Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn ved Pilebakken, tlf. 87 28 84 00 Pilevej 4, Salten, 8651 Them Afdeling Vest Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Udført af Bunk & Elkjær: Vivian Elkjær og Ruth Bunk den 2. august 2010 Indledning og formalia Pilebakken er et specialiseret socialpsykiatrisk botilbud med 26 pladser fordelt på to afdelinger - Vest og Øst. Desuden er der én akut plads, og én akut plads mere er under etablering. Målgruppen er voksne personer, der har en psykisk lidelse og/eller demens. Tilbuddet drives i henhold til Lov om Social Service 108. Dato 25-08-2010 Ellen Brunebjerg Tel. +45 8728 4023 Ellen.Brunebjerg@stab.rm.dk 1-51-74-9-07 Side 1 Forinden tilsynsbesøget forberedte tilsynet sig ved hjælp af rapporten fra det seneste anmeldte tilsyn, rapporten fra det seneste uanmeldte tilsyn, magtindberetninger, samt hjemmesiden og Tilbudsportalen. Under tilsynsbesøget blev der udleveret en instruks for medicinadministration. Seneste tilsyn var anmeldt og fandt sted på afdeling Vest den 11. marts 2010. Der var ingen opmærksomhedspunkter i tilsynsrapporten. Tilsynsrapporten er tilgængelig på tilbuddets hjemmeside, på Region Midtjyllands hjemmeside, og på Tilbudsportalen. Dette uanmeldte tilsyn var på afdeling Vest og havde fokus på: - Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra tidligere tilsyn samt - Individuelle planer, brugerindflydelse, magtanvendelse, medicinhåndtering og arbejdsmiljø. Deltagere i tilsynet Ledelsen: Afdelingsleder Jette Kleis Petersen Medarbejdere: Social- og sundhedsassistent Navnet er kendt af tilsynskonsulenterne, men udelades i rapporten. Beboere/brugere: Mand Navnet er kendt af tilsynskonsulenterne, men udelades i rapporten.
Program Tilsynet foregik i tidsrummet kl. 9.30 til 12.30. Der blev gennemført interviews med afdelingslederen, en medarbejder og en beboer. Rundvisningen og opsamlingen foregik sammen med afdelingslederen. Tilsynets samlede vurdering Afdeling Vest tilbyder at arbejde sammen med beboeren om at genvinde, udvikle eller vedligeholde praktiske, sociale, fornufts- og følelsesmæssige færdigheder eller om nødvendigt at kompensere for tabet af disse færdigheder. Aktuelt er der indvisiteret 13 beboere mellem 40 og 85 år. Vest arbejder med individuelle planer, som dækker alle områder af beboerens liv fra de mere overordnede til de mere konkrete og personlige. Kontaktpersonerne udarbejder planen, lige som de afholder beboersamtaler hver tredje uge, så den enkelte beboer gennem dialogen sikres indflydelse på egne forhold. Der anvendes Bosted System, og aktuelt er Den Danske Kvalitetsmodel og De Sociale Indikatorprogrammer (SIP) under implementering. Der er udarbejdet en beboer- og pårørendepolitik, og der er beslutning om et beboer- og pårørenderåd, som ingen indtil videre har ønsket at deltage i. Der afholdes ikke beboermøder, og den enkelte beboers deltagelse i demokratiet foregår i overvejende grad gennem kontaktpersonerne. Der er jævnlige aktiviteter og arrangementer, hvor huset tilpasser sig beboernes behov. I forbindelse med en ombygning fik Pilebakken etableret døralarmer, som kan aktiveres efter aftale. Aktivering kræver godkendelse i henhold til bekendtgørelsen om magtanvendelse. Der har været én indberettet magtanvendelse i form af fastholdelse i 2010. Der arbejdes løbende med konfliktløsning, og materiale og procedure omkring magtanvendelse er tydelig for medarbejderne. Pilebakken har en instruks for medicinadministration, men tilsynet gør opmærksom på, at den ikke er fyldestgørende i henhold til gældende vejledning, idet den bør beskrive alle forhold, fra ordinationen modtages, til emballagen bortskaffes, og den bør give en definition på medicin samt tydeliggøre, hvordan medarbejderne oplæres i håndtering af medicin. Forholdsregler ved fejl og andre utilsigtede hændelser bør