Nr. 11 November 2009 1 HR-seminar om sygefravær 2 Alternativer til afskedigelse 3 Løn, bonus, ferie m.v. under orlov 4 Multimediebeskatning 5 Tilbagebetaling af uberettiget udbetalt løn m.v.
1 HR-seminar om sygefravær Plesners forretningsområde for arbejds- og ansættelsesret har hermed fornøjelsen at invitere til HR -seminar Torsdag, den 10. december 2009, kl. 9.00-12.00 Der skal gøres noget ved det langvarige sygefravær. Sygedagpengeloven er ændret på en række markante områder i forbindelse med sygefravær. Der er kommet en række nye tiltag, som arbejdsgivere skal forholde sig til: Mulighedserklæringer, pligtmæssige sygesamtaler og fastholdelsesplaner. Vi har løbende fulgt op herpå i vores nyhedsbreve, og nu kan du også tilmelde dig vores næste seminar, hvor vi vil gennemgå de nye regler og samtidig benytte lejligheden til generelt at orientere om de regler, der gælder i forbindelse med medarbejderes sygdom. Der vil være rig lejlighed til at stille spørgsmål til underviserne under seminaret. Vi holder seminariet i vores domicil, Kobbertårnet, Amerika Plads 37 i København Ø. Der er gode parkeringsforhold i området. Fra morgenstunden byder vi på kaffe/te og croissanter, og arrangementet afsluttes med en let frokost kl. 12.00-13.00. Tilmelding er gratis, men nødvendig, da der er et begrænset antal pladser. Skriv snarest og senest den 3. december 2009 til HR-seminar@plesner.com og oplys firmanavn og deltagernavne samt det antal, der ønsker at deltage i frokosten. Seminaret tæller som tre lektioner i relation til Advokatsamfundets regler om advokaters obligatoriske efteruddannelse, og hvis du ønsker at få udleveret et kursusbevis for din deltagelse, beder vi dig om at meddele os dette i din tilmelding. Dette seminar er et led i Plesners række af initiativer med fokus på HR-området. På gensyn den 10. december! Med venlig hilsen PLESNER
2 Alternativer til afskedigelse Af advokat Tina Reissmann og advokat Claus Mikkelsen Hvis en virksomheds økonomi forringes, er et sædvanligt tiltag, at der for at forbedre den økonomiske situation iværksættes afskedigelse af medarbejdere. Artiklen beskriver nogle af de alternativer til afskedigelser, som en virksomhed kan anvende. Afskedigelser kan måske ikke altid undgås - navnlig ikke i krisetider - men virksomheder kan i mange situationer med fordel overveje, om der kan findes alternativer til at foretage afskedigelser. Det kan være naturligt for virksomheden at foretage sådanne overvejelser, f.eks. fordi det er en del af virksomhedens CSR-politik (Corporate Social Responsibillty - eller med andre ord samfundsansvarlighed). På kort sigt er der ingen tvivl om, at afskedigelser er et effektivt middel for at reducere virksomhedens omkostninger, men på længere sigt kan det koste dyrt i kraft af forringet konkurrencedygtighed og omkostninger til rekruttering og oplæring, når finanskrisen - forhåbentlig snart er på retur. I det følgende gennemgås nogle mulige alternativer til afskedigelser: Lønreduktion eller deltid Ved lønreduktion forstås, at medarbejderne enten varsles ned i løn, eller der indgås aftale med medarbejderne herom, uden at medarbejderne samtidig går ned i tid. Ved deltid kombineres lønreduktionen med en tilsvarende forholdsmæssig reduktion af arbejdstiden. Hvis en medarbejder pålægges en lønreduktion eller deltid, udgør det en væsentlig ændring af medarbejderens ansættelsesforhold, som skal varsles overfor medarbejderen med dennes individuelle opsigelsesvarsel. Principielt kan lønreduktionen etc. derfor først træde i kraft, når varslingsperioden er udløbet. Medarbejderen kan endvidere vælge at betragte sig for opsagt og dermed fratræde ved udløbet af opsigelsesvarslet. I så fald er medarbejderen fortsat berettiget til den fulde løn i opsigelsesperioden, ligesom medarbejderen har de rettigheder, som en opsigelse af ansættelsesforholdet normalt afstedkommer. Som udgangspunkt vil en generel lønreduktion dog normalt være saglig, hvis der er et rimeligt forhold mellem ønsket om en besparelse, og den virkning dispositionen får økonomisk. Medarbejderen kan dog - navnlig i situationer, hvor virksomheden er i økonomiske vanskeligheder - have en interesse i selv at acceptere og dermed under visse nærmere forudsætninger aftale en lønreduktion, hvis dette kan medføre, at der undgås eller reduceres i antallet af opsigelser. Disse aftaler bør indgås individuelt og antages i teorien endvidere at kunne indgås med øjeblikkelig virkning, hvis medarbejderen ikke modsætter sig dette og under forudsætning af, at medarbejderens ansættelsesforhold ikke ophører i den periode, som ville
