Boligforeningen VIBO Bestyrelsens mundtlige beretning for perioden 1. juli 2012 30. juni 2013 Tak for ordet. Jeg skal på bestyrelsens vegne forelægge den mundtlige beretning, der skal ses som et supplement til den udsendte skriftlige beretning. På sidste års repræsentantskabsmøde blev der efterlyst et mere aktivt, og engageret beboerdemokrati i VIBO, og beboerdemokratiet har været et af foreningsbestyrelsens helt store fokuspunkter i 2013. Vi har taget punktet beboerdemokrati op på formandsmøder, temamøder, og beboerdemokratiet var hovedemnet på den årlige afdelingsbestyrelseskonference i oktober. Når vi kigger på VIBO, er det med stolthed, at vi ser afdelingsbestyrelser i stort set alle vore afdelinger. Kun i 8 afdelinger har vi ikke en afdelingsbestyrelse. Det er flot, og det skal vi alle sammen være stolte over. Vi i foreningsbestyrelsen kommer jo rundt i afdelingerne og kan sammen med administrationen konstatere, at det jo ikke er fordi, der ligefrem er kampvalg om posterne i afdelingsbestyrelserne. Det er også et problem flere steder at få valgt nogle suppleanter. Foreningsbestyrelsen har fremlagt konkrete bud på, hvad man kan gøre. Der er udarbejdet et nyt og mere indbydende informationsmateriale, som fortæller om de kompetencer og retningslinjer, der er ved at sidde i en afdelingsbestyrelse. Dette materiale ligger på vores hjemmeside, hvorfra det kan læses eller udprintes. På forårets formandsmøder blev der fremlagt et idékatalog til hvervekampagner, hvor man i områderne i den enkelte afdeling, kan få udbredt budskabet om beboerdemokratiet og det at sidde i en afdelingsbestyrelse. Det er også vigtigt at få fortalt nye lejere hvilke muligheder, man har som beboerdemokrat i VIBO. Det sker blandt andet ved, at udlejningen vedlægger information om beboerdemokratiet i den velkomstmappe, man som ny beboer modtager ved indflytning. I mappen ligger alt materiale i elektronisk form på en USB-nøgle, hvor der også ligger en velkomstfilm. Alt i alt er der igangsat en række initiativer, som forhåbentlig giver bonus ude i afdelingerne. Men vi skal også være realistiske, måske passe på ikke at stille for høje krav til os selv. Med det mener jeg, at vi skal respektere de af vore beboere, der måske bare ønsker at bo. Det er ikke alle, der ønsker at være et aktiv inden for beboerdemokratiet, og disse lejere skal vi også respektere og acceptere, at et sådant valg, er man som beboer i sin fulde ret til at træffe. I foreningsbestyrelsen finder vi, at der er startet en rigtig god proces omkring udvikling af beboerdemokratiet og rekruttering af nye repræsentanter i vores afdelingsbestyrelser. Vi er glade for den gensidige erfaringsudveksling med gode input og har fået positive tilbagemeldinger på den proces, der er opstartet. Bestyrelsen vil gerne benytte lejligheden til, at sige tak for de snakker og debatter, vi har haft og som har givet bestyrelsen gode input til det videre arbejde. For det er jo ikke fordi, at arbejdet med udvikling af beboerdemokratiet slutter i 2013. Det er en proces, der er opstartet, og beboerdemokratiet vil også være et fokusemne i årene fremover. 1