beskrives, ligesom registrering af ikke beboerrelaterede fejl bør sikres. Vest har et vedvarende svind af medicin, og tilsynet anbefaler at anvende nye metoder evt. efter forslag fra medarbejdere med henblik på at stoppe svindet og genskabe trygheden. Vest har 26 medarbejdere. Der er fem på arbejde om dagen og fire om aftenen. Om natten dækker tre medarbejdere hele huset. Der er et arbejdsmiljøproblem omkring støj, idet enkelte beboere råber højt og vedvarende, og der arbejdes individuelt med adfærden. Et andet arbejdsmiljøproblem er manglende trivsel blandt medarbejdere i aftenvagt. Der har været iværksat flere tiltag, og tilsynet anbefaler, at medarbejderne sammen med tillids- og sikkerhedsrepræsentant inddrages og engageres i løsningen af problemet. Vest starter et projekt omkring weekendarbejde, som indebærer, at medarbejderne selv vælger, om de vil arbejde hver anden eller hver tredje weekend. Formålet er at nedbringe sygefraværet og øge trivslen. Side 2
Afdelingslederen og medarbejderen, som tilsynet talte med, oplever at have en god arbejdsplads med løbende faglig udvikling. Hjemmesiden og Tilbudsportalen fremtræder opdaterede, og taksten på 2492 kr. i døgnet fremgår. Tilsynskonsulenterne ser følgende opmærksomhedspunkter Medicinhåndtering: Afdeling Vest skal have en fyldestgørende instruks for medicinhåndtering i henhold til Sundhedsstyrelsens vejledning. Medicinhåndtering: Det anbefales fortsat at afprøve nye metoder, for eksempel med inddragelse af medarbejderes forslag, med henblik på at stoppe svindet af medicin. Arbejdsmiljø: Det anbefales, at øvrige medarbejdere sammen med tillids- og sikkerhedsrepræsentanten inddrages aktivt og engageres i løsningen af trivselsproblemerne i aftenvagtgruppen. Den generelle faglige indsats Afdeling Vest tilbyder ophold til 13 voksne personer, primært over 50 år, der har en psykisk lidelse eller demens, som forårsager adfærdsmæssige problemer i samspillet med omgivelserne. Indsatsen er individuel støtte tilpasset den enkeltes ressourcer, ønsker og behov med henblik på at genvinde, udvikle eller vedligeholde praktiske, sociale, fornufts- og følelsesmæssige færdigheder eller om nødvendigt at kompensere for tabet af disse færdigheder. Aktuelt bor der 3 kvinder og 10 mænd i alderen 40 til medio 80 år. Fire personer har en behandlingsdom. Flere beboere har endvidere somatiske lidelser. Individuelle planer Individuelle planer indeholder en døgnrytme, personlige aftaler, beboersamtaler, medicin, status, samarbejde med kommune, eventuel værge og kriminalforsorg. Hver dag, når der skrives dagbog, prioriteres indholdet, så det er muligt at lave et fyldestgørende resumé hver tredje måned. Resumeet beskriver beboeren fysisk, psykisk, social, medicinsk og i forhold til lægekontakt. Diverse dokumenter udarbejdes af kontaktpersonerne. De fleste beboere har ikke en kommunal handleplan, jf. Lov om Social Service 141, så den individuelle plan dækker alt fra det mere overordnede til det mere konkrete og personlige. Bosted System anvendes til alle dokumenter, undtagen de journaler, der anvendes i kommunikationen med psykiater og egen læge, idet de foreligger i papirudgave. Når der implementeres nyt, frigøres én eller to medarbejdere til at opnå spidskompetence og oplære de øvrige medarbejdere. Aktuelt er Den Danske Kvalitetsmodel og SIP under implementering. Der er fokus på det individuelle, og det er medarbejdernes opgave at arbejde ud fra beboerens ønsker og behov inden for de givne rammer. Indsatsen tilrettelægges ud fra beboerens adfærdsmæssige problemer og personlighed. Der afholdes beboersamtale, der er en samtale mellem beboer og kontaktperson, mindst hver tredje uge. Samtalen skal sikre dialogen med den enkelte beboer med henblik på optimal indflydelse på egne forhold under hensyntagen til de tilstedeværende ressourcer. Brugerindflydelse Der er udarbejdet en beboer- og pårørendepolitik, lige som der er beskrivelser omkring et beboer- og pårørenderåd. Aktuelt er der ikke etableret et råd, idet ingen beboere eller pårørende har ønsket at deltage. Det accepteres, men da undersøgelser i den samlede socialpsykiatri i regionen har vist, at beboere generelt ønsker en højere grad af medindflydelse og medbe- Side 3