svare til medarbejderens opsigelsesvarsel. Østre Landsret har netop ved dom af 2. november 2009 taget stilling til en aftale om, at en medarbejders løn skulle nedsættes med øjeblikkelig virkning, og at medarbejderen måtte forvente at blive afskediget, hvis han ikke accepterede dette. Lønnedgangen skyldtes angiveligt, at medarbejderens løn skulle justeres til samme niveau som to andre medarbejdere. Landsretten anførte, at en aftale om lønnedsættelse kun kunne gennemføres med det opsigelsesvarsel, som medarbejderen var berettiget til efter funktionærloven, og at dette varsel ikke ved aftale kunne fraviges til ugunst for medarbejderen. I den konkrete situation protesterede medarbejderen over, at lønnen var nedsat med øjeblikkelig varsel i forbindelse med, at han fratrådte stillingen to måneder efter aftalen om lønnedgang blev indgået. Det må anses for uafklaret om Landsretten ville have nået samme resultat, hvis medarbejderen først var fratrådt stillingen på et senere tidspunkt, og hvis begrundelsen for lønnedgangen konkret havde været begrundet i generelle reduktioner på virksomheden. I praksis ses dog eksempler på, at sådanne aftaler indgås kollektivt - og med øjeblikkelig virkning - for at redde arbejdspladser. I forhold til at varsle en medarbejder på deltid rejser sig den særlige problematik, at deltidsloven indeholder et forbud mod, at en medarbejder afskediges, fordi denne har afslået at arbejde på deltid. En medarbejder, der afskediges som følge heraf, kan som udgangspunkt rejse krav om en godtgørelse. I praksis modificeres dette udgangspunkt dog, idet Højesteret har fastslået, at det ikke er i strid med deltidsloven at afskedige en medarbejder, hvis ønsket om, at medarbejderen skal gå ned i tid, er begrundet i et sagligt skøn over behovet for arbejdskraft, og dette f.eks. er begrundet i ordrenedgang og lignende. Hvis en medarbejder er varslet på deltid, og virksomheden efterfølgende ønsker at anvende medarbejderens fulde arbejdskraft igen, skal dette principielt på ny varsles overfor medarbejderen. I praksis vil medarbejderen af økonomiske årsager nok i mange tilfælde være interesseret i at komme på fuld tid igen hurtigst muligt. Denne situation kan dog undgås ved, at virksomheden på forhånd vælger at lade pålægget eller aftalen om en lønreduktion eller deltid være tidsbegrænset. Oftest vil medarbejderen i højere grad være indstillet på at aftale en lønreduktion eller deltid med øjeblikkelig virkning, hvis dette kun er for en tidsbegrænset periode. I forhold til deltid er fordelen endvidere, at medarbejderen efter udløbet af perioden uden yderligere varsel igen overgår til fuld tid. Ulempen ved på forhånd at foretage en tidsbegrænsning af pålæg eller aftale om lønreduktion eller deltid er, at virksomheden på ny skal varsle eller indgå aftale om forlængelse af perioden, hvis reduktionerne fortsat er påkrævet, når den tidsbegrænsede periode ophører. Ved en deltidsordning vil medarbejderen endvidere under visse betingelser have mulighed for at modtage supplerende arbejdsløshedsdagpenge i en vis periode. Dette kræver dog blandt andet, at arbejdstiden er under 29,6 timer pr. uge, samt at arbejdsgiveren har udstedt en frigørelsesattest, som medarbejderen har afleveret til A-kassen. En frigørelsesattest betyder, at medarbejderen uden varsel kan påtage sig andet arbejde med en længere arbejdstid. Udstedelsen af sådanne frigørelsesattester giver derfor arbejdsgiveren en risiko for uventede fratrædelser fra dag til dag og gør således arbejdsstyrken mere sårbar. Da reglerne om dagpenge er ganske komplicerede, bør medarbejderen dog under alle omstændigheder henvises til selv at undersøge, om han eller hun er berettiget til supplerende dagpenge. Arbejdsfordeling Ved arbejdsfordeling forstås, at der i forbindelse med arbejdsmangel foretages en fordeling af det resterende arbejde ud på alle eller en del af medarbejderne, således at den enkelte medarbejders arbejdstid og løn er reduceret samtidig med, at medarbejderen modtager supplerende dagpenge. Arbejdsfordeling er et begreb, som oftest er knyttet til det overenskomstdækkede arbejdsmarked, men kan også etableres under visse nærmere omstændigheder for en ikke-overenskomstdækket virksomhed. Der er knyttet et række betingelser og formaliteter til arbejdsfordeling blandt andet følgende: Kræver anmeldelse til det lokale jobcenter eller Det Regionale Beskæftigelsesråd,
