Referat fra møde i FSU

Transkript

1 Referat fra møde i FSU Tilstede: Prodekan Søren Kristiansen, Jesper Lindgaard Christensen (JLC), Carina Budum Ertman (CBE), TVA deltog under punkt 2 Sekretariat: Otto Simonsen (OS), Vibeke Pedersbæk (, referent) Afbud: Dekan Hanne Katrine Krogstrup, Lis Carlsen (HK), Preben Horsholt Rasmussen (PHR) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med den bemærkning, at dagsordenen var lang. Der var enighed om at udskyde nogle af punkterne til det næstkommende møde (punkt 5,6, 9, 10, 11) 2. Økonomi, herunder stillingsdispositioner 2014 SGK indledte drøftelsen med den bemærkning, at spørgsmålet omkring besparelseskravet til fakultetet og institutterne er en løbende proces, hvor dekanatet er i dialog med rektoratet og institutlederne. Med det forbehold blev regnskab 2013 og status på budgetteringen for 2014 fremlagt. Regnskab 2013 er lukket, men endnu ikke godkendt af bestyrelsen. Regnskabsresultatet for 2013 for Samf viser et underskud på ca. 17 mio. kr. Underskuddet skyldes primært manglende STÅ indtægter og reduktion i forskningsmidler som følge af universitets interne budgetmodel. Der mangler på den baggrund knap 27 mio. kr. på indtægter ved statstilskud i forhold til budgettet. På indtægtssiden opvejes de manglende statsindtægter af en merindtægt på ca. 7,4 mio. kr. på salg af varer og tjenesteydelser og 6,7 mio. kr. på tilskudsfinansierede aktiviteter. Fakultetet forventede i november måned 2013 et underskud på 10 mio. kr. Årsagen til afvigelsen fra periodeopfølgning november 2013 og regnskabsresultatet 2013 skal primært findes i meromkostninger vedr. køb af timer fra andre hovedområder, hensættelse af feriepenge, andre forbrugsomkostninger (der har igen i år været uforholdsmæssigt mange posteringer i december måned og periode 13) samt D-VIP området (opdatering af timesedler). For at styrke økonomistyringen er der bl.a. indført et skema til brug for handel af timer mellem hovedområder, ligesom der arbejdes intenst på at styrke budgetteringen i forhold til hensættelser til feriepenge. Som følge af regnskabsresultatet står fakultetet med et besparelseskrav på 11, 8 mio. kr. for Dertil kommer manglende indtægter for fremrykkede prøver i ankerbudget 2014 på 2,8 mio. kr. Alt i alt et besparelseskrav for Ansvarlig for opfølgning

2 institutterne og fællesområdet på 14,6 mio. kr. i Besparelseskravene fordeler sig forskelligt på institutterne. Besparelserne er fordelt ud fra princippet om transparens og en konkret vurdering af, hvad det enkelte institut kan bære. Der er i fakultetsledelsen og institutterne en åben arbejdsproces om besparelserne, og kravene kan ændre sig som følge af de besparelseskataloger, som institutterne udarbejder med deadline i begyndelsen af marts måned samt øvrige ændringer i budgetgrundlaget, herunder eks. regulering af forskningsmidlerne. Der udarbejdes modeller for etablering af en egenkapital på institutterne, og princippet er, at de institutter, der først etablerer en positiv egenkapital, først får mulighed for at øge deres aktiviteter, når der igen bliver økonomisk mulighed herfor. JLC spurgte til, om omfordelingsmekanismer i forhold til fx udgifter til pavillonen indgår i diskussionerne? SGK oplyste hertil, at pavillonen er budgetteret på fællesområdet fra Der ses blandt andet på følgende områder i forhold til at finde besparelserne: - Fremrykning af eksamen, specialer mv. - Omfordeling af forskningsmidler på AAU opgørelse afventes fra ØA - Lokaleområdet - Lønområder opgørelse af opsigelser, orlov u/løn, forsinkede og udsatte ansættelser - Indtægter på STÅ, jf. vintertællingen - Omkostningsreduktioner SGK oplyste endvidere, at der er udarbejdet et redskab til at vurdere økonomien i et eksternt finansieret projekt. Det er afgørende, at projekter virker positivt på bundlinjen. TVA skitserede den videre proces i forhold til budgetteringen: 20/3: Fakultetslederne indmelder, hvordan og hvornår lokale SU involveres 31/3: Deadline for tilbagemelding af balancekatalog for hvert institut til dekanatet 8/4: Tilbagemeldinger drøftes samlet på FL-møde 30/4: Samf medarbejdermøde Månedsopfølgningen for januar 2014 blev gennemgået, og den ser fornuftig ud. JLC spurgte til beslutningskompetencen i forhold til eventuelle afskedigelser ligger beslutningskompetencen hos dekanatet eller institutlederne? SGK svarede hertil, at beslutningskompetencen ligger hos dekanen, men at institutlederne kan foreslå afskedigelser. Det blev tilføjet, at afskedigelser

