Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 17.45 Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen, Per Bro og Marianne Ahrens Afbud: Jeanette G. Nielsen, gæst: Tina Sørensen L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller Kommende arrangementer: 28. august advisory Board møde 31. august temamøde om afstemning på repræsentantskabsmødet 7. september Kredsvalg møde 2. kreds. 18. september FU møde siden sidst 1. Besøg Tine M. Sørensen er inviteret som gæst til mødet, idet Mia stopper som SB medlem i dag. Tine havde meldt afbud. Er der ændringer til vedlagte adresseliste bedes disse mailet bj@bosj.dk bilag 1A Der ændres jf. notater på print af adresseliste. Der rettes i kolonnen INDVALGT, således at det er datoen fra til 1. gang medlemmet blev indvalgt. Anciennitet fra selskaber der har indgået fusionen til Boligselskabet Sjælland medtages. 2. pfølgning fra sidste møde Intet nyt. drøftelse og beslutning 3. E-mailadresser (BJ) På selskabets hjemmeside er jeres billeder og udvalgsposter. Der har fra flere sider været ønske om, at jeres e-mail adresse og evt. telefon nr. også vises. Hvad ønsker I? Alle medlemmer der ønsker det, har mulighed for at få en BSJ-mail. Bestilt til: Anna, Amalie, Peter, Henrik, Knud, Jens og Robert. Mailadresser lægges på hjemmesiden. Ingen mobilnumre oplyses for SB medlemmer på hjemmesiden. Vær opmærksom på, at bestyrelsesmedlemmer ikke sagsbehandler. 1
Vedtægtsændringer (BJ) For at imødekomme mulighederne for afholdelse af digitale afdelingsmøder samt elektronisk fremsendelse af materiale, vedlægges som bilag 3A forslag til tilføjelser til vedtægterne. Tilføjelserne er markeret med grøn. Der er tale om offentlige ændringer i normalvedtægterne. Det indstilles samtidig, at punktet behandles på førstkommende repræsentantskabsmøde enten på det ordinære møde i maj 2018 eller før. Enstemmigt godkendt i SB. Punktet medtages på rep.mødet i maj 2018 eller på først kommende ekstraordinære. Vi drøfter det såfremt det er aktuelt 4. Indkøbspolitik (KAM) Ny politik bilag 4A. Eksisterende politik bilag 4A -1 Ny politik er enstemmigt vedtaget. Etiske regler for leverandører (KAM) Nye regler bilag 4B. Eksisterende regler bilag 4B - 1 Nye etiske regler er enstemmigt vedtaget. Glasforsikring (KAM) Indstilling bilag 4C. versigt over afdelingernes glasdækning p.t. bilag 4C - 1 Enstemmigt vedtaget Ansøgning om tilskud afd. 01-320 Benediktegården, Ringsted (NDB) - bilag 4D Forudsætning for tilskud er, at alle mulige driftsbesparelse er gennemført. Bestyrelsen har fokus på, at puljen er ikke uendelig Det skal vurderes, hvordan vi sikrer, at vi ikke løber tør. Chris Warby inhabil og forlod mødet Tilskud fra dispositionsfonden er bevilliget enstemmigt 2
Ansøgning om tilskud afd. 01-202 Frederiksberg Huse, Roskilde (DIF) - bilag 4E Forudsætning for tilskud er, at alle mulige driftsbesparelser er gennemført Tilskud fra dispositionsfonden bevilliget enstemmigt Indstilling om hårde hvidevarer i nybyggeri (TN) - bilag 4F Bemærkninger fra drøftelsen: Øget selvfinansiering, bekymringer for svage borgere, bekymring om en fjernelse fra den almene tanke, plads til alle. Frihed til at købe selv, mulighed for at vælge eget køb eller incl. i lejen?, køb via fælles udbud? Indstilling ikke vedtaget. Der var 5 stemmer for og 9 stemmer imod. Vi beholder hårde hvidevarer er incl. i lejen i forbindelse med nybyggeri. pfordring: Lad det skinne igennem i den politiske debat, at vores boliger er incl. hvidevarer. L Indstilling om prioritering af digital beboerbetjening (MLY) - bilag 4G Digitalisering af selskabets boliger (PEB) - bilag 4H Bemærkninger fra drøftelsen: En lettelse af projektledelse i Byggeri, tegninger og materiale søges let ud, fremtidssikring af boligmassen. Målet er en 3D tegning formentlig uden mulighed for at dreje. Men mulighed for at indsætte møbler m.m. Kvalitetspotentialet er vigtigere end besparelser. For nye afdelinger er der krav om digitaliseret boliger. Bemærk at når vi drøfter de mange afdelinger med behov for støtte er denne bevilling med til at reducere den mulighed. BoliGrøn og Hvalsø skal selvstændigt beslutte og finansiere digitalisering af boliger. Indstilling enstemmigt vedtaget. Ikke så meget grundet besparelserne, som for kvalitet og service. Finansieringen er tilskud fra dispositionsfonden. 3