Bestyrelsen har også haft andre fokuspunkter. Vi har arbejdet med vores målsætningsprogram og handlingsplan og har i samarbejde med VIBOs administration lagt en plan for, hvorledes vi når i mål inden udgangen af 2015 med opfyldelse af handlingsplanens aktiviteter. Et andet fokuspunkt har været VIBOs hjemmeside, som efter bestyrelsens opfattelse trænger til en fornyelse og opdatering. Det var informationsudvalget enige i. En arbejdsgruppe blev nedsat, og der var enighed om, at vi havde behov for professionel assistance. Vi fik kontakt med firmaet Karburator, som udarbejdede to oplæg, hvoraf det ene omfattede en make-over af vores nuværende hjemmeside, og det andet forslag var en helt ny hjemmeside. Bestyrelsen vurderede, at det ikke gav mening at arbejde videre med den nuværende platform. Det var herefter nemt at beslutte, at vi i samarbejde med Karburator skulle få udviklet en helt ny hjemmeside, med helt nye krav til funktionalitet, design og brugervenlighed. Dette arbejde er i fuld gang, og vi forventer, at den nye hjemmeside kan tages i drift i 2014. Den nye platform er rettet mod både pc ere, tablets og smartphones. Også i forbindelse med udarbejdelse af en kvalitetsmålsætning besluttede den arbejdsgruppe, der blev nedsat på sidste års repræsentantskabsmøde, at inddrage ekstern assistance, som skulle hjælpe os igennem processen. Arbejdsgruppen har etableret et samarbejde med firmaet Niras, og efter få møder blev det klart for os alle, at vi ikke ville kunne nå at præsentere et færdigt produkt til dette repræsentantskabsmøde. Gruppen var enig om, at arbejdet med en kvalitetsmålsætning skulle gennembearbejdes, og derfor besluttede vi at udskyde fremlæggelsen af et færdigt resultat til repræsentantskabsmødet i 2014. En spændende proces er i gang og fortsætter i 2014, og jeg vil gerne sige tak til arbejdsgruppen for det engagement, der bliver lagt for dagen. Jeg er fuld af fortrøstning og er sikker på, at vi får udarbejdet en god kvalitetsmålsætning for VIBO, som vi kan fremlægge på næste års repræsentantskabsmøde. Også digitalisering har været et fokuspunkt for foreningsbestyrelsen i 2013. Af de mange punkter, der er nævnt i den skriftlige beretning, skal jeg her blot nævne, at afdelingsbestyrelserne i 2013 har fået mulighed for adgang via internettet, til data om egen afdeling. Det betyder, at det enkelte afdelingsbestyrelsesmedlem nu med få klik kan få en total oversigt over sin egen afdeling, omfattende forbrug på driftskonti, beboerlister og meget mere. Nybyggeri Vedrørende nybyggeri bliver der faktisk ikke bygget særligt meget alment boligbyggeri for tiden. Men VIBO har dog to mindre byggesager i gang. Den ene er opførelse af 12 helt nye familieboliger beliggende midt i Hillerød ud til slottet. Opgaven har vi vundet i en konkurrence, og opførelsen af de nye boliger starter i april 2014. Den anden byggesag omhandler ombygning af 11 ældreboliger i Gribskov. Efter ombygningen vil afdelingen fremstå med 13 nye moderne ældreboliger, og de nuværende beboere bliver genhuset under byggesagen og flytter herefter tilbage til deres nyrenoverede bolig. 2
Som det fremgår af den skriftlige beretning, arbejder vi fortsat på at få etableret nogle nye boliger i Valby. Lige nu ser det ud til, at vi har mulighed for at opføre 25 ungdomsboliger og 13 familieboliger centralt beliggende i Valby, lige ved den nyetablerede Ellebjerg Station. Hvis aftalen med Københavns Kommune falder på plads, vil vi indkalde til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde i foråret 2014, med henblik på at få repræsentantskabets godkendelse af byggeplanerne. Boligpolitik Vedrørende regeringens boligpolitik er det fortsat bestyrelsens opfattelse, at udpegningen af de afdelinger, der er omfattet af regeringens ghettoliste, er ren matematik. At regeringen nu ændrer antallet af kriterier fra 3 til 5, ændrer ikke