kan alene etableres indenfor en begrænset periode - som oftest 13 uger, fordelingen af arbejdet skal tilrettelægges enten ved en nedsættelse af arbejdstiden med mindst to hele dage pr. uge eller med en nedsættelse af arbejdstiden med et antal hele uger, og medarbejderne skal også i forbindelse med arbejdsfordeling have en frigørelsesattest. Fordelene ved arbejdsfordeling i forhold til at varsle medarbejderne på deltid er, at arbejdsfordeling, hvor dette er baseret på en kollektiv overenskomst, kan etableres straks, og således ikke behøver afvente udløbet af en varslingsperiode. Andre alternativer I den lidt mindre ende af skalaen kan der selvfølgelig også spares; mange bække små kan jo i sidste ende også gøre en forskel. Af andre muligheder for økonomiske besparelser kan eksempelvis peges på følgende: En såkaldt "nulløsning", det vil sige en fastfrysning af lønniveauet, reduktion eller bortfald af bonusordninger, afholdelse af afspadsering, selvbetalt ferie, orlov og lign., minimering af omkostninger til diverse personalegoder etc. En række af disse ordninger kan have den fordel, at de ikke vil være underlagt samme varslingskrav som en lønreduktion eller en deltidsordning. Eksempelvis vil afspadsering kunne varsles afholdt i overensstemmelse med virksomhedens interne regler herom. En fastfrysning af lønniveauet vil - hvis der ikke er indgået kollektiv overenskomst - som udgangspunkt også kunne gennemføres uden varsel. Efter omstændighederne kan det dog være påkrævet at varsle ovennævnte tiltag. Dette vil under alle omstændigheder være tilfældet, hvis lønnen reduceres, også selvom der er tale om en mindre lønreduktion. Vær opmærksom på! Arbejdstagerorganisationerne er ikke udpræget begejstrede for de alternativer, som er nævnt i denne artikel. Organisationerne ser disse løsninger som kortsigtede, og Akademikernes Centralorganisation har blandt andet påpeget, at der må ses kritisk på, om kravet om f.eks. lønnedgang fremkommer i ly af finanskrisen eller på grund af krisen, at en lønnedgang alligevel sjældent kan redde en virksomhed, hvis problemet er akut, og at det er bedre for medarbejderne at søge væk end at vente på, at virksomheden (måske) igen kommer ind i en god periode. Virksomhederne skal da også være opmærksomme på, at lønreduktioner m.v. kan medføre, at nogle medarbejdere søger til andre og mere "konkurrencedygtige" virksomheder set i forhold til lønnen. Vurderingen heraf vil i høj grad bero på de generelle konjunkturer. Som arbejdsmarkedet og den forventede udvikling heraf er p.t., er der - i hvert fald indenfor visse brancher - tale om "arbejdsgivers jobmarked", men denne udvikling kan dog hurtigt vende. Virksomhederne bør derfor samlet set nøje overveje, hvilken model - eller en kombination heraf - man ønsker at anvende, hvis besparelser er påkrævet, og ikke mindst hvordan de rent praktisk skal udføres. I den forbindelse skal virksomhederne også tænke på deres mere langvarige image og virksomhedens troværdighed. Såvel afskedigelser som andre reduktioner bør således ske med fornøden omhu, ansvarlighed og respekt for de medarbejdere, som rammes heraf. Endelig skal virksomhederne være opmærksomme på, at de formelle regler i lov om information og høring af lønmodtagere (høringsloven) og lov om varsling m.v. i forbindelse med afskedigelser af større omfang (masseafskedigelsesloven) efter omstændighederne kan finde anvendelse på disse tiltag. Hvis virksomheden er omfattet af overenskomst, vil bestemmelserne i disse også kunne modificere ovennævnte. Vidste du at en arbejdsgiver under ansættelsen eller i forbindelse hermed almindeligvis kun må anmode om helbredsoplysninger med det formål at få belyst, om medarbejderen lider eller har lidt af en sygdom eller har haft symptomer på en sygdom, når sygdommen vil have væsentlig betydning for medarbejderens arbejdsdygtighed ved udførelsen af det pågældende arbejde.
3 Løn, bonus, ferie m.v. under orlov Af advokat Gitte Westall og advokat Christina L. Bøje Nielsen Vi bliver ofte spurgt om, hvilke rettigheder en medarbejder, som afholder orlov, har i relation til udbetaling af løn i orlovsperioder, herunder navnlig bonus, og hvordan man som arbejdsgiver skal forholde sig til optjening af ferie under orlov. Løn under orlov Efter funktionærloven har en kvindelig medarbejder ret til halv løn fire uger før fødslen og 14 uger efter fødslen. Beregningen af lønnen inkluderer alle lønelementer, herunder personalegoder, pension og bonus. Andre medarbejdere har alene ret til løn under orlov, hvis dette følger af en overenskomst eller måtte være aftalt individuelt eller for alle medarbejderne på den enkelte virksomhed. Medarbejdere er således ikke generelt berettiget til løn under barsel. EU-retten og EF-Domstolens praksis i relation til reglerne om barselsorlov i de bagvedliggende direktiver beskytter de grundlæggende rettigheder om, at der skal være en reel orlovsmulighed, herunder at der skal være en vis økonomisk beskyttelse for fædre og mødre, som skal på orlov. Der stilles således ikke krav om, at medarbejdere får løn under orlov, medmindre dette følger af national ret, som det netop er tilfældet i funktionærloven. Den økonomiske beskyttelse, som barselsdagpengesystemet i Danmark giver, er med andre ord tilstrækkelig for, at de basale rettigheder efter EU-retten er opfyldt. Det