Referat for møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset Mødedato: 8. december 2016, kl. 10.00 til 13.00 (Der er bestilt smørrebrød til kl. 12) Mødested: Møderum 2 Mødelokale 2 er reserveret fra kl. 9-10 til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Morten Møller (formand), Ole Stounbjerg, Britta Kempel, Anette Marqvardsen Medarbejderrepræsentanter: Rikke Liboriussen (HK), Laila Dueholm (HK), Margit Pedersen (HK), Kjeld Pedersen (DSF), Jette Harlund (AC) Arbejdsmiljørepræsentanter: Allan Glintborg Rasmussen, Henrik Ernstsen Referent: Maria Christensen Afbud: Referat: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 3. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet På Rådhuset venter vi besøg fra arbejdstilsynet. Besøget har været berammet til starten af oktober, vi har dog ikke hørt fra tilsynet endnu. På mødet blev der spurgt ind til, hvad tilsynet kunne finde på at spørge om. Det kan blandt andet være til APV en, vores handlingsplaner, og om vi kender proceduren for disse. Mange afdelinger er næsten i mål med handlingsplanerne, og nogle afdelinger mangler lidt. Afdelingslederne bedes tage kontakt til Ulla Salling i HR for at få adgang til deres handlingsplan. I forbindelse med tilsynet skal vi være skarpe på, hvordan vi har arbejdet med arbejdspres og stress samt sygefravær. Arbejdsmiljøgruppen er færdig med 2 års hjulet og har været hele vejen rundt på Rådhuset og i VitaPark. For en god ordens skyld nævnes det, at Allan Glintborg Rasmussen og Henrik Ernstsen er arbejdsmiljørepræsentanter for Rådhuset. 4. Kantineordningen til information og drøftelse Udmeldelses-perioden Dokumentnr.: 727-2016-96320 side 1
Man er bundet i kantineordningen 3 måneder efter man har meldt sig ud. Det finder nogle medarbejdere er urimelig lang tid. Hvis man kunne tænke sig at prøve kantineordningen (potentielt nye kunder), så er man ved tilmelding straks bundet i 3 måneder. Kunne det tiltrække flere kunder i kantinen, hvis man ikke blev bundet så lang tid? Nye kunder havde måske lyst at prøve, om ordningen passer dem i udvalg og smag, hvis de ved, de ikke er nødsaget til at vælge for 3 måneder frem. Folk, der måske holder pause, ville lettere melde sig ind igen. Hvad er grunden til den lange udmeldelsesfrist? Kan denne ændres? Kantineudvalg Eksisterer kantineudvalget, som vi tidligere valgte medlemmer til? I hverdagen er det usynligt for brugerne, om udvalget findes/hvem der er i/hvad udvalget lavet/hvad man kan bruge det til. Muligheden for ris/ros/forslag? Flere nævner fx, at de har et ønske om bland-selv-salat, og at dette måske ville få dem til at melde sig i ordningen. Som en del af effektiviserings- og besparelseskataloget, er der planlagt en reducering af kantineordningen. Der vil ske en prisreduktion, idet serveringen vil bestå af kolde anretninger. Ændringerne er planlagt med virkning fra starten af år 2017. Når ændringerne træder i kræft, er der et forslag om, at bindingsperioden nedsættes til 1 måneds opsigelse, og efterfølgende er det planen, at der igen er 3 måneders opsigelse på ordningen. Nye medarbejdere kan, som en prøveperiode, binde sig for en måned til ordningen, og herefter opsige aftalen såfremt man ikke ønsker at være en del af den. Bliver man i ordningen, er der samme opsigelsesvarsel som øvrige OmrådeUdvalget på Rådhuset har et ønske om, at vi kommer ned på en 1 måneds opsigelsesperiode for kantineordningen. Det skal tydeliggøres, hvad det indebærer, når man tilmelder sig ordningen. Det bemærkes, at ordningen er et personligt abonnement, og at der ikke kan videregives til anden side. Der blev stillet forslag om, at prisen for ordningen deles ud på året, således at juli er gratis, og at der betales for 11 måneder. Med hensyn til kantineudvalget mener ledelsessiden, at der er en opgave, som ikke er blevet overleveret. Med den planlagte reducering af kantineordningen finder OmrådeUdvalget det ikke nødvendigt med et kantineudvalg. Eventuelle forslag og ønsker om kantineordningen kan rettes til OmrådeUdvalget for Rådhuset. 5. Indsatsplan ved vold, trusler og anden krænkende adfærd på Odder Rådhus til beslutning Odder Kommune har en beredskabsplan ved uacceptabel adfærd fra borgere på Rådhuset. Beredskabsplanen er bilag til Handleplan vedr. vold, mobning, chikane og stress. Den samlede handleplan er sidst revideret og godkendt af Områdeudvalget i foråret 2013. Dokumentnr.: 727-2016-96320 side 2
