Introduktion til Mamut Kasse

Transkript

1 // Mamut Business Software Introduktion til Mamut Kasse

2 Introduktion til Mamut Kasse Indhold Om Mamut Kasse... 1 Definitioner af ord og udtryk i programmet... 5 Nyheder i Mamut Kasse version Kom i gang... 8 Hvad bør du tænke på, inden du begynder?... 9 Log ind i Mamut Kasse Salg, betaling, retur og faktura Registrering af salg Betaling Kasseindskud og udtag Opret faktura Retur af vare Ordrer og fakturaer hentet fra regnskabssystemet Genvejstaster i salgsvinduet Kasseoptælling og dagsopgørelse Guide til dagsopgørelse Opdater lagerbeholdning Opdater produkter og kunder Administration og indstillinger Om daglige rutiner Indstillinger Brugere og sikkerhed Rapporter Administrer licensoplysninger Parameterstyring Andre indstillinger I

3 Installation og første opstart Installation - checkliste Første opstart Ny version Opdatering til ny version Krav til opdatering Installation og opdatering til ny version Mamut A/S. Alle rettigheder. Med forbehold for ændringer. Mamut og Mamut-logoet er registrerede varemærker fra Mamut - et selskab i Visma-gruppen. Alle andre varemærker er registrerede varemærker af respektive firmaer. Version 2 POS.BKL.INTRO.DK II

4 Om Mamut Kasse Om Mamut Kasse Mamut Kasse er en komplet, brugervenlig og moderne kasseløsning for alle mindre virksomheder. Løsningen er integreret med Mamut Business Softwares økonomisystemer og indeholder alt hvad du behøver for at drive salg over disk. Alt du behøver for at drive forretning Med Mamut Kasse kan du udføre alle operationer, som et moderne kassesystem med kontant og anden betaling over disk kræver. Integreret med Mamut Business Softwares økonomisystemer Systemet fungerer i samspil med din Mamut-database, uden at det vil være nødvendigt at foretage større ændringer i databasens indstillinger. Du skal imidlertid sørge for at have installeret en opdateret version af Mamut Business Software. Bemærk! Se også afsnittet "Hvad skal du tænke på, inden du begynder?" for at få information om øreafrunding, betalingsmåder m.m. Synkronisering mod Mamut Business Software Du kobler dig rutinemæssigt op mod Mamut-systemet, så de nødvendige data som produkter, priser, betalingsvilkår m.m. kan hentes fra Mamut-databasen, og salgene fra kassesystemet kan føres tilbage. Systemet opererer uden at være koblet til din Mamut-database hele tiden, men skal nogle gange tilsluttes, som når du synkroniserer kunde- og produktregister. På denne måde opretholdes driftsikkerheden således også, hvis du har Mamut-databasen installeret et andet sted eller i et større netværk. Simpel installation Systemet konfigureres nemt første gang ved hjælp af Guiden til første opstart. Derudover kan du konfigurere systemet ved hjælp af et eget indstillingsvindue. Som systemadministrator kan du også opretholde sikkerheden, både i form af brugeradministration for at kontrollere brugernes adgang til systemet, og i form af rutiner for sikkerhedskopiering. Registrering af salg og betaling Salg og betaling registreres nemt i et brugervenligt skærmbillede. Produkterne hentes via brugerdefinerede genvejsknapper, stregkodelæser eller ved opslag i produktregistret. Når du tager imod betaling kan dette foregå på en række forskellige måder. Kunden kan betale kontant eller med kort. Der kan også opstå situationer, hvor kunden kommer med Gavekort eller Tilgodeseddel, skal have penge tilbage som følge af dette, eller hvor 1

