Referat af bestyrelsesmøde søndag den 1.2.2015 kl. 10 45 hos Peter Vange Deltagere: Torben, Peter, Nanna, Morten og Hans Erik. Afbud: Jens og Peer. Godkendelse af referat: Referat af bestyrelsesmøde 18.10.14 blev godkendt og underskrevet. Dagsorden: 1. Økonomi v/peter Det af Peter fremsendte regnskabsmateriale blev gennemgået. Kassekreditten viser i dag et overskud på 339.315 kr. Torben tager bilagsmappen med til revisor og giver revisor besked på, at de ikke fremover behøver at udarbejde budget, idet bestyrelsen er fuldt ud tilfreds med det budget, som Peter opstiller. Torben forhører sig hos Bornholms Revision, om de på denne baggrund vil sætte deres honorar ned. Peter pristalsregulerer ejerforeningskontingentet med virkning fra opkrævningen i april med 0,533%. 2. Siden sidst a) Kontoordninger, v/jens Jens er tovholder, men har måttet melde afbud til bestyrelsesmødet pga influenza. Jens har imidlertid inden mødet sendt en opdatering på de projekter, som han står for. Umiddelbart vil Jens, i samarbejde med René (vores nye vicevært), anbefale, at vi får oprettet konto hos XL-Byg Nexø og EL-Fix i Rønne, dog først efter generalforsamlingen 2015, hvor vi kan fremvise et positivt regnskab. Lars har lovet at udarbejde en liste over leverandører til mødet med Torben, Jens og René lørdag den 7.2. René skal orientere bestyrelsen før hvert indkøb. Jens og René skal sørge for, at alle fakturaer fremover stiles direkte til Peter for betaling. b) Depoter og oprydning Lars har fjernet alle sine private ting fra Ferieparken. I påsken vil bestyrelsen gennemgå resterende depoter og sørge for oprydning af disse. c) Saunaprojekt, v/morten Morten og Peer er tovholdere på dette projekt. Ejvind Nielsens tilbud er accepteret, men deres påbegyndelse af arbejdet afventer Renés opstart 1.3. d) Status internet v/morten og Nanna Morten og Nanna har haft møde med Service Center Bornholm i Ferieparken og har efterfølgende modtaget et tilbud på etablering af WiFi (trådløs) internet-dækning. Den tilbudte pris er 58.940 kr. incl. moms, men denne pris er excl. gravearbejde og nedlægning af kabel samt evt. fejlretning/konfiguration af eksisterende IT udstyr og etablering af 230 v 1
installation (f.eks. ekstra stikkontakter), evt. udvendige/indvendige skabe, hvis der skulle være behov for dette, skjulte fejl og mangler, herunder leverandør signal-fejl eller svigt fra leverandør med IT-forbindelse. Bestyrelsen finder løsningen for dyr, og Nanna takker nej til Service Center Bornholms tilbud. Der kan stadig opnås WiFi forbindelse ved pool-området, i kondirummet og i forrummet foran viceværtens kontor. Selv i skoven ved lejl. 46-52 kan der opnås fin internet-forbindelse med f.eks. Oisters mobile bredbånd. e) Udskiftning/reparation af belysning i skov, v/jens Jens er tovholder og har inden mødet bedt om at få præciseret omfanget af projektet, da han ikke kender til det i detaljer. Det er aftalt, at det gennemgås på mødet lørdag den 7.2. mellem Torben, Jens, René og Lars. Bestyrelsen vedtog, at der samtidig med gravning til belysning i skoven lægges et ekstra trækrør til brug for evt. senere kabelføring. f) Serviceeftersyn teknikrum, v/torben Når René er kommet i gang, skal SJ Montage kontaktes for en gennemgang af hele anlægget, så René kan blive oplyst om, hvad han især skal være opmærksom på. Torben er tovholder. g) Forsikring, v/torben Der er indgået en ny 3-årig aftale med Gjensidige. Faktura-forfald vil fremover følge kalenderåret. h) Grundejerforening/vejlaug, v/torben Grundejerforeningens formand har meddelt Torben, at de i bestyrelsen kun mødes til påske, men han har mundtligt meddelt, at de ser positivt på vores henvendelse om fjernelse af kvas og levering plus lægning af skærver på lige fod med øvrige grundejerforeningsmedlemmer. i) Tilbud fra Malerfirma Brian Kofoed, v/jens Jens har aftalt med Malerfirma Brian Kofoed, at de kommer forbi i Ferieparken i uge 8, hvor Jens vil mødes med dem med henblik på at få et tilbud på vedligeholdelse (slibning/maling) af terrasser. Når tilbuddet er modtaget, lægger Nanna det på hjemmesiden under Ejerinformation. j) Opfølgning på referat af sidste bestyrelsesmøde - René gøres specifikt opmærksom på følgende punkter fra sidste bestyrelsesmødereferat: Kommunikation med ejere/gæster Viceværten må ikke udtale sig om byggeprojekter, men skal henvise til bestyrelsen. Viceværten skal fakturere bureauerne, når han hjælper lejere via udlejningsbureau, jf. de bestemmelser der fremgår af foreningens hjemmeside. Timeregnskab Der skal udarbejdes timeregnskab i hovedtræk pr. dag. 2
