Brug af PAS-data til understøttelse af styringen på ambulatorieområdet DRG-konferencen 2013

Transkript

1 Brug af PAS-data til understøttelse af styringen på ambulatorieområdet DRG-konferencen 2013 Oplæg ved: Brian Schmidt, økonom Budgetkontoret, Økonomi- og planlægningsafdelingen Rigshospitalet

2 Disposition I dette oplæg berettes om, hvordan PAS-data i praksis kan Anvendes til identifikation af indsatsområder Anvendes til målopfølgning Anvendes til ledelsesinformation på det ambulante område

3 Indledning Patient Administrativt System (PAS) PAS håndterer patientdata som henvisning, indlæggelse, udskrivning, ambulante besøg, mv. Grundlaget for indberetninger af patientrelaterede data PAS-data anvendes bl.a. til: Planlægning, booking, administration, notatskrivning Forskning Aktivitetsopgørelser og DRG-afregning PAS kendes som GS! Åben / OPUS Arbejdsplads i Region Hovedstaden

4 Det fælles datagrundlag ved DRG-afregning (regioner) SDB CSC GS! Åben / OPUS Hospitaler LPR Fejlsøgning Diagnoseoplysninger (ambulante besøg) Betalingsoplysninger CPR Staten Bopæl på besøgstidspunkt LPR Gruppering og DRG-takster Afregnings-regler Fælles datagrundlag Kilde: Figur B2, side 127 Takstsystem 2013; egen bearbejdning

5 Baggrund 2012 Rigshospitalets effektiviseringsstrategi skal frigøre mere tid til patienterne der er konkret igangsat 5 projekter Et af projekterne er De Gode Ambulatorier : Effektiv drift Involverer alle hospitalets ca. 100 ambulatorieafsnit Forskellige hjælpepakker tilbydes ambulatorierne Analyse af bl.a. PAS-data dannede grundlag for design af hjælpepakker

6 Analysefase (1) Behov for data og monitorering Projektet har behov for aktivitetstal til monitorering af effekt samt data til beskrivelse af ambulatoriers drift Hvorfor ikke bruge DAGS-tal? Opgøres på SKS-afdelingsniveau => for aggregeret Hvornår skal fx assistancer og MG90 er tælles med? Klinikere: Vi kan ikke genkende tallene Brug data fra PAS Leveres til Rigshospitalet som et CSC-udtræk på baggrund af Sundhedsdatabanken

7 Analysefase (2) Data fra PAS Data fra PAS er umiddelbart tilgængelige og indeholder flere interessante variable Cprnr KontTyp StamAfd ProdEnh RekvEnh Stdato ReqSt MødeSt BehKat 1 A AS BESUTAK 2 F AS AMBBES 3 A 32.T 4271TØR 4271TØR AF 1 AFLYS 4 A 32.O O AF 4 AFLYS 5 A 32.O 5002O 5002O AS M AMBBES 6 F 32.O 5002O 5002O AS M AMBBES 7 A 32.O 5002O 5002O AS M AMBBES 8 F 32.O 5002O 5002O AS M AMBBES Ambulant besøg vha. PAS-data defineret som: Kontakttype: A (ambulant) og F (forambulant) Rekvisitionsstatus: AS (afsluttet) Alle behandlingskategorier (38) undtagen: ADM ASS PROC NOTAT TLF.KONS.

