edrift Brugervejledning edrift i version 1.0 -.NET Open Source Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 1
13. marts 2018 1. Introduktion til edrift... 3 1.1 Resumé af edrifit... 3 2. Administrator... 5 2.1 Login... 5 2.2 Driftsplan... 6 2.3 Oprettelse af driftsopgave... 7 2.4 Oprettelse af gruppeopgave... 11 2.5 Opgaveoversigt... 12 2.6 Historik og Statistik... 14 3. Koordinator... 15 3.1 Driftsplanen... 15 3.2 Ugeplanen... 16 3.3 Grupper... 21 3.4 Medarbejdere... 21 3.5 Historik/Driftsplan/Statistik... 22 3.6 Tildeling af medarbejder(e) til opgaver... 22 3.7 Aflysning af opgave... 23 4. Ejendomsfunktionær... 24 4.1 Mine opgaver... 24 4.2 Åbne opgaver... 27 4.3 Opret opgave fra mobiltelefonen... 28 4.4 Indstillinger til mobiltelefonen... 29 Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 2
1. Introduktion til edrift Med støtte fra Den Almene Forsøgspulje har fsb i samarbejde med it-virksomheden Compent udviklet det digitale opgavestyringssystem edrift til effektivisering af ejendomsdrift. Systemet automatiserer håndtering af boligafdelingers opgaver fra administrationen til ejendomskontorerne, og fra ejendomskontoret til de lokale medarbejdere. Systemet er Open Source og kan benyttes af alle, der er interesserede i at implementere det i sin egen organisation. edrift har en generisk opbygning, der kan tilpasses behov. Det er relativt nemt at ændre edrift til at have en anden rolleopdeling / rettighedsstyring. Se særskilt installationsvejledning. Førend at systemet kan tages i daglig brug skal der oprettes en central liste af driftsopgaver i systemet, som lokalt skal tilpasses den enkelte boligafdeling. Spørgsmål omkring opsætning og funktionalitet kan rettes til Compent, www. compent.dk edrift stilles vederlagsfrit til rådighed for alle, herunder til andre boligorganisationer, og fsb fraskriver sig ethvert ansvar i enhver henseende, herunder også for skade som produktet og dets anvendelse fx installation og videreudvikling måtte forårsage eksempelvis skade på tilkoblede programmer og andre materialer mv. Anvendelse af produktet sker på brugers eget ansvar, og der kan ikke rettes krav mod fsb eller Compent hverken direkte eller indirekte af nogen art. 1.1 Resumé af edrifit edrift sikrer: 1. At ingen drifts- og beboerserviceopgaver bliver glemt 2. At vejledninger på udførelse af opgaver er nemt tilgængelige for ejendomsfunktionærerne, så opgaverne bliver udført korrekt 3. At medarbejderressourcer kan håndteres effektivt 4. Dokumentation for udførte opgaver 5. Statistik på opgaver Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 3
edrift har tre grundroller: Administration, Koordinator og Ejendomsfunktionær. Hver rolle har forskellige funktioner og muligheder i platformen: Administration varetager primært oprettelse af generelle driftsopgaver og har herudover adgang til boligafdelingernes årlige driftsplaner og statistik. Koordinatorer - som er alle de personer, der tildeler opgaver fra ejendomskontoret - får understøttelse af deres daglige arbejde med at tildele driftsopgaver oprettet af administrationen, tilføje egne opgaver samt styre beboerservice. Koordinatorer kan også håndtere medarbejdere og medarbejderteams med et enkelt ressourceoverblik. Koordinator styrer de daglige opgaver via en ugeplan, hvor opgaver kan flyttes rundt, prioriteres, tildeles, se status med mere. Ejendomsfunktionærer tilgår platformen via mobiltelefon. For Ejendomsfunktionærer er deres primære arbejdsredskab en simpel liste af opgaver, de kan udføre, de kan tage opgaver fra en fællesliste, samt muligheder for at oprette ad-hoc opgaver. Alle opgaver kan udføres som team eller som enkeltpersoner. (Ejendomsfunktionær platform kan også tilgås som Koordinator) Overordnet opgaveflow i edrift: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 4