5 Introduktion til Mamut Kasse kunden betaler med udenlandsk valuta. I nogle tilfælde betaler kunden med en kombination af disse måder. Systemet er tilrettelagt for kundedisplay. Rabatter Du kan give rabatter og ændre enhedspriserne på den enkelte varelinje. hvis der registreres salg mod en bestemt kunde og derefter oprettes faktura, benyttes vedkommendes pris fra økonomisystemet. Detaljerede produktoplysninger og lagerbeholdning Du kan se detaljer om produktet med information om blandt andet moms, vægt, volumen og kostpris. Du kan også hente nøjagtig lagerbeholdning. Hvis du har slået et produkt ind flere gange, kan varelinjerne slås sammen i registreringsbilledet og på kvitteringsudskriften. Anonyme salg med beløbsgrænse eller registrering af salg på kunde Som standard registreres salgene mod en ukendt kunde, Kontantkunde. Du kan angive en beløbsgrænse på denne type anonyme salg, så disse ikke kan registreres, hvis summen overskrider en bestemt grænse. Kunderegistret overføres automatisk fra Mamutdatabasen, således at du kan registrere salg på kunder, som allerede er registreret der. Du kan se detaljerede oplysninger om kunden. Fakturering Normale kassesalg registreres oftest, uden at der angives oplysninger om kunden. Kassesalgene bliver så overført til Mamut-databasen på en gang. Du kan imidlertid også registrere salget på en bestemt kunde - hvis du for eksempel senere ønsker at sende kunden en faktura på købet. Kassesalg, som skal faktureres, overføres til Mamuts ordreregister. Fakturaer, som oprettes i kassesystemet, bliver først oprettet i Mamut ved afslutning af dagsopgørelse, og fakturaerne skal udskrives fra Mamut, ikke fra kassesystemet. Opret nye kunder fra kassen Du kan oprette nye kunder fra kassen. Disse kunder overføres til økonomisystemet med det samme, således at du kan fakturere derfra. Kontantudtag/indskud i kassen Du kan også foretage indskud og udtag i kassen. Formålet med dette kan være at fylde op eller tømme kassebeholdningen efter behov, eller måske foretage udlæg fra kassen. 2

6 Om Mamut Kasse Afstemning og kasseopgørelse I kassen er der to rutiner i forbindelse med opgørelse: Ved kasseoptælling tælles kassebeholdningen op i forhold til gennemførte salg siden forrige kasseoptælling. Ved dagsopgørelse overføres salget til økonomisystemet, og lagerbeholdningen opdateres. Touch screen Alle funktioner ved registrering af salg, bortset fra søg efter kunde eller produkt, kan benyttes med touch screen. Du kan konfigurere systemet så produkterne kategoriseres og tilegnes forskellige genvejsknapper på skærmen. Disse genvejsknapper kan også grupperes som du selv ønsker det. Du kan naturligvis også benytte systemet med en normal skærm. Retur Du kan registrere retur af varer og udstede tilgodesedler eller tilbagebetale beløb. Printere til kvitteringer og rapporter Du kan tilslutte kvitteringsprinter og udskrive rapporter fra systemet på denne, eller du kan vælge at udskrive rapporterne på en egen printer. Du kan også udskrive egne gavekort og tilgodesedler direkte fra systemet. Tilpasset kvitteringsudskrift Du kan redigere kvitteringsudskriften, så den kan vise information om moms, ekspedientnavn eller identifikation og egne tekster. Rapporter Systemet har en række rapporter, som blandt andet kan hjælpe med at give dig oversigt over omsætningen for de forskellige brugere, omsætningen fordelt på timer i løbet af dagen(e) og salg, som ikke er gjort op, samt rapporter i forbindelse med rutinerne for opgørelse. I administrationsvinduet kan du se statusinformation med nøgletal. Ubegrænset antal brugere Der er støtte for en kasse, som kan have et ubegrænset antal brugere. Brugerne kan dele kasseskuffe eller have sine egne. Brugerrettigheder Du kan administrere rettighederne til de forskellige brugere, således at du kontrollerer hvem, som har adgang til f.eks. dagsopgørelse eller til at give rabatter. Brugerne logges automatisk af systemet for din sikkerheds skyld. 3

7 Introduktion til Mamut Kasse Oplæringsmodus Du kan starte systemet i oplæringsmodus for at øve dig eller lære medarbejdere op. I oplæringsmodus registreres alt i en eksempeldatabase såvel som i den kontinuerlige brugerrapport (bilagshukommelse). Start programmet i oplæringsmodus via Startmenuen i Windows. Under gruppen Mamut Kasse vælger du Mamut Kasse Oplæringsmodus. DataTools Programmet benytter et værktøj, som kaldes DataTools, til vedligeholdelse af databasen. Programmet installeres sammen med programfilerne og kan startes derfra (MDataTools.exe). Du kan også starte DataTools fra Start-menuen i Windows, hvor det findes under programgruppen Mamut Kasse. Systemkrav Fuldstændige og opdaterede systemkrav og anbefalinger finder du her: 4