8 Analysefase (3) Tilblivelsen af hjælpepakker Foranalyse af PAS-data viste: Stor variation i angivelse af mødestatus til rekvisitionen samt omfang af udeblivelser og aflysninger Pct. Mødestatus 04 Mødestatus 03 Mødestatus 02 Mødestatus 01 Pt udeblevet Aflyst af pt Aflyst af amb Udsat af amb Min Maks 35,4 27,9 30,4 38,6 Middel 6,3 3,2 1,8 2,2 Ca. 1/3 af rekvisitioner har ikke angivet mødestatus Overordnet set en indikation på forskelligartet registreringspraksis Heraf opstod delprojekt God registrering

9 Hjælpepakkerne Indsatsområder Emne Formål/Indhold Målgruppe Omfang 1. God planlægning og booking i Grønt System At realisere forbedret og mere ensartet registrering ALLE ambulatorier Gennem intensiv 2½ dages indsats med ekstern projektleder 2. Nem SMS Onboarding At bringe patienter over på Nem SMS gennem kampagne, hvor patienterne assisteres af studentermedhjælpere 3. Orbit-AMB Implementering af Orbit Amb for at få bedre overblok og mere effektiv udnyttelse af ambulatorieressurcer De ambulatorier, hvor det giver mening fx pga mange udeblivelser eller hvor man har patienter, der kommer mange gange Store ambulatorier med mange og tidsmæssigt varierende forløb Enkelt for ambulatoriet, der blot skal guide patienterne hen til hjælpen Relativt stor indsats med analyser og ændring af arbejdsgange, undervisning m.v. 4. Gode arbejdsgange i sekretariatet At nedbringe bunker og uhensigtsmæssige arbejdsgange i sekretariatet De ambulatorier, der planlægger større effektiviseringsindsats i sekretariatet. Intern projektleder udpeges og understøttes Over ca 3 måneder: proceskortlægning, analyser, løsninger, implementering. Projektleder får undervisning, redskaber, sparring og netværk 5. Gode bookingprocedurer At opnå mere robuste programmer og bedre kapacitetsudnyttelse De ambulatorier, der planlægger større effektiviseringsindsats i ambulatoriet. Intern projektleder udpeges og understøttes Over ca 3 måneder: proceskortlægning, analyser, løsninger, implementering. Projektleder får undervisning, redskaber, sparring og netværk 6. Leanprojekt med bistand fra regionens Leanenhed Èt ambulatorie, der planlægger stor effektiviseringsindsats Ca. 16 uger efter veltilrettelagt proces med lokal projektleder og arbejdsgruppe med leankonsulent

10 God registrering (1) Principperne I tværfagligt forum udarbejdes generelle principper for god registrering Principper omfatter den første del af et ambulant patientforløb, fra henvisningen modtages i ambulatoriet, til patienten møder til første behandling Herunder gode principper for planlægning af patientforløbet, registreringen heraf i GS/OPUS (PAS) samt udvalgte gode, tværgående principper for planlægningspraksis Implementeres gennem 3 workshops i afdelingerne HENVISNING VISITATION BOOKING 1 (FORUNDERRSØG./ UDREDNING FORUNDERSØG./ UDREDNING BOOKING 2 (BEHANDLING) BEHANDLING KONTROL & EFTERFORLØB GS/OPUS

11 Eksempel på registreringsprincipper vedr. udredning Principper ved forundersøgelse/udredning Obligatorisk -Ajourfør patientforløb (med starttidspunkt kl. 8) -A-diagnose registreres (spørg lægen ved tvivl) -Eventuelle tillægskoder og /eller bi-diagnoser registreres (spørg lægen ved tvivl) -Registrer eventuelle yderligere procedurekoder (eks. kode ZZ0150 ita. journaloptagelse) -Besøget effektueres med rekvisitionsstatus AF=afsluttet eller AS=aflyst -Mødestatus (se bilag 2) registreres på rekvisitionen -Hvis forambulant kontakt benyttes, ajourfør ventestatus (se bilag 1) på F-kontakten -Send ambulant notat til patientens læge i OPUS Effekt -Reduktion af behov for efterregistrering -Lovkrav opfyldes oftere og ventetidsforpligtelser bliver synlige -Undgår fejllister/optrævling af forkerte forløb -Mere ensartet og validt datagrundlag til sammenligning på RH -Nemmere at trække troværdig statistik pba. ensartede koder -Korrekt indberetning til SST ift. ventetider -Korrekt registrering her, giver færre fejl senere i forløbet og mere korrekt afregning -Bedre monitorering af ventestatus

