Frederiksberg, 10. maj 2012 Ref.: 8035/AH/KN G E N E R A L F O R S A M L I N G S R E F E R A T HOLLÆNDERVÆNGET BLOK 1 & 2 År 2012, den 7. maj kl. 18.00 afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen Hollændervænget Blok 1 & 2. Generalforsamlingen afholdtes i Kvarterhuset, Jemtelandsgade 3, 2300 København S. I alt var repræsenteret 30 ejere, svarende til fordelingstal 2248 /10.000 eller 22,48 % Endvidere deltog revisor Karsten Christensen, ejendomsadministrator A.D. Anders Herbo, administrator Helle Bending samt administratorassistent Klaus Nilsson fra Herbo Administration A/S. Desuden deltog VVS- & Energirådgiver Michael Andersen fra Holmsgaard rådgivende ingeniører. Til dirigent valgtes Anders Herbo, som konstaterede generalforsamlingens lovlighed. Som referent blev valgt Klaus Nilsson. Ad dagsordenens pkt. 2: Formandens beretning om det forløbne år. Bestyrelsesformand Søren Albek aflagde formandens beretning, som var sendt ud sammen med indkaldelsen. Der var en del spørgsmål til beretningen, som blev besvaret af formanden. Formandens beretning blev enstemmigt godkendt. ad dagsordenens pkt. 3: Regnskab og revisors påtegning Regnskab for 2011 blev gennemgået af revisor Karsten Christensen. Der var forslag til at afskedige viceværten, da det forekom som en stor post på regnskabet. Anders Herbo læste op fra listen med arbejdsopgaver, som viceværten påtager sig, og der var adskillige i forsamlingen som ytrede at de var meget tilfredse med viceværtens arbejde og at de ikke ønskede denne afskediget. Ordinær generalforsamling 5.4.2011 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 1
Der var desuden et spørgsmål til posten med gård toilet, hvorfor dette var så dyrt. Bestyrelsen svarede, at det er et specielt toilet med en anderledes tilslutning til kloaksystemet, og derfor er en del dyrere at udskifte. Desuden er der i forbindelse med renovering af gårdtoilettet ført varmt vand derud og dette koster også. Der var enkelte andre spørgsmål til regnskabet som blev tilfredsstillende besvaret. Det blev enstemmigt vedtaget at overføre underskuddet på kr.-504.130 til 2012 således at egenkapitalen pr. 31/12 2011 udgør kr. -76.611,- Herefter godkendtes regnskab 2011 enstemmigt. Ad punkt 4: Godkendelse af budget for 2012. Kristine Tang-Jensen gennemgik kort budget for 2012 Der var spørgsmål til den 20 % stigning i fælles bidraget, som bestyrelsen allerede havde iværksat, på formodet efterbevilling, med opkrævningen fra april. Der var spørgsmål til om bestyrelsen måtte foretage denne stigning uden en godkendelse af generalforsamlingen først. Med henvisning til foreningens vedtægter 4 kunne Anders Herbo fortælle at administrationen kan foretage en, op til 25 %, stigning i fællesbidraget i tilfælde af store uforudsete udgifter, hvis bestyrelsen har godkendt dette. Kim Rindom Hansen ville have oplysninger om, hvad posten bestyrelsesudgifter på kr. 45.000, idet han fandt at de afviger markant fra øvrige ejerforeninger. Formanden svarede at de 45.000,- skal fordeles på fire personer som deraf skal betale skat af dette beløb. Derudover dækker dette beløb også telefon og andre udgifter som bestyrelsen måtte have, så det er ikke meget taget i betragtning af de timer som bliver lagt i arbejdet som bestyrelsesmedlem. Der var spørgsmål til hvorfor, at posten med trappevask er så høj i forhold til sidste års budgetpost. KTJ svarede at det var en fejl, at den ikke var mere udspecificereret. Det drejer sig, ud over selve trappevasken, også om at der skal anvendes penge til at sætte trapperne i stand og reparere diverse huller og ridser i opgangene. Dette skulle selvfølgelig have været en separat vedligeholdelsespost, men nu var det kommet ind under trappevask. Der var spørgsmål til portostigningen, når nu at bestyrelsen havde indhentet e- mail adresser på 76 % af ejerne, så er der vel ingen grund til en stigning i porto. Formanden forklarede at han gerne så et farvel til denne post, og at al kommunikation foregik på mail, men så længe at det ikke er 100 % der er på mailen og der er bestemmelser for at indkaldelser og andet skal udsendes med Ordinær generalforsamling 5.4.2011 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 2