8 Definitioner af ord og udtryk i programmet Definitioner af ord og udtryk i programmet Afsluttet salg: Dette er et salg, som er gjort op/betalt, eller hvor fakturaen blev oprettet. Optalt salg: Dette er et salg, som er betalt og inkluderet i en kasseoptælling. Økonomisystemet: Mamut Business Software indeholder en mængde data, som rutinemæssigt overføres til kassen. Programmet omtales som økonomisystemet i modsætning til Mamut Kasse, der har sin egen database ved kassen. Superbruger: En superbruger er en bruger af programmet, som har adgang til al funktionalitet i systemet. Systemadministrator: En systemadministrator har ofte adgang til funktioner, som normale brugere ikke kommer i kontakt med, så som sikkerhedskopiering, brugeradministration m.m. I Mamut Business Software kan en bruger være tilknyttet en forhåndsdefineret brugerprofil, som kaldes Systemadministrator. Denne giver adgang til de funktioner, som softwareleverandøren antager vil være mest relevante for en systemadministrator. PLU: PLU er et brugerdefineret nummer for en vare, som fungerer som EAN-kode, men ikke følger denne standard. Dagsopgørelse: Dagsopgørelse er betegnelsen for den funktion, som afslutter en serie af salg på en kasse. Dagsopgørelse foretages på et givet tidspunkt. For at et salg skal blive inkluderet i dagsopgørelsen, skal det være inkluderet i en kasseoptælling. Oplæringsmodus: Du kan starte systemet i oplæringsmodus for at øve dig eller lære medarbejdere op. I oplæringsmodus registreres alt i en eksempeldatabase. For at starte programmet i oplæringsmodus vælger du Mamut Kasse i Start-menuen i Windows. Du vil tydeligt kunne se at systemet kører i oplæringsmodus. Kontinuerlig brug/bilagshukommelse: Kontinuerlig brug henviser til alle udskrifter, ændringer i pris, kasseåbninger og ind- og ud-logninger udført i programmet.. Denne information opbevares i systemet og kan senere udskrives som en rapport. X-Dagsrapport og Z-Dagsrapport: Mamut Kasse indeholder et antal rapporter. X- Dagsrapport og Z-Dagsrapport samler salgsregistreringer i forskellige perioder. Z- Dagsrapporter indeholder alle salg registreret mellem to Dagopgørelser. X-Dagsrapporten samler registreringer foretaget i programmet siden den seneste Z-Dagsrapport. I programmets rapportmodulet kaldes Z-Dagsrapport Dagsopgørelse (Z-Dagsopgørelse) og benyttes, når du udfører en dagsopgørelse. 5

9 Introduktion til Mamut Kasse Nyheder i Mamut Kasse version 2.0 Mamut Kasse er nu versionsuafhængig Fra Mamut Kasse version 2.0 og Mamut Business Software version 15 er Mamut Kasse versionsuafhængig fra Mamut Business Software. Det betyder, at det ikke længere er nødvendigt at opdatere til en ny version af regnskabssystemet ved opdatering til en ny version af Mamut Kasse. Det nye felt Mamut API, placeret i fanebladet Generelt i vinduet Indstillinger, specificerer, hvilken Mamut Business Software-version du benytter. Flerbruger Mamut Kasse-installation Du kan nu have op til 5 kasser sluttet til den samme Mamut Business Softwareinstallation. De forskellige kasseapparater kan administreres i det nye vindue Administrer licensoplysninger, som du kommer til i administrationsvinduet. For at identificere hvilke kasseapparater der kører dagsopgørelse, kan du nu give hvert enkelt kasseapparat et nummer. Det gør du ved hjælp af den nye rulleliste Kasseapparatnr. som du finder i fanebladet Dagsopgørelse i vinduet Indstillinger. Integration med betalingsterminal Mamut Kasse understøtter nu integration med betalingsterminaler. For at benytte denne funktionalitet skal du have en trediepartsintegration til din betalingsterminal. For at få mere at vide om, hvilke betalingsterminaler der understøttes, skal du kontakte din Mamut Kasse-leverandør. Afhentning og betaling af ordrer fra Mamut Business Software I den nye version af Mamut Kasse kan du hente og betale ubehandlede ordrer fra dit regnskabssystem til dit kassesystem. Så snart ordren er inde i systemet, har du mulighed for at redigere ordren ved at tilføje flere produktlinjer eller tilpasse eksempelvis prisen. Hvis den ubehandlede ordre ændres i Mamut Business Software efter betalingen i Mamut Kasse, og før du gennemfører dagsopgørelsen, oprettes der en ny ordre, som faktureres under dagsopgørelsen. Ordren i Mamut Business Software forbliver en ubehandlet ordre. 6 Betaling af fakturaer fra Mamut Business Software Du kan nu betale faktura fra dit regnskabssystem i dit kassesystem. Bemærk at dette ikke gælder fakturaer oprettet med en udenlandsk valuta. Desuden er der oprettet to nye rapporter: Betalt faktura, kopi af kvittering og betaling af fakturaer. Ved hjælp af rapporten Betalt faktura, kopi af kvittering kan du generere en