tilbagevendende spørgsmål er herefter, hvad en medarbejder har ret til, når virksomheden har tilkendegivet, at medarbejderen eksempelvis vil få fuld løn under orloven, eller delvis løn, selvom vedkommende ikke er omfattet af funktionærlovens regler. Da betalingen af lønnen netop beror på en aftale mellem arbejdsgiveren og medarbejderen, vil det afgørende for omfanget af denne lønrettighed være formuleringen af aftalen. Henset til at fuld eller delvis løn under barsel i de nævnte situationer er et gode, der gives i tillæg til de lovpligtige eller overenskomstbaserede rettigheder, er det som udgangspunkt også muligt frit at aftale, hvilke løndele der skal indgå i beregningen af lønnen i den lønnede orlovsperiode. I en sag fra Retten i Glostrup fra januar måned 2009 havde medarbejderne ret til fuld løn under en del af deres orlov efter den gældende kollektive overenskomst. Fuld løn var ikke nærmere defineret i overenskomsten, men det var imidlertid i en forudgående faglig voldgift blevet fastslået, at fuld løn - i mangel af nærmere oplysninger om, hvad parterne havde ment hermed - måtte forstås i overensstemmelse med funktionærlovens krav til fuld løn under sygdom. Virksomheden og den lokale personaleforening havde i tillæg til overenskomsten indgået en lokalaftale om bonus, hvor det var
anført, at medarbejdere, der var på barsel, forældreorlov eller som var fraværende på grund af graviditetsgener eller havde sammenhængende sygeperioder over 15 dage, alene optjente bonus i den første hele måned efter påbegyndt orlov, respektive tidspunktet for graviditetsgenernes indtræden. Retten i Glostrup fandt på denne baggrund, at bonustillæg var blevet en del af medarbejderens normale løn, da medarbejderen havde modtaget bonus gennem en længere årrække, at medarbejderen havde påvist faktiske omstændigheder, der gav anledning til at formode, at der forelå en indirekte forskelsbehandling på grund af køn, da ovennævnte bonusbestemmelse efter sin udformning ville ramme en større procentandel af de kvindelige ansatte end de mandlige, at virksomheden ikke havde godtgjort, at ligebehandlingsprincippet ikke var blevet krænket, og at fuld løn måtte forstås som den normale lønindtægt inklusive en fast påregnelig lønandel som bonustillæg. Som følge heraf tilkendte retten den kvindelige medarbejder bonus under den lønnede del af orlovsperioden. Dette resultat er dog ikke overraskende i lyset af opmandens udmelding i den forudgående faglige voldgift, hvorefter fuld løn netop skulle opgøres på samme måde som fuld løn under sygdom efter funktionærlovens regler. Således vil sygefravær heller ikke medføre afbrud i optjeningsperioden for en bonus, der er en forventelig del af lønnen. Der var så vidt ses ud fra domsreferatet ikke nedlagt påstand i sagen om godtgørelse efter ligebehandlingslovens 2, jf. 14, for krænkelse af lovens princip om ligebehandling. Ligestillingsnævnet (nu Ligebehandlingsnævnet) har også i en afgørelse fra 2008 (nr. 7/2008) taget stilling til spørgsmålet om bonus under barselsorlov. I denne sag havde en arbejdsgiver, efter medarbejderens tilbagevenden fra orlov, besluttet at udbetale en bonus til samtlige medarbejdere som tak for et godt resultat. Som følge af medarbejderens orlov modtog hun kun halv bonus, i alt kr. 5.000. Ligestillingsnævnet fastslog, at medarbejderen havde samme ret til bonus som de resterende medarbejdere, og tilkendte på denne baggrund medarbejderen en godtgørelse på kr. 6.000. Det fremgår ikke af sagen, om medarbejderen i øvrigt havde ret til fuld løn i den pågældende orlovsperiode, men dette må forudsætningsvis lægges til grund. Dommen og afgørelsen fra Ligestillingsnævnet er begge konkret begrundet, men understreger vigtigheden af, at arbejdsgivere ved fastsættelse af løn under orlov bør sørge for at definere, hvad der forstås ved løn under orlov. Inkluderer dette eksempelvis pension, bonus, personalegoder m.v., betales lønnen kun under forudsætning af fuld barselsdagpengerefusion, og skal perioden for de enkelte løndele eventuelt afgrænses eller lønnen maksimeres osv. Lønforhandling og lønregulering Behøver man som arbejdsgiver overhovedet at gennemføre lønforhandlinger og lønreguleringer i forhold til de medarbejdere, der er på barsels- eller forældreorlov? Det følger af den foreliggende praksis, at medarbejdere også skal indkaldes til lønforhandlinger under afholdelse af orlov. Vestre Landsret har i dom af 13. februar 2009 fastslået, at det var i strid med ligebehandlingslovens 4, at en medarbejder ikke blev orienteret om tidspunktet for en eventuel lønforhandling for hendes vedkommende. Arbejdsgiveren blev på denne baggrund pålagt at betale en godtgørelse på kr. 10.000. Tilsvarende kom Ligestillingsnævnet (7/2008) i førnævnte afgørelse også frem til, at det var