almindelig post, så er denne budgetpost der stadig og den er steget på grund af portostigninger, samt at der er sendt en del breve ud rekommanderet og at den tendens vist fortsætter. Der var yderligere kommentarer og spørgsmål til budgettet, som blev besvaret af bestyrelsen. Budget for 2012 på i alt kr. 1.661.592,42 blev sat til afstemning og enstemmigt vedtaget. Ad dagsordenens pkt. 5: Grøn Energiplan 2012 VVS- & Energirådgiver Michael Andersen fra Holmsgaard rådgivende ingeniører, gennemgik de 11 punkter i Grøn Energiplan, som blev delt rundt til generalforsamlingen og samtidigt vil være at finde på foreningens hjemmeside. Der var enkelte spørgsmål til Grøn Energiplan, som Michael Andersen og Søren Albek besvarede. Vedrørende radiatorudskiftning, så opfordrer bestyrelsen til, at man går ind på foreningens hjemmeside, www.hollaendervaenget.dk og ser på radiatorlisten, hvilken radiator der skal installeres. Formanden håber at den Grønne Energiplan har sat gang i tankerne, og at foreningen kan blive enig om nogle tiltag der vil være til gavn for alle. Bestyrelsen opfordrer alle til at skrive deres ideer og kommentarer på en mail. Der var opbakning fra generalforsamlingen til at bestyrelsen går videre med planen. Ad dagsordenens punkt 6: Forslag fra medlemmer Der var indkommet nogle enkelte forslag fra et medlem, men disse var kommet for sent til at komme med i indkaldelsen og kunne derfor kun behandles under eventuelt. Generalforsamlingen gik videre til næste punkt. Ad dagsordenens pkt. 7: Bestyrelsens forslag til Vedtægtsændringer. Formanden berettede om de vedtægtsændringer, som er blevet sendt ud sammen med indkaldelsen. Der var enkelte ændringer i ordlyden på nogle af forslagene så de kommer til at lyde således. Under 7 tilføjes : Opvarmning For at undgå skimmelsvamp bør alle rum i lejligheden være opvarmet til minimum 18 grader celsius. I øvrigt henvises til retningslinjer og gode råd vedrørende opvarmning af boligen, publiceret af Landsbyggefonden, Grundejernes Investeringsfond og Statens Byggeforskningsinstitut (se evt. www.skimmel.dk) Ordinær generalforsamling 5.4.2011 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 3
Dette punkt blev enstemmigt vedtaget af generalforsamlingen. Vaskemaskiner, tørretumblere og opvaskemaskiner Vaskemaskiner, tørretumblere, opvaskemaskiner og andre installationer skal være installeret i henhold til gældende love og regler. Vandtilslutning skal ske gennem pexrør (ion-fælde) og el-tilslutning skal ske forsvarligt og maskinerne skal dæmpes tilstrækkeligt, således at de ikke forårsager støjgener. Dette punkt blev vedtaget med 26 stemmer for, 1 stemte i mod, og 3 undlod at stemme. Under 11 tilføjes : En lejekontrakt skal altid være tidsbegrænset og maksimalt af 2 års varighed. Det er ejers ansvar at der foreligger godkendt lejekontrakt forud for lejemålets begyndelse. Undtaget herfor er de to erhvervslejemål i Frankrigsgade 15; lejlighedsnummer 76 og 77. Ejer er ansvarlig for at foreningens ordensregler udleveres til og forstås af lejer. Hvis lejer påfører skader/øvrige udgifter for foreningen er ejer ansvarlig for betaling. Ejer er ansvarlig for at navneoplysninger på dørtelefon og postkasse er korrekte. Ændringer i navneoplysninger oplyses til foreningen eller dennes administrator Medlemmer må ikke udleje enkelte værelser eller hele ejerlejligheden på en måde, så der bor flere beboere i en beboelseslejlighed, end der er værelser i den, og ejerlejligheden må ikke få karakter af klublejlighed. Hvis en ejerlejlighed udlejes i sin helhed har E/F Hollændervænget, Blok I + II samme beføjelser over for lejeren med hensyn til krænkelse af de forpligtelser, der påhviler denne, som en ejer har overfor en lejer i henhold til lejeloven og den gældende husorden, og E/F Hollændervænget, Blok I + II kan selvstændigt optræde som procespart over for lejeren, eventuelt sideløbende med ejerlejlighedsejeren. Enhver lejer af en ejerlejlighed skal gøres opmærksom på denne bestemmelse ved oplysning herom i lejekontrakten, der skal forelægges og tiltrædes af bestyrelsen. Dette punkt blev vedtaget med 25 stemmer for, 1 stemte i mod, og 4 undlod at stemme. Under 20 tilføjes/ændres første sætning: Foreningens daglige virksomhed ledes af bestyrelsen, der består af fra 3 til 5 medlemmer, hvoraf ikke under 50 % (2 af 3 eller 4, 3 af 5) skal være medlem af foreningen og være bosat i Hollændervænget blok I & II. Ordinær generalforsamling 5.4.2011 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 4