2. Administrator 2.1 Login Startsiden til edrift for administrator er enten en log-ind formular eller via f.eks. ADfs service: Når en bruger har logget ind som administrator på hjemmesiden vises brugeren en oversigtsside, hvor brugeren kan vælge en specifik boligafdeling: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 5
2.2 Driftsplan Efter at have valgt en specifik boligafdeling vises driftsplanen for denne boligafdeling, der indeholder alle afdelingens faste opgaver: eksempel på udsnit af en boligafdelings opgaver Punkterne har forskellig farve, hvilket indikerer status for den specifikke opgave, information om farverne kan ses i legenden: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 6
2.3 Oprettelse af driftsopgave Som administrator kan man oprette generelle driftsopgaver til organisationens bruttoliste ved at klikke på den blå Opret ny driftsopgave -knap. Dette vil åbne en boks, hvori detaljer om opgaven skal gives: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 7
Når opgaven er oprettet åbnes den og der tilføjes informationer om opgaven: 1 2 3 4 5 Nr. 1: Boligafdelinger. Her kan opgaven tildeles til en boligafdeling: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 8
Nr. 2: Lokation. Her kan der tilføjes en lokation for opgavens udførelse for den enkelte boligafdeling: Nr. 3: Interval. Her angives et generelt interval for udførelsen af opgaven. Der kan også angives et lokalt interval, som kun gælder for den specifikke boligafdeling: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 9
Nr. 4 og 5: Vejledning og dokumenter. Her kan angives både generelle og lokale vejledninger og dokumenter for opgaven. Lokale dokumenter tilføjes på samme måde som lokale vejledninger: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 10
2.4 Oprettelse af gruppeopgave En gruppeopgave er en opgave, der deler titel med andre lignende opgaver, men har en særskilt lokation og evt. særskilt interval og vejledning. Statistikmæssigt tælles opgaverne under den samme titel.: Der kan også angives særskilt interval og vejledning for gruppeopgaven. Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 11
2.5 Opgaveoversigt Ved at tjekke boksen Vis ikke tildelte opgaver vises også opgaver, der endnu ikke er blevet tildelt afdelingen. Disse opgaver bliver fremhævet i venstre margen: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 12
Ved at tjekke boksen Vis udgåede opgaver vises udgåede opgaver også i venstre margen, men i grå og med et papirkurvsikon: Under fanen Én opgave for alle boligafdelinger kan der som indikeret af navnet, findes info om den samme opgave på tværs af boligafdelinger: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 13
2.6 Historik og Statistik I venstre margen er der yderligere to faner. Den ene er Historik, hvor man kan søge på et lejemål og finde information om de opgaver, der er udført i lejemålet. Den anden fane, Statistik, viser i grafer og diagrammer en oversigt over arbejdstimer, arbejde udført osv. Der kan filtreres på en specifik boligafdeling og tidsrum: Bemærk at der kun trækkes statistik på driftsopgaver og beboerserviceopgaver, dvs. ikke på administrative opgaver. Data kan også trækkes ud til CSV-filer i Excel, som man derefter kan gruppere, sammenligne mv. Der er følgende statistikker: 1. Tidsforbrug beboerserviceopgaver vs. driftsopgaver 2. Tidsforbrug ved driftsopgaver 3. Aflyste opgaver 4. Tidsforbrug ved beboerserviceopgaver 5. Årsager til afvisning af beboerserviceopgaver 6. Antal beboerservicebesøg Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 14