10 Nyheder i Mamut Kasse version 2.0 kopi af den udskrevne kvittering på fakturaen. Rapporten Betaling af fakturaer giver dig et overblik over alle fakturaer, som er hentet fra Mamut Business Software og betalt i Mamut Kasse. Bemærk at betalingen ikke bliver behandlet som et Mamut Kasse-salg, men som en pengetransaktion. I Mamut Business Software opdateres det relevante bilag under dagsopgørelsen. Opdateringsprocedure under førstegangsopstart Opdateringsproceduren finder nu sted under førstegangsopstarten og ikke under installationen. Desuden oprettes en sikkerhedskopi af dine data, inden processen starter. Forbedret kunde- og produktsøgningsfunktionalitet Du kan nu benytte parameteren %, betydning inkluderer, ved søgning på kunde- eller produktnavne i relevante lister. Ved brug af parameteren % vises kun kunde- /produktnavne med det indtastede kriterium i listen. Mulighed for at oprette salg til samlekunder Du kan nu oprette salg til kunder, der er definerede som samlekunder i Mamut Business Software. 7

11 Introduktion til Mamut Kasse Kom i gang Installation og første opstart Installationen foregår trin for trin og leder direkte videre til en guide til første opstart. Bemærk! Mamut Kasse skal installeres af forhandler. Indstillinger Enkelte indstillinger er nødvendige og du bliver ført igennem en guide første gang du starter programmet. Derudover findes der en række muligheder for at tilpasse programmet. Læs mere om det under "Indstillinger". Registrering af salg Lær hovedvinduet for registrering af salg godt at kende. Vinduet kan tilpasses med egne knapper for de produkter, du oftest sælger. Kasseoptælling og Dagsopgørelse Kasseoptællingen og dagsopgørelsen bør foregå hurtigt og effektivt. Alle brugere bør kende til kasseoptællingen og måske også til funktionen for dagsopgørelse. Systemet er som standard konfigureret således at det forudsættes at kasseoptælling og dagsopgørelse foretages i en og samme proces, men i indstillingerne kan du vælge at adskille dem, hvis du foretrækker det. Se mere om dette under "Daglige rutiner". Opdater produkter og kunder Mamut Kasse baserer sig på produktregistret i Mamut Business Software. Produkterne hentes ved første opstart. Denne funktion benyttes derefter til at hente produktregister og kunderegister fra økonomisystemet (Mamut) samtidig som betalingsformer bliver opdateret. Funktionen bør benyttes rutinemæssigt ved at klikke på Administration - Opdater produkter og kunder. Læs mere om dette under "Opdater produkter og kunder". Oplæringsmodus Du kan starte systemet i oplæringsmodus for at øve dig eller lære medarbejdere op. I oplæringsmodus registreres alt i en eksempeldatabase. For at starte programmet i oplæringsmodus vælger du Mamut Kasse i Start-menuen i Windows. Du vil tydeligt kunne se at systemet kører i oplæringsmodus. 8