- Skilte vedr. vask, vicevært, trådløst internet m.m. fjernes eller tilrettes. - Torben arrangerer en gennemgang af vores energiforbrug/varmeanlæg i forbindelse med svømmehallen. - Den på sidste bestyrelsesmøde planlagte arbejds-/hyggedag i forbindelse med påsken droppes i år. Bestyrelsen vil afvente, at René kommer ind i jobbet, og så evt. tage emnet op til fornyet overvejelse næste år, f.eks. med topskæring af træer m.m. på programmet. 3. Vicevært 2015 a) Kontrakt Kontrakt med René er underskrevet af begge parter. b) Arbejdsplan Den af Torben udarbejdede og på forhånd tilsendte arbejdsplan for vicevært i 2015 blev gennemgået og tilrettet. 4. Vedligeholdelsesplan a) Køb af plænetraktor, værktøj m.v., v/jens Jens havde inden mødet fremsendt sin anbefaling vedr. dette punkt, og bestyrelsen besluttede at følge Jens anbefaling. Det blev besluttet at afsætte 30.000 kr. i budgettet til køb af plænetraktor og div. værktøj. b) Udskiftning træbeklædning, jf. tilbud fra Ejvind Nielsen Det blev besluttet at afvente situationen til efteråret. Måske kan René udføre arbejdet. Hans Erik Nørgaard tilbød at hjælpe i efteråret. c) Øvrige tilretninger? Det blev besluttet at afsætte 20.000 kr. i budgettet for 2015 til udvendig vedligeholdelse af træværk. 5. Diverse drøftelser a) Udskiftning af oliefyr Vi afventer en gennemgang med en energikonsulent fra Østkraft, før vi træffer yderligere beslutning i denne sag. b) Prisaftale olie På grund af det lave forbrug af olie skønner bestyrelsen ikke, at der er behov for en prisaftale. Det blev besluttet, at vi bestiller opfyldning hos Statoil af olietanken nu, mens prisen er lav. (Torben). 3
c) Nøgler til foreningens centerbygning, v/torben Ingen andre end bestyrelsen og vicevært skal have nøgler til foreningens centerbygning. Torben beder Anne Nordlund og Helge Jørgensen om at aflevere deres nøgler. d) Vand på P-plads v/lejl. 35-39 hvad gør vi? I første omgang afventer vi forholdene til foråret. Vi har set problemet før, men det er forsvundet i løbet af foråret. Det blev dog besluttet at bede Jens Kofoed om at indhente et tilbud på etablering af en pumpebrønd ved lejlighed 5 samt opgravning til brug for afledning til bækken mod vest i givet fald med forhåndsgodkendelse fra Regionskommunen. 6. Generalforsamling Skærtorsdag, den 2.4.2015 a) Starttidspunkt Lokale i Folkets Hus, Snogebæk, er booket fra kl. 10 til 16. Der indkaldes til generalforsamling kl. 11, og samtidig sendes invitation til efterfølgende fællesspisning til en pris af 100 kr. pr. person. b) Traktement Bestyrelsen sørger for øl og vand til selve generalforsamlingen. Til fællesspisning bestiller vi 3 stk. smørrebrød + en ostemad pr. person hos Delikatessen i Nexø. Alle bedes medbringe egne drikkevarer. c) Forslag til dirigent og referent Bestyrelsen undersøger inden indkaldelsen, hvem der vil være villige til at påtage sig disse poster. d) Forelæggelse af regnskab 2014 Peter Vange forelægger regnskabet. e) Bestyrelsens beretning: Emner til indhold Torben sender forslag ud til den øvrige bestyrelse i god tid inden generalforsamlingen. f) Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer: Nanna og Morten Nanna genopstiller. Morten genopstiller ikke, men stiller gerne op til en post som suppleant, og hjælper fortsat gerne med diverse opgaver i Ferieparken, f.eks. står han fortsat gerne som kontaktperson vedr. TV-anlæg, og han fortsætter også som tovholder på sauna-projektet. Bestyrelsen afklarer med Peer og Hans Erik, om en af dem er villig til at stille op til den ledige bestyrelsespost. 4
g) Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen På sidste års generalforsamling varslede bestyrelsen, at det indenfor en overskuelig årrække vil være påkrævet at renovere tagene på lejl. 1-27 og 28-45, og at bestyrelsen derfor til generalforsamlingen i år ville fremkomme med et forslag om en opsparing jf. vedtægternes 18.2 og 21.2., således at de enkelte ejere ikke pludselig skal præsenteres for en ekstraudgift på flere tusinde kroner til tagrenovering, men i stedet foretage en opsparing over flere år. Nanna udarbejder forslaget til bestyrelsens godkendelse, inden det fremsendes til ejerne samtidig med indkaldelse til generalforsamlingen. 7. Eventuelt a) Ejerinformation på hjemmesiden Blev gennemgået og tilrettet. Nanna opdaterer, når tilbud fra Malerfirma Brian Kofoed foreligger. b) Tilbud fra Modstrøm Bestyrelsen takker nej til deres tilbud, da besparelsen er minimal (kun 3 øre pr. kwh), og der hersker usikkerhed om Modstrøms abonnementsbetingelser. c) Div. dræn, kabler m.m. Det blev aftalt, at Torben ved mødet med Jens, René og Lars lørdag den 7. februar får markeret på et kort med forskelligt farvede tusser, hvor diverse dræn, el- og tv-kabler og kloakker befinder sig på grunden. 8. Næste møde Næste møde blev fastsat til torsdag den 2.4. kl. 9 30 i Folkets Hus umiddelbart før generalforsamlingen. Referent: Nanna Brandt 5