelsen af din virksomhed lagt oplysninger ind i systemet, der svarer til de ordninger, der er hos jer. Det er så jeres opgave ved oprettelse af en ny medarbejder at tilknytte ham/hende en eller flere af disse ordninger. Udfyldelse af stambilag Nedenfor findes en nærmere beskrivelse af, hvordan udvalgte felter på stambilaget skal udfyldes. Er det pågældende felt udfyldt på forhånd af ProLøn A/S, skal virksomheden udfylde det. Medarbejdernr. kun hvis virksomheden har specielle ønsker til medarbejdernummer, ellers påfører ProLøn selv et nr. ved oprettelse af medarbejderen. Ved oprettelse af tidligere ansat medarbejder, må man gerne anvende det medarbejdernr., der tidligere blev brugt, hvis medarbejderen ansættes i samme jobfunktion. Husk i denne situation at påføre ny ansættelsesdato. Ansættelsesdato Ved oprettelse af ny medarbejder påføres ansættelsesdato. Ved genansættelse af tidligere medarbejder angives den nye ansættelsesdato. Det er vigtigt, at datoen er korrekt angivet, da den danner grundlag for beregning af antal feriedage, samt indberetning af ansættelsesperioder til Skat. Afdeling Feltet kan bruges, hvis man ønsker at afdelingsopdele sit konteringsbilag. Ønsker man denne opdeling, skal det aftales med ProLøn A/S, der så sørger for at afdelingstekster vises på konteringsbilaget. Generelt og Satser Side 10

11 Skatteoplysninger ProLøn A/S henter skatteoplysningerne direkte fra eskattekort, der administreres af SKAT. Ved oprettelse af medarbejder skal angives hvilken type skattekort, medarbejderen anvender. H for hovedkort eller frikort, B for Bikort. Se nærmere beskrivelse af indhentning af Skatteoplysninger og tildeling af Skattefradragsdage i håndbogen Generelt og Satser. ATP På stambilaget findes en oversigt over de mulige ATP-koder. Læs mere om ATP i håndbogen Generelt og Satser. Ferieopsparing Kode for ferieopsparing skal altid være påført. 0: ingen ferieopsparing 1: ferieopsparing (p.t. 2015: 12,5 %). Ferieordningen oprettes af ProLøn A/S ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende ferieordning ved anvendelse af feriekode = 1. Søgne-helligdagsopsparing Hvis firmaet kører med SH-opsparing skal SH-kode altid påføres. 0: ingen søgnehelligdagsopsparing 1: søgnehelligdagsopsparing I nogle overenskomster indgår søgnehelligdagsopsparing som en del af lønnen. Opsparingen sker løbende af samme grundlag som ferieopsparingen og forbruges løbende i forbindelse med helligdage. Hvilken søgnehelligdagsordning virksomheden anvender, er noget der oplyses til ProLøn A/S ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende sh-ordning ved anvendelse af sh-kode = 1. Arbejdsmarkedspension kun for medarbejdere, der ifølge gældende overenskomst er berettiget til arbejdsmarkedspensionsopsparing. Pensionsordninger er indmeldt (af ProLøn) i firmaoplysninger ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende pensionsordning ved at skrive 8910, 8911, 8912 eller 8913 udfor pensionsordningen. Generelt og Satser Side 11

12 Hvis medarbejderen først skal påbegynde pensionsopsparingen på et senere tidspunkt, skal man huske at angive startdato for pensionsopsparing. Hvis pensionsopsparingen derimod skal påbegyndes straks, skal man angive startdato. Lønstatistik til Danmarks Statistik / Dansk Arbejdsgiverforening kun hvis virksomheden er pålagt at indberette lønoplysninger til Danmarks Statistik (DS) eller Dansk Arbejdsgiverforening (DA). Hvis man skal indmelde lønstatistik til en af de 2 organisationer, skal det (af ProLøn A/S) være indmeldt i firmaoplysninger, og det vil af det fremsendte stambilag fremgå, hvilke oplysninger virksomheden skal afgive for den enkelte medarbejder. Er du bruger af ProLøn-Internet vil der udfor de enkelte rubrr til indtastning af statistikoplysninger være en række vis-bokse, hvor du kan se, hvilke koder du har at vælge imellem. Vedr. DISCO-08 koden, vil den kunne findes på Danmarks Statistiks hjemmeside Løngrundlag Kan anvendes til indberetning af løn, hvis medarbejderen skal have løn i samme periode som oprettelsen sker. Ændring af medarbejder Brugere af ProLøn Internet foretager selv eventuelle ændringer af en medarbejders stamoplysninger direkte på medarbejderens stamkort på Internettet. Brugere som indsender løn til os på papir kan påføre ændringer på det indsendte LØNGRUNDLAG. Man overstreger den oplysning, der skal ændres og påfører den nye oplysning i stedet. Man kan også foretage ændringer ved brug af STAMBILAG. Generelt og Satser Side 12

13 Indrapportering af løn (ProLøn Papir) Indsendelse af materiale Når løngrundlag sendes eller faxes til ProLøn, skal ALLE sider med medarbejdere påført fremsendes. Er der medarbejdere som skal have løn i den pågældende periode, medsendes løngrundlag for disse alligevel, med tydelig angivelse af ingen løn. Deadline for rettidig indsendelse af lønindberetningen er anført nederst på løngrundlaget. Kan denne deadline af specielle årsager overholdes, kontaktes ProLøn for aftale om udsættelse (se i øvrigt afsnittet Tidsfrister). Udfyldelse af løngrundlag på den enkelte medarbejder Udfyldelse af løngrundlag baseres på genbrug. Løngrundlaget indeholder de transaktioner, der er anvendt ved sidste lønkørsel. Bemærk: Værdier fra sidste lønkørsel, som ønskes gentaget ved den aktuelle løn, skal overstreges, så de kommer med igen. Løngrundlaget for hver enkelt medarbejder markeres/udfyldes efter nedenstående retningslinier. Der skal dog altid være mindst én markering på hver medarbejder, uanset om medarbejderen er uforandret i forhold til sidste lønkørsel. Uforandret løn til medarbejder Medarbejderens løngrundlag fra sidste lønkørsel markeres med flueben, OK eller lignende. Hermed har man accepteret, at der bliver kørt løn som de fortrykte transaktioner angiver. Ændring af transaktioner Overstreg den værdi, der skal ændres, og skriv den ønskede værdi. Oprettelse af nye transaktioner På en ny blank linie udfyldes de relevante felter, afhængig af transaktionens art. Hvis man kender lønarten i forvejen udfyldes LØNART, lønartsteksten behøver man at udfylde. Kender man lønarten og kan man finde den i lønartsoversigten, kan man skrive den ønskede lønartstekst, evt. med supplerende bemærkninger. ProLøn vil så fremfinde koden og påsætte den. Sletning af transaktioner Overstreg de værdier, der skal anvendes (ANTAL/SATS/BELØB). Hvis man ønsker, at den pågældende lønart skal med på fremtidige løngrundlag overstreges også LØNART. Generelt og Satser Side 13

14 Ingen løn Hvis en medarbejder skal have løn, kan man f.eks. skrive et stort minus, der dækker alle transaktioner. Ændringer af stamoplysninger for medarbejder Sammen med lønindberetningen kan der også foretages ændringer af den ansattes stamoplysninger. Øverst på løngrundlaget er der påført oplysninger om SKATTEFRADRAG, TRÆK %, LØNKONTO m.v. Hvis f.eks. medarbejderens kontonummer skal ændres, overstreges det gamle kontonummer og det nye påføres tydeligt lige ovenover. Stambilag til oprettelse af nye medarbejdere kan dog også anvendes ved ændring af oplysninger for nuværende medarbejdere. Hvis der skal ske ændringer i skatteoplysninger, skal medarbejderen selv rette henvendelse til SKAT. Når skattekortet er ændret, vil ProLøn automatisk få besked fra Skat. Ændring af lønartstekster og lønartssatser generelt På side 2 i løngrundlaget findes en oversigt over de lønarter som er umiddelbart tilgængelige for lige netop din virksomhed. Lønartstekster Ønskes lønartsteksterne ændret, kan dette gøres ved at overstrege teksten på lønarten og påføre den nye tekst. Denne tekst vil så være gældende for alle medarbejdere, hvor den pågældende lønart anvendes. Lønartssatser Satser, der er fælles for alle/flere medarbejdere, kan med fordel indlægges i lønartslisten LØNARTSSATSER / FÆLLES LØNSATSER. Har man indlagt satsen her, skal den gentages på transaktionerne på den enkelte medarbejder. Lønartssatsen vil blive vist i parentes på den enkelte lønlinie. Tidsfrister Af hensyn til ProLøn A/S s planlægning og afvikling af lønkørsler gælder følgende tidsfrister: 14-dages-løn: Papir-materialet skal være ProLøn A/S i hænde senest: Kl , 2 bankdage før nettolønnens dispositionsdag Eksempel: Dispositionsdato: Torsdag d. 5. marts. Papir-materialet skal være hos ProLøn A/S senest tirsdag d. 3. marts. Månedsløn: Papir-materialet skal være ProLøn A/S i hænde senest: Kl , 5 bankdage før nettolønnens dispositionsdag Generelt og Satser Side 14

