BETINGELSER FOR TILBUDSINDHENTNING Kantinedrift på Campus Emdrup Juni 2015
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 3. Tilbudsindhentningsmateriale... 4 4. Generel beskrivelse af indkøbet og formålet... 4 5. Tidsplan... 6 6. Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger... 6 7. Informationsmøde samt besigtigelse af lokaler mv.... 6 8. Afgivelse af tilbud... 7 9. Mindstekrav til opgavens udførelse mv.... 8 10. Virksomhedsoverdragelse... 8 11. Tildeling af kontrakt... 8 12. Alternative tilbud... 11 13. Ordregivers forbehold... 11 14. Tilbudsgivers forbehold... 11 15. Tilbuddets opbygning... 11 16. Vedståelse... 12 17. Tilbudsgivers omkostninger... 12 18. Ejendomsret til udbudsmaterialet... 12 1
BILAGSFORTEGNELSE Tilbudsblanket (Bilag 1) Kravspecifikation (Bilag 2) Medarbejderoplysninger, (Bilag 3) Inventarliste (Bilag 4) Kantineforpagtningsaftale (Bilag 5) Skabelon til driftsbudget (Bilag 6) 2
1. Indledning Disse betingelser for tilbudsindhentning gælder for Aarhus Universitet ( Ordregiver ) indhentning af tilbud på kantinedrift på Campus Emdrup (efterfølgende benævnt "Kantinedrift Campus Emdrup"). 2. Ordregiver 2.1 Ordregiver er: Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C 2.2 Kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for afgivelse af tilbud skal sendes via e-mail til: Aarhus Universitet Indkøbskontoret Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V Att. Rikke Hoberg Sørensen E.mail: rihs@au.dk Al kommunikation mellem tilbudsgiver og Ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 3
3. Tilbudsindhentningsmateriale Nærværende materiale består af: Tilbudsblanket (Bilag 1) Kravspecifikation (Bilag 2) Medarbejderoplysninger, (Bilag 3) Inventarliste (Bilag 4) Kantineforpagtningsaftale (Bilag 5) Skabelon til driftsbudget (Bilag 6) Tilbudsgiver bedes kontrollere, at alt materiale er indhentet. Tilbudsindhentningsmaterialet består endvidere af spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort. Det er ikke tilladt at ændre i det offentliggjorte materiale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det materiale, der offentliggøres af Ordregiver, og Tilbudsgivers materiale, vil materialet offentliggjort af Ordregiver have forrang. 4. Generel beskrivelse af indkøbet og formålet Udbuddet omfatter en forpagtningsaftale vedrørende den daglige drift af kantinen på Campus Emdrup. Kantinen betjener potentielt ca. 450 medarbejdere og ca. 4500 studerende. Herudover skal kantinen kunne levere forplejning til møder/konferencer og eventuelle aften arrangementer. Salget i kantinen sker ved selvbetjening fra disk og mod kontant/dankortbetaling. Brugt service placeres af brugeren i sorteringsvogne eller lignende. Salg i forbindelse med møder og andre arrangementer sker via rekvisitioner i henhold til aftale. Det er forventningen at kantinens omsætning årligt vil andrage ca. kr. 2.500.000 excl. moms, og fordele sig som følger: Kassesalg Ca. kr. 1.300.000 Møder og arrangementer Ca. kr. 1,200.000 4
Aften og weekendarrangementer Der kan forekomme aften- og weekendarrangementer. Det forventes at forekomme 5-6 gange årligt. Leverancer til omkringliggende bygninger på Campus Emdrup Der vil være daglige leverancer til møder og lignende til de omkringliggende 4 bygninger på Campus Emdrup. De tre af de fire bygninger er sammenhængende og kan nås i tørvejr. Den fjerde bygning ligger indenfor en radius af 200 meter af de resterende tre bygninger. Vilkår for kantinen Ordregiver stiller lokaler, inventar inkl. service, udstyr, installationer og løsøre i øvrigt til rådighed for udførelsen af opgaven samt varetager vedligeholdelse af lokaler, inventar og installationer. Ordregiver leverer desuden el, vand og varme. El, vand og varme stilles kun vederlagsfrit til rådighed, såfremt forpagter alene bruger faciliteterne til kantinedrift rettet med Bortforpagter (altså ikke hvis der også leveres mad ud af huset) Ordregiver er opmærksom på, at en