Holbæk Ældreboligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 19. september 2012 kl. 10.00 På Ældrecentret Rosenvænget i Mørkøv

Holbæk Ældreboligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 19. september 2012 kl. 10.00 På Ældrecentret Rosenvænget i Mørkøv Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Holbæk Ældreboligselskab... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Bestyrelsesforhold... 3 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 3 3.5 Bestyrelseshonorar... 3 3.6 Fremtidig mailpolitik mellem Domea og Holbæk Ældreboligselskab... 4 3.7 Kursus for alle demokrater i brug af de lokale hjemmesider... 5 3.8 Valg af webredaktør... 5 3.9 Bestyrelsens forretningsorden... 6 3.10 Repræsentantskabets forretningsorden... 6... 6 3.11 Digitale syn... 6 3.12 Personaleforhold generel orientering... 8 3.13 Personaleforhold - Uddannelsespolitik... 8 3.14 Ny rammeaftale for boligselskabet i samarbejde med Willis... 10 3.15 Lukket punkt... 10 3.16 Lukket punkt... 10 4 Markedsføring og synlighed... 10 4.1 Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne... 10 4.2 Professionelle fotos af fællesarealer og bygninger... 11 5 Nybyggeri... 11 5.1 Renovering / byggesag i Jyderup... 11 5.2 Bjergmarkskollegiet i Holbæk... 12 6 Boligselskabets afdelinger... 12 6.1 Oplæg af overdragelse af afdeling Kalundborgvej... 12 6.2 Orientering om erstatnings sag Daniel Drifte Müeller... 13 6.3 Skimmelsvampe sag på Martin Lønnesvej 66... 13 6.4 Orientering om driftsforhold... 13 7 Mødeplanlægning... 14 8 Eventuelt... 15 Deltagere fra bestyrelsen: Mogens Justesen, formand Narda Pedersen, næstformand Birgit Nielsen Egon Peter Thomsen Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Pia Bakkestrøm, Domea Finn Spilski, Ejendomsfunktionen Mørkøv Jesper Nordlund, Ejendomsfunktionen Jyderup Domea Boligcenter Frederikssund, den 31. oktober 2012 Side 1 af 15

1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 2 Godkendelse af referat Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet uden bemærkninger. 3 Holbæk Ældreboligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Formanden orienterede om den kommende landskonference i Domea samt det kommende regionsmøde. Formanden orienterede endvidere om den ændrede struktur i Domea, som gør at Holbæk Ældreboligselskab betjenes fra Boligcenter Frederikssund af driftsansvarlig Pia Bakkestrøm og regionschef Bent Gordon Johansen. Der var ikke bemærkninger fra bestyrelsen hertil. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Egon Peter Thomsen orienterede om det store arbejde med udbygningen af en fremtidig strategiplan kaldet Domea 2015 i Domea samt om den forestående godkendelsesproces, som løber frem til årsskiftet og ind i det nye år, hvorefter den nye strategiplan vil blive præsenteret for de til Domea tilknyttede organisationer. Bestyrelsen tog dette til orientering uden bemærkninger. Side 2 af 15

3.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har i dag følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Mogens Justesen Formand 2012 Narda Pedersen Næstformand 2013 Birgit Nielsen Medlem 2012 Egon Peter Thomsen Medlem Domea Med Domea som forretningsfører. Afgangsordenen indebærer, at formandsposten er på valg som separat dagsordenspunkt på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Afgangsorden indebærer derudover, at Birgit Nielsen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen bekræfter bestyrelsens sammensætning. Bestyrelsen bekræftede den i dagsordenen forelagte sammensætning af bestyrelsen og havde ikke bemærkninger hertil. 3.4 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Der var ikke rettelser til de registreringer der var på de enkelte bestyrelsesmedlemmer. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 72,88 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 43,77 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Side 3 af 15

Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen sker i henhold til indstillingen. Bestyrelsen godkendte, at honoraret fastsættes til det lovpligtige maksimumsniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen sker i henhold til indstillingen. 3.6 Fremtidig mailpolitik mellem Domea og Holbæk Ældreboligselskab Organisationsbestyrelsen er i samarbejde med Domea ansvarlig for at indkalde repræsentantskabet til ordinære og evt. ekstraordinære møder. Som bilag til såvel organisationsbestyrelsesmøder som repræsentantskabsmødet udsendes som regel et ganske omfattende regnskabsmateriale. Det er Domeas opfattelse, at dette bilagsmateriale meget sjældent bliver læst, men at det derimod ofte er en kilde til irritation hos modtageren. Regnskabernes hovedtal er beskrevet og kommenteret i den skriftlige årsberetning, og det er derfor Domeas anbefaling, at der ved fremtidig indkaldelse af ordinært repræsentantskabsmøde kun udsendes følgende bilag som standard: Bestyrelsens skriftlige årsberetning Revisionsberetning Boligorganisationens budget Regnskab for boligorganisation og -afdelinger gøres i stedet tilgængelige via boligselskabets hjemmeside og kan i øvrigt rekvireres ved henvendelse til Domeas lokale boligcenter. Boligafdelingernes regnskaber gøres dog kun tilgængelige, hvis repræsentantskabet ikke har bemyndiget organisationsbestyrelsen til at foretage den endelige godkendelse af disse. Den foreslåede ændring er i fuld overensstemmelse med boligselskabets vedtægter og gældende lovgivning og ændringen vil både kunne bidrage til en lettere administration, lavere omkostninger til tryk og forsendelse samt en reduceret miljøbelastning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den ændrede fremgangsmåde ved fremsendelse af bilagsmaterialer til repræsentantskabet. Den fremtidige mailpolitik blev godkendt med den bemærkning, at såfremt der var bestyrelsesmedlemmer, der ikke havde adgang til mails, skulle materialet sendes i papirform og pr. separat post til pågældende bestyrelsesmedlemmer. Egon Peter Thomsen udbad sig materialet sendt i papirform. Side 4 af 15

3.7 Kursus for alle demokrater i brug af de lokale hjemmesider Region Nordsjælland (Vest) har med stor succes afholdt flere kurser for demokraterne i forbindelse med de nye hjemmesider. Især kurset Det digitale bestyrelsesrum har været til stor hjælp for demokraterne, hvor de lærte at anvende deres lokale hjemmesider som et aktivt redskab i bestyrelsesarbejdet. Der vedlægges 1 sides kursusmateriale. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at Boligcenter Frederikssund arrangerer et kursus for alle demokrater i Holbæk Ældreboligselskab inden december 2012 i boligselskabets nærområde. Bestyrelsen godkendte, at der forsøges indkaldt til et kursus om de lokale hjemmesider men var dog en kende forbeholden over for det, idet det ikke var oplagt for ældreboligselskabet at kaste sig ud i dette. Men bestyrelsen besluttede at godkende dette. 3.8 Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligselskabets hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til den koordinerende sekretær på boligcentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden liv og personlighed. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Der kunne på nuværende ikke udpeges en webredaktør, idet Holbæk Ældreboligselskabet ikke har samme behov for at profilere sig via hjemmesider som andre boligselskaber. Side 5 af 15

3.9 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Forretningsordenen blev godkendt og underskrevet af bestyrelsesmedlemmerne. 3.10 Repræsentantskabets forretningsorden I henhold til vedtægterne godkender bestyrelsen forretningsordenen for repræsentantskabet, inden det forelægges repræsentantskabet til godkendelse og underskrift. Senest godkendte forretningsorden for repræsentantskabet vedlægges som bilag og anbefales godkendt som ny forretningsorden for repræsentantskabet. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes af bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte forretningsordenen. 3.11 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Side 6 af 15

Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en serviceaftale for support og hardware på kr. 115,- pr. måned og programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Udbudsrunder For at opnå optimale priser er det aftalt med Årstidernes Arkitekter, at udbudsrunder gennemføres for ca. 400 til 800 enheder pr. udbudsrunde. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Side 7 af 15

Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling Bestyrelsen godkendte en fuld digitalisering af boligselskabet. Dog således at forstå, at der skulle udarbejdes en plan for digitaliseringens indførelse samt en hensyntagen til arbejdets tilrettelæggelse i forbindelse med flyttesyn. Den principielle godkendelse gælder for så vidt det handler om nybyggeri, og når den endelige plan for digitalisering af den eksisterende afdeling er aftalt på plads. Bestyrelsen var enig om, at det var den store model til kr. 1.189 inkl. moms for boligenheden, der var attraktiv og skulle iværksættes. 3.12 Personaleforhold generel orientering Bent Gordon Johansen vil orientere om personaleforholdene. Bent Gordon Johansen orienterede om samarbejdet mellem Boligcenter Frederikssund ved Pia Bakkestrøm og ejendomsmestrene i Holbæk Ældreboligselskab. Arbejdet var igangsat med udgangspunkt i skabelsen af et årshjul, hvor årets gang og årets arbejdsopgaver er planlagt. Der var tilfredshed fra alle sider med samarbejdet. 3.13 Personaleforhold - Uddannelsespolitik Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i boligselskabet. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af boligselskabet - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets bestyrelse sende et tydeligt signal om, at vi prioriterer kom- Side 8 af 15

petenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i boligselskabet får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr. 4.000 årligt pr. valgt bestyrelsesmedlem i afdelings- og organisationsbestyrelse dog en maks. samlet ramme på kr. 35.000 pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra arbejdskapital/dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: - der afsættes kr. 5.000 pr. medarbejder pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra arbejdskapital/dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. Bestyrelsen godkendte uddannelsespolitikken, som herefter iværksættes af Domea. Side 9 af 15

3.14 Ny rammeaftale for boligselskabet i samarbejde med Willis Boligcenter Frederikssund har den 28. august 2012 sendt brev ud til alle medlemmer af organisationsbestyrelsen med anbefalinger vedrørende dækning og selvrisiko. Hvis bestyrelsen ønsker at følge anbefalingen, så skal der ikke foretages noget. Domea vil så acceptere tilbuddet på selskabets vegne, så den nye forsikring kan træde i kraft pr. 1. oktober 2012. Hvis bestyrelsen ikke ønsker at følge anbefalingen, så beder Domea bestyrelsen om at udfylde svarskemaet i Willis skrivelse og returnere det til boligcenteret snarest muligt og senest, så boligcentret har det i hænde den 12. september. Det indstilles, at bestyrelsen følger Domeas anbefaling og tiltræder rammeaftalen. Bestyrelsen valgte at følge Domeas anbefaling og tiltræde rammeaftalen fuldt ud. 3.15 Lukket punkt 3.16 Lukket punkt 4 Markedsføring og synlighed 4.1 Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne Synlighed i lokalmiljøet i form af tydelig skiltning er første skridt til at øge kendskabet til boligafdelingerne og en forudsætning for at boligsøgende let kan finde frem til ledige boliger. En tydelig og flot skiltning kan også medvirke til, at styrke beboeres tilhørsforhold til afdelingen og dermed styrker afdelingens identitet og kultur. Domea har gennemført et udbud blandt en række mulige leverandører af skilte og har fået gode rabatter på skilte og har samtidig investeret i et skiltedesign, som tilbydes Domeas kunder. Herved spares Domeas kunder for en del udgifter og tilbydes samtidig en brev vifte af gode og billige skilte til indgangene til boligafdelingerne. Behovet for skiltning kan variere fra afdeling til afdeling, og det anbefales derfor, at der indledningsvis laves en analyse af behovet. Der er indgået aftale med skiltefirmaet om skilteanalyser, som munder ud i et tilbud, der gør det muligt for boligafdelingen at lægge en plan for opsætning af de nødvendige skilte. Priser for skilteanalyser og skilte fremgår af vedlagte bilag (2012-priser). Det er Domeas anbefaling, at udgifter til anskaffelse og opsætning af skilte i afdelingerne dækkes af boligselskabet dispositionsfond eller arbejdskapital i den ud- Side 10 af 15