Med baggrund i den generelle tendens til stigning i omfanget af vold og trusler mod offentligt ansatte har Ledelse & Udvikling analyseret beredskabsplanen og de heraf følgende procedurer i forbindelse med vold, trusler og anden krænkende adfærd på Odder Rådhus. Analysearbejdet har givet anledning til, at Ledelse og Udvikling i samarbejde med arbejdsmiljøgruppen har udarbejdet en revideret indsatsplan. Med den reviderede indsatsplan er der skabt en større tydelighed i forhold til roller og ansvar før, under og efter en episode, ligesom der er sat yderligere spot på forebyggelse som indsatsområde. Analysen har desuden givet anledning til, at Ledelse & Udvikling i samarbejde med IT har påbegyndt et arbejde i forhold til alarmeringssystemet KMD Secure med henblik på at sikre, at alle relevante medarbejdere er korrekt oprettet samt tilstrækkeligt oplært som brugere af systemet. Bilag: 727-2016-136078, 727-2016-136082 Fra HR deltog konsulent Malene Nørgård Jensen. Hun oplyste, at der var behov for præcisering og lettilgængelighed i forhold til indsatsplanen vedr. vold, trusler og anden krænkende adfærd på Rådhuset. Der skal ikke være nogen tvivl i sådanne situationer, når der er behov for hurtigt at skabe overblik. Beredskabsplanen er lavet i skemaform med tydelighed af, hvem gør hvad, og hvor ansvaret ligger. Mens processen var i gang, blev der også kigget på alarmeringssystemerne, set i forhold til, hvordan nye brugere oprettes samt oplæring mm. Det er vigtigt at sikre, at superbrugerne følger op på, at opsætningen er rigtig med placering af den pågældende medarbejder mv. Vejledningen er sendt ud til lederne med opmærksomhedspunkter til superbrugerne omkring, hvordan opretter vi, og hvordan sikrer vi os, at det virker, når det skal. Fra medarbejdersiden blev det nævnt, at det måske skulle bredes ud, så det er tilgængeligt for alle, da det lige nu eksempelvis ikke muligt for Borgerservice at tilkalde assistance hos Løn og Økonomi, som sidder tættest på. Det er kun Borgerservice og Jobcenteret, der har adgang. Fra ledelsessiden er der en oplevelse af, at der er nok medarbejdere tilknyttet, og at der er en tryghed omkring det, idet det virker som det skal. Hjælpen rykker hurtigt ud, og alle ved hvad der skal ske. Det aftales at der undersøges, hvor mange licenser der bliver brugt, og om det er muligt at oprette de afdelinger, som ikke er en del af systemet. Der vurderes ikke at være behov for at købe nye licenser. Medarbejdersiden havde et forslag til en rettelse i beredskabsplanen i forhold til, om vi kan erstatte offer og i stedet for skive dig selv. Malene nævnte også, at det er lagt ind som opgave i årshjulet, at den alarm, der går ud af huset bliver testet, og det tjekkes, at alt virker som det skal og der er løbende kontrol. Fra medarbejdersiden nævnes det, at der på alarmerne i Borgerservice skal huskes at udløse sikkerhedsknappen. Dette bør skrives ind i skemaet. Der blev på mødet suppleret med, at der evt. kan sættes billeder ind af alarmerne, hvor det vises, hvordan man benytter de forskellige alarmer på rådhuset. Dokumentnr.: 727-2016-96320 side 3
I direktionen har det været vendt, om der skulle være en udrykningsgruppe på rådhuset. Tidligere har der været nogle medarbejdere, som skulle komme, når der var behov for det. Direktionen ønsker ikke at have udrykningsgruppe, og der er ikke nogen faste medarbejdere, som har en særlig rolle. Alle ansatte på rådhuset har en rolle og lederne har et ansvar i akutte situationer. Der blev på mødet talt om kurser og muligheder for at give medarbejderne på rådhuset de nødvendige redskaber til at tackle disse situationer. Kurser med Kurt Mark har før været vendt på møderne, der er ikke planlagt nogle kurser, og om det er Kurt Mark kurser, eller kurser om kommunikation eller konflikthåndtering er endnu ikke præciseret. I HR ligger overvejelserne omkring, hvad der skal sættes i gang i forhold til dette. Fra