cateringservice/levering af mad ud af huset kan bidrage til en fornuftig drift af kantinen. Anvendelse af lokaler til andre formål, herunder større arrangementer kan dog udelukkende finde sted efter Bortforpagters forudgående skriftlige samtykke. Som udgangspunkt er det udelukkende driftsudgifter, forpagter skal afregnes for i forbindelse med cateringservice, men ved væsentlig produktion af mad ud af huset og dermed væsentlig slitage på inventaret, kan der blive behov for en tilpasning af disse vilkår. Ordregiver er opmærksom på, at et økonomisk tilskud kan være nødvendigt til drift af kantinen. Ordregiver giver et økonomisk tilskud til driften af kantinen til Forpagter på op til 500.000 kr. årligt. For nærmere information vedrørende mulighed for driftstilskud, se pkt.11.4.1. Forpagter leverer alle forbrugsvarer, levnedsmidler og forestår rengøring af kantinen mv. Med undtagelse af éngangsservice, hvilket Campus Emdrup forestår indkøb af. Nærmere beskrivelse af opgavens omfang og krav til kvalitet og service findes i kravspecifikationen (Bilag 2) og Forpagtningsaftalen (Bilag 5). Forpagtningsaftalen forventes at træde i kraft den 1. oktober 2015. Forpagtningsperioden er 2 år med option på forlængelse af perioden 2 gange 1 år på uændrede vilkår. 5
5. Tidsplan Nedenstående tidsplan angiver udbudsforretningens væsentligste milepæle: Dato Disposition 17. juni 2015 Offentliggørelse af tilbudsindhentningsmateriale 29. juni 2015 Besigtigelse af lokaler mv. 13. august 2015 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet 19. august Frist for afgivelse af tilbud Ultimo uge 36 Meddelelse til tilbudsgiverne om tilbudsindhentningens resultat (forventet tidspunkt) 1. oktober 2015 Forventet ikrafttrædelse af forpagtningsaftalen 1. oktober 2015 Driftsstart af kantinen 6. Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt på dansk. Eventuelle spørgsmål fremsendes per e-mail til rihs@au.dk, jf. pkt.2.2. Spørgsmål skal være modtaget senest den 13. august 2015 klokken 12.00. E-mails indeholdende spørgsmål skal i emnefeltet være mærket Spørgsmål vedrørende kantinedrift Campus Emdrup". Spørgsmål bedes opstillet på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål vil sammen med svarene, senest den 17. august 2015, blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside. Alle spørgsmål og svar indgår som en del af udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside www.au.dk/udbud Alle tilbudsgivere opfordres på det kraftigste til ikke at stille spørgsmål om forhold, der allerede er besvaret i betingelser for tilbudsindhentningen. 7. Informationsmøde samt besigtigelse af lokaler mv. Der vil blive afholdt et informationsmøde d. 29. juni 2015 kl. 13. Tilmelding skal ske pr. e-mail til ordregivers kontaktperson jf. pkt. 2.2. 6
Tilmeldingen skal være Ordregivers kontaktperson i hænde senest d. 26. juni 2015 kl. 12.00. Tilbudsgiver bedes henvende sig i kantinen på Campus Emdrup, Tuborgvej 164, 2400 København NV. På Informationsmødet vil de nærmere krav og ønsker til driften af kantinen blive præsenteret, og der vil være mulighed for at stille spørgsmål. Spørgsmål og svar føres til referat, der vil blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside umiddelbart efter. I forlængelse af mødet vil der blive mulighed for at besigtige kantinernes lokaler. 8. Afgivelse af tilbud 8.1 Tilbudsfrist Tilbud skal være modtaget senest den 19. august 2015 kl. 14.00 8.2 Indleveringsadresse Tilbud skal sendes til følgende e-mailadresse: udbud@au.dk I emnefeltet skal skrives: RIHS kantinedrift Campus Emdrup Tilbudsgiver kan efter anmodning få tilsendt en kvittering med dato og klokkeslæt for modtagelsen. Dokumenterne skal være i pdf-format, og de skal være underskrevet. Tilbuddet anses for rettidigt modtaget, såfremt e-mailen og alle bilag er modtaget indenfor tilbudsfristen på Aarhus Universitets postserver. Opmærksomheden henledes på, at tilbudsfristen overholdes strengt. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Såfremt det elektroniske tilbud som følge af tekniske forhold ikke kan læses/åbnes, vil tilbudsgiver blive opfordret til at indlevere den elektroniske version på ny indenfor en af ordregiver fastsat frist. Denne frist kan være kort. 8.3 Sprog Tilbud skal afgives på dansk. 7