3 også kan blive aktuelle i forhold til genopretningen af økonomien. JLC spurgte endvidere til, hvad baggrunden er for den buffer, som er indarbejdet i budget 2014 på 3 mio. kr. SGK svarede hertil, at bufferen er etableret, idet erfaringen viser, at en sådan buffer er nødvendig for at undgå at komme ud med et negativt års resultat. Det er vanskeligt at bremse op i september måned, hvorfor en buffer er nødvendig for at sikre, at fakultetet ikke kommer ud med et negativt resultat i JLC spurgte til, om en egenkapital er en god idé, idet en sådan egenkapital stiller store krav til, at institutterne er godt klædt på i forhold til at styre denne. SGK svarede hertil, at der skal være incitament til at skabe en egenkapital. Det institutterne nu solidarisk bidrager med i besparelser overføres til instituttets egenkapital. Fakultetets økonomimedarbejdere følger endvidere institutternes forbrug tæt. JLC spurgte endvidere til om der er grund til at være mere optimistiske i forhold til økonomien i 2015 og SGK bemærkede hertil, at lokaleudgifterne nedbringes, hvilket har en positiv virkning i 2015 med 4 mio. kr. og med 10 mio. kr. i Derudover stiger STÅ prognosen. Usikkerheden består i, at der nu er ansat en ny rektor, og det er uvist, om han ønsker at ændre på den interne budgetmodel. Det blev dog understreget, at også 2015 og 2016 bliver år med en stram økonomi, da fakultetet skal have forbedret den nuværende negative disponible egenkapital på ca. -34 mio. kr. 3. Ansøgninger til Kompetencefonden Der er ved denne ansøgningsrunde ansøgt om kr., mens puljen til udmøntning pt. er kr. Der var på den baggrund en drøftelse af, hvilke rationaler der kan lægges ned i over udmøntningen af puljen. Der var enighed om, at alle støtteberettigede ansøgninger som princip skal støttes, og at FSU ved store ansøgninger må foretage en konkret vurdering af, hvor stor en andel af det ansøgte beløb, der kan støttes under hensyn tagen til puljens størrelse og det samlede antal ansøgninger/ansøgte beløb ved ansøgningsrunden. Det blev besluttet, at: 1 ansøger tildeles 0 kr. (tidligere tildelt midler til samme kursus) 1 ansøger tildeles: kr. svarende til 38 % af ansøgte beløb 1 ansøger tildeles: kr. svarende til 38 % af ansøgte beløb

4 1 ansøger tildeles: kr. svarende til 38 % af ansøgte beløb 1 ansøger tildeles: kr. svarende til 38 % af ansøgte beløb 1 ansøger tildeles: tildeles svarende til 20 % af ansøgte beløb 4. Revidering af strategi og procedure for Kompetencefonden FSU drøftede fremsendte forslag til revideret procedure for ansøgning om midler fra kompetencefonden for TAP og VIP. Proceduren blev godkendt med følgende suppleringer: Vedrørende TAP: I tråd med fakultetets internationaliseringsstrategi ønsker FSU at støtte udvikling af kompetencer inden for kommunikation på fremmedsprog. Vedrørende VIP: I tråd med fakultetets handlingsplan på forskningsområdet, ønsker FSU at støtte videreudvikling af kompetencer mhp. hjemtagning af eksterne midler. Der tilføjes i strategien en hensigtserklæring om, at FSU ønsker at tilgodese flest mulige ansøgninger med en rimelig beløbsandel. 5. Status på arbejdet med APV på institutterne 6. Pulje og principper for ny løn 7. Sygefravær FSU drøftede sygefraværet på baggrund af det fremsendte bilag. På institutterne og i fakultetssekretariatet gennemføres der i tråd med eksisterende praksis også fremover sygefraværssamtaler. Der var enighed om, at sygefraværet ikke påkalder sig yderligere foranstaltninger. FSU ønskede endvidere en sammenligning af SAMFs sygefravær i forhold til de øvrige fakulteter, hvilket udarbejdes til næstkommende FSU møde. Notatet sendes ud til drøftelse ved de lokale SU.

5 8. Handleplan på forskning og innovation SGK præsenterede kort fakultets handleplan for forskning og innovation, hvorefter mødedeltagerne havde mulighed for at kommentere på handleplanen. JLC bemærkede, at der også bør lægges vægt på samarbejde på tværs af fakulteter og ikke alene institutter. SGK var enig heri. Dette præciseres i målsætningen på side 3: Videndeling og samarbejde på tværs af fakulteter, institutter og forskningsgrupperne Andre modeller for uddeling af strategiske midler blev drøftet. JLC foreslog en model, hvor fakultetet dobler op i forhold til det beløb, som institutterne afsætter. SGK noterede sig synspunktet, og bemærkede hertil, at dekanatet vil overveje, om der kunne være andre mere hensigtsmæssige modeller for seed money. Der var en drøftelse om, hvorvidt kompetencer i forhold til at hjemtagelse af eksterne midler kan stilles som et kvalifikationskrav i stillingsopslag. JLC problematiserede at handleplanen peger på dette, og at både Stillingsstrukturcirkulæret og Overenskomstens beskrivelse af en almindelig akademisk stilling ikke har dette som en del af jobbet. SGK understregede, at dekanatet vil sikre sig, at fakultetet overholder reglerne herom og påpegede samtidig, at det ikke vil være et spørgsmål om, at videnskabelige medarbejdere vil blive erklæret ikke kvalificeret til stillingen såfremt de ikke har dokumenterede kompetencer i forhold til eksternt finansierede projekter. Dekanatet vil drøfte med HR, hvor langt det er muligt at gå i forhold til opslag og bedømmelser. JLC spurgte til Handleplanens passus om incitamenter til hjemtagelse af eksterne midler. Han bemærkede, at lokallønsaftalen allerede har dette som kriterium for engangsvederlag, og spurgte til om der lå andet bag Handleplanens passus, f.eks. tilnærmelse mod incitamentmodellerne på TekNat og HUM. SGK oplyste, at der i forhold til spørgsmålet om personlig honorering ikke er besluttet eller overvejet at indføre en automatik i forhold til, at hjemtagelsen af eksterne midler udløser løntillæg. 9. Status på Campus København

6 10. Evaluering af FSU arbejdet 11. Nyt fra HSU 12. Meddelelser fra dekanen Der var ingen meddelelser 13. Meddelelser fra b-siden Der var ingen meddelelser