15 Eksempel: Dispositionsdato: Fredag d. 27. februar. Papir-materialet skal være hos ProLøn A/S senest fredag d. 20. februar. Bemærk! : Fristerne angiver de tidspunkter, papir-materialet skal være ProLøn A/S i hænde. Materialet kan enten faxes eller sendes pr. post. Anvender du Post Danmark, skal du også tage hensyn til deres ekspeditionstid. Hvis du anvender ProLøn-Internet og kører månedsløn er fristen 4 bankdage (kl ) i stedet for 5 bankdage (kl ). Helligdage Ovennævnte tidsfrister gælder også i forbindelse med helligdage, hvilket vil sige, at afleveringsfristen fremrykkes med de evt. manglende bankdage. Eksempel, 14-dages-løn: Nettolønnens dispositionsdag er skærtorsdag, dispositionsdagen fremrykkes til onsdag før skærtorsdag. Afleveringsfristen fremrykkes til mandag kl Eksempel, månedsløn: Nettolønnens dispositionsdag er onsdag d. 30/12, da torsdag d. 31/12 er en bankdag. Torsdag d. 24/12 og fredag d. 25/12 er heller bankdage. Derfor fremrykkes afleveringsfristen til mandag d. 21/12 kl. 13. For sent afleveret lønmateriale Hvis forsinkelsen er aftalt med os, kan det forventes at lønbehandlingen gennemføres som oprindelig planlagt. Ændringer til indsendt lønmateriale Uanset om man anvender ProLøn-Papir eller ProLøn-Internet vil ProLøn A/S i vid udstrækning igangsætte lønkørslerne umiddelbart efter de er modtaget. Hvis der skal foretages ændringer i lønmateriale som er afsendt til ProLøn A/S, bør virksomheden derfor hurtigst muligt kontakte ProLøn A/S. Kontrol af gennemført løn Så snart man modtager materialet retur fra en gennemført lønkørsel (lønsedler, konteringsbilag m.v.), bør man som arbejdsgiver/lønansvarlig tilse, at alt er som forventet. Det er arbejdsgiverens ansvar, at lønnen er korrekt. Generelt og Satser Side 15

16 Indrapportering af løn (ProLøn Internet) Indrapportering af løn Er du bruger af ProLøn Internet indtaster du selv lønoplysninger på hver enkelt medarbejder via Internettet. Du har også selv mulighed for at lave ændringer i såvel medarbejderstamoplysninger som ændringer i lønartstekster og lønartssatser. Dette betyder så til gengæld at du får en besparelse i dine udgifter til lønkørselen samt har længere tidsfrist til aflevering af din lønindberetning. Nærmere beskrivelse af anvendelse af ProLøn-Internet findes i særskilt håndbog ProLøn Internet. Tidsfrister Hvis du anvender ProLøn-Internet og kører 14-dages løn er sidste frist for lønindberetningen: Kl , 2 bankdage før nettolønnens dispositionsdag. For månedsløn er fristen for lønindberetningen: Kl , 4 bankdage før nettolønnens dispositionsdag. De nøjagtige afleveringsfrister kan læses på ProLøn-Internet under menupunktet Terminer. Helligdage Ovennævnte tidsfrister gælder også i forbindelse med helligdage, hvilket vil sige, at afleveringsfristen fremrykkes med de evt. manglende bankdage. Eksempel, 14-dages-løn: Nettolønnens dispositionsdag er skærtorsdag, dispositionsdagen fremrykkes til onsdag før skærtorsdag. Afleveringsfristen fremrykkes til mandag kl Eksempel, månedsløn: Nettolønnens dispositionsdag er onsdag d. 30/12, da torsdag d. 31/12 er en bankdag. Torsdag d. 24/12 og fredag d. 25/12 er heller bankdage. Derfor fremrykkes afleveringsfristen til tirsdag d. 22/12 kl Mulighed for udsættelse Vi har i begrænset omfang mulighed for at gennemføre lønkørsler, også selvom materialet er os i hænde efter fristens udløb. Er man havnet i en situation, hvor man har brug for udsættelse, er mulighederne for udsættelse beskrevet på Internettet under bestilling. Ændringer til indsendt lønmateriale Uanset om man anvender ProLøn-Papir eller ProLøn-Internet vil ProLøn A/S i vid udstrækning igangsætte lønkørslerne umiddelbart efter de er modtaget. Hvis der skal foretages ændringer i lønmateriale som er afsendt til ProLøn A/S, bør virksomheden derfor hurtigst muligt kontakte ProLøn A/S. Generelt og Satser Side 16

17 Kontrol af gennemført løn Så snart man modtager materialet retur fra en gennemført lønkørsel (lønsedler, konteringsbilag m.v.), bør man som arbejdsgiver/lønansvarlig tilse, at alt er som forventet. Det er arbejdsgiverens ansvar, at lønnen er korrekt. Generelt og Satser Side 17

18 Lønregulering Den oftest anvendte lønart til lønregulering er lønart Lønreguleringen indgår i ferieberettiget løn og pensionsgivende løn. Skal lønreguleringen have indflydelse på ferieberettiget løn og/eller pensionsgivende løn findes tilsvarende lønarter til disse formål (lønart 2791 / 2792 / 2793). Du er velkommen til at kontakte ProLøn A/S for vejledning. Ved lønstigning Lønart 2790 anvendes f.eks. i forbindelse med lønstigning. Hvis man i en lønperiode på en medarbejder har løn til både gammel og ny sats foreslås følgende fremgangsmåde: I den aktuelle periode bibeholdes de gamle satser, og lønnen registreres som normalt. De timer, der skal aflønnes til de nye satser, specificeres særskilt som lønregulering, hvor satsen svarer til lønstigningen. I efterfølgende periode ændres samtlige satser til nye satser. Generelt og Satser Side 18

19 Skat Regulering af A-skat Er skaden sket, og der er beregnet forkert skat til en medarbejder, kan fejlen rettes ved, at man ved næste kørsel indmelder en reguleringstransaktion. Transaktionen udfyldes som nedenfor: 9003 Regulering A-skat udfyldes udfyldes udfyldes Beløbet skal indmeldes positivt, hvis medarbejderen har betalt for lidt i skat, og negativt hvis medarbejderen har betalt for meget i skat. Bruttoskat Betegnelsen Bruttoskat svarer til Arbejdsmarkeds-bidrag (AM-bidrag), som indbetales til Skat sammen med A-skat. Skatteoplysninger SKAT indførte pr. 1. januar 2008 eskattekort, hvor de manuelle skattekort blev erstattet af digitale skattekort, som ProLøn A/S på vegne af arbejdsgiveren rekvirerer hos SKAT. Indhentning af skattekortoplysninger: Medarbejderen skal mere aflevere det fysiske skattekort til virksomheden, men i stedet oplyse om der skal anvendes hovedkort, frikort eller bikort. Ved oprettelse i ProLøn skal virksomheden udfylde Skattekorttype med H for hovedkort/frikort eller B for bikort. Brugere af ProLøn-Internet: Oprettelsen af nye medarbejdere eller ændring af skattekorttype skal være registreret senest et døgn før dead-line for den efterfølgende lønkørsel af hensyn til ekspeditionstiden hos SKAT. Brugere af ProLønPapir: Formularen til oprettelsen af nye medarbejdere eller oplysningen om ændring af skattekorttype skal være ProLøn A/S i hænde senest et døgn før dead-line. Fremtidige ændringer: Efterfølgende rekvirerer ProLøn A/S skatteoplysningerne hos SKAT og disse oprettes i ProLøn med henblik på anvendelse i efterfølgende lønkørsler. Hvis medarbejderen på et senere tidspunkt får ændret skatteoplysningerne vil SKAT informere ProLøn A/S om de nye oplysninger uden at virksomheden skal foretage sig noget. Generelt og Satser Side 19

20 Skattefradragsdage Ved lønberegning vil 14-dages-lønnede automatisk få tildelt 14 skattefradragsdage og månedslønnede 30 skattefradragsdage. Skal dette i specielle tilfælde fraviges, f.eks. ved aflønning for en delt måned, kan der ved lønindberetning for den enkelte medarbejder indmeldes det antal skattefradragsdage som skal anvendes på lønart 8999 i feltet ANTAL Skattefradragsdage udfyldes udfyldes udfyldes Hvis medarbejderen er rejst, og der køres løn, hvor hele perioden ligger efter medarbejderens rejstdato, skal man være opmærksom på, at ProLøn IKKE tildeler skattefradrag for den pågældende periode. Skal medarbejderen alligevel have et antal fradragsdage skal disse indmeldes på en løntransaktion som ovenfor. Skattefri godtgørelse Lønart kan anvendes til Skattefrie godtgørelser (eksempelvis diæter, befordringsrefusion til elever m.v.). Beløbet vil blive indberettet til SKAT. Skattefri kørselsgodtgørelse Lønart 7200 anvendes til kørselsgodtgørelse efter statens takster. Beløbet indberettes til SKAT. Og det samlede antal kørte km opgøres på lønsedlen. Systemet beregner selv efter statens takster. Dvs. at der kun skal indmeldes antallet af kørte km og ingen sats. De første km afregnes til den høje sats og herefter sørger systemet selv for automatisk at afregne til den lave sats. Sats for 2015: Til og med km: Over km: kr. 3,70 pr. km kr. 2,05 pr. km. Generelt og Satser Side 20