9. Mindstekrav til opgavens udførelse mv. Tilbudsgiver skal ved at udfylde Bilag 2 erklære, at alle mindstekrav, der fremgår af kravspecifikationen i Bilag 2, er opfyldt. Tilbudsgiver skal desuden, som det fremgår af afsnit 11.4.2 vedlægge tilbuddet en række redegørelser, som skal anvendes i tilbudsevalueringen af underkriteriet Kvalitet, jf. afsnit 11.2. Tilbudsgiveren skal have erhvervsansvarsforsikring til dækning af eventuelt ansvar, herunder tingsog personskade omfattende det forpagtede, driftstab samt arbejdsskadeansvar og produktansvar. Forhåndstilkendegivelse fra forsikringsselskab på dækningsomfang skal som minimum være til stede på tidspunktet for tilbudsafgivelse. 10. Virksomhedsoverdragelse Den udbudte opgave er omfattet af Virksomhedsoverdragelsesloven (lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, LBK nr. 710 af 20/08/2002). Tilbudsgiver skal overtage 3 medarbejdere, der i dag er ansat ved Ordregiver og er beskæftiget i en kantine på Campus Emdrup. Se Bilag 3 (Medarbejderoplysninger) og Bilag 5 (Kantineforpagtningsaftale) for nærmere oplysninger herom. 11. Tildeling af kontrakt 11.1 Tildelingskriterium Indkomne tilbud evalueres på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Hvert tilbud vurderes efter tre underkriterier. Hvert tilbud tildeles et antal point alt efter, hvor godt tilbuddet opfylder de enkelte underkriterier. 8
11.2 Underkriterier Det økonomisk mest fordelagtige tilbud udvælges på grundlag af nedenstående underkriterier, hvor vægtningen af hvert underkriterium også fremgår: Underkriterium Procentvis vægtning Pris 45 % Kvalitet 40 % Kantinemiljø 15 % Tilbudsgiver angiver, hvad der tilbydes på de enkelte punkter i Bilag 1 og Bilag 2 og ved vedlæggelse af eventuel yderligere dokumentation. 11.3 100-Pointskala Alle tilbud tildeles point for hvert af underkriterierne efter en skala fra 0 til 100, hvor 0 er den lavest mulige score og 100 er den maksimale score. Ordregiver henleder opmærksomheden på, at der på priskriteriet altid vil blive givet 100 point til mindst én tilbudsgiver, mens der på kvalitetskriteriet ikke nødvendigvis gives maksimumpoint, jf. herved i det følgende. Denne evalueringsmodel kan efter omstændighederne betyde, at priskriteriet reelt kommer til at få en større indflydelse på tildelingsbeslutningen, end hvad ovenstående umiddelbart giver indtryk af. Ordregiver har fastsat ovenstående vægtninger under hensyntagen hertil. Dette modsvares dog i et vist omfang af den til prisevalueringen anvendte formel. På priskriteriet gives point med decimaler, mens der på kvalitetskriteriet ikke anvendes decimaler. 11.4 Beskrivelse af underkriterierne 11.4.1 Pris Tilbuddene vurderes på baggrund af det i Bilag 1 oplyste driftstilskud. Tilbudsgiver angiver hvor stort et driftstilskud Tilbudsgiver anser for nødvendigt, for levering af kantinedrift på de af Ordregiver fastsatte vilkår og sortiments priser. Tilbuddet med den laveste evalueringspris tildeles 100 point. 9
Øvrige tilbudsgivere tildeles point i forhold hertil efter følgende formel: (Billigste tilbudsgivers evalueringspris / Tilbudsgivers evalueringspris) * 100 Prisen evalueres i danske kroner. 