medarbejdersiden blev det nævnt, at nogle personalegrupper har større behov for sikkerhed end andre. Det blev foreslået at sammenligne, hvad en vagt koster holdt op mod hvad div. kurser koster. Ledelsessiden besvarede med, at det handler om at finde den rette form, der passer til rådhuset. Det er et tilbud til afdelingerne, at Malene kommer ud på personalemøder med MED-status, og giver et oplæg om indsatsplanen og de øvrige beskrevne tiltag Fra medarbejdersiden blev der spurgt ind til, hvorfor der i handleplanen står, at man skal anmelde skaden til eget forsikringsselskab. Udvalget mente, at det var for at sikre, at skaden blev anmeldt. Yderligere blev der spurgt ind til, om der var en afklaring på, om der skal være en sygedag i forbindelse med arbejdsskader. Der skal være 1 sygedag registreret i forbindelse med en arbejdsskade, ellers henlægges sagen. Det blev fra medarbejdersiden foreslået, at vi for at sikre nye medarbejdere bliver sat korrekt op til KMD Secure, at informationen er en del af intromappen, som man modtager ved ansættelsen. Det blev også præciseret, at det er den daglige leder, der har ansvaret for, at medarbejderne er sat korrekt op, og sikre at dette sker. 6. Temaeffektivisering 2: Optimering af administrationen til orientering Odder Kommune skal i de kommende år igennem effektiviseringer og besparelser for at sikre, at kommunens driftsoverskud øges. I den forbindelse er der udvalgt syv temaer, hvor der skal opnås større effektiviseringer på tværs af organisationen. Et af de syv temaer er optimering af administrationen, hvor effektiviserings- og besparelsesrammen udgør i alt 2,45 mio. kr. Herfra fratrækkes løbende investeringer i digitale værktøjer og eventuelle konsulentydelser. Budgetreduktionen skal opnås i perioden frem til 2020. Direktionen har på møde den 15.11.2016 godkendt tids- og handleplan for temaeffektivisering 2. Tids- og handleplanen beskriver, at der indledningsvis skal ske en kortlægning af de administrative opgaver i Odder Kommune samt effektiviserings- og besparelsespotentialet. Dette skal ske ved hjælp af en spørgeskemaundersøgelse blandt alle virksomhedsledere samt en økonomisk analyse. Med udgangspunkt i kortlægningen vil der blive udarbejdet et bruttokatalog med effektiviseringsforslag, som vil danne grundlag for en prioritering af indsatsområder. Efterfølgende skal der udvikles og implementeres nye løsninger. Udgangspunktet er, at metoden kan variere alt efter udfordringen og løsningsforslagets karakter. I denne proces vil der ske inddragelse af ledere, medarbejdere samt andre relevante aktører. Dokumentnr.: 727-2016-96320 side 4
Områdeudvalget skal drøfte eventuelle opmærksomhedspunkter samt komme med input til processen, som den er beskrevet i tids- og handleplanen. Bilag: 727-2016-146166 Malene gennemgik første del af processen i forhold til temaeffektivisering 2 optimering af administrationen. Her blev det nævnt, at beløbet på de 2,45 mio. kr. bliver omkring 2,75 mio. kr., idet der er sat 300.000 kr. af til investeringer i digitale værktøjer og konsulentydelser. Dog blev det påpeget, at udvalget ikke skulle lægge sig fast på, at der skal hentes besparelser på specifikke områder, men bidrage med bud på de samlede besparelser. Medarbejdersiden bad om input til, hvordan vi bliver gode til at kommunikere ud omkring processen til rådhuset. Det blev foreslået, at det vil være en god idé, at beskrive processen og informere om forløbet på personalemøder i afdelingerne, så det herigennem bliver mere vedkommende og forståeligt for den enkelte. Vigtigt at der løbende bliver informeret om fremgangen i processen. Fra ledelsessiden blev det også foreslået, at der kommer et fast punkt på dagsordnen i OmrådeUdvalg for Rådhuset omkring orientering om status på effektivisering og besparelser. Medarbejdersiden spurgte ind til den udmelding, som Henning skulle give i forbindelse med budgetreduceringen. Da det ikke var muligt at samle hele rådhuset i byrådssalen, da lokalet var under ombygning, blev meldingen lagt ud på intranettet. Medarbejdersiden udtrykte, at det havde været rart med en personlig udmelding i forhold til denne besked. Ledelsessiden