21 Personalegoder Fra 1. januar 2010 har arbejdsgiver pligt til som hovedregel at indberette alle skattepligtige personalegoder. På de følgende sider er beskrevet nogle af de almindelig forekomne personalegoder. Der er angivet, om personalegodet er skattepligtigt eller skattefrit, og om det for arbejdsgiveren er med eller uden indberetningspligt. For de indberetningspligtige personalegoder er der ligeledes beskrevet, hvordan dette håndteres i ProLøn. Det skal understreges, at oversigten slet er fyldestgørende. Er man det mindste i tvivl, må vi anbefale, at man søger hjælp hos revisor og/eller SKAT. Regler for beskatning og indberetning af personalegoder I juni 2011 blev nye regler for personalegoder vedtaget i Folketinget. Med virkning pr. 1. januar 2011 er der indført: En ny bagatelgrænse på kr. (i 2015: kr.) for beskatning af mindre personalegoder (Bagatelgrænsen på kr. (i 2015: kr.) for arbejdsmæssigt betingede goder eksisterer dog fortsat). Skattefrihed for sponsorbilletter modtaget i et ansættelsesforhold. Der er i forbindelse hermed også sket ændringer i indberetningsreglerne, hvilket betyder at: Arbejdsgivere fremover kun skal indberette personalegoder med værdi over kr. (i 2015: kr.) Den skattemæssige behandling. Skattemæssigt kan personalegoderne grupperes som følger. A-indkomst: Visse personalegoder er sidestillet med A-indkomst, hvilket betyder, at arbejdsgiver skal indberette løbende samt indeholde A-skat og Bruttoskat (AM-bidrag). B-indkomst: Personalegoder der hører under B-indkomst kan være enten med eller uden indberetningspligt for arbejdsgiver (se nedenstående skema). Hvis godet skal indberettes sker dette løbende. Beskatning sker efterfølgende via medarbejderens slutopgørelse. Generelt og Satser Side 21

22 Beskrivelse af forskellen på de 2 bagatelgrænser Visse goder skal kun indberettes til SKAT hvis summen af goderne overstiger bagatelgrænsen på kr. (2015). Denne bagatelgrænse omfatter kun erhvervsmæssigt betingede personalegoder, som er stillet til rådighed af arbejdsgiver af hensyn til den enkelte ansattes konkrete arbejdssituation. Det er medarbejderens pligt selv at holde styr på værdien af goderne omfattet af bagatelgrænsen og selvangive den samlede værdi, hvis grænsen overskrides. Der er i 2011 tilføjet endnu en bagatelgrænse på kr. (i 2015: kr.) for beskatning af mindre personalegoder, som er erhvervsmæssigt betinget. Der vil her typisk være tale om mindre gaver, præmier, påskønnelser og belønninger som f.eks. blomster, vin, chokolade, deltagergebyr til motionsløb samt adgangskort til svømmehal, forlystelsespark, museum m.v. Arbejdsgiveren skal kun indberette personalegoder, der hver for sig har en værdi på over kr. Det er medarbejderen selv, som skal holde styr på, om den samlede værdi af goder fra en eller flere arbejdsgivere overstiger kr. for året. Når lønmodtageren skal opgøre den samlede værdi af de modtagne personalegoder, skal værdien af julegaven fra arbejdsgiveren medregnes, men der skal betales skat af denne, hvis den er i naturalier og har en værdi på maks. 800 kr (2015). Eksempler: Modtages der goder til en samlet værdi af 900 kr. på et år, skal der altså betales skat af nogle af goderne. Modtages der dels en julegave til en værdi af 800 kr. samt yderligere et gode til en værdi af 500 kr., skal der betales skat af sidstnævnte, fordi den samlede værdi overstiger kr. Skattefri goder: De fleste skattefri goder er der ingen indberetningspligt på (se nedenstående skema). Med virkning pr. 1. januar 2011 er nu også værdien af sponsorbilletter til sports- og kulturarrangementer fritaget for beskatning, hvis billetterne modtages i et ansættelsesforhold (dvs. gælder for f.eks. bestyrelsesmedlemmer og politikere m.fl.). Generelt og Satser Side 22

23 Oversigt over personalegoder Personalegode Beskrivelse Værdiansættelse A-indkomst B-indkomst Med/uden indberetningspligt Håndtering i ProLøn Alkohol- og rygeafvænning Arbejdstøj/ uniform Arbejdstøj/ uniform Avis Generel ordning Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Almindeligt tøj ønsket af arbejdsgiveren med tydelig logo Kedeldragter, kitler, srhedssko m.v. Til brug for arbejdet Arbejdsgivers udgift Nej Ja, hvis over bagatelgrænse (5.700 kr) Nej, hvis under bagatelgrænse (5.700 kr) Ingen Nej Normalt skattefrit Arbejdsgivers udgift Barnepige Privat hjælp Arbejdsgivers udgift Bonuspoint Bredbånd Broafgifter Privat udnyttelse af flyselskabers bonuspoint Datakommunikation med adgang til arbg. netværk til brug for arbejde og opkobling til arbg. netværk Kørsel hjem/arbejde eller erhvervsmæssig kørsel Nej Ja, hvis over bagatelgrænse (5.700 kr) Nej, hvis under bagatelgrænse (5.700 kr) Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Medarbejderen skal selvangive den samlede værdi af goder omfattet af bagatelgrænsen, hvis grænsen overskrides Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Medarbejderen skal selvangive den samlede værdi af goder omfattet af bagatelgrænsen, hvis grænsen overskrides Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT. Markedsværdi Nej Ja Medarbejderen skal selvangive. Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT. Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT. Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Generelt og Satser Side 23

24 Personalegode Beskrivelse Værdiansættelse A-indkomst B-indkomst Med/uden indberetningspligt Håndtering i ProLøn Broafgifter Bøder Firmabil Privat brug udover hjem/arbejde Arbejdsgivers betaling af private bøder Til privat rådighed Arbejdsgivers udgift Arbejdsgivers udgift Firmafester Personalepleje Normalt skattefri Firmasport og motion Firmasport og motion Fitness- /golfkontingent Flytte- og rejseudgifter Flytte- og rejseudgifter Fortæring ved overarbejde Fratrædelsesgodtgørelse Fri befordring Til rådighed på arbejdet Private fitnesskort o.l. hos eksterne Private fitnesskort o.l. hos eksterne Forflyttelse betalt af arbejdsgiver efter regning Privat flytning Gratis mad og dr ved overarbejde Frikort m.v. til offentlig transport Nej Ja Medarbejderen skal selvangive. Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Arbejdsgivers udgift Arbejdsgivers udgift Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT. Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT. Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Arbejdsgivers udgift Arbejdsgivers udgift Beløb udover 8000 kr. Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Nej Ja, hvis over bagatelgrænse (5.700 kr) Nej, hvis under bagatelgrænse (5.700 kr) Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Medarbejderen skal selvangive den samlede værdi af goder omfattet af bagatelgrænsen, hvis grænsen overskrides Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Ingen Nej Nej, men der må samtidig modtages befordringsfradrag. Arbejdsgiver skal indberette afkrydsning i rubrik 63 til SKAT. Punkt 1 / Personalegoder (A-indkomst) Punkt 8 / Firmabil Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 1 / Personalegoder (A-indkomst) Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Se særskilt afsnit om fratrædelsesgodtgørelse Punkt 5 / Fri befordring Generelt og Satser Side 24

25 Personalegode Beskrivelse Værdiansættelse A-indkomst B-indkomst Med/uden indberetningspligt Håndtering i ProLøn Fri sommerbolig For medarbejdere ½ % af ejd, vurdering i ugerne og ¼ % af resten af ugerne Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Punkt 2 / Fri sommerbolig Fri tlf. m.m. Rådighed over telefon til privat brug, herunder fastnet, mobil og datakommunikation (bredbånd) uden adgang til arbg. netværk kr årligt (2015) Gartner Privat assistance Arbejdsgivers udgift Gaver gavekort/kontanter Gaver jul/nytår/ lejlighed GPS Helårsbolig Indkøb hos arbejdsgiver med rabat Hvis købspris er lavere end arbejdsgivers kostpris Pengegaver eller gavekort Årlige naturaliegaver I overvejende grad til brug for arbejdet For almindelige medarbejdere Det faktiske beløb Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT. Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Ingen Nej Nej, hvis max. 800 kr Arbejdsgivers udgift Skatterådets satser Nej Ja, hvis over 800 kr. Ja, hvis over bagatelgrænse (5.700 kr) Nej, hvis under bagatelgrænse (5.700 kr) Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Arbejdsgiver skal indberette til SKAT, hvis værdien er over kr. Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Medarbejderen skal selvangive den samlede værdi af goder omfattet af bagatelgrænsen, hvis grænsen overskrides Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Private indkøb Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Punkt 9 / Værdi af fri tlf. m.m. Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 1 / Personalegoder (A-indkomst) Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 7 / Fri helårsbolig Generelt og Satser Side 25