Udskiftning af gaskedler afd. 01-318 Søparken, Glumsø (UEK) bilag 4I I Søparken vurderes en udskiftning af samtlige 68 gaskedler at koste omkring 3.000.000-3.500.000 kr. og den årlige besparelse (de første 5 år) vil være omkring 250.000 kr. (energi + service). Ud over ovenstående besparelse, må det forventes at de årlige udgifter til uforudsete udgifter ifm. nedbrud og reparationer reduceres betydeligt (denne besparelse er dog ikke medregnet). Den samlede tilbagebetalingstid vil derfor være omkring 12-14 år. Projektet ønskes finansieret med Energipuljen, og lånet afvikles over 5 år. En betingelse for finansiering med midler fra Energipuljen er, at mulighed for afdelingssammenlægning har været undersøgt og hvis muligt besluttes. Indstilling enstemmigt vedtaget. L phør af klimapartnerskab med DNG Energy (UEK) bilag 4J INDSKUDT PUNKT PÅ fremlagt på mødet: Annette Sørensen er blevet opfordret til at stille op som næstformand i BL s kreds 2. Den nye formand fra BDK har bedt Annette stille op. Hvis vi ikke stiller op, risikerer vi, at vi pladsen går til Helsingør, DAB Vi har her en mulighed for indflydelse. Annette beder om bestyrelsens stillingtagen til deltagelse og opbakning til denne post. BSJ fortsætter vores linje uanset Annettes evt. nye rolle som næstformand. Hvis SB skal deltage i div. Seminarer, skal der lægges et budget, som skal godkendes. Der skal stemmes d. 7. september kl 19.00 Tivoli Hotel. BJ uddelte stemmesedler til alle Der var klarhed om, at Annettes evt. valg ikke medfører en forventning om deltagelse på kredskurser m.v. godkendelse 5. Halvårsrapport 2017 og ledelsesrapport for Boligselskabet Sjælland (LBT) - bilag 5A L Forretningsgang ved sygdom m.v. (BJ) - bilag 5B Endelig finansiering. Helhedsplan afdeling 01-412, Holbæk (NDB) bilag 5C Robert Gerken inhabil og forlod mødet Bemærkninger fra drøftelsen: Det årlige tilskud til afdelingen gives indtil lånet er indfriet 4
Råderetskatalog Bernadotteparken, Roskilde (JLY) Indstilling bilag 5D / råderetskatalog bilag 5E Råderetskatalog Vestergade 4-32 og Vestergade 7-25 Tølløse (JLY) Indstilling bilag 5F / råderetskatalog Vestergade 4-32 bilag 5G / råderetskatalog Vestergade 7-25 bilag 5H Godkendt enstemmigt Godkendelse af afdelingssammenlægninger (JMU) bilag 5I Slagteriskolen og Ny Østergade, Roskilde (BJ) På SB mødet 2. maj 2017 blev det vedtaget at de to afdelinger skulle slås sammen. Grundet forskellige ejerforeninger kan det være vanskeligt at håndtere, hvorfor det indstilles, at direktionen får bemyndigelse til at lade det være to afdelinger, såfremt det administrativt er lettest. Ekstraopkrævning i afd. Gulspurven (LBT) bilag 5J 6. L Regulering løn (MLY) Styringsdialog (BJ) bilag 6B orientering 7. pgørelse over dispositionsfonden 1/8 (LBT) bilag 7A: Ingen kommentarer Kommende afdelingsmøder vedrørende afdelingssammenlægninger (JMU) bilag 7B 5
8. rientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer Postkort om indboforsikring var oprindeligt besluttet omdelt i forbindelse med budgetmøderne. For at opnå størst mulig effekt, uddeles disse fremadrettet i forbindelse med indflytning, hvor en dialog vil være naturlig, og hvor vi i forvejen møder beboerne. På denne måde påfører aktiviteten ikke udgifter for afdelingerne. Rammeudbud om vores standardbyggeri er vundet af Adserballe og Knudsen, Vilhelm Lauritzen arkitekter og Holmsgård rådgivende ingeniører samt Tingbrandt landskab. Vi har vægtet kvalitet. Punkt fremlagt af BJ på mødet uden for dagsorden: Afdelingen 01-219 Byhusene: Kan vi vælge en mentor fra SB, som kan hjælpe med at skabe en mere positiv stemning i afdelingsbestyrelsen. Bodil Nielsen er valgt. Kursus 7. oktober 2017, Kickstart for nye medlemmer af afdelingsbestyrelserne. Kursus 7. november 2017, Ny i repræsentantskabet. Det er fortsat Jan René, der deltager som oplægsholder. Ved Almene Boligdage i Århus 17. / 18. november 2017 deltager selskabet i konkurrencen om drift med maskinfællesskabet. Effektivitetskrav renovation: Selskabets variable udgift til renovation i fx Roskilde Kommune er umiddelbart husholdningsaffald. Det beløber sig i 2016 til ca. 5 mio. kr. Den variable udgift er - grundlæggende - et udtryk for fordelingen mellem restaffald og bioaffald (da prisen for øvrige fraktioner pt. ikke er volumenafhængig). Restaffald er dyrt, bioaffald er billig. Hvis vi antager, at beboerne sorterer deres affald perfekt (ud fra de ideelle senarier som Roskilde Kommune har opstillet), så er der et teoretisk besparelsespotentiale på ca. 25 % på den variable udgift. Imidlertid forventer ingen at opnå en perfekt sortering i den nye affaldsordnings første hele år (2019). Derfor vurderes det, at det er realistisk at forvente en besparelse på ca. 1/3 af de 25% - altså ca. 8,33 %. Eller fra og med 2019 kan spare omkring kr. 400.000 på dagsrenovation pr. år. Det skal dog bemærkes, at vi grundlæggende selv bestemmer, hvor meget vi sparer, da vi selv kan diktere beholderforholdet mellem rest- og biofraktionerne. En uhensigtsmæssig fordeling, vil resultere i øgede driftsomkostninger samt evt. strafafgift i forbindelse med dårlig sortering. 6
Det anbefales, at vi i første omgang ikke er alt for optimistiske ift. justering af ovenstående beholderforhold. Derimod ses et stort (ubelyst) potentiale i at optimere håndteringen af storskrald i vores miljøgårde (særligt i Roskilde Kommune). Både ift. refusionsordning, men også mht. de aftaler vi har med vognmændene. Indsatsen på renovation koncentreres derfor på udbud af vognmandsaftale. Kommentarer: Hvordan gør man det let at affaldssortere i eget køkken? Indretning til sortering? Viby har modtaget én spand til grønt affald, der er ikke stort engagement, hvis det bliver besværligt. Hvor placeres kritik? Trappevask: Forsøget i Trekantområdet er som bekendt blevet udvidet til også at omfatte Rørmosen i Roskilde og Karlemoseparken i Køge, da disse afdelinger også ønsker det. I forbindelse med vurderingen af projektet i Trekanten har vi primært været i dialog med de store afdelinger, hvilket har betydet, at nogle afdelinger ikke har været med i opstarten. Dette er oplyst til SB. Efterfølgende har vi været i dialog med samtlige afdelinger i området. Uddybning BJ: Vi regner på de overenskomstmæssige vilkår. Ansat under 3F vilkår giver højere løn. Vi laver derfor kun forsøget i de afdelinger, hvor det kan betale sig eller AB ønsker det. Rammeudbud for totalrådgivning er nu gennemført, følgende 6 teams vandt: 1: Tyrens, Holscher Nordberg, NRD Arkitekter, MASU planning 2: Rambøll A/S 3: Kant Arkitekter, Dominia, BGL Aps 4: JJW Arkitekter A/S, Moe A/S 5: Vandkunsten, Erik Pedersen 6: LINK Arkitektur, luf Jørgensen Tildeling af opgaver under rammeaftalen vil ske efter konkurrence i form af miniudbud mellem de 6 teams. Tidsfristen for et miniudbud vil være ca. 3 uger. Der konkurreres på bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende underkriterier Pris (30%-40%) Kvalitet (60%-70%) 9. L Indstillinger byggeri. 7
10. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmøde: 8