i strid med ligebehandlingslovens 4, at medarbejderen ikke var indkaldt til lønforhandling. Som nævnt blev der i denne sag tilkendt en samlet godtgørelse på kr. 6.000. For så vidt angår lønregulering under eller efter afholdelse af orlov, har Ligestillingsnævnet behandlet dette spørgsmål i en afgørelse fra 2007 (nr. 23/2007). Sagen vedrørte en mandlig medarbejder, der havde afholdt børnepasningsorlov efter lov om børnepasningsorlov. Den pågældende medarbejder havde de første fire år af sin ansættelse fået en årlig lønregulering på mindst 2 %. Efter at medarbejderen havde afholdt børnepasningsorlov var han og en anden medarbejder de eneste ud af 12 medarbejdere, der ikke fik en lønstigning. Som begrundelse herfor anførte virksomheden, at medarbejderen havde været meget væk fra virksomheden, og i sin opgørelse over dette fravær havde virksomheden netop medtaget den periode, hvor medarbejderen var på orlov. Nævnet fandt på denne baggrund, at ligebehandlingsprincippet var krænket og tilkendte medarbejderen
en godtgørelse på kr. 5.000. Sidstnævnte afgørelse er et eksempel på, at der efter omstændighederne kan være pligt til lønregulering. Om dette er tilfældet i en given situation vil dog i høj grad afhænge af historikken for medarbejderens tidligere lønreguleringer og håndteringen af lønreguleringerne forud for orloven, herunder om disse fastsættes individuelt eller kollektivt. Godtgørelsesniveauet Godtgørelsesniveauet for overtrædelse af ligebehandlingslovens regler i forbindelse med afskedigelser er fastlagt i retspraksis til 6-12 måneders løn afhængig af medarbejderens anciennitet. For overtrædelser af ligebehandlingsloven i relation til medarbejdernes ansættelsesvilkår, som eksempelvis situationerne beskrevet ovenfor, er godtgørelsesniveauet mere usikkert, men det kan på baggrund af de nævnte domme og kendelser konstateres, at godtgørelsesniveauet p.t. er i størrelsesorden kr. 5-10.000. Adskilt herfra er de sager efter ligebehandlingsloven, der relaterer sig til afvisning af ansøgere på grund af deres køn samt sager vedrørende sexchikane, idet der på disse områder ses et betydeligt højere godtgørelsesniveau. Optjening af ferie under orlov Det er endvidere vigtigt at være opmærksom på, at medarbejdere under orlov i forbindelse med graviditet, barsel m.v. opnår ret til betalt ferie fra arbejdsgiveren, hvis medarbejderen får udbetalt hel eller delvis løn under fraværet. Dette følger direkte af ferieloven. Spørgsmålet er dog, hvor meget der skal til, før et gode, som medarbejderen bevarer i orlovsperioden, betragtes som "delvis løn" i orlovsperioden. Arbejdsdirektoratet, der administrerer ferielovens regler, har i en vejledende udtalelse fra 2001 anført, at arbejdsgiverbetalte ydelser som pensionsbidrag, firmabil, mobiltelefon og endog et avisabonnement i denne sammenhæng kan betegnes som løn. Ifølge samme udtalelse vil der efter Arbejdsdirektoratets opfattelse dog formentlig kunne forekomme situationer, hvor den leverede ydelse er af en så ringe værdi, at medarbejderen ikke optjener ret til betalt ferie. Som eksempel herpå er nævnt fortsat indbetaling til en gruppelivsforsikring og/eller erhvervsevnetabsforsikring. Dette skyldes dels, at disse ordninger nærmere må anse for at være en social sikring, dels at præmiebetalingen har en uvæsentlig størrelse. Der er indtil videre ikke i retspraksis fastlagt en "bagatelgrænse" for, hvad der kan betegnes som delvis løn. Arbejdsgiveren kan derfor risikere, at selv en mindre ydelse til medarbejderen under dennes orlov kan påføre arbejdsgiveren en mærkbar udgift som følge af, at medarbejderen opnår ret til løn under ferie. Arbejdsgiveren bør derfor nøje overveje, om personalegoder, der efter omstændighederne kan blive anset for et løngode, skal fortsætte under en i øvrigt ulønnet orlovsperiode. Alternativet hertil er, at medarbejderen tilbageleverer personalegodet under den ulønnede del af orloven eller selv betaler fuldt ud for godet i denne periode. Vidste du at en arbejdsgiver har ret til refusion fra Barsel.DK, hvis arbejdsgiveren udbetaler løn til en medarbejder under dennes barsel, forudsat lønnen overstiger dagpengesatsen, og arbejdsgiveren ikke qua en overenskomstdækning er omfattet af en lignende ordning. Sø- og Handelsretten har i en dom af 19. maj 2008 fastslået, at arbejdsgiverens betaling af pensionsbidrag til en medarbejder, som var på orlov, måtte anses som betaling af løn, og medarbejderen optjente derfor ret til ferie med løn ved tilbagevenden fra hendes orlov. Retten lagde ved afgørelsen vægt på, at det ifølge Højesterets afgørelse (U 1994.907 H) antages, at arbejdsgiverbetalt pension er en så naturlig del af det samlede arbejdsvederlag, at det må anses for at indgå i lønnen. Søog Handelsrettens dom er anket til Højesteret.