strækning det kan lade sig gøre. Den konkrete opsætning/placering i afdelingerne kan naturligvis kun sker efter forudgående aftale med afdelingsbestyrelserne og/eller ejendomsfunktionen. Udgifter til efterfølgende vedligeholdelse og udskiftning af skilte bør afholdes af afdelingerne selv. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om gennemførelse af skilteanalyse med efterfølgende indkøb og opsætning af skilte i afdelingerne betalt af boligorganisationen. Bestyrelsen besluttede, at der er udmærket skiltning i boligselskabet, og at der derfor ikke skal foretages yderligere. 4.2 Professionelle fotos af fællesarealer og bygninger Gode fotos af afdelingerne har stor betydning for at kunne håndtere eller forhindre udlejningsproblemer. Derfor har Boligcenter Frederikssund bestilt en fotograf til at tage fotos af alle afdelinger for de selskaber, der administreres af Boligcenter Frederikssund. Dette vil Boligcenter Frederikssund også tilbyde Holbæk Ældreboligselskab. Gode billeder af afdelingerne kan bruges på afdelingernes hjemmesider, til præsentationsbrochurer og til annoncer, med henblik på en effektiv, professionel annoncering med et stærkt blikfang. Udendørsbillederne af afdelingerne er normalt første skridt i en annoncering til annoncer for hele afdelingen med henblik på at styrke ventelisten. Fotos af afdelingerne kan supplere fotos af de enkelte boliger i boligannoncer, så der ikke skal betales for udendørsbilleder, hver gang en bolig skal annonceres. Det er Domeas anbefaling, at udgifter til fotos af afdelingernes fællesarealer og bygninger dækkes af boligselskabet dispositionsfond eller arbejdskapital i den udstrækning det kan lade sig gøre. Udgifter til efterfølgende opdatering af fotos bør afholdes af afdelingerne selv. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om bestilling af professionelle fotos af afdelingernes fællesarealer og bygninger betalt af boligorganisationen. Bestyrelsen finder ikke, at der på nuværende tidspunkt er behov for en professionel fotografering af afdelingen. Begrundelsen er, at det udelukkende er et ældreboligselskab, som kommunen skal anvise beboere til, og at der derfor ikke er brug for en egentlig markedsføring. 5 Nybyggeri 5.1 Renovering / byggesag i Jyderup På møde i bestyrelsen den 12. december 2011 orienterede daværende regionschef Carsten Vammen om stade for renoveringen / Byggeriet. Bestyrelsen blev endvide- Side 11 af 15

re orienteret om, at kommunen gerne vil deltage i byggeudvalgsmøder, workshops mm.. Arkitekten i sagen, Erik Weitemeyer afholdt i juli måned 2012 møde med regionschef Bent Gordon Johansen og Pia Bakkestrøm fra Boligcenter Frederikssund. På mødet enedes man om at afholde uformelt orienteringsmøde tirsdag den 7. august med byggeudvalget på Elmelunden forud for borgermødet om lokalplanen. På mødet gennemgik man skitser og havde en dialog om lokalplanfasen frem til nu. Mødet blev afsluttet med enighed om at Christina Bech Hansen skulle sammensætte de grupper hos Kommune som boligselskabet og arkitekten skulle drøfte nærindretninger med således at man snarest muligt kunne styre mod et egentligt dispositionsforslag som grundlag for skema A. Arkitekten orienterede endvidere om, at han den 16. august havde deltaget i borgermøde om lokalplanen, som ser ud til at forløbe planmæssigt. Der vil blive orienteret yderligere i sagen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med bemærkning om, at Egon Peter Thomsen gerne vil have tilsendt projektmateriale. 5.2 Bjergmarkskollegiet i Holbæk Holbæk Ældreboligselskab har i forlængelse af tidligere beslutninger overtaget Bjergmarkskollegiet på tvangsauktion. Kollegiet består af i alt 140 boliger, hvoraf ca. 40 er beboede. Der arbejdes med en løbende opsigelse af de nuværende beboere samt en generel varsling af opsigelse. Bygningerne skal nedrives og efterfølgende skal der opføres plejeboliger i henhold til Holbæk Kommunes plan på udbygning på ændreområdet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Boligselskabets afdelinger 6.1 Oplæg af overdragelse af afdeling Kalundborgvej Der vedlægges 1 sides oplæg vedrørende procedure ved overdragelsen. Den eventuelle overdragelse skal ske via afstemning og vedtagelse i afdelingsmøder i de berørte afdelinger i Holbæk Ældreboligselskab samt afdeling Kalundborgvej og endelig godkendelse i organisationsbestyrelsen i Boligselskabet Alliken. På møde i bestyrelsen den 30. maj 2012 orienterede daværende regionschef Carsten Vammen om følgende: Side 12 af 15