stemmelse, så vurderer ledelsen, at det er vigtigt at spørge løbende, og der vil således blive søgt efter medlemmer til beboer- og pårørenderådet i forbindelse med sommerfesten. Der afholdes ikke beboermøder eller lignende. Den enkelte beboers deltagelse i demokratiet foregår i overvejende grad gennem kontaktpersonerne. Hver beboer har to kontaktpersoner, der er stabile over tid og supplerer hinanden med hensyn til kompetencer og personlighed. Der er for nylig udarbejdet en funktionsbeskrivelse for kontaktpersoner, men alligevel oplever medarbejderen, som tilsynet talte med, at de uskrevne regler og normer i forhold til afgrænsning af rollen kunne være tydeligere. Beboeren, som tilsynet talte med, var tilfreds med sine kontaktpersoners indsats og evne til at inddrage ham, og han oplevede et positivt samarbejde. Over året er der en del aktiviteter og arrangementer for beboerne og nogle gange med deltagelse af pårørende. Der er både fælles og mere individuelle tiltag, og essensen er, at medarbejderne, afdelingen og huset skal tilpasse sig beboerne snarere end omvendt. Magtanvendelse I forbindelse med en ombygning fik Pilebakken etableret døralarmer, som kan aktiveres efter aftale. Aktivering kræver godkendelse i henhold til bekendtgørelsen om magtanvendelse. Ansøgningerne herom laves i samarbejde med beboer og pårørende, og/eller værge. Der er ansøgte magtanvendelser i henhold til Lov om Social Service 125, stk. 1 vedrørende alarmsystemer. Alle medarbejdere går med et kommunikationssystem, som blandt andet giver alarm, når der åbnes døre til beboernes lejligheder, ligesom beboerne kan kalde en medarbejder med systemet, hvis det ønskes. Vest har haft én indberettet magtanvendelse indtil dato i 2010. Magtanvendelsen omhandlede fastholdelse i henhold til Lov om Social Service 126, stk. 1. I de tilfælde, hvor det kan forudsiges, at magtanvendelse kan forekomme, arbejdes der med faglig dokumentation i form af et skema, der tydeligt beskriver adfærden hos beboeren og medarbejderne. Dette redskab synliggør, at de fleste situationer kan løses uden magtanvendelse, og hvis magtanvendelse forekommer, er det sidste og eneste udvej. I andre situationer opstår magtanvendelse mere akut og uventet. Konfliktløsning drøftes jævnligt, og der er udarbejdet overskueligt materiale, som er tilgængelig for alle medarbejdere. Afdelingslederen drøfter alle magtanvendelser med de implicerede, og beboerens version af episoden høres. Efterfølgende tages episoden op på afdelingsmøde. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Medicinhåndtering Pilebakken har en instruks for medicinadministration, der er udarbejdet i juni 2010. Instruksen beskriver relevante områder, men er ikke fyldestgørende i forhold til Sundhedsstyrelsens vejledning om ordination og håndtering af lægemidler af den 30. juni 2006. Tilsynet gør opmærksom på, at medicininstruksen bør beskrive alle forhold, fra ordinationen modtages, til emballagen bortskaffes, og den bør give en definition på medicin samt tydeliggøre, hvordan medarbejderne oplæres i håndtering af medicin. Forholdsregler ved fejl og andre utilsigtede hændelser bør beskrives, og det bør sikres, at såvel fejl vedrørende en konkret beboer som fejl af mere generel karakter registreres, så der gives mulighed for fælles læring med henblik på fremtidig forebyggelse. Beboernes medicin opbevares i et centralt medicinskab på kontoret. Vest har i flere år haft et svind i medicinen, hvilket sidst er påvist for cirka tre måneder siden. Svindet omhandler to morfinpræparater. Proceduren er strammet mere og mere op, blandt andet tjekkes antallet af Side 4