4 Multimediebeskatning Af advokat Sussi L. Skovgaard-Holm og advokat Mille Praastrup Den 1. januar 2010 indføres en ny multimediebeskatning, hvorefter medarbejdere, der får stillet computer, telefon eller internet til rådighed for privat brug af deres arbejdsgiver, skal beskattes af et årligt beløb på kr. 3.000 (2010- værdi). Forud for ikrafttrædelsen af multimediebeskatningen er der fornyet fokus på muligheden for at lade personalegoder udgøre en del af medarbejdernes aflønning, herunder i særdeleshed muligheden for at bruge multimediebeskatningen til at optimere medarbejdernes aflønning. Neden for følger en kort gennemgang af de nye regler om multimediebeskatning og forskellene i forhold til de nugældende regler. Hvad er et multimedie? Et multimedie er en computer med sædvanligt tilbehør, en telefon og datakommunikation via internetforbindelse. Telefon omfatter både fastnettelefon og mobiltelefon, herunder små håndholdte computere, hvis hovedfunktion er telefoni. Ud over selve telefonapparatet omfattes også oprettelses-, abonnements- og forbrugsafgifter og sædvanlige telefonserviceydelser, herunder telefonsvarer, telefonvækning og "vis-nummer-funktion". Sædvanligt tilbehør til en computer omfatter f.eks. computerskærm, software og printer af almindelig størrelse og standard. Ifølge bemærkningerne til lovforslaget vil en 50 tommer fladskærm med indbygget tv-tuner eller en avanceret fotoprinter ikke blive anset for sædvanligt tilbehør. Datakommunikation via internetforbindelse omfatter en adgang til og brug af internet, eksempelvis ISDN-, ADSLforbindelser eller andre bredbåndsforbindelser, den løbende abonnementsudgift, engangsudgiften til etablering af internetforbindelsen og andre ydelser end selve internetadgangen, såfremt sådanne ydelser er sædvanlige og en integreret del af internetabonnementet og ikke kan udskilles herfra, herunder adgang til vederlagsfrit at downloade film eller musik. Multimediebeskatningen omfatter derimod ikke følgende goder, der af en arbejdsgiver stilles til rådighed for privat brug for en medarbejder, men sådanne goder kan være skattepligtige med deres almindelige markedsværdi: Medielicens, privat benyttelse af multimedier på arbejdspladsen, indsamlingsbidrag, der f.eks. opkræves via telefonregningen, udlæg efter regning, og faste tilskud til dækning af telefonudgifter. Beskatningsgrundlaget Har en medarbejder rådighed over et multimedie medregnes et beløb på kr. 3.000 (2010-værdi) i medarbejderens skattepligtige indkomst. Det betyder, at en medarbejder, der betaler topskat, vil skulle betale knap kr. 1.700 i skat. Multimediebeskatningen på kr. 3.000 er en fast standardsats, der er uafhængig af, hvor mange goder den enkelte medarbejder får stillet til rådighed for privat brug og af arbejdsgiverens faktiske udgifter. Ligesom beskatningen er uafhængig af, om begge ægtefæller i en husstand får stillet multimedier til rådighed for privat anvendelse fra hver deres arbejdsgiver, eller om en
medarbejder får multimedier stillet til rådighed fra flere arbejdsgivere. Hidtil er medarbejdere alene blevet beskattet af fri mobiltelefon, men derimod har internet, hjemme-pc m.v. som udgangspunkt været skattefri for medarbejderne, hvis den samlede værdi af disse goder maksimalt udgjorde kr. 5.500. De nye regler indebærer desuden, at den hidtidige mulighed for at modregne private telefonudgifter i den skattepligtige værdi af fri telefon ophæves, ligesom den skattepligtige værdi heller ikke nedsættes med medarbejderens eventuelle betalinger til arbejdsgiveren for råderetten. Hvis en medarbejder kun har haft multimedier stillet til rådighed for privat benyttelse en del af året, beskattes medarbejderen alene af de måneder, hvor medarbejderen har haft multimedierne til rådighed for privat benyttelse. Hvis en medarbejder ansættes midt i en måned og får stillet multimedier til rådighed for privat benyttelse fra ansættelsestidspunktet, beskattes medarbejderen af hele måneden, da man tæller i hele måneder og ikke i dage. Privat rådighed Multimediebeskatning forudsætter, at et eller flere multimedier stilles til rådighed for en medarbejders private benyttelse. Der er dermed tale om en 'rådighedsbeskatning'. Det vil sige, at det ikke er afgørende, om medarbejderen faktisk benytter et multimedie for at blive skattepligtig. Alene den private rådighed over multimediet er i princippet nok til at udløse beskatning. Såfremt multimediet bringes ind i medarbejderens privatsfære, det vil sige tages med hjem privat, vil der derfor være en bevismæssig formodning for, at medarbejderen har privat rådighed over multimediet. Medarbejderen vil derfor i denne situation som altovervejende hovedregel skulle beskattes af værdien heraf. For telefoner er det imidlertid muligt via specificerede opkaldslister at afkræfte formodningen for, at medarbejderen har privat rådighed over en telefon, som medarbejderen har taget med hjem med den konsekvens, at medarbejderen ikke skal beskattes heraf. Det er en forudsætning herfor, at der forligger en nødvendig arbejdsmæssig begrundelse for, at telefonen er taget med hjem. En sådan begrundelse vil f.eks. kunne være, at medarbejderen skal stå til rådighed under en tilkaldevagt fra hjemmet, eller at medarbejderen skal være til rådighed for kunder m.v. uden for normal arbejdstid. Ud over en arbejdsmæssig begrundelse for, at telefonen er taget med hjem, skal arbejdsgiveren og medarbejderen indgå en tro og love erklæring om, at telefonen udelukkende må benyttes erhvervsmæssigt, og arbejdsgiveren skal gennem specificerede opkaldslister føre kontrol med, at telefonen rent faktisk ikke benyttes privat. Der kan derimod ikke anvendes tro og love erklæring for at undgå beskatning af computere, internet og fastnettelefon, der er til rådighed på bopælen. Medarbejdere med hjemmearbejdsplads vil derfor som udgangspunkt blive omfattet af multimediebeskatningen. Det er uden betydning, at medarbejderen også har en privat computer i hjemmet. Det forhold, at medarbejderen har en bærbar computer på arbejdspladsen og således har mulighed for at tage computeren med hjem, udløser dog ikke i sig selv beskatning. Arbejdsgiveren skal i denne situation føre kontrol med, at medarbejderen ikke tager computeren med hjem. Hvem er omfattet? Reglerne omfatter medarbejdere, hvorved der ifølge bemærkningerne som hidtil forstås en person, der får stillet multimedier til rådighed som led i et ansættelsesforhold eller som led i en aftale om ydelse af personligt arbejde i øvrigt. Tilsvarende er personer, der er valgt til medlem af eller medhjælp for bestyrelser, udvalg, kommissioner, råd, nævn eller andre kollektive organer, herunder Folketinget, etc., omfattet af reglerne. Multimediebeskatningen gælder også for selvstændigt erhvervsdrivende for så vidt angår multimedier, som indgår i den erhvervsmæssige virksomhed, og som er stillet til rådighed for privat benyttelse. Medarbejderens private rådighed dækker, at øvrige personer i medarbejderens husstand (ægtefælle, børn, etc.) anvender de pågældende multimedier, men såfremt arbejdsgiver stiller multimedier til rådighed direkte over for den øvrige husstand, er disse ikke omfattet af multimediebeskatningen, og disse personer skal beskattes særskilt.