26 Personalegode Beskrivelse Værdiansættelse A-indkomst B-indkomst Med/uden indberetningspligt Håndtering i ProLøn Indkøbsordninger hos andre firmaer Jagt Jubilæumsgratiale Kantineordning Kontingenter til loger m.v. Kost og logi Kreditkort Kunstforening Aftaler indgået af arbejdsgiver med andre firmaer Betaling af jagtret Godtgørelse/gave ved medarbejders jubilæum Arbejdsgiver giver tilskud. Egenbetaling fra medarbejder for normal mad efter SKATs minimumssatser. Arbejdsgiver betaler kontingentet For visse personalegrupper, f.eks. landbrug Gebyr ved udstedelse samt fornyelse Tilskud fra arbejdsgiver Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT. Arbejdsgivers udgift Beløb udover 8000 kr. Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT. Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT. Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Arbejdsgivers udgift Skatterådets satser Arbejdsgivers udgift Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Nej Ja, hvis over bagatelgrænse (5.700 kr) Nej, hvis under bagatelgrænse (5.700 kr) Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Medarbejderen skal selvangive den samlede værdi af goder omfattet af bagatelgrænsen, hvis grænsen overskrides Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Kørekort Erhvervskørekort Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Kørselstilskud til egen bil Lystbåd Benzintilskud eller faste månedlige tilskud Arbejdsgivers udgift For medarbejdere 2 % af bådens anskaffelsessum incl. moms og levering Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Se særskilt afsnit om jubilæumsgratiale. Punkt 1 / Personalegoder (A-indkomst) Punkt 10 / Fri kost og logi Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 1 / Personalegoder (A-indkomst) Punkt 3 / Fri Lystbåd Generelt og Satser Side 26

27 Personalegode Beskrivelse Værdiansættelse A-indkomst B-indkomst Med/uden indberetningspligt Håndtering i ProLøn Løsøre til rådighed i hjemmet For medarbejdere Markedsværdi for leje Motorcykel Til privat kørsel Markedsværdi for leje Parkeringsplads PC-ordning PC-ordning Personalelån Radio/tv/ medielicens Rejser feriebelønning Skærmbriller Syge- og ulykkesforsikringer Tøjtilskud Parkering ved arbejdspladsen Til rådighed uden bruttotræk Med bruttotræk eller 100% privat anvendelse Renten er lig med eller højere end mindsterenten Anses for privat udgift Ikke erhvervsmæssig Begrundet i arbejdet Sundhedsordning Arbejdsgiverbetalte sundhedsog velfærdsudgifter som er erhvervsmæssigt begrundet. Punkt 11 / Sundhedsordning Sundhedsordning Arbejdsgiverbetalt sundhedsog velfærdsudgifter, som er erhvervsmæssigt begrundet. Heltidsdækning sum mindre end kr Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT. Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT. Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT 50% af PC ens nypris pr. år Arbejdsgivers udgift Arbejdsgivers udgift Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT, hvis værdien er over kr. Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Den skattepligtige del af sundhedsordningen oplyses af forsikrings- /pensionsselskabet. Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT med mindre forsikrings- /pensionsselskabet gør det. Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Arbejdsgivers udgift Ja Nej Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 1 / Personalegoder (A-indkomst) Punkt 4 / Fri TV-Licens Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 1 / Personalegoder (A-indkomst) Generelt og Satser Side 27

28 Personalegode Beskrivelse Værdiansættelse A-indkomst B-indkomst Med/uden indberetningspligt Håndtering i ProLøn Tyverialarm Uddannelses- og kursusudgifter På medarbejders bopæl Medarbejderens grund-, eftereller videreuddannelse Arbejdsgivers udgift Vaccination Generel ordning Arbejdsgivers udgift Nej Ja Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT. Ingen Nej Nej Arbejdsgiver skal indberette til SKAT Nej Ja, hvis over bagatelgrænse (5.700 kr) Nej, hvis under bagatelgrænse (5.700 kr) Arbejdsgiver skal indberette beløbet til SKAT Medarbejderen skal selvangive den samlede værdi af goder omfattet af bagatelgrænsen, hvis grænsen overskrides. Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Punkt 6 / Personalegoder (B-indkomst) Håndtering i ProLøn. I skemaet over personalegoder er der i de tilfælde, hvor arbejdsgiver har indberetningspligt, angivet i yderste højre kolonne, hvilket punkt man skal følge for at få godet indberettet korrekt. De enkelte punkter er nærmere beskrevet nedenfor. Punkt 1: Personalegoder (A-indkomst). Når et personalegode skal indberettes som A-indkomst anvendes følgende lønart: 2271 Personalegoder (A-indk) udfyldes udfyldes udfyldes Beløbet bliver indberettet som A-indkomst i rubrik 13 og der bliver beregnet bruttoskat og A- skat af beløbet. Punkt 2: Fri sommerbolig. Når et personalegode skal indberettes som Fri sommerbolig anvendes følgende lønart: 2261 Fri sommerbolig udfyldes udfyldes udfyldes Generelt og Satser Side 28

29 Ved sommerbolig i Danmark, har arbejdsgiveren oplysningspligt om den skattemæssige værdi til Skat. Ved ophold i uge ansættes den skattepligtige værdi til 0,5 % af boligens ejendomsværdi pr. uge. I årets øvrige uger 0,25 % af ejendomsværdien. Beløbet bliver indberettet som B-indkomst i rubrik 51, men der sker først beskatning i forbindelse med slutopgørelsen. Ved fri sommerbolig i udlandet har arbejdsgiveren oplysningspligt dog uden angivelse af værdi. Punkt 3: Fri lystbåd. Når et personalegode skal indberettes som Fri lystbåd anvendes følgende lønart: 2262 Fri lystbåd udfyldes udfyldes udfyldes Beløb udfyldes med den skattepligtige værdi af godet, som udgør pr. uge 2% af anskaffelsessummen incl. moms og levering Beløbet bliver indberettet som B-indkomst i rubrik 52, men der sker først beskatning i forbindelse med slutopgørelsen. Punkt 4: Fri TV-Licens. Når et personalegode skal indberettes som Fri TV-Licens anvendes følgende lønart: 2263 Fri TV-Licens udfyldes udfyldes udfyldes Beløb udfyldes med den faktiske udgift. Beløbet bliver indberettet som B-indkomst i rubrik 53, men der sker først beskatning i forbindelse med slutopgørelsen. Punkt 5: Fri befordring. Når et personalegode skal indberettes som Fri befordring anvendes følgende lønart: 2264 Fri befordring 1,00 udfyldes udfyldes Antal udfyldes med 1. Der vil herved ske afkrydsning i rubrik 63 hos Skat. Der vil ske beskatning, hvis der samtidig modtages befordringsfradrag. Derfor husk afkrydsning i feltet Andet arbejdssted på medarbejderens stamkort ved brug af lønart 2264, så Skat automatisk beregner befordringsfradraget. Generelt og Satser Side 29

30 Punkt 6: Personalegoder (B-indkomst). A: Værdi af andre personalegoder, der overstiger bundgrænse Når et personalegode skal indberettes som B-indkomst og overstiger bundgrænsen anvendes følgende lønart: 2266 Personalegoder (B-indk) udfyldes udfyldes udfyldes Beløb udfyldes med den faktiske udgift. Beløbet bliver indberettet som B-indkomst i rubrik 55, men der sker først beskatning i forbindelse med slutopgørelsen. B: Værdi af andre personalegoder uden bundgrænse Når et personalegode (f.eks. personalelån) skal indberettes som B-indkomst uden bundgrænse anvendes følgende lønart: 2267 Personalegoder udfyldes udfyldes udfyldes u/bundgrænse Beløbet bliver indberettet som B-indkomst i rubrik 56, men der sker først beskatning i forbindelse med slutopgørelsen. Punkt 7: Fri helårsbolig. Når et personalegode skal indberettes som Fri helårsbolig anvendes følgende lønart: 2270 Fri helårsbolig udfyldes udfyldes udfyldes Beløbet skal beregnes efter Skatterådets satser. Beløbet bliver indberettet som B-indkomst i rubrik 50, men der sker først beskatning i forbindelse med slutopgørelsen. Generelt og Satser Side 30