3. Koordinator Bemærk at Koordinatorrollen også har adgang til mobilversionen, som vil blive gennemgået i Ejendomsfunktionær afsnittet. 3.1 Driftsplanen Koordinatoren logger ind ligesom administratoren, via en hjemmeside. Efter login er den første side, der vises også en oversigtsside. Herfra kan driftsfællesskab og boligafdeling vælges: En koordinator kan tilgå driftsplanen ligesom Administrator kan, den ligger på længere nede på listen i venstre margen. En koordinator kan kun se boligafdelinger, der hører til eget driftsfællesskab. En koordinator kan tildele sine egne afdelinger til opgaver, oprette lokale interval, lokale vejledninger og dokumenter, samt oprette gruppeopgaver. Se under administrator. Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 15
3.2 Ugeplanen Ugeplanen er den øverste fane i navigationsfeltet til venstre. Når en boligafdeling er valgt vises de tildelte opgaver fordelt over ugens dage for den valgte boligafdeling. Herfra kan driftskontoret få et overblik over, hvilke opgaver der skal laves, håndtere opgaverne og se status på dem. Hvis en opgave har en rød klamme omkring sig, betyder det at opgaven ikke er tildelt til noget personale endnu. Man kan flytte rundt på opgaverne via træk-og-slip. Man kan løbende følge status på opgaverne nederst i opgavefeltet fx om opgaven er tildelt, i gang, på pause eller fuldført. De opgaver, der enten ikke er i gang eller på pause, bliver automatisk ved ugens udgang overført til næste uges Afventer, hvorefter de skal håndteres igen: Man kan vælge kun at se ét medlems opgaver: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 16
Ved at trykke på Weekend knappen vises lørdag og søndag også på ugeplanen. Når der som på billedet ovenover vises (2) efter weekend betyder det, at der er 2 opgaver i weekenden: Ikonet med de 9 tern viser den normale opgaveoversigt på ugeplanen: Ved at klikke på ikonet med de vandrette streger, vises en liste oversigt over planlagte, udførte og ikke udførte opgaver for den valgte uge: Her kan man se opgaver på tværs af afdelinger i et driftsfællesskab og mandskab, eller man kan sortere på afdeling og medarbejder, ligesom man kan vælge uger og år: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 17
Ved at trykke på Ur-ikonet liste ikonet fås et overblik over driftsfællesskabets ansattes arbejdstimer og fordeling: Navne er censureret Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 18
Oprettelse af opgave En koordinator kan oprette en ad hoc-opgave fra ugeplanen. Dette gøres det ved at klikke på den blå knap + Ny opgave øverst til højre i fanen Ugeplan : Herefter åbner en boks hvori opgaven skal beskrives: Man kan vælge at oprette hhv. en driftsopgave, en beboerserviceopgave eller en administrativ opgave. Ovenfor er vist en ad hoc driftsopgave. Hvis man åbner enten en driftsopgave eller en beboerserviceopgave, åbner der sig et rullegardin, hvor man kan klassificere, hvilken type opgave det drejer sig om. Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 19
Her vises en beboerserviceopgave: På en beboeropgave kan man sætte en markering på, om at opgaven haster. Når man estimerer tid angives det i hundrededele. Dvs. at 0,5 time er 30 minutter. Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 20
3.3 Grupper I næste fane kan der oprettes grupper. Her koordinator oprette grupper og tildele medarbejdere til en gruppe fx i forhold til hvilket hold de er på eller arbejdsområde: 3.4 Medarbejdere I medarbejderfanen kan der tilføjes og redigeres fravær for medarbejderne: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 21
Fraværsregistreringen bruges, så man kan se, hvor mange timer en medarbejder har til rådighed, således at man ikke tildeler opgaver til en medarbejder, som er fra fraværende. Man kan på nuværende tidspunkt kun tilføje hele dages fravær. 3.5 Historik/Driftsplan/Statistik Disse faner fungerer ligesom forklaret i henholdsvis 1. Driftsplan og 5. Historik og Statistik under Administrator. 3.6 Tildeling af medarbejder(e) til opgaver I bunden af en opgaveboks kan opgaven tildeles til medarbejdere eller grupper: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 22