Der er indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde omkring beslutningen om sammenlægningen af afdeling 10201 og 7014 Dette er tidligere godkendt af organisationsbestyrelsen på mødet den 12. december 2011. Bent Gordon Johansen vil orientere yderligere i sagens stade. Bestyrelsen bekræftede sin godkendelse af at modtage en boligafdeling fra Boligselskabet Alliken i Kalundborg, og Bent Gordon Johansen skulle sørge for, at procedurerne blev fulgt. 6.2 Orientering om erstatnings sag Daniel Drifte Müeller På møde i bestyrelsen den 30. maj 2012 orienterede daværende regionschef Carsten Vammen om erstatningssagen, som havde været behandlet i fogedretten. Der ønskes en drøftelse af sagens stade. Sagen er fra et gammelt mødereferat, og alle mødedeltagere kunne bekræfte, at sagen er lukket og afsluttet og derfor ikke optræder mere. 6.3 Skimmelsvampe sag på Martin Lønnesvej 66 På møde i bestyrelsen den 12. december 2011 orienterede formanden for selskabet om skimmelsvampe sagen på Martin Lønnesvej 66. Der har i 2007/08 været brugt en del penge på denne bolig. Der skulle opstartes en skimmelsvamp sag. Daværende regionschef Carsten Vammen skulle undersøge proceduren. Der ønskes en drøftelse af sagens stade. Ejendomsmester Finn Spilski bekræftede, at sagen er lukket og at skimmelsvampen er bekæmpet. Der foretages ikke yderligere i denne sag. 6.4 Orientering om driftsforhold Indstilling EM Rosenvænget: Bestyrelsescitat: På møde i bestyrelsen den 30. maj 2012 blev der orienteret om følgende: Der er ikke medtaget D/V plan for udgifter til Martin Lønnes Vej i det forelagte budget. Dette beløber sig til ca. 400.000 kr. Dertil kommer udgifter til vandbeholder. Der har været nogle uheldige episoder med nogle af beboerne i denne bebyggelse. Der er skrevet til Holbæk kommune omkring disse beboere. Der er flyttet flere beboere ind. Side 13 af 15

Der har senest dagen før dette møde været problemer med nabostridigheder. Der er opstået et problem med vaskeriet, idet at der er sket en forøgelse af husstanden i en af lejlighederne. Det blev besluttet, at der skal undersøges, om det er muligt at sælge, nedrive eller renovere boliger i Skamstrup, Stigs Bjergby og Martin Lønnes Vej. Herunder skal det også undersøges, om der er et udlejningsbehov efterfølgende. I afd. 02 er der installeret et handicaptoilet. Ejendomsmesteren i Rosenvænget foreslår at afdelingsbestyrelsen kigger på ændring af opsætning af tapet i 2v lejligheder fra almelig tapet til savsmuldstapet og herefter males. Narda bringer det op på næste afdelingsmøde. Der vil blive orienteret yderligere i sagen. Indstilling EM i Jyderup: Bestyrelsescitat: På bestyrelsesmøde den 30. maj 2012 blev der orienteret om følgende: Jesper Nordlund oplyste, at man har modtaget en blank brandsynsrapport. Det var man meget tilfreds med i bestyrelsen. Derudover var der ingen informationer fra driften. Carsten Vammen informerede om de tiltag der er på kontoret omkring personale situationen, og de ledelsesmæssige tiltag, som der i den forbindelse er foretaget. Sagens stade vil blive drøftet på mødet. Alle forhold kunne bekræftes, og med hensyn til om der ved istandsættelse af lejligheder skulle udføres med almindeligt tapet eller savsmuld tapet var der enighed om at træffe beslutning om, at der i fremtiden bruges savsmulds tapet. Med hensyn til ejendomskontoret i Jyderup henvises der til tidligere punkt om personaleforhold. 7 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2012. 05-12-2012 Bestyrelsesmøde kl. 10.00 i Jyderup Der var ingen bemærkninger, og møderne blev bekræftet. Side 14 af 15

8 Eventuelt Der var ingen bemærkninger under eventuelt. Mødet blev afsluttet med dejlig frokost, arrangeret af ejendomsmester Find Spilski. Mange tak for det. Referat godkendt på bestyrelsesmøde den Mogens Justesen Side 15 af 15