meddelte, at der i løbet af dagen vil blive sendt invitation ud om nytårsparole, hvor Henning vil holde tale. Det blev foreslået at morgensang kunne være en mulighed for at give orienteringer, hvor Henning i forvejen deltager, når det er muligt. Der var dog enighed i udvalget om, at hvis noget vigtigt skal meldes ud, så er morgensang ikke stedet, det skal foregå. På mødet blev der spurgt ind til, hvad det er, administration dækker over. Her menes de overordnede administrative opgaver samt de helt konkrete opgaver. Styregruppen forsøger at nedkoge dette, og udsender en mere konkret udgave til som også kan blive forelagt udvalget. Fra ledelsessiden blev det påpeget, at det vigtigt vi kigge på, hvorfor vi gør, som vi gør. Er det nødvendigt? Er der et behov? Hvis svaret er nej, har vi mulighed for at lave ændringer og tilpasse opgaverne, som en del af effektiviseringen. Gode ideer sendes til Malene eller Morten, både ift. hvordan vi videreformidler information, men også hvis der er ideer til hvordan vi kan optimerer arbejdsgange, gøre op med internt bureaukrati mv. 7. Status på trivselsmåling til information og drøftelse Afdelingerne giver en tilbagemelding på drøftelserne fra personalemøder med MED-status omkring evaluering af, hvordan handleplanerne fungerer. I år 2017 er der ny trivselsmåling på rådhuset. Det er aftalt, at der gives en midtvejsstatus på, hvordan vi har arbejdet med handleplaner mv. siden sidste trivselsmåling. Dokumentnr.: 727-2016-96320 side 5
Alle afdelinger kommer med en status på, hvordan de har arbejdet med opfølgningen siden sidste trivselsmåling. Det bemærkes, at Økonomiafdelingen ikke er repræsenteret. Ledelse & Udvikling Afdelingen har kunnet identificerer sig med det arbejdspres og stress, som trivselsmålingen viste. Medarbejderne beskrev det som om, at opgaverne kom som tsunamier. Hvor der i perioder væltede opgaver ind, og det var svært at håndtere presset. Men dette er et vilkår og kan ikke undgås. Så fokus blev rettet mod, hvordan vi som afdeling kunne håndterer den virkelighed vi arbejder i. Derfor blev der set på, hvordan vi håndtere spidsbelastninger. Afdelingen brugte 3 kursusdage og har siden holdt det ved lige med 2 årlige PEP-dage, hvor principperne bliver bragt i spil. Her rydder afdelingen op fysisk på skrivebordet og også elektronisk. Der sættes en dag af til at vedligeholde principperne, hvor vi kommer ned i bunkerne og får ryddet op på skrivebordene. Der er også sat fokus på strategisk selvledelse som en opfølgning på PEP. Selvledelse har det, at det både begejstrer og belaster. Det er en balance at styre det. I afdelingen skal der også kigges på personprofiler. Til januar afholdes et møde, hvor hver medarbejder får udarbejdet en personprofil. Dette skal hjælpe med at belyse, hvilke præferencer vi har, og hvordan kan vi bruge hinanden i spidsbelastede situationer. Der stilles skarpt på kerneopgaver. Jobcenter De fysiske rammer har ændret sig i Jobcenteret, hvilket har betydning for pladsforholdene, og er nu fordelt på 6 matrikler. Dette gør, at der mangler nærhed og besværliggør samarbejdet, hvilket skaber mange uhensigtsmæssigheder. Det fylder meget blandt medarbejderne, også i forhold til at hænge sammen som organisation. Den enkelte oplever, at de fysiske rammer er løst, og at de har en ordentlig fysisk arbejdsplads, men dette er afløst af andre udfordringer. Der opleves IT-problemer med de centrale systemer, som ikke fungerer optimalt. Det er et landsdækkende problemer, men i den grad stressende og irriterende, når det ikke virker. Der er sket mange forandringer og lavet store reformer. Afdelingen har fået styrket sygedagpengeområdet. Integrationsteamet blev lagt ned grundet arbejdspres, mange ansatte søgte væk, og der er stadig pres på. Teamet består nu af et helt nyt hold. Ledelsen er i dialog hele tiden med de enkelte teams, og i dialog med den enkelte medarbejder hver halvanden måned. Dette for at opfange evt. problemer i opløbet, og hjælpe med at prioritere opgaverne. Der er afholdt en temadag for nylig, med hvordan der kan arbejdes med kulturen generelt og i de enkelte teams. Ledelsen er presset rent arbejdsmiljømæssigt, men vi hjælper hinanden med det, ved at tale om det, og har sammen udarbejdet et årshjul. Dette hjælper med at skabe overblik over, hvad er der i gang i de forskellige teams, og hvad skal nås og hvornår. Der sker hele tiden forandringer, dette er et vilkår. Der er fokus på, at få organiseringen til at matche bedst muligt med de opgaver der er. Dokumentnr.: 727-2016-96320 side 6