piller samtidigt af to medarbejdere, og der er to medarbejdere om at give beboerne medicin. På trods af flere særlige forholdsregler vurderer medarbejderen, som tilsynet talte med, at der kan strammes yderligere op, for eksempel i forhold til tidspunkter for optælling. Ledelsen anfører i sine kommentarer til tilsynsrapporten, at embedslægerne har været kontaktet gentagne gange, og at de vurderer, at svindet betragtes som så lille (1-2 tabletter af gange med måneders mellemrum), at indsatsen kan sammenfattes til fuld lys på problemet. Tilsynet vurderer, at svind over længere tid er uacceptabelt, idet situationen er utryg for medarbejdere og beboere, og anbefaler, at andre metoder tages i brug for at stoppe svindet, for eksempel kan videoovervågning overvejes eller optælling kan intensiveres. Eventuelt kan medarbejdernes forslag inddrages. Medarbejdere og medarbejderforhold Afdeling Vest har 26 medarbejdere sygeplejersker, pædagoger, social- og sundhedsassistenter. Om dagen er der minimum fem medarbejdere, og om aftenen er der fire medarbejdere på arbejde. Om natten er der tre medarbejdere på arbejde i hele huset. Arbejdsmiljø Der er problemer med støj, idet enkelte beboere råber højt og vedvarende. Det er individuelt, hvordan der arbejdes med adfærden. I forhold til en beboer arbejdes der med at målrette indsatsen, mens der i forhold til en anden beboer er en ekstra medarbejder i alle vågne timer. Støjen virker generende for såvel medarbejderne som beboerne. Et andet problem er miljøet i aftenvagtgruppen. Flere medarbejdere trives ikke i aftenvagt, idet kommunikationen fungerer mangelfuldt, og samarbejdet opleves negativt. Dels bliver tiltag besluttet i ledelsen eller i fællesskab ikke omsat til praksis, dels tales der negativt om medarbejdere, der ikke er til stede. Afdelingslederen pointerer over for tilsynet, at der har været iværksat forskellige tiltag, blandt andet ekstern konsulentbistand, uden at det har forbedret miljøet. Næste skridt beskrives som en præcision af værdier fra ledelsen, idet det har betydning for beboernes trivsel, at kommunikationen er positiv og trivslen høj blandt medarbejderne. Ledelsen har inddraget tillids- og sikkerhedsrepræsentanten, og har givet dem et særligt ansvar i forhold til arbejdsmiljøet. Hvis ikke miljøet forbedres, bliver der indført blandede dagog aftenvagter for alle medarbejdere. Tilsynet anbefaler, at øvrige medarbejdere også inddrages aktivt i løsningen i form af udarbejdelse af konkrete mål med tidsfrister sammen med tillids- og sikkerhedsrepræsentanten, idet medarbejderne er vigtige i forhold til at skabe et positivt og udviklende arbejdsmiljø. Vest starter et projekt fra uge 33 og et halvt år frem. Forsøgsvis skal medarbejderne i dagvagt i stedet for hver anden weekend arbejde hver anden eller hver tredje weekend efter eget ønske. Effekten skal blandt andet måles på konkrete kriterier i forhold til trivsel og i forhold til sygefravær. Generelt er sygefraværet højere end gennemsnittet i regionen, og i nærmeste fremtid forventes to medarbejdere langtidssygemeldte i forbindelse med somatisk sygdom, der ikke er arbejdsrelateret. Afdelingslederen og medarbejderen, som tilsynet talte med, oplever at have en arbejdsplads, hvor der er fokus på at hjælpe hinanden, og hvor beboerne respekteres og mødes med værdighed. Afdelingslederen er i gang med de årlige Medarbejder Udviklings Samtaler (MUS), og der afholdes fire læringsdage om året, foruden de månedlige afdelingsmøder, hvor kontaktpersonsfunktionen og relationsarbejdet målrettes og udvikles. Side 5
Andre forhold Hjemmesiden og Tilbudsportalen fremtræder med relevante og opdaterede oplysninger. Taksten er 2492 kr. i døgnet. Side 6