31 Punkt 8: Firmabil. Når et personalegode skal indberettes som Fri bil anvendes følgende lønart: 2230 Fri bil udfyldes udfyldes udfyldes Beløbet skal beregnes efter Skatterådets satser. Medarbejderen skal kun beskattes af et forholdsmæssigt beløb svarende til det antal måneder, medarbejderen har bilen til rådighed. Der rundes op til hele måneder. Den skattepligtige værdi af firmabil opgøres forskelligt alt efter, om der er tale om en ny bil eller en brugt bil. Værdien beskattes som A-indkomst. Ny bil: Den skattepligtige værdi opgøres som 25% af nyvognsprisen, hvis denne er mindre end kr. For dyrere biler beregnes desuden 20% af beløbet over kr. Efter 36 måneder nedsættes beregningsgrundlaget til 75% af nyvognsprisen. Brugt bil (mere end 36 mdr.): Den skattepligtige værdi opgøres som 25% af købsprisen. Købsprisen sættes altid minimum til kr. NB: Der skal i værdien af fri bil desuden medregnes et miljøtillæg. Tillægget svarer til 150% af den årlige ejerafgift/vægtafgift for den pågældende bil. Beløbet bliver indberettet som A-indkomst i rubrik 19, og der sker beskatning af beløbet. Ovenstående lønart 2230 er den oftest anvendte til Fri bil. Beløbet indgår i ferieberettiget løn og pensionsgivende løn. Der findes dog alternative lønarter til Fri bil, hvis beløbet skal indgå i ferieberettiget løn og/eller pensionsgivende løn. Lønart 2250, indgår i ferieberettiget løn men i pensionsgivende løn. Lønart 2210, indgår i ferieberettiget løn men i pensionsgivende løn. Lønart 2215, indgår hverken i ferieberettiget løn eller pensionsgivende løn. Fri bil til hovedaktionær/direktør. Hvis der ydes fri bil til hovedaktionærer, direktører eller andre medarbejdere med væsentlig indflydelse på egne aflønningsforhold kræver Skat en ekstra indberetning i felt 68. Felt 68 skal udfyldes med Kode 61, hvis der er tale om en hovedaktionær, Kode 60, hvis der er tale om en direktør eller anden medarbejder med væsentlig indflydelse på egen aflønning. Generelt og Satser Side 31

32 I disse tilfælde anvendes lønart 2231 sammen med den normale lønart for Fri bil. Antal udfyldes med enten 60 (direktør) eller 61 (hovedaktionær), og koden vil blive overført til felt 68 på indberetningen til Skat Fri bil/kode 68 Værdi udfyldes udfyldes udfyldes Punkt 9: Værdi af fri telefon m.m. Når beskatning af fri telefon m.m. skal indberettes anvendes følgende lønart: 2240 Værdi fri tlf. m.m. udfyldes udfyldes udfyldes Beløbet udfyldes med 216,66 pr. md. (2015) eller 100,00 pr. 14. dg. (2015). Totalbeløbet skal pr. år være kr (2015). Beløbet beskattes løbende som A-indkomst og bliver indberettet i rubrik 20. Ovenstående lønart 2240 er den oftest anvendte til Værdi af fri tlf. m.m.. Beløbet indgår hverken i ferieberettiget løn eller i pensionsgivende løn. Der findes dog alternative lønarter til Værdi af fri tlf. m.m., hvis beløbet skal indgå i ferieberettiget løn og/eller pensionsgivende løn. Lønart 2241, indgår i ferieberettiget løn men i pensionsgivende løn. Lønart 2242, indgår i ferieberettiget løn men i pensionsgivende løn. Lønart 2243, indgår både i ferieberettiget løn og i pensionsgivende løn. Punkt 10: Fri kost og logi. Når et personalegode skal indberettes som Fri kost og logi anvendes for visse personalegrupper (f.eks. landbrug) følgende lønart: 2235 Fri kost og logi udfyldes udfyldes udfyldes Beløbet skal beregnes efter Skatterådets satser. Beløbet bliver indberettet som A-indkomst (rubrik 13) samt angivet i rubrik 21, og der sker løbende beskatning. Generelt og Satser Side 32

33 Punkt 11: Sundhedsordning. Når en sundhedsordning eller dele af denne skal beskattes og arbejdsgiveren skal sørge for indberetningen anvendes følgende lønart: 2161 Beskat sundhedsordning udfyldes udfyldes udfyldes Beløbsfeltet udfyldes med det beløb, som skal beskattes. Beløbet bliver indberettet som A- indkomst i rubrik 13 og rubrik 26. Der bliver beregnet bruttoskat og A-skat af beløbet. Ovenstående lønart 2161 er den oftest anvendte til Beskatning af sundhedsordning. Beløbet indgår i ferieberettiget løn. Der findes dog en alternativ lønart til Beskatning af sundhedsordning, hvis beløbet skal indgå i ferieberettiget løn. Denne lønart er Generelt og Satser Side 33

34 ATP-bidrag ATP-bidrag af løn Med udgangspunkt i de ATP-koder, der er opgivet for hver enkelt ansat, beregner ProLøn A/S ATP-bidraget ved hver lønkørsel, såvel lønmodtagerens andel som arbejdsgiverens andel. ProLøn A/S sørger også for overførsel af de samlede ATP-bidrag hvert kvartal. Uanset ATP-koden vil der aldrig ske ATP-træk for medarbejdere under 16 år. OVERSIGT OVER ATP-KODER 0: der skal trækkes ATP 1: der trækkes ATP på grundlag af periodens timer 2: der trækkes ATP pr. Time ( : kr. 0,64/time) For 14-dages-lønnede: 4: fast sats svarende til 18,00-35,99 timer/14 dg ( : kr. 15,80) 5: fast sats svarende til 36,00-53,99 timer/14 dg ( : kr. 31,60) 6: fast sats svarende til 54,00 timer/14 dg og derover ( kr. 47,40) For måneds-lønnede: 4: fast sats svarende til 39,00-77,99 timer/måned ( : kr. 30,00) 5: fast sats svarende til 78,00-116,99 timer/måned ( : kr. 60,00) 6: fast sats svarende til 117,00 timer/måned og derover ( : kr. 90,00) MEDARBEJDERE MED FAST ARBEJDSTID For medarbejdere med fast arbejdstid vælges ATP-koden ud fra det aftalte antal arbejdstimer (ATP-kode 4, 5 eller 6). Hvis der senere aftales en anden arbejdstid, skal man her være opmærksom på, at ATP-koden evt. skal ændres. MEDARBEJDERE MED VARIABEL ARBEJDSTID For medarbejdere med variabel arbejdstid vælges ATP-koden=1 eller 2 (løsarbejdere). Samtidig skal man huske at indmelde periodens timer. Lønberegningen finder selv den rigtige ATP-sats ud fra de indmeldte timer. Specielt for medarbejdere med månedsvis lønudbetaling. Her skal man være opmærksom på, at ferietimer skal medregnes i beregningsgrundlaget. Har medarbejderen ferie i den aktuelle periode, skal der derfor tilføjes en lønlinje med ferietimerne. Generelt og Satser Side 34

35 Skal en medarbejder have registreret ferietimer til atp-grundlaget, gøres det på følgende måde: 2071 Atp.grl.ferie (timer) udfyldes udfyldes udfyldes Finansieringsbidrag til ATP Beregningen og opkrævningen af finansieringsbidrag administreres af ATP på statens vegne. Opkrævningen sendes direkte til arbejdsgiveren hvert kvartal og skal indbetales på det medsendte Indbetalingskort (kan også tilmeldes BetalingsService). Betalingen kan administreres af ProLøn A/S. Yderligere informationer om beregning af finansieringsbidrag kan findes på Generelt og Satser Side 35

36 Sygdom - funktionærer For funktionærer betaler arbejdsgiveren almindelig løn under sygdom. Såfremt sygdommen strækker sig ud over 30 dg, kan arbejdsgiveren modtage refusion fra kommunen, dog maksimalt dagpengesatsen. De aktuelle sygedagpengesatser findes i afsnittet Sygedagpengesatser. Sygdom - timelønnede Nedenstående kan tages som udgangspunkt, hvis overenskomsten, som virksomheden er omfattet af foreskriver noget andet. Tjek derfor altid den gældende overenskomst ved udbetaling af løn under sygdom. Kører du løn via en af vores brancheløsninger, beder vi dig i stedet læse afsnittet om Sygdom, der findes i branche-lønhåndbogen. Ansættelse under 8 uger Arbejdsgiveren udbetaler IKKE løn. Medarbejderen får sygedagpenge igennem det offentlige. Hvis virksomheden ønsker sygefraværet vist på lønsedlen er dette muligt ved registrering af timerne på en løntransaktion på lønart Løntransaktion for medarbejderen: 3101 Sygetimer 7,00 udfyldes udfyldes Dog skal der betales sygeferiepenge fra 2. sygedag, se afsnittet Sygeferiepenge. Ansættelse over 8 uger Arbejdsgiveren udbetaler sygedagpengesats i op til 30 dg. De aktuelle sygedagpengesatser findes i afsnittet Sygedagpengesatser Hvis der IKKE skal beregnes feriepenge, sh-opsparing og pensionsopsparing af sygedagpengene, anvendes følgende lønart: Løntransaktion for medarbejderen: 3146 Sygedagpenge 7,00 udfyldes udfyldes I visse tilfælde kan sygedagpengene være ferie-, sh- og pensionsberettigede. I disse tilfælde anvendes lønart Løntransaktion for medarbejderen: 3131 Sygedagpenge 7,00 udfyldes udfyldes Generelt og Satser Side 36