Borgerservice Her har vi arbejdet i teams, grundet forskellige problemstillinger. Generelt har arbejdspres været vendt i alle grupper. Der er også blevet forventningsafstemt eksempelvis omkring, om borgerne må sidde i kø og vente. Der er skabt nødvendig struktur og blevet forventningsafstemt, hvilket har hjulpet rigtig meget på stressniveauet. Teknik & Miljø På afdelingsmøderne har der været talt om problemet med tidspres, som skabte stress i afdelingen. Det har været meget brugbart med drøftelserne i afdelingen. Det har været vendt, hvad den enkelte medarbejder selv kan gøre, samt hvordan vi hjælper hinanden. Bare det, at få italesat arbejdspresset og tidspresset har været befriende. Det at kunne komme til chefen og sige hjælp og få hjælp til at prioritere opgaverne har hjulpet meget. I Planteamet sættes opgaver nu ind i Outlook. Der afholdes statusmøde om, hvad der sker til næste år og der er udarbejdet et årshjul. Dette skaber synlighed omkring, hvad der kommer af store opgaver samt giver en arbejdsglæde at kunne se hvad der fremover skal løses. Der er sat en dag af, om året, til at tale om visioner og nye ideer kommer frem. IT Der har i IT været fokus på at fremme følgende: Brugen af POBBEN, men der er desværre ikke sket nogen nævneværdige ændringer. Skole-IT har skullet opstarte med brug af POB, og er nu oprettet i POB-systemet. SB-rollen skulle være revideret i foråret, dette arbejde er endnu ikke påbegyndt. Der er rettet opmærksomhed mod, hvilke vejledninger der er tilgængelige. Alle vejledninger bør være opdaterede. IT gør opmærksom på, at dette har størst gevinst for medarbejderne. Password-reset løsningen har været undersøgt, men det koster at få nyt, så der er ikke arbejdet videre med løsningen. Opslag omkring leveringstider til intra. SLA-aftalen er tilgængelig på intranettet. Dette har ikke ændret noget. Folk ringer fortsat og beder om svar på, hvornår deres sager er løst, hvorfor IT har sat 30 dage til brugeroprettelser mv. Opslag om priser og modeller af mobiltelefoner, ipad og covers. Dette er lavet og bliver opdateret løbende. Men organisationen anvender dem ikke. Det har ikke givet nogen ændringer i hverdagen. 8. Drejebog for valg til MED-organisationen i 2017 til information og drøftelse Der gennemføres valg til MED-organisationen i Odder Kommune hvert 4. år i samme år som der er kommunalvalg, jf. den lokale MED-aftale. Arbejdsmiljørepræsentanternes funktionsperiode følger MED-organisationens funktionsperiode, og der skal derfor samtidig gennemføres valg af arbejdsmiljørepræsentanter. Det betyder, at der skal gennemføres valg i første kvartal 2017, således at den nye MEDorganisation kan træde i kraft pr. 1. april 2017. Bilag: 727-2016-158257 Dokumentnr.: 727-2016-96320 side 7
Fra ledelsessiden blev der orienteret om, at siden punktet blev sat på dagsordnen, er det i HovedUdvalget blevet besluttet, at planen justeres til, således at der bliver gennemført valg i april og maj måned 2017. Den reviderede tidsplan skyldes, at valgene skal synkroniseres, sådan at udvalgene igen kommer i synk med hinanden. OmrådeUdvalget modtager en plan på det. 9. Eventuelt Fastsættelse af nye mødedatoer for år 2017. Forslag til mødedatoer 2017: Torsdag den 26. februar 2017 Torsdag den 15. juni 2017 Torsdag den 28. september 2017 Torsdag den 14. december 2017 Datoerne for 2017 bliver: Torsdag den 23. februar 2017 (Torsdag den 26. februar er en søndag) Torsdag den 15. juni 2017 Torsdag den 28. september 2017 Torsdag den 7. december Medarbejdersiden ønsker at gøre opmærksom på følgende vejledning fra KL i forhold til fremtidig kørsel i egen bil: http://www.035.dk/media/8001613/vejledning-vedr-koerselsgodtgoerelse-fra-kl-december- 2011.pdf Mødet hævet kl. 12.20 Næste møde: torsdag den 23. februar 2017 Dokumentnr.: 727-2016-96320 side 8