på, at ghettobetegnelsen opfattes af bestyrelsen som et nedladende udtryk, der sætter afdelingerne i bås, hvilket vi ikke kan være tjent med. Bestyrelsen støtter BL s initiativer vedrørende at få fjernet ghettobetegnelsen. Økonomi Vedrørende VIBOs regnskab finder bestyrelsen resultatet yderst tilfredsstillende. Vi har fået et overskud på 756.000 kr., som vi i første omgang foreslår overført til arbejdskapitalen, og efterfølgende sammen med yderligere 530.000 kr., anvendes til indkøb af ipads til afdelingsbestyrelserne. Rent praktisk vil den enkelte afdelingsbestyrelse tildeles et antal ipads svarende til antal valgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer, dog vil hver afdelingsbestyrelse maksimalt få udleveret ipads svarende til mødeberettigede på repræsentantskabsmødet. Dette betyder, at afdelinger med op til 100 boliger kan få udleveret maks. 3 Ipads, og afdelinger med over 100 boliger kan få udleveret 5 Ipads. Udlevering vil ske efter forårets afdelingsmøder. Dette skal betragtes som et engangstilbud, og efterfølgende udskiftning, reparation mv. påhviler afdelingen. Bestyrelsen vil udarbejde et regelsæt for brug af Ipads samt regler for videredragelse, såfremt man træder ud af afdelingsbestyrelsen. Foreningsbestyrelsens forslag sker på baggrund af de meget positive erfaringer, vi selv har haft med brug af ipads i forbindelse med foreningsbestyrelsens arbejde. Disse positive erfaringer finder vi også, at afdelingsbestyrelserne skal have glæde af i forbindelse med jeres arbejde rundt i afdelingerne. De enkelte afdelingsbestyrelsesmedlemmer vil, når de får en ipad, kunne kommunikere med VI- BOs administration via mail. Dels få adgang til data om egen afdeling fra VIBOs administrative system via internettet. En yderligere fordel er etablering af mailkommunikation og udveksling af dokumenter digitalt afdelingsbestyrelserne imellem. Bestyrelsen er overbevist om, at vi med dette initiativ kan give samtlige afdelingsbestyrelsesmedlemmer i VIBO mulighed for at afprøve og arbejde med de åbenlyse fordele, som digitaliseringen giver. 3
Forsikring Vedrørende forsikring har vi måttet acceptere en stigning på vores bygningsforsikring med 50% pr. 1. juli 2013. Baggrunden er selvfølgelig de meget store udgifter, der blev udløst af skybruddet den 2. juli 2011. VIBO har via dispositionsfondsmidler iværksat en gennemgang af samtlige afdelingers kloaksystemer for at få belyst kritiske forhold samt forslag til, hvorledes den enkelte afdeling kan medvirke til at minimere skader ved fremtidige skybrud. Rapporten og forslagene forelægges afdelingsbestyrelsen af driftsafdelingen. Ejendomsskat Ejendomsbeskatning og spørgsmålet om, hvorvidt vi betaler for meget i ejendomsbeskatning, har været et tema i dagspressen samt i BL s nyhedsmagasin Boligen. Dette har afstedkommet en del spørgsmål fra afdelingsbestyrelser om, hvorvidt vi nu i VIBO betaler den rigtige ejendomsskat. VIBO var et af de første boligselskaber i Danmark, der indgik en aftale med firmaet Rafn & Søn, som betød, at Rafn & Søn gennemgik samtlige VIBOs afdelinger med en vurdering af, om nu også ejendomsbeskatningen var i orden. Aftalen med Rafn & Søn har medført, at rigtig mange afdelinger har fået penge tilbage i ejendomsskat og fået nedbragt deres fremtidige betaling af ejendomsskat. Det er med stor tilfredshed, at bestyrelsen konstaterer, at VIBO med aftalen med Rafn & Søn har taget hånd om, hvorvidt vi betaler det rigtige i ejendomsskat. Udlejning Vedrørende vores