37 Husk dog, at der skal beregnes sygeferiepenge af den gennemsnitlige timeløn for de sidste 4 uger inden sygdommen. Se afsnittet Sygeferiepenge. Overenskomstbestemt sygeløn (ansættelse over 6 eller 9 mdr.) Alt efter hvilken overenskomst man er omfattet af, kan arbejdsgiveren være forpligtet til at udbetale fuld løn i et antal uger (typisk op til 5 uger), hvis lønmodtageren har opnået en vis anciennitet i virksomheden (typisk 6 eller 9 måneder). Grundlaget for beregning af den udbetalte løn under sygdomsperioden vil normalt være en betaling svarende til det indtægtstab, den enkelte lønmodtager har lidt. Der vil evt. kunne være tale om en maksimumsbetaling. Der skal typisk beregnes pension af denne sygeløn. Om der beregnes feriepenge og evt. sh-opsparing af sygelønnen, fremgår af nedenstående skema, hvis overenskomsten foreskriver andet. Ansættelse mindre end 12 måneder: Ansættelse mindst 12 måneder Ansættelse mindst 12 måneder Sygeperiode: højst 3 dage Sygeperiode: mere end 3 dage Sygelønnen er pensionsgivende Sygelønnen er pensionsgivende Sygelønnen er pensionsgivende Der skal beregnes feriepenge og evt. shopsparing Der skal beregnes feriepenge og evt. sh-opsparing Der skal beregnes feriepenge og evt. sh-opsparing fra 1. sygedag Der skal beregnes sygeferiepenge fra 2. sygedag Der skal beregnes sygeferiepenge fra 2. sygedag Lønart: 3121 Lønart: 3121 Lønart: 3111 Eksempel på løntransaktion for sygeløn med ferie- og evt. sh-opsparing: 3111 Sygeløn (ferieber.) 37,00 130,00 udfyldes Eksempel på løntransaktioner for 2 dages sygeløn uden sh-opsparing men med sygeferiepenge: 3121 Sygeløn (ej ferieber.) 14,8 130,00 udfyldes 9385 Sygeferiepenge 7,4 *) 16,25 udfyldes *) Se i afsnittet Sygeferiepenge, hvordan sygeferiepengene beregnes. Efter udbetaling af sygeløn i et antal uger (antallet af uger er overenskomstbestemt), overgår medarbejderen til at få løn i form af dagpenge fra det offentlige. Denne ydelse er pensionsgivende. Virksomheden er dog forpligtet til fortsat at yde feriegodtgørelse til sygdommen slutter, og virksomheden kan også være forpligtet til at yde sh-opsparing i op til 120 sygedage, hvis ansættelsen har varet i mere end 12 måneder. Generelt og Satser Side 37

38 Beregningsgrundlaget for feriegodtgørelse og evt. sh-opsparing er gennemsnitslønnen i de seneste 4 uger før sygdommens indtræden. Hvis I har brug for hjælp til beregningen, så kontakt enten jeres brancheorganisation eller ProLøn A/S på telefon Generelt og Satser Side 38

39 Sygedagpengesatser Hvis en medarbejder under sygdom skal aflønnes til en sats, svarende til den maksimale dagpengesats eller mindre, skal timerne registreres som sygedagpenge. Dagpenge beskattes lempeligere end løn, da der beregnes bruttoskat af beløbet. Oftest anvendes lønart 3146, hvor dagpengene indgår i ferieberettiget løn og i pensionsgivende løn. Nogle overenskomster har fået indføjet, at dagpengene skal indgå i ferieberettiget løn og i pensionsgivende løn. I disse tilfælde anvendes lønart Sygedagpengesatserne er i 2015 følgende: For timelønnede: For funktionærer: kr. 111,76 pr. time kr ,00 pr. uge. Skal medarbejderen aflønnes til en sats, der er højere end dagpengesatsen, er der tale om sygedagpenge men sygeløn, som beskattes som almindelig løn. Hvis sygelønnen skal være ferieberettiget anvendes lønart 3111, skal den være ferieberettiget anvendes lønart Generelt og Satser Side 39

40 Sygeferiepenge Ferielovens regler om sygeferiepenge er ændret pr. 1. januar Ændringen har betydning for medarbejdere, der har ret til fuld løn under sygdom. De nye regler har derfor ingen betydning for funktionærer og funktionærlignende ansatte. Ændringen betyder følgende: Ingen anciennitetskrav (Der er længere krav om 12 mdr.s anciennitet for at have ret til sygeferiepenge) Ret til sygeferiepenge fra 2. sygedag (Hvis en medarbejder er syg i 4 dage får medarbejderen således beregnet sygeferiepenge for 3 sygedage) Efter 52 sygeperioder ret til sygeferiepenge fra 1. fraværsdag (Dette gælder kun hvis medarbejderen har haft mere end 52 sygeperioder i optjeningsåret) Ingen grænse for, hvor længe der skal beregnes sygeferiepenge (Dette skal ske fra 2. sygedag og indtil medarbejderen er rask, ingen max-grænser på 4 mdr. mere) Sygeferiepengenes størrelse ændres (Disse beregnes ud fra medarbejderens normale løn 4 uger før, at medarbejderen blev syg. Dette kan imidlertid fraviges ved kollektiv overenskomst) Hidtil har hele ferielovens bestemmelser om sygeferiepenge kunnet fraviges ved kollektiv overenskomst. Efter 1. januar 2015 er det kun sygeferiepengenes størrelse, der kan fraviges ved kollektiv overenskomst (bestemmelser i overenskomster vedr. anciennitetskrav eller begrænsninger i udbetalingsperioden vil være gældende mere). Er du i tvivl om de nye regler, så kontakt din arbejdsgiverorganisation. Til indmelding af sygeferiepenge skal lønart 9385 anvendes. I antalskolonnen indtastes det antal timer, der skal laves sygeferiepengeberegning for. I satskolonnen indtastes sygeferiepenge pr. time (beregnet som 12,5% af medarbejderens gennemsnitlige timeløn for de sidste 4 uger inden sygdommen). Eksempel: En medarbejder, som får sygedagpenge (ej ferieberettigede) under sygdom, har 4 uger før den indtrådte sygdom haft en gennemsnitsløn på kr. 150,00 i timen. Han er syg i en uge (37 t). Sygeferiepengene beregnes fra 2. sygedag dvs., at han skal have sygeferiepenge for 37,0 7,4 = 29,6 timer. Satsen er 12,5% af 150,00 = 18,75 kr. pr. time. Sygeferiepengene indtastes på en af følgende måder. Eksempel 1: 9385 Sygeferiepenge 29,6 18,75 udfyldes Generelt og Satser Side 40

41 Alternativt kan man vælge at udregne det samlede beløb og indsætte dette i beløbsfeltet. Eksempel 2: 9385 Sygeferiepenge udfyldes udfyldes 555,00 Generelt og Satser Side 41

42 Ledighedsdage/G-dage Virksomheden skal betale G-dage til en medarbejder, der sammenlagt har haft faktiske arbejdstimer, der svarer til minimum 74 timer inden for de sidste 4 uger, (2 uger med overenskomstmæssig arbejdstid 2 X 37 timer), hvis medarbejderen: afskediges hjemsendes i forbindelse med vejrlig, materialemangel mv. ophører med opgave- og tidsbestemt akkord og lignende sættes på arbejdsfordeling får nedsat arbejdstid Medarbejderen skal være medlem af en anerkendt A-kasse. De tre arbejdsgiverbetalte ledighedsdage - de såkaldte G-dage udfases gradvist fra for medarbejdere med mindre end tre måneders ansættelse. I 2015 og 2016 betaler virksomheden kun for 1. og 2. G-dag og i 2017 kun for 1. G-dag. Fra og med 2018 skal virksomheden betale G-dage ved ophør af ansættelsesforhold, der har varet kortere end 3 måneder. Skal en medarbejder have udbetalt ledighedsdage/g-dage gøres det på følgende måde: 2066 Ledighedsdag udfyldes udfyldes udfyldes Antal udfyldes med antal kalenderdage Sats udfyldes med sats pr. dag Satser gældende for 2015: Ansatte med 4 timer pr. dag og derover: kr. 827,00 pr. ledighedsdag. Ansatte med under 4 timer pr. dag: kr. 414,00 pr. ledighedsdag. Betalingen for ledighedsdage er som hovedregel pensionsgivende (lønart 2066 anvendes som vist ovenfor). I enkelte overenskomster kan det dog være aftalt, at betalingen for ledighedsdage er pensionsgivende. I disse tilfælde skal lønart 2061 anvendes til udbetalingen. Afskedigelse Hvis lønmodtageren kan betragtes som ledig, f.eks. ved overgang til nyt arbejde med det samme, afholdelse af ferie, overgang til pension eller lignende, bortfalder arbejdsgiverens pligt til at betale godtgørelsen for 1., 2. og 3. ledighedsdag. Generelt og Satser Side 42