Dette punkt blev enstemmigt vedtaget. Dirigenten meddelte, at for at kunne stemme om denne vedtægtsændring kræves det, at der skal være mindst 2/3 del af medlemmerne til stede på generalforsamlingen og mindst 2/3 af disse skal stemme for at forslagene kan vedtages. Dersom der ikke er 2/3 af samtlige medlemmer tilstede foretages der afstemning alligevel og dersom 2/3 af de tilstedeværende stemmer for er forslagene foreløbigt vedtaget. Herefter indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling som skal afholdes senest 6 uger efter den første hvor forslagene kan vedtages endeligt, dersom forslagene opnår 2/3 flertal af de fremmødte. Forslagene blev derfor vedtaget med overvejende flertal af de fremmødte og administrationen vil indkalde til ekstraordinær generalforsamling sammen med udsendelsen af nærværende referat. Ad dagsordenens pkt. 8: Forslag til etablering af internetforbindelse. Søren Albek gennemgik kort det materiale, som var sendt ud med brev til alle. Der skulle oprindeligt have været to tilbud, men Perspektiv Bredbånd kunne ikke nå at levere et tilbud, der kunne fremlægges for generalforsamlingen, og deres seneste pris stemte ikke overens med det oprindelige tilbud. Søren Albek beklagede, at der i indkaldelsen havde sneget sig en fejl ind om, at det er pr. fordelingstal, at oprettelsesprisen beregnes. Det er en fast enhedspris for alle lejligheder på kr. 787,-. Derudover er der en individuel pris for de lejligheder, som tilmelder sig til ComX. Disse priser afhænger af, hvilke tilbud fra ComX (Internet, telefoni, tv, etc.) man vælger. Bestyrelsen anbefalede generalforsamlingen, at man godkendte ComX s tilbud og dette blev bragt til afstemning. 13 stemte for, 6 imod og 8 valgte ikke at stemme. Der var 3 deltagere som havde forladt generalforsamlingen på dette tidspunkt. Anders Herbo fortalte, at det er med simpelt stemmeflertal, at man kan beslutte dette (da det drejer sig om en service, foreningen skal levere til medlemmerne). Der var en del utilfredshed med denne beslutning fra nej-stemmerne, men efter at have undersøgt sagen konstaterer Anders Herbo at resultatet af afstemningen er gyldig. Ordinær generalforsamling 5.4.2011 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 5
Ad dagsordenens pkt. 9: Orientering om indgangspartier og parkeringsforhold. Dette punkt valgte bestyrelsen at udskyde til den kommende ekstraordinære generalforsamling, da klokken var blevet mange og man skulle nå at gennemgå de næste punkter på dagsordenen. Ad dagsordenen pkt.10: Valg af bestyrelse og 2 suppleanter. Fra bestyrelsen stillede Søren Albek, Lykke Christiane Schweitz og Bente Laumann op, og blev valgt med applaus. Kristine Tang Jensen blev sidste år valgt som suppleant til bestyrelsen, men er efterfølgende trådt ind i bestyrelsen som fuldgyldigt medlem. Hun stillede igen op som suppleant da hun skal ud at rejse et stykke tid og ikke kan deltage som fuldgyldigt medlem af bestyrelsen. Hun blev ligeledes genvalgt med applaus. Anders Borg blev også valgt som suppleant til bestyrelsen med applaus. Bestyrelsen opfordrede flere til at stille op, men der var ikke flere som havde lyst. Bestyrelsen ser efterfølgende således ud: Søren Albek på valg år 2013 Lykke Christiane Schweitz på valg år 2013 Bente Laumann på valg år 2013 Bestyrelsen vælger efterfølgende selv formand og næstformand på førstkommende bestyrelsesmøde. Supl. Kristine Tang Jensen på valg år 2013 Supl. Anders Borg på valg år 2013 Ad dagsordenen pkt. 11: Valg af revisor. Til revisor genvalgtes reg. revisor Karsten Christensen Ad dagsordenen pkt. 12: Eventuelt. I forbindelse med gennemgangen af viceværtens opgaver var der her ønske om at toiletterne i gården bliver rengjort en gang om ugen i sommerperioden, da de bliver benyttet en del der. Ligeledes var der ønske om kontrol af rensningen af grillen i gården. Ordinær generalforsamling 5.4.2011 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 6
Der var yderligere nogle bemærkninger og spørgsmål, som blev besvaret af bestyrelsen. Generalforsamlingen hævet kl. 21:48 Som dirigent Anders Herbo Ordinær generalforsamling 5.4.2011 i E/F Hollændervænget Blok 1 & 2 7