Når en opgave skal tildeles en medarbejder er der umiddelbart tre valgmuligheder efter en gruppe er blevet valgt som ansvarlig: 1. Alle medarbejdere kan tage opgave i gruppen. Opgaven er tilgængelig for alle brugere i gruppen, men ikke tildelt nogen bestemt medarbejder. 2. Tildel alle medarbejdere i gruppen. Alle medarbejdere i gruppen skal være med til at udføre opgaven. Når denne mulighed vælges skal der også vælges en enkelt ansvarlig person, der har ansvar for opgaven. 3. Vælg specifikke medarbejdere. Når denne mulighed vælges skal der vælges et antal medarbejdere fra gruppen. Efter hver medarbejder er der angivet, hvor meget tid til opgaveløsning, der allerede er tildelt medarbejderen den pågældende dag, ift. hvor mange timer vedkommende har til rådighed: 3.7 Aflysning af opgave Koordinatoren kan vælge at aflyse en opgave. Dette gøres ved at klikke ind på en opgave i ugeplanen og under Mulige handlinger på Ansvarlig fanen kan opgaven aflyses. Der skal først vælges en årsag til, hvorfor opgaven aflyses: Herefter vil der ikke være mulighed for at genåbne opgaven. Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 23
4. Ejendomsfunktionær Ejendomsfunktionærdelen kan kun tilgås gennem mobiltelefonen. Både Ejendomsfunktionær og Koordinator rollerne kan tilgå denne del. 4.1 Mine opgaver Efter login er den første side, der ses Mine opgaver. Her vises en oversigt over opgaver tildelt til ejendomsfunktionæren: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 24
En opgave tildelt en ejendomsfunktionær kan enten startes eller afvises af ejendomsfunktionæren: Efter at opgaven er påbegyndt kan opgaven pauses, markeres som udført eller afvises: Efter en opgave er blevet sat på pause kan den startes igen. Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 25
Hvis en opgave afvises skal ejendomsfunktionæren angive årsag og har mulighed for at skrive en kommentar, samt tilføje billeder, hvis nødvendigt: Den afviste opgave kan enten flyttes til Åbne opgaver, hvor andre ejendomsfunktionærer kan tage opgaven eller den kan afvises til ejendomskontoret. Hvis opgaven afvises vil det fremgå af koordinatorens ugeplan, at der skal tildeles en ny medarbejder. Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 26
Når der trykkes på Udført for en opgave åbnes en oversigt over tidsregistrering: Ejendomsfunktionæren kan selv rette i tidsforbruget, derudover kan der laves en kommentar til opgaven samt tilføjes billeder e.l. 4.2 Åbne opgaver I fanen med Åbne opgaver ses opgaver, der ikke er tildelt nogen specifikke ejendomsfunktionærer, men som ligger i en pulje. Disse kan tages af ejendomsfunktionærer, der mangler en opgave og tildele dem til sig selv. Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 27
4.3 Opret opgave fra mobiltelefonen En ejendomsfunktionær kan oprette en opgave fra sin mobil. Der trykkes på plusset lige til højre for Åbne opgaver fanen og en beskrivelse af den nye opgave kan laves: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 28
4.4 Indstillinger til mobiltelefonen Ved at trykke på burgermenuen oppe i højre hjørne kan indstillinger og yderligere funktionalitet tilgås: Der kan ses udførte opgaver, og der kan vises et billede af ens aktive opgaver på et kort, så man kan planlægge sin rute. Derudover kan der indstilles, hvor mange dage frem man vil se opgaver for og hvilket driftsfællesskab man hører til. Ved at trykke på Udførte opgaver vises en liste af udførte opgaver op til 7 dage tilbage, ved at trykke på en af disse præsenteres muligheden at åbne opgaven igen, skulle den ikke være helt færdig: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 29
De to andre menu muligheder, Placering af opgaver og Medarbejder indstilling ser henholdsvis således ud: Compent ApS, Slotsgade 2, 3 th. DK-2200 KBH N info@compent.dk compent.dk 30