43 Hjemsendelse Hjemsendelse i forbindelse med vejrlig, materialemangel m.v. betales pr. gang for 1., 2. og 3. ledighedsdag. Det er kun arbejdsgiveren der kan bestemme, hvornår der skal ske hjemsendelse i forbindelse med eksempelvis vejrlig. Hvis medarbejderne af sig selv går hjem uden at arbejdsgiveren har accepteret det, mister medarbejderne retten til dagpengegodtgørelsen. Medarbejderne har med andre ord holdt fri for egen regning. Arbejdsfordeling Ved arbejdsfordeling betales dagpengegodtgørelse pr. anmeldt eller godkendt arbejdsfordeling, dvs. at der betales for 3 G-dage til medarbejderne i den første uge de er hjemsendt. Hvis arbejdsfordelingen forlænges, skal der udbetales dagpengegodtgørelse på ny. Hvis der godkendes arbejdsfordeling ud over 13 uger, skal der betales G-dage på ny. Generelt og Satser Side 43

44 Fratrædelsesgodtgørelse Fratrædelsesgodtgørelse skal indberettes til Skat som A-indkomst. Beløb over 8000 kr. er såvel bruttoskattepligtige som A-skattepligtige. Ved indberetning af en skattebegunstiget fratrædelsesgodtgørelse i lønsystemet anvendes altid følgende 2 lønarter: Lønart 2960 og lønart Godtgørelse op til 8000 kr. Nedenstående eksempel viser, hvordan en fratrædelsesgodtgørelse på 3000 kr. indberettes Fratrædelsesgodtgørelse udfyldes udfyldes 3000 I dette eksempel udgør fratrædelsesgodtgørelsen kun 3000 kr., og der kan derfor kun udnyttes et fradrag svarende til godtgørelsens størrelse. Der vil blive foretaget indberetning til Skat, men ingen tilbageholdelse af bruttoskat og A-skat. Følgende lønart anvendes med i beløbsfeltet: 8882 Reg. A-Indkomst/Godtg. udfyldes udfyldes Husk at indtaste beløbet med minus foran. Godtgørelse over 8000 kr. Nedenstående eksempel viser, hvordan en fratrædelsesgodtgørelse på kr. indberettes Fratrædelsesgodtgørelse udfyldes udfyldes Af godtgørelsen skal der betales såvel bruttoskat som A-skat af det beløb, der overstiger 8000 kr. I dette eksempel udgør fratrædelsesgodtgørelsen kr., og derfor kan hele fradraget på de 8000 kr. udnyttes. Der vil blive foretaget indberetning til Skat, og der vil blive beregnet såvel bruttoskat som A-skat af godtgørelsen minus fradraget. Følgende lønart anvendes med i beløbsfeltet: 8882 Reg. A-Indkomst/Godtg. udfyldes udfyldes Husk at indtaste beløbet med minus foran. Bemærk dog, at der højest må fradrages 8000 kr. pr. kalenderår. Generelt og Satser Side 44

45 Jubilæumsgratiale En medarbejder anses for at have jubilæum ved 25, 35, 40, 45 og 50 års ansættelse. Virksomheden anses for at have sit første jubilæum, når den har eksisteret i 25 år. Derefter anses den for at have jubilæum i efterfølgende år, der er deleligt med 25. Jubilæumsgratiale beskattes efter samme regler som fratrædelsesgodtgørelse. Ved jubilæumsgodtgørelse anvendes dog følgende lønarter: Lønart 2965 og lønart Gratiale op til 8000 kr. Nedenstående eksempel viser, hvordan et jubilæumsgratiale på 5000 kr indberettes i lønsystemet: 2965 Jubilæumsgratiale udfyldes udfyldes 5000 I dette eksempel udgør gratialet 5000 kr., og der kan derfor kun udnyttes et fradrag svarende til gratialets størrelse. Der vil blive foretaget indberetning til Skat, men ingen tilbageholdelse af bruttoskat og A-skat. Følgende lønart anvendes med i beløbsfeltet: 8882 Reg. A-Indkomst/Godtg. udfyldes udfyldes Husk at indtaste beløbet med minus foran. Der må højest fradrages 8000 kr. pr. kalenderår. Hvis jubilæumsgratialet er udbetalt f.eks. via check, skal lønart 9350 også påføres ved indberetningen Udbetalt a conto. udfyldes udfyldes 5000 Generelt og Satser Side 45

46 Gratiale over 8000 kr. Nedenstående eksempel viser, hvordan et jubilæumsgratiale på kr. indberettes Jubilæumsgratiale udfyldes udfyldes Af gratialet skal der betales såvel bruttoskat som A-skat af det beløb, der overstiger 8000 kr. I dette eksempel udgør gratialet kr., og derfor kan hele fradraget på de 8000 kr. udnyttes. Der vil blive foretaget indberetning til Skat, og der vil blive beregnet såvel bruttoskat som A-skat af godtgørelsen minus fradraget. Følgende lønart anvendes med i beløbsfeltet: 8882 Reg. A-Indkomst/Godtg. udfyldes udfyldes Husk at indtaste beløbet med minus foran. Der må højest fradrages 8000 kr. pr. kalenderår. Hvis jubilæumsgratialet er udbetalt f.eks. via check, skal lønart 9350 også påføres ved indberetningen Udbetalt a conto. udfyldes udfyldes Generelt og Satser Side 46

47 Tinggave Tinggave skal indberettes til Skat som A-indkomst. Tinggaver, som har en værdi over 8000 kr., er A-skattepligtige. Ved indberetning af en skattebegunstiget tinggave i lønsystemet anvendes altid følgende 2 lønarter: Lønart 2970 og lønart Gaveværdi op til 8000 kr. Nedenstående eksempel viser, hvordan en tinggave til en værdi af 3000 kr. indberettes Tinggave udfyldes udfyldes 3000 I dette eksempel udgør gavens værdi kun 3000 kr., og der kan derfor kun udnyttes et fradrag svarende til gaveværdien. Der vil blive foretaget indberetning til Skat, men ingen tilbageholdelse af A-skat. Følgende lønart anvendes med i beløbsfeltet: 8882 Reg. A-Indkomst/Godtg. udfyldes udfyldes Husk at indtaste beløbet med minus foran. Gaveværdi over 8000 kr. Nedenstående eksempel viser, hvordan en tinggave til en værdi af kr. indberettes Tinggave udfyldes udfyldes Af gaveværdien skal der betales A-skat af det beløb, der overstiger 8000 kr. I dette eksempel udgør gavens værdi kr., og derfor kan hele fradraget på de 8000 kr. udnyttes. Der vil blive foretaget indberetning til Skat, og der vil blive beregnet A-skat af gaveværdien minus fradraget. Følgende lønart anvendes med i beløbsfeltet: 8882 Reg. A-Indkomst/Godtg. udfyldes udfyldes Husk at indtaste beløbet med minus foran. Er der både jubilæumsgratiale via lønart 2965 og tinggave via lønart 2970, må der kun indberettes et fradrag på lønart ProLøn tager selv højde for forskellen på beskatningen af hhv. jubilæumsgratiale og tinggave. Bemærk dog, at der højest må fradrages 8000 kr. pr. kalenderår. Generelt og Satser Side 47

48 Jubilæumsgratiale/fratrædelsesgodtgørelse indbetalt til pension Der er specielle regler for indbetaling til pensionsordning i forbindelse med jubilæumsgratiale og fratrædelsesgodtgørelse. Hvis en medarbejder ønsker at få hele den skattepligtige del (eller en del heraf) af jubilæumsgratialet / fratrædelsesgodtgørelsen indbetalt til pensionsordning, er der nogle betingelser, som skal være opfyldt. Indbetalingen skal ske til en pensionsordning, som lønmodtageren har fradragsret for. Virksomheden skal selv indbetale det givne beløb til pensionsselskabet. Desuden skal beløbet indmeldes på lønart Dette bevirker en indberetning til Skat, som en pensionsindbetaling i forbindelse med jubilæum/fratrædelse Pension ved fratr./jub. udfyldes udfyldes Beløb skal udfyldes med det beløb, som indsendes til pensionsselskabet. Restbeløbet af jubilæumsgratialet/fratrædelsesgodtgørelsen (altså det samlede gratiale/godtgørelse minus det indsendte pensionsbeløb), håndteres som beskrevet i de tidligere afsnit her i håndbogen om hhv. Jubilæumsgratiale og Fratrædelsesgodtgørelse. Eksempel: En medarbejder skal have en fratrædelsesgodtgørelse på kr Han ønsker halvdelen indsendt til pension. I lønsystemet anvendes følgende lønarter Pension ved fratr./jub. udfyldes udfyldes Fratrædelsesgodtgørelse udfyldes udfyldes Reg. A-Indkomst/Godtg. udfyldes udfyldes Virksomheden indsender selv kr til pensionsselskabet. Generelt og Satser Side 48

49 Afspadseringsregnskab Med ProLøn er der mulighed for styring af opsparing og forbrug af afspadseringstimer. Timesaldoen for afspadseringsregnskabet vil fremgå af lønsedlen. Når overarbejdstimer hensættes til afspadseringspuljen anvendes lønart Angiv kun antal hensatte timer. Når timer afspadseres anvendes lønart Angiv kun antal afviklede timer. Bemærk! Der er kun tale om et regnskab over timerne. Når timerne afvikles skal der samtidig gives betaling for disse sammen med den normale løn. Generelt og Satser Side 49