Det vil i denne forbindelse bero på en konkret vurdering, om der er en reel begrundelse for, at medarbejderen får stillet flere eksemplarer af de samme multimedier til rådighed for privat benyttelse - eksempelvis hvis der rådes over flere boliger - eller om der reelt er tale om, at multimedierne stilles til rådighed direkte for den øvrige husstand. Arbejdergiveren har en oplysnings- og indeholdelsespligt Såfremt arbejdsgiveren stiller et multimedie til rådighed for privat anvendelse for medarbejdere, får arbejdsgiveren en indberetningspligt over medarbejdernes goder samt en pligt til løbende at indeholde A-skat og arbejdsmarkedsbidrag, da multimedieskatten er A- indkomst. Den løbende beskatning udgør kr. 250 pr. måned. Såfremt arbejdsgiveren alene stiller et multimedie til rådighed på arbejdspladsen for medarbejdere, har arbejdsgiveren som udgangspunkt ingen oplysnings- og indeholdelsespligt til SKAT, jf. dog ovenfor om privat rådighed. Det er arbejdsgiverens pligt at sikre sig, at der sker korrekt beskatning og indberetning til SKAT. Arbejdsgiveren må derfor vurdere, hvor meget kontrol der er nødvendigt i den konkrete situation - f.eks. for at sikre, at virksomhedens computere ikke tages med hjem. Arbejdsgiveren har i øvrigt fortsat fradrag for udgifterne til multimedierne som en driftsudgift. Finansiering af goder ved kontantlønnedgang I forlængelse af vedtagelsen af lovændringen, der introducerede den nye multimedieskat, har der endvidere været øget fokus på muligheden for at stille multimedier omfattet af multimedieskatten til rådighed for medarbejderne mod en kontantlønnedgang - også kaldet bruttolønsordninger. Sådanne ordninger kan være økonomisk fordelagtige for medarbejderne, men det er væsentligt som arbejdsgiver at være opmærksom på, at en finansiering via kontantlønnedgang skal opfylde en række betingelser, førend ordningen accepteres af SKAT. Eksempelvis er det et krav, at arbejdsgiveren bærer den økonomiske risiko for ordningen, hvilket blandt andet indebærer, at medarbejderen skal have mulighed for at opsige ordningen - dette også selvom arbejdsgiveren fortsat er forpligtet til at betale for godet til eksempelvis et leasingselskab. Det er derfor væsentligt, at det samlede aftalekompleks gennemgås nøje i forbindelse med etableringen af en ordning, hvor multimedier finansieres ved kontantlønnedgang. Sammenfatning Med den nye multimedieskat har en arbejdsgiver mulighed for at stille multimedier af relativ stor værdi til privat rådighed for en medarbejder uden store skattemæssige konsekvenser for medarbejderen. Skattemæssigt er det en fordel at stille så mange multimedier til rådighed for privat benyttelse som muligt, da beskatningen som nævnt er uafhængig af, hvor mange ydelser der stilles til rådighed. Dette kan som nævnt ovenfor eventuelt kombineres med en kontantlønnedgang, hvor arbejdsgiveren dog skal være opmærksom på de skatteretlige betingelser for ordninger med kontantlønnedgang. Arbejdsgiverbetalte multimedier er derfor - også fremover - et favorabelt personalegode. Plesner vil i et kommende nyhedsbrev give en mere detaljeret redegørelse for multimedieskatten samt krav til og begrænsninger for arbejdsgiverordninger. Vidste du at det er arbejdsgiveren, der har bevisbyrden for, at en opsigelse er kommet frem til en medarbejder, og at det ikke er tilstrækkeligt at sende opsigelsen med anbefalet brev, hvis medarbejderen ikke er hjemme, når opsigelsen forsøges afleveret, og opsigelsen heller ikke afhentes på posthuset. Og at såfremt en opsigelse sendes med afleveringsattest, kan det dokumentere, hvornår opsigelsen er afleveret i medarbejderens postkasse.