12 Kom i gang Hvad bør du tænke på, inden du begynder? Mamut Business Software-version Du skal have en opdateret version af dit Mamut Business Software-program. Installer den sidst tilsendte CD eller opdater fra Du skal vide, hvor din Mamutdatabase er installeret, så du kan angive eller bekræfte den korrekte sti til databasen, når Mamut Kasse skal tilknyttes. Mamut Business Software skal være installeret og førstegangsopstarten fuldført på den samme computer, som du skal køre Mamut Kasse på. Dernæst kan du release en brugerlicens ved at klikke på Hjælp - Om - Administrer licensoplysninger - Installerede computere. Betalingsbetingelse I Mamut-databasen skal du have en Betalingsbetingelse med beskrivelsen Kassesalg. Du kan oprette denne via Vis - Indstillinger - Firma - Standardregister - Betalingsbetingelser. Betalingsmåde skal være Kontant. Du skal ikke markere for Tilgængelig på internet. Under Avanceret skal du krydse af ud for Postér til aktuel reskontro. Bemærk! Kontroller, at der ikke er markeret for Kontant under Avanceret på betalingsbetingelsen. Øreafrunding Du skal have et produkt for øreafrunding i økonomisystemet og vælge dette i indstillingerne for Kassesystemet. Produktet skal være tilknyttet det lager, du skal benytte for Kassesystemet. Hvis du på Betalingsformer vælger en anden afrunding end standard (0,01), vil de differencer, som opstår, blive posteret på en konto i regnskabet. For at kunne udføre en korrekt afrunding, skal du vælge et produkt for øreafrunding. Produktet skal findes i økonomisystemet og følgende krav gælder: Produktet skal være aktivt: Vælg Nej i feltet Inaktiv på fanebladet Diverse. Produktet skal være knyttet til kassesystemets lager, men må ikke opdatere lagerbeholdning: Afkrydsningsfeltet Opdater lagerbeholdning i fanebladet Lager skal være tomt. Produktet skal være momsfrit: Vælg Ingen moms/momsfri i momsfelterne. Produkterne skal være knyttet til konto for øreafrunding i regnskabet: Vælg den korrekte konto i fanebladet Indstillinger. Hvis du ikke allerede har et produkt, som du kan vælge her, i økonomisystemet, skal du oprette et sådant produkt der. Derefter kan du vælge Administration - Opdater produkter og kunder i kassesystemet for at hente produktet. Derefter kan det vælges i kassesystemet. 9

13 Introduktion til Mamut Kasse Microsoft SQL Server Programmet benytter SQL-database. Hvis du ikke allerede har installeret en Microsoft SQL Server 2005 eller 2008 R2-version, vil installationsguiden installere gratisversionen Microsoft SQL Server Express Du skal være tilsluttet internettet for at denne skal blive downloadet. Bemærk! Hvis Mamut Kasse ikke er installeret på den samme computer som SQL- Serveren, der bruges af din Mamut Business Software-installation - og hvis computeren er inkluderet i en arbejdsgruppe - skal du aktivere Gæstekontoen på den computer, der kører Mamut Business Software-installationen, og føje den til SQL- Serveren som en administrator. Adgang Du bør tænke grundigt over hvem som skal have adgang til kassesystemet. Disse brugere skal først være registreret i Mamut. I første omgang skal du angive en valgfri 4-cifret PINkode for dig selv. Hav denne PIN-kode klar når du starter. Det er for eksempel kun superbruger, som har adgang til dagsopgørelse. Her kan du også vælge, hvem der skal kunne give rabat i kassen og hvem, som skal kunne se dækningsbidrag og oprette fakturaer. Se mere om dette under "Brugere og sikkerhed". Hardware Er al hardware klart til brug? Du angiver kasseskuffe, kundedisplay, printer til kvitteringer m.m. i indstillingsvinduet. Systemet vil f.eks. lade dig vælge kvitteringsprintere, som er installeret på computeren ved kassen. Kasseskuffe og kundedisplay tilføjes også, som om de var printerdrivere. Virksomhedsoplysninger på kvitteringsudskrifter Du kan registrere virksomhedsnavn, adresse eller andre oplysninger på kvitteringsudskrifter ved at klikke på Administration - Indstillinger - Kvittering. Indtast de relevante oplysninger i felterne Tekst over varelinjer and Tekst under varelinjer og opsummering. Lager Hvilket lager skal varerne sælges fra? Hvis du har flere lagre i Mamut, skal du vælge lager under installationen. Mamut Kasse baserer sig på produktregistret i Mamut. Produkterne hentes ved første opstart og senere rutinemæssigt. Der kan kun overføres produkter, som ikke kræver Serienummer, Vareparti eller Udløbsdato. Produkterne skal også være knyttet til det lager, hvorfra produkterne sælges fra - også selv om det ikke er en lagervare. 10