12 God registrering (2) Målopfølgning Til monitorering af indsatsen er PAS-data anvendt til målopfølgning ved udviklingen af 2 nøgletal: # Formål KPI Mål 1 Etablere en bedre basis for valide og sammenlignelige grunddata relateret til ambulant aktivitet og afregning på RH =GS-koefficienten Forholdet mellem ambulatoriets aktivitet og summen af ambulatoriets: 1.Manglende aktionsdiagnose 2.Fejl-placerede rekvisitioner 3.Manglende effektuering =Indkaldelsestiden Udgangspunkt Opdatering af KPI 0,05 0,10 Månedlig 2 Skabe et øget flow i begyndelsen af det ambulante patientforløb Tiden fra kvittering for henvisning til udsendelse af 1. brev. KPI en viser andelen af ambulatoriets kontakter, hvor der er gået hhv. mindre eller mere end 8 dage fra henvisningen er modtaget til indkaldelsesbrevet er sendt. 11% 22% Månedlig

13 Eksempel på præsentation af GS-koefficienten 1. Er blevet godt modtaget 2. Det er afgørende med et grafisk overblik, her suppleret med data i tilhørende tabel 3. RH s gennemsnit fremgår til benchmark Amb. Karkirurgisk ambulatorium 3111RK9 BAE RK9 SKS GS Koefficienten (GSK) okt-11 nov-11 dec-11 jan-12 feb-12 mar-12 apr-12 maj-12 jun-12 jul-12 aug-12 sep-12 okt-12 Manglende aktionsdiagnose (akk.) Manglende effekturering (akk.) Fejl-placerede rekvisitioner (akk.) Mangl. reg. i alt (akk.) Antal besøg GSK RK9 0,09 0,08 0,19 0,10 0,10 0,09 0,12 0,14 0,10 0,23 0,09 0,02 0,04 Mangl. reg. i alt RH (akk.) Antal besøg RH GSK RH 0,11 0,09 0,08 0,08 0,08 0,09 0,10 0,10 0,09 0,10 0,07 0,07 0,07 0,25 0,20 4. Vigtigt at kunne bedømme udviklingen over tid 0,15 0,10 GSK RK9 GSK RH 0,05 0,00 okt-11 nov-11 dec-11 jan-12 feb-12 mar-12 apr-12 maj-12 jun-12 jul-12 aug-12 sep-12 okt-12

14 Ambulant ledelsesinformation Projekt god registrering udviklede sig til månedlig ambulant ledelsesinformation. Formål: Tilvejebringe relevante og veldefinerede data til primært klinik- og ambulatorieledere Forbedre mulighederne for styring af ambulatorierne Understøtte målingen af den løbende effekt af indsatser Medtager data udtrukket fra PAS for 6 parametre i én Excel-fil: Ambulante besøg => tal for aktivitet Patientaflysninger- og udeblivelser => (delvis) tal for kapacitetsudnyttelse og replanlægning Amb.udsættelser- og aflysninger => (delvis) tal for kapacitetsudnyttelse og replanlægning Henvisninger => relevant ift. planlægning GS-koefficient => tal for korrekt registrering / arbejdsgange Indkaldelsestid => tal for patientforløb / -service Nøglebudskaber: Data på ambulatorieafsnitsniveau (lavest mulige), grafik af udvikling over tid, mulighed for benchmarking, frigivelsesmail til direktion, center- og klinikledelser, lægesekretærer og økonomer med link til download af Excel-fil på intranettet

15 Eksempel fra ledelsesinformationen, side 1 ud af 5 Eksemplet er vedlagt Opsætningen er den samme, hvis der vælges et centerniveau eller RH samlet Opdateringen er automatiseret ved at de bagvedliggende pivottabeller opdateres pba. nye rådata-filer hver måned