udlejningsafdeling har denne fortsat travlt med at implementere nye initiativer og arbejdsopgaver. Et af initiativerne blev igangsat i sommeren 2012, som indebar, at vores ansøgere fik mulighed for at modtage boligtilbud på mail. Dette har været en stor succes, og størstedelen af vores ansøgere modtager i dag boligtilbud på mail. Med hensyn til udsættelser kan vi med tilfredshed konstatere, at der er sket et fald i antallet af lejere, som bliver sat ud af deres bolig. Det er endvidere positivt, at vi i år har haft mindre tomgangstab end tidligere år. Drift Vedrørende driftsafdelingen er det vores opfattelse, at det daglige samarbejde mellem afdelingsbestyrelser, afdelingens ansatte og driftsafdelingen foregår i god dialog. De tilbagemeldinger, foreningsbestyrelsen får, er, at der på de årlige bygningsgennemgange arbejdes konstruktivt med at finde et passende niveau for nødvendige og ønskelige forbedringsarbejder, hvor målet er en jævn huslejeudvikling. Vores afdelingers alder betyder, at flere og flere afdelinger er nødsaget til at iværksætte større udskiftninger og renoveringsarbejder, blandt andet med udskiftning af vinduer og renovering af badeværelser. Den tendens vil fortsætte de kommende år i takt med, at vores afdelinger er kommet i reparationsalderen. 4
Bestyrelsen ser frem til indførelsen af elektronisk fakturering samt ny kontoplan, der kombineret med Unik web for afdelingsbestyrelser, giver afdelingerne mulighed for over internettet at se regninger for de arbejder, der er udført i afdelingen. Også 10-års planen kan ses over nettet, samt historik over tidligere års forbrug. Vedrørende vores afdelingsmøder har driftsafdelingen tilbudt at stå for den formelle del af gennemførelsen, såsom udarbejdelse af dagsorden og omdeling af indkaldelse. Mange afdelinger er glade for denne hjælp, men det er vigtigt at understrege, at afdelingsmødet er beboernes møde og derfor den enkelte afdelingsbestyrelse, der beslutter, om man vil benytte sig af driftsafdelingens tilbud. Boligsocial afdeling Den boligsociale afdeling har i 2013 haft et travlt år, hvor der skulle udarbejdes nye boligsociale helhedsplaner for de projekter, som udløber med udgangen af 2013. Der er tale om Mimersgadekvarteret, Sundholms- og Holmbladsgadekvarteret, Aldersrogadekvarteret og Nivå, hvor helhedsplanerne for de kommende 4 år er færdigarbejdet og indsendt til endelig godkendelse hos Landsbyggefonden samt i de berørte kommuner. Der er fokus på at måle effekten af det boligsociale arbejde, hvilket har medført, at man arbejder på en samlet evaluering af helhedsplanerne, hvor formålet er at dokumentere resultaterne, af den boligsociale indsats, samt finde frem til, hvad gik godt og hvad gik mindre godt, og ikke mindst hvad kan vi gøre bedre i de kommende års boligsociale arbejde i VIBO. Der er flere af VIBO s afdelinger, der er omfattet af boligsocial helhedsplan, og vi finder i bestyrelsen, at det er vigtigt, at den boligsociale indsats fortsætter, og vi er glade for samarbejdet med de øvrige boligorganisationer, kommuner og Landsbyggefonden. Temamøder/formandsmøder/konferencer Vedrørende vores formandsmøder og temamøder har disse som tidligere nævnt stået i beboerdemokratiets tegn, men udover beboerdemokratidebatten er der afholdt temamøder om Unik for afdelingsbestyrelser samt brugen af VIBO s intranet. Også en rigtig god tur til Malmø var på programmet, hvor vi blandt andet havde fokus på lokal udledning af regnvand. Temamøderne har været præget af stor