Referat af generalforsamlingen afholdt på Hotel Romantik lørdag den 21. april Nr 7 og 10 havde meldt afbud men fremsendt kommentarer/fuldmagt.

Transkript

1 HOTELEJERLEJLIGHEDSFORENINGEN ROMANTIK Til ejerne Referat af generalforsamlingen afholdt på Hotel Romantik lørdag den 21. april Deltagere: Flg. Lejligheder var repræsenteret: nr. 1, 8, 11, 13 og 16. Nr 7 og 10 havde meldt afbud men fremsendt kommentarer/fuldmagt. Nr 21 og 22 havde meldt afbud. Karsten Christensen og forpagter Henrik Petersen. Som gæster deltog Ejendomsmægler Bent Christensen og forsikringsmægler Per Wistisen. Advokat John Jørgensen var inviteret som dirigent. Generalforsamlingen blev gennemført jf. vedtægterne med flg. dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. 5. Forslag, jf Forelæggelse af budget til godkendelse. 7. Valg af formand for bestyrelsen i lige år. 8. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen. 9. Valg af suppleanter til bestyrelsen. 10. Valg af revisor. 11. Eventuelt.

2 Eftersom det var foreningens første generalforsamling indledtes med en præsentation af deltagerne. Forpagterprret Henrik og Henriette præsenterede sig for generalforsamlingen og fortalte lidt om deres spændend tanker og ideer om drift af hotellet og restauranterne. 1. Valg af dirigent og referent. Advokat John Jørgensen blev valgt som dirigent. Karsten Christensen blev valgt som referent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Karsten Christensen har indtil denne generalforsamling udgjort bestyrelsen. Der blev redegjort for historikken for tankerne bag udstykningen til ejerlejligheder, etableringen og processen med bl.a. de mange diskussioner om de momsmæssige forhold for ejerlejlighederne, der nu er endt med et bindende svar fra SKAT, der klart siger at lejlighederne er som sommerhuse i momsmæssig sammenhæng - nemlig momsfrie. Karsten glædede sig over at foreningen og han ikke stod med problemstillingen om at lejligheder var overtaget med momsreguleringsforpligtigelse om det er tilfældet i andre lignende projekter - fra starten var det valgt at sælge uden momsreguleringsforpligtigelse hvilket jo så har vist sig at være klogt/heldigt. Bortforpagtningen til Henrik Petersen er lavet med mulighed for at han senere kan købe hotellet. Forpagtningsaftalen omfatter de 17 hotelværelser samt de to restauranter. Endvidere omfatter den at udlejning af lejlighederne gennemføres af Hotel Romantik rejsebureau aps som er en selvstændig juridisk enhed - dette af hensyn til de momsmæssige forhold for at holde de to forretningsområder adskilte. Afslutningsvis blev nybyggeriet omtalt med henblik på en senere rundvisning. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. Karsten gennemgik årsregnskabet for 2006 som var udarbejdet med assistance fra Deloitte. Regnskabet blev godkendt. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. Der er endnu ikke udarbejdet en vedligeholdelsesplan. Karsten gennemgik hvilke forbedringer der foretages p.t. - udskiftning af samtlige vinduer og tagrender i hovedbygningen. I forårets løb males det træværk der trænger således at de tre eksisterende bygninger fremstår lige så attraktive som de tre nybyggede bygninger. Alt gennemføres og betales uden omkostninger for ejerforeningen, idet projektet som lovet afleveres til ejerforeningen velvedligeholdt. Karsten gjorde opmærksom på at den nye bestyrelse som et pkt. bør tænke på udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan så det smukke anlæg ikke pludselig kommer bagud vedligeholdelsesmæssigt om end alt forsøges udført så vedligeholdelsesfrit som muligt. 5. Forslag, jf. 4. Flg. Pkt var fremsendt til behandling:

3 Generalforsamlingen vælger Hotel Romantik Rejsebureau aps v/henrik Petersen som udlejer af medlemmernes lejligheder gældende for de flg. 5 år Under dette pkt. vil vi endvidere fremlægge og drøfte udkast til formidlingsaftale mellem ejerne og Hotel Romantik Rejsebureau v/henrik Petersen. Forslaget blev drøftet indgående og formidlingsaftalen blev gennemgået, således havde lejl. 7 fremsendt ønske om at der tages højde for at forpagter ikke umiddelbart kunne sælge rettigheden til formidling af lejlighederne - ligeledes blev periodens længde drøftet i relation til evt. misligholdelse. Ligeledes fremlagde Henrik budgetskemaer for udlejning af de enkelte lejlighedstyper i år 2007, 2008 og Estimaterne er fine og jo væsentlig bedre end i 2006 hvilket dels skyldes prisstigninger men i særdeleshed indflydelsen af den momsfrie udlejning, Drøftelserne resulterede i beslutning om at Henrik fremsender revideret forslag til formidlingsaftale til bestyrelsen der af generalforsamlingen bemyndiges til at indgå formidlingsaftalen med forpagteren. 6. Forelæggelse af budget til godkendelse. Punktet startede med at forsikringsmægler Per Wistisen gennemgik muligheder for forsikring af såvel bygninger som indbo. Bygningsforsikringerne vil koste ca kr årligt med max. Dækninger. Indboforsikring for 40 lejligheder vil koste ca ,- kr incl lejetabsforsikring - men summen afhænger af hvilken sum der vælges. Efter en del drøftelser blev det besluttet at bestyrelsen arbejder videre med Per Wistisens forslag og han vil snarest fremsende tilbud fra andre selskaber til sammenligning. Det blev besluttet at afsætte ,- kr til forsikringer i budgettet. Karsten gennemgik udkastet til budget 2007 der i forhold til 2006 er blevet reduceret væsentligt. Dette skyldes at forpagteren fra 2007 har overtaget to store poster for ikke at belaste ejerforeningen med moms der ikke kan fratrækkes - dette er udendørs pasning af fællesarealerne incl vinduespudsning samt renovation. Endvidere er der i 2007 ikke en fælles vandudgift, idet denne fremover betales efter måler sammen med øvrige forbrugsafgifter. Det blev besluttet at der installeres kabelfrit netværk der kan række alle lejligheder og hotelværelser - ved at placere driftsomkostningen i ejerforeningen gøres det således gratis for ejere og samtlige gæster at benytte netværket - blot skal man som ejer/gæst have et password i receptionen. Det godkendte budget vedlægges referatet. Forbrugsafgifterne blev samtidig drøftet og det blev vedtaget, at have ejerforeningen opdelt p.g.a. de forskelligartede installationer i de forskellige afdelinger. Lejl 1 5 betaler således vand og el efter separate målere - afregning via hotellet, idet hotellet levere varme til de 5 lejligheder. Lejl 7 23 har eget oliefyr og det besluttedes at 1/3 af olieomkostningen går til varmtvandsforsyning, der afregnes efter varmtvandsmåler og 2/3 af olieomkostningen går til rumopvarmning der afregnes efter fordelingstal.

4 Lejl har elopvarmning og hver lejlighed har egen varmtvandsbeholder. El afregnes efter måler og vand ligeledes efter måler. På baggrund af sidste års olieforbrug vurderes forbrugsafgifterne at være: Vand: El: Olie: I alt : 1.500,- kr 2.000,- kr 3.500,- kr 7.000,- kr årligt for en gennemsnitslejlighed med gennemsnitsforbrug. Oprindeligt var der i Homes salgsopstillinger regnet med forbrugsafgifter på 9.000,- kr årligt. 7. Valg af formand for bestyrelsen i lige år. Karsten tilkendegav klart et ønske om at en i forsamlingen blev valgt som formand og at han ville deltage som bestyrelsesmedlem. Der var ikke umiddelbart nogen der var villige til opstilling i år, men flere gav tilsagn om aktiv deltagelse i bestyrelsesarbejdet. Karsten blev opfordret til at lade sig vælge for 2007 for at sikre kontinuiteten i arbejdet og i 2008 kan generalforsamlingen derefter tage stilling til hvem der skal overtage formandshvervet. Karsten blev valgt for et år. 8. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen. Flg. Blev valgt for et år: Poul Hansen fra lejlighed 16 og Stig Carlsen fra lejlighed 13. Flg. Blev valgt for 2 år: Karsten Christensen fra Lejlighed 11 og Claus Flach fra lejlighed Valg af suppleanter til bestyrelsen. Jørn Bøgelund fra lejlighed nr 10 samt Arne Hansen fra lejlighed 1 blev valgt 10. Valg af revisor. Karsten foreslog Keld Danielsen fra Deloitte, hvilket blev vedtaget. 11. Eventuelt. Under eventuelt gennemgik Henrik hotellets fremtidige rygepolitik - fra 2008 bliver hotellet røgfrit og indtil da opfordres gæsterne til at vise meget hensyn og ikke mindst informeres gæsterne ved ankomst når de får tildelt lejligheder der er røgfrie.

5 Alle nye lejligheder markeres som røgfrie. Henrik fremsender forslag til bestyrelsen om ændring af TV kanalerne. Ved evt. gensalg af lejligheder blev det aftalt at skiltning kun findes i receptionen og ikke feks på altaner i vinduer m.v. Henrik gennemgik den meget omfattende markedsføringsplan for ca ,- kr - udover egne annoncer i aviser bliver der også annonceret via google. For at styrke salget er der i 2007 truffet aftale med yderligere 3 udlejningsbureauer og der er åbnet for ejerbooking jf. formidlingsaftalen. Dirigenten afsluttede generalforsamlingen og takkede for det gode engagement samt den positive indstilling. Efter generalforsamlingen blev nybyggeriet vist frem og Bent Christensen fra Home vil efterfølgende tage kontakt til alle nuværende ejere med fordelagtigt tilbud inden de nye lejligheder sættes officielt til salg ved åbent hus arrangement den maj Allinge den 22. april Karsten Christensen