11.4.2 Kvalitet Kvalitet evalueres på baggrund af den tilbudte kvalitet. Mindstekravene i Bilag 2 skal opfyldes. Til vurdering af den tilbudte kvalitet skal tilbudsgiverne fremsende nedenstående redegørelser/oplysninger sammen med tilbuddet. Disse indgår herefter i Ordregivers samlede evaluering af kvaliteten i tilbudsgiverens løsning af den udbudte opgave. Råvarer Tilbuddet skal indeholde en redegørelse for, hvordan der sikres en høj kvalitet i råvarerne til maden. Ordregiver lægger vægt på, at det ernæringsrigtige alternativ tilbydes, samt at maden tilberedes frisk, og at anvendelsen af halv-fabrikata og færdigretter minimeres. Økologi Tilbuddet skal indeholde en redegørelse for, i hvilket omfang der bliver anvendt økologiske råvarer. Ordregiver lægger vægt på, at der anvendes økologiske og bæredygtige råvarer i det omfang det er muligt. Mad-udbud Tilbuddet skal indeholde en redegørelse for, hvordan det sikres, at maden har en høj kvalitet, og at kvaliteten fastholdes over tid. Redegørelsen skal desuden indeholde en beskrivelse af, hvordan maden vil blive præsenteret og anrettet i kantinen samt et forslag til en to ugers spiseplan og sammensætning af menu. Ordregiver lægger vægt på et spændende og varieret sortiment, baseret på frisklavet, sund og ernæringsrigtig mad, tilpasset årstiden. Driftsbudget Tilbuddet skal indeholde et foreløbigt driftsbudget for driften af kantinen for det første år af kontraktens løbetid. Driftsbudgettet skal dokumentere en positiv overskudsgrad. Yderligere lægges der vægt på, at budgettet viser en stabil rentabilitet, der sikrer fastholdelsen af kvaliteten i ydelsen over tid. Bookingsystem Tilbuddet skal indeholde beskrivelse af bookingsystem i forbindelse med rekvisitioner på bestilling af forplejning. Ordregiver lægger vægt på et brugervenligt samt fleksibelt system. 10
11.4.3 Kantinemiljø Tilbuddet skal indeholde et løsningsforslag til hvordan Tilbudsgiver vil fremme et attraktivt studieog medarbejdermiljø i kantinen. Ordregiver lægger vægt på, at Tilbudsgiver iværksætter arrangementer og tiltag der kan fremme en optimal anvendelse og udnyttelse af kantinens faciliteter/rammer. 12. Alternative tilbud Der er ikke mulighed for at afgive alternative tilbud. 13. Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere tilbudsindhentningen eller at gennemføre en ny tilbudsindhentning, såfremt der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger det. Ordregiver forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgivere om afgivne tilbud. Såfremt Ordregiver benytter sig af denne ret, vil forhandling gennemføres med op til 3 tilbudsgivere. 14. Tilbudsgivers forbehold Alle forbehold skal tydeligt angives i Bilag 1 - Tilbudsblanket. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet. Forbehold for grundlæggende elementer indebærer, at tilbuddet anses for at være ukonditionsmæssigt. Ukonditionsmæssige tilbud vil blive afvist. Forbehold for Forpagtningsaftalens bestemmelser (Bilag 5) vil typisk udgøre forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet, hvorfor sådanne forbehold typisk vil indebære, at tilbuddet anses for ukonditionsmæssigt og dermed bliver afvist. Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser vil disse dog ikke blive anset for at udgøre et forbehold, men derimod blot blive bortfortolket. Tilbudsgiver vil inden kontraktunderskrivelse blive bedt bekræfte, at dennes egne salgs- og leveringsbetingelser ikke finder anvendelse. 15. Tilbuddets opbygning 15.1 Obligatoriske dokumenter Tilbud skal afgives ved at udfylde Bilag 1 Tilbudsblanket, Bilag 2 Kravspecifikation samt Bilag 6 - Driftsbudget. 11
15.2 Yderligere dokumentation Anden dokumentation, end den der er anført under punkt 15.1, kan fremsendes. Dokumentation, der fremsendes i henhold til dette punkt, skal vedlægges i en særskilt mappe/folder. Det skal tydeligt fremgå, at der er tale om supplerende materiale. 15.3 Ønsket opbygning Vi ser gerne, at tilbuddet indleveres i en mappe med faneblade opdelt i følgende faner: Indholdsfortegnelse Tilbudsblanket (Bilag 1) Kravspecifikation (Bilag 2) Driftsbudget (Bilag 6) Eventuel yderligere dokumentation 16. Vedståelse Tilbud skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 17. Tilbudsgivers omkostninger Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 18. Ejendomsret til udbudsmaterialet Ordregiver har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med udbuddet. 12