14 Kom i gang Lagerbeholdning opdateres ved dagsopgørelsen. Du kan eventuelt konfigurere systemet på den måde, at lagerbeholdningen manuelt kan opdateres oftere. Læs mere om dette i afsnittet "Indstillinger, Dagsopgørelse". Regnskab Betalingsformerne for Kontanter, Bankkort/kreditkort og eventuelt gavekort skal knyttes mod konti i kontoplanen i Mamut Business Software. Systemet foreslår konti dertil, men hvis du har behov for specielle konti skal disse først oprettes i Mamut. Rutiner for kasseoptælling Bruges kassen af flere brugere eller har hver bruger egne kasseskuffer? Hvis du opererer med separate kasseskuffer og optælling for hver bruger, skal du angive det inden du begynder. Alternativt kan du, i indstillingerne for Dagsopgørelse, markere, at Kasseoptælling medfører altid dagsopgørelse, således at når en kasse tælles op så skal der altid udføres en dagsopgørelse. Inden den første kasseoptælling bør du også angive den valør, som passer bedst med det system, som benyttes ved indskud i banken. Måske behøver du også en "valør" for Udtag fra kassen og Indskud i kassen. Læs mere om dette "i afsnittet "Indstillinger". Genvejsknapper for produkter, som sælges ofte Hvilke produkter ønsker du at gøre tilgængelige på genvejsknapperne? Normalt tilføjes de produkter, som sælges oftest ved denne kasse. Du kan tilføje op til 16 produkter på genvejsknapperne i registreringsvinduet, hvorefter disse produkter kan registreres med et eneste klik/tryk. Du finder resten af produkterne via knappen Produkter. Læs mere om dette i afsnittet "Indstillinger, Registrering af salg". Endvidere findes en række muligheder for at tilpasse Mamut Kasse. Det anbefales at gøre sig bekendt med dem. Log ind i Mamut Kasse Log ind-billedet vises hver gang systemet startes, samt når en bruger har logget sig ud. Ingen af programmets funktioner er tilgængelige, før du logger dig ind. Vinduet bruges også for at afslutte applikationen. Sådan logger du dig ind 1. Klik på knappen med dit brugernavn. 2. Skriv din PIN-kode i feltet Angiv PIN. PIN-koden består af 4 cifre. Hvis du skriver forkert, kan du klikke på CLR for at fjerne det indtastede. Du kan også klikke Annuller. Du bliver logget ind i systemet og kommer ind i hovedvinduet til registrering af salg. 11

15 Introduktion til Mamut Kasse PIN-kode Hvis det er første gang en bruger logger sig ind i systemet eller første gang efter at PINkoden blev ændret af administrator, skal brugeren angive en ny PIN-kode. Den nye PINkode skal gentages før du kan logges ind i systemet. Læs mere om PIN-koder i afsnittet "PIN-kode i Mamut Kasse". Bemærk! Hvis du har glemt PIN-koden, skal du kontakte systemadministrator, som har adgang til at generere en ny PIN-kode. Log ud Vælg Log ud for at logge din bruger-id ud af systemet. Afslut Hvis du klikker Afslut, afsluttes hele Mamut Kasse. Denne knap bruges både hvis du vil afslutte, inden du logger dig ind, og hvis du har logget dig ud og vil afslutte. Det er den eneste måde at afslutte applikationen på. 12

16 Salg, betaling, retur og faktura Salg, betaling, retur og faktura Registrering af salg Alle processer, som vedrører registrering af salg, startes fra et enkelt vindue. Vinduet kan betjenes fra kassen, enten med en Touch-screen, med normalt tastatur eller med en kombination af disse. Registreringsvinduet kan konfigureres ved hjælp af blandt andet genvejstaster. Dette gøres i vinduet Indstillinger, Registrering af salg under Administration. Det kan også tilpasses til hver enkelt bruger under Administration - Brugere og sikkerhed. Tips! Du kan aktivere funktionen for automatisk udlogning, hvis du vil logges automatisk ud af systemet efter hver salgsregistrering. Dette kan være en nyttig funktion, hvis du sjældent registrerer salg og ønsker at forhindre, at uvedkommende får adgang til data i dit kassesystem. Læs mere i afsnittet "Andre indstillinger" herunder. Salgsprocessen består af 3 hoveddele: Vælg Kunde og Slå varer ind. Dette kan gøres i valgfri rækkefølge. Tag imod betaling eller Opret en faktura. Faktura skal senere udskrives fra Mamut. Retur af varer. Dette kan ske hvornår som helst i løbet af processen. Læs mere om salgsregistrering i afsnittet "Sådan registrerer du et salg" herunder. Hvert eneste salg, som registres i Kassesystemet, kan have følgende statusser: Afsluttet. Talt op, men ikke opdateret på lager. Talt op og Opdateret på lager. Dette gælder kun for systemer, der inkluderer funktionalitet for separat opdatering af lagerbeholdning. Ikke Talt op, men Opdateret på lager. Dette gælder kun for systemer, der inkluderer funktionalitet for separat opdatering af lagerbeholdning. Inkluderet i dagsopgørelse. 13