tilslutning, og det er vi rigtig glade for. Desværre måtte vi aflyse et enkelt temamøde omhandlende brugen af sociale medier på grund af for lille tilmelding. Vi prøver igen på et senere tidspunkt, at genoptage temamødet om dette emne, da det har været et ønske fra flere af jer her i salen. Afdelingsbestyrelseskonferencen i oktober måned var efter vores opfattelse, men også efter de evalueringer, der blev modtaget, en stor succes. Jeg syntes, vi havde nogle rigtig hyggelige dage, hvor vi ud over et godt fagligt program, også havde mange gode timer sammen socialt. Det at være sammen på en anden måde og netværke på tværs af afdelingerne og områder, er rigtig givtigt, og vi vil naturligvis arbejde videre med de gode råd og ideer, som vi fik i jeres evalueringsskemaer. En bemærkning, som gjorde mig glad på konferencen, og som et eller andet sted viser, hvad VIBO er for en størrelse, var, at der kom afdelingsbestyrelsesmedlemmer hen og sagde, at vi i VIBO har det som en stor familie. 5
Fremtidige fokuspunkter Jeg vil afslutte bestyrelsens mundtlige beretning med at kommentere lidt på de fokuspunkter, som bestyrelsen har for de kommende år. Det første temamøde i 2014 vil handle om beboerdemokratiet, og vi vil bruge dette møde til at samle op på de gode forslag og ideer, vi har fået fra temamøder, formandsmøder og afdelingsbestyrelseskonferencen i 2013. Herudover vil vi selvfølgelig fortsat have fokus på at opfylde VIBOs målsætningsprogram, og vi vil på et temamøde i september måned opstarte en debat om, hvad fremtidens mål for VIBO skal være, idet der jo som bekendt allerede på repræsentantskabsmødet i 2015 skal vedtages et nyt målsætningsprogram for VIBO. Vi vil også opstarte et projekt omkring den digitale afdelingsbestyrelse. Dette hænger selvfølgelig sammen med vores forslag om at udstyre samtlige afdelingsbestyrelsesmedlemmer med en ipad, og vi vil i forbindelse hermed prøve at tilsikre den bedst mulige udnyttelse af det digitale kommunikationsmiddel. Bestyrelsen ønsker som et fremtidsprojekt at undersøge mulighederne for, at den enkelte beboer kan få adgang til egne data i VIBOs administrative system. Vi kalder projektet den digitale beboer, og vi er spændt på, om denne mulighed kan realiseres. Endelig vil jeg nævne, at bestyrelsen har besluttet at opstarte fremtidssikringsanalyse af VIBOs afdelinger. Analysen vil tage udgangspunkt i tre spor, som omhandler drift, miljø og vision. Dette vil I høre mere om i 2014. Endelig skal vi sammen med den nedsatte arbejdsgruppe færdiggøre kvalitetsmålsætningen for VIBO. Så alt i alt bliver der masser af spændende arbejdsopgaver at se frem til. Afslutning Til allersidst vil jeg gerne rose og sige tak til mine kolleger i bestyrelsen. Der er blevet arbejdet hårdt, både i bestyrelse og de udvalg, man sidder i. Vi har holdt ekstra møder omkring udviklingen i VIBO, så vi hele tiden er med på, hvad der rør sig. Vi har deltaget ved adskillige afdelingsmøder som dirigent. Tak for indsatsen. Jeg vil også gerne sige tak til medarbejderne i administrationen og medarbejderne ude i afdelingerne. Der er blevet arbejdet hårdt og målrettet på at få et bedre VIBO. En stor tak skal også lyde til alle jer beboerdemokrater, som gang på gang møder op og deltager i debatter, møder og konferencer. Uden beboerdemokratiet var vi ingenting, og det arbejde, som I udfører i jeres respektive afdelinger, er med til at gøre VIBO til et godt sted at bo. Med disse ord afslutter jeg bestyrelsens mundtlige beretning. Tak. 6