5 Tilbagebetaling af uberettiget udbetalt løn m.v. Af advokat Rasmus Høj Christensen og advokat Jacob Falsner Det sker, at arbejdsgiveren ved en fejl udbetaler for meget i løn. I sådanne situationer vil arbejdsgiveren almindeligvis kunne kræve det for meget betalte tilbage, hvis medarbejderen på grund af beløbets størrelse eller af andre grunde burde indse, at der er sket en fejl. Senest har Vestre Landsret ved domme af henholdsvis 25. og 31. marts 2009 samt Østre Landsret ved dom af 9. juni 2009 taget stilling til arbejdsgiverens tilbagesøgningsadgang. Vestre Landsrets dom af 25. marts 2009 En medarbejder, som i sit bijob som familiekonsulent arbejdede 20 timer om måneden, modtog over en periode på halvandet år løn for 20 timer om ugen. Den fejlagtige lønudbetaling skyldtes en fejlskrift i ansættelseskontrakten, hvorefter medarbejderens timetal var angivet til "20,00/37,00". Vestre Landsret gav kommunen medhold i, at medarbejderen havde pligt til at tilbagebetale det for meget udbetalte (cirka kr. 160.000), idet hun havde udvist en betydelig uagtsomhed. Landsretten fandt det således ikke sandsynligt, at medarbejderen ikke havde været i stand til at gennemskue, at angivelsen "20,00/37,00" betød, at hun var ansat med en arbejdstid på 20 timer ud af ugens 37. Landsretten lagde ved afgørelsen særlig vægt på, at medarbejderen for cirka 20 timers arbejde om måneden modtog en løn, der svarede til cirka halvdelen af den faste løn i en tilsvarende fuldtidsstilling. Landsretten lagde endvidere vægt på, at medarbejderen på baggrund af sin erfaring fra tidligere jobs burde have været klar over, at hun alene havde krav på løn for de timer, hun arbejdede, og at hun ikke var berettiget til løn under sygdom eller ferie. Vestre Landsrets dom af 31. marts 2009 Sagen vedrørte en tidligere skolelærer, som i februar 2002 var blevet afskediget på grund af svagelighed. Hun var tjenestemand og modtog derfor løbende tjenestemandspension fra kommunen. Som følge af en forværring af hendes helbredssituation blev hun i juni 2005 tilkendt kvalificeret svagelighedspension, men med tilbagevirkende kraft fra marts 2002. Økonomistyrelsen udbetalte - efter skat - cirka kr. 426.500 til den tidligere skolelærer. Økonomistyrelsen blev en måned senere opmærksom på, at der var sket en fejl, idet både Økonomistyrelsen og kommunen havde udbetalt pension for perioden marts 2002 til juli 2005. Både byretten og landsretten gav Økonomistyrelsen medhold i, at den tidligere skolelærer havde pligt til at tilbagebetale den "ekstra" pension. Der blev lagt vægt på, at den samlede pensionsbetaling beløb sig til langt mere end den tidligere skolelærers indtægt, mens hun var lærer, og at hun havde udvist en betydelig uagtsomhed ved ikke at afklare pensionsbetalingens størrelse.
beror på en fejl og reagere over for arbejdsgiveren. Endvidere viser retspraksis, at der ved vurderingen lægges vægt på medarbejderens erfaring på arbejdsmarkedet og dermed evne til at gennemskue lønvilkår m.v., ligesom det har betydning, hvor hurtigt arbejdsgiveren reagerer efter, at fejlen er konstateret. Ofte er der ikke tale om markante beløb, men derimod mindre beløb, som ved en fejl er blevet udbetalt og er kumuleret over længere tid. Det kan blandt andet skyldes, at medarbejderen ikke er placeret i den rigtige lønskala, at overenskomstbestemmelser er vanskelige at overskue eller lignende. I disse tilfælde vil det typisk være svært for arbejdsgiveren at hævde, at medarbejderen burde have indset fejlen, og medarbejderen kan beholde det for meget udbetalte beløb. Vidste du at 120-dages reglen om opsigelse med forkortet varsel på grund af længerevarende sygdom kun finder anvendelse, hvis 120-dages reglen er detaljeret beskrevet i ansættelseskontrakten. Østre Landsrets dom af 9. juni 2009 En medarbejder modtog under sin barselsorlov fuld løn i en periode på cirka syv måneder. Hun modtog derfor cirka kr. 70.000, som hun ikke var berettiget til. Landsretten fandt, at medarbejderen havde pligt til at tilbagebetale beløbet, idet medarbejderen havde udvist en betydelig uagtsomhed. Landsretten lagde blandt andet vægt på, at medarbejderen havde drøftet sine rettigheder under barsel med sine kollegaer, før hun gik på orlov, ligesom hun før orloven modtog et brev fra sin faglige organisation med en beskrivelse af den nye overenskomst, som hun under orloven ville være omfattet af. "Betydelig uagtsomhed" Dommene viser først og fremmest, at medarbejderens tilbagebetalingspligt altid beror på en konkret vurdering af, om medarbejderen har udvist en "betydelig uagtsomhed". Ved denne vurdering spiller størrelsen af det fejlagtige beløb naturligt en betydning. Det er klart, at den medarbejder, som modtager eksempelvis dobbelt månedsløn, har pligt til at undersøge, om den ekstra månedsløn TILBAGE
Kontakt Tina Reissmann advokat, partner tre@plesner.com Gitte Westall senioradvokat gwe@plesner.com Rasmus Høj Christensen advokat rhc@plesner.com Sussi Lillia Skovgaard-Holm advokat sls@plesner.com Christina Louise Bøje-Nielsen advokat cln@plesner.com Mille Praastrup advokat mpr@plesner.com Jacob Falsner advokat jfa@plesner.com Claus Mikkelsen advokat cmi@plesner.com OM PLESNER. Med 200 jurister og en samlet medarbejderstab på 350 medarbejdere er Plesner et af landets førende internationale advokatfirmaer med specialer inden for alle erhvervs- og offentligretlige områder. Plesners vision er at være Danmarks bedste advokatfirma - det naturlige valg for enhver dansk og udenlandsk virksomhed med behov for erhvervsjuridisk rådgivning." Dette nyhedsbrev er kun til generel oplysning og kan ikke erstatte juridisk rådgivning. Plesner påtager sig intet ansvar for tab som følge af fejlagtig information i nyhedsbrevet eller andre forhold i forbindelse hermed.