50 Fagforeningskontingent ProLøn giver mulighed for ved lønkørsel at opkræve medarbejderens fagforeningskontingent. Kontingentet vil herefter automatisk blive fremsendt til den pågældende fagforening. Hvis du ønsker at gøre brug af denne mulighed, skal du kontakte ProLøn A/S for nærmere information. Elevforsikring Hvis der i din overenskomst stilles krav om indbetaling til en arbejdsgiverbetalt elevforsikring, kan du via ProLøn indberette og afregne din indbetaling. I første omgang omfatter ordningen Pension Danmark og PFA. Du skal kontakte ProLøn for at få virksomheden oprettet til indbetaling. Pensionsordningens PBS-nr og overenskomstkode på ordningen skal oplyses. De elever, der skal være omfattet af forsikringen, skal have tilføjet en lønlinie med lønart 9111, hvor der udfyldes med 1 i Antal Elevforsikring 1 udfyldes udfyldes Herefter vil ProLøn automatiske afregne overfor Pensionsselskabet hver måned. DA/LO Udviklingsfonden Hvis der i din overenskomst stilles krav om indbetaling til DA/LO Udviklingsfonden til Dansk Arbejdsgiverforening, kan du via ProLøn indberette og afregne din indbetaling. Du skal kontakte ProLøn for at få virksomheden oprettet til indbetaling. Generelt og Satser Side 50

51 Udbetaling fra feriekort Hvis virksomheden har lov til at beholde feriepengene hjemme, skal der ved udbetaling fra feriekort anvendes nedenstående lønarter. Dette gælder både for ansatte og fratrådte medarbejder med feriekort. Lønart 8847 udbetaler fra feriekort optjent år -2. Lønart 8848 udbetaler fra feriekort optjent år -1. Lønarterne indmeldes med antal dage og beløb. Eksempel: 8847 Udbetaling fra Feriekort 2,00 udfyldes 1500,00 Når lønarten anvendes fremkommer ekstra felter til udfyldelse. Dato for 1. feriedag og Udbetalingskode skal angives. Oversigt over udbetalingskoder kan ses på næste side. Koderne kan også vises på skærmen ved at kl på Det er typisk UDB1, der anvendes som kode ved udbetaling. For begge lønarter gælder det, at der bliver tjekket, om der bliver udbetalt mere, end der står på feriekortet. Beløbet bliver lagt til nettolønnen og udbetalt! Hvis virksomheden er pålagt at indberette til ACF (Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister) vil ProLøn sørge for nedskrivning af restferiesaldi hos ACF. Alle medlemmer har mulighed for at følge deres saldi på Der skal dog bestilles en kode via denne side, inden man kan se sine data. ProLøn anbefaler, at alle registreringer til ACF foregår via ProLøn efter ovennævnte anvisninger. Generelt og Satser Side 51

52 Udbetalingskoder Udbetalingstype UDB1 Årsag Beskrivelse Første feriedag Daglig (inklusiv også udbetalinger efter ferieårets afslutning, hvis ferien er holdt) Udbetalinger i ferieåret, hvor lønmodtageren på almindelig vis har afholdt sin ferie. UDB2 Feriehindring Udbetalinger som følge af, at lønmodtageren har været feriehindret. UDB3 MINI + Uhævede feriepenge UDB4 DØD, EMI, FA + udbetaling af 2 x 750 kr. i løbet af optjeningsåret UDB5 UDB8 UDB9 EFT Oph. ansættelsesforhold eller 5. ferieuge (Blanket FE1) Afregnet til Arbejdsmarkedets Feriefond Afregnet til Privat Feriefond Automatiske udbetalinger i starten af ferieåret af saldi efter Minreglen (pt. saldi der er under kr.) + Udbetalinger i slutningen af ferieåret af uhævede feriepenge (pt. saldi der er under kr.), jf. 34 a, stk. 1. Udbetalinger til personer, der er døde + til personer, der er emigreret, samt personer, der har forladt arbejdsmarkedet af alders eller helbredsmæssige grunde + udbetaling af op til 2 x 750 kr. i optjeningsåret. Udbetalinger i eftertiden (efter ferieårets afslutning) pga. ophørt ansættelsesforhold eller for den 5. ferieuge i perioden 1. maj 30. september, jf. 34 b, stk. 1. Opgørelse over, hvad beløbet af de uhævede feriepenge udgør pr. 1/5 Opgørelse over, hvad beløbet af de uhævede feriepenge udgør pr. 1/5 Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Generelt og Satser Side 52

53 Indberetning til ACF og eferiekort Hvis din virksomhed er medlem af en arbejdsgiverorganisation under DA, og omfattet af en kollektiv overenskomst, har I pligt til at indberette til ACF (Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister) og eferiekort, hvis I beholder feriepengene selv. ACF skal modtage ferieoplysninger løbende, dvs, optjening af nettoferiepenge, SH-, feriefri- og fritvalgssaldi. Det der indberettes er altid år-til-dato saldi, så der sker en nyberegning af saldi hver gang, der indberettes. Indbetaler virksomheden feriepenge til Feriekonto, er det dog kun SH-, feriefri- og fritvalgssaldi, der skal indberettes til ACF. Indberetningen sørger ProLøn for. Der vil ske indberetning mindst en gang om måneden. Når der sker udbetaling fra feriekort via lønarterne 8847/8848 (se afsnit om Udbetaling fra feriekort), vil ProLøn automatisk sørge for nedskrivning af feriesaldi hos ACF. Alle medlemmer har mulighed for at følge deres saldi på Der skal dog bestilles en kode via denne side, inden man kan se sine data. Udskrivning af feriekort Er firmaet omfattet af ACF skal udskrivningen af feriekort ske via Generelt og Satser Side 53

54 Betalingstransaktioner via Nets Alle betalinger i ProLøn formidles ved anvendelse af OverførselsService, et produkt hos Nets. ProLøn A/S sender elektronisk de ønskede overførsler til Nets, så de kan gennemføres i rette tid. Når Nets modtager betalingstransaktionerne, og disse kan godkendes hos Nets, ekspederes transaktionerne videre ud til pengeinstitutterne, der sørger for træk på virksomhedens konto og tilsvarende indsættelse på diverse modtagerkonti: Medarbejdernes lønkonti Feriekonto SKAT (A-skat, bruttoskat) Arbejdsmarkedspensioner Individuelle pensioner ATP Bemærk!!!, pengeinstituttet kan stoppe en overførsel på grund af manglende dækning på kontoen. I forbindelse med hver eneste lønkørsel hos ProLøn A/S udskrives altid en status på fremtidige betalinger: NETS-OVERFØRSLER / SKYLDIGE BELØB Gem altid den sidste oversigt, så vil I altid kunne se, hvad der er ekspederet, når der sker træk fra jeres konto. For at ProLøn A/S kan ekspedere transaktionerne via Nets, er det nødvendigt at oprette en OS02- aftale med Nets. ProLøn A/S sørger altid for at OS02-aftalen etableres i forbindelse med opstart af den enkelte kunde. Bankskifte / Skift af cvr-nr Bemærk venligst, at det er nødvendigt med en ny OS02-aftale i følgende tilfælde: Bankskifte Skift af konto i eksisterende bank Skift af CVR-nummer Kontakt ProLøn A/S i disse tilfælde, så sørger vi for resten i samarbejde med pengeinstituttet. En sådan nyoprettelse af OS02-aftalen vil typisk tage ml. 5 og 10 bankdage. Generelt og Satser Side 54

55 Konteringsbilag Sammen med det øvrige resultat af lønkørslen udskrives konteringsbilag til brug ved bogføring af lønnen. Der er mulighed for at få konteringsbilaget afdelingsopdelt, hvis virksomheden har flere afdelinger. Der er også mulighed for under visse omstændigheder at få påsat finanskonti. Der findes flere forskellige versioner af konteringsbilag. Virksomheden modtager efter 1. lønkørsel automatisk det konteringsbilag, som er det hyppigst anvendte, men ProLøn A/S tager gerne en snak med den enkelte kunde, evt. kundens revisor, for at finde frem til det bilag, der passer virksomheden bedst. CSV-fil til indlæsning i bogføringsprogram Du kan ved henvendelse til ProLøn få dit konteringsbilag leveret som en CSV-fil (kommasepareret fil) til indlæsning i externt bogføringsprogram. Filen vil blive sendt til din e- mail adresse samtidig med det øvrige materiale fra lønkørslen. Generelt og Satser Side 55

56 Ukontrollabel arbejdstid Foreligger der løntimer (ukontrollabel arbejdstid), skal dette angives i løntransaktioner. Oplysningen om løntimer anvendes af A-kasser til beregning af dagpenge, beregning af beskæftigelsesgrad i forbindelse med udbetaling af børnefamilieydelser, statistik og meget mere. Eksempel på udfyldelse af lønlinie: 115 Ukontrollabel arb.tid udfyldes udfyldes udfyldes Generelt og Satser Side 56