17 Introduktion til Mamut Kasse Sådan registrerer du et salg Når du registrerer et salg, har du flere muligheder, når det drejer sig om produktmængde, enhedspriser, rabatter og så videre (afhængig af dine adgangsrettigheder). Når du indtastet produktet/produkterne i salgsregistreringsvinduet, klikker du på produktlinjen, som du ønsker at redigere for at åbne et produktvindue. Mængde For at tilføje mere end et af samme produkt, kan du enten trykke på antallet, før du henter produkter, eller klikke på salgslinjen og ændre antallet bagefter. Hvis du bruger genvejsknapperne, kan du klikke på antallet først, eller klikke flere gange på genvejsknappen for at ændre antallet. Enhedspriser og rabatter I registreringsvinduet kan du klikke/trykke på en salgslinje for at se et detaljeret vindue. Fra dette vindue kan du ændre antallet, og - hvis du har adgang til det - også ændre pris eller tilføje rabatter. 14

18 Salg, betaling, retur og faktura Systemadministrator bestemmer hvem, der skal kunne få adgang til dette ved at klikke på Administration - Brugere og sikkerhed. Fritekst Ved at klikke på en salgslinje, kan du også indtaste en beskrivende tekst om produktet i feltet Fritekst. Oplysningerne, som du indtaster, vises på kvitteringen under produktlinjen. Teksten synkroniseres med Mamut Business Software-system, hvor den kan findes ved at åbne ordre- og fakturaregisteret og klikke på knappen Ordrelinjetekst i fanebladet Produktlinjer. Hvis du har valgt at sammenflette produktlinjerne, som indeholder samme produkt, pris og rabat, vil teksten ikke blive vist i Mamut Business Software. Læg mærke til at du fra dette vindue kan få flere oplysninger om produktet. Eksempel: Standard kontantkunde, kontant betaling 1. Klik/tryk på eller indlæs produktet/produkterne kunden køber. 2. Klik på Betaling. 3. Klik på Kontanter. 4. Indtast det beløb, kunden betaler, i feltet Kontanter. 5. Klik/tryk på Kvittering, og giv eventuelle byttepenge tilbage til kunden. 6. Klik Luk for at afslutte salget. Systemet er klar til at registrere et nyt salg. Læs mere om at tage imod betaling i afsnittet "Tag imod betaling i kassen herunder. Tips! Du kan aktivere funktionen for automatisk udlogning, hvis du vil logges automatisk ud af systemet efter hver salgsregistrering. Dette kan være en nyttig funktion, hvis du sjældent registrerer salg og ønsker at forhindre, at uvedkommende får adgang til data i dit kassesystem. Læs mere i afsnittet "Andre indstillinger" herunder. Om at slå varer ind Alle salg skal have mindst en salgslinje. For hver vare, som slås ind, oprettes en salgslinje, der vises i feltet Salgslinjer. Du kan slå varer ind på forskellige måder: Scan EAN-kode med stregkodelæser. Produktet tilføjes på en salgslinje med antal 1. Indtast EAN/PLU på det numeriske tastatur og tryk Enter. Rækkefølgen for søgning i produktregistret efter det angivne nummer er som følger: Produktnummer, EANnummer, Leverandørens Produktnummer. Produktet tilføjes på en salgslinje med antal 1. 15

19 Introduktion til Mamut Kasse Tryk på knapperne for hurtigvalg. Et tryk på en genvejsknap tilføjer en salgslinje med 1 stk. af den valgte vare. Genvejsknappernes funktion defineres under indstillinger, som du finder ved at klikke på Administration - Indstillinger - Salg. Tryk på knappen Vælg vare. Da åbnes vinduet Valg af vare. Når brugeren har markeret en vare og trykker Vælg, tilføjes en vare af den valgte type på en salgslinje, og brugeren føres tilbage til hovedvinduet. Uanset hvilken metode du benytter til at indsætte en ordrelinje, vil du kunne specificere mængden, som produktet skal sælges i. Du kan indtaste mængden via tastaturet på skærmen eller via dit rigtige tastatur. Hvis der indtastes et produktnummer, som ikke eksisterer, åbnes produktlisten, så du kan finde produktet der. Hvis du slår en vare ind flere gange, kan du vælge at vise den akkumulerede mængde på en ordrelinje, eller om du vil vise alle varer som en separat en ordrelinje. Denne indstilling finder du ved at klikke på Administration - Indstillinger - Salg. En salgslinje kan ændres efter at den er tilføjet. Dette inkluderer at ændre/overstyre antal på linjen, enhedsprisen og rabat i procent. Det gøres ved at klikke på den, hvilket vil åbne et produktvindue, hvor du kan foretage de nødvendige ændringer. I samme vindue kan du også tilføje en tekst om varen i feltet Fritekst. Teksten vil blive vist på kvitteringen under produktlinjen. Det er ikke muligt at redigere produktnavne i Mamut Kasse. Læs mere om dette i afsnittet "Sådan registrerer du et salg" herover. knappen Ændre linje til højre for den linje, som det skal ændres. På den måde åbnes vinduet Rabatter og Antal. Du kan Fortryde efter at have hentet en vare ved at klikke på knappen CL. Du kan også afbryde hele salget ved at klikke på knappen Afbryd salg. Det er ikke muligt at overstyre de momssatser, som er angivet på produktet. Om at vælge kunde Tryk på knappen Vælg kunde i Hovedvinduet. Derefter åbnes vinduet Vælg kunde med en liste over kunder. Bemærk! Alle salg skal have en kunde. En standardkunde er forvalgt i indstillingerne og benyttes, når du ikke vælger noget andet. Du kan vælge kunde når som helst under registrering af salg, helt frem til du har begyndt processen med at tage imod betaling. Du kan sortere listen ved at klikke på de forskellige overskrifter. Hvis du har et tastatur tilgængeligt, kan du også søge ved at skrive i søgefeltet. Du kan også benytte parameteren %, betydning inkluderer, ved søgning på kundenavne. Ved brug af parameteren % vises kun kundenavne med de indtastede kriterier i listen. 16

20 Salg, betaling, retur og faktura Hvis du for eksempel indtaster %r i søgefeltet, vises kun kundenavne, der indeholder et "r". I dette vindue kan du også modtage ordrer og INDSÆT LINK betale fakturaer fra dit regnskabssystem. Det gør du ved at klikke på de relevante knapper. Mere information Knappen Mere information viser detaljerede oplysninger om kunden. Felterne kan ikke ændres. Opret ny kunde Hvis kunden ikke allerede findes, kan du oprette en ny. Produktinformation - Mere information om produktet Når du registrerer salg, kan du fra vinduet Vælg vare se detaljeret produktinformation om produktet. Informationen opdateres hver gang, du opdaterer produkter. Klik på Mere information for at se detaljeret produktinformation. Lagerbeholdning Lagerbeholdningen vises ikke, når du åbner vinduet, men du kan klikke for at hente beholdningen direkte fra økonomisystemet. Dette forudsætter, at programmet har adgang til den computer, som økonomisystemet er installeret på. Du vil så få adgang til opdateret information om lagerbeholdningen på det lager, som er valgt i indstillingerne. Hvis der benyttes flere placeringer, vil du få det totale antal. Sådan finder du produkter i vinduet 'Vælg vare' Vinduet Vælg vare åbnes under registrering af salg, når du klikker på knappen Produkter. Vinduet kan benyttes til at indsætte en salgslinje med et produkt, eller det kan benyttes til at se mere detaljeret information om en vare. Hvis indstillingen Brug produktgrupper for valg af produkt er aktiv, vil du få produktgrupperne/undergrupperne op først. Du kan søge i vinduet ved at skrive søgeordet. Du kan også vælge hvilken kolonne, der skal søges på ved at trykke/klikke på kolonneoverskriften. Klik på nyt for at ændre sorteringsrækkefølgen. Du kan også benytte parameteren %, betydning inkluderer, ved søgning på produktnavne. Ved brug af parameteren % vises kun produktnavne med de indtastede kriterier i listen. Hvis du for eksempel indtaster %r i søgefeltet, vises kun produktnavne, der indeholder et "r". Hvis du ønsker mere information om et produkt, kan